Використання ключових показників ефективності (КРІ) у стратегічному управлінні закладами вищої освіти

Размещено на http://www.Allbest.Ru/

Івано-Франківський національний технічний університет нафти і газу

Кафедра менеджменту і адміністрування

Використання ключових показників ефективності (КРІ) у стратегічному управлінні закладами вищої освіти

Кушлик О.Ю., к.е.н., доцент

Степанюк Г.С., к.е.н., доцент

Анотація

У статті розглянуто питання, присвячені актуальності впровадження системи ключових показників ефективності (KPI) в закладах вищої освіти (ЗВО). Розкрито сутність та особливості системи КРІ у формуванні та реалізації стратегії розвитку ЗВО на відміну від використання показників ефективності (РІ). Досліджено досвід вітчизняних та іноземних університетів у формуванні системи КРІ. Запропоновано методичні рекомендації використання КРІ з урахуванням дворівневої ієрархічної структури центрів відповідальності ЗВО. Наведено етапи розроблення системи КРІ для вітчизняних ЗВО. Обґрунтовано види КРІ, часові аспекти, структуру системи КРІ та очікувані результати від її впровадження.

Ключові слова: стратегія, стратегічне управління, ключові показники ефективності, КРІ, заклади вищої освіти, ЗВО, реалізація стратегії.

Аннотация

Использование ключевых показателей эффективности (КРІ) в стратегическом управлении учреждениями высшего образования

Кушлик О.Ю., Степанюк Г.С., к.э.н., доцент кафедры менеджмента и администрирования, Ивано-Франковский национальный технический университет нефти и газа

Рассмотрены вопросы, посвященные актуальности внедрения системы ключевых показателей эффективности (KPI) в учреждениях высшего образования (УВО). Раскрыта сущность и особенности системы КРІ в формировании и реализации стратегии развития УВО в отличие от использования показателей эффективности (РІ). Исследован опыт отечественных и иностранных университетов в формировании системы КРІ. Предложены методические рекомендации использования КРІ с учетом двухуровневой иерархической структуры центров ответственности УВО. Приведенные этапы разработки системы КРІ для отечественных УВО. Обоснованно виды КРІ, временные аспекты, структуру системы КРІ и ожидаемые результаты от ее внедрения.

Ключевые слова: стратегия, стратегическое управление, ключевые показатели эффективности, КРІ, учреждения высшего образования, УВО, реализация стратегии.

Annotation

Use of key performance indicators (KPI) in strategic management of higher education institutions

O. Kushlyk, H. Stepanyuk, PhD, Associate Professor at the Department of Management and Administration, Ivano-Frankivsk National Technical University of Oil and Gas

Issues of relevance to the implementation of the Key Performance Indicators (KPI) system in higher education institutions (HEIs) are considered. The essence and peculiarities of the KPI system in the formulation and implementation of the strategy for the development of HEIs, as opposed to the use of performance indicators (PI) are revealed. The KPI for HEIs is a system of measurable indicators that reflect the most significant parameters of a university S activity in an approved strategic development vector (strategic value drivers). The purpose of the KPI is to provide monitoring, systematic control of the results of the HEIs operation for compliance with the strategic goals of the activity, to take corrective and preventive actions if necessary.

The experience of domestic and foreign universities in the formation of the KPI system is investigated. The methodological recommendations for the use of KPI are considered, taking into account the two-tier hierarchical structure of the centers of responsibility of the HEIs. The KPI system in strategic management of the HEIs should be limited to the depth of penetration to the level of heads of responsibility centers and not applied at levels with high academic and scientific autonomy.

Keywords: strategy, strategic management, key performance indicators, KPI, institutions of higher education, strategy implementation.

Постановка проблеми

Однією з основних складових стратегічного управління закладами вищої освіти (ЗВО) є розроблення стратегії, що дозволяє окреслити цілі їхньої діяльності у перспективі, враховуючи динамізм та невизначеність середовища. Без цілей неможливо змінюватись, так само як не можливо оцінювати існуючий стан та визначати шляхи його покращення. Отже, стратегією університету є певний стратегічний план його розвитку, що визначає пріоритети діяльності та шляхи їхнього досягнення [1, с. 181-182].

Розроблення та впровадження дієвої стратегії розвитку має на меті забезпечити ЗВО стійкість та ключові конкурентні переваги через формування унікальності пропозиції та його репутаційного капіталу, встановити гнучкий зв'язок із середовищем, отримати синергію від усіх напрямів діяльності, досягти бажаного рівня взаємовідносин зі стейкхолдерами, реалізуючи стратегічні цілі за допомогою розподілу ресурсів та ефективної діяльності кожного з підрозділів.

Відповідно, в практичній діяльності ЗВО особливої уваги заслуговує питання формалізації стратегії, а саме перехід від формулювання стратегії розвитку на словесному рівні до конкретних числових показників діяльності. Для того, щоб слово «стратегія» перетворилась з абстрактної ідеї в реальні дії, необхідно її описати системою показників виміру та оцінки.

Якщо розглядати досвід комерційних організацій з цього питання, то сьогодні системи керування ефективністю бізнесу (Business Performance Management, BPM), що включають модель піраміди ефективності (Performance Pyramid) Мак Нейра, Р. Ланча, К. Кроссома, модель оцінки ефективності діяльності і росту (Effective Progress and Performance Mesurement, ЕР2М) К. Адамса і П. Робетса, систему показників відповідальності (Accountability Scorecard, ASC) Ф. Ніколса, збалансовану систему показників (Balanced Scorecards, BSC) Р. Каплана та Д. Нортона та ін., дозволяють дієво відслідковувати виконання стратегічних ініціатив керівництва, виділяючи ключові процеси, які впливають на стратегію, та оцінювати їхню ефективність на основі аналізу і моніторингу ключових показників ефективності або результативності (Key Performance Indicators, KPI), що є розвитком концепції управління за цілями (Management by Objectives).

Щодо впровадження стратегії, то ефективно відслідкувати прогрес у досягненні стратегічних пріоритетів і цілей ЗВО може розроблена система ключових індикаторів виконання поставлених цілей (KPI). Це той інструмент, який дозволяє визначати, наскільки управління організацією відповідає рівню досягнення стратегічних цілей, складати основу для ухвалення рішень в процесі управління діяльністю організації, фокусувати увагу керівництва на найбільш критичних питаннях. Загалом, використання такого інструменту забезпечує процес прийняття управлінських рішень релевантною інформацією, щоб ідентифікувати наявність та область виникнення проблем у досягненні стратегічних цілей, але не дає готових рішень в стратегічному управлінні ЗВО.

Аналіз останніх досліджень та публікацій. У наукових працях широко розглядають сутність KPI та досвід їхнього використання в стратегічному управлінні ЗВО [1-4], принципи розробки такої системи для бюджетної сфери [5], використання BSC в діяльності ЗВО [6]; обґрунтовують ключові показники оцінки якості освіти [7] та елементи стратегічного планування у ЗВО [8, 9].

Сьогодні розвиток теорії та практики стратегічного управління ЗВО перебуває на початковому етапі, що потребує відповідних напрацювань в сфері формування та реалізації стратегій їхнього розвитку. Окрім того, додаткових досліджень потребують питання можливості впровадження системи КРІ в стратегічному управлінні ЗВО, враховуючи специфіку університетів як технічного, так і гуманітарного профілю.

Мета і завдання дослідження. Вирішення вищенаведених проблем зумовлює актуальність мети дослідження та постановку таких завдань: розкрити сутність та особливості системи КРІ у формуванні та реалізації стратегії розвитку ЗВО, запропонувати методичні рекомендації впровадження КРІ, обґрунтувати етапи розроблення системи КРІ.

Виклад основного матеріалу

ключовий показник ефективність університет україна

За своїм призначенням система КРІ транслює місію та загальну стратегію розвитку організації в систему взаємопов'язаних показників, забезпечуючи інформаційно-методичну підтримку прийняття управлінських рішень. Під КРІ для ЗВО розуміємо систему вимірних індикаторів, що відображають найбільш значущі параметри діяльності університету в затвердженому стратегічному векторі розвитку (стратегічні драйвери цінності або драйвери успішного розвитку) для побудови системи управління за відхиленнями, яка повинна забезпечувати моніторинг, системний контроль результатів роботи на відповідність стратегічним цілям діяльності, здійснювати коригувальні та запобіжні дії у випадку необхідності. Така система відображає, насамперед, очікування зовнішніх стейкхолдерів, що впливає на власні цілі ЗВО.

Використання КРІ забезпечує зв'язок між стратегічним управлінням та операційною діяльністю ЗВО через оцінювання результатів реалізації стратегії. А також процес вибору показників та їхніх цільових значень передбачає обговорення реалістичності досягнення стратегічних цілей через комбінацію ефективних дій та оптимізацію процесів діяльності, виконання проектів та залучення необхідних ресурсів. Використання такої технології менеджменту забезпечує розуміння працівниками підрозділів не тільки сутності стратегічних орієнтирів, але й шляхів їхнього досягнення.

Розробляти систему КРІ доцільно лише після формування стратегічного бачення ЗВО, визначення стратегічних перспектив і цілей, розуміння ролі кожної функційної сфери у досягненні місії організації та можливого синергетичного ефекту. Це забезпечить узгодження всіх рівнів ЗВО (підрозділів) з чітко визначеними стратегічними та каскадними цілями, дозволить не втратити важливі напрями діяльності керівників, сформувати причинно-наслідкові ланцюги впливу одних стратегічних завдань на інші. Надалі стратегічні завдання університету деталізують у тактичні завдання для усіх структурних підрозділів з урахуванням їхнього функціоналу. Це дозволить створити умови для успішної реалізації стратегії розвитку ЗВО, направити енергію, здатності, компетенції та знання працівників усіх підрозділів на вирішення стратегічних завдань.

Отже, КРІ - це показники, за якими оцінюють ефективність бізнес-процесів, дій, реалізацію проектів ЗВО у відношенні до встановлених стратегічних цілей. Можна аргументувати, що цільові показники в ключових сферах діяльності є своєрідною «панеллю з приладами», яка необхідна керівництву університету.

Для кожного ЗВО є звичайною практикою облік та аналіз основних показників, що тримає на контролі ректорат. Вони складають основу щорічних звітів ректора та зазвичай включають показники позицій університету в національних або світових рейтингах, показники публікаційної активності, показники, які відображають спектр освітніх послуг, контингент за освітніми рівнями, якість професорсько-викладацького складу, кількість відокремлених навчально-наукових структур тощо. Зазначені показники формують групу показників ефективності PI (Performance Indicators) університетів, які розробляють на основі аналізу структури ЗВО і відповідно до державної політики розвитку вищої освіти. Вичерпна сукупність показників ефективності формує описову інформаційну модель діяльності ЗВО (рис. 1), а результати оцінки діяльності ЗВО визначають як таблицю з усіма показниками.

Рис. 1. Схематичне представлення різниці між РІ та КРІ

Відмінна ситуація з КРІ, які визначають, виходячи із стратегічних цілей розвитку ЗВО. Різниця використання такої системи від РІ полягає у встановлені необхідної кількості підсистем на основі стратегічних цілей, які і задають відповідні KPI. У підході з PI навпаки: PI задає число підсистем. Наступною відмінністю є обов'язковий взаємозв'язок показників між собою. Це дає можливість вводити функційні зв'язки в модель системи стратегічного управління ЗВО, а, відповідно, аналіз підсистем здійснюють в залежності від факторів зовнішнього середовища. Тобто такий підхід передбачає врахування факторів екзогенного характеру, відповідність досягнення стратегічних цілей і прийняття необхідних управлінських рішень для коригування ситуації за необхідністю.

На основі вивчення досвіду розроблення КРІ вітчизняними та іноземними університетами (табл. 1) запропоновано формувати систему КРІ реалізації стратегії ЗВО в розрізі неформальної дворівневої ієрархічної структури центрів відповідальності університету, яка б дозволила об'єднати всі підрозділи, оптимально та ефективно забезпечити взаємозв'язок стратегічних цілей та відповідних KPI. До центру відповідальності першого рівня зараховуємо ректора, проректорів, до другого рівня - керівників департаментів та управління різних напрямків діяльності згідно зі структурою університету, інститутів, відокремлених підрозділів. Центр відповідальності першого рівня встановлює, контролює і коригує (за необхідності) стратегічні цілі та KPI. Центри відповідальності другого рівня несуть відповідальність за реалізацію стратегії розвитку ЗВО в межах зони безпосередньої відповідальності і встановлюють операційні цілі на наступні рівні управління. Для цього формують перелік заходів щодо виконання цільових значень показників як особисто, так і делегують виконання показників співробітникам підвідомчого структурного підрозділу, контролюють досягнення цілей і показників на рівні свого центру відповідальності, розробляють пропозиції щодо коригування показників і заходів для центрів відповідальності першого та другого рівнів.

Таблиця 1