Автоматизация бизнес-процессов типографии

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Автоматизация бизнес-процессов типографии

Развитие основных отраслей экономики РФ, функционирующих в условиях нестабильной внешней среды, обусловливает повышение требований к качеству и оперативности управления конкретно каждым предприятием. При этом актуальной становится проблема эффективного управления организациями, предоставляющими услуги [1].

В настоящее время можно отметить факт недостаточной проработки как теоретических вопросов, так и практических предложений, связанных с управлением типографскими комплексами, способными обеспечить принятую стратегию управления и развития, ориентированную на применение современных информационных технологий [2].

В сфере типографских услуг популярным трендом на данный момент является так называемая «Облачная типография». Суть данной концепции заключается в том, чтобы предоставить клиенту возможность самому производить расчеты стоимости заказа, делать автоматическую проверку макетов, проектировать макеты на основе заранее предоставленных шаблонов. Всё это позволяет свести к минимуму требуемый штат менеджеров и снизить стоимость продукции. Как следствие - повысить конкурентоспособность компании.

Одна из первых типографий, внедрившая данную концепцию работы - типография Vistaprint в США, работающая с 2001 года. В России первые подобные услуги появились только в 2012 году. Сейчас данное направление активно развивается.

Таким образом, проблема обеспечения эффективного управления типографией как сложной организационно-технологической единицей актуальна и обусловлена необходимостью стабильного развития предприятия и повышения его конкурентоспособности, представляет большой практический интерес и требует более глубокого исследования с учетом российских особенностей.

Далее данный вопрос будет рассмотрен в рамках одной из крупных типографий города Санкт-Петербурга.

Описание предприятия

На данный момент компания насчитывает порядка 100 работников. 30 менеджеров по работе с клиентами. 70 человек задействованы на производстве и в операциях пре-пресса. Работа предприятия ведется с использованием автоматизированной системы управления, являющейся модификацией системы 1С 7 «Предприятие». Данная система включает в себя все бизнес-процессы, начиная от заведения заказов, контроля производства типографии и заканчивая доставкой продукции заказчику.

Заказы проходили только с участием менеджеров. Имеющийся на момент начала работы сайт носил исключительно информационный характер. Процесс прохождения заказа в типографии можно увидеть на рис. 1.

Переход в облака

С 2012 года компания начала активную работу по разработки сервиса «Облачной типографии». К 2013 году были разработаны калькулятор, позволяющий самостоятельно производить клиенту расчеты тиражей интересующих его продуктов. На выходе у калькулятора практически полное ТЗ для производства. Оно включает в себя и конкретный материал печати и соответствующую выбранным параметрам продукта. Так же была разработана автоматизированная система проверки макетов, которая позволяет снять часть работы с работников пре-пресса.

В начале 2014 года началась работа по автоматизации процесса заказа и внедрению на сайте уже разработанных инструментов. Было решено, что в веб будет перенесена только часть бизнес-процесса, касающаяся заказа и пре-пресса.

Для облегчения перехода на новый процесс было решено разбить разработку на два основных этапа.

Рис. 1. Процесс прохождения заказа

бизнес типография экономический

Этап 1

Проектирование и реализация функционала, позволяющего делать расчеты и заказы клиенту самостоятельно, не прибегая к помощи менеджера. Остальная часть работы с клиентом остаётся в ведении системы 1С.

Основной проблемой на данном этапе является вопрос синхронизации работы сайта с системой 1 с. Это необходимо, так как на этом этапе большая часть логики работы с клиентом остается в 1 с. Сайт автоматизирует процесс заведения заказа и снимает эту работу с менеджера.

Этап 2

Внедрение системы автоматической проверки макетов. Перенос всех действий, касающихся работы с клиентом на платформу сайта.

Основная задача этого этапа - создание полноценной администраторской панели для работы менеджера.

Используемые технологии

· База данных сайта реализована с использованием средств MySQL

· При разработке on-line калькулятора использован язык Java

· При разработке сайта использовались PHP, JavaScript, библиотека JQuery, HTML, CSS3, Ajax

· Для обмена данными с системой 1С использовался формат XML файлов

Итоги работы и экономические показатели

За один месяц работы системы, разработанной на первом этапе, через сайт прошло 453 заказа. Общая стоимость заказов за тот же период составляет более 2,5 млн рублей. Далее приведены диаграммы, показывающие динамику изменения количества заказов и соотношения on-line заказов и заказов через менеджеров.

Рис. 2 показывает, что после введения сайта в эксплуатацию количество заказов по сравнению с предыдущим годом не изменилось.

Рис. 2

Из этой диаграммы следует сделать вывод о том, что внедрение в работу компании нового сайта на данный момент не повлекло увеличения количества заявок. Потому следует взглянуть на соотношение между on-line заказами и заказами, сделанными посредством менеджеров. Данную информацию можно увидеть на рис. 3 и рис. 4.

Рис. 3 Рис. 4

Соответственно, можно сделать вывод, что примерно треть всех заказов проходит теперь через сайт в автоматическом режиме.

Такие данные можно объяснить тем, что на данный момент не проводилось никаких акций, направленных на увеличение популярности сайта. Данная задача сейчас решается. Создается новый дизайн сайта и готовится рекламная компания по регионам.

В результате проведенных исследований получены следующие основные результаты.

Проведен анализ организационно-штатной структуры и уровень обеспеченности средствам информатизации типографии, который привел к выводу о необходимости развития web сервисов компании. Так же было принято решение о дальнейшем переносе процессов работы с клиентами в веб интерфейс. Это объясняется несколькими причинами:

· предельная нагруженность имеющейся АСУ на базе 1С Предприятие,

· необходимость расширения клиентской базы за счёт новых клиентов, пришедших из Интернета,

· необходимость выхода на рынки как других регионов, так и других стран.

Дальнейшие исследования целесообразно проводить в области совершенствования облачной структуры типографского комплекса и обоснования рациональных экономических показателей организации.

Литература

1. Боев. В.Д., Ботвин Г.А. Информационные технологии и системы в экономике и управлении. - СПб: Издательство Санкт-Петербургского Государственного Политехнического Университета, 2010. - 236 С.

2. Ботвин Г.А., Рубцов А.Е. Стратегическое управление конкурентоспособностью транспортной отрасли и предприятия транспорта // Вестник ИНЖЭКОНа. Серия: экономика, 2013. - №2 (61). - С. 99-107.

Размещено на Allbest.ru