Особенности организации и развития систем электронного документооборота в России
Статья посвящена анализу существующих систем электронного документооборота в России, выявлению особенностей, приводящих к неэффективному использованию рабочего времени. Рассмотрены общие рекомендации и предложения по снижению потерь рабочего времени.
| Рубрика | Экономика и экономическая теория |
| Вид | статья |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 06.09.2021 |
| Размер файла | 15,7 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Особенности организации и развития систем электронного документооборота в России
Полбицына Л.Г., кандидат экономических наук, доцент доцент кафедры экономики и управления Уральский институт управления - филиал РАНХиГС Россия, г. Екатеринбург
Кочев А.В., студент магистратуры 3 курс, факультет экономики и менеджмента Уральский институт управления - филиал РАНХиГС Россия, г. Екатеринбург
Аннотация
Статья посвящена анализу существующих систем электронного документооборота в России, выявлению особенностей, приводящих к неэффективному использованию рабочего времени. Рассмотрены общие рекомендации и предложения по снижению потерь рабочего времени лиц, взаимодействующих с системами электронного документооборота.
Ключевые слова: документооборот, система электронного документооборота, входящие документы, потери рабочего времени.
Annotation
The article is devoted to the analysis of existing electronic document management systems in Russia, identifying the features that lead to inefficient use of working time. General recommendations and suggestions for reducing the loss of working time of persons interacting with electronic document management systems are considered.
Key words: document flow, EDMS, incoming documents, loss of working time. электронный рабочий время
В настоящее время электронный документооборот стал неотъемлемой частью делового мира. Но, несмотря на значительную эффективность систем электронного документооборотаБелов А.А. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие для вузов. Эксмо, 2007.560с., остаются вопросы и нерешенные проблемы, связанные с управлением внутренним документооборотом. Кроме этого, появляются трудности, связанные с работой самих систем документооборота.
При опросе пользователей электронных систем документооборота в крупных разветвленных компаниях, как среди руководителей, так и среди их помощниковАнкетирование производилось в январе 2020 года (секретарей, референтов и т.д.) выявлены следующие затруднения, приводящие к потерям рабочего времени:
Длительное время обработки карточки документа
Зависимость скорости работы системы от стабильности интернет - соединения
Поток документов, не связанных с решением лица, которому данный поток направлен
Дублирование документов при их поступлении по разным вертикалям управления
Необходимость дублирования документов в бумажный вид (распечатка) при их обработке
Неудобная система поиска документов
Большое количество необходимых действий для рутинных операций
Устаревший интерфейс системы Рассмотрим причины указанных недостатков системы.
1) Длительное время обработки карточки документа.
Согласно проведенных замеров, среднее время открытия карточки документа (время от клика мыши до полного открытия окна "работа с карточкой") составляет в среднем 6,7 секунды. При этом необходимо отметить, что в отдельных случаях при работе со сложным многосоставным документом время может доходить до 2 минут.
2) Зависимость скорости работы системы от стабильности интернет- соединения.
Согласно результатам анкетирования, 1 -2 раза в месяц наблюдается полное отключение системы электронного документооборота, вызванное нарушением работы интернет-соединения. Срок отключения от 2 до 4 часов. Потери рабочего времени на этот период составляют до 90 часов в год, или практически 11 рабочих дней ежегодно. При этом необходимо отметить, что указанные потери, как правило, относятся к помощникам руководителей, т.к. руководитель имеет возможность во время отказа интернет-соединения расходовать рабочее время на решение других задач.
3) Поток документов, не связанных с решением лица, которому данный поток направлен.
Согласно проведенному анкетированию, из числа поступивших документов 20-30% являются документами, не относящимися к компетенции лица, которому эти документы отправлены. В первую очередь, это относится к запросам различных данных и отчетов, во вторую - распоряжения о проведении конкретных действий, не связанных с кругом обязанностей лица.
Как пример, в адрес руководителя подразделения поступает распоряжение: "В срок до... предоставить данные". При этом указанные данные формируются на рабочем месте специалиста и запрос не несет информации для руководителя, тем не менее, обрабатывается наравне с другими запросами.
Годовые потери рабочего времени на решение указанного вопроса составляют до 4 рабочих дней. При этом указанные потери являются кумулятивными, т.к. к ним также относятся потери на оформление и принятие решений при создании приказов на предоставление отчетов.
4) Дублирование документов при их поступлении по разным вертикалям управления.
В первую очередь данная проблема имеет место быть в организациях, имеющих разветвленную и многоступенчатую систему управленияГлущенко П.В. Модели систем электронного документооборота на предприятии. - М.: Вузовская книга, 2011. ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".
Нормативные документы и распоряжения по вертикали управления движутся по нескольким направлениям - по направлению функциональной зависимости, и по направлению административной зависимости, что неизбежно приводит к поступлению документов в подразделение из двух центров управления.
До одного рабочего дня в год расходуется на обработку задублированных документов.
5) Необходимость дублирования документов в бумажный вид (распечатка) при их обработке.
В настоящее время, согласно анкетированию, дольше половины документов, поступивших посредством системы электронного документооборота, распечатываются для получения "твердой копии". Это связано с несколькими не решенными вопросами:
1. Неадаптированной системы хранения документации, во многих организациях до сих пор применяется система хранения и архивирования
поступающих документов согласно утвержденной номенклатуры в бумажном виде.
2. Невозможность постоянного нахождения руководителя, принимающего решения по поступившим документам, на рабочем месте, как следствие, документы передаются для рассмотрения в бумажном виде, которые можно брать с собой для рассмотрения, например, в дороге.
Потери по итогам года составляют в среднем более, чем 4 рабочих дня. Кроме потерь времени, необходимо рассмотреть потери, связанные с затратами на бумагу для печати документов.
Указанные потери бумаги, помимо финансовых потерь, несут за собой дополнительные расходы и риски - доставка бумаги, утилизация, экологические риски и прочее.
6) Недостатки интерфейса программных продуктов (неудобная система поиска документов, большое количество необходимых действий для рутинных операций, устаревший интерфейс системы) не приводят непосредственно к денежным потерям, тем не менее, необходимо рассматривать указанные недостатки для определения направления развития систем электронного документооборота.
Как видно из приведенного исследования, текущее состояние систем электронного документооборота в России позволяет говорить о достаточно высоком уровне автоматизации процессов. Тем не менее, ряд вопросов позволяют определить первоочередныеЖулинский С.Ф., Сорокин М.А., Чубаров А.М. Электронный документооборот: достоинства и недостатки//Стандарты и качество, 2009. №7.С. 48-51 направления развития систем, как в организационном плане, так и в вопросах переработки программных продуктов, применяемых для работы с системами документооборота.
Использованные источники
1. Белов А.А. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие для вузов. Эксмо, 2007.560с.
2. Глущенко П.В. Модели систем электронного документооборота на предприятии. - М.: Вузовская книга, 2011.
3. Слесарева В.Ю. Электронный документооборот как разновидность реализации процесса обмена информацией//Вестник Московского финансовоюридического университета, 2012.С. 172-177.
4. Об организации электронного документооборота в России и за рубежом. [Электронный ресурс]. URL: https://cyberlemnka.ru/artide/n/ob-organizatsii- dokumentooborota-v-rossii-i-za-rubezhom/viewer (дата обращения 22.11.2020).
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Анализ использования баланса рабочего времени, внутрисменного режима времени, неиспользованного времени, причин потерь рабочего времени. Анализ результатов лучшего использования рабочего времени и выявление потерь, влияющих на выпуск продукции.
контрольная работа [25,1 K], добавлен 05.03.2011Затраты рабочего времени и способы их изучения. Понятие о рабочем времени и его классификация. Сущность, назначение и разновидности фотографии рабочего дня. Причины потерь рабочего времени. Структура норм времени и эффективность его использования.
курсовая работа [500,4 K], добавлен 11.07.2011Назначение коэффициентов сменности, использования сменного режима и фондов рабочего времени. Анализа потерь рабочего времени персоналом (неявок с разрешения администрации, прогулов, простоев) и их влияния на объемы выпускаемой продукции предприятия.
курсовая работа [530,6 K], добавлен 05.12.2014Понятие рабочего времени. Основные показатели использования рабочего времени. Фактическое использование максимально возможного фонда рабочего времени. Расчет непроизводительных затрат рабочего времени. Влияние отдельных факторов на среднюю выработку.
контрольная работа [419,1 K], добавлен 26.06.2013Выявление величины потерь рабочего времени исполнителя: индивидуальная фотография рабочего дня, сводка одноименных затрат, анализ причин. Распределение непродуктивного времени между нормируемыми затратами. Пути улучшения использования рабочего времени.
контрольная работа [48,3 K], добавлен 07.09.2012Рабочее время как социально-экономическая категория. Основные показатели использования рабочего времени, подходы к его изучению. Исследование влияния трудовых факторов на использование рабочего времени. Виды учета затрат рабочего времени на предприятии.
курсовая работа [957,2 K], добавлен 03.11.2014Методика и цели анализа использования рабочего времени: использование фонда рабочего времени в динамике, оценка эффективности использования трудовых ресурсов, расчет экономического эффекта использования рабочего времени, экономия рабочего времени.
курсовая работа [42,4 K], добавлен 24.07.2008Факторы отклонения фактического фонда рабочего времени от планового. Формула увеличения производства продукции за счет сокращения потерь рабочего времени. Показатели производительности труда: выработка продукции и трудоемкость, резервы их улучшения.
контрольная работа [17,2 K], добавлен 05.05.2009Анализ использования рабочего времени водителя по данным индивидуальной фотографии рабочего дня и расчет дневного заработка. Определение причин потерь и непроизводительных затрат. Установление нормы времени простоя автомобиля под погрузкой и разгрузкой.
курсовая работа [32,7 K], добавлен 07.06.2010Рабочее время, его структура. Классификация затрат рабочего времени. Основные показатели эффективности использования рабочего времени. Оценка использования фонда рабочего времени на УФПС Кировской области - филиала Кировского почтамта ФГУП "Почта России".
курсовая работа [138,3 K], добавлен 16.05.2014Характеристика рабочего времени, его основные виды. Особенности режимов рабочего времени и их характеристика. Понятия режимов рабочего времени и их классификация. Условия эффективного применения гибкого режима рабочего времени. Анализ зарубежного опыта.
курсовая работа [100,9 K], добавлен 18.12.2014Статистическое изучение трудовых ресурсов. Единицы измерения и состав рабочего времени. Показатели использования рабочего времени. Структурно-логическая модель факторного анализа производительности труда. Использование рабочего времени в ОАО "Пермалко".
курсовая работа [261,3 K], добавлен 08.06.2009Расчет показателей использования затрат рабочего времени. Исследование баланса рабочего времени предприятия. Выявление резервов улучшения использования баланса рабочего времени. Количественная оценка влияния резервов на эффективность трудовых ресурсов.
курсовая работа [425,9 K], добавлен 17.04.2014Изучение затрат рабочего времени имеет большое значение, т.к. исходя из информации, получаемой в результате, решается большинство задач, связанных с организацией труда и его нормированием. Одним из средств изучения является фотография рабочего времени.
курсовая работа [129,8 K], добавлен 13.06.2008Рабочее время: структура, значение. Эффективное использование и методы изучения затрат рабочего времени. Оценка использования рабочего времени в зарубежных и отечественных организациях. Использование рабочего времени на примере ООО "Кварта Технологии".
курсовая работа [371,5 K], добавлен 16.12.2011Нормы и классификация затрат труда. Организация и обслуживание рабочих мест. Анализ состояния и организации труда на ОАО "Детский мир". Условия труда работников. Расчет эффективности предлагаемых мероприятий по устранению потерь рабочего времени.
курсовая работа [67,9 K], добавлен 17.04.2011Расчет годового номинального баланса рабочего времени, годового эффективного баланса рабочего времени исполнителя, эффективного фонда времени работы оборудования, определение необходимой численности рабочих для выполнения производственной программы.
контрольная работа [18,3 K], добавлен 25.04.2008Определение понятия и изучение метода хронометражного исследования организации трудового процесса. Предоставление и обработка результатов фотографии рабочего времени. Расчет коэффициентов использования времени работы и повышение производительности труда.
курсовая работа [46,9 K], добавлен 21.12.2012Информационная база для анализа использования рабочего времени на уровне предприятия, отрасли и экономики. Понятие рабочего времени и его показатели. Фактически отработанное время, целодневные простои, сумма явок. Основные причины неявки в рабочие дни.
презентация [206,5 K], добавлен 06.04.2012Изучение теоретического материала по организации труда на предприятии. Характеристика деятельности турфирмы ООО "Музенидис Тревел". Выявление недостатков организации труда и рабочего времени; рекомендации для увеличения эффективности его использования.
курсовая работа [128,0 K], добавлен 13.04.2015
