Этапы системного анализа, их основные цели, задачи

1) существует ли проблема;

2) точно формулируется проблема;

3) проводится анализ логической структуры проблемы;

4) развитие проблемы в прошлом, состояние сегодня и в будущем;

5) внешние связи проблемы;

6) принципиальная ее разрешимость.

Вопрос о том, существует ли проблема, имеет первостепенное значение, поскольку приложение огромных усилий к решению несуществующих проблем отнюдь не исключение, а весьма типичный случай. Надуманные проблемы маскируют актуальные проблемы. Правильное и точное формулирование проблемы является первым и необходимым этапом системного исследования и, как известно, может быть равносильно половине решения проблемы.

Любая проблема, как правило, возникает по двум причинам:

острая конфликтная ситуация, возникшая в результате противоречий между участниками организации, качеством и технологией, оплатой труда и компетентностью работника и т.д. Это "проблемы функционирования". Они являются следствием неудовлетворительного управления. Необходим отлаженный механизм их разрешения, упреждения.

развитие системы вызывает "проблемы роста". Они связаны с социально-экономическими, политическими и др. изменениями в инфраструктуре системы.

Методы (данного этапа): метод сценариев, диагностический, деревьев целей, экономического анализа.

Если проблемы своевременно не решать, то со временем они превращаются в препятствие. Поэтому правильное и точное формулирование проблемы является первым и обязательным шагом любого системного исследования.

Формулировка целей и критериев.

Определение целей и ограничений среды;

Формулирование общей цели;

Определение критерия;

Композиция общего критерия из критериев подсистем.

Кроме того, достижимость целей напрямую связана с непротиворечивостью интересов всех участников системы и внешней среды, что поднимает вопрос о необходимости формирования блока совместных целей и совместных ценностей организации, в основе которой лежат цели надсистемы.

Методы: экспертных оценок ("Дельфи"), SWOT-анализ, деревьев целей, экономического анализа, морфологический, кибернетические модели, нормативные операционные модели (оптимизационные, имитационные).

Декомпозиция цели, определение потребностей в ресурсах.

На этом этапе происходит:

формулирование целей верхнего ранга, текущих процессов, эффективности, целей развития;

Методы: деревьев целей, сетевые, метод моделирования (описательные модели).

Оценка состояния внешней среды.

Методы: сценариев, экспертных оценок, сетевые методы, SWOT-анализ, морфологический анализ.

V. Выявление альтернатив достижения цели. Это процесс поиска и выбора наилучших путей достижения целей. Эффективность СА, как правило, прямо пропорциональна количеству возможных альтернатив. Их сопоставление дает возможность более рационального отбора предпочтительной и (или) их комбинирования по различным фрагментам. Выбор предпочтительной альтернативы осуществляется на основе возможностей организации (кадры, техника, материалы, финансы и пр.).

Для экономических систем выбор предпочтительной альтернативы осуществляется по следующим параметрам:

Соответствие ее состоянию и требованиям окружающей среды, то есть устанавливается насколько она соответствует требованиям всех внешних субъектов организации.

Соответствие альтернативы потенциалу и возможностям организации, то есть имеет ли организация в наличии ресурсы для реализации альтернативы и каковы возможности обеспеченности ими исполнения будущей деятельности.

Приемлемость риска, заложенного в альтернативе. Управление любой деятельностью всегда осуществляется в "поле" допустимого риска". Но иногда стремление к прорыву по какому-либо направлению требует выйти за границу допустимого риска, но это часто чревато. Оценки оправданности риска осуществляются путем определения степени реалистичности предпосылок, заложенных в альтернативе, величины потерь в случае провала и ответа на вопрос, оправдывает ли выигрыш в случае риска затраты на реализацию альтернативы.

Методы: экспертных оценок, "мозгового штурма", матричные, экономического анализа.

VI. Оценка целей и средств. Эта работа осуществляется путем разработки моделей и проигрывания на них отдельных альтернатив.

То есть модель дает возможность установить с достаточной точностью, что произойдет с каждым возможным входом на любом этапе прохождения его через систему (имитационная модель), или описать каждую ответную реакцию системы. Общая модель такого класса - "черный ящик", когда на вход модели подаются соответствующие параметры, а на выходе измеряются результаты, сопоставляя которые можно сделать соответствующие оценки предлагаемых альтернатив.

На этом этапе производится: 1) вычисление оценок по критерию; 2) оценка взаимозависимостей между целями; 3) оценка относительной важности целей (устанавливаются коэффициенты относительной важности); 4) оценка дефицитности и стоимости ресурсов; 5) оценка влияния внешних факторов; 6) вычисление комплексных расчетных коэффициентов относительной важности по каждому направлению (ветки дерева целей).

Влияние внешних факторов. Оценка уровня соответствия результатов предполагаемых действий поставленным целям еще не может быть основой выбора наилучшей альтернативы, так как не всегда удается установить характер поведения внешней среды, поэтому при оценке той или иной альтернативы необходимо рассмотреть три варианта поведения внешней среды.

Оптимистический - когда элементы внешней среды будут действовать в заранее предлагаемом направлении (все будет работать на пользу выбранного варианта);

Пессимистический - когда элементы внешней среды будут действовать в противоположном альтернативе направлении (все будет работать против выбранного варианта).

Вероятностный - когда поведение внешней среды определяется наличием информации, экспертными оценками, а иногда и интуицией разработчиков альтернатив.

Методы: экспертных оценок (поскольку СА, как правило, имеет дело с неструктуризованными или слабо структуризованными проблемами, то получение оценок специалистов и их обработка представляются необходимым этапом СА большинства проблем); морфологический, экономического анализа; кибернетические, имитационные, оптимизационные модели.

VII. Выявление возможных последствий реализации выбранной альтернативы.

Реализация любой альтернативы может привести к результатам, связанным и несвязанным с достижением поставленной цели. Результат реализации альтернативы - это многомерное явление, то есть он состоит из многих качественно различных параметров, которые через различные внутренние и внешние связи взаимно определяют состояния друг друга. А поэтому прогнозирование последствий - это должно быть как можно более объективное определение этих взаимозависимостей между параметрами реализуемой альтернативы.

Наиболее распространенным методом прогноза является экстраполирование изменения параметров системы (изменение параметров в будущем исходя из известных тенденций этих изменений в прошедшем периоде).

То есть, при выявлении возможных последствий реализации выбранной альтернативы необходимо провести анализ устойчивых тенденций развития системы; прогноз развития и изменения окружающей среды; предсказать появление новых факторов, оказывающих влияние на развитие системы; анализ обеспеченности ресурсами в будущем; анализ возможных изменений целей и критериев.

Методы: сценариев, экспертных оценок ("Дельфи"), сетевые, экономического анализа, статистический, моделирования.

VIII. Структуризация проектируемой системы. Исходной базой этой стадии являются цели и задачи, сгруппированные по функциональным подсистемам (блокам, модулям), так как для каждой подсистемы необходимо определить ведущее подразделение (действующий функциональный отдел). Определение основных функциональных подсистем основывается на достижении конечных целей в области производственных, научно-технических, экономических и социальных целей, входящих в общее дерево целей альтернативы.

Методы: деревьев целей, матричные, сетевые методы, кибернетические модели.

IX. Диагноз существующей системы.

Проблемы управления, требующие применения СА, возникают в реально функционирующих производственных системах. Поэтому, когда уже выполнены предыдущие этапы и осуществляется практическая реализация выбранной альтернативы, всегда у руководства будет возникать вопрос: "Каково состояние выполнения программы?". Для ответа на него возникает необходимость в диагностическом анализе работы органов управления, направленном на выявление их возможностей, устранение недостатков, диспропорций ("узких мест"), а также на лучшее ориентирование системы на достижение поставленных целей.

На этом этапе смотрят состояние выполнения программы. Выявление актуальных проблем развития системы и ближайших целей - это предмет диагностического обследования и анализа состояния органов управления реализующих альтернативу.

Производится: моделирование экономического и технологического процессов; расчет потенциальной и фактической мощностей; анализ потерь мощностей; выявление недостатков организации производства и управления.

Порядок диагноза: обнаружить отклонение от заданной программы или неудовлетворительное состояние процесса исполнения; определить причину появления этих факторов; принять решение об изменениях программы, состава органов управления; реализовать намеченные изменения.

Первый шаг диагноза - типичный и своевременный учет отклонений, его цель - установить величину отклонений. После этого проводится диагностика отклонений - определяются причины и разрабатываются меры по устранению.

Методы: диагностические, матричные, экономического анализа, кибернетические модели.

X. Построение программы реализации выбранной альтернативы.

Этап формирования программы включает следующие работы:

1. Формирование мероприятий, проектов.

2. Определение очередности выполнения мероприятий.

3. Распределение сфер деятельности.

4. Распределение сфер компетенции.

5. Разработка плана мероприятий в рамках ограниченных ресурсов и времени. анализ декомпозиия синтез экономический

6. Распределение мероприятий по подразделениям и исполнителям.

Методы: матричные, сетевые, экономического анализа, описательные модели, нормативные операционные модели.

XI. Реализация программы и контроль исполнения. Организация исполнения альтернативы представляет собой определенную систему, которая включает уяснение и детализацию альтернативы; подбор и расстановку исполнителей, их инструктаж и обучение; обеспечение нормальной работы исполнителей; контроль за исполнителями и учет результатов их работы, корректировку программы, регулирование и координацию работы в целом.

Контроль является самой продолжительной стадией управления, так как осуществляется с этапа постановки задачи и кончается завершением реализации программ и подведения итогов. При правильной организации системы контроля исполнения субъект реализует следующие цели:

получает сведения о ходе выполнения заданий, чтобы своевременно обеспечить выполнение упреждающих корректирующих действий;

убеждается в эффективности распоряжения с тем, чтобы произвести корректировку при выявлении отклонений;

побуждает работников к эффективному выполнению задания.

Примечание. Неформальные методы: метод сценариев, метод экспертных оценок ("Дельфи"), диагностические методы; графические методы: метод деревьев целей, матричные методы, сетевые методы; количественные методы: методы экономического анализа, морфологические методы, статистические методы; методы моделирования: кибернетические модели, описательные модели, нормативные операционные модели (оптимизационные, имитационные, игровые).