Розробка концепції проекту відкриття нового підприємства ресторанного господарства "Аромат Італії"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Вступ

Протягом останніх десятиліть сформувалася нова наукова дисципліна - управління проектами (project management) - розділ теорії управління соціально-економічними системами, що вивчає методи, форми, засоби найбільш ефективного й раціонального управління змінами.

Впродовж багатьох століть людству доводилося реалізовувати безліч проектів. Зростаюча складність проектів, з одного боку, і накопичений досвід керування, з іншого, зробили необхідним і можливим створення ідеології й методології управління проектами. Бурхливий розвиток кібернетики, теорії управління й дослідження операцій у середині 20 сторіччя дозволило створити ряд формальних моделей і тим самим закласти систематичну наукову основу управління проектами.

В результаті комплексних економічних перетворень, що відбуваються в Україні, створюються нові, впроваджуються існуючі моделі та механізми побудови сучасних економічних відносин як в державі, так і на підприємстві. Відповідно будь-який підприємець розуміє, що для подальшої прибуткової діяльності, насамперед, необхідно досконало управляти виробничо-господарською діяльністю, важливе місце при цьому належить проектному управлінню, а саме, необхідності вирішувати наступні питання:

- як спланувати та скоординувати реалізацію проекту;1

- як залучити кошти із зовнішніх джерел фінансування для реалізації проекту;

- як краще розпорядитись власними коштами;

- як досягти максимальних прибутків за мінімальних витрат;

- як створити команду працівників для реалізації проекту;

- як мотивувати персонал до ефективної діяльності;

- як уникнути кофліктів в команді проекту.

Українська економіка, що переживає перехідний період, зазнає значних змін. В економічній політиці України у найближчі роки переважатиме виважений курс на залучення іноземних інвестицій.

Значним потенціалом в плані появи нових проектів володіє сфера обслуговування і, перш за все, громадське харчування, у тому числі - підприємства ресторанного бізнесу.

Дослідження проблем формування ефективних систем управління підприємствами ресторанного бізнесу в останні часи привертає усе більше уваги як науковців, так і фахівців. Це зумовлено стрімким розвитком ресторанного бізнесу та зростанням потреб клієнтів у наданні різноманітних послуг на високому рівні. Їх задоволення вимагає від усіх учасників ринку та пов'язаних із ними суб'єктів постійного пошуку рацоінальних форм організації діяльності, що висуває на перший план підвищення ефективності управління проектами зі створення нових та забезпечення результативного функціонування існуючих підприємств громадського харчування.

Успіх будь-якої справи, в тому числі і виходу підприємства з новим продуктом чи послугою на ринок, неможливий без повного і чіткого уявлення про перспективи підприємницької справи, без розробки надійних попередніх орієнтирів і реального плану дій: як почати свою справу, як ефективно організувати виробництво і просування товару на ринок, коли ж одержуватимуться перші прибутки, як зменшити ризик, вижити і перемогти в конкурентній боротьбі.

Інтеграція вітчизняного ресторанного бізнесу у світовий, посилення зв'язків між національними та іноземними суб'єктами господарювання призводить до необхідності удосконалення підходів до стратегічного планування в цій галузі, розробки найбільш ефективних форм та методів управління ресторанним бізнесом взагалі.

Розробка проекту у зарубіжній практиці є обов'язковою при утворенні нових підприємств, реконструкції діючих, для обґрунтування ефективності інвестицій. Цей документ забезпечує впевненість майбутніх інвесторів у тому, що їхні інвестиції будуть прибутковими.

У цих умовах проект виконуватиме функції не тільки внутрішнього документа фірми, він використовуватиметься і при встановленні контрактів із сторонніми, в тому числі й з іноземними, інвесторами, що ставить відповідні вимоги щодо його оформлення і структури.

Метою цієї роботи є розкриття основних елементів розробки проекту створення нового закладу ресторанного господарства. Також метою написання курсового проекту є поглиблення теоретичних і практичних знань з проетування ресторанного закладу, вироблення умінь застосовувати їх при вирішенні конкретних практичних завдань, сприяння розвитку пошуку сучасних наукових досягнень у сфері ресторанного бізнесу та уміння їх самостійно застосовувати при вирішенні прикладних проблем.

Предметом дослідження є процес розробки проекту створення нового підприємства ресторанного господарства, зокрема планування процесів управління змістом, часом, ресурсами, вартістю, якістю, трудовими ресурсами та ризиками проектів.

Об'єктом дослідження є створення кав'ярні «Аромат Італії» та його головні складові. В ході дослідження будуть вирішені наступні завдання:

- розробка концепції проекту у ресторанній галузі;

- визначення цілей проекту ;

- обґрунтування доцільності формування певної організаційної структури кав'ярні;

- планування структури робіт проекту;

- встановлення цілей та завдань створення ресторанного закладу, визначення шляхів його реалізації;

- планування змісту робіт і тривалості виконання планів і довгострокових комплексів проектних видів діяльності;

- узагальнення результатів створення проекту та формулювання висновків про доцільність його реалізації з позицій економічної ефективності.

У дослідженні були використані різні теоретичні, аналітичні та статистичні матеріали, закони України та інші нормативні документи з питань ресторанного бізнесу, економічного та фінансового аналізу, бухгалтерського обліку та аудиту.

При підготовці дослідження було використано спеціальне програмне забезпечення, яке дозволяє підвисити ефективність створення проектів та управління ними. Зокрема, було використано програму MS Project 2003, яка насьогодні вважається фахівцями найбільш потужним засобом управлінського проектування.

Головним результатом дослідження є розробка обґрунтованого проекту створення нового підприємства ресторанного бізнесу із визначенням усіх основних елементів та компонентів управління його реалізацією.

управління ресторанний бізнес економічний



Розділ 1. Ініціалізація проектної діяльності та розробка концепції проекту відкриття нового підприємства ресторанного господарства «АРОМАТ ІТАЛІЇ»

Функції управління здійснюються на всіх етапах і фазах управління проектом і включають: планування, контроль проекту, аналіз, прийняття рішень, розробку і аналіз бюджету проекту, управління роботами проекту, моніторинг, оцінку ефективності проекту, звітність, експертиза, бухгалтерський облік, перевірка і прийомка в експлуатацію.

Підсистеми управління проектами формуються в залежності від структури конкретних предметних областей і елементів проекту (терміни, трудові ресурси, вартість, затрати, доходи, закупки і поставки ресурсів і послуг, зміни по проекту, ризики проекту, якість, інформація і інші.)

Управління підсистемою включає виконання практично всіх функцій. Підсистеми системи управління діляться на:

? управління змістом проекту;

? обсягами робіт;

? управління часом;

? управління вартістю;

? управління якістю;

? управління закупками і поставками;

? управління розподілом ресурсів;

? управління трудовими ресурсами;

? управління ризиками;

? управління запасами ресурсів;

? координація управління;

? управління інформацією і комунікаціями.

До методів управління включають такі: сітьове планування і управління, календарне планування, структурне планування, ресурсне планування, логістику, імітаційне моделювання на ЕОМ.

Управління проектом передбачає комплексність в реалізації функцій управління. Будь-яка функція складається з п`яти видів управлінської діяльності, які є відносно самостійними: це планування, організація, координація, активізація і контроль. Вони слідують один за іншим, поки дана функція буде реалізована повністю.

Розробка концепції проекту пов'язана з передінвестиційним етапом і є наслідком проблеми, яка виникає. Причинами появи проблеми, нового проекту - є незадовільний попит, ініціатива підприємства підвищити свій прибуток за рахунок зменшення витрат ресурсів та впровадження передових технологій, реакція на політичний тиск та інше.

Рішення щодо вибору проекту є дуже важливим, тому що його прийняттям, ми беремо на себе ризик і відповідальність за його ефективне існування. Розробкою концепції проекту визначаються цілі і шляхи їх досягнення, при цьому розробляються також альтернативні рішення, особливо для великих проектів, пов'язаних з будівництвом.

Розробка концепції проекту включає наступні стадії:

- життєздатність проекту;

- планування проекту;

- вимоги до проекту;

- вибір та придбання земляної ділянки;

- базове проектування.

Життєздатність проекту визначається після вибору і оцінюються інвестиційними можливостями та їх об'ємами, до яких відносяться власні або притягнуті. Обсяг ресурсів повинен бути обґрунтованим на основі вихідних даних, а саме: потужністю створюваного проекту з прийнятими та з екологічними і будівельними рішеннями, номенклатурою, забезпеченням ресурсами, впливом на навколишнє середовище, а також оцінкою забезпечення кадрами і соціального розвитку.

Оцінка життєздатності проекту складається в розрахуванні техніко-економічного обґрунтування з розглядом альтернатив, визначених при виборі ідеї і оцінці її по критеріям вартості та прибутку.

Прийняте рішення на цій стадії визначає начало робіт по проекту. Особливу увагу при цьому треба уділити необхідній динаміці інвестиціям, які виділяються.

Планування проекту на стадії концепції здійснюється протягом усієї тривалості проекту. Для цього зіставляється попередній план, яким визначають послідовність робіт на кожному етапі проекту, назначаються виконавці робіт, хто і що повинен робити, в який термін та якими ресурсами.

В процесі здійснення проекту план може піддаватися постійному коригуванню з урахуванням непередбачених обставин і реагуванням на них. В розробці плану та його коригуванні приймають участь високодосвідні фахівці, в тому числі інженери, економісти, робітники матеріально-технічного забезпечення та інші. На цьому етапі також вирішуються питання створення організаційної структури роботи над проектом.

Вимоги до проекту визначаються вибором експлуатаційних характеристик підлягаючого до реалізації об'єкту. При цьому обрана ідея (проект) повинні відповідати підвищеному попиту споживача, суспільства, а проект, що реалізований з найменшими витратами з впровадженням передових технологій отриманої продукції і економічних витрат ресурсів, в тому числі енергоресурсів.

Концепція проекту - це попередній план впровадження бізнес-ідеї проекту, який надається керівнику підприємства або потенційному інвестору з метою оцінки перспективності цієї бізнес-пропозиції.

Модель розробки концепції проекту може бути представлена у вигляді наступної логічної схеми (рисунок 1.1).

Концепція проекту формується на початковій (передінвестиційній) фазі проекту.

За даними Всесвітнього банку, витрати на передінвестиційні дослідження складають (від вартості проекту):

- формування інвестиційного задуму проекту -- 0,2-1%;

- дослідження інвестиційних можливостей -- 0,25-1,5%;

- техніко-економічне обґрунтування (ТЕО) проекту -- 1,0-3,0% (для невеликих проектів) і 0,2-1,0% (для великих).

Рис. 1.1 - Базова модель побудови концепції проекту

При формуванні інвестиційного задуму (ідеї) проекту необхідно отримати відповіді на наступні питання:

- ціль і об'єкт інвестування, місце (район) розміщення;

- продукція проекту - характеристика і об'єм випуску;

- попередня оцінка необхідних капітальних вкладень і термін їх повернення (термін окупності);

- оцінка тривалості проекту;

- джерела фінансування (заздалегідь);

- прибутковість проекту;

- призначення, потужність і основні характеристики об'єкту інвестування;

- передбачувана схема фінансування.

Цілі і завдання проекту повинні бути чітко сформульовані, тільки після цього формують основні характеристики проекту:

- наявність альтернативних технічних рішень;

- попит на продукцію проекту;

- тривалість проекту -- зокрема його інвестиційної фази;

- оцінка рівня базових, поточних і прогнозних цін на продукцію (послуги) проекту;

- перспективи експорту продукції проекту;

- складність проекту;

- результатно-дозвільна документація;

- інвестиційний клімат в районі реалізації проекту;

- співвідношення витрат і результатів проекту.

На підставі цих характеристик проводиться попередній аналіз здійснимості проекту. Попередній аналіз здійснимості проекту ділиться на два етапи: попередня оцінка і додаткові дослідження.

Попередня оцінка проводиться за такими критеріями:

· технічна здійсненність проекту;

· економічна можливість реалізації проекту;

· інституційна допустимість;

· оцінка ризику й невизначеності зовнішнього середовища;

· фінансова доцільність (оцінка потрібного обсягу інвестицій і віддача);

· оцінка альтернатив проекту.

Попередня оцінка проводиться, як правило, експертним шляхом:

ь Якщо економічна сторона проекту викликає сумніви, слід неодмінно провести додаткові дослідження за проектом.

ь Якщо ідея проекту виявилася придатною для реалізації, можна починати до більш детального аналізу, який здійснюється методами проектного аналізу.

Галузь, заклад і його послуги

Ресторанний бізнес є однією із найбільш значущих складових індустрії гостинності. Водночас, ресторанний бізнес, з одного боку, є одним із засобів високоліквідного використання капіталу, а з іншого - середовищем із високим рівнем конкурентності. У всьому цивілізованому світі він є одним із найбільш розповсюджених видів малого бізнесу, тому заклади та підприємства ведуть між собою постійну боротьбу за сегментацію ринку, за пошук нових та за утримання постійних споживачів їхньої продукції та послуг. Всі заклади та підприємства повинні мати високий рівень конкурентоспроможності.

Кав'ярня «Аромат Італії» - це кав'ярня в якій широкий асортимент напоїв, а саме: безліч касових напоїв приготованих з різних популярних кавових купажів на вибір клієнта, широкий вибір чаїв різних сортів та способів приготування, смачні авторські десерти за рецептами італійських кондитерів.

Ринок закладів харчування у м. Львові насичений. В умовах жорсткої конкуренції, кав'ярня «Аромат Італії» пропонує своїм клієнтам регулярні дегуртації, систему знижок та гостинну атмосферу закладу.

Кав'ярня «Аромат кави» буде розташована за адресою: м. Львів, вул. Вірменська 32.

Кав'ярня «Аромат Італії» пропонує своїм клієнтам наступні послуги, які дозволяють виділити саме цю кав'ярню з безлічі конкурентів:

1. Система лояльності. При покупці, клієнт отримує картку клієнта Italy coffe зі знижкою. Ця карта дає змогу придбання будь якої продукції кав'ярні «Аромат Італії» зі знижкою 3 %. Також зареєструвавшись у додатку для смартфонів можна отримати електронний варіант такої картки.

2. Додаток для смартфонів. Окрім, можливості використовувати електронний варіант картки лояльность, додаток Italy coffee може запропонувати щоденні знижки. Ці знижки будуть поширюватись на окремі позиції меню закладу. Знижки будуть у вигляді безкоштовного десерту до напою, або напій зі знижкою 50%.

3. Подарунок до дня народження. Дана послуга вже використовується на ринках розважальних послуг, проте на ринку гостинності є новинкою. Кожен клієнт-гість кав'ярні «Аромат Італії» має можливість отримати такий подарунок, зареєструвавшись у програмі лояльності кав'ярні.

4. У кав'ярні для затишку гостей також буде розміщенна книжкова полиця, де клієнти зможуть безкоштовно читати під час розпиття улюбленого напою.

5. У кав'ярні буде розміщена сувенірна зона. В цій зоні відвідувачі зможуть придбати сувенірну продукцію з Італії.

Будівля, в якій розміщена кав'ярня - двоповерхова будівля, розміщена у історичному центрі Львова. Біля будівлі знаходиться арт-галерея «Дзиґа», що певною мірою, гарантує потік потенційних клієнтів. Кав'ярня «Аромат Італії» буде розташова на першому поверсі будівлі, вивіска буде виконана в помірному європейському стилі, біля входу у кав'ярню буде встановлений пам'ятник італійському баристі, до якого буде прив'язана легенда, яка звучить так: «Кинь моменту у мішок кавових зерен баристи і обов'язково побуваєш в Італії». Приміщення кав'ярні має площу 170 м2. В якому 20 м2 займає підсобне приміщення, виконує також функції складського. Зал для відвідувачів 80м2, він розмежований невеликої стіною, що візуально розділяє кав'ярню та сувенірну залу. Кухня займає площу 40 м2. Санітарна зона 20м2. Гардеробна зона 10 м2.

«Дерево цілей» -- це наочне графічне зображення підпорядкованості та взаємозвґязку цілей, що демонструє розподіл загальної (генеральної) мети або місії на підцілі, завдання та окремі дії.

«Дерево цілей» можна визначити, як «цільовий каркас» організації, явища чи діяльності.

Як правило, "Дерево цілей" має пґять рівнів:

- головні цілі конкретної роботи або комплексу робіт;

- задачі, що необхідно вирішити для досягнення головних цілей;

- проблеми, що потребують вирішення при знаходженні відповідей на задачі попередніх рівнів;

- можливі напрямки вирішення проблем;

- умови, при яких можлива реалізація цих напрямків.

Роз глянемо ці рівні докладніше:

Рівень головних цілей дає можливість уявити кінцевий результат роботи і побачити його можливий вплив на розвиток галузі. Формування цілі потребує знання тематичного напрямку, а також урахування наявних і необхідних ресурсів для її досягнення. Досвід свідчить, що головні цілі часто виражаються в узагальненому вигляді, без належного вивчення стану питання, і особливо - без розгляду в перспективному плані можливого розвитку галузі. Тому визначення інформаційних потреб на даному рівні повинно базуватися на прогнозах розвитку цього напрямку діяльності.

Рівень задач потребує таких рішень, які є необхідною і достатньою умовою для досягнення поставлених цілей.

Рівень проблем передбачає дотримання основних принципів: визначення загальновідомих питань, вивчення дискусійних питань, що потребують подальших досліджень і, нарешті, вивчення нерозв'язаних проблем. Іншими словами, необхідно розмежувати відоме, те що існує і невідоме.

Рівень напрямків пошуку для вирішення проблем - це дослідження різноманітних шляхів знаходження відповідей. Зміст вирішення проблеми полягає в тому, щоб зібрані й оброблені інформаційні матеріали подати у формі стрункого, послідовного, аргументованого обґрунтування досягнення цілей. Через недосконалість або недостатність інформації часто губиться багато часу на те, щоб знайти найбільше ефективний шлях досягнення кінцевої мети. На цьому рівні інформаційні потреби особливо активні, оскільки їхнє задоволення може призвести до істотної економії трудових, матеріальних і фінансових ресурсів.

Рівень умов, при яких можлива реалізація напрямків вирішення проблем, потребує створення надійної системи інформації про ситуації в даній сфері і окремих рішеннях.

Основне правило побудови «дерева цілей» -- це «повнота редукції».

Повноти редукції -- процес зведення складного явища, процесу або системи до більш простих складових.

Для реалізації цього правила використовують такі елементи системного підходу:

1. мета вищого рівня є орієнтиром, основою для розробки (декомпозиції) цілей нижчого рівня;

2. цілі нижчого рівня є способами досягнення мети вищого рівня і мають бути подані так, щоб їх сукупність забезпечувала досягнення початкової мети.

Вимоги до побудови «дерева цілей» такі:

- повнота відображення процесу або явища;

- на кожному рівні сукупність підцілей має бути достатньою для опису цілі вищого рівня;

- несуперечливість цілей нижчого та верхнього рівнів;

- декомпозиція мети на підцілі на кожному рівні має виконуватися за одним методологічним підходом; усі цілі мають бути сформульовані в термінах робіт.

Рис. 1.2 - Дерево цілей проекту

Розділ 2. Планування організаційних структур проекту

Успішність реалізації міжнародних проектів багато в чому залежить від їх організаційної структури. Незважаючи на все різноманіття типів і видів проектів їх структура управління за своїм змістом однорідна, тому що в ній подана та або інша комбінація тих самих видів робіт з управління. Ця обставина забезпечує єдиний підхід до проектування структур управління.

Організаційна структура проекту - тимчасова організаційна структура, яка відповідає проекту та включає всіх його учасників. Створюється організаційна структура проекту для успішного досягнення цілей проекту. Професійне управління проектами на підприємстві або в організації пов'язане з розробкою або удосконаленням організаційної структури.

Відповідно до різних систем управління існує декілька типів організаційних структур, які широко застосовують в управлінні міжнародними проектами, основними з яких є функціональна, матрична та проектна.

При функціональній структурі - управління здійснює лінійний керівник компанії чи організації через групу підпорядкованих йому функціональних керівників, кожний з яких керує певними підрозділами в межах доручених функцій. Переваги та недоліки функціональних організаційних структур представлені в таблиці 1.

Таблиця 1 Переваги і недоліки функціональних організаційних структур

Переваги	Недоліки
Стимулює професійну спеціалізацію	Стимулює функціональну ізольованість
Підвищує ефективність використання ресурсів в функціональних областях	Підвищує кількість міжфункціональних конфліктів та знижує ефективність досягнення загальних цілей
Співробітники мають чітку перспективу кар'єрного зросту і професійного розвитку	Підвищує кількість взаємодій між окремими учасниками наскрізних горизонтальних процесів, знижуючи тим самим ефективність комунікацій
Сприяє підвищенню технологічності виконання операцій в функціональних областях	Встановлена функціональна технологічність не сприяє вирішенню комплексних, міждисциплінарних проблем
Покращує координацію в функціональних областях	При залученні співробітників для реалізації проекту істотно знижується їх мотивація

Для того, щоб згладити недоліки в рамках функціональних організаційних структур інколи використовують механізми, що підсилюють горизонтальну інтеграцію - це посередники і команди.

Посередники- це окремі люди чи групи людей, що сприяють взаємодії між підрозділами (наприклад, спеціаліст по комп'ютерній техніці, представники проектів).

Команди - самостійні організаційні одиниці, що створюються тимчасово чи на постійній основі для координації діяльності декількох підрозділів.

Матрична структура управління створюється на базі функціональної, при її побудові використовується лінійно-функціональна система управління. Взаємовідносини базуються на прямих вертикальних зв'язках "керівник-підлеглий". Для розв'язання конкретних проблем створюються тимчасові проектні групи, які очолюють керівники проектів та формують зі спеціалістів відповідних функціональних відділів різних рівнів ієрархії управління. При організації проектних груп взаємодія керівників проектів і функціональних відділів здійснюється по горизонталі, і ці зв'язки, накладаючись на традиційні вертикальні зв'язки “керівник-підлеглий”, утворюють матрицю взаємодії (рис.2.1). Керівник проекту визначає, що і коли повинно бути виконано, а функціональний керівник вирішує, хто і як буде виконувати роботу.



Рис.2.1. Матрична організаційна структура управління проектами

За всі кінцеві результати по здійсненню проекту, включаючи витрати виробництва, витрачений час і якість проекту, відповідає керівник проекту. Використовуючи цей тип структури, важливо постійно слідкувати, щоб фактичні показники відповідали плановим. Керівник проекту повинен володіти докладною інформацією щодо всього проекту, а керівники відділів - стосовно підпорядкованих їм ділянок. На підставі цих даних складаються звіти. Вони обговорюються керівниками проектів з членами проектних груп щотижня, а в критичних ситуаціях і щодня.

Матрична структура управління дає можливість гнучко маневрувати людськими ресурсами завдяки перерозподілу їх між проектами. Вона ефективна тоді, коли необхідно керувати одночасно декількома проектами на постійній основі.

Проектна організаційна структура виникає у випадку, коли вся діяльність організації концентрується на виконанні деякого проекту (чи програми як сукупності проектів), на досягненні певної мети. При цьому всі інші структурні утворення мають допоміжне значення (рис.2.2).



Рис.2.2. Проектна організаційна структура управління проектами

Проектна структура має горизонтальну інтеграцію, її основне принципове значення - досягнення цілей проекту

Системи проектного управління сприяють скороченню строків виконання проектів, підвищенню рівня оперативності вирішення поточних питань, збалансованому узгодженню програми робіт з ресурсними можливостями підрядної організації, економії ресурсів, а також об'єктивній оцінці діяльності окремих виконавців.

Особливістю проектного управління є підпорядкування кожного члена групи лише одному керівнику, при цьому, як правило, дотримуються норми керованості, яка виражена в чисельності підлеглих, що приходиться на одного керівника (5-7, іноді до 9 осіб).

Не менш важливим також є раціональний розподіл повноважень і відповідальності між рівнями ієрархії управління. Частину управління центр передає на нижчий, проектний рівень. На проектному рівні готують проектні рішення для подальшого передання їх на організаційний рівень управління. На організаційному рівні вибирають проекти, визначають терміни завершення їх розробки та реалізації і розподіляють ресурси, вирішують стратегічні завдання. Зазначені рівні управління взаємодіють шляхом передачі згори вниз інформації інструктивного характеру, а знизу вгору - поточних даних про проект.

Недоліками проектних організаційних структур є: дублювання функціональних областей й зниження ефективності використання ресурсів; формування керівником додаткового запасі ресурсів, котрі в більшості випадків не використовуються; зниження технологічності в функціональних областях; виникнення у членів команди сумнівів щодо свого професійного життя після завершення проекту; виникнення негативної конкуренції між проектами та їх командами у випадку одночасного виконання декількох аналогічних проектів.

До проектних структур можна віднести різні дивізіональні структури - організовують діяльність не по принципу функціонального розподілу праці, а концентруються в напрямку досягнення певних цілей в окремому географічному регіоні, окремому секторі ринку, диференціюють свою внутрішню діяльність по напрямку потреб певних видів клієнтів чи створенню певних видів продукції.

Всі види організаційних структур так чи інакше використовують для управління міжнародними проектами. Так, міжнародна організація, яка розробляє переважно невеликі проекти зі стандартною технологією, найчастіше віддає перевагу функціональній структурі. Організація, що займається великим і складним проектом, як правило вибирає організаційну структуру, побудовану за проектною схемою.

Для даного проекту проекту була обрана функціональна структура управління. ЇЇ схематичне відтворення зоображено на рисунку 2.3.



Рис. 2.3 Організаційна структура проекту відкриття кав'ярні «Аромат Італії»

Розділ 3. Планування структури робіт проекту

Планування структури робіт проекту починається з побудови структури робіт проекту.

Структура розподілу робіт (WBS) - ієрархічна структура розподілу проекту на підпроекти, пакети робіт різного рівня, пакети детальних робіт. WBS є засобом для створення системи управління проектом, тому що дозволяє вирішувати проблеми організації робіт, розподілу відповідальності, оцінки вартості, створення системи звітності тощо.

Структура проекту -- це сукупність взаємопов'язаних елементів і процесів проекту, які представлені з різним ступенем деталізації. В термінах управління проектами структура проекту являє собою «дерево» орієнтованих на продукт компонентів, представлених обладнанням, роботами, послугами й інформацією, отриманими в результаті реалізації проекту. Структура проекту повинна відповідати таким вимогам: кожний рівень ієрархії повинен мати закінчений вигляд або охоплювати всю суму частин проекту, представлених на даному рівні деталізації; сума характеристик елементів проекту на кожному рівні ієрархії структури повинна бути однаковою; нижній рівень декомпозиції проекту повинен містити елементи (модулі), на основі яких можуть бути чітко визначені всі дані, необхідні та достатні для управління проектами (функціональні характеристики, обсяги робіт, вартість, необхідні ресурси, виконавці, зв'язки з іншими елементами і т. ін.). Правила структуризації:

1) кожний рівень декомпозиції проекту повинен мати закінчений вигляд або охоплювати всі компоненти даного рівня деталізування;

2) сума характеристик елементів проекту на кожному рівні ієрархії повинні бути рівні;

3) нижній рівень декомпозиції проекту повинен містити елементи або модулі на основі яких може бути ясно визначені всі дані, необхідні і достатні для управління проектом.

Прийнята структура проекту з виділеною ієрархією постійних елементів утворить основу інформаційної мови проекту, на якій будуть спілкуватись всі учасники проекту і буде вестись документація.

Правила структури робіт проекту:

1. На верхньому першому рівні WBS фіксують продукт проекту.

2. На другому рівні представляють головні напрями діяльності за проектом або деталізовані фази його життєвого циклу. Зміст цього рівня змінюється залежно від типу проекту та галузі, в якій його застосовують.

3. На третьому рівні деталізують пакети робіт, виконання яких дозволяє отримати продукти на другому рівні WBS.

4. Подальша декомпозиція цих пакетів триває до моменту, коли потрібні знання вузьких фахівців щодо технологічних особливостей виконання пакета робіт. Тобто пакет найнижчого рівня структури WBS може бути переданий відповідальній особі для планування і подальшої декомпозиції пакета робіт на елементарні дії. Елементарною дією вважають роботу, що має один чіткий продукт, на який призначають конкретного відповідального, і на яку можуть бути обчислені витрати та тривалість виконання.

5. Кількість рівнів декомпозиції за різними гілками WBS може бути різною.

Структура робіт проекту відкриття нового підприємства ресторанного господарства кав'ярні «аромат Італії» представлена на рисунку 3.1

Рис. 3.1 Структура робіт проекту

Розділ 4. Побудова сітьового графіку проекту

Сіткове планування полягає у створенні логічних діаграм послідовності виконання проектних робіт -- сіткових графіків -- і визначенні тривалості цих робіт та проекту в цілому з метою подальшого контролю.

Застосування сіткового планування допомагає відповісти на такі запитання:

Скільки часу потрібно на виконання усього проекту?

У який час мають розпочинатися та закінчуватися окремі роботи?

Які роботи є «критичними» і повинні виконуватися точно за графіком, аби не зірвати строки виконання проекту у цілому?

На який термін можна відкласти виконання «некритичних» робіт, щоб це не вплинуло на строки виконання проекту?

Сіткове планування полягає передусім у побудові сіткового графіка та обчисленні його параметрів.

Сітковий графік -- це графічне подання робіт проекту, яке відбиває їх послідовність та взаємозв'язок. Для його побудови потрібно мати таку інформацію: список робіт; логічні зв'язки між ними.

Робота (операція) може бути визначена як дія, необхідна для реалізації проекту. B сіткових графіках роботи здебільшого мають свій номер або код, який присвоюється їм при складанні WBS і наводиться у CTR-словнику.

До побудови сіткової діаграми потрібно визначити зв'язки між роботами, які можуть бути двох типів: послідовні, коли одна робота виконується після другої; паралельні, коли декілька робіт можуть виконуватися водночас.

Сіткові графіки будуються зліва направо графічним зображенням проектних робіт та означенням логічних зв'язків між ними. Залежно від способу зображення їх розрізняють два види сіткових графіків: стрілчасті; графіки передування.

Рис. 4.1 Сітковий графік проекту відкриття кав'ярні «Аромат Італії»



Процес складення сіткових графіків і варіантів планів здійс­нюється у такій послідовності:

- розробка вихідного варіанта сіткового графіка виконання робіт;

- розрахунок параметрів подій і робіт сіткового графіка;

- визначення першого варіанта календарного плану виконання робіт;

- проведення аналізу оптимальності вихідного варіанта плану;

- проведення оптимізації першого варіанта плану виконання робіт;

- розрахунок вартісної оцінки варіантів оптимізованого плану. Розробка вихідного варіанта сіткового графіка виконання робіт є одним із найвідповідальніших моментів у сітковому плануванні й управлінні.

Розділ 5. Побудова діаграми Ганта та календарного плану

Діаграма Ганта -- це популярний тип стовпчастих діаграм, який використовується для ілюстрації плану, графіка робіт по проекту. Діаграма Ганта складається із відрізків, які розміщені на горизонтальній шкалі часу. Кожен відрізок представляє собою певне завдання чи підзавдання. Завдання і підзадачі, складові плану, розміщуються по вертикалі. Початок, кінець і довжина відрізка на шкалі часу відповідають початку, кінцю і тривалості завдання.

Діаграма Ганта



Рис. 5.1 Діаграма Ганта проекту відкриття кав'ярні «Аромат італії»

Графіки Ганта допомагають менеджерам бути впевненими, що:

? всі необхідні роботи увійшли до плану;

? порядок їх виконання визначено;

? тривалість виконання робіт встановлено;

? проконтрольовано час виконання роботи в цілому.

Тобто графік Ганта дає можливість відслідковувати стан виконання завдань кожним учасником проекту, а також порівнювати наскільки реальні тривалості робіт відповідають розрахунковим.

Календарний план проекту

Календарне планування - це процес складання й коригування розкладу, в якому роботи, що виконуються різними організаціями, взаємопов'язуються між собою в часі і з можливостями їх забезпечення різними видами матеріально- технічних та трудових ресурсів.

При календарному плануванні обов'язково повинно враховуватися дотримання заданих обмежень (тривалість робіт, лім іти ресурсів) та оптимальний розподіл ресурсів.

У більшості складних календарних планів існують до 6 варіантів моментів початку, закінчення, тривалості робіт та резервів часу. Це ранні, пізні, базові, планові й фактичні дати, реальний та вільний резерв часу. Методи розрахунку сіткових моделей дозволяють розраховувати тільки ранні та пізні дати. Базові та поточні планові дати необхідно вибирати з урахуванням інших факторів. Існує три варіанти вибору:

1. Календарний план за датою раннього початку. Використовується для стимулювання виконавців проекту.

2. Календарний план за датою пізнього завершення. Використовується для представлення виконання проекту в кращому вигляді для споживача.

3. Календарний план, який вибирається для згладжування ресурсів або для представлення замовнику найбільш імовірного закінчення.

Календарний план проекту

Табл. 5.1 Календарний план проекту відриття кав'ярні «Аромат італії»

Ім'я завдання	Тривалість	Початок	Завершення	Попередники	Імена ресурсів
Проект відкриття нового підприємства ресторанного господарства - кав'ярні "Аромат Італії"	31 днів	Чт 17.12.09	Чт 28.01.10
1. ІДЕЯ	2 днів	Чт 17.12.09	Пт 18.12.09
1.1 Визначення цілей проекту	1 день	Чт 17.12.09	Чт 17.12.09		Директор; Проектний менеджер
1.2 Розробка концепцій проекту	1 день	Пт 18.12.09	Пт 18.12.09	2	Проектний менеджер
2. Маркетингові дослідження на ринку ресторанних послуг	5 днів	Пн 21.12.09	Пт 25.12.09	3	Маркетолог; Проектний менеджер
3. Реєстрація закладу	6 днів	Пт 18.12.09	Пт 25.12.09
3.1 Оформлення документів	1 день	Пт 18.12.09	Пт 18.12.09	2	Юрист; Директор
3.2 Відкриття ТОВ	5 днів	Пн 21.12.09	Пт 25.12.09	6	Юрист
4. Планування фінансової діяльності	3 днів	Пн 28.12.09	Ср 30.12.09
4.1 Складання фінансового плану	2 днів	Пн 28.12.09	Вт 29.12.09	4	Бухгалтер; Проектний менеджер
4.2 Підготовка рахунків на оформлення замовлень	1 день	Ср 30.12.09	Ср 30.12.09	9	Бухгалтер
5. Приміщення	8 днів	Пн 28.12.09	Ср 06.01.10
5.1 Ремонт приміщення	7 днів	Пн 28.12.09	Вт 05.01.10	7	Робітники компанії, яка надає ремонтні послуги; Організаційний менеджер
5.2 Замовлення необхідних матеріалів	1 день	Ср 06.01.10	Ср 06.01.10	12	Організаційний менеджер; Матеріали для ремонту[500 000,00?]
6. Технічне забезпечення	8 днів	Чт 07.01.10	Пн 18.01.10
6.1 Укладання договорів на встановлення сигналізації, інтернету, пожежної сигналізації,	1 день	Чт 07.01.10	Чт 07.01.10	13	Організаційний менеджер
6.2 Встановлення сигналізації	1 день	Пт 08.01.10	Пт 08.01.10	15	Організаційний менеджер; Робітники компанії, яка надає ремонтні послуги
6.3 Встановлення Інтернету	1 день	Пн 11.01.10	Пн 11.01.10	16	Організаційний менеджер; Робітники компанії, яка надає ремонтні послуги
6.4 Встановлення пожежної сигналізації	2 днів	Вт 12.01.10	Ср 13.01.10	17	Організаційний менеджер; Робітники компанії, яка надає ремонтні послуги
6.5 Закупівля кухонного обладнання та кавових машин	3 днів	Чт 14.01.10	Пн 18.01.10	18	Кавові машини [50 000,00?];Обладнання кухонне[30 000,00?];Організаційний менеджер;Проектний менеджер
7. Планування маркетингової стратегії	3 днів	Пн 28.12.09	Ср 30.12.09
7.1 Пошук маркетингової стратегії	2 днів	Пн 28.12.09	Вт 29.12.09	4	Маркетолог
7.2 Визначенння концепції реклами	1 день	Ср 30.12.09	Ср 30.12.09	21	Маркетолог
8. Підбір персоналу	5 днів	Вт 19.01.10	Пн 25.01.10
8.1 Пошук працівників	2 днів	Вт 19.01.10	Ср 20.01.10	19	Проектний менеджер
8.2 Проведення співбесід	2 днів	Чт 21.01.10	Пт 22.01.10	24	Організаційний менеджер
8.3 Оформлення трудових договорів	1 день	Пн 25.01.10	Пн 25.01.10	25;7	Бухгалтер; Юрист
9. Отримання ліценції	2 днів	Вт 26.01.10	Ср 27.01.10	26	Юрист
10. Відкриття кав'ярні-кондитерської	1 день	Чт 28.01.10	Чт 28.01.10	27;22;10	Директор; Проектний менеджер

Календарний план, як перелік тільки планових параметрів проектних робіт, втрачає свій сенс без порівняння з фактичними термінами виконання, тому частіше говорять про календарний графік. Він відбиває планові та фактичні дані про початок, кінець і тривалість кожного робочого елемента. Цілі календарного графіка:

- забезпечити вчасне надходження фінансування;

- координувати надходження ресурсів;

- вчасно забезпечити потрібні ресурси;

- передбачити у різні моменти часу рівень потрібних фінансових витрат і ресурсів та раціональний розподіл їх між проектами;

- забезпечити вчасне виконання проекту.

Розділ 6. Визначення вартості ресурсів та бюджету проекту

Основне завдання цієї фази проекту - забезпечити надходження устаткування, конструкцій, матеріалів і послуг у точній відповідності до плану проекту. Цей процес прийнято поділяти на купівлю ресурсів і послуг на конкурсній основі, постачання ресурсів на місце виконання робіт і правове регулювання договірних відносин.

Розробка бюджету проекту

В управлінні проектами використовують декілька термінів, пов'язаних з фінансуванням проекту: бюджет, план фінансування.

Бюджет проекту - це загальні майбутні витрати, які необхідні безпосередньо для створення продукту проекту. Тобто це витрати на фінансування всіх робіт, передбачених WBS-структурою проекту. Витрати розподіляються у часі на основі календарного плану реалізації робіт або за окремими WBS-елементами. План фінансування - це кошторис продукту проекту в розрізі основних джерел фінансування робіт з проекту.

Планувати витрати потрібно так, щоб вони могли задовольнити потреби у фінансових ресурсах протягом усього періоду реалізації проекту. Для цього складають бюджет проекту - план, який виражається у кількісних показниках і відображає витрати, необхідні для досягнення поставленої мети. У бюджеті відбиваються оцінені результати скоригованого календарного плану та стратегії реалізації проекту.

При складанні бюджету повинна забезпечуватися така динаміка інвестицій, яка дозволила б виконувати проект відповідно з часовими та фінансовими обмеженнями (рис.6.1)



Рис. 6.1. Схема формування бюджету проекту

Табл. 6.1 Бютжет проекту

Статті витрат	Одиниця виміру	Кількість одиниць	Вартість одиниць (грн)	Загальна сума витрат (грн)
1. Витрати на створення матеріально-технічної бази	134800
1.1 Ремонт приміщення, в якій буде розміщена кав'ярня	кв. м	170	499	84800
1.3 Закупівля кавових машин	од.	2	12500	25000
1.4 Закупівля холодильних шаф	од.	4	6250	25000
2. Адміністративно-організаційні витрати	33000
2.1 Оплата керівнику проекту		1	400	1200
2.2 Оплата учасникам проекту		6		465100



Рис. 6.2 Фомування бюджету відносно задач проекту



Висновки

Управління проектом - це діяльність, спрямована на реалізацію проекту з максимально можливою ефективністю при заданих обмеженнях за часом, ресурсами, а також якості кінцевих результатів проекту (документованих, наприклад, у технічному завданні). Для того, щоб ефективно управляти обмеженнями проекту використовуються методи побудови і контролю календарних графіків робіт. Для управління ресурсними обмеженнями використовуються методи формування фінансового плану (бюджету) проекту і, у міру виконання робіт, здійснюється моніторинг, із тим, щоб не дати витратам вийти з під контролю. Для виконання робіт потрібне відповідне ресурсне забезпечення, для цього використовують спеціальні методи управління людськими і матеріальними ресурсами.

Отже, керівники проектів відповідають за три аспекти реалізації проекту: терміни, витрати і якість результату. Жоден проект не буде успішним, якщо персонал не матиме достатньої мотивації для досягнення його цілей. Не існує єдиних правил, які були б універсальними для управління будь-якими проектами, це залежить від типу проекту, особливостей країни або регіону, ступеню інновації та інших факторів.

Але деякі функції є спільними для менеджменту будь-якого проекту:

-визначення цілей проекту;

- планування;

- керівництво роботою та допомога в роботі;

При переході України до ринкових відносин Управління проектами як дисципліна тільки набуває розвитку. Є багато причин, які призупиняють її розвиток та впровадження в усі сфери нашого сьогодення: нестабільна політична ситуація а країні, нестабільна економічна система, низький рівень інвестицій, занепад виробництва.



Список використаних джерел

1. Морозов В. В., Чередниченко А. М., Шпильва Т. І. Формування управління та розвиток команди проекту. Ун-т економіки і права «КРОК» - К. 2009. - 352 с.

2. Липчук В.В. Маркетинговий аналіз: навч. пос. / В.В Липчук. - К.: Академвидав (Серія «Альма-матер»), 2007. -- 216 с.

3. Долгоруков А.М. Стратегическое искусство: целеполагание в бизнесе, разработка стратегий, воплощение замысла в жизнь: уч. пособие. - М.: ООО «1с - Паблишинг», 2004. - 367 с.

4. Збаразська Л. О., Рижиков В. С., Єрфорт І. Ю., Єрфорт О. Ю. Управління проектами К.: ЦУЛ, 2008. - 168 с.

5. http://ru.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Project

6.Мазур И. И., Шапиро В. Д. Управление проектами. 6-е узд., М.: «Омега-А», 2010. - 960 с.

7. Когут І. В., Лебідь Т. В. Методичні вказівки до виконання курсового проекту на тему: «Формування проектної команди», Львів. - 2013.

8.Батенко Л.П., Загородніх О.А., Ліщинська В.В. Управління проектами: Навчальнийпосібник-- К.: КНЕУ, 2003. -- 231 с.

9. Бутенко Н.В. Основи маркетингу: Навчальний посібник. К.: Видавничо-поліграфічний центр «Київський університет», 2004. - 140 с.

10. Гук З. Б., Лебідь Т. В. Методичні вказівки до виконання курсового проекту на тему: «Планування проектної діяльності», Львів. - 2011.

Размещено на Allbest.ru

...