Інвентаризація як метод внутрішньогосподарського контролю

Размещено на http://www.allbest.ru/

Вінницький торговельно-економічний інститут

Державного торговельно-економічного університету

Інвентаризація як метод внутрішньогосподарського контролю

Даценко Г.В. д.е.н., професор кафедри обліку та оподаткування,

Кудирко О.М. к.е.н., доцент кафедри обліку та оподаткування,

Коцеруба Н.В. к.е.н., доцент кафедри обліку та оподаткування

Анотація

У статті розглянуто поняття інвентаризації як методу внутрішньогосподарського контролю, важливість та її роль в сучасному підході управління підприємством. Інвентаризація дозволяє виявляти відхилення між фактичною наявністю ресурсів та їхніми обліковими записами, надаючи можливість своєчасно вживати заходів для усунення виявлених проблем. Досліджено процес систематичного обліку та перевірки матеріальних цінностей, активів і ресурсів, визначаючи його значення для забезпечення ефективності та надійності внутрішнього контролю. Наведено основні етапи проведення інвентаризації на підприємстві. Проаналізовано засоби виявлення та усунення відхилень між фактичною наявністю та обліковими записами активів та пасивів підприємства, а також представлено рекомендації щодо оброблення результатів інвентаризації в бухгалтерських документах та обліку.

Ключові слова: інвентаризація, внутрішньогосподарський контроль, бухгалтерський облік, нестача, надлишок, активи, пасиви, зобов'язання, перевірка.

Abstract

INVENTORY AS A METHOD OF INTERNAL ECONOMIC CONTROL

Datsenko Ganna

Vinnytsia Institute

of Trade and Economics

of State University of Trade and Economics

Kudyrko Olena

Vinnytsia Institute

of Trade and Economics

of State University of Trade and Economics

Kotseruba Nataliia

Vinnytsia Institute

of Trade and Economics

of State University of Trade and Economics

The article examines the concept of inventory as a method of internal economic control, its importance and role in the modern approach to enterprise management. Carrying out systematic accounting and verification of resources is key to avoiding inaccuracies in financial reporting and ensuring order in the management of material assets. Inventory allows you to identify deviations between the actual availability of resources and their accounts, providing the opportunity to take timely measures to eliminate identified problems. The process of systematic accounting and verification of material values, assets and resources was studied, determining its importance for ensuring the effectiveness and reliability of internal control. Inventory is an important element of internal control, allowing to effectively manage the risks associated with possible losses, deterioration or obsolescence of stocks. This becomes a key factor for ensuring the stability of the enterprise in the changing conditions of the market environment. The main stages of taking inventory at the enterprise are given. The means of detecting and eliminating deviations between the actual availability and the accounts of the company's assets and liabilities are analyzed, as well as recommendations for processing the inventory results in accounting documents and accounting are presented. In today's highly competitive market, the right inventory helps a company avoid waste, increase efficiency in the use of resources, and increase overall business stability. This article examines the key aspects of inventory as a method of internal control and determines its importance for the successful functioning of the enterprise. The article emphasizes that the inventory, unlike traditional accounting, provides an opportunity not only to record the availability of resources, but also to identify potential problems and risks in time. It is necessary to recognize the importance of inventory as a strategic tool for achieving financial stability and increasing competitiveness in today's business environment. Thanks to a correctly conducted inventory, the enterprise can optimize its operations, ensure high quality accounting and control, which, in turn, contributes to increasing its competitiveness on the market.

Key words: inventory, internal economic control, accounting, shortage, surplus, assets, liabilities, obligations, verification.

Постановка проблеми

Підприємства у своїй діяльності використовують велику кількість об'єктів, які поділяються на активи та пасиви. Для якісного управляння ними слід систематично здійснювати перевірку фактичної наявності цих об'єктів для запобігання нестач та надлишків, що можуть призвести у свою чергу для помилок в обліку та накладання штрафних санкцій з боку податкових органів. Управління активами та пасивами є ключовим елементом успішного функціонування будь-якого підприємства. Проте, велика кількість об'єктів, що включаються в активи та пасиви, свідчить про складність управління ресурсами, тому інвентаризація є невід'ємною частиною стратегії підприємства. інвентаризація ресурс обліковий

Аналіз останніх досліджень і публікацій

Тема проведення інвентаризації була розкрита у авторів багатьох підручників, досліджень та статей, що стосуються внутрішньогосподарського контролю та бухгалтерського обліку, оскільки вона є невід'ємною частиною цих двох систем, та тісно взаємодіє із ними.

Єфіменко Т.І. у навчальному посібнику «Внутрішньогосподарський контроль» [2] описує мету, завдання, класифікацію та інші теоретичні й практичні питання щодо методу інвентаризації.

Лук'янов П.О., Заглада К.А., Борзенко І.А. у статті «Інвентаризація як метод внутрішнього контролю на підприємстві» наголошують, що інвентаризація дає можливість проконтролювати виконання правил та умов зберігання матеріальних цінностей, грошових коштів, ведення складського господарства, достовірності даних обліку, утримання та експлуатації машин, устаткування, інших об'єктів основних засобів підприємства, а також запобігає розкраденню майна підприємства [1].

Максименко І.Я., Зоря О.П., Горлачова Г.Р у статті «Інвентаризація як складова внутрішньогосподарського контролю в процесі управління підприємством» наводять основні етапи проведення річної інвентаризації, документи, які повинні бути заповнені під час проведення процедури: інвентаризаційні описи, акти інвентаризації та звіряльні відомості [3].

Інформаційні засади проведення інвентаризації на підприємстві також описані у працях Бутинця Ф.Ф., Литвина Ю.А., Шульги А.В., Топор- кової О.А., Олійник С.О., Гаврилюк З.А. та багато інших. Усі вони наполягають на необхідності проведення інвентаризації на будь-якому підприємстві та ефективності цього методу у боротьбі з помилками в обліку та фактичній наявності об'єктів перевірки.

Постановка завдання

Метою дослідження є встановлення факторів необхідності проведення інвентаризації на підприємстві під час проведення внутрішньогосподарського контролю та пошук сучасних підходів щодо вдосконалення її проведення та автоматизації обробки даних фактичної наявності активів й пасивів та даних в бухгалтерському обліку. Під час дослідження необхідно встановити модернізованих шлях управління ресурсами для запобігання утворенню понаднормових втрат використовуваних предметів під час діяльності підприємства.

Виклад основного матеріалу дослідження

Інвентаризація є важливим етапом управління активами та ресурсами для будь-якого підприємства. Вона є одною з основних методів внутрішньогосподарського контролю, що визначає точну кількість, стан і вартість активів та запасів. Цей процес дозволяє уникнути помилок у фінансовій звітності, оптимізувати управління ресурсами та зменшити ризики втрат.

Проведення інвентаризації регламентується положенням про інвентаризацію активів та зобов'язань [4]. Згідно із ним проведення інвентаризації є обов'язковим для юридичних осіб незалежно від їх організаційно-правових форм та форм власності перед складанням річної фінансової звітності, у разі передачі майна держпідприєм- ства або бюджетної установи в оренду, у разі зміни матеріально відповідальних осіб чи керівника колективу (бригади), при встановленні фактів крадіжок чи псування цінностей, при пожежі чи інших стихійних лихах [5].

Інвентаризація на підприємстві - процес не швидкий. Зазвичай, він займає не один день. Тому потрібно забезпечити такі умови, щоб на період її проведення в приміщенні не було сторонніх людей [6]. Забезпечення конфіденційності та недоступності для сторонніх стає ключовим аспектом успішної інвентаризації. Для досягнення цієї мети рекомендується встановлення чітких правил доступу до приміщення, а також впровадження системи контролю за входом та виходом.

Слід чітко розрізняти види інвентаризації та дії, що допускаються під час проведення певної з них.

Інвентаризації класифікують на планові і позапланові. Планові інвентаризації передбачаються планом їхнього проведення, який складається на початку року і затверджується керівництвом підприємства. Позапланові інвентаризації (раптові) наперед не плануються, а проводяться в міру потреби, за розпорядженням керівництва [7].

Для того щоб на підприємстві не було «переполоху» у момент проведення річної інвентаризації, слід напередодні попередити усіх працівників про наближення такої перевірки та визначити чіткі правила щодо їхньої участі у цьому процесі. Розробка часового графіку та дотримання його допоможуть уникнути зайвих перешкод під час проведення інвентаризації.

Однак під час раптової інвентаризації ці дії є неприпустимими, оскільки повинен бути присутній ефект раптовості. Це необхідно для того, щоб забезпечити об'єктивність та невідомість персоналу щодо моменту проведення інвентаризації. Цей момент є ключовим для уникнення можливості приховування помилок та недоліків роботи працівників у фінансовому обліку, а також для виявлення можливих порушень в процесах управління та контролю за активами підприємства.

Слід зауважити, що для якісного проведення інвентаризації потрібно здійснювати поділ перевірки на певні етапи. Це допоможе структурувати та організувати весь процес, забезпечуючи його ефективність та точність аби не пропустити щось важливе.

Мазуренко А.А. та Сєкіріна Н.В. у статті «Етапи проведення інвентаризації» наводять чотири етапи проведення інвентаризації: підготовчий, під час якого відбувається визначення об'єктів, кількості та строків проведення інвентаризації; технологічно-документальний - це безпосередня перевірка наявності та стану матеріальних активів, правильності їх визначення, формування інформаційної бази для перевірки; порівняльно-аналітичний, де здійснюється порів- нянняоблікових даних проматеріальні активи зфак- тичними, встановленими під час перевірки; підсумковий, на якому визначають кінцеві результати інвентаризації [8].

Варто відзначити, що даний поділ є неповним, адже під час інвентаризації, яка використовується під час внутрішньо-господарського контролю, слід також особливу увагу приділяти наступним факторам: умови зберігання активів, якість й терміни придатності запасів, правильність експлуатації та необхідність проведення ремонту необоротних активів, доцільність використання та інші. Для найбільш вартісних активів слід провести тестування для визначення ефективності їх використання та запобігання виникнення можливих витрат під час застосування об'єктів у господарській діяльності.

Також у процесі інвентаризації важливо акцентувати увагу на правильності використання оборотних активів. Ефективна система управління запасами може значно знизити ризик втрат через недосконале використання або зберігання активів, сприяти своєчасному поповненню запасів та забезпечити оптимальний рівень наявності цих активів.

Отже, етапи проведення інвентаризації можна подати схематично згідно рисунку 1.

Інвентаризація є громіздким процесом, який включає в себе обробку великої кількості інформації та об'єктів обліку. Працівники, що залучені до складу комісії повинні уважно вивчати кожен актив та здійснювати певні запити у звітуючі документи.

Нижче запропоновано список документів, що можуть використовуватись у процесі здійснення інвентаризації для повного та якісного проведення цього заходу:

- наказ на проведення інвентаризації, у якому зазначається склад інвентаризаційної комісії, терміни проведення, об'єкти, що підлягають перевірці, заходи, що вживатимуться під час інвентаризації та інше;

акт проведення інвентаризації, де вказується, що матеріально-відповідальні особи ознайомлені із фактом проведення інвентаризації, залишки усіх активів опрацьовані та внесені до звітних форм для подальшого звіряння комісією;

інвентаризаційний опис, що використовується для фіксування наявності, стану та оцінки активів підприємства;

акт інвентаризації, який заповнюється на підставі даних бухгалтерського обліку згідно виведення залишків по оборотно-сальдових відомостях рахунків;

звіряльна відомість, що використовується для відображення розбіжності між даними бухгалтерського обліку і даними інвентаризаційних описів;

протокол результатів проведення інвентаризації, де зазначаються результати проведеної інвентаризації: відображаються нестачі, лишки або пересортиці, накладання відповідальності на посадових осіб та інші дії.

Зазвичай у процесі проведення інвентаризації використовують паперові форми документів. Це займає доволі багато часу на здійснення описів об'єктів, здійснення ручних розрахунків та інше. Існують альтернативні методи заповнення документів під час інвентаризації: використання Excel- форм, де використовуються формули та автоза- повнення стрічок.

Також альтернативним методом проведення та оформлення процесу інвентаризації є використання комп'ютерних програм. Вони мають ряд переваг: дозволяють проводити інвентаризацію паралельно з декількох комп'ютерів, автоматично формують порівняльну відомість, в якій можна побачити всі виявлені розбіжності облікового і реального залишку товарів, автоматично формуються усі інші документи по інвентаризації.

Рис. 1. Етапи проведення інвентаризації під час внутрішньо-господарського контролю [8]

Залучивши сучасні технології інвентаризацію можна зробити більш ефективною, точною та менш трудомісткою.

Якщо на балансі підприємства знаходиться велика кількість активів, строк корисного використання становить більше одного року (тобто це активи, що належать до необоротних), окрім інвентарних номерів, які обов'язково мають бути вказані на кожному окремому об'єкті згідно із законодавством України, можна ввести штрих-коди або QR-коди.

Штрих-код є одним із засобів автоматичної ідентифікації товару, до яких належать також засоби цифрової, магнітної, радіочастотної, звукової й візуальної ідентифікації (магнітна картка, радіочастотна бірка і т.д.). Штрих-код на цей час - найпоширеніший і найбільш оптимальний метод предметно-кількісного обліку товару. Також штрих-коди можна замінити на QR-коди, що також набрали неабияку популярність у світі.

Наліпки із штрих-кодами або QR-кодами слід роздрукувати на принтері та помістити на кожен актив. Далі перевірка об'єктів здійснюється за допомогою спеціальних сканерів або додатків для мобільних пристроїв. Термінали збору даних призначені для проведення інвентаризації, обліку продукції, що приймається або відвантажується зі складу. Введення інформації про товари відбувається шляхом дистанційного зчитування їх штрих- кодів та бездротової передачі даних в комп'ютер, саме таким чином відбувається занесення інформації у базу даних та її обробка.

Таким чином, із використанням новітніх технологій проведення інвентаризації можна буде провести швидше при цьому задіявши меншу кількість працівників.

Висновки з проведеного дослідження

Отже, інвентаризація є необхідним процесом під час здійснення внутрішньо-господарського контролю. Ця перевірка допомагає ефективно визначити та зафіксувати наявні активи підприємства, забезпечуючи точність та достовірність облікової інформації. Інвентаризація допомагає уникнути можливих помилок, знижує ризик втрати ресурсів або відсутності їх обліку, сприяє покращенню ефективності управління та підвищенню довіри до показників фінансової звітності.

Важливо враховувати, що в процесі інвентаризації, яка входить у склад внутрішньо-господарського контролю, необхідно приділяти увагу ряду додаткових аспектів, а саме: перевірити умови зберігання активів, правильність використання, точність вимірювання, встановити необхідність проведення модернізації або поточного ремонту та багато іншого.

Впровадження штрих-кодів або QR-кодів для ідентифікації активів підприємства є ефективним кроком у вдосконаленні системи обліку та контролю за активами. Використання сучасних технологій автоматизації, таких як сканери та мобільні додатки, сприяє швидкій та точній інвентаризації. Застосування цих технологій може покращити якість обліку, зменшити ймовірність помилок та забезпечити швидкий доступ до інформації про активи, сприяючи загальній ефективності діяльності підприємства.

Бібліографічний список

1. Лук'янов П.О., Заглада К.А., Борзенко І.А. Інвентаризація як метод внутрішнього контролю на підприємстві. Вісник СНТ ННІ бізнесу і менеджменту ХНТУСГ. 2020. Випуск № 1. С. 89-92.

2. Єфіменко Т.І. Внутрішньогосподарський контроль: навч. посібник. Харків : УкрДАЗТ, 2013. 313 с.

3. Максименко І.Я., Зоря О.П., Горлачова Г.Р. Інвентарізація як складова внутрішньогосподарського контролю в процесі управління підприємством. Економіка та держава. 2017. Випуск № 10. С. 83-85.

4. Положення про інвентаризацію активів та зобов'язань.

5. Щорічна обов'язкова інвентаризація активів та зобов'язань.

6. Боденчук Л.А ви провели інвентаризацію без помилок?

7. Інвентаризація, її значення і види.

8. Сєкіріна Н.В., Мазуренко А.А. Етапи проведення інвентаризації.

References

1. Luk'janov P.O., Zaghlada K.A., Borzenko I.A. (2020) Inventaryzacija jak metod vnutrishnjogho kon- trolju na pidpryjemstvi [Inventory as a method of internal control at the enterprise]. Bulletin of SNT NNI of Business and Management KhNTUSG, vol. 1, pp. 89-92.

2. Jefimenko T.I. (2013) Vnutrishnjoghospodarsjkyj kontrolj: navch. posibnyk [Internal economic control: teaching. manual]. Kharkiv: UkrDAZT. (in Ukrainian)

3. Maksymenko I.Ja., Zorja O.P., Ghorlachova Gh. R. (2017) Inventarizacija jak skladova vnutrishnjoghosp- odarsjkogho kontrolju v procesi upravlinnja pidpryjem- stvom [Inventory as a component of internal economic control in the process of enterprise management]. Ekonomika ta derzhava, vol. 10, pp. 83-85.

4. Ministerstvo finansiv Ukrajiny. Polozhennja pro inventaryzaciju aktyviv ta zobov'jazanj [Regulations on the inventory of assets and liabilities].

5. Shhorichna obov'jazkova inventaryzacija aktyviv ta zobov'jazanj [Annual mandatory inventory of assets and liabilities].

6. Bodenchuk L. A vy provely inventaryzaciju bez pomylok? (2021) [Did you conduct an inventory without errors?].

7. Inventaryzacija, jiji znachennja i vydy [Inventory, its meaning and types].

8. Sjekirina N.V., Mazurenko A.A. Etapy proveden- nja inventaryzaciji [Stages of conducting the inventory].

Размещено на Allbest.ru