Процес постачання в системі управління підприємством: обліковий аспект

Размещено на http://www.allbest.ru/

Процес постачання в системі управління підприємством: обліковий аспект

Ковальова Т.В.

Кандидат економічних наук, доцент, Завідувачка кафедри обліку і оподаткування, Харківський національний автомобільно-дорожній університет, м. Харків, Україна

Анотація

Стаття присвячена дослідженню процесу постачання, який є складною і складноорганізованою діяльністю, що включає в себе придбання товарів, матеріалів і послуг для задоволення потреб підприємства. Мета статті передбачає дослідження ролі обліку в процесі постачання. Доведено, що облік постачання дозволяє забезпечити належний контроль над поповненням товарно-матеріальних цінностей на складах, зберіганням і забезпеченням їх безперебійної господарської діяльності. Ефективне постачання товарів та матеріалів є важливим чинником успіху підприємства і дозволяє забезпечити його конкурентоспроможність на ринку. Запропоновані шляхи покращення обліку в процесі постачання. Серед пропозицій: автоматизація системи обліку процесу постачання; проведення як моніторингу забезпеченості запасів на підприємства так і моніторингу постачальників з точки зору якості, ціни та доставки ними матеріальних цінностей. Для стабільної роботи підприємства запропоновано укладання довгострокових контрактів та проведення регулярного аналізу та оцінки ефективності системи постачання. Вказано на значення аналітичного обліку для здійснення ефективного процесу постачання. Ключові слова: постачання; господарські процеси; облік; система управління; контроль.

SUPPLY PROCESS IN THE ENTERPRISE MANAGEMENT SYSTEM: ACCOUNTING ASPECT

Tetiana Kovalova

PhD (Economics), Associate Professor, Head of the Department of Accounting and Taxation, Kharkiv National Automobile and Highway University, Kharkiv, Ukraine облік постачання матеріал

The article is devoted to the study of the supply process, which is a complex and highly organized activity involving the purchase of goods, materials and services to meet the needs of an enterprise. The purpose of the article is to study the role of accounting in the supply process. It is proved that supply accounting allows ensuring proper control over the replenishment of inventory in warehouses, storage and ensuring their uninterrupted economic activity. Efficient supply of goods and materials is an important factor in the success of an enterprise and helps to ensure its competitiveness in the market. To achieve this goal, the article uses general scientific and special research methods and techniques: theoretical generalization, analysis and synthesis; systematic and integrated approach; abstract and logical. Ways to improve accounting in the supply process are suggested. Among the proposals are: automation of the supply process accounting system; monitoring of the availability of stocks at the enterprise and monitoring of suppliers in terms of quality, price and delivery of material assets. To ensure the stable operation of the enterprise, it is proposed to conclude long-term contracts and conduct regular analysis and evaluation of the supply system efficiency. The rational construction of analytical accounting allows for effective control over the emergence and repayment of accounts payable. Analytical accounting makes it possible to keep separate records of each supplier, analyze costs, use data for inventory management and order planning. It can be used to keep track of inventory balances, ensure timely receipt of information about the company's current financial position, and ensure timely and accurate calculation of accounts payable. The rational construction of analytical accounting ensures effective control over accounts payable, avoids delays in payments and penalties, and helps to plan and manage the company's financial position. A comprehensive study of the problem of accounting for the supply process will make it possible to understand in more detail the causes and consequences of inefficient accounting for the supply process at the enterprise and to promptly influence the situation.

Key words: supply; business processes; accounting; management system; control.

Постановка проблеми у загальному вигляді та її зв'язок із важливими науковими чи практичними завданнями. Система управління підприємством неможлива без обліку, оскільки він є інформаційною базою для прийняття управлінських рішень, в тому числі і тих, які мають відношення до стратегії розвитку підприємства. Мова йде про участь у формуванні, використанні та контролю ресурсів, які є в розпорядженні підприємства; проведення оцінки ефективності функціонування самого підприємства тощо. На сьогодні в Україні склалася процесно-орієнтована система обліку, яка допомагає менеджерам керувати підприємством і досягати позитивних результатів у господарській діяльності. Процеси, які є основою функціонування підприємства, в деякій мірі мають синергійний ефект. [1]. Процес постачання є початковим етапом і відіграє значну роль у господарській діяльності підприємства. Для успішної діяльності підприємствам слід налагодити внутрішні та зовнішні матеріальні потоки таким чином, щоб фінансове та інформаційне забезпечення сприяло зменшенню витрат. У суб'єктів підприємницької діяльності виникає поточна кредиторська заборгованість за придбані ТМЦ у зв'язку з різницю у часі, яка виникає між самим постачанням та моментом сплати коштів. Роль обліку в процесі постачання на підприємстві полягає в систематичному фіксуванні та контролі руху матеріальних ресурсів, що використовуються для виробництва товарів або надання послуг. Дослідження процесу постачання через призму обліку в будь-який період часу є актуальним і важливим з кількох причин. Однією з таких причин є виявлення проблемних аспектів, які можуть негативно впливати на бізнес-процеси. Наприклад, недостатньо точний облік термінів постачання може призвести до перебою в надходженні товарів і втрати потенційних продажів. Аналіз облікових показників дозволяє виявляти та вирішувати подібні проблеми. Безліч переваг обліку постачання підкреслюють актуальність і важливість подальших досліджень процесу постачання завжди і незалежно від періоду часу.

Аналіз останніх досліджень і публікацій, в яких започатковано розв'язання даної проблеми і на які спирається автор. Господарські процеси, в тому числі і процес постачання широко висвітлювались науковцями. Наукові доробки стосувались як вивчення безпосередньо поняття "процеси", так і в частині детального аналізу основних господарських процесів. Обліковий аспект процесу постачання вивчала видатна плеяда обліковців-теоретиків, які в своїх працях вивчали обліковий аспект різносторонньо. Зокрема, Зарудна Н.Я. [2] вказала на провідну роль обліку і аналізу в процесі постачання для пивоварних підприємств. Мокієнко Т В. [3], визначив завдання обліку при придбанні товарно-матеріальних цінностей, звернувши також увагу і на важливість документального забезпечення цього процесу. Методологічні аспекти організації бухгалтерського обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками досліджені Подмешальською Ю.В. та Корнієнко Д.В. [4]. Вони запропонували до впровадження Аналітичну відомість бухгалтерського обліку розгорнутого сальдо до рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками", цим самим підкресливши значну роль аналітичного обліку для процесу постачання. Власюк Г В. [5]. Демченко Я.М., Прохорова В.М. [6] теж досліджували процес постачання, акцентувавши при цьому свою увагу на шляхах удосконалення обліку за розрахунками з постачальниками.

Дослідивши роботи вище наведених авторів, ми дійшли до висновку, що роботу в цьому напрямку слід продовжувати задля полегшення роботи як бухгалтерам-практикам, так і для покращення ефективності роботи підприємства.

Виділення невирішених раніше частин загальної проблеми, котрим присвячується означена стаття. Зобов'язання перед постачальниками безпосередньо впливають на фінансовий стан підприємства, тому їх слід контролювати. Оскільки, у разі виникнення простроченої заборгованості імідж підприємства може погіршитись. Саме тому, для усунення негативних наслідків щодо такої заборгованості, необхідне якісне управління такою заборгованістю. Облік допомагає встановити оптимальний рівень запасів, виявити можливі ризики та проблеми в постачанні, планувати та контролювати витрати. Тому, подальше дослідження процесу постачання через призму обліку є актуальним і важливим в будь який період часу.

Формулювання цілей статті (постановка завдання). Метою роботи є аналіз та визначення ролі обліку в процесі постачання та надання пропозицій з приводу його покращення на підприємстві.

Виклад основного матеріалу дослідження. Процеси відіграють важливу роль у життєдіяльності підприємства, оскільки саме значення слова, з латинської означає "проходження, просування вперед" [7], а отже саме вони є однією з основ руху підприємства вперед. "Послідовна зміна станів або явищ, яка відбувається закономірним порядком; хід розвитку чого-небудь" [8], саме так трактується поняття "процес" у більшості словників. Зарудна Н.Я. [2]. трактує процеси, як алгоритм, що дозволяє систематизувати та послідовно виконати необхідні дії, які призводять до бажаного результату. При цьому вона наголошує на тому, що розробка структури процесів повинна проводитися з урахуванням цілей підприємства і його стратегії. Кожен процес повинен мати чітко визначені цілі, завдання і результати, а також розроблені методи і засоби їх досягнення. Крім того, слід визначити ресурси, необхідні для проведення кожного процесу, а також встановити відповідальність за їх забезпечення [2].

Колообіг матеріальних цінностей вперше був обгрунтований французьким економістом Франсуа Кене. Він стверджував, що цей колообіг відбувається через господарські процеси, які, в свою чергу, є важливим об'єктом обліку. Процес, згідно з іншим визначенням, є сукупністю або ланцюгом явищ, пов'язаних з людиною або природою. Вони розвиваються протягом певного проміжку часу і мають послідовні етапи, які зазвичай призводять до певного кінцевого результату. Таким чином, колообіг матеріальних цінностей відбувається через господарські процеси, які мають свою послідовність та кінцевий результат. Цей процес є важливим об'єктом обліку [9].

Основу господарської діяльності - складають процеси: постачання, виробництва та реалізації. Постачання є важливим елементом в діяльності підприємства, від нього залежить ефективність процесу виробництва. Постачання можна розглядати як окрему систему, яка включає різні елементи. Важливим у цій системі є вибір постачальників, юридичне оформлення взаємовідносин з ним; аналіз його роботи, умови доставки ТМЦ від постачальника. Процес постачання можна організувати як з використанням традиційного так і логістичного підходів. При традиційному підході до організації процесу постачання на підприємстві основна увага акцентується безпосередньо на виробництві, а не на розподілі і доставці виготовленої продукції покупцеві. На нашу думку, важливу роль у процесі постачання відіграє логістика, а саме логістика постачання. Можна вважати, що бухгалтерський облік є складовою елементу управління в системі логістики постачання, оскільки він, використовуючи свої методи, буде сприяти ефективному функціонуванню системи. Система постачання - це поєднання елементів: планування, організація, здійснення та контролю. Якщо взяти до уваги наведені вище операції, то можна сказати, що до планування процесу постачання можна віднести операції: визначення потреби; укладання договорів на забезпечення цієї потреби та замовлення відповідних партій (у кого, коли, скільки, як); власне виробництво деяких видів матеріальних цінностей; цінова політика підприємства щодо придбання матеріальних цінностей. Організація процесу постачання - це транспортування, зберігання та доведення матеріальних цінностей до стану, в якому їх можна використовувати у виробництві.

Контроль процесу постачання можна представити наступними операціями: передача безпосередньо у виробничий процес, визначення собівартості матеріальних цінностей, що передаються для подальшої переробки, розрахунки із постачальниками за отриманні матеріальні цінності, розрахунок витрат процесу постачання та подальше їх списання із використанням різних рівнів капіталізації витрат. Здійснення кожної з цих операцій неможливе без бухгалтерського обліку. Саме він буде забезпечувати повний інформаційний супровід цих операцій. На підставі цих операцій можна вказати на основні об'єкти обліку процесу постачання: обсяг ТМЦ, які купуються; витрати на їх придбання та безпосередньо на здійснення самого процесу і розрахунки, які виникають між учасниками цього процесу. Це обумовлює і завдання обліку: визначення обсягів закупівлі матеріальних цінностей; контроль над надходженням матеріальних цінностей на підприємство; ведення обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками; встановлення фактичної собівартості закуплених матеріальних ресурсів [3].

Враховуючи, що система буде системою, лише за умови, коли вона виокремлюється із середовища і має притаманні лише їй внутрішні та зовнішні ознаки, система постачання має всі ознаки. Ця думка підкреслюється у дослідженнях Зарудної Н.Я. Вона пише: "Основним завдання цього процесу є задоволення потреб виробництва у необхідних факторах виробництва - виробничих запасах, малоцінних та швидкозношуваних предметах, необоротних активах (будівлях, спорудах, транспортних засобах, машинах, верстатах, устаткуванні), живій робочій силі (робітники, управлінці, службовці), капіталі (фінансові та капітальні інвестиції, грошові кошти) та ін. На виході з цієї системи знаходиться готова продукція, котра реалізовується кінцевим споживачам (покупцям). Від покупців на підприємство надходять грошові кошти, котрі виходять із системи при оплаті постачальникам вхідних факторів виробництва. На мікрорівні (рівні підприємства) процес постачання - "це комплекс функціональних операцій для забезпечення систематичної статутної діяльності підприємства необхідними ресурсами, засобами виробництва та робочою силою" [2, с.26].

Значну роль у функціонування процесу постачання, його організації відіграють кадри, як облікові так і працівників відділів постачання чи логістики. Документообіг та наявність кваліфікованих працівників, як в бухгалтерській службі, так і інших працівників дозволить швидко реагувати на події, які відбуваються у процесі постачання. Роль обліку в процесі постачання на підприємстві полягає в систематичному фіксуванні та контролі руху матеріальних ресурсів, що використовуються для виробництва товарів або надання послуг. Облік допомагає встановити оптимальний рівень запасів, виявити можливі ризики та проблеми в постачанні, планувати та контролювати витрати. Для покращення обліку в процесі постачання можна запровадити деякі ініціативи. Наприклад, автоматизувати систему обліку за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення, що дозволить ефективніше контролювати рух матеріальних цінностей. Також можна встановити систему моніторингу запасів з використанням таких методів, як JIT (Just-inTime) або ABC-аналіз, що дають змогу оптимізувати рівень запасів та уникнути зайвих витрат. Крім того, важливо підтримувати постійний зв'язок з постачальниками та постійно оцінювати їх роботу з точки зору якості, ціни та доставки. Також можна розглянути можливість укладення довгострокових контрактів з надійними постачальниками, що дозволять забезпечити стабільне постачання. Важливо також проводити регулярний аналіз та оцінку ефективності системи постачання, виявляти слабкі місця та шляхи їх усунення. Контроль та аудит в області постачання допоможуть виявити та запобігти несистемним помилкам та недолікам.

Аналітичний облік покликаний забезпечити детально інформацією про стан розрахунків з постачальниками задля оперативного керівництва підприємством і складання фінансової звітності. Ю.В. Подмешальська та Д.В. Корнієнко [4] вважають, що принцип превалювання сутності над формою вимагає, щоб операції були обліковані відповідно до їх сутності, а не лише виходячи з юридичної форми та формальних документів. Однак, якщо підприємство не веде деталізований аналітичний облік, це може призвести до порушення цього принципу. Наприклад, підприємство може проводити операції, що мають різний характер або вплив на його фінансовий стан, але обліковувати їх однаково, зосереджуючись лише на юридичній формі операцій. Це може спотворити реальний стан справ підприємства та приховати ризики та проблеми, що виникають. Деталізований аналітичний облік дозволяє отримати більш точне уявлення про структуру, обсяги та характер операцій підприємства. Це допомагає уникнути спотворень та інформаційної недостовірності в фінансовій звітності. Тому, підприємствам варто надавати належну увагу деталізованому аналітичному обліку та враховувати принцип превалювання сутності над формою при складанні фінансової звітності. Це допоможе забезпечити більш точну та достовірну інформацію про фінансову стан підприємства. Тому раціональна побудова аналітичного обліку забезпечить одне з основних завдань обліку, а саме контроль за виникненням і погашенням кредиторської заборгованості, щоб не допустити прострочок у платежах і уникнути штрафних санкцій.

Важливим у розрахункових операціях є процес пошуку постачальників. Остаточний вибір постачальника є нелегким, оскільки, він повинен повністю задовольняти підприємство-покупцям за низкою критеріїв. Умови вибору постачальників були обумовлені у дослідженні, яке провів Е.Ф. Югас [10]. Автором були виділені наступні умови вибору постачальників: "цінова конкурентоспроможність (включаючи витрати на зберігання, транспортування і страхування), умови платежу гарантійні строки ремонт і післяпродажне обслуговування, відповідність продукції постачальника стандартам якості, можливість закупівель безпосередньо у виробників або оптовиків, географічне місце розташування, основні види діяльності та фінансовий стан, виробнича потужність та обсяги випуску продукції за останні роки" [10, с.90]. На нашу думку, основними критеріями відбору постачальників є ціна та якість товару, всі останні критерії лише доповнюють та уточнюють один одного. Деякі з критеріїв дуже схожі на умови, які закладаються в договорах на поставку.

Г.В. Власюк пропонує у План рахунків ввести позабалансовий рахунок 10 "Кредиторська заборгованість" з відповідними до нього субрахунками: "101 "Кредиторська заборгованість за товари, роботи, послуги, термін сплати якої ще не настав з вітчизняними постачальниками"; 102 "Кредиторська заборгованість за товари, роботи, послуги, термін сплати якої ще не настав з іноземними постачальниками"; 103 "Кредиторська заборгованість за товари, роботи, послуги, прострочена з вітчизняними постачальниками"; 104 "Кредиторська заборгованість за товари, роботи, послуги, прострочена з іноземними постачальниками" [5].

Я.М. Демченко, В.М. Прохорова [6] продовжили дослідження Г.В. Власюк і запропонували додати до рахунку 63 аналітичні рахунки, які б більше надавали інформацію про заборгованість щодо постачальників. Вказаний поділ, хоча і забезпечить детальну інформацію за розрахунками з постачальниками, на нашу думку, буде доречніше вести реєстр (аналітичні таблиці), який буде містити інформацію, як по сумі заборгованості, так і по термінам погашення.

Висновки з цього дослідження і перспективи подальших розвідок у даному напрямку

За результатами дослідження можна зробити наступні висновки. Процес постачання складається із декількох важливих етапів; вибір постачальниками; юридичне оформлення взаємних відносин з обраними постачальниками, включаючи підписання договорів та узгодження умов співпраці; аналіз роботи постачальника, включаючи оцінку якості його товарів або послуг, вчасність доставки та виконання умов договору; врахування умов доставки товарів, включаючи терміни, способи та вартість доставки. Урахування цих елементів та їх взаємозв'язок сприяють успішному функціонуванню процесу постачання. Бухгалтерський облік є важливим компонентом управління в системі логістики постачання. Він використовує свої методи для забезпечення ефективного функціонування системи. Розрахунки та аналіз фінансових показників допомагають контролювати витрати, оцінити ефективність постачальників і визначити оптимальні рішення щодо закупівель. Бухгалтерський облік також може вести документацію про склади, вартість товарів та облік операцій з постачальниками. Його належне використання дозволяє оптимізувати логістичні процеси та забезпечити ефективний постачання товарів чи послуг. Загалом, покращення обліку в процесі постачання є важливим етапом в управлінні підприємством, який допоможе оптимізувати витрати, забезпечити стабільне постачання та підвищити ефективність діяльності.

Бібліографічний список

1. Liakhovych, H. I., Zarudna, N. Ya., Kundeus, O. M., & Yakovets, T A. (2017). Oblik i pravove zabezpechennia hospodarskykh protsesiv pidpryiemstva: navchalnyi posibnyk [Accounting and legal support of economic processes of the enterprise: a study guide]. Ternopil : KROK [in Ukrainian].

2. Zarudna, N. Ya. (2013). Oblik i analiz protsesu postachannia materialnykh tsinnostei [Accounting and analysis of the process of supply of material values]. Candidate's thesis. Ternopil. Retrieved from http://dspace.wunu.edu.ua/ bitstream/316497/865/1/%D0%97%D0%B0%D1%80%D1%83%D0%B4%D0%BD%D0%B0%20%D0%9D.%D0%A F._%D0%B4%D0%B8%D1%81%D0%B5%D1%80%D1%82.pdf [in Ukrainian].

3. Mokiienko, T. V. (2015). Prydbannia tovarno-materialnykh tsinnostei: zavdannia obliku ta dokumentalne zabezpechennia [The process of acquiring values: accounting tasks and documenting]. Efektyvna ekonomika - Effective Economy, 11. Retrieved from http://www.economy.nayka.com.ua/index.php?op=1&z=4581 [in Ukrainian].

4. Podmeshalska, Yu. V., & Korniienko, D. V. (2021). Oblik rozrakhunkiv z postachalnykamy za vydamy ekonomichnoi diialnosti [Accounting for payments to suppliers by economic activity]. Ahrosvit - Agroworld, 24, 3564. Retrieved from http://www.agrosvit.info/pdf/24_2021/9.pdf. DOI: 10.32702/2306&6792.2021.24.58 [in Ukrainian].

5. Vlasiuk, H. V. (2009). Shliakhy vdoskonalennia bukhhalterskoho obliku rozrakhunkiv z postachalnykamy [Ways to improve the accounting of settlements with suppliers]. Derzhava ta rehiony Seriia: Ekonomika ta pidpryiemnytstvo - State and regions. Series: Economy and entrepreneurship, 5, 40-44 [in Ukrainian].

6. Demchenko, Ya. M., & Prokhorova, V. M. (2014). Shliakhy vdoskonalennia obliku rozrakhunkiv z postachalnykamy ta pidriadnykamy [Ways of improving the accounting of payments with suppliers and contractors]. Problemy teorii ta metodolohii bukhhalterskoho obliku, kontroliu i analizu - Problems of the theory and methodology of accounting, control and analysis, 1,96-108. Retrieved from http://nbuv.gov.ua/UJRN/ptmbo_2014_1_11 [in Ukrainian].

7. Tlumachnyi slovnyk inshomovnykh sliv [Interpretive dictionary of foreign words] (n/d). Slovnyk inshomovnykh sliv: vebsait - Dictionary of foreign words: website. Retrieved from https://www.jnsm.com.ua/cgi-bin/u/book/sis. pl?Qry=%CF%F0%EE%F6%E5%F1 [in Ukrainian].

8. Slovnyk ukrainskoi movy. Akademichnyi tlumachnyi slovnyk (1970-1980) [Dictionary of the Ukrainian language. Academic explanatory dictionary (1970-1980)] (n/d). Slovnyk ukrainskoi movy: vebsait - Dictionary of the Ukrainian language: website. Retrieved from http://sum.in.ua/s/proces [in Ukrainian].

9. Znachennia protsesu (shcho take, poniattia ta vyznachennia) [The meaning of the process (what it is, concepts and definitions)] (n/d). About-Meaning: websate. Retrieved from https://uk.about-meaning.com/11038635-processmeaning [in Ukrainian].

10. Yuhas, E. F. (2011). Ekonomichna sutnist dohovirnykh vidnosyn pidpryiemstva ta formy rozrakhunkiv z postachalnykamy i pidriadnykamy [The economic essence of the enterprise's contractual relations and forms of settlements with suppliers and contractors]. EkonomichnyiPereiaslav-Khmelnytskoho derzhavnoho pedahohichnoho universytetu imeni Hryhoriia Skovorody - Economic Pereyaslav-Khmelnytskyi State Pedagogical University named after Hryhoriy Skovoroda, 17/2, 90-94. Retrieved from https://econpapers.repec.org/article/scn032862/15979639. htm [in Ukrainian].

Размещено на Allbest.ru