Интегрированная информационная модель управления современным образовательным учреждением

Размещено на http://www.allbest.ru/

Интегрированная информационная модель управления современным образовательным учреждением

Карминская Т.Д., Семенов С.П.

The problems of development of the integrated information model of management the modern educational organization in context of Bologna process are considered here. The offered model covers all processes of educational establishment in their interrelation and interaction and is directed on increases of a management efficiency by high school.

Глобальные изменения социально-экономических условий, высокие темпы изменений окружающей действительности в конце 20 века побудили правительства большинства развитых стран к реформированию и реструктуризации национальных систем образования. В Европе процесс сближения и гармонизации национальных систем образования оформился к середине 1970-х и позднее, в 1999 году получил название «Болонский процесс», после принятия в городе Болонья на специальной конференции 29 европейских государств декларации «Зона европейского высшего образования».

Декларация содержит следующие ключевые положения:

- принятие системы сопоставимых степеней через внедрение приложения к диплому для обеспечения возможности трудоустройства выпускников;

- введение двухциклового обучения: достепенного и послестепенного;

- внедрение европейской системы зачетных единиц ECTS;

- развитие мобильности учащихся и преподавательского персонала;

- обеспечение качества образования;

- обеспечение привлекательности европейской системы образования в области развития учебных планов, межинституционального сотрудничества, схем мобильности и совместных программ обучения, практической подготовки и проведения научных исследований.

Россия присоединилась к Болонскому процессу в сентябре 2003 года на берлинской встрече министров образования европейских стран. Это означает, что Россия включается в европейскую зону высшего образования, принимает основные ключевые принципы Болонской декларации, а также получает возможность влиять на решения, принимаемые участниками Болонского процесса. Следует отметить, что реализация этих направлений вызывает противоречивые оценки и незатихающую дискуссию в России. Очевидно, что при вхождении в европейское образовательное пространство следует сохранить все лучшее из собственного опыта, национальные достижения и традиции.

В реализацию основных направлений Болонского процесса вовлечены многие вузы России. Однако сложившаяся в России функциональная организация управления вузом плохо адаптирована к динамике изменений внешних условий, многообразию источников финансирования, обилию видов и форм учебной, научной, производственной и хозяйственной деятельности, не отвечает современным потребностям рынка образовательных услуг и рынка труда (включая трудоустройство выпускников) и не способствует принятию эффективных решений по реализации основных положений Болонского процесса. Система принятия решений в большинстве вузов держится на авторитете руководства, их профессионализме и самоотдаче. Работа такой системы малоэффективна. Действующие корпоративные правила и обязательства не позволяют принимать креативные решения. Эти характерные для большинства вузов проблемы препятствуют модернизации образования, требуют перестройки внутренней микроэкономики вуза, постановки управленческого учета, оптимизации процессов управления на основе современных информационно-коммуникационных технологий (ИКТ).

Сегодняшний уровень развития информационных технологий в вузах позволяет использовать ИКТ в качестве мощного инструмента повышения качества процессов управления, обеспечивает конкурентоспособность вуза. При этом речь, прежде всего, идет об обеспечении уровня гарантий этого качества в течение длительных промежутков времени, вне зависимости от различных субъективных факторов.

Многие вузы ведут работы по автоматизации и поддержке учебной, научной и управленческой деятельности. Однако большинство функционирующих в вузах информационных систем для принятия управленческих решений носят фрагментарный (лоскутный) характер [1]. ИС, как правило, создаются для автоматизации деятельности отдельных подразделений, что приводило к дублированию работ, разрыву информационных потоков. При экспорте данных из одного приложения в другое появляются записи-«двойники», наблюдается «нестыковка» данных, введенных в разных подразделениях университета, при этом собираемая информация зачастую избыточна.

Внедренные сервисы работают как системы управленческого учета и контроля, но не как системы управления процессами и ресурсами и принятия управленческих решений. В результате ректорат, руководители и специалисты общеуниверситетских служб, отвечающие за определение стратегии развития различных сфер деятельности университета, вынуждены работать в условиях практически полного отсутствия интегральной информации «вслепую», полагаясь только на собственный опыт и интуицию. Они вынуждены опираться в своей работе преимущественно на разрозненные и зачастую противоречивые сведения, поступающие из различных источников. Кроме того, сопровождение и развитие ИС собственными силами зачастую является непосильной задачей для вуза.

В то же время положительный опыт других отраслей, развитие зарубежных ИС опирается на идеи «ресурсосбережения»[2], рационального управления ресурсами, цели оптимизации человеческих, материальных и финансовых потоков. Появился ряд ИС с названиями: IC (Inventory Control - управление запасами), MRP (Material Requirements Planning - планирование потребности в материалах), MRP II ( Manufacturing Resource Planning - планирование производственных ресурсов), ERP (Enterprise Resource Planning - планирование ресурсов предприятия).

Задача повышения эффективности управления вузом может быть решена и даст необходимый социальный и экономический эффект только при переходе от локальных подсистем управления вузом к интегрированной информационно-аналитической системе класса ERP. Учитывая многоплановость, объем и сложность взаимосвязей информационных объектов, одновременно вовлекаемых в процесс управления современным университетом, только такая информационная система позволит формализовать «корпоративные знания».

Как известно [3], существует два основных пути построения ИС: первый опирается на внутренние ресурсы и штат программистов, второй предполагает приобретение лицензионной ИС с привлечением специализированной фирмы для внедрения ИС в вузе. Большинство вузов России идет по первому пути. Однако ряд вузов избрал второй путь, пожалуй, наиболее известным решением является система «Университет», разработанная на ВМиК МГУ на платформе SAP R\3. В России получили распространение в разных областях промышленности и другие ИС: Oracle Applications Baan J.D.Edwards OneWorld Axapta, iRenaissance.ERP и т.д.

В качестве стратегического партнера для построения информационной системы управления Югорским государственным университетом была выбрана корпорация «Галактика» - ведущий российский разработчик комплексных решений в области автоматизации управления производственно-хозяйственной и финансовой деятельностью предприятия. На протяжении 20 лет корпорация «Галактика» является и разработчиком, и поставщиком своих решений -- систем комплексной автоматизации управления предприятием.

Основным продуктом корпорации является интегрированная система автоматизации управления предприятием - Галактика ERP. Данная система стала базой построения комплексной информационной системы университета. болонский процесс бюджет бизнес

Система «Галактика» ориентирована на автоматизацию задач, возникающих на всех стадиях управленческого цикла («петля управления»): прогнозирование и планирование; учет и контроль реализации планов; анализ результатов; коррекция прогнозов и планов. Система имеет модульную структуру. Модули, в свою очередь, объединены в функциональные контуры. Функциональный состав системы позволяет определить набор контуров и модулей, обеспечивающих решение задач управления: контур управления персоналом; контур бухгалтерского учета; контур управления финансами; контур логистики; контур специализированных решений; контур системного администрирования.

По инициативе ряда вузов, в первую очередь ЮГУ, корпорация приступила к разработке контура «Управление учебным процессом».

Таким образом, ИС «Галактика-ERP» охватывает все основные процессы университета: образовательный; финансово-хозяйственный, административный в их взаимосвязи и взаимодействии, что позволяет говорить о формировании единой информационной среды университета (см. рисунок 1).

Рисунок 1 - Основные бизнес-процессы работы университета

Интегрированная информационная модель управления может быть представлена, как взаимодействие управляющей подсистемы (интегрированная модель управления качеством образования, управления учебным процессом) и обеспечивающей подсистемы (интегрированная модель административного управления, управления инновационной деятельностью, управления финансовыми и материальными ресурсами). Схема информационного взаимодействия модулей подсистем приведена на рисунке 2.

Рисунок 2 - Схема информационного взаимодействия компонентов системы

В настоящее время реализованы:

I этап - опытно-промышленная эксплуатация модулей

- Управление штатным расписанием;

- Управление персоналом;

- Табельный учет;

- Управление студентами и аспирантами.

II этап - опытная эксплуатация системы

- Управление договорами и логистикой;

- Электронное согласование договоров.

III этап - предпроектная стадия

Выполнено предпроектное обследование университета в рамках описания и реорганизации бизнес-процессов следующих направлений:

- Управление финансами;

- Бухгалтерский учет;

- Заработная плата.

Реализация функционала контура Управление учебным процессом предполагает разработку стандартных для осуществления основной деятельности модулей:

- модуль «Приемная кампания» - предназначен для автоматизации процесса планирования и анализа приемной кампании образовательного учреждения;

- модуль «Учебный процесс» - предназначен для автоматизации процесса планирования и управления учебным процессом образовательного учреждения и его подразделений;

- модуль «Студенты» - предназначен для автоматизации процесса ведения информации о студентах.

- модуль «Успеваемость» - предназначен для автоматизации процесса контроля и анализа успеваемости студентов.

Однако интегрированный подход разрабатываемой информационной модели характеризуется адаптацией модулей обеспечивающей подсистемы под процессы образовательной деятельности:

- модуль «Управление персоналом» - дорабатывается для автоматизации процесса учета профессорско-преподавательского состава, ведения нормативных ограничений для планирования занятий, ведения штатного расписания ОУ, распределения учебной нагрузки;

- модуль «Заработная плата» - возможные доработки модуля для расчета стипендий студентов на основе данных модуля «Студенты»;

- модуль «Управление недвижимостью» - дорабатывается для ведения информации по аудиторному фонду.

Как видно из представленной функциональности, модулю «Учебный процесс» отводится центральное место в контуре

Схема планирования учебного процесса представлена на рисунке 3. С функциональной точки зрения достижение целей учебного процесса обеспечивается решением ряда задач:

- формирование учебных планов по специальностям, включая индивидуальные учебные планы;

- ведение понятия бюджета для базовых учебных планов;

- планирование потоков учебных групп по видам (общих, специализированных, межфакультетских и др.), формирование рабочих планов учебных занятий групп;

- формирование сводного линейного графика на год

- планирование объемов педагогической нагрузки, анализ и учет выполнения преподавателями педагогической нагрузки;

- планирование объемов нагрузки по руководству всеми видами практик (учебной, ознакомительной, преддипломной), учет и анализ выполнения преподавателями нагрузки по руководству практиками;

- планирование штатов сотрудников по бюджетам (по кафедрам и учебному заведению), необходимых для реализации объемов педагогической нагрузки ППС, отдельно УВП (учебно-вспомогательного персонала);

- планирование штатного расписания преподавателей с учетом квалификации (по кафедрам и учебному заведению), необходимых для реализации объемов педагогической нагрузки (по образовательному цензу), формирование извещений кафедре о планируемой учебной нагрузке;

- формирование расписания учебного процесса и сетки занятий на период (семестр), в том числе индивидуального расписания, с учетом занятости преподавательского состава и ресурсов аудиторного и лабораторного фондов;

- планирование работы Государственной аттестационной комиссии, Государственной экзаменационной комиссии;

- формирование отчетности и аналитических данных, например, анализ соответствия штатной расстановки штатному расписанию (по качественному составу и показателю штатности), анализ наличия вакансий (со списком дисциплин) и т.д.;

- формирование расписания экзаменационной комиссии.

Предлагаемая схема планирования учебного процесса решает проблемы децентрализации, переносит центр тяжести по планированию учебного процесса на «выпускающие» кафедры.

Рисунок 3 - Схема планирования учебного процесса

Использование контура «Управление учебным процессом» позволит прогнозировать развитие экономических процессов в вузе, имитировать разные сценарии расчета набора специальностей и численности студентов, даст возможность более эффективно использовать финансовые средства вуза и уменьшить размер потенциальных потерь в случае возникновения рисковой ситуации.

ЛИТЕРАТУРА

1. Беляев, Д.А. Применение информационных систем управления как необходимый элемент стратегического управления экономическими процессами в вузе [Текст] / Д.А. Беляев // Университетское управление. 2004. № 5-6(33). - С. 179-183.

2. Бочаров, Е.П. Интегрированные корпоративные информационные системы [Текст] / Е.П. Бочаров, А.И. Колдина.- М.: Финансы и статистика, 2005. - 288 с.: ил.

3. Глухих, И.Н. Корпоративная информационная система университета на базе интернет/интранет-портала [Текст] / И.Н. Глухих //Университетское управление. 2005. № 5(38). - С. 68-76.

Размещено на Allbest.ru