Особливості інформаційного забезпечення системи управління витратами підприємства

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Управління підприємством - це процес координування та регулювання діяльності в усіх його підрозділів. Ефективність управління залежить насамперед від наявності інформаційного забезпечення, зорієнтованого на задоволення потреб управлінських структур.

Система економічних відносин, що формується в Україні, зумовила необхідність змін обліково-аналітичної інформаційної системи підприємства, яка має відповідати сучасним методам управління. Тому, в умовах переходу економіки України до ринкових відносин особливо актуальною є проблема управління витратами як процесу розробки і прийняття управлінських рішень за всіма аспектами їх формування та розподілу.

Зміна механізму управління підприємством і зміни в системі обліку викликані різними причинами. Наявність різних форм власності, конкуренція на зовнішньому і внутрішньому ринках вимагають інформаційного забезпечення, яке задовольняло б потреби всіх рівнів управління підприємством. Система управління має оперативно реагувати на зміни, що відбуваються в діяльності підприємства, і передбачати ситуації, пов'язані зі змінами в зовнішньому середовищі.

Суттєвим недоліком вітчизняної системи обліку є те, що вона не забезпечує достатньої, до того ж оперативної, інформації для управлінців різного ієрархічного рівня, яка потрібна, як правило, негайно, оскільки конкретні управлінські рішення щодо економічного регулювання виробництва не можуть прийматися з відстроченням до моменту появи необхідних даних.

Відсутність інформації про доцільність витрат, їх склад та динаміку, наявні резерви підприємства є серйозною перешкодою для раціонального використання ресурсів, підвищення організаційно-технічного рівня виробництва, забезпечення конкурентоспроможності продукції на ринку.

У вітчизняній практиці не розроблено єдиного системного підходу до управління витратами, а використовуються тільки окремі його елементи (групування, калькулювання, нормування витрат тощо). Система обліку на підприємстві полягає переважно у визначенні вартості майна, фінансових результатів та загальних показників діяльності. Вона не здатна забезпечити ефективний контроль, аналіз та планування подальшої діяльності. Потрібно створити передумови для забезпечення усіх рівнів управління необхідною своєчасною, доречною та надійною інформацією про минулі та можливі витрати підприємства з урахуванням впливу зовнішніх чинників.

На вітчизняних підприємствах існують такі проблеми щодо управління витратами: створення нової системи обліку, контролю та аналізу, спрямованої на задоволення потреб управління; переорієнтація вітчизняної практики, враховуючи зарубіжний досвід, на вирішення завдань, поставлених перед управлінням у ринкових умовах; створення нових систем отримання інформації про витрати і застосування нових методів контролю та аналізу. Для подолання цих проблем необхідно посилити інформативність обліку, сформувавши ефективну систему інформаційного забезпечення, керуючись потребами управління.

Аналіз останніх досліджень, у яких започатковано вирішення проблеми. Вагомий внесок у дослідження системи інформаційного забезпечення управління витратами зробили такі науковці як О. Бородкін, Б. Валуєв, З. Гуцайлюк, М. Кружельний, А. Кузьмінський, В. Ластовецький, В. Линник, М. Чумаченко, В. Івашкевич, М. Врублевський, Ф. Бутинець, Л. Чижевська, Н. Герасимчук, С. Голов, Л. Нападовська та інші.

Для ефективного інформаційного забезпечення системи управління витратами на підприємстві необхідне впровадження управлінського обліку.

Термін “управлінський облік” з'явився в ухваленому 1999 р. Законі України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” як синонім внутрішньогосподарського обліку. Цей Закон містить таке визначення: “Внутрішньогосподарський (управлінський) облік -- система обробки та підготовки інформації про діяльність підприємства для внутрішніх користувачів у процесі управління підприємством” [1].

Тому питання щодо його функцій серед науковців є дискусійним. Одні, внаслідок традиційного підходу до поняття “облік”, намагаються звузити функції управлінського обліку, інші, навпаки, ототожнюють управлінський облік з управлінням витратами.

На думку О. Бородкіна, управлінський облік - це невід'ємний складник бухгалтерського обліку, функціями якого є облік витрат і калькулювання собівартості [2, с. 49]. Але така інформація формується в системі виробничого обліку, який дійсно не виходить за межі бухгалтерського. На відміну від виробничого, в системі управлінського обліку готується інформація не тільки про здійснені, а й очікувані витрати при різних варіантах дій, що вимагає особливої схеми систематизації витрат та глибини деталізації їх характеристик. Тут не тільки визначається собівартість продукції, а й механізм її формування. Такої ж думки притримується В. Ластовецький та Б. Валуєв. В. Ластовецький зазначає, що тільки потребами управління визначаються обсяги інформації, яка фіксується, обробляється та використовується, а відповідно, що всі дані обліку є управлінськими тому, що потрібні для управління [4, с. 41].

Інші вчені, серед яких Н. Чумаченко та Л. Нападовська, вважають, що управлінський облік є поняттям значно ширшим власне за облік, його можна назвати системою управління собівартістю. Тому крім збирання, обробки, систематизації інформації про витрати, їх контролю та аналізу до функцій управлінського обліку вони відносять планування, прогнозування та нормування [8, с. 43; 6, с. 51].

Найбільш вдало, на мою думку, розкрив сутність управлінського обліку М. Пушкар, котрий трактує його як такий, що “обробляє інформацію про формування собівартості, забезпечує дані про відхилення фактичних показників від прогнозних значень в оперативному порядку, використовує облікову інформацію для розрахунку інформації про продукції та прийняття рішень, забезпечує менеджерів різноманітними даними щодо використання ресурсів, ефективності виробництва” [7, с. 157]. Наведене тлумачення дає можливість визначити зміст управлінського обліку, його об'єкти та завдання.

У системі управлінського обліку використовується інформація про планові показники та кошториси, що забезпечує ефективність контролю та аналізу, але сам процес планування полягає у визначенні перспективних цілей, мети підприємства та шляхів їх досягнення і складається з таких етапів: визначення цілей; пошук альтернативних варіантів дій; збір даних, пов'язаних з альтернативними діями; здійснення найоптимальнішого вибору.

Отже, управлінський облік - це підсистема управління, що здійснює такі функції: інформаційну, оцінювання, контрольну та аналітичну. Він надає інформацію для прийняття рішень, планування і регулювання витрат підприємства.

Цілі статті. Метою цієї статті є дослідження аспектів формування інформаційного забезпечення системи управління витратами підприємств на основі інтеграції фінансового й управлінського обліку в єдину систему.

Для реалізації мети поставлено такі завдання:

- розглянути організаційні аспекти побудови інформаційної системи управління витратами;

- вивчити проблеми системи інформаційного забезпечення управління витратами.

Виклад основного матеріалу дослідження з повним обґрунтуванням отриманих наукових результатів. Ефективність управління діяльністю виробничого підприємства зумовлена якістю інформації (вхідної і вихідної), що є в розпорядженні управлінців різного рівня.

Значну частину економічної інформації отримують через систему обліку, яка традиційно вважається однією з функцій управління (рис. 1) [3, с. 40].

Функції управління витратами взаємодіють і частково переходять одна в одну. Так, організація полягає у формуванні та визначенні основних завдань, принципів та методів управління витратами. Планування забезпечує розрахунок оптимальних розмірів витрат для досягнення поставлених цілей. Виявлення витрат та визначення їх розміру здійснюється у процесі обліку. Контрольна функція полягає у перевірці правильності проведених розрахунків і виявленні відхилень фактичних обсягів витрат від норм, планів, кошторисів. Для встановлення причин відхилень проводять факторний аналіз, що дає змогу визначати, через які чинники виникли відхилення, визначити ступінь впливу цих чинників на результативні показники. Функція регулювання здійснює пошук альтернативних шляхів зниження витрат для отримання оптимального результату.

Рис. 1. Функції управління витратами

Таким чином, облік і планування витрат повинні забезпечувати оперативну інформацію для здійснення функції контролю та аналізу. У свою чергу, інформація, отримана в результаті проведеного аналізу, є складовою частиною інформаційної системи управління витратами та може бути використана не тільки для оперативного й тактичного, а й для стратегічного планування.[2]

Отже, необхідною передумовою ефективності управління витратами на підприємстві є інтеграція всіх його функцій, які здійснюються різними службами підприємства (бухгалтерією, плановим, виробничим та іншими відділами). Лише координуючи їх роботу, бухгалтерська служба здатна забезпечити необхідною інформацією систему управління.

Очевидно, що така інформаційна система не може створюватися тільки в межах бухгалтерського обліку. Це викликано насамперед тим, що облік фіксує господарські факти. І наскільки детальною ця інформація не була б, такий підхід не дає змоги передбачити неефективне використання ресурсів і запобігти йому. Основний критерій якості інформації, необхідної для управління, - її оперативність. І хоча за допомогою фінансової звітності, яка складається на підставі даних бухгалтерського обліку, можна проаналізувати результати минулих подій і підготувати інформацію для прийняття майбутніх рішень, дані наявної системи бухгалтерського обліку втрачають значення для прийняття тактичних та оперативних управлінських рішень. Крім цього, об'єктом бухгалтерського обліку є тільки операції, які мають грошове вираження, але під час формування інформаційної системи для управління витратами важливе значення мають дані оперативного обліку щодо виконання виробничих завдань, використання трудових і матеріальних ресурсів , оскільки бухгалтерський облік не дає повного відображення якісної сторони об'єктів обліку.

Отже, базою для формування інформаційного забезпечення управління витратами є оперативний (оперативно-технічний), статистичний та бухгалтерський облік як складники системи господарського обліку підприємства. Саме в цьому середовищі формується управлінський облік, який традиційно називається обліком тільки через те, що основним його джерелом є облікова інформація. [8, с. 221]

Оскільки жоден вид інформації окремо від інших не може бути базою для прийняття ефективних управлінських рішень, то управлінський облік і є тією системою, яка накопичує інформацію з різних джерел, “фільтрує” інформаційні потоки та формує інформаційне забезпечення відповідно до чітко визначених потреб управління витратами на різних його рівнях. При цьому важливе значення має розвиток сучасних комунікаційних технологій, які дають можливість опрацьовувати велику кількість внутрішньої і зовнішньої інформації, створюючи інформаційну систему підприємства. Модель такої інформаційної системи залежить від завдань управління, форми (централізованої чи децентралізованої) та структури організації підприємства, повноважень і рівня відповідальності керівників різних підрозділів (секторів, ділянок тощо), від ефективності діяльності маркетингових та моніторингових структур, зовнішніх чинників, що впливають на діяльність підприємства, рівня комп'ютеризації обліку.

Досвід країн із ринковою економікою на практиці управління засвідчив, що обліково-аналітична система являє собою поєднання оперативного управлінського обліку з його оперативним аналізом, оскільки управлінський облік призначений для глибшого аналізу, ніж систематизація записів на рахунках. Якщо оперативний облік і аналіз є базою для прийняття оперативних тактичних рішень, то фінансовий облік є базою ретроспективного аналізу і прийняття стратегічних управлінських рішень.

На практиці види обліку й аналізу взаємодіють. На основі запропонованої Л. Микитюк схеми обліково-аналітичної системи існує розроблена модель обліково-аналітичної системи витрат, в якій зазначається, що обліково-аналітична система визначає джерела інформації, порядок формування облікової та аналітичної інформації про витрати, які використовуються в подальшому для прийняття управлінських рішень керівництвом підприємства. [5, с. 18]

До інформаційної системи управління витратами ставлять такі вимоги: відповідність інформації потребам управління; забезпечення мінімальним, але достатнім обсягом інформації для прийняття виважених управлінських рішень; забезпечення оперативного реагування на відхилення; достовірність інформації; регулярність інформації для простеження динаміки; багатоваріантність інформації для розгляду альтернативних рішень; результативність інформації, яка полягає у зіставленні результатів із витратами; комплексність та наочність інформації.

Висновки. Отже, система управління витратами - це система цілеспрямованого формування витрат щодо їхніх видів, місця та носіїв за постійного контролю рівня витрат, їх планування, аналіз та стимулювання їхнього зниження, яка повинна бути ефективно забезпечена інформаційними ресурсами. Інформаційним забезпеченням цієї системи є сукупність даних, які отримуються в результаті організації, планування, обліку контролю та аналізу витрат підприємства і служать основою їх регулювання.

Упровадження управлінського обліку як системи інформаційного забезпечення управління витратами на підприємствах України супроводжується багатьма проблемами. Насамперед, це стосується відсутності одностайності думок вітчизняних науковців щодо його сутності, методів та прийомів. Тому необхідно розробити нові методичні рекомендації з упровадження управлінського обліку, які б враховували наявну практику й результати наукових досліджень щодо зазначених проблем.

Змін потребує і структура управління підприємства, оскільки оперативність і якість прийняття управлінських рішень досягається при її децентралізації та створенні обліку за центрами відповідальності. Розподіл повноважень щодо прийняття рішень між керівниками різних центрів відповідальності забезпечить визначення результатів роботи не тільки підприємства загалом, а й окремих його структурних підрозділів.

Література

організаційний конкурентоспроможність резерв інформаційний

1. Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні : Закон України № 996-XIV від 16.07.1999 р.

2. Бородкін О.С. Внутрішньогосподарський (управлінський) облік : концепція і організація / О.С. Бородкін // Бухгалтерський облік і аудит. - 2001. - № 2. - С. 45-53.

3. Гнилицька Я. Проблеми впровадження управлінського обліку на підприємствах України / Я. Гнилицька // Бухгалтерський облік і аудит. - 2007. - № 3. - С. 39-42.

4. Ластовецький В. Який вид обліку не є управлінським? / В. Ластовецький // Бухгалтерський облік і аудит. - 2003. - № 4. - С. 40-44.

5. Микитюк Л. Деякі аспекти системного підходу до вивчення витрат / Л. Микитюк // Економіст. - 2006. - № 4. - С. 16-19.

6. Нападовська Л.В. Управлінський облік як інформаційна система ефективного управління підприємством / Л.В. Нападовська // Вісник ТАНГ. - 2011. - № 4. - С. 137-141.

7. Пушкар М. С. Філософія обліку: підручник. - Т.: Карт-Бланш, 2002. - 157 с.

8. Скрипник М. І. Розвиток бухгалтерського обліку і внутрішнього контролю витрат та калькулювання собівартості продукції: монографія / М.І. Скрипник. - Житомир, 2011. -732 с.

Размещено на Allbest.ru