Одним из условий эффективной реализации концепции управления затратами предприятий ЖКХ является разработка её организационного обеспечения. Информационные технологии, проникая во все сферы деятельности предприятия, позволяют повышать эффективность управления, предоставляют огромные возможности для повышения эффективности управления затратами предприятий ЖКХ.

В последние годы заметно возрос интерес ученых к проблемам жилищно-коммунального хозяйства, поскольку трансформационные изменения в экономике Украины крайне негативно отразились на эффективности деятельности предприятий отрасли. Анализ публикаций по отраслевой тематике [1-5] подтвердил наличие ряда нерешенных научно-практических задач в управлении затратами предприятий ЖКХ, имеющих специфические особенности хозяйствования. Особого внимания требуют проблемы разработки информационного обеспечения процесса управления затратами предприятий ЖКХ.

Целью работы является разработка схемы информационного обеспечения механизма эффективного управления затратами предприятий ЖКХ.

Под информационным обеспечением управления предприятием понимается совокупность данных, организация их ввода, обработки, сбора, накопления и поиска, а также распространения в пределах компетенции заинтересованным лицам в удобном для них виде [6]. Для качественного управления необходимо оптимальное количество информации, так как ее недостаток не позволяет получить полное представление об изучаемом предмете и принять правильное решение. Избыточность информации мешает быстро ее перерабатывать, анализировать и обобщать, что может привести к необоснованным заключениям.

управленческое решение информационная технология

В системе информационного обеспечения принятия управленческих решений выделяются три составляющие: информационные ресурсы, информационные технологии, технические средства и программное обеспечение. Информационное обеспечение отражает процесс удовлетворения потребностей пользователей в информации, необходимой для принятия управленческих решений. Таким образом, под информационным обеспечением управления затратами ЖКП будем понимать систему информации, её пользователей и методы обработки.

Информационные ресурсы представляют собой упорядоченную совокупность данных и знаний, информации, предназначенной для удовлетворения информационных потребностей потребителей. Под информационными технологиями понимается совокупность средств и методов сбора, регистрации, обработки, накопления и доведения до пользователя необходимых данных в системе организационного управления. Эволюция развития информационных технологий прослеживается от объёмно-календарного планирования (MPS), планирования необходимых материалов (MPR), планирования производственных ресурсов (MRP II), планирования необходимых мощностей (CRP), планирования финансовых ресурсов (FRP), управления ресурсами предприятия (ERP), управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), управления цепочками поставок (SCM), планирования ресурсов, синхронизированное с покупателем ^SRP), до управления ресурсами и внешними отношениями предприятия (ERP, ERP II) и управления общей эффективностью предприятия. Каждая технология направлена на решение определенной задачи и имеет свои преимущества и недостатки [7]. Третьей составляющей информационного обеспечения управления затратами ЖКП являются технические средства и программное обеспечение. Программное обеспечение представлено разнообразием системных и специальных программных продуктов, а также прикладных программных средств, направленных на повышение эффективности использования информационных технологий и ресурсов. Для построения эффективной системы информационного обеспечения механизма управления затратами ЖКП первостепенное значение имеет выбор программного обеспечения.

Наиболее эффективными и малозатратными считаются программные средства компании Инфосервис BPwin (AllFusion Process Modeler) и программные продукты семейства ARIS 6.0]. Они позволяют с минимальными затратами времени и средств обеспечить необходимой информацией систему управления затратами предприятий ЖКХ.

Пакет BPwin имеет ряд преимуществ по сравнению с другими программными средствами: возможность автоматизации процессов формирования структур и графических изображений; возможность проведения анализа проекта на полноту и непротиворечивость.

BPwin содержит два основных модуля: AllFusion Process Modeler и AllFusion Modeeling Suite. Первый является мощным инструментом моделирования, который используется для анализа, документирования и реорганизации сложных бизнес-процессов, что позволяет выявлять неэффективную и высокозатратную деятельность предприятия. Главным преимуществом AllFusion Modeeling Suite является то, что он позволяет быстро исключать непродуктивные операции, легко и интуитивно сопоставляя операционные изменения.

Программные продукты семейства ARIS 6.0 представлены наиболее известными модулями: ARIS Easy Design и ARIS Toolset. Первый модуль предназначен для отдельных сотрудников компании, описывающих свои бизнес-процессы в виде графических моделей, что не позволяет получить общее представление о всех бизнес-процессах предприятия. Это простой гибкий инструмент, не требующий от пользователя никаких специальных знаний, его дополнительные компоненты позволяют разрабатывать бизнес-процессы в масштабах всей компании, а также настраивать программу к индивидуальным требованиям.

Кроме того, семейство программных продуктов ARIS представлено такими модулями: Toolset, Server, Easy Design, Web Designer, ARIS BSC (для стратегического управления компанией), ARIS ABC, ARIS Simulation, ARIS Web Publisher. Методика ARIS ABC направлена на осуществление стратегического управления предприятием, но ввиду своей сложности не рекомендуется к использованию для осуществления управления затратами ЖКП.

Информационная модель описывает потоки информации в функциональной и организационной моделях, т.е. между функциональными подсистемами, связями и структурой подразделений предприятия. К наиболее известным традиционным средствам построения моделей сложных систем относится методология SADT (Structured Analysys Design Technique) [8].

Методика моделирования SADT представляет собой совокупность методов, правил и процедур, предназначенных для построения функциональной модели объекта какой-либо предметной области. Под методикой моделирования понимается метод моделирования, нотация моделирования и программное средство. Функциональная модель SADT отображает функциональную структуру объекта, т.е. производимые им действия и связи между этими действиями. Методика SADT предусматривает исключение влияния организационной структуры предприятия на функциональную модель.

SADT включает как концептуальный подход к построению моделей систем, так и набор правил и графических обозначений для их описания. Для решения специфических задач могут применяться специальные методологии для построения информационных моделей. Так, например, при необходимости детального описания потоков информации применяются модели IDEFIX, а для построения динамических моделей, отражающих причино-следственные связи между объектами системы, рекомендуется использовать модели IDEF/CPN.

Важной особенностью методики SADT является постепенное увеличение уровней детализации по мере создания диаграмм. Каждый компонент модели может быть декомпозирован на другой диаграмме. Методика SADT предоставляет 3 метода моделирования: IDEF0 (Integration Definition for Function Modeling), IDEF3 и DFD. Каждый подход имеет свои преимущества и недостатки. Так, методология IDEF направлена на анализ и моделирование бизнес-процессов. Её преимуществом является возможность использования статических моделей IDEF0 для анализа и моделирования бизнес-процессов.

В настоящее время существует множество инструментов для построения SADT - диаграмм, которые можно разделить на две категории: универсальные инструменты для построения диаграмм и инструменты, ориентированные только на построение SADT-диаграмм. Первая категория инструментов (в неё входят такие инструменты, как Microsoft Visio, и продукт, распространяемый по GPL лицензии, Dia) позволяет создавать разнообразные диаграммы из большого набора различных примитивов. Универсальность этих инструментов делает их малопригодными для моделирования, поэтому они редко используются аналитиками для разработки программного обеспечения. Ко второй категории относятся инструменты, специально разработанные для создания SADT-диаграмм, такие как BPWin (AllFusion Process Modeler) и AI0WIN. Эти продукты широко используются для моделирования функциональных требований к системе, однако их архитектура не позволяет использовать эти инструменты для расширения существующей нотации [9].

В качестве основного достоинства статических моделей выделяется высокая описательная способность, возможность функционально-стоимостного анализа и общепринятость использования в качестве международных стандартов (IDEF0) [10].

Динамические модели моделирования имеют определенные преимущества, но их применение зачастую связано с дополнительно возникающими затратами.

Использование методологии IDEF0 позволяет повысить качество и глубину проработки, систематизировать информацию, уменьшить число ошибок, улучшить проектную документацию и т.д. IDEF0 является наиболее удобным языком моделирования бизнес - процессов. В нотации IDEF0 система представляется как совокупность взаимодействующих работ или функций. При этом функции системы анализируются независимо от объектов, что позволяет более четко смоделировать взаимодействие процессов организации. Наиболее часто применяется методология IDEF0 в том случае, если особенно важным является описание систем с точки зрения выполняемых функций. Данная методология считается наиболее приемлемой для построения информационных моделей управления затратами предприятий ЖКХ, так как является низкозатратной, способна предоставить наглядную картину и обеспечить взаимосвязь всех процессов, функций, информационных потоков, инструментальных средств и структурных подразделений предприятия. Учитывая многообразие преимуществ методологии функционального моделирования IDEF0, связанных с простотой и наглядностью, незначительными финансовыми затратами на внедрение, в работе предлагаются модели информационного обеспечения реализации механизма управления затратами предприятий ЖКХ, а в качестве программного обеспечения отдаётся предпочтение именно методологии IDEF0.

На заключительном этапе управления затратами ЖКП согласовывается и корректируется генеральный бюджет. При этом используется информация для составления систем специального, финансового и операционного бюджетов. Составление генерального бюджета осуществляется на основе имеющегося кредитного плана, бюджетов затрат, продаж и капитальных вложений на основе метода бюджетирования.

Таким образом, бюджетирование занимает центральное место в системе управления затратами ЖКП и осуществляет информационное обеспечение принятия решений в целях оптимального использования имеющихся возможностей, объективной оценки сильных и слабых сторон предприятия.

Постановка системы бюджетирования является неполной без создания на предприятии формализованной совокупности стандартов, регламентирующих бюджетный процесс на предприятии. Для повышения эффективности системы управления затратами ЖКП необходима также разработка проектов следующих положений по бюджетированию:

1. Положение о финансовой структуре (определяет взаимосвязь между организационной структурой, видами деятельности и финансовой структурой).

2. Положение о бюджетной структуре (включает в себя разработанную систему бюджетных форм и показателей).

3. Положение об управленческой учетной политике (определяет порядок ведения управленческого учета на предприятии, в частности методику учета и распределения затрат).

4. Положение о планировании (описывает порядок формирования, утверждения и контроля за исполнением бюджетов).

5. Положение о финансово-экономическом анализе (определяет основные критерии, по которым будет оцениваться деятельность подразделений и предприятия в целом).

Разработка положений предполагает, что если в процессе работы пользователей с системой необходимо внести определенные изменения (появятся новые показатели бюджетов, новые формы бюджетов, возможны изменения в методике планирования и показателях финансово-экономического анализа и т.п.), то любые изменения должны быть документально зафиксированы и утверждены ответственными лицами.

В качестве инструкций для конечных пользователей программ должны быть созданы подробные регламенты по планированию и загрузке фактических данных из АРМов. Обучение конечных пользователей и обсуждение с руководством предприятия достигнутых результатов периодически следует проводить на семинарах и совещаниях.

Для составления бюджетных планов используются следующие информационные источники: данные бухгалтерской отчетности (формы № 1, 2, 4,5) и выполнения финансовых планов за предшествующий период; договоры, заключаемые с потребителями продукции и поставщиками материальных ресурсов; прогнозные расчеты продаж продукции или планы сбыта, исходя из заказов, прогнозы спроса, уровень цен и другие условия рыночной конъюнктуры. На основе показателей сбыта рассчитывается объем реализации услуг, затраты, прибыль, рентабельность и иные показатели; определяютс экономические нормативы, утверждаемые законодательными актами; разрабатывается учетная политика.

Всю информацию, используемую в процессе бюджетирования, можно сгруппировать в пять крупных блоков: сведения регулятивно-правового характера, сведения нормативносправочного характера, данные системы бухгалтерского и управленческого учета, статистические данные и несистемные данные.

Первый блок включает в себя законы, постановления, указы, то есть документы, определяющие, прежде всего, правовую основу деятельности организации. Документы регулятивно-правового характера нередко определяют состав других информационных источников, а некоторые из регулятивов содержат данные, существенные для разработки бюджетов. Документы этого блока можно условно разбить на три группы: регулятивы общеправового характера, бухгалтерское законодательство, прочие регулятивы (например, требования налогового законодательства, законодательство в отношении финансовых институтов, рынка ценных бумаг и др.). Информацию этого блока необходимо принимать в расчет прежде всего потому, что представленные в нем документы носят обязательный для исполнения характер; кроме того, никакие хозяйственные операции не могут надлежащим образом реализовываться без адекватного понимания условий и требований действующего правового пространства.

Во второй блок входят нормативные документы государственных органов, международных организаций и различных институтов, содержащие требования, рекомендации и количественные нормативы. Сюда же следует отнести систему норм и нормативов, разработанную в организации.

В третьем блоке обособлены данные системы бухгалтерского учета как систематизированного информационного ресурса, а также данные управленческого учета. Этот информационный блок особенно важен для процесса бюджетирования, поскольку именно данные, зарегистрированные системой бухгалтерского и управленческого учета, необходимы для обеспечения процесса составления, контроля и анализа генерального бюджета.

Четвертый блок включает централизованно формируемые статистические данные. Сюда можно отнести регулярно публикуемую официальную статистику, имеющую общеэкономическую направленность (индексы цен, динамика общеэкономических показателей в различных разрезах и др.), и финансовую статистику (динамика процентных ставок, данные о рыночных индексах, курсах валют и т.п.).

В пятом блоке представлены информационные ресурсы, условно названные несистемными: они жестко не систематизированы по составу, структуре, обновляемости и т.п. и не относятся к обязательным, то есть формирование этого ресурса и его использование является исключительно компетенцией самого предприятия. Основные элементы блока - внутренние оперативные данные и прочие сведения из внешних источников. Внутренние оперативные данные представляют собой сведения, циркулирующие между подразделениями. К прочим сведениям из внешних источников относятся публикации в различных средствах массовой информации, неофициальные данные, информация, почерпнутая в ходе личных контактов.

Командными центрами системы управления затратами ЖКП являются системы управления капитальными вложениями, прибылью и дебиторской задолженностью, которые взаимоувязаны информационными потоками. Функции данных систем реализуются сотрудниками планово-экономического отдела, бухгалтерии, отдела организации труда и заработной платы, отдела реализации услуг.

Эффективность применения информационного обеспечения системы управления затратами ЖКП будет проявляться в повышении гибкости управления, увеличении степени охвата анализируемых объектов управления, изменении содержания труда, снижении рисков возникновения конфликтных ситуаций и уменьшении ошибок в управлении.

Список использованных источников