Проблеми і перспективи впровадження інформаційних технологій в установах, що фінансуються з бюджету

Вибір інформаційної технології для бюджетної установи є відповідальною справою. По-перше, така система встановлюється на тривалий термін, по-друге, від її впровадження очікується економічний ефект, вона повинна відповідати вимогам установи та враховувати специфіку її діяльності, по-третє, вартість сучасних інформаційних технологій не мала. Тому, помилка при їх виборі може дорого коштувати бюджетній організації.

При впровадженні спеціалізованого програмного забезпечення в бюджетних організаціях виникає ряд проблем, які можна об'єднати у наступні групи:

I. Проблеми типовості функціональних можливостей програмних продуктів і неврахування ними особливостей галузі.

II. Проблеми, викликані суб'єктивними факторами.

III. Проблеми, викликані об'єктивними факторами.

Інформаційна технологія, призначена для використання бюджетною установою, повинна відповідати наступним основним вимогам:

1. Забезпечувати збереження нормативно-довідкової інформації та можливості її коригування у залежності від змін нормативної бази.

2. Дозволяти формувати первинні документи, що підтверджують факти господарської діяльності установи.

3. Забезпечувати автоматизацію бухгалтерського обліку всіх господарських операції установи.

4. Автоматизувати облік операцій у розрізі кодів бюджетної класифікації видатків.

5. Формувати облікові регістри та звітність бюджетної установи за результатами зареєстрованих господарських операцій.

6. Забезпечувати можливість одночасної роботи всіх працівників установи, які згідно своїх функціональних обов'язків повинні працювати з автоматизованою системою.

7. Здійснювати реєстрацію користувачів інформаційної технології та призначати їм права доступу до бази даних.

8. Забезпечувати захист економічної інформації бюджетної установи.

9. Дозволяти проводити налагодження принципів автоматизованої обробки економічної інформації в залежності від потреб бюджетної організації.

10. Автоматизувати отримання вихідних даних для проведення перевірок контролюючими органами.

11. Сумісність з іншими програмними продуктами, які використовуються бюджетною установою.

Слід зауважити, що в залежності від галузі народного господарства, до якої відноситься діяльність бюджетної організації, установи можуть висувати специфічні вимоги до програмного забезпечення. Наприклад, функціональні можливості програмних продуктів для навчальних закладів відрізняються від систем автоматизації діяльності організацій водного господарства. Отже, інформаційні технології, що пропонуються для впровадження у бюджетних організаціях, повинні враховувати не тільки особливості законодавства для бюджетної сфери, а й галузеві. Ця проблема може вирішуватись шляхом розробки:

1) типових програмних продуктів, які можуть доукомплектовуватись різними функціональними можливостями в залежності від галузей діяльності бюджетних установ;

2) окремих програмних продуктів для бюджетних організацій різних галузей народного господарства;

3) систем, які можуть налагоджуватись відповідно до вимог організацій.

Розробники інформаційних технологій для бюджетних організацій обирають певний шлях розвитку автоматизованої системи. Так, наприклад, система „Парус-Бюджет” корпорації „Парус” окрім базових функцій може мати різні комплектації, які визначають функціональні можливості програми. Базовий комплект програми представляє мінімальний функціональний набір і дозволяє:

- реєструвати платіжні та господарські документи;

- вести облік матеріальних цінностей, основних засобів і нематеріальних активів грошових коштів та операцій з ними;

- вести облік взаємних розрахунків з дебіторами, кредиторами;

- вести облік виконання кошторису видатків в розрізі касових і фактичних видатків установи;

- отримувати звітність.

Додаткові комплектації можуть забезпечувати:

- облік операцій в іноземних валютах;

- розширений аналітичний облік за рахунок розширення окремих балансових рахунків аналітичними ознаками до третього порядку;

- облік в централізованих бухгалтеріях;

- автоматизація процес управління реалізацією товарів і послуг;

- використання системи у локальній обчислювальній мережі;

- сполучення з програмами, що працюють за принципом "клієнт-банк";

- облік на виробничих підприємствах з можливістю ведення замовлень і кошторисів витрат;

- задоволення специфічних потреб підприємств громадського харчування;

- задоволення специфічних потреб страхових організацій;

- задоволення специфічних потреб підприємств готельного (санаторно-курортного) типу;

- можливість зв'язку з товарно-складським устаткуванням, електронними касовими апаратами.

- автоматизацію кадрового обліку та нарахування заробітної плати.

Слід відмітити, що корпорація „Парус” пропонує для використання установами, що фінансуються з бюджету, спеціалізовані програмні продукти, які враховують особливості автоматизованої обробки інформації в залежності від галузі діяльності організації. Наприклад, для закладів охорони здоров'я призначена система „Парус-Лікарський заклад”, для централізованих бухгалтерій бюджетних установ - програма „Парус-Консолідація”, для автоматизації обліку проведення процедур закупівлі товарів, робіт, послуг і документообігу тендерних комітетів, установами, що здійснюють придбання товарів і послуг за державні кошти пропонується система „Парус - Тендери”. Крім цього, для бюджетних організацій незалежно від галузі їх діяльності розроблені система для автоматизації кадрового обліку „Парус - Персонал”, та програма розрахунку заробітної плати „Парус - Зарплата”.

Інший шлях при розробці інформаційних технологій використовують українські представники фірми „1С”. Програми, що пропонуються для впровадження в бюджетних установах, розробляються на базі системи „1С: Підприємство” з типовою конфігурацією „Бухгалтерія для бюджетних установ”, яка дозволяє автоматизувати бухгалтерський облік організацій, що фінансуються з бюджету, і забезпечує:

- підтримку стандартної методологія обліку у бюджетній сфері;

- комплекс готових рішень основних завдань автоматизації обліку;

- єдиний взаємопов'язаний процес обробки документів всіх об'єктів обліку в одній інформаційній базі;

- використання державних класифікаторів;

- обмін даними з казначейськими системами та типу «Клієнт-Банк»;

- завантаження даних з інших програм;

- формування звітності в електронному вигляді тощо;

Такі інформаційні технології представляють собою типові рішення завдань автоматизації та можуть, в разі потреби, налагоджуватись розробниками відповідно до вимог конкретної установи.

Суттєвий вплив на якість впровадження програмних продуктів у бюджетних організаціях чинять суб'єктивні фактори. Представники різних професійних груп по-різному розуміють задачі впровадження та функціонування обліково-економічного програмного забезпечення [6]. Методика автоматизованої обробки економічної інформації, яка впроваджена в інформаційній технології, може відрізнятись від принципів реєстрації фактів господарської діяльності вручну. При цьому нездатність або небажання працівників бухгалтерії бюджетної установи використовувати методи інформаційної системи є однією з основних проблем впровадження спеціалізованого програмного забезпечення. Поряд з цим до суб'єктивних факторів при впровадженні програмного забезпечення в організаціях, що фінансуються з бюджету, можна віднести проблему кадрового забезпечення. Користувач інформаційної системи має бути фахівцем високої кваліфікації у галузі обробки економічної інформації та мати належні знання і навички роботи з комп'ютерною технікою та програмним забезпеченням. Вирішення названих проблем може здійснюватись шляхом організації семінарів, тренінгів, курсів підвищення кваліфікації тощо для провідних фахівців бюджетних установ із залученням розробників інформаційних технологій.

Впровадження програмного забезпечення в організаціях, що фінансуються з бюджету, пов'язане з проблемами об'єктивного характеру. Основними з яких є:

- недостатність фінансування придбання комп'ютерної техніки, інформаційних технологій та іншого програмного забезпечення;

- необхідність впровадження такої інформаційної системи, яка використовується у вищестоящій установі;

- необхідність проведення тендерів на закупівлі.

Для вирішення проблеми недостатності фінансування розробниками економічного програмного забезпечення пропонуються інформаційні системи модульного типу, тобто такі що складаються з окремих незалежно працюючих програм - модулів. Використання таких технологій передбачає можливість їх поетапного впровадження та фінансування.

Необхідність впровадження бюджетною організацією інформаційної технології, яка використовується вищестоящою установою, обумовлюється можливістю електронного обміну економічних даних між підпорядкованою та головною організаціями. Поряд з цим, якщо фірма-розробник такого програмного забезпечення територіально віддалена від розташування бюджетної установи, то виникає проблема відсутності оперативного реагування розробника на виробничі ситуації при впровадженні та експлуатації інформаційної системи. Вирішення такої проблеми може здійснюватись шляхом відкриття представництв розробників інформаційних технологій у регіонах, де використовуються їх програмні продукти.

Однією з проблем впровадження інформаційних технологій у бюджетній сфері є необхідність проведення тендерів на закупівлі, які пов'язані з оформленням значної кількості документів, пошуком та узагальненням великого обсягу інформації. Вирішення цих задач полягає в розробці систем автоматизації процесів проведення тендерів, які б дозволяли:

- вести облік планових закупівель і формувати річний план;

- планувати проведення торгів з обліком раніше запланованих закупівель;

- відображати основні параметри тендерів;

- вести облік позицій закупівель з відображенням їх специфікацій;

- здійснювати швидкий пошук і вибір позицій закупівель;

- вести облік параметрів оголошення тендера й розміщення оголошень;

- вести реєстр учасників тендерів з реєстрацією їх цінових пропозицій;

- відображати результати проведення торгів;

- здійснювати персоналізовану поштове або електронне розсилання інформації учасникам торгів;

- вести реєстр договорів і відслідковувати їхній стан;

- зберігати електронні форми договорів тощо.

Програмне забезпечення з такими функціями розроблено корпорацією „Парус” і призначено для автоматизації обліку закупівель, що здійснюються за бюджетні кошти. Система „Парус-Тендери” пропонується для автоматизації документообігу тендерних комітетів установ, що здійснюють придбання товарів і послуг за бюджетні кошти.

Система дозволяє створити єдиний інформаційний простір для реєстрів товарів і послуг, що закуповуються, та постачальників. Програма передбачає надання через мережу Інтернет кампаніям-виробникам повної інформації про оголошені тендери: дані про лоти, обсяги закупівель, учасників-конкурентів тощо. Інформаційна технологія може забезпечувати ведення архіву тендерів і аналітичної інформації з них.

Таким чином, висвітлення проблем організації і методики обробки облікової інформації бюджетними установами в умовах функціонування інформаційної технології актуально, оскільки стосується організацій, які впроваджують спеціалізоване програмне забезпечення для автоматизації господарської діяльності. У статті досліджені проблеми впровадження інформаційних технологій у бюджетних установах, дана їх класифікація, згідно якої вони можуть бути поділені на групи:

Література