Проактивное управление бизнес-процессом "Закупка расходных материалов" в гостиничном деле
Анализ форматов снижения себестоимости услуг с одновременной работой над ценностным предложением, чтобы дистанцироваться от конкурентов. Знакомство с основными особенностями управления процессом "Закупка расходных материалов", рассмотрение проблем.
| Рубрика | Экономика и экономическая теория |
| Вид | статья |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 13.05.2022 |
| Размер файла | 1,1 M |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru
Проактивное управление бизнес-процессом "Закупка расходных материалов" в гостиничном деле
С.В. Куликова, С.В. Рындина
Аннотация
Гостиничное дело относится к сегменту HoReCa (акроним: hotel, restaurant, cafe), каналу сбыта товаров с непосредственным потреблением продукции в месте продажи (общественное пита-ние и гостиничное хозяйство). Сфера услуг индустрии гостеприимства в силу современных трендов на совместное потребление (экономическая модель, основанная на коллективном использовании това-ров и услуг, аренда вместо владения) сталкивается со снижением востребованности традиционных услуг. Конкуренция с экономичными форматами услуг проживания (хостел, сдача в краткосрочную аренду свободных площадей владельцами жилья) вынуждает использовать все возможные форматы снижения себестоимости услуг с одновременной работой над ценностным предложением, чтобы дистанцироваться от конкурентов.
В статье рассмотрен пример проактивного управления процессом «Закупка расходных материалов» - оптимизации на основе показателей эксплуатации исполнимого бизнес-процесса: продолжительности, стоимости и качества реализации сценариев процесса. Прове-дена оптимизация бизнес-процесса «Закупка расходных материалов» средствами workflow-системы (RunaWFE). Оптимизация бизнес-процессов позволяет добиться положительных эффектов по многим направлениям. Прежде всего уменьшается время, необходимое для достижения того или иного ре-зультата, а более последовательное и обоснованное распределение ресурсов приводит к улучшению финансовых показателей.
Ключевые слова: оптимизация, показатели эффективности, анализ бизнес-процесса.
себестоимость расходный управление
Процесс - это устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, пред-ставляющие ценность для потребителя [1]. Следовательно, оптимизация бизнес-процес-сов компании - это комплекс мероприятий, направленных на усовершенствование от-дельных направлений или всей деятельности организации.
Во многих компаниях возникает необходимость усовершенствовать последователь-ность действий, направленных на решение конкретных задач в главном направлении производства. Рассмотрим бизнес-процесс «Закупка расходных материалов», который является вспомогательным процессом, он осуществляет обеспечение основных и вспомогательных процессов гостиницы необходимыми материалами [2]. Описание процесса проведем с использованием возможностей workflow-системы RunaWFE [3-5].
Определим границы процесса: начало процесса (граница входа) - получение от старшей горничной информации о необходимости пополнения запасов расходников. Заканчивается бизнес-процесс учетом закупленных материалов в информационной системе.
Перспектива ресурсов - это набор исполнителей, который в рассматриваемом процессе включает старшую горничную, администратора, бухгалтера и кладовщика.
Перспектива ресурсов представлена на рис. 1.
Рис. 1. Перспектива ресурсов бизнес-процесса «Закупка расходных материалов»
Поток данных процесса описывает бизнес-правила передачи информации, необходи-мой для выполнения операций, а также зоны ответственности во вводе необходимых дан-ных. Перспектива данных (набор внутренних переменных) представлена на рис. 2.
Рис. 2. Перспектива данных бизнес-процесса «Закупка расходных материалов»
Перспектива операций включает также автоматизированные операции, выполняе-мые информационной системой. В '№Огкйо'№-системе это реализуется с помощью задач сценариев. Часть операций выполняется в отдельных сценариях повторно, это связано с зонами ответственности в бизнес-правилах последующих исполнителей, которые вно-сят исправления в ранее созданные в процессе документы, если обнаруживают несоот-ветствие с регламентами, бюджетами, контрольными значениями (табл. 1).
Таблица 1. Перспектива операций
|
Операция |
Исполнитель |
Переменные (ввод, вывод, коррекция) |
Сценарий |
|||
|
1 |
2 |
3 |
||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
Ввод данных |
Старшая горничная |
Ввод переменных: количество товара, текущая дата, сроки поставки |
+ |
+ |
+ |
|
|
Формирование листа заказа |
Информационная система |
+ |
+ |
+ |
||
|
Проверка запроса на приобретение товаров |
Администратор |
Ввод переменных: комментарий администратора. Вывод переменных: файл-лист заказа |
+ |
+ + |
+ |
|
|
Корректировать данные |
Старшая горничная |
Коррекция: файл-лист заказа. Вывод переменных: комментарий администратора |
+ |
|||
|
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
||
|
Получить договор от поставщика |
Администратор |
+ |
+ |
+ |
||
|
Визирование договора |
Бухгалтер |
+ |
+ |
+ |
||
|
Принять товар |
Кладовщик |
+ |
+ |
+ + |
||
|
Проверить товар на соответствие с листом заказа |
Кладовщик |
Вывод переменных: файл-лист заказа |
+ |
+ |
+ + |
|
|
Повторно запросить заказ |
Администратор |
+ |
||||
|
Оплатить счет за поставку |
Бухгалтер |
+ |
+ |
+ |
||
|
Добавить расходные материалы в систему гостиницы |
Администратор |
+ |
+ |
+ |
Перспектива управления исполнимого бизнес-процесса «Закупка расходных мате-риалов» представлена на рис. 3.
Рис. 3. Перспектива управления
Старшая горничная после проверки склада для расходных материалов запускает бизнес-процесс на выполнение. Формируется лист заказа, в котором указывается количе-ство необходимого товара и сроки поставки (рис. 4).
Рис. 4. Стартовая форма
В процессе присутствуют две задачи сценария, исполнителями которых являются боты. Задача сценария - это элемент ВРМ^ при прохождении через точки управления которого выполняется заранее определенный алгоритм действий.
Первая задача сценария (рис. 5) - «Определение текущей даты». Здесь в качестве обработчика используется метод «Выполнить формулу». Функция current_date опреде-ляет текущую дату и сохраняет результат в переменную «Текущая дата».
Рис. 5. Первая задача сценария
Следующая задача сценария (рис. 6) формирует файл листа заказа. В качестве клас-са обработчика выбирается метод «Word: Формирование документа DOCX, используя шаблон».
Рис. 6. Вторая задача сценария
Данные, которые ввела старшая горничная, передаются администратору (рис. 7). Ветвление реализовано с помощью выбора условий (кнопки «Есть замечания» и «Нет замечаний»).
Рис. 7. Запрос на приобретение расходных материалов
Администратор в свою очередь проверяет лист заказа и в случае необходимости оставляет комментарий (рис. 8).
Рис. 8. Вариант заполненного листа заказа
Исполнимый бизнес-процесс далее имеет три варианта развития событий:
- сценарий 1. Администратор соглашается с листом заказа, взаимодействует вне си-стемы с поставщиком, получает договор от поставщика, который отображается бухгалтеру для согласования. Процесс находится в режиме ожидания поставки. В момент поставки кладовщик принимает товар и при проверке не обнаруживает проблем. Бухгалтер оплачи-вает счет. Администратор добавляет расходные материалы в систему гостиницы;
- сценарий 2. Администратор выявляет неточности, связанные с листом заказа. Старшая горничная получает комментарий администратора с заданием редактировать файл. После этого администратор вновь получает файл на повторное рассмотрение. Да-лее исполнение процесса протекает в соответствии с первым сценарием;
- сценарий 3. Администратор соглашается с листом заказа. После администратор получает договор от поставщика, и бухгалтер визирует договор. При принятии товара кла-довщик в соответствии с заявкой обнаруживает недостачу и (или) брак в расходных мате-
- риалах, администратор запрашивает нужный товар повторно и после поставки новых и недостающих расходных материалов вносит товар в систему. Бухгалтер оплачивает счет.
Как можно заметить, бизнес-процесс «Закупка расходных материалов» может про-исходить по трем сценариям, причем все сценарии заканчиваются успешно, но на их ис-полнение затрачивается различное количество времени. В одном случае дополнительное время требуется в связи с тем, что у администратора есть некоторые замечания по поводу листа заказа, в другом случае из-за проблем, связанных с принятием товара (брак/недо - стача). Для того чтобы понять, как оптимизировать данный процесс, необходимо ввести метрики эффективности и результативности исполнения, т.е. показатели продолжитель-ности, стоимости и качества.
Таблица 2 не только регистрирует тривиальные выводы, что сценарий 1 является са-мым оптимальным по времени, а сценарий 2 и сценарий 3 более продолжительные, но и позволяет понять, насколько существенны потери времени в неоптимальных сценариях, есть ли смысл в оптимизации или расходы на ее проведение нецелесообразны, тем более что оп-тимизация может касаться не только самого процесса, но и его окружения.
Таблица 2. Длительность операций
|
Операция |
Продолжит. |
Сценарии |
|||
|
1 |
2 |
3 |
|||
|
Ввод данных |
1/12 |
+ |
+ |
+ |
|
|
Проверка запроса на приобретение товаров |
1/4 |
+ |
++ |
+ |
|
|
Корректировать данные |
7/60 |
+ |
|||
|
Получить договор от поставщика |
1,5 |
+ |
+ |
+ |
|
|
Визирование договора |
1/12 |
+ |
+ |
+ |
|
|
Принять товар |
3 дня 1/2 |
+ |
+ |
++ |
|
|
Проверить товар на соответствие с листом заказа |
1/4 |
+ |
+ |
++ |
|
|
Повторно запросить заказ |
1/6 |
+ |
|||
|
Оплатить счет за поставку |
1/6 |
+ |
+ |
+ |
|
|
Добавить расходные материалы в систему гостиницы |
1/12 |
+ |
+ |
+ |
|
|
Итого: |
3 дня 2ч 50 мин |
3 дня 3 ч 28 мин |
6 дней 3 ч 55 мин |
Привязка к длительности операций стоимостных показателей, а также анализ в разре-зе нормативных и фактических значений показателей позволяют оценить, насколько велико отклонение и достижимы ли нормативы при текущей организации процесса (табл. 3).
Таблица 3.Отклонение от перспективных показателей
|
Операция |
Исполнитель |
Часовая ставка |
Время операций, часы |
Стоимость операций, руб. |
|||
|
нормативное |
фактическое |
нормативная |
Фактич. |
||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
Ввод данных |
Старшая горничная |
200 |
1/20 |
1/12 |
10 |
50/3 |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
Проверка запроса на приобрете-ние товаров |
Администратор |
300 |
1/6 |
1/4 |
50 |
75 |
|
|
Корректировать данные |
Старшая горничная |
200 |
1/12 |
7/60 |
50/3 |
70/3 |
|
|
Получить договор от поставщика |
Администратор |
300 |
1 |
1,5 |
300 |
450 |
|
|
Визирование договора |
Бухгалтер |
250 |
1/20 |
1/12 |
25/2 |
125/6 |
|
|
Принять товар |
Кладовщик |
150 |
2 дня 1/3 |
3 дня 1/2 |
50 |
75 |
|
|
Проверить товар на соот-ветствие с листом заказа |
Кладовщик |
150 |
1/6 |
1/4 |
25 |
75/2 |
|
|
Повторно запросить заказ |
Администратор |
300 |
1/12 |
1/6 |
25 |
50 |
|
|
Оплатить счет за поставку |
Бухгалтер |
250 |
1/12 |
1/6 |
125/6 |
125/3 |
|
|
Добавить расходные материалы в систему гостиницы |
Администратор |
300 |
1/20 |
1/12 |
15 |
25 |
|
|
Итого: |
2 дня 2 ч |
3 дня 3 ч 20 мин |
525 руб. |
802,5 руб. |
Если стоимость и длительность - это показатели эффективности процесса (показа-тели операций), то качество исполнимого бизнес-процесса связано с результативностью, т.е. завершаются ли отдельные операции и весь процесс в целом целевым результатом или операции эффективно (т.е. быстро и дешево) работают вхолостую. Было предложено пять показателей качества (табл. 4). Отклонения в показателях качества свидетельствуют о проблемах с результатами процесса.
Таблица 4.Отклонения в показателях качества
|
Название показателя |
Нормативное значение |
Фактическое значение |
Отклонение |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
|
Неверно указываются позиции заказа (ошибка в наименованиях) |
Не более одного раза |
2 |
1 |
|
|
Возврат листа заказа старшей горничной |
Не более одного раза |
2 |
1 |
|
|
Соответствие товара и листа заказа |
100 % |
95 % |
5 % |
|
|
Сроки поставки |
Два дня |
Три дня |
Один день |
|
|
Количество повторных запросов на поставку (в связи с бракованным това-ром или отсутствием товара) |
Не более одного раза |
2 |
1 |
Анализ процесса позволил установить, что направления оптимизации должны быть связаны с устранением следующих узких мест (проблем):
- старшая горничная неправильно заполняет лист заказа;
- в поставке обнаружены брак или недостача.
Для оптимизации бизнес-процесса необходимо прибегнуть к следующим дейст- виям:
1) совершенствовать профессиональные знания гостиничного персонала и сотруд-ников гостиницы;
2) укрепить постоянное взаимодействие с надежными поставщиками, чтобы изб е- жать бракованной продукции;
3) сформировать максимально понятные и однозначные критерии качества това-ров, чтобы у поставщиков не возникало вопросов и они могли поставить все необходи-мые товары надлежащего качества с первого раза;
4) предоставить старшей горничной образец действующего листа заказа для того, чтобы ошибок в позиции заказа не наблюдалось.
В рассмотренном примере были проведены описание и анализ бизнес-процесса, а также предложены действия по его усовершенствованию.
Библиографический список
1. Елиферов, В. Г. Бизнес-процессы: регламентация и управление : учебник / В. Г. Елиферов, В. В. Репин. - Москва : ИНФРА-М, 2019. - 319 с. - URL: http:// znanium.com
2. Рындина, С. В. Процессный подход в гостиничном деле: переход на проактивное управле¬ние бизнес-процессами / С. В. Рындина, С. В. Куликова, К. Д. Михайлова // Модели, системы, сети в экономике, технике, природе и обществе. - 2019. - № 3 (31). - C. 71-82.
3. Официальный сайт RunaWFE. - URL: http://cyclowiki.org
4. Михеев, А. Г. Системы управления бизнес-процессами и административными регламен¬тами на примере свободной программы RunaWFE / А. Г. Михеев. - 2-е изд. - Москва : ДМК Пресс, 2016. - 336 с. - URL: http://znanium.com.
Размещено на Allbest
...Подобные документы
Описание деятельности предприятия. Работа с заказчиками, закупка сырья, расходных материалов, производственная деятельность, денежные расчеты. Информационная модель в соответствии со стандартом IDEF1X. Созданная автоматизированная информационная система.
курсовая работа [27,8 K], добавлен 18.12.2011Производственная структура предприятия как совокупность производственных единиц предприятия (цехов, служб), входящих в его состав и формы связей между ними. Знакомство с основными особенностями моделирования бизнес-процессов, рассмотрение проблем.
курсовая работа [1,7 M], добавлен 28.03.2014Распределение расходов на грузовые и пассажирские перевозки, определение их себестоимости методом расходных ставок. Расчет укрупненных расходных ставок, оценка остановки поезда. Зависимость себестоимости от показателей использования подвижного состава.
курсовая работа [68,6 K], добавлен 14.06.2014Теоретическое обоснование управления инновационно-инвестиционным процессом в экономике. Система контроля за реализацией инноваций, инструменты государственного регулирования. Совершенствование управления инновационно-инвестиционным процессом в России.
курсовая работа [60,1 K], добавлен 23.12.2007Показатели экономической эффективности для контроля и оптимизации централизованных бизнес-процессов закупок сырья, материалов и услуг для промышленности. Качественная и количественная оценка эффективности при централизованных схемах управления закупками.
контрольная работа [1,1 M], добавлен 12.09.2011Определение ряда расходных ставок. Определение себестоимости методом расходных ставок. Зависимость себестоимости перевозок от динамической нагрузки, массы поезда брутто, участковой скорости, порожнего пробега вагонов, линейного пробега локомотивов.
курсовая работа [606,4 K], добавлен 27.01.2014Пути повышения эффективности управления издержками производства в ОАО "ФанДОК". Источники и факторы снижения издержек, анализ их динамики и структуры. Совершенствование организации управления производством. Ускорение оборачиваемости оборотных средств.
дипломная работа [631,9 K], добавлен 30.04.2015Анализ способов снижения себестоимости строительно-монтажных работ при возведении семиэтажного здания. Снижение себестоимости за счёт уменьшения затрат по стоимости материалов и конструкций, за счёт снижения накладных расходов, за счёт роста выработки.
контрольная работа [15,2 K], добавлен 22.11.2010Бизнес-план как план-программа проведения сделки и получения на этой основе прибыли, рассмотрение целей. Анализ проблем развития отрасли страхования. Характеристика видов деятельности ЗАО "Согласие", знакомство с особенностями составления бизнес-плана.
дипломная работа [205,8 K], добавлен 07.02.2016Сущность, структура и источники инвестиций. Система управления инвестиционным процессом на предприятии. Политика управления инвестициями на предприятии на примере ОАО "Авиаагрегат", анализ основных показателей. Проблемы инвестиционного процесса.
дипломная работа [504,6 K], добавлен 24.11.2012Особенности разработки лабораторного стенда. Экономическое обоснование выбора применяемых основных и расходных материалов. Расчет затрат на электроэнергию, содержание производственных площадей. Коммерческая себестоимость сборочных работ устройства.
контрольная работа [76,4 K], добавлен 09.03.2013Особенности разработки лабораторного стенда. Расчет коммерческой цены работ по сборке устройства с учетом рентабельности. Экономическое обоснование выбора применяемых основных и расходных материалов. Расчет материальных затрат на облуживание проводников.
курсовая работа [90,5 K], добавлен 20.02.2013Повышение доходности как основное направление развития розничного автозаправочного бизнеса. Знакомство с основными проблемами оценки бизнес-процессов реализации товаров и услуг на АЗС. Знакомство с видами деятельности ООО "ЛУКОЙЛ-Волганефтепродукт".
дипломная работа [2,2 M], добавлен 22.03.2018Анализ себестоимости продукции и выявление путей ее снижения на ОАО "Песковский комбинат строительных материалов". Конкурентная среда предприятия, выпускаемая продукция и ее применение. Анализ себестоимости минерального порошка по статьям затрат.
отчет по практике [94,5 K], добавлен 30.03.2011Рассмотрение понятия, особенностей функционирования (закупка, продажа, транспортировка, хранение, принятие риска), принципов организации, структуры, видов (стационарная, передвижная, сезонная) и роли в современной экономике розничной торговой сети.
краткое изложение [749,4 K], добавлен 17.05.2010Изучение источников и факторов снижения себестоимости продукции и издержек производства. Рассмотрение основных расходов исследуемой организации. Расчет снижения себестоимости по источникам, поиск, анализ и применение путей снижения на предприятии.
курсовая работа [121,2 K], добавлен 30.01.2011Прямые материальные затраты, расходы на содержание и эксплуатацию оборудования, полная себестоимость. Расчет изменения себестоимости за счет снижения норм расхода материалов и цен материалов, снижения трудоемкости, изменения стоимости основных фондов.
курсовая работа [87,8 K], добавлен 02.12.2014Рассмотрение порядка определения размера снижения затрат на производство продукции. Анализ структуры себестоимости продукции на СПК "Заря". Определение потребности предприятия в оборотных средствах. Расчет затрат сырья и материалов, полной себестоимости.
курсовая работа [166,1 K], добавлен 09.06.2014Анализ эксплуатационных расходов и себестоимости перевозок. Методы определения себестоимости на продукцию транспорта. Расчет себестоимости методом расходных ставок. Определение перевозочной работы. Дополнительное время работы локомотивных бригад.
курсовая работа [1,9 M], добавлен 25.06.2011Себестоимость продукции как стоимостная оценка используемых в процессе производства продукции природных ресурсов, сырья, материалов. Знакомство с путями снижения себестоимости продукции отрасли растениеводства в ООО "Затонное" Оренбургской области.
дипломная работа [1,0 M], добавлен 13.10.2015
