Размещено на http://www.allbest.ru/

УДК 65.012.12 : 339.1

ОРГАНІЗАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДІАГНОСТИКИ ДІЯЛЬНОСТІ ТОРГОВЕЛЬНОГО ПІДПРИЄМСТВА

Сагалакова Н.О.

Постановка проблеми і її зв'язок із найважливішими науковими та практичними завданнями. Ускладнення характеру діяльності торговельних підприємств в сучасних умовах висуває нові вимоги до інструментів управління і, зокрема, до методів дослідження й оцінки їх діяльності. Все більш чітко проявляється необхідність в удосконаленні відомих на сьогоднішній день і розробці нових рішень теоретичного та прикладного характеру, спрямованих на забезпечення високої ефективності аналітичної й управлінської діяльності підприємств торгівлі. Саме тому в даний час склалися об'єктивні передумови для застосування в системі управління діяльністю торговельного підприємства такого інструмента як діагностика, який дозволяв би проводити детальне дослідження, одержувати достовірну і повну інформацію про діяльність підприємства торгівлі, яка б служила базою для розробки та прийняття ефективних управлінських рішень [4]. Немаловажне значення для практичної реалізації процесу діагностики діяльності торговельного підприємства має її організаційне забезпечення.

Метою статті є обґрунтування організаційного забезпечення проведення діагностики діяльності торговельного підприємства за допомогою логічного опису даного процесу з виділенням підрозділів-виконавців, що функціонально забезпечують здійснення діагностики на підприємстві торгівлі.

Виклад основного матеріалу досліджень. Організація (від франц. organіsatіon влаштовую) планомірний, продуманий пристрій; внутрішня дисципліна [2]. Вона передбачає внутрішню упорядкованість системи і погодженість взаємодії частин; сукупність процесів і дій, спрямованих на утворення й удосконалення взаємозв'язків між частинами цілого; об'єднання людей, що спільно реалізують поставлену мету і діють на основі встановлених правил і процедур [1].

Організація процесу діагностики діяльності торговельного підприємства охоплює комплекс задач організаційного, технічного і економічного характеру:

- визначення й обґрунтування складу керівників і підрозділів-виконавців, що здійснюють діагностику діяльності торговельного підприємства, встановлення раціональних взаємозв'язків між ними, тобто формування організаційної структури процесу діагностики діяльності підприємства торгівлі;

- організацію праці виконавців процесу діагностики діяльності торговельного підприємства;

- проектування і забезпечення взаємопов'язаного функціонування всіх складових процесу діагностики діяльності торговельного підприємства;

- встановлення порядку виконання окремих видів робіт, забезпечення безупинного документообігу процесу діагностики діяльності підприємства торгівлі.

Діагностика діяльності торговельного підприємства являється досить складним процесом для одноособового її здійснення зацікавленими в результатах фахівцями. Охоплення діагностикою різних функціональних областей управління діяльністю торговельного підприємства, тісний взаємозв'язок діагностування з обліком, аналізом, контролінгом та іншими управлінськими функціями, широкі можливості впливу діагностичного підходу на інформаційні і документопотоки, дають вагомі підстави для раціонального поділу діагностичних функцій між керівниками і командою фахівців, що приймають участь у здійсненні управлінського процесу. Відобразити особливості різних сторін процесу діагностики діяльності торговельного підприємства, етапи даного процесу, взаємозв'язок і взаємозалежність відділів підприємства торгівлі, що здійснюють діагностичне обстеження, а також графічно зобразити організацію процесу діагностики дозволить його організаційне моделювання.

Організаційна модель процесу діагностики діяльності торговельного підприємства - це графічно-логічний опис організації даного процесу. Її складовими є:

- етапи діагностики діяльності торговельного підприємства;

- перелік керівників і підрозділів, що функціонально забезпечують діагностику діяльності торговельного підприємства (виконавці);

- перелік функцій виконавців діагностики діяльності підприємства.

Побудова організаційної моделі (моделювання) можна здійснювати двома способами. Перший спосіб припускає спочатку вивчення і відображення процесу досліджуваного явища, а потім побудову схеми інформаційної та організаційної системи, що наповнюється конкретним змістом. При другому способі спочатку розробляється інформаційна система, потім підбирається оптимальна організаційна структура. І перший, і другий способи побудови організаційної моделі вимагають дотримання визначених правил:

- дотримання логічної і тимчасової послідовності;

- достовірне відображення об'єкта дослідження;

- комплексність, системність у вивченні окремих функцій і взаємозв'язків виконавців;

При побудові організаційної моделі діагностики діяльності підприємства торгівлі нами було використано перший спосіб. Структурно-логічна схема побудови організаційної моделі діагностики діяльності торговельного підприємства представлена на рисунку 1.

Рисунок 1 - Структурно-логічна схема побудови організаційної моделі діагностики діяльності торговельного підприємства

Процес діагностики діяльності торговельного підприємства представляє собою сукупність послідовно здійснюваних дій і складається з восьми етапів: організації і підготовки проведення діагностики, методичного, інформаційного забезпечення діагностики, моделювання діяльності, діагностичного обстеження діяльності, верифікації результатів діагностики, розробки рекомендацій з використання результатів діагностики, оформлення результатів. Здійснення кожного з етапів припускає виконання визначеного фронту робіт (реалізації функцій), виконавцями яких можуть бути як керівники і підрозділи самого підприємства торгівлі, так і зовнішні фахівці та служби, що знаходяться у встановлених взаємозв'язках, тим самим формуючі організаційну структуру процесу діагностики діяльності торговельного підприємства.

Організаційна структура процесу діагностики діяльності торговельного підприємства - це сполучення взаємозалежних і взаємодіючих основних підрозділів підприємства торгівлі, підрозділів, що виконують допоміжні функції, а також окремих керівників і фахівців, націлених на послідовне здійснення процесу діагностики діяльності торговельного підприємства і, в остаточному підсумку, постановку діагнозу діяльності підприємства торгівлі. До числа основних підрозділів, що здійснюють процес діагностики, на нашу думку, необхідно віднести економічні, фінансові та облікові служби торговельного підприємства. Саме ці служби зможуть дати економічну оцінку стану діяльності підприємства торгівлі. До їхнього числа можна віднести: планово-економічний відділ торговельного підприємства з виділенням групи економічної діагностики, фінансовий відділ, комерційну службу, відділ маркетингу, бухгалтерію, відділ кадрів.

На практиці формування організаційної структури процесу діагностики діяльності торговельного підприємства повинне здійснюватися з урахуванням ряду факторів, що відображають можливості динамічної зміни як цілей і функцій діяльності підприємства торгівлі в цілому, так і фінансової, комерційної, маркетингової діяльності, системи управління персоналом окремо.

Основними факторами, що впливають на формування організаційної структури, є:

- напрямок діяльності підприємства торгівлі;

- масштаби діяльності торговельного підприємства;

- технологія проведення і рівень автоматизації торговельних і економіко-управлінських робіт;

- інтенсивність виникнення проблемних ситуацій у процесі реалізації діяльності торговельного підприємства;

- швидкість вирішення проблемних ситуацій;

- структура наявних у підприємства ресурсів (трудових, матеріальних, фінансових і інформаційних) та тенденції їхнього розвитку.

Найважливішими принципами побудови організаційної структури процесу діагностики діяльності торговельного підприємства є:

- первинність поставленої мети і задачі та вторинність органів (підрозділів);

- раціональний поділ і кооперація праці, доцільна спеціалізація підрозділів;

- мінімально можливе число рівнів ієрархії;

- неприпустимість підрозділів з подвійним підпорядкуванням;

- встановлення розмірів підрозділів з урахуванням інформації, що обробляється;

- гнучкість, здатність до швидкої перебудови.

На нашу думку, для реалізації процесу діагностики діяльності торговельного підприємства немає необхідності створювати нові підрозділи. Достатньо сформувати тимчасову групу на основі планово-економічного відділу підприємства торгівлі, у яку можуть входити фахівці з різних служб торговельного підприємства, пов'язаних з здійсненням фінансової, комерційної, маркетингової діяльності, з управлінням персоналом, фахівці-експерти зі сторони, а також провідні продавці. На кожному етапі процесу діагностики діяльності торговельного підприємства доцільно призначити координатора робіт, а керівником групи провідного фахівця торговельного підприємства в області економіки та фінансів. Ним може бути комерційний або фінансовий директор.

На наш погляд, найбільш прийнятною для процесу діагностики діяльності торговельного підприємства є матрична організаційна структура. Її формування не пов'язане зі створенням нових підрозділів, вона досить динамічна, дозволяє скоротити терміни і підвищити якість проведених робіт.

Особливості взаємозв'язків і взаємодії керівників та служб підприємства торгівлі в рамках даної організаційної структури, а також особливості етапів процесу діагностики дозволяють встановити виконавців і виявити їхні функції на кожному з етапів. Виконавцями першого етапу можуть бути: комерційний або фінансовий директор, відділи фінансів, маркетингу, комерційна служба, відділ кадрів.

Задача виконавців на даному етапі підготувати проведення діагностики. У ході її рішення повинні бути реалізовані наступні функції:

- вивчення стану та основних тенденцій розвитку споживчого ринку, діяльності конкурентів, визначення потреб споживачів, дослідження кон'юнктури ринку;

- розробка технічного завдання на здійснення діагностики діяльності торговельного підприємства;

- формування тимчасової робочої групи і призначення її керівника;

- складання календарного плану робіт.

Вихідними документами першого етапу процесу діагностики діяльності торговельного підприємства являються: аналітичний огляд стану торгівлі; технічне завдання на виконання діагностики діяльності підприємства; наказ про формування робочої групи і призначення її керівника; календарний план робіт.

Задача виконавців на другому етапі процесу діагностики його методичне забезпечення. Для її досягнення передбачається реалізувати наступні функції: опанувати методику експрес-діагностики діяльності торговельного підприємства; ознайомитись з рекомендаціями щодо її проведення.

Головним виконавцем на даному етапі може стати планово-економічний відділ і зокрема група економічної діагностики діяльності торговельного підприємства. Свої пропозиції щодо методики і рекомендацій в процесі роботи можуть внести такі служби як: фінансовий відділ, відділ маркетингу, комерційна служба, бухгалтерія, відділ кадрів.

Вихідними документами другого етапу процесу діагностики діяльності будуть: методика експрес-діагностики діяльності підприємства торгівлі; рекомендації щодо проведення діагностики діяльності торговельного підприємства. керівник торгівля організаційний

Інформаційне забезпечення процесу діагностики задача виконавців на третьому етапі, функції яких полягають у зборі, аналізі і узагальненні інформації про стан діяльності торговельного підприємства, визначенні норм, нормативів, еталонів, інструкцій і положень, що регламентують діяльність торговельного підприємства та забезпечують її нормальний стан.

Збір інформації про стан діяльності торговельного підприємства здійснюють такі служби як фінансовий відділ, комерційна служба, відділ маркетингу, відділ збуту, відділ кадрів.

Зазначені служби надають групі економічної діагностики довідки про стан діяльності в межах своїх функціональних обов'язків, яка потім аналізує й узагальнює отриману інформацію.

Вихідними документами даного етапу є аналітичний огляд стану діяльності торговельного підприємства; стандарти та нормативи показників-індикаторів діагностики діяльності підприємства торгівлі [3].

Четвертий етап процесу діагностики етап моделювання діяльності торговельного підприємства. Участь у розробці фактичної моделі повинні приймати наступні підрозділи: фінансовий відділ, комерційна служба, відділ маркетингу, відділ кадрів. Група економічної діагностики на даному етапі повинна скоординувати роботу зазначених підрозділів. Вихідним документом четвертого етапу є фактична модель діяльності торговельного підприємства.

Етап діагностичного обстеження діяльності торговельного підприємства повинний завершитися постановкою діагнозу. Виконавцями робіт на даному (п'ятому) етапі є: безпосередньо група економічної діагностики діяльності торговельного підприємства, а також фінансовий відділ, комерційна служба, відділ маркетингу, відділ кадрів. Участь зазначених підрозділів у діагностичному обстеженні діяльності підприємства торгівлі викликана необхідністю реалізації на даному етапі наступних функцій:

- порівняння фактичної і нормативної економіко-діагностичної моделі діяльності торговельного підприємства;

- виявлення проблемних ситуацій і симптомів їхнього виникнення;

- аналіз причин виникнення проблемних ситуацій;

- постановки діагнозу.

Вихідним документом п'ятого етапу є діагноз діяльності торговельного підприємства.

Визначення точності і вірогідності поставленого діагнозу здійснюється за допомогою верифікації результатів процесу діагностики діяльності торговельного підприємства Його вихідний документ повторний діагноз, що повинний бути поставлений за допомогою інших методів і прийомів. Виконавцями зазначеної функції можуть бути група економічної діагностики.

Наступний етап розробка рекомендацій з використання результатів процесу діагностики. Його здійснення припускає проведення оцінки впливу проблемних ситуацій на кінцевий результат діяльності підприємства торгівлі в цілому, визначення шляхів виходу з проблемних ситуацій, розробку програми дій. Виконавцями перерахованих функцій можуть бути: група економічної діагностики, група економічного контролю за діяльністю торговельного підприємства, планово-економічний відділ, фінансовий відділ, відділ маркетингу, комерційна служба, бухгалтерія, відділ кадрів.

Вихідні документи даного етапу: рекомендації з використання результатів процесу діагностики діяльності торговельного підприємства, програма дій.

Заключний етап процесу діагностики діяльності підприємства торгівлі оформлення його результатів. Керівником групи економічної діагностики складається звіт про проведену роботу.

Висновки

Варто звернути увагу на те, що запропонований варіант організаційного забезпечення процесу діагностики діяльності торговельного підприємства має значні переваги в порівнянні з існуючими, оскільки виникає можливість поліпшення міжфункціональної координації; забезпечується ефективний контроль над усіма видами діяльності; з'являється значний виграш у часі завдяки інтенсифікації робіт; створюються умови, що дозволяють більш повно використовувати творчий потенціал колективу підприємства торгівлі.

Розроблена організаційна модель процесу діагностики діяльності торговельного підприємства добре сполучається із самою структурою системи, забезпечуючи гнучкість управління, націленість на досягнення його високої якості.

Формування організаційного забезпечення процесу діагностики діяльності торговельного підприємства забезпечує взаємозв'язок, взаємодію підрозділів торговельного підприємства і різних напрямів його діяльності, розширює вузькі міжфункціональні канали підприємства торгівлі і надає можливість підвищити ефективність управління за допомогою діагностики.

Література