Организационно-экономические основы эффективного управления образовательными услугами вуза

Размещено на http://www.allbest.ru/

АВТОРЕФЕРАТ

диссертации на соискание ученой степени

кандидата экономических наук

Специальность 08.00.05 - экономика и управление народным хозяйством: экономика, организация и управление предприятиями, отраслями, комплексами (сфера услуг)

ОРГАНИЗАЦИОННО-ЭКОНОМИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ЭФФЕКТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫМИ УСЛУГАМИ ВУЗА

ГАДЖИАХМЕДОВ ДЖАВАД БЕГАХМЕДОВИЧ

Махачкала -2007 г.

Работа выполнена в ГОУ ВПО «Дагестанский государственный технический университет»

Научный руководитель: - доктор технических наук, профессор Мелехин В.Б.

- доктор экономических наук, профессор Магомедов А.Г.

Официальные оппоненты - доктор экономических наук,

профессор Петросянц В.З.

кандидат экономических наук,

профессор Хаметов А.Т.

Ведущая организация - ГОУ ВПО «Дагестанский

государственный университет»

Защита состоится 2007 г. в 14.00 часов на заседании диссертационного Совета Д212.052.01 в ГОУ ВПО «Дагестанский государственный технический университет» по адресу: г. Махачкала, пр. И. Шамиля, 70, новый корпус.

С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке ГОУ ВПО «Дагестанский государственный технический университет».

Автореферат разослан 2007 года

Отзывы на автореферат, заверенные печатью, просим направлять по адресу: 367015, г. Махачкала, пр. И. Шамиля, 70, ДГТУ, диссертационный совет.

Ученый секретарь

диссертационного Совета,

д.э.н., профессор Исалова М.Н.

1. Общая характеристика работы

Актуальность темы исследования. Эффективное управление ВУЗом в современных условиях хозяйствования представляет собой сложный процесс, основными слагаемыми которого являются правильный выбор целей и задач, изучение и глубокий анализ достигнутого уровня учебно-воспитательной работы, система рационального планирования, организация деятельности профессорско-преподавательского коллектива, выбор оптимальных путей для повышения уровня образовательных услуг и эффективный контроль над учебным процессом. Это и определяет острую необходимость решения проблем, связанных с развитием научных методов эффективного управления образовательными учреждениями при ограниченном объеме имеющихся средств, а также обуславливает актуальность выбранной темы исследования.

Следует заметить, что проблемам управления образованием в новых экономических условиях посвящено достаточно большое количество исследований отечественных экономистов. Здесь можно отметить работы следующих авторов: Андреева А., Баранника М., Беризина Н., Владимирова В., Голдобина Н., Гончаровой Н., Ерошина В., Заболотного Е., Зернова В., Карнаухова Н., Кузминова Я., Машкова Н., Маликова Н., Майсакова Д., Панкрухина А., Пищулина С., Рогова М., Генцова А., Щетинина В. и многих других. маркетинговый управление образовательный учебный

Однако, несмотря на полученные в рассматриваемой области результаты, в ней все еще остается ряд слабоизученных вопросов. В частности, проблемы организации и формирования эффективного управления образовательными услугами ВУЗа в современных условиях развивающегося рынка. Данные обстоятельства и предопределили цель, задачи, а также направление настоящего диссертационного исследования.

Целью диссертационного исследования является разработка современной модели эффективного управления образовательными услугами ВУЗа в современных условиях развивающегося рынка.

В соответствии с целью исследования были поставлены и решены следующие основные задачи:

- анализ состояния, тенденций и перспектив развития образовательных услуг ВУЗа;

- определение проблем и особенностей формирования эффективной системы управления образовательными услугами ВУЗа;

- формулирование основных направлений маркетинговой деятельности как важнейшей функции эффективного управления ВУЗом;

- усовершенствование принципов организации документооборота в ВУЗе;

- установление основных путей повышения эффективности управления образовательными услугами ВУЗа;

- разработка методики организации и внедрения информационной системы как одного из основных факторов совершенствования управления образовательными услугами в ВУЗе.

Объектом исследования выступают высшие учебные заведения Российской Федерации и Республики Дагестан.

Предметом диссертационного исследования является разработка методических основ эффективного управления процессом оказания ВУЗом образовательных услуг в условиях развивающегося рынка.

Теоретической основой исследования служат достижения научной мысли отечественных и зарубежных ученых в области управления образовательными услугами ВУЗов, системного подхода к организации управления учреждениями образования и организация принятия решений в процессе управления сложным экономическим объектом. В процессе проведения исследования были также использованы методы логического, системного и экономико-статистического анализа. Помимо этого, в работе применены элементы теории множеств и оптимизации.

Информационное обеспечение диссертации составили статистические сборники, рабочие материалы министерств и ведомств РФ и Республики Дагестан. В работе также использовались материалы, опубликованные по проблематике исследования в монографиях и периодических изданиях.

Научная новизна диссертационного исследования заключается в исследовании и обосновании методических основ и положений, связанных с повышением эффективности управления образовательными услугами ВУЗа и оптимальным использованием имеющихся у него средств в развивающихся условиях российского рынка.

К основным результатам, составляющим научную новизну исследования, можно отнести следующие:

- определены основные свойства эффективной системы управления и разработаны механизмы их реализации, что позволяет сформировать систему управления ВУЗом, способную адаптироваться к периодически меняющимся условиям функционирования;

- сформирована модель оптимального распределения внебюджетных средств ВУЗа по статьям расходов согласно критерию достижения максимально возможного качества образовательного процесса, отличающаяся от известных моделей учетом фактора оценки целесообразности проведения расходов, в соответствии с текущими нуждами учебного заведения, что позволяет более эффективно использовать имеющиеся у высшего учебного заведения средства;

- проведены исследования регионального рынка образовательных услуг (на примере Республики Дагестан), позволившие установить тенденции и проблемы развития высшего образования в регионе и наметить эффективные пути их решения, а также комплексно подойти к решению образовательных проблем в регионе;

- разработана экономико-математическая модель, позволяющая вычислять уровень загрузки автоматизированных рабочих мест службы документационного обеспечения ВУЗа и на этой основе выявлять оптимальное количество мест данной службы и таким образом повысить эффективность функционирования системы управления высшего учебного заведения в целом;

- усовершенствована методика оценки эффективности проводимых мероприятий по внедрению информационных технологий в делопроизводство ВУЗа, позволяющая, в отличие от известных методик, проводить комплексную оценку получаемых при этом результатов и определять целесообразность их внедрения в зависимости от объема документооборота и повысить эффективность управления учебным заведением;

- разработана матрично-сетевая организационная структура управления ВУЗом, позволяющая за счет развития горизонтальных связей повысить эффективность коллегиально принимаемых управленческих решений.

Практическая значимость диссертационной работы заключается в том, что полученные в работе результаты исследований могут быть использованы для повышения эффективности управления ВУЗом и оптимального распределения имеющихся у него финансовых средств. Содержащиеся в диссертации анализ, выводы и предложения могут быть также полезными различным научно-исследовательским и другим организациям, занимающимися проблемами формирования эффективных систем управления в сфере образования.

Апробация результатов исследования. Основные положения и выводы диссертационной работы докладывались и получили одобрение на научно-практических конференциях и семинарах, проводимых в ДГТУ, ДГПУ и ДГУ в 2002-2006 годах.

Отдельные положения и результаты исследования нашли практическое применение в Дагестанском государственном педагогическом университете Республики Дагестан в качестве теоретических основ эффективного управления качеством образовательного процесса в ВУЗе.

Структура работы. Диссертация состоит из введения, трех глав, заключения и списка используемой литературы.

Во введении рассмотрена общая характеристика работы, обоснована актуальность темы исследования, показана степень изученности проблемы, сформулированы цель и задачи исследования, определена научная новизна и практическая ценность работы.

В первой главе «Теоретические основы эффективного управления образовательными услугами ВУЗа» уточнено понятие “образовательные услуги”, определено их состояние, тенденции и перспективы развития в современных условиях хозяйственной деятельности, исследованы проблемы и особенности формирования эффективной системы управления образовательными услугами ВУЗа, выявлены основные направления маркетинговой деятельности как важнейшей функции эффективного управления ВУЗом.

Во второй главе «Организация документооборота как важнейший фактор повышения эффективности управления ВУЗом» усовершенствованы принципы организации документооборота в ВУЗе, исследовано влияние делопроизводства в учебно-научных подразделениях на эффективность управления ВУЗом.

В третьей главе «Развитие важнейших направлений совершенствования управления образовательными услугами ВУЗа» исследованы основные пути повышения эффективности управления образовательными услугами ВУЗа, разработаны методические основы организации и внедрения информационной системы как важнейшего фактора совершенствования управления образовательными услугами ВУЗа.

В заключении сформулированы основные выводы и даны рекомендации по использованию полученных в диссертационной работе результатов.

2. Краткое содержание исследований

Развитие рыночных отношений обусловило тот факт, что высшее образование из бесплатной привилегии, оплачиваемой государством, превратилось в оплачиваемую услугу нематериального характера. Однако если инструменты маркетинга уже продолжительное время применяются в бизнесе, экономике, рекламе, то коммерциализация и высшее образование еще недавно воспринимались общественным мнением как антагонистические понятия. Поэтому в сфере высшего образования маркетинговые и рыночные инструменты управления сегодня используются еще в недостаточной степени. По этой причине проблемы применения маркетинга в области высшего образования вызывают сегодня огромный интерес. Реальная жизненная практика, опыт деятельности процветающих ВУЗов наглядно демонстрирует, что надежным залогом успешной деятельности высшего учебного заведения в условиях рынка является использование экономических механизмов управления своей деятельностью, в частности сбытом и продвижением на рынке оказываемых образовательных услуг.

Товаром на рынке образовательных услуг являются знания, умения и навыки, предлагаемые субъектами этого рынка (ВУЗами, частными преподавателями, училищами, колледжами и т.п.). Сделки между предлагающими услуги учреждениями сферы образования и их потребителями осуществляются посредством обмена. В основном в настоящее время сделки осуществляются следующим образом: продавец образовательной услуги обучает определенным навыкам потребителя и подтверждает полученное образование дипломом, свидетельством, аттестатом, а потребитель вносит плату за обучение, либо за него это делает государство.

В настоящее время российский рынок услуг по получению высшего образования быстро развивается и уже достаточно насыщен, как государственными, так и негосударственными ВУЗами. Конкурентная борьба на этом рынке фактически идет за тех абитуриентов, которые в состоянии оплатить сами или при помощи спонсоров собственное обучение. Таким образом, спрос на образование определяется платежеспособной потребностью в образовательных услугах. Доля негосударственных ВУЗов на рынке образовательных услуг не так уж велика, а большинство студентов государственных ВУЗов обучаются за счет бюджета, поэтому частные ВУЗы, как правило, сегодня переигрывают государственные в маркетинге.

Если рассматривать в качестве примера Республику Дагестан, то в регионе существует большое количество, как государственных, так и коммерческих ВУЗов, предлагающих обучение по различным специальностям. Основными конкурентами дагестанских ВУЗов являются учебные заведения Северокавказского региона и г. Москвы. Причем в ВУЗах региона практически нет ни одной специальности, по которой ВУЗ занимал бы монопольное или лидирующее положение на рынке.

В целом, рынок образовательных услуг Республики Дагестан достаточно привлекателен, хотя и весьма насыщен, и пробиться на него новым учебным заведениям сегодня достаточно сложно. Закрепиться же и увеличить свою долю на рынке можно, но только при использовании нестандартных маркетинговых приемов. Для этого целесообразно использовать, например, следующие маркетинговые приемы:

- проведение соответствующих исследований рынка образовательных услуг;

- планирование и проведение рекламных кампаний, в том числе и по телевидению и радио в течение всего учебного года;

- повышение активности в области PR-публикаций в областных газетах, особенно ориентированных на молодежь, как наиболее значимую целевую группу;

- активное использование в маркетинге современных информационных технологий и создание на этой основе анимационных рекламных роликов, а также активное и грамотное использование ресурсов Интернет;

- поддержание и использование контактов с выпускниками ВУЗов;

- организация службы, которая бы занималась трудоустройством выпускников или содействовала поиску работы.

В последние годы в развитых странах усилился интерес к теории оптимизации образовательных процессов в связи с широким применением информационных технологий в обучении, а также значительными финансовыми затратами, необходимыми для получения высококачественного образования.

При этом эффективная система управления образовательными услугами ВУЗа помимо умения проводить маркетинговые исследования рынка образовательных услуг должна обладать следующими основными свойствами:

- оптимальности, т.е. быть способной планировать достижение стоящих целей при минимальных организационно-управленческих затратах и максимально возможных результатах;

- адаптивности или обладающей возможностями приспосабливаться к непредсказуемым изменениям условий функционирования с минимальными затратами;

- целесообразности, т.е. иметь четко сформулированные цели и вытекающие из них задачи управления;

- самоорганизуемости, когда каждое подразделение функционирует согласно заданной ему подцели, достижение которой не противоречит, а способствует достижению общей для всей системы цели, связанной, например, с повышением качества образовательных услуг;

- наблюдаемости, т.е. способности четко контролировать все протекающие на объекте управления процессы и достигаемые результаты;

-управляемости или способности регулировать все основные параметры образовательного процесса;

- своевременности, или умения оперативно реагировать на все изменения, происходящие на объекте управления и в проблемной среде, а также принимать эффективные управленческие решения.

При этом решение проблемы оптимальности управления ВУЗом в основном сводится к оптимальному распределению и использованию имеющихся у него ресурсов с целью получения максимально возможного качества образовательных услуг.

Особенно это касается внебюджетных средств, для которых необходимо разработать методику оптимального их распределения и расходования на наиболее острые нужды ВУЗа. Сложность формирования такой методики заключается в трудности определения критерия эффективности их постатейного расходования, т.к. эффективность их расходования определяется в совокупности и сложно выделить влияние на нее отдельных статей расходов. Приведем и усовершенствуем один из возможных подходов решения данной задачи.

Известно, что все финансовые средства, имеющиеся в распоряжении ВУЗов, включают две составляющие: бюджетные средства (БС) и коммерческие средства (КС). Причем бюджетные средства поступают по статьям расходов и перераспределению не подлежат, т.к. их расходование регулируется государством.

Допустим число статей расходов бюджетных средств ВУЗа равно j=1,n. Тогда число x_j условных единиц, содержащееся в объеме финансирования каждой статьи расходов будет равно:

x_j = БС_j / v, j=1,n,

где БС_j - запланированный объем расходов по j статье сметы;

v -число денежных единиц, содержащихся в одной условной единице расходов.

Число же запланированных ВУЗом статей расходов внебюджетных средств пусть равно i=1,m. В общем случае n m. Тогда число y_i условных единиц, содержащееся в объеме финансирования каждой статьи будет равно

y_i = КС_i / v, i=1,m,

где КС_i- объем расходов, который целесообразно ВУЗу выполнить из внебюджетных средств по i статье.

При этом для оптимального расходования имеющихся у ВУЗа внебюджетных средств, прежде всего, требуется сформулировать критерий эффективности расходов, позволяющий оценить эффективность распределения коммерческих средств между различными статьями расходов. Для формулирования такого критерия в известной модели вводятся коэффициенты µ_j значимости одной единицы j вида расходов для повышения качества образовательного процесса.

На наш взгляд, для повышения эффективности расходования средств необходимо ввести коэффициенты целесообразности проведения j вида расходов для повышения качества образовательного процесса (значения данных коэффициентов определяются уровнем нехватки соответствующих им ресурсов для поддержания требуемого уровня качества образовательного процесса).

При этом необходимо учитывать, что общий объем расходов по каждой статье в силу специфики образовательного процесса ограничивается сверху естественной потребностью ВУЗа в том или ином виде ресурсов, например, в лабораторном оборудовании.

Для удовлетворения этого условия необходимо определить максимальные потребности ВУЗа в каждом виде ресурсов для поддержания требуемого уровня качества образовательного процесса. Следовательно, при достижении определенных значений по каждому виду расходов соответствующие им показатели значимости начинают снижаться. Тогда потребность П_j внебюджетных средств по каждой статье расходов будет определяться выражением:

П_j = µ_j * Я_j*y_i.

Следовательно, по условию задачи для оптимального распределения внебюджетных средств требуется найти такие значения их постатейных расходов y_j*, j=1,m в условных единицах, при которых критерий качества (общая значимость З расходов) будет принимать максимальное значение:

З =( х_i +y_i) * µ_i *Я_i max, при n m;

З= (x_j + y_j) * µ_j * Я_j max, при n m,

с учетом следующих ограничений:

БС_i БС _зад ; КС_j КС_зад,

где БС_зад, КС_зад - соответственно, имеющиеся у ВУЗа бюджетные и коммерческие средства.

При этом адаптивное управление деятельностью ВУЗа может базироваться на построении модели управления учебного процесса, параметры которой меняются в соответствии с изменениями, происходящими на рынке образовательных услуг.

Целесообразность управленческой деятельности в ВУЗе может определяться управлением, направленным на устранение различий между желаемым состоянием учебного процесса и его фактическим состоянием. Для этого необходимо сформировать гипотетическую модель образовательного процесса, к достижению которой ВУЗ должен постоянно стремиться в процессе своего развития.

Самоорганизация же управления ВУЗом сводится к автономному формированию алгоритмов функционирования его учебно-научных подразделений, направленных на повышение качества образовательных услуг по каждому направлению в соответствии с политикой, проводимой руководством ВУЗа.

Повышения наблюдаемости управления ВУЗом можно достичь на основе регулярного мониторинга учебного процесса и процессов функционирования всех подразделений ВУЗа. Для этого каждому подразделению спускается система показателей, отражающих текущее состояние всех сторон его деятельности, значение которых периодически поступает в соответствующие управляющие структуры ВУЗа.

Управляемость ВУЗами, в свою очередь, достигается путем решения возникающих проблем на всех уровнях иерархии управления с различным уровнем общности и детализации проводимых управленческих мероприятий.

Оперативность управленческих решений может достигаться за счет четкого перераспределения различных управленческих функций между функциональными подразделениями организационной системы высшего учебного заведения.

Далее в работе показана роль и задачи маркетинга в повышении эффективности управления ВУЗом в современных условиях хозяйствования. В частности, установлено следующее, что сегодня в регионах страны наблюдается переизбыток специалистов экономического профиля при недостатке специалистов по ряду технических специальностей, для определения спроса на которые и требуется проведение маркетинговых исследований. Это позволяет избежать ситуации, когда есть спрос на получение образовательных услуг, но нет их предложения, которой в нормальной рыночной экономике не должно существовать. Другое дело, что даже в таких развитых странах, как США, длительное время ощущается нехватка тех или иных специальностей, например программистов (несколько десятков тысяч ежегодно). Но это, скорее, объясняется быстрыми и практически непредсказуемыми темпами развития информационных технологий, и недостаток специалистов компенсируется, с одной стороны, "экспортом" задач в другие страны, а с другой, "импортом" специалистов из этих стран, в том числе и России.

При определении содержания оказываемых образовательных услуг важно также учитывать темпы развития в регионе рынка труда. Поскольку именно его изучение дает исходные данные для выбора новых открываемых специальностей, изменения планируемого набора студентов, ориентации на те или иные целевые группы потребителей для высших учебных заведений.

Опыт Республики Дагестан показывает, что вначале система образования не справилась, да и не могла быстро справиться с возникшим спросом на представителей таких специальностей как юристы, бухгалтера, менеджеры, экономисты. Эту нишу, особенно в области бухгалтерского учета, заполнили многочисленные курсы подготовки и переподготовки.

Поэтому период, начиная с середины 90-х годов, характеризуется бурным открытием гуманитарных специальностей, как в государственных, так и негосударственных ВУЗах республики. В конце 90-х годов стало ясно, что работодателей не устраивает работник просто с дипломом, пусть даже и престижного ВУЗа, но не имеющим более или менее четкой специализации и системных знаний. Кроме того, специалисты с высшим образованием по специальности, например, "Бухучет и аудит" стали выпускаться в количествах, которые явно превышали потребности республики. Если к этому прибавить большое количество экономистов со средним специальным образованием, которых успели "подготовить" средние специальные учебные заведения по коротким программам, то, очевидно, становится ясным, что возникли определенные диспропорции спроса и предложения на рынке труда. Сегодня по экономическим специальностям только около 30% выпускников ВУЗов находят себе работу, да и то с использованием протекционизма.

С другой стороны, спрос на действительно грамотных специалистов в области менеджмента, бухучета и аудита все равно остается неудовлетворенным. Косвенно это подтверждают и конкурсы на специальности правового и экономического профиля, особенно в государственных ВУЗах. Но многие желающие повысить свой образовательный уровень хотят одновременно продолжать работать, в обоих стремлениях их поощряет руководство. Поэтому сегодня в республике необходимо ускоренными темпами развивать дистанционное образование.

Таким образом, на рынке образовательных услуг Республике Дагестан, как и по всей стране, сложилась двойственная ситуация, которую можно охарактеризовать афористично: "Дипломированных специалистов много, но квалифицированных, по-прежнему, не хватает". Это, в основном, объясняется низким уровнем качества образовательных услуг ВУЗов в области экономического образования и высоким уровнем коррупции в гуманитарном образовании. Поэтому, несмотря на относительную насыщенность специалистами правового и экономического профилей, есть значительный контингент, заинтересованный в получении современного образования, поэтому требуется улучшение маркетинговой политики, проводимой как коммерческими, так и государственными ВУЗами.

Большое значение в повышении эффективности управления играет организация документационного обеспечения в ВУЗе, особенно организованного в виде автоматизированной системы хранения и передачи данных в электронном виде. Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является изданная в 1990 году Государственная система документационного обеспечения управления - ГСДОУ.

Обеспечение документирования является лишь одной составляющей делопроизводства. Другая его составляющая определяется организацией работы с документами. Организация работы с документами предполагает реализацию документооборота ВУЗа, хранение документов и их использование в текущей деятельности высшего учебного заведения. При этом важно отметить, что, несмотря на различное содержание информации, хранящейся в документах в ВУЗах целесообразно использовать документы в единой форме в виде реляционных таблиц. Это позволяет упорядочить представленные в них данные, например, в виде списков студентов и работников ВУЗа, а также подробно охарактеризовать и идентифицировать по заголовкам таблиц распоряжения руководства ВУЗа, распространяемые по различным подразделениям. В этом случае документы, составляющие одну систему документации, становятся связанными единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.

Важное значение в обеспечении эффективной работы с документами имеет их нормирование и оформление. Наилучшим вариантом организации нормативного обеспечения делопроизводства при действующей системе формирования состава документов является создание соответствующего норматива по оформлению элементной базы: реквизитов документов, размеров бумаги, шрифтов печатающих устройств и т.д. и построение на этой основе изначально унифицированных между собой документов.

При этом установление порядка движения документов или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доставка до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Такой порядок обычно включает: организацию документооборота; создание информационно-поисковых систем по документам; контроль их исполнения; подготовку документов к передаче на архивное хранение.

Для определения условного объема обрабатываемой документной информации, загрузки сотрудников, планирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства, определения технологической оснащенности процессов работы с документами и анализа других аспектов, составления Табеля документов обязателен подсчет числа документов (и их копий), полученных и созданных ВУЗом за выбранный временной период, обычно за год. Итоги доводятся до сведения руководства в установленной им форме и с заданной периодичностью.

После установления компетенции и ответственности, необходимых для решения поставленных в документе вопросов, отбираются те из них, к рассмотрению которых и определению порядка их исполнения следует привлечь руководство ВУЗа. Ректору, как правило, направляются документы, полученные из Министерства образования и науки, правительственных органов, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц.

При внедрении автоматизированной системы регистрации документов и автоматизации рабочих мест в рабочем технологическом проекте системы должен быть оговорен способ передачи информации исполнителю или через компьютерную сеть, или непосредственно сам исполняемый документ.

Обработка поступающих документов может считаться удовлетворительной, если документ поступает на исполнение в течение дня или на следующий день после его получения ВУЗом или формирования руководителем.

В целях оптимизации документопотоков целесообразно также установить единый порядок передачи документов для обработки через лицо, ответственное за документационное обеспечение в структурном подразделении.

Значительную часть документооборота ВУЗа составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Хотя все эти этапы оформления документов должны быть закреплены в табеле, осуществляются они, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба документационного обеспечения только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления.

Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообразна разработка технологических инструкций (схем), в которых в наглядной графической форме определена последовательность подготовки проектов наиболее распространенных документов, их согласования, подписания и утверждения. На схемах могут указываться альтернативные решения, местонахождение конкретных должностных лиц и даже часы приема по данному вопросу.

При этом проектирование рациональной системы документооборота основывается на положениях, выработанных практикой делопроизводства и научной организации труда, которые могут сводиться к следующему:

- исключение или крайнее ограничение возвратного движения документов;

- однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;

- пребывание документа в той или иной инстанции должно быть обусловлено только необходимостью его обработки;

- различные операции должны выполняться параллельно для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения;

- учетно-информационные сведения о ходе движения и исполнения документов, результаты контроля и другие сведения следует передавать в службу документационного обеспечения с помощью регистрационных карточек, бездокументными способами, исключающими возвратное движение самих документов;

- должны быть предусмотрены все возможные варианты движения документов.

Схемы движения документов должны предусматривать и возможные варианты движения документов:

- когда документ от руководителя поступает непосредственно исполнителю, минуя все другие инстанции;

- передача почтовых отправлений, имеющих пометку "лично", непосредственно из службы делопроизводства адресату, минуя все инстанции и этапы обработки.

Следует также отметить, что результаты аналитической работы по изучению, регулированию и оптимизации документооборота являются основой для подготовки раздела об этапах содержания и обработки внутренних и исходящих документов. По качеству подготовки этих разделов можно судить о научно-методическом потенциале действующей в ВУЗе службы документационного обеспечения и культуре труда руководства и сотрудников.

Объем документооборота является основным средством, определяющим реальные потребности в организационной и вычислительной технике и служащим для выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и построения справочного аппарата. При этом для оптимизации структуры службы документационного обеспечения ВУЗА требуется определение числа автоматизированных рабочих мест (АРМ), обрабатывающих поступающие в ВУЗ документы и занимающиеся их последующей адресной передачей по различным его подразделениям. Для оценки фактической загрузки АРМ при заданном их количестве n можно воспользоваться математическим аппаратом теории массового обслуживания. Для этого необходимо определить интенсивность входного и выходного потоков документооборота, которые соответственно определяют среднее число документов, поступающих и покидающих систему в единицу времени. Далее следует определить состояние системы (S₁, S₂,…,S_n - соответственно, все АРМ свободны, один АРМ занят, два АРМ занято и т.д. до состояния S_n, когда все АРМ заняты ) сформировать размеченный граф состояний автоматизированной системы, который в общем случае будет иметь вид, показанный на рис. 1.

Рис. 1. Размеченный граф состояний автоматизированной системы документооборота.

Отсюда, используя для полученной схемы основные соотношения гибели и размножения, можно определить финальные вероятности для ее состояний по следующим формулам:

…..;

Полученные финальные вероятности можно интерпретировать как долю времени пребывания системы в соответствующем им состоянии за отчетный период. Тогда, зная эффективности функционирования системы когда в ней загружены: один АРМ- Э₁; два АРМ - Э₂;…; n АРМ - Э_n можно оценить среднюю эффективность Э функционирования системы за отчетный период по формуле:

Таким образом, задаваясь пороговым значением общей эффективности Э* функционирования системы можно определить количество АРМ n, при котором расчетное значение эффективности будет удовлетворять заданным значениям, т.е. Э.

При этом под объемом документооборота понимается количество документов, зафиксированных в месте учета за отчетный период времени; например, количество документов, полученных и созданных плановым отделом за период с 1 по 30 апреля. За единицу подсчета принимается, как сам документ (оригинал), так и каждая его копия (тираж размножения). Для упрощения подсчета рекомендуется документ, размноженный в 10 экземплярах, учитывать, как десять документов. Качественный, всесторонний, квалифицированный подсчет и анализ документооборота в ВУЗе целесообразно проводить один раз в год специально выделенной группой сотрудников под руководством службы документации.

Учет количества документов ВУЗа в соответствии с выбранной методикой может проводиться единовременно, периодически, но не реже одного раза в год под руководством и при участии службы документационного обеспечения. Результаты проведенной работы обобщаются по заранее определенным показателям и предоставляются руководству учебного заведения. При этом следует подготовить и предложения по совершенствованию работы с документами и ее техническому обеспечению.

Для удобства последующего анализа и многостороннего обобщения полученных результатов учета наиболее эффективным является запись на специальных карточках формата А5, листах формата А4 или экранные таблицы нескольких характеристик документов, таких, например, как количество листов в документах, тираж, срок хранения, инициативный документ или ответ на запрос, формат бумаги, уточненных при выборе конкретной методики проведения подсчета документооборота. В первой графе учетной формы для получения более полных характеристик структуры документооборота целесообразно указать наименования (можно сокращенные) или номиналы документов (и коды по ОКУД), например протоколы заседаний дирекции, приказы о перемещениях сотрудников, докладные записки и т.д. Для заполнения этих показателей следует использовать табель документов организации, В конце каждой учетной формы следует предусмотреть возможность подведения итоговых данных по каждому показателю. В зависимости от количества документов на каждое структурное подразделение может быть заполнена одна или несколько подобных форм.

В том случае, если в одном структурном подразделении функционируют документы, относящиеся к нескольким системам или различным специфическим группам документации, на каждую из них целесообразно составлять самостоятельную форму. В дальнейшем сведения могут быть сгруппированы по любому из отраженных в них признаков. Зафиксированные результаты подсчета документооборота могут быть использованы для проведения, как количественного, так и качественного анализа документов структурных подразделений и организации в целом.

Итоговые данные подсчета документооборота могут представляться в графической форме. В графической форме для большей наглядности целесообразно показывать динамику изменения количества создаваемых (получаемых) организацией документов в течение, например, года или сопоставление этих данных за несколько лет.

Для определения загруженности структурных подразделений работой с документами целесообразно составление итоговых таблиц, в которых итоговые данные сгруппированы по признакам, выделенным в соответствии с конкретными целями проведения анализа. Например, по системам документов, используемым в работе; по адресам рассылки (в подведомственные и вышестоящие органы управления); по корреспондентам и т. д. При этом составление итоговых диаграмм и таблиц позволяет более четко распределить обязанности, связанные с обработкой и созданием документов, между структурными подразделениями и между сотрудниками в рамках самого структурного подразделения.

Важным современным средством совершенствования документооборота является компьютеризация операций составления и обработки документов. Основной ее смысл заключается в том, что технические средства должны применяться на тех участках и такой производительности, которые позволят получить экономический эффект, окупить затраты на их приобретение и эксплуатацию. Например, нет смысла ставить быстродействующий вскрывающий конверты аппарат в ВУЗах с небольшим документооборотом.

При совершенствовании документооборота в условиях компьютерных технологий основное значение отводится месту и роли техники в общей схеме движения документов. Построение компьютерной сети предполагает изменение потоков документов традиционной системы управления и все большую их реализацию с помощью компьютерных средств. Большое значение, при этом, имеет принятый в системе управления порядок придания юридической силы «машинным» документам, т.е. документам, создаваемым средствами электронно-вычислительной техники и особенно на машинных носителях.

Главная задача заключается в том, чтобы избежать параллельного участия в документообороте традиционной и «машинной» документации, содержащей дублированную информацию. Поэтому для использования работниками аппарата управления рекомендуется направлять только переработанную и синтезированную документную информацию, а исходную передавать на хранение в архив непосредственно после переноса данных на компьютерный носитель.

В общем же случае для комплексной оценки эффективности проводимых в ВУЗе мероприятий по внедрению информационных технологий управления можно воспользоваться следующей методикой.

1. Определить среднюю стоимость одного часа для административных работников i подразделения ВУЗа, используя следующее выражение:

СЧ _i = О_i /Ч, i= 1,n

где СЧ_i - средняя стоимость одного часа работы в i подразделении;

О_i - средний месячный оклад одного работника в i подразделении;

Ч- количество часов в месяце (Ч =160 час);

n- число административных подразделений в ВУЗе.

2. Вычислить среднее снижение трудоемкости (ТР_i) в каждом i подразделении:

ТР_i = ,

где ТР_i- средняя трудоемкость работы одного работника в i подразделении ВУЗа; m_i- количество работников, работающих в i подразделении.

3. Определить общую экономию средств (Э) от снижения трудоемкости согласно выражению:

Э = .

4. Вычислить экономическую эффективность (ЭФ) от внедрения современных информационных технологий по следующей формуле:

ЭФ = Э / З,

где З - суммарные затраты на проведение мероприятий по внедрению информационных технологий.

5. Определить средний срок окупаемости (Т_ок) внедренных технологий:

Т_ок = 1 / ЭФ.

Опыт показывает, что использование корпоративных вычислительных сетей существенным образом влияет на повышение эффективности управления ВУЗом. Правильно сделанное капиталовложение в компьютерную сеть поможет ВУЗу зарабатывать деньги за счет следующих факторов:

-снижения административных накладных расходов;

-повысить производительность труда административных расходов;

-рационального ведения дел;

-снижения затрат на аппаратные средства;

-повышения качества образовательного процесса с минимальными затратами.

При этом необходимо создание таких условий эксплуатации сформированной сети, которые позволяют избежать следующих недостатков:

-отсутствие эффективного или несоблюдение утверждённого эффективного плана развития компьютерной сети;

- неэффективное администрирование сети, происходящее по принципу «всё закрыть» даже внутри отделов и подразделений.

- недозагрузка потенциальных возможностей локальной вычислительной сети;

- слабая подготовка сотрудников к работе в сети и с сетевыми приложениями;

- получение децентрализованного администрирования сети.

Объединение персональных компьютеров в сеть также сопровождается значительным снижением административных расходов. Если, например, администратор решает перейти на новую версию прикладной программы, ему достаточно внести изменения только в ее совместно используемую копию, а не проводить ее установку на каждом рабочем месте. Простота управления сетью повышает производительность труда работников, ответственных за ее эксплуатацию. Это особенно важно для небольших ВУЗов, где управление часто совмещается с исполнением других обязанностей. Чем меньше времени тратит администратор на выполнение рутинных операций, тем больше времени он может уделить решению важных для подразделения текущих задач, что, в конечном счете, повышает рентабельность управленческой деятельности.

Важно при этом правильно сформулировать цели и проблемы эффективного управления ВУЗом. Формулирование эффективно заданных целей и постановки задачи управления ВУЗом является наиболее значимой и сложной проблемой. На первый взгляд, кажется, что задание целей и постановка задачи управления связаны в основном с реорганизацией структуры ВУЗа. Однако, на самом деле, эта проблема является более глобальной и включает в себя не только методологии управления, но также философские и психологические аспекты. Дело в том, что большинство руководителей управляют своим подразделением, только исходя из своего опыта, своей интуиции, своего видения и весьма неструктурированных данных о его состоянии и динамике. Как правило, если руководителя попросить описать в каком-либо виде структуру деятельности своего ВУЗа или набор положений, исходя из которых, он принимает управленческие решения, дело достаточно быстро заходит в тупик.

Грамотная постановка задач менеджмента является важнейшим фактором, влияющим, как и на успех деятельности ВУЗа в целом, так и на успех проекта автоматизации. Например, совершенно бесполезно заниматься внедрением автоматизированной системы электронного документооборота, если сам документооборот не поставлен в ВУЗе должным образом, как определенный последовательный процесс.

Следует также иметь в виду, что прежде чем приступать к внедрению системы автоматизации в ВУЗе обычно требуется произвести частичную реорганизацию его структуры и технологий ведения коммерческой деятельности. Поэтому, одним из важнейших этапов проекта внедрения, является полное и достоверное обследование ВУЗа с позиции оценки всех аспектов его деятельности. На основе заключения, полученного в результате обследования, строится вся дальнейшая схема построения корпоративной информационной системы управления. Несомненно, можно автоматизировать все, по принципу "как есть", однако, этого не следует делать по ряду причин. Дело в том, что в результате обследования обычно фиксируется большое количество мест возникновения необоснованных дополнительных затрат, а также противоречий в организационной структуре, устранение которых позволило бы уменьшить издержки, а также существенно сократить время исполнения различных этапов основных бизнес-процессов. Под термином реорганизация не всегда следует иметь в виду реинжиниринг в его классическом, западном понимании, с полной перестройкой всей внутрихозяйственной и образовательной деятельности. Реорганизация может быть проведена в ряде локальных точек, где она объективно необходима, что не повлечет за собой ощутимый спад активности и качества образовательной деятельности.

Существенным фактором прогресса современных информационных систем является наметившийся, как у нас в стране, так и за рубежом кризис громоздких “неуклюжих” управленческих структур. В этой связи сегодня у мегамонополий становится мало шансов победить в конкурентной борьбе на современном рынке. Поэтому модернизации, адаптации к современным рыночным условиям подвергаются практически все традиционно принятые типы управленческих структур. Важную роль в этом играют процессы внедрения информационных коммуникаций, средств распределенной обработки данных, методов реинжиниринга и прочих факторов, составляющих феномен процесса информатизации.

Информатизация управленческих структур различного уровня идет в России уже не один десяток лет. Однако именно в последнее время процесс российской информатизации накрыла волна экономического прагматизма, который подпитывается недостатком нормативно-регламентирующих правил рыночной экономики и естественным стартовым невежеством разработчиков в решении вопросов использования современных информационных технологий.

Отечественному опыту не всегда удается что-либо противопоставить напору этой волны. Это обусловлено тем, что фундаментальных научных исследований в России в области информатизации ведется сегодня явно недостаточно, поэтому в процессах российской информатизации управленческих структур сейчас слишком много неопределенного, хаотичного и неустойчивого.

В этих условиях интересно и важно выделить в процессах информатизации управленческих структур, в области образования общие естественные закономерности и тенденции, которые, необходимо учитывать при решении социально-политических, экономических и инженерных аспектов информатизации управления.

Для этого, в первую очередь, лица принимающие решения, должны уметь:

- пользоваться различными, в том числе формальными и эвристическими методами принятия решений;

- прогнозировать результаты принятых решений, используя имитационное моделирование;

- иметь доступ в режиме реального времени к банкам (российским и зарубежным) педагогической информации по интересующей их тематике;

- обсуждать принимаемые решения с коллегами и экспертами.

Все это заставляет отказываться от уже существующих локальных моделей управления (и не только в образовании) и переходить к новым моделям управления, учитывающим возможности распределения работы, информации, динамического формирования и трансформации экспертных групп на основе сетевых технологий, прежде всего INTERNET. Для этого необходимо внедрение принципов адаптации систем управления к изменениям проблемной среды на основе самоорганизации подразделений организационной структуры. Такой подход может оказаться наиболее приемлемым для повышения эффективности управления ВУЗом, т.к. именно здесь основными “производственными подразделениями” - кафедрами управляют высококвалифицированные специалисты в соответствующей области.

Очевидно, что единство процесса управления начинается со сбора информации и кончается принятием определенного решения. В реальных системах управления эти функции раздроблены и распределены между значительным числом порой слабо связанных между собой работников, что затрудняет восприятие управления как целостного процесса, без чего невозможно спроектировать эффективную управляющую систему. Поэтому в ВУЗе целесообразно использовать сетевую организацию связей между функциональными и научно-образовательными подразделениями, по крайней мере, на одном уровне иерархии управления.

Учитывая такие важные факторы повышения качества образовательных услуг, как наличие кадров высшей квалификации, развитие лабораторной базы на основе последних достижений науки и техники, а также обеспеченность образовательного процесса современной учебной и научной литературой, в ВУЗе целесообразно создать соответствующие проблемно-целевые группы, непосредственно занимающиеся решением данных проблем. Во главе таких групп могут стать высококвалифицированные специалисты в статусе помощника ректора с полномочиями на уровне проректора.

Наиболее полно указанным требованиям, на наш взгляд, удовлетворяет матричная организационная структура управления с сетевой организацией связей между подразделениями или отдельными руководителями одного уровня управления, реализуемой на основе корпоративной вычислительной сети ВУЗа. В этом случае организационная система управления ВУЗа будет иметь следующую структуру (см. рис. 2).



Рис. 2. Матрично-сетевая организационная структура управления ВУЗом.

Основные положения и результаты проведенного исследования опубликованы в следующих работах

1. Гаджиахмедов Д.Б. Эффективное управление образовательными услугами ВУЗа. - Махачкала: НИЛ РЭП при Правительстве РД, 2005 (8,1 п.л.)

2. Гаджиахмедов Д.Б. Особенности организации автоматизированной информационной системы управления ВУЗом// Проблемы теории и практики экономики народнохозяйственного комплекса региона. Часть 6. Сборник научных трудов. - Махачкала: ГОУ ВПО «ДГТУ», 2006. (0,5 п.л.)

3. Гаджиахмедов Д.Б. Конкуренция на рынке услуг по представлению высшего образования // Проблемы теории и практики экономики народнохозяйственного комплекса региона. Часть 6. Сборник научных трудов. - Махачкала: ГОУ ВПО «ДГТУ», 2006. (0,46 п.л.)

4. Корголиев У.И., Гаджиахмедов Д.Б. Особенности организации венчурного финансирования в ВУЗе // Современные информационные технологии в проектировании управлении и экономике. Часть 2. Сборник научных трудов. - Махачкала: ГОУ ВПО «ДГТУ», 2006. (0,4/0.15 п.л.)

5. Магомедова Д.М., Гаджиахмедов Д. Б. Основные проблемы оптимизации структуры расходов // Российский судья, 2006, № 11 (0,5/0,25 п.л.)

Размещено на Allbest.ru

...