Методические основы определения соответствия внутренней среды предприятия внешним условиям хозяйствования

1

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Методические основы определения соответствия внутренней среды предприятия внешним условиям хозяйствования

Будник М.Н. (ХГЭУ)

Адаптация предприятий Украины к рыночным условиям хозяйствования представляет собой сложный многоаспектный процесс, основными направлениями которого являются:

технологическое обновление, модернизация производства;

изменение структуры собственности на предприятиях, создание и совершенствование механизмов регулирования корпоративных отношений;

перестройка системы внешних хозяйственных связей;

преобразование организационных структур управления и способов организации хозяйствования.

Для реализации этих направлений на предприятиях проводится комплекс организационно-экономических мер. Однако их осуществление редко имеет комплексный характер, что приводит к затруднениям в процессе адаптации.

Определение основных направлений адаптации предприятия к рыночным условиям позволяет выделить области и сферы деятельности, которые имеют наибольшее значение для успешного приспособления к рыночным условиям. Но установление этих направлений мало способствует разработке конкретных механизмов, способов и сроков проведения внутренних изменений. Кроме того, следует учитывать возможности взаимного влияния разных аспектов адаптации предприятия, которые могут потребовать корректировки стратегий и планов.

Дополнительные трудности при адаптации связаны с изменчивостью и противоречивостью требований внешней среды в современных условиях. В целом процесс приспособления предприятия к переменам окружения подчиняется следующим закономерностям:

точное прогнозирование событий, которые повлияют на работу предприятия в более или менее отдаленном будущем, невозможно;

предприятие стремится не пассивно приспособиться, а воздействовать на внешнюю среду для снижения неопределенности; при повышении неопределенности внешней среды возрастает значение адаптивных внутриорганизационных механизмов контроля и обеспечения обратных связей;

внутренняя среда предприятия неоднородна по своим адаптивным свойствам, а способность ее элементов к приспособлению прямо зависит от выполняемых функций, числа и сложности контактов с внешней средой;

для факторов внешней среды предприятия степень неопределенности, частота, интенсивность и направление изменений отличаются, поэтому во внутренней среде предприятия используются разные способы и формы приспособления;

противоречивые перемены окружения предприятия требуют проведения разнонаправленных внутренних преобразований, согласованность которых достигается при разработке и реализации долгосрочных стратегий. Однако в практике хозяйствования большее значение придается краткосрочным реакциям на перемены, а не детализации долгосрочных стратегий.

Таким образом, изменения внешней среды различаются по признакам направленности, интенсивности, предсказуемости, времени влияния. Внутренняя среда предприятия тоже неоднородна, ее элементы по-разному реагируют на перемены окружения. Основным критерием дифференциации внутренней среды является устойчивость, то есть способность элементов внутренней среды и связей между ними сохранять стабильность (неизменность состава и структуры) под влиянием внешних сил. Мера устойчивости связана сo степенью интенсивности и направленностью воздействия, при котором не возникает необходимость в проведении внутренних преобразований и поддерживается определенный уровень внутренней эффективности (для сохранения и развития адаптивных свойств).

Прогнозирование влияния изменений окружения на внутреннюю среду предприятия и проектирования способов адаптации к ним требуют разработки соответствующего методического обеспечения для оценки соответствия внутренней среды предприятия внешним условиям хозяйствования.

Разработанная методика, по нашему мнению, позволяет решить эту задачу и включает в себя 5 основных этапов:

постановка задачи;

анализ внутренней среды предприятия;

анализ внешних условий хозяйствования;

определение соответствия внутренней среды и окружения предприятия;

определение необходимых внутриорганизационных изменений, регулирование по обратной связи (рис. 1).

Целями анализа соответствия внутренней среды предприятия внешним условиям хозяйствования могут быть:

оценка эффективности организации производства и управления;

прогнозирование влияния изменений внешних условий хозяйствования на состояние внутренней среды предприятия;

обоснование и проектирование механизмов адаптации внутренней среды предприятия к изменениям условий хозяйствования;

совершенствование организационной структуры управления предприятием;

оптимизация рисков предприятия в процессе хозяйствования.

От выбора цели зависит объем и подробность исходной информации, степень детализации исследований на отдельных этапах анализа, задание допустимой точности результатов.

Решение поставленной задачи требует проведения параллельного анализа внутренней среды предприятия и внешней среды хозяйствования. Оба процесса связаны с дифференциацией исследуемого явления, определением свойств составляющих его элементов, синтезом на основе этих свойств общих характеристик объекта.

К элементам внутренней среды предприятия как сложной открытой социальной системы могут быть отнесены отдельные личности, формальные и неформальные рабочие группы, организации, подразделения. В состав предприятия входят также подсистемы, созданные для выполнения специальных функций: производственной, сбытовой, информационной, управленческой. Дифференциация внутренней среды предприятия в каждом конкретном случае производится в соответствии c целями и задачами исследования. Можно выделить также общие критерии выделения элементов внутренней среды:

релевантность (элементы внутренней среды должны оказывать заметное влияние на достижение результатов деятельности предприятия);

целенаправленность (элементы должны быть связаны с целым с помощью определенных отношений с общесистемными характеристиками, имеющими логичную и необходимую функциональную связь с выполнением задач всей системы);

взаимосвязь (элементы должны быть логично и необходимо функционально связаны друг с другом и с системой в целом);

иерархичность (крупные элементы должны быть способны объединять все более мелкие части, необходимые для объяснения поведения системы в целом);

объективность и оперативность (состав элементов и их отношения ними должны отражать современное поведение членов организации и текущее состояние связей, установленных между ними через подсистемы предприятия с внешней средой).

При анализе внутренней среды предприятия для оценки ее соответствия внешним условиям хозяйствования в качестве элементов внутренней среды автор рассматривает функциональные области деятельности. Функциональная область деятельности - совокупность членов организации (предприятия), деятельность которых связана с выполнением однородных функций и направлена на достижение сходных частных целей.

Необходимость выделения функциональных областей связана с характером влияния, которое оказывают внешние условия на внутреннюю среду предприятия. Для организации большее значение имеют не последствия изменений окружения для отдельных ее подразделений или членов, а воздействие внешней среды на способы и эффективность выполнения ими своих функций. Таким образом, успешная адаптация предприятия к переменам окружения связана в первую очередь с функциональной, а только затем - со структурной устойчивостью. Поэтому функциональные области деятельности соответствуют всем существенным требованиям к элементам внутренней среды предприятия, так как каждая из них:

оказывает решающее влияние на достижение конечных результатов работы предприятия;

связана с другими областями и с системой в целом определенными индивидуальными отношениями, характер которых оказывает значительное воздействие на выполнение общих задач;

может рассматриваться как иерархия элементов более низкого порядка;

является динамично развивающейся подсистемой предприятия, современное состояние которой может быть определено в любой момент времени с высокой степенью достоверности;

характеризуется различной степенью устойчивости к воздействиям внешней среды.

Наиболее распространенными на предприятиях являются следующие основные функциональные области: маркетинг; ресурсное обеспечение; подготовка производства; обслуживание производства; производство; сбор и обработка информации; организация; управление; нормирование и учет; планирование и контроль; сбыт; персонал; социальные отношения; корпоративные отношения. В зависимости от целей исследования, количества подразделений, занятых в функциональных областях, сложности и разнообразия связей между ними, элементы внутренней среды могут расчленяться или укрупняться. Способность функциональных областей деятельности к адаптации к изменениям внешней среды предприятия зависит от количества элементов, которые они объединяют, суммы и сложности связей между ними, характера и разнообразия возможных проблем и связанных с их преодолением управленческих решений. В совокупности эти факторы определяют выбор организационной структуры и механизмов координации, необходимых для обеспечения устойчивой работы предприятия. В табл. 1 представлены основные используемые в практике хозяйствования механизмы координации и условия их эффективного применения. Следует учитывать, что реализация первых трех механизмов характерна для централизованных, а прочих - для децентрализованных организационных структур. В целом, перечень используемых механизмов координации может быть расширен или сокращен. Таким образом, следующим этапом изучения внутренней среды предприятия является определение применяемых в выделенных функциональных областях деятельности механизмов координации.

Анализ проводится путем составления матрицы распределения структурных подразделений по функциональным областям деятельности с указанием преимущественно используемых при выполнении работ механизмов координации. Форма составления такой матрицы представлен в табл. 2.

Особенностью предлагаемой методики оценки соответствия внутренней среды предприятия внешним условиям хозяйствования является выделение для функциональных областей преимущественно используемых в них механизмов координации. Эта характеристика может определяться двумя способами:

по удельному весу определенного механизма координации в общем числе используемых в функциональной области механизмов;

расчетным (определяется с учетом влияния каждого подразделения на достижение конечных результатов функциональной области деятельности).

Таблица 1. Механизмы согласования действий подразделений предприятия при выполнении работ, которые требуют координации

Таблица 2. Форма распределения структурных подразделений предприятия по функциональным областям деятельности

Второй способ целесообразно применять при использовании в большом числе подразделений, занятых в функциональной области, большого разнообразия механизмов координации.

Однако только анализ механизмов координации, используемых во внутренней среде предприятия, еще не позволяет сделать обоснованные выводы относительно соответствия организационной структуры функциональным областям деятельности. Для этого необходимо дополнительно оценить характер связи между областями.

Выделяют следующие виды зависимости элементов внутренней среды:

общая (работы практически не связаны непосредственной кооперацией, но при их выполнении используются общие фонды финансовых, материально-технических и других ресурсов);

последовательная (существует между работами, при выполнении которых результаты предыдущих создают условия для выполнения последующих в условиях относительно стабильной номенклатуры и технологического порядка выполнения работ);

многосторонняя (состав и последовательность работ являются недостаточно определенными и уточняются в ходе их выполнения, а результаты и содержание каждого из последующих и предыдущих этапов работ находятся под взаимным влиянием, что приводит к возникновению разветвленных обратных связей в ходе их выполнения).

Результаты оценки связей функциональных областей и механизмов координации внутри них сводятся в матрицу связей. Строками и столбцами матрицы являются функциональные области деятельности. На пересечении одноименных строк и столбцов матрицы указывается преимущественно используемый в функциональной области механизм координации, а разноименных - тип зависимости областей. На основании матрицы связей (аналогично определению преобладающего механизма координации в функциональной области) устанавливается преобладающий тип связи функциональной области с другими элементами внутренней среды предприятия. Форма составления матрицы связей представлена в табл. 3.

Таблица 3. Форма заполнения матрицы зависимости функциональных областей предприятия (О - общая, П - последовательная, М - множественная зависимость)

Матрица связей используется для оценки соответствия организационной структуры функциональным областям деятельности внутренней среды. При анализе следует учитывать, что с точки зрения повышения общих адаптивных свойств предприятия при общей зависимости целесообразно использование механизмов координации К3, К4; при последовательной - К1, К2; при многосторонней - К5, К6. Сопоставление фактических характеристик функциональных областей позволяет оценить гибкость и рациональность организации производства и управления на предприятии, выявить основные направления повышения этих характеристик. Естественно, что для разработки и реализации внутриорганизационных изменений, необходимость которых была выявлена в процессе анализа внутренней среды, нужно подробное технико-экономическое обоснование. После его разработки следует возвратиться к первому этапу исследования внутренней среды предприятия.

Таким образом, результатами анализа внутренней среды предприятия являются определение функциональных областей деятельности, характера связей между ними, применяемых механизмов координации. Эти характеристики внутренней среды используются в дальнейшем для анализа соответствия внешним условиям хозяйствования.

Несмотря на качественный характер оценок, приблизительность результатов, анализ внутренней среды - это достаточно четко структурированный процесс, в ходе которого нетрудно применить формальные критерии. Анализ внешней среды представляет собой гораздо труднее формализуемую задачу, в особенности когда оценивается так называемая система РЕST (policy, есonomy, society, technology) - политика, экономика, социальная сфера, технология.

Анализ окружения предприятия начинается с оценки исходного состояния внешней среды. Цель данного этапа состоит в определении релевантных границ внешней среды и ее основных текущих характеристик. Для этого осуществляется подробный анализ хозяйственной деятельности предприятия, оценка рыночной и отраслевой ситуации, выделяются ключевые факторы конкурентоспособности продукции и предприятия в целом, исследуются смежные рынки и т.д. Результатом обследования является позиционирование предприятия в одной из ячеек матрицы общей оценки изменчивости внешней среды (табл. 4). От оценки изменчивости окружения предприятия зависит выбор последующих действий, необходимых при анализе внешней среды.

Таблица 4. Матрица общей оценки изменчивости внешней среды предприятия

Для предприятия, действующего в стабильных условиях, дальнейшее изучение внешней среды представляется нецелесообразным, для приспособления к рыночным условиям достаточно применения инструментов маркетинга. Существование в ситуации стабильности с высоким уровнем неопределенности повышает значение разного рода прогнозов и сценариев будущего развития, а не текущего мониторинга внешней среды. Для приспособления к условиям однообразных быстрых перемен важно правильно определить изменчивый фактор внешней среды и отслеживать последовательность его трансформаций. Разнообразные быстрые изменения требуют проведения обоснованной дифференциации окружения, выделения ее основных факторов, их свойств и характеристик, возможностей и последствий влияния на внутреннюю среду предприятия.

Внешнюю среду предприятия обычно разделяют на силы прямого и косвенного воздействия. Силы прямого воздействия - факторы, которые непосредственно и немедленно влияют на деятельность предприятия и испытывают на себе такое же влияние с его стороны (поставщики, потребители, конкуренты, посредники, группы интересов (контактные аудитории), государственное регулирование экономики). Силы косвенного воздействия - факторы, которые могут не оказывать прямого немедленного влияния на предприятие, но сказываются на его деятельности с течением времени (макроэкономические, социально-культурные, политические, природные, научно-технические, демографические).

Однако в условиях разнообразных быстрых перемен cила и период влияния факторов прямого и косвенного действия уравниваются, в результате чего данное разделение постепенно утрачивает свою роль. Большее значение приобретает дифференциация внешней среды по свойствам ее факторов. В случае, когда факторы внешней среды не могут быть выделены на основании оценки ее исходного состояния, факторы прямого и косвенного действия следует рассматривать только как базовые. Последующее уточнение состава факторов проводится на основе анализа их свойств. Ключевыми характеристиками факторов внешней среды являются:

релевантность (сила воздействия, которое оказывает изменение фактора на состояние других факторов и внешней среды предприятия);

динамичность (скорость изменений фактора);

сложность (число переменных, которые входят в состав фактора и разнообразие их связей);

неопределенность (объем информации о факторе внешней среды и ее достоверность).

Оценка свойств факторов внешней среды проводится путем формирования таблицы свойств. Каждое из свойств оценивается в таблице по трехуровневой шкале (высокий, средний, низкий). Анализ свойств позволяет выделить факторы, которые оказывают существенное постоянное влияние на внутреннюю среду предприятия и в силу этого требуют постоянного контроля за своим состоянием. К ним следует относить факторы, обладающие следующими характеристиками:

оценка состояния всех свойств фактора на уровне не ниже среднего;

наличие хотя бы для двух свойств фактора высокой оценки состояния;

наличие у фактора высокого уровня оценки для релевантности.

Факторы, характеризующиеся высоким уровнем сложности, в дальнейшем при формировании системы мониторинга внешней среды могут быть расчленены на отдельные составляющие.

Форма составления таблицы свойств представлена в табл. 5.

Таблица 5. Форма проведения анализа свойств факторов внешней среды предприятия

Прогнозы развития окружения предприятия на основании выявленных свойств факторов внешней среды позволяют обоснованно оценить возможные изменения их влиятельности. В случае необходимости (например, при стратегическом планировании) целесообразно составлять два вида прогнозов - инерционные и нормативные. Инерционный прогноз исходит из существующих тенденций развития внешней среды, нормативный - состоит в моделировании возможностей появления новых, не проявившихся ранее явлений. Инерционные прогнозы могут быть оформлены в виде долгосрочных планов, а нормативные - сценариев развития. В случае, если прогнозы предполагают значительное изменение окружения предприятия, следует возвратиться к процедуре выделения ее элементов.

Результатом анализа внешней среды является прогноз ее развития. В нем указываются состав и свойства факторов внешней среды и определяются направления их изменений.

Следующим этапом оценки соответствия внутренней среды предприятия внешним условиям хозяйствования является сопоставление их свойств, установленных в процессе анализа. Сопоставление производится при помощи трехмерной матрицы взаимодействия, на гранях которого указывается три возможных уровня основных характеристик этого процесса, каждому из которых присваивается соответствующая литера (по возрастанию значения):

частоты контактов (A,B,C);

интенсивность воздействия (D,E,F);

разнообразие воздействия (K,L,M) (рис. 2).

Ячейки матрицы составляют три основных области, отражающих возможные особенности взаимодействия внутренней среды предприятия и внешних условий хозяйствования:

область редкого малоинтенсивного однородного воздействия - область X (включает ячейки ADK, ADL, AEK, AEL, ADM, BDK, BDL, BEK, CDK);

область частого интенсивного неоднородного воздействия - область Y (включает ячейки AFL, AFK, AEM, BDM, BEM, BFK, BFL, CEL, CEK, CDL);

область постоянного мощного разнообразного воздействия - область Z (включает ячейки AFM, BFM, BEL, CDM, CEM, CFK, CFL, CFM).

Сопоставление свойств внутренней среды предприятия со внешними условиями хозяйствования осуществляется в таблице соответствия. В ее строки заносятся функциональные области деятельности, в столбцы - факторы внешней среды. В ячейках, образованных на пересечении функциональных областей и факторов окружения, в правом верхнем углу указывается характер взаимодействия (код ячейки и область по матрице взаимодействия), в левом нижнем углу - преимущественно используемые в функциональной области механизмы координации и существующие зависимости. Оценка соответствия производится по таблице рекомендаций (табл. 6).

Таблица 6. Соответствие механизмов координации и типов зависимости функциональных областей характеру взаимодействия с внешней средой

Ячейки таблицы соответствия, в которых фактические данные не совпадают с рекомендуемыми соотношениями, помечаются фоном. Несоответствие фактического положения рекомендуемым соотношениям указывает на функциональные области, которые не обладают адаптивными характеристиками, достаточными для успешного приспособления к внешним изменениям. Форма составления таблицы соответствия приведена в табл. 7.

Таблица 7. Таблица соответствия функциональных областей деятельности предприятия внешним условиям хозяйствования

Результаты оценки соответствия внутренней среды предприятия внешним условиям хозяйствования позволяют составить прогноз влияния внешних изменений. Для этого выделяются наиболее вероятные перемены окружения, определяются функциональные области, в наибольшей степени подверженные этому влиянию, моделируются возможные методы приспособления.

По результатам анализа разрабатываются необходимые внутриорганизационные изменения и проектируются способы адаптации предприятия.

адаптация рыночный окружение корпоративный

Размещено на Allbest.ru