Размещено на http://www.allbest.ru/

Экономический анализ вариантов модернизации ИТ-инфраструктуры организации

В условиях кризиса проблемы эффективного инвестирования приобретают все большее значение. У многих компаний произошло сокращение объемов свободных денежных средств, именно по этой причине проблема управления ограниченными финансовыми ресурсами сейчас встала еще более остро.

Несомненно, для того чтобы эффективно маневрировать в таких условиях, необходимо учитывать специфику конкретной организации, ее отраслевые особенности. Однако на практике зачастую возникает проблема: финансовый директор (в силу неполного представления технической части инвестиционного проекта) самостоятельно не может принять оптимальное решение, связанное с технологическими особенностями конкретного бизнес-процесса. С другой стороны, и узкий технический специалист, в силу недостаточной квалификации в области экономического анализа инвестиционных проектов, нуждается в помощи по вопросам корректного применения методик экономического анализа.

Не стала исключением ИТ-индустрия. К сожалению, положение дел таково, что даже такие авторитетные источники как iteam.ru (сайт крупной консалтинговой компании ITeam) типичное положение вещей в российской ИТ-индустрии описывают следующим образом [1]: «…технологу обычно трудно следить за внешними факторами, влияющими на развитие организации, такими как изменения законодательства, конкуренция, конъюнктура рынка и т.д. Между тем, именно они создают бизнес-потребности компании, которые, в свою очередь, и определяют задачи информационных систем. То же относится и к отраслевой специфике: хороший программист или системный администратор совершенно не обязан разбираться в тонкостях управления торговым, металлургическим или деревообрабатывающим производством, его дело - серверы, хабы, сокеты и протоколы. Опять же, технику порой довольно сложно составить такую элементарную вещь, как экономическое обоснование для нового ИТ-проекта. А ведь без него ни одно нормальное руководство не выделит деньги даже на самую расчудесную электронную систему». Таким образом, как само собой разумеющееся, приводится утверждение, что хороший системный администратор не должен разбираться в тонкостях управления конкретным предприятием. Приведенная цитата еще раз свидетельствует о том, что нередко в практике работы российских предприятий и организаций существует разрыв между высшим менеджментом и техническими службами, между пониманием экономической сущности бизнес-процессов организации и знанием способов их технической поддержки.

С повышением степени интегрированности ИТ в бизнес возрастает необходимость в том, чтобы в штате крупной компании был такой специалист, который был бы способен эффективно и оперативно решать вопросы внедрения новых решений в ИТ-инфраструктуру¹. Нередко высшие технические специалисты крупных компаний проходят дополнительный курс экономического образования, а ведущие экономисты - технического.

Для устранения указанного выше разрыва появилась должность CIO (Chief Informational Officer, директор по ИТ). Именно CIO выступает связующим звеном между финансовым директором и системным администратором, так как он способен с каждым говорить на «его» языке. «ИТ-директор, или CIO, должен иметь ясное видение информационной инфраструктуры компании, а также разбираться в бизнесе на уровне высшего руководства» [2]. Именно директор по ИТ должен «чувствовать» возможности повышения эффективности работы организации, которое может принести экономически обоснованное применение информационных технологий. С другой стороны, он должен уметь корректно определить экономические показатели от внедрения и модернизации информационных систем.

Для расчета этих показателей существует множество методик: ROI, NPV, IRR, Payback и т.д. Одной из таких методик является TCO (Total Cost of Ownership) [3] - совокупная стоимость владения. Особенность данной методики состоит в том, что она предназначена для определения затрат на всех этапах жизненного цикла информационной системы (ИС). Также она учитывает ряд специфических затрат, характерных для ИТ-сектора.

Безусловно, методика расчета совокупной стоимости владения является общепризнанной и доказавшей свою эффективность на практике в течение многих лет. Однако в практику применения данной методики необходимо внести существенные коррективы. Если посмотреть на применяемую внутри методики TCO классификацию затрат, можно отметить, что в ней нет никакого упоминания о том, какие затраты являются обязательными для организации (без которых организация просто не сможет осуществлять свою уставную деятельность), а какие необходимо рассматривать как инвестиционные проекты, экономический анализ которых необходимо проводить с использованием показателя ROI (Return On Investment) - рентабельность инвестиций. Вместо этого зачастую все затраты на ИТ складываются «в одну кучу», и определяется общая для всей ИТ-инфраструктуры совокупная стоимость владения, которую затем стараются минимизировать.

Для того чтобы более эффективно управлять процессом модернизации ИТ-инфраструктуры, необходимо на первом этапе провести структурный анализ². Это является принципиальным условием разделения ИТ-инфраструктуры на функционально обособленные подсистемы.

К основным показателям иccлeдyeмыx cтpyктyp oтнocятcя [4]:

· множество выделенных элементов, отношений и связей;

· характеристики элeмeнтoв и cвязeй;

· обобщенные пoкaзaтeли cтpyктyp, xapaктepизyющиe иx влияниe нa эффeктивнocть cиcтeмы yпpaвлeния (чиcлo ypoвнeй yпpaвлeния, cтpyктypнaя ycтoйчивocть, экoнoмичecкиe зaтpaты нa пoддepжaниe тpeбyeмыx cтpyктypныx xapaктepиcтик и дp.).

Общaя пpoцeдypa cтpyктypнoгo aнaлизa включaeт cлeдyющиe ocнoвныe этaпы:

· дeкoмпoзиция cиcтeмы yпpaвлeния нa интepecyющиe иccлeдoвaтeля пoдcиcтeмы и элeмeнты, фopмиpoвaниe cтpyктyp и иx oпиcaниe;

· oпpeдeлeниe качественных и количественных характеристик (показателей) выделенных cтpyктyp (oцeнивaниe cтpyктyp);

· формирование критериев и оценка эффективности выделенных структур;

· пpинятиe peшeния o нeoбxoдимocти coвepшeнcтвoвaния cтpyктypныx хapaктepиcтик cиcтeмы yпpaвлeния.

Применительно к ИТ данный метод позволит выполнить функционально-структурное преобразование ИТ-инфраструктуры, которое является необходимым условием для учета специфики каждой из подсистем и, как следствие, для определения наиболее эффективных мероприятий по модернизации. Как правило, для каждой функционально обособленной группы задач существует специализированное решение, которое экономически более эффективно, чем универсальный вариант. Для поиска каждого такого решения необходимо применить итерационную процедуру, включающую в себя экономический анализ возможных вариантов технического решения и выбор наилучшего.

Сущность предлагаемого подхода отображает функциональная схема (рис. 1). Нередко ИТ-инфраструктура организации функционально представляет собой исторически сложившееся нагромождение задач и способов их решения. Как правило, большинство задач, независимо от их вида, решается на универсальных рабочих местах («офисных компьютерах»).

Первый этап. Для того чтобы более эффективно реорганизовать ИТ-инфраструктуру, необходимо, в качестве первого шага, провести структурный анализ, призванный разделить ее на функционально обособленные подсистемы (декомпозиция исходной системы). Каждой из выделенных подсистем в итоге будет соответствовать свой набор решаемых задач (каждый такой специализированный набор задач символически представлен на рис. 1 в виде различных геометрических фигур черного цвета: круга, квадрата, треугольника, ромба). Проведенное функционально-структурное преобразование создает необходимые предпосылки для поиска наиболее эффективных способов модернизации каждой из выделенных подсистем.

Второй этап. Требуется сформулировать критерии оптимизации для каждой из подсистем. Для этого, в первую очередь, необходимо выявить экономическую сущность бизнес-процессов, в которых задействована каждая подсистема. В одном случае таким критерием будет минимизация совокупной стоимости владения (например, для подсистемы, обеспечивающей решение задач копирования документов). В другом случае таким критерием будет обеспечение минимально возможного времени обслуживания клиентов - для увеличения объема продаж в ограниченном по площади торговом зале. В третьем случае таким критерием будет получение экономии фонда заработной платы за счет автоматизации рутинных операций и, как следствие, сокращения штатного состава соответствующего подразделения.

Далее, в соответствии с выявленными экономически обоснованными критериями, необходимо разработать оптимальную для каждой из подсистем стратегию модернизации. Важным условием является корректное определение методики экономического анализа, применяемого в данном случае как инструмент получения интегральных экономических показателей, используемых для сравнительной оценки возможных вариантов модернизации.

Третий этап. На заключительном этапе разработки стратегии модернизации ИТ-инфраструктуры необходимо определить совокупный экономический эффект с учетом ранее полученных показателей по каждой из подсистем.

Полученные в результате описанного выше экономического анализа показатели являются фактическим основанием для разработки среднесрочного плана развития ИТ-инфраструктуры организации. Данный план, с разнесением затрат по месяцам, становится затем одним из элементов общей системы финансового планирования организации.

ит инфраструктура подсистема модернизация

Рассмотрим пример применения предлагаемого подхода к модернизации ИТ-инфраструктуры высшего учебного заведения³ на примере Омской гуманитарной академии.

В рамках данной статьи приведем расчеты только для одной из выделенных в результате функционально-структурного преобразования подсистем - специализированного компьютерного класса, функциональный блок задач которого определен в следующем составе:

· проведение внутривузовского и федерального тестирования студентов,

· практические занятия, связанные с работой в Интернете,

· практические занятия, связанные с изучением пакета офисных приложений Open Office,

· практические занятия по учебным дисциплинам специальности «Прикладная информатика»,

· практические занятия по системам электронного документооборота,

· практические занятия по автоматизированным системам на платформе 1С v8.2 (с использованием Web-клиента).

С одной стороны, приведенный набор задач достаточно широк для того, чтобы такой компьютерный класс был постоянно задействован в учебном процессе (полностью загружен). С другой стороны, этот набор ограничен таким образом, чтобы появилась возможность технической реализации такого специализированного компьютерного класса не только в традиционном виде (11 персональных компьютеров с операционной системой Windows), но и в альтернативном варианте - 10 «тонких клиентов» (терминалов) плюс ведущий компьютер (host-система) с операционной системой Linux⁴.

Проведем сравнительный анализ вариантов реализации подсистемы «специализированный компьютерный класс» (табл. 1-8). В качестве критерия в данном случае применим величину совокупной стоимости владения. Так как мониторы, «мыши», клавиатуры и сетевое оборудование являются одинаковыми составляющими для обоих вариантов, расходы по их приобретению и обслуживанию не были включены в расчеты. Это сделано для того, чтобы получить более объективный результат сравнения вариантов реализации ИТ-подсистемы.

Таблица 1Стоимость электроэнергии для компьютерного класса на основе тонких клиентов

* Согласно производственному календарю на 2009 год.

** Приказ Региональной энергетической комиссии Омской области № 229/54 от 21 октября 2008 года «Об установлении тарифов на электрическую энергию, поставляемую ОАО «Омская энергосбытовая компания».

Таблица 5Стоимость программного обеспечения (ПО) для организации учебного компьютерного класса на одно рабочее место при использовании продукции Microsoft

Рассчитаем сумму затрат на ПО для обеспечения 11 компьютеров:

Для альтернативного варианта организации компьютерного класса (с использованием только свободного программного обеспечения) сумма затрат на приобретение ПО равна нулю.

Также, согласно методике TCO, необходимо рассчитать стоимость обслуживания и внедрения. Так как мы рассматриваем вуз, то целесообразно будет моментом начала проекта считать не начало календарного года, а начало учебного года. Стоимость трудозатрат внедрения можно не учитывать, так как оно будет проводиться без использования аутсорсинга силами штатных сотрудников (системных администраторов) в рамках их должностных обязанностей. Для обеспечения непрерывности учебного процесса внедрение целесообразно проводить в летнее время.

Сложившуюся в организации среднегодовую стоимость обслуживания одного компьютера можно, в первом приближении, оценить [5] как отношение величины годового фонда заработной платы обслуживающего ИТ-персонала к общему количеству компьютеров организации.

Проведем расчеты:

· Заработная плата обслуживающего ИТ-персонала в месяц с ЕСН (2 человека) - 26712 руб.

Количество компьютеров требующих обслуживания:

· Вариант с персональными компьютерами - 84 шт.

· Вариант с тонкими клиентами - 74 шт.

Важно особо отметить, что терминалы практически не требуют обслуживания (полное отсутствие движущихся частей, отсутствие накопителей). Обслуживание необходимо предусмотреть только для хоста.

Рассчитаем снижение стоимости обслуживания как разницу между стоимостью администрирования компьютерных классов с использованием ПК и «тонких клиентов».

Таблица 6.Расчет экономии на обслуживании компьютерного класса

Сведем данные расчетов в общие таблицы для каждого анализируемого варианта и рассчитаем величину совокупной стоимости владения.

Таблица 7Расчет затрат для варианта компьютерного класса на базе ПК

Таблица 8Расчет затрат для варианта компьютерного класса на базе «тонких клиентов»

Таким образом, экономия получается уже в момент покупки и за первый год составляет 113464,27 руб. За время жизненного цикла (7 лет) специализированного компьютерного класса альтернативный вариант реализации (10 терминалов + хост + использование свободного ПО) обеспечит по сравнению с традиционным вариантом (11 ПК + ПО Microsoft) снижение совокупной стоимости владения на величину 510279,64 - 118072,23 = 392207,41 руб.

Для других выделенных подсистем ИТ-инфраструктуры (например, бухгалтерии) критерии, используемые для оценки возможных вариантов модернизации могут быть совершенно иными, следовательно, сущность и содержание экономических расчетов также могут кардинально отличаться от рассмотренного примера.

Библиографический список

ит инфраструктура подсистема модернизация

1. Директор по информационным технологиям: мода или потребность современного бизнеса? URL: http://www.iteam.ru/publications /it/section_53/article_2176/

2. Total Cost of Ownership Analysis (TCO) URL: http:// www.solutionmatrix.com/total-cost-of-ownership.html

3. Структурный анализ и его особенности URL: http://www.managment.aaanet.ru/issys/4.php

4. Директор по информационным технологиям …

5. Ананьин, В. В поисках эффективности ИТ [Текст]. Ч. 1 // Intelligent enterprise. - 2009. - № 7 (201).

6. Деверадж, С., Кохли, Р. Тайны ИТ: измерение отдачи от инвестиций в информационные технологии [Текст]. - М. : Бук-пресс, 2006. - 192 с.

7. Оптимизация IT-инфраструктуры URL: http://www.vdgb.ru/1c_competence/it-infrastructure/

Размещено на Allbest.ru