Оптимизация учета и анализа хозяйственной деятельности строительных организаций для целей управления

Размещено на http://www.allbest.ru/

Уральский федеральный университет им. первого Президента России Б. Н. Ельцина

Оптимизация учета и анализа хозяйственной деятельности строительных организаций для целей управления

М. А. Журавлева, канд. экон. наук, доцент, кафедра экономики и управления строительством и рынком недвижимости

В. Б. Бельских, ст. преподаватель, кафедра учета, анализа и экономики труда

Аннотация

В статье предложена эффективная методика управления хозяйственной деятельностью строительной организации, рассмотрены ее основные элементы. Кроме того, предложены пути совершенствования организации учета хозяйственной деятельности на предприятии для наиболее успешного внедрения разработанной методики.

Ключевые слова: строительные организации, методика управления хозяйственной деятельностью, управление в строительстве, организация учета, культура учета, мероприятия по совершенствованию учета.

Современное состояние учета и анализа хозяйственной деятельности строительных организаций в России можно охарактеризовать как достаточно плачевное. Об этом свидетельствует тот факт, что отсутствие качественной своевременной информации о затратах организации не позволило руководителям строительных предприятий во время отреагировать на сложившуюся ситуацию на рынке. В кризисной ситуации 2008 года значительное количество строительных предприятий обанкротилось. Нельзя не согласиться с тем, что в условиях продолжающегося экономического кризиса и высокой конкуренции в строительной отрасли деятельность организаций должна осуществляться только в режиме тотальной экономии ресурсов.

На наш взгляд, одной из основных проблем российской экономики в настоящее время является низкий уровень культуры учета хозяйственной деятельности, которая тесно взаимосвязана с учетной политикой предприятия. Для того чтобы система учета выполняла возложенные на неё задачи, необходимо наличие соответствующей отраслевой специфики методики учета. Традиционные методики управления хозяйственной деятельностью носят общий характер и не решают учетных проблем строительных организаций. В результате у бухгалтеров строительных организаций отсутствует грамотное руководство по организации учета хозяйственной деятельности, в частности отсутствует описание методики отнесения затрат на счета учета затрат, их закрытия, определения финансовых результатов по объектам, учета себестоимости этапов работ и распределения затрат между счетами учета, а также описание применяемых методов калькулирования и другие. Таким образом, разработка новой методики управления хозяйственной деятельностью, учитывающей специфику строительных организаций, является актуальной задачей современной экономической науки. Необходимо отметить, что большинство проблем учета хозяйственной деятельности строительных предприятий сводятся к проблеме учета затрат. Затраты обычно составляют значительную часть информации в системе данных учета хозяйственной деятельности предприятия, а эффективность управления затратами зависит от организации процесса учета затрат. Поэтому ключевым моментом при подходе к учету хозяйственной деятельности является классификация статей затрат, а также изучение и выбор метода учета затрат и калькулирования себестоимости.

В результате детальной проработки указанных проблем, авторами разработана эффективная методика управления хозяйственной деятельностью строительной организации, которая позволит:

* использовать предложенную ранее совокупность ключевых показателей эффективности (далее - КПЭ) для повышения эффективности деятельности строительных предприятий, а именно осуществлять текущий контроль затрат и выявлять в процессе выполнения работ на объекте их отклонения от нормативных значений КПЭ, а также принимать управленческие решения по нейтрализации негативного воздействия перерасхода ресурсов на рентабельность объекта путем поиска резервов снижения себестоимости;

* формировать достоверную стоимость объектов строительства, а также накапливать информацию о величине затрат на производство работ и маржинальной прибыли для принятия решений о заключении новых строительных контрактов;

* определять стоимость новых объектов с использованием базы объектов-аналогов и сопоставлять затраты по различным объектам;

* оценивать эффективность деятельности структурных подразделений предприятия, а также определять целесообразность их дальнейшего функционирования. строительный экономика российский

На рис. 1 представлена блок-схема разработанной методики.

Новизна подхода при разработке данной методики заключается в объединении экономического обоснования методики, представляющего собой ее экономическую базу, рабочего плана счетов, адаптированного для строительных предприятий, подтверждающего использование метода бухгалтерского учета, а также использование КПЭ в алгоритме по управлению заказами, указывающего на наличие элементов управленческого анализа, и в особом характере взаимосвязи её элементов, что в итоге позволяет существенно повысить эффективность управления строительными организациями.

Особый характер взаимосвязи элементов разработанной методики управления хозяйственной деятельностью строительной организации заключается в их интегрированном взаимодействии. Указанные элементы методики соединены таким образом, что элементы экономической базы и бухгалтерского метода интегрированы в алгоритм управления заказами, а его функционирование, как ключевого элемента методики, обеспечивается принятием и использованием рабочего плана счетов, разработанного для строительных организаций.

В основу экономического обоснования методики управления хозяйственной деятельностью строительных организаций положены предлагаемые решения актуальных проблем учета строительных организаций, которые сгруппированы по трем основным блокам. Несмотря на то, что решаемые проблемы носят учетный характер, каждое решение имеет определенную экономическую цель, а также содержит конкретные пути его реализации.

Следующий элемент методики - рабочий план счетов, адаптированный для строительных организаций, в основу которого положены решения учетных проблем, выработанные в результате подготовки экономического обоснования методики. Рабочий план счетов для строительных организаций:

а) определяет состав и структуру синтетических и аналитических счетов, которые учитывают специфику деятельности строительной фирмы, и отвечает следующим критериям:

- разработан на основе типового плана счетов¹;

- удовлетворяет основополагающим принципам учета;

- учитывает особенности строительной отрасли;

- решает актуальные учетные проблемы.

б) содержит описание корреспонденции по основным синтетическим и аналитическим счетам.

в) интегрирован в автоматизированную систему учета 1С: Бухгалтерия.

Ключевым элементом разработанной методики является алгоритм по управлению заказами, в который введены ключевые показатели эффективности.

Преимуществом предлагаемого алгоритма является своевременное поэтапное выявление отклонений затрат от нормативных значений, что дает возможность руководителю своевременно, до завершения работ на объекте, отреагировать на данные отклонения путем принятия управленческого решения, направленного на сокращение издержек на предстоящих этапах работ.

Для эффективного внедрения разработанной методики управления хозяйственной деятельностью на конкретном предприятии необходима грамотная организация учета хозяйственной деятельности. Основными элементами системы учета являются:

* рабочий план счетов предприятия, представляющий собой аналитическую (методическую) составляющую системы учета;

* график документооборота, обеспечивающий полноту и своевременность обработки данных;

* организация учетной работы, то есть определение лиц, ответственных за ведение учета, обладающих соответствующими знаниями особенностей строительной отрасли и обеспечивающих ведение учета хозяйственной деятельности на предприятии.

Основополагающим элементом системы учета является рабочий план счетов. Типовой план счетов с инструкцией по его применению утвержден приказом №94н Министерства финансов РФ в 2000 году. В соответствии с данным приказом для учета специфических операций организация может по согласованию с Министерством финансов РФ вводить дополнительные синтетические счета, используя свободные номера счетов. Обязанность по разработке и утверждению организацией рабочего плана счетов закреплена в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» и в пункте 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»².

Рабочий план счетов является наиболее важной составляющей системы учета хозяйственной деятельности любого предприятия, поскольку в его основу ложится классификация объектов бухгалтерского учета, а она в свою очередь определяет возможности дальнейшей детализации информации в системе учета.

При формировании рабочего плана счетов нами предлагается придерживаться следующего порядка его разработки.

1. В качестве основы использовать типовой план счетов бухгалтерского учета.

2. Определить количество необходимых синтетических счетов с учетом видов и масштабов деятельности, а также структуры организации.

3. Определить состав и структуру аналитических счетов с учетом особенностей строительной отрасли таким образом, чтобы накапливаемая информация позволяла:

* предоставлять внутреннюю отчетность, необходимую руководству организации для управления затратами и принятия управленческих решений;

* готовить финансовую отчетность, удовлетворяющую требованиям действующего законодательства;

* составлять налоговые декларации и рассчитывать обязательные платежи и взносы, подлежащие уплате в бюджет;

* в переходный период решать задачи, связанные с трансформацией российской финансовой отчетности в финансовую отчетность, подготавливаемую в соответствии с требованиями Международных стандартов финансовой отчетности.

4. Утвердить приказом руководства рабочий план счетов в составе учетной политики организации, а также ознакомить всех работников бухгалтерской службы с его содержанием и инструкцией по его применению.

5. Обеспечить соответствие программного обеспечения утвержденному рабочему плану счетов.

Таким образом, возможность получения пользователями системы учета достоверной информации о тех или иных фактах хозяйственной деятельности, необходимой для принятия управленческих решений, в первую очередь обусловлена наличием рабочего плана счетов, отражающего отраслевую специфику, виды и масштабы деятельности, а также структуру организации.

Итак, первым мероприятием по совершенствованию системы учета для внедрения разработанной методики управления хозяйственной деятельностью является формирование и утверждение индивидуального плана счетов на основе предложенного в методике управления хозяйственной деятельностью строительной организации рабочего плана счетов, адаптированного для строительных организаций, и его внедрение в систему учета предприятия.

Вторым по значимости элементом системы учета является график документооборота. График документооборота представляет собой документ, закрепляющий сроки и очередность обработки первичной документации, поступающей в организацию³.

Следует заметить, что на составление графика документооборота значительное влияние оказывают не только отраслевые особенности деятельности компании и объем совершаемых ею операций, но и ее структура.

В графике документооборота, по нашему мнению, следует предусмотреть:

* максимально возможное число документов, поступающих в организацию или созданных самой организацией;

* определить лиц, ответственных за составление и обработку документов;

* установить сроки составления или обработки документов и адреса их представления;

* назначить ответственных за проверку документов.

Грамотное составление и внедрение в работу предприятия графика документооборота позволит решить следующие задачи:

* повышение эффективности управления организацией;

* избегание дублирования и потери первичных документов;

* улучшение качества функционирования подразделений;

* своевременная подготовка отчетов и предоставление информации о финансовом состоянии предприятия, а также о наличии негативных факторов в деятельности предприятия;

* обеспечение достоверности информации, содержащейся в системе учета, вследствие соблюдения основополагающих бухгалтерских требований (полноты и своевременности).

Без четкой организации документооборота система учета хозяйственной деятельности никогда не будет работать эффективно, что в первую очередь скажется на финансовом состоянии предприятия.

Таким образом, второе мероприятие по совершенствованию системы учета для внедрения разработанной методики управления хозяйственной деятельностью представляет собой разработку индивидуального графика документооборота предприятия для документального обеспечения учетного процесса.

Не менее важным элементом системы учета, на наш взгляд, является организация учетной работы. Негативное влияние на организацию учетной работы оказывают факторы, препятствующие созданию условий, при которых учет хозяйственной деятельности будет являться неотъемлемой частью процесса принятия управленческих решений:

* отсутствие понимания роли учета хозяйственной деятельности в процессе управления предприятием;

* низкий уровень культуры учета хозяйственной деятельности.

Под культурой учета хозяйственной деятельности будем понимать уровень развития, достигнутый в области учета хозяйственной деятельности, выраженный в форме организации учетной работы на предприятии.

Причиной низкого уровня культуры учета хозяйственной деятельности является отсутствие понимания роли учета хозяйственной деятельности в процессе управления предприятием. По нашему мнению, она заключается в создании базы данных о фактах хозяйственной деятельности, позволяющей управлять затратами строительного предприятия.

Низкий уровень культуры учета хозяйственной деятельности выражается, прежде всего, в отсутствии четкого понимания, как руководством, так и работниками, функций бухгалтера. Работа бухгалтера заключается далеко не только в обработке первичной документации - переносе ее в автоматизированную систему учета, разговорах с контрагентами по поводу наличия или отсутствия документов либо оплаты, ведении кадрового учета, а также составлении налоговых деклараций. Главной обязанностью бухгалтера является обработка и группировка данных, содержащихся в первичных документах, которая позволяла бы их основе формировать отчетность для внутренних и внешних пользователей, пригодную для принятия управленческих решений. Кроме того, бухгалтер должен обеспечивать учет и сохранность имущества, принимать участие в поисках резервов снижения себестоимости продукции предприятия, а также выполнять иные действия, направленные на экономию затрат. При этом составление налоговых деклараций является неизбежной необходимостью, а вовсе не единственной обязанностью бухгалтера, поскольку в крупных организациях налоговым учетом занимается отдельный специалист, так же как кадровым учетом должен заниматься специалист по кадрам, а работой с контрагентами - работник коммерческой службы.

Следствием вышеизложенного является проблема определения эффективной структуры бухгалтерской службы и грамотного распределения должностных обязанностей, что также свидетельствует о достаточно низком уровне культуры учета хозяйственной деятельности.

Третье мероприятие по совершенствованию системы учета для внедрения разработанной методики управления хозяйственной деятельностью направлено на повышение культуры учета хозяйственной деятельности через уяснения роли учета хозяйственной деятельности в процессе управления предприятием, а также функций бухгалтера руководством и разъяснение данных аспектов работникам, а также формирование индивидуальной структуры бухгалтерской службы с соответствующим распределением должностных обязанностей.

Необходимо отметить, что начатая на законодательном уровне реформа бухгалтерского учета должна решить проблему свободы в отношении организации учета хозяйственной деятельности на предприятии. Она позволит предприятию самостоятельно разрабатывать учетную политику, которая позволит вести учет хозяйственной деятельности с учетом отраслевой специфики, будет являться основой для расчета налогов и формирования отчетности для внешних пользователей, а также позволит решать управленческие задачи, в том числе по оптимизации учета и анализа для управленческих нужд.

Литература

1. Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению». // ИСС КонсультантПлюс.

2. ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации». // ИСС КонсультантПлюс.

3. Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации». // ИСС КонсультантПлюс

Размещено на Allbest.ru