Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

• ПЕРЕЧЕНЬ ИСПОЛЬЗУЕМЫХ УСЛОВНЫХ ОБОЗНАЧЕНИЙ, СОКРАЩЕНИЙ, ТЕРМИНОВ
• ВВЕДЕНИЕ
• 1. ОПИСАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И СТРУКТУРЫ ЧОО «АЛЬЯНС-С». АНАЛИЗ ПРОБЛЕМ ПРЕДПРИЯТИЯ
• 1.1 Описание деятельности и структуры ЧОО «Альянс-С»
• 1.2 Существующие проблемы предприятия ЧОО «Альянс-С»
• 1.3 Выводы по разделу 1
• 2. РАЗРАБОТКА МОДЕЛИ СОСТАВЛЕНИЯ ГРАФИКА РАБОТ ОТДЕЛА ФИЗИЧЕСКОЙ ОХРАНЫ ЧОО «АЛЬЯНС-С»
• 2.1 Разработка организационной структуры ЧОО «Альянс-С»
• 2.2 Анализ предметной области
• 2.3 Описание текущего метода составления рабочего графика в ЧОО «Альянс-С»
• 2.4 Разработка требований к функционалу проектируемой системы составления графика
• 2.5 Описание существующих методов составления расписания
• 2.6 Разработка модели процесса создания рабочего графика «как есть»
• 2.6.1 Выбор методологии
• 2.6.2 Описание хода разработки модели процесса создания рабочего графика «как есть»
• 2.6.3 Анализ процесса создания рабочего графика ЧОО «Альянс-С»
• 2.6.4 Предлагаемое решение проблем процесса создания рабочего графика на ЧОО «Альянс-С»
• 2.7 Разработка модели процесса создания рабочего графика «как должно быть»
• 2.8 Анализ модели процесса создания рабочего графика «как должно быть»
• 2.9 Ожидаемые эффекты от внедрения нового метода создания рабочего графика на ЧОО «Альянс-С»
• 2.10 Выводы по разделу 2
• ЗАКЛЮЧЕНИЕ
• СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
• ПРИЛОЖЕНИЕ


ПЕРЕЧЕНЬ ИСПОЛЬЗУЕМЫХ УСЛОВНЫХ ОБОЗНАЧЕНИЙ, СОКРАЩЕНИЙ, ТЕРМИНОВ

ARIS - Architecture of Integrated Information System;

IDEF - Integrated Computer-Aided Manufacturing;

SADT - Structured Analysis and Design Technique;

CRM - Customer Relationship Management;

АСУ - автоматизированная система управления;

ГБР - группа быстрого реагирования;

ОКВЭД - общероссийский классификатор видов экономической деятельности;

ПК - персональный компьютер;

ПЦН - пункты централизованного наблюдения;

ТО - техническое обслуживание;

ЧОА - частное охранное агентство;

ЧОО - частная охранная организация;

ЧОП - частное охранное предприятие.



ВВЕДЕНИЕ

Детективная и охранная деятельность определяется как оказание на возмездной договорной основе услуг физическим и юридическим лицам, имеющими специальное разрешение (лицензию) органов внутренних дел организациями и индивидуальными предпринимателями в целях защиты законных прав и интересов своих клиентов.

Частное охранное предприятие/организация/агентство (ЧОП/ЧОО/ЧОА) - негосударственное предприятие/организация, оказывающее услуги охраны. Деятельность ЧОП в России регулируется федеральными законами «О частной детективной и охранной деятельности в Российской Федерации», «Об оружии», «О полиции» и подзаконными актами [1].

С начала 2000-х годов в деятельности частных охранных структур имеет место переход от физической охраны объектов сотрудниками охраны к использованию технических средств охраны (охранно-пожарной сигнализации, систем видеонаблюдения, контроля и управления доступом). Таким образом, наблюдается естественная тенденция развития общества - автоматизация деятельности, внедрение различных технических, информационных средств для осуществления охранных услуг. Такая тенденция, конечно, не может окончательно исключить роль человека, любыми, даже самыми автоматизированными, технологическими процессами требуется управлять, осуществлять их обслуживание, контроль [2].

Для грамотного управления людьми на любом современном предприятии вне зависимости от его сферы деятельности должна система управления как производством, процессами, так и персоналом. Зачастую многие предприятия по оказанию услуг это понимают не в глобальном смысле, и поэтому автоматизация процессов осуществляется зачастую только в ведении бухгалтерской отчетности.

Предприятие, осуществляющее охранную деятельность, имеет следующую особенность: оно имеет штат сотрудников отдела физической охраны, которые периодически вынуждены выезжать на объекты, над которыми предприятие осуществляет охрану, для проверки, обслуживания технических средств, часть этих сотрудников в случае возникновения нештатных ситуаций также вынуждена выезжать в качестве группы быстрого реагирования (ГБР). И это создаёт проблему учета, планирования, занятости этих сотрудников отдела физической охраны в данный момент времени.

Объект исследования - отдел физической охраны.

Предмет исследования - составление графика работ сотрудников охраны. рабочий график охрана расписание

Разработка модели бизнес-процессов системы составления графика работ сотрудников отдела физической охраны - есть цель данной выпускной квалификационной работы.

Для достижения этой цели необходимо выполнить ряд задач:

1) Рассмотреть деятельность и структуру ЧОО «Альянс-С»;

2) Проанализировать проблемы данного предприятия, связанные с составлением графика работ сотрудников отдела физической охраны, обосновать выбор темы для исследования;

3) Исследовать существующие методы составления графика работ;

4) Обозначить требования к системе составления графика работ сотрудников отдела физической охраны ЧОО «Альянс-С»;

5) Построить модель «как есть» процессов предприятия ЧОО «Альянс-С»;

6) Проанализировать процесс создания графика работ по модели «как есть» в ЧОО «Альянс-С»;

7) Построить модель процессов предприятия ЧОО «Альянс-С» «как должно быть»;

8) Проанализировать процесс создания графика работ по модели «как должно быть»;

9) Выявить ожидаемый эффект от внедрения нового метода составления графика работ в ЧОО «Альянс-С».



1. ОПИСАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И СТРУКТУРЫ ЧОО «АЛЬЯНС-С». АНАЛИЗ ПРОБЛЕМ ПРЕДПРИЯТИЯ

1.1 Описание деятельности и структуры ЧОО «Альянс-С»

Частная охранная организация «Альянс-С» основана в 2006 году. Генеральным директором является Ченских В. В.

Предприятие осуществляет деятельность в соответствии с основным кодом ОКВЭД 74.60.

Структура предприятия такова, что директору подчинены начальники четырёх отделов (бухгалтерии, отдела кадров, отдела технической охраны, отдела физической охраны):

· Главный бухгалтер - Глинкина Г. А.;

· Начальник отдела кадров - Вавилов Н. В.;

· Заместитель по технической охране - Скрынников А. В.;

· Заместитель по физической охране - Исмагилов Р. И.

Всего на предприятии штат сотрудников составляет 54 человека.

В рамках данной выпускной квалификационной работы в соответствии с заданием интерес представляет организация деятельности отделов основного производства - отдела технической охраны и отдела физической охраны. Именно этими отделами осуществляется основная работа по оказанию услуг охраны объектов частной собственности, зданий, сооружений.

1.2 Существующие проблемы предприятия ЧОО «Альянс-С»

Исследование процесса деятельности отделов технической и физической охраны показал существование ряда проблем:

1) Отсутствует электронный документооборот;

2) Большая продолжительность процессов принятия и обработки заявок (до 1 часа);

3) Большая продолжительность поиска готового проекта по требованию (до 30 минут);

4) Отсутствует электронная база клиентов, объектов, проектов;

5) Сотрудниками отделов технической и физической охраны рабочий график не соблюдается в строгой форме;

6) Рабочий график составляется вручную, с оформлением в программном продукте пакета Microsoft Office;

7) Большая продолжительность составления нового графика с введением одного нового объекта охраны (до 3 часов);

8) Большая продолжительность составления нового графика с введением трех новых объектов охраны (до 12-16 часов);

9) Большая продолжительность составления нового графика с введением одного нового сотрудника (до 1 часа);

10) Большая продолжительность составления нового графика с введением трех новых сотрудников (до 2 часов).

Как видно, многие проблемы связаны с достаточно низкой технологичностью процесса создания и ведения графика работ сотрудников отделов охраны.

Именно этот процесс определен как предмет исследования в данной выпускной квалификационной работе, целью которой является разработка концепции автоматизированной системы составления графика работ сотрудников отдела физической охраны.

1.3 Выводы по разделу 1

Как видно, многие проблемы деятельности ЧОО «Альянс-С» связаны с весьма низкой технологичностью процесса создания и ведения графика работ сотрудников отделов охраны.

Именно этот процесс определен как предмет исследования в данной выпускной квалификационной работе, целью которой является разработка модели бизнес-процессов системы составления графика работ сотрудников отдела физической охраны.



2 РАЗРАБОТКА МОДЕЛИ СОСТАВЛЕНИЯ ГРАФИКА РАБОТ ОТДЕЛА ФИЗИЧЕСКОЙ ОХРАНЫ ЧОО «АЛЬЯНС-С»

2.1 Разработка организационной структуры ЧОО «Альянс-С»

Используя системный подход и иерархическую систему построения, в рамках работы принято решение разработать организационную структуру ЧОО “Альянс-С” с помощью методологии ARIS.

Методология ARIS основана на разработанной профессором А. В. Шеером теории «Архитектура интегрированных информационных систем» (ArchitectureofIntegratedInformationSystem -- ARIS). Она определяет принципы моделирования практически всех аспектов деятельности организаций, что является ее коренным отличием от других методологий. Согласно терминологии, принятой в области структурного анализа, термин «архитектура» описывает типы используемых методов, их функциональные свойства и взаимоотношения между составными частями моделируемой системы.

Концепция ARIS основана на идее интеграции, которая является составной частью комплексного анализа бизнес-процессов.

В рамках работы использована организационная подсистема для разработки организационной структуры предприятия ЧОО «Альянс-С», представленная на рисунке 1.



Рисунок 1 Организационная структура предприятия «Альянс-С»

Анализ разработанной структуры предприятия ЧОО «Альянс-С» показывает, что она разделена на несколько уровней, управляющим органом является директор, ему подчинены заместители и начальники, через которых осуществляется деятельность предприятия. На нижних уровнях располагаются соответствующие службы, которые осуществляют основную деятельность предприятия.

2.2 Анализ предметной области

Предметная область - совокупность связанных между собой функций, задач управления, с помощью которых достигается выполнение поставленных целей, это часть реального мира, представляющая интерес для конкретного исследования.

Отдел физической охраны является структурным подразделением охранного предприятия. Руководителем отдела является заместитель директора по физической охране.

В подчинении у заместителя находятся:

· Дежурные офицеры - старшие по званию охранники, осуществляющие контроль над личным составом, надлежащим исполнением должностных инструкций подчиненных (диспетчеров и охранников-физиков). В случае возникновения нештатных ситуаций на объекте принимают решение за последующими действиями личного состава.

· Пункты централизованного наблюдения (ПЦН) - пункт, штат которого состоит из диспетчеров, осуществляющий управление и контроль систем и средств технической охраны объектов (видеонаблюдения, охранно-пожарной сигнализации). В случае обнаружения каких-либо нештатных ситуаций на объекте в рамках должностных инструкций диспетчер с помощью средств связи обязан одновременно подать сигнал о случившемся дежурному офицеру и сигнал о готовности группе быстрого реагирования. Дежурный офицер принимает решение об экстренном вызове группы быстрого реагирования на объект для его обследования.

· Группы быстрого реагирования (ГБР) - мобильные группы, которые при поступлении сигнала тревоги в ЧОП осуществляют срочный выезд по полученному сигналу и предпринимают необходимые действия. Личный состав формируется из наиболее подготовленных сотрудников, оснащенных огнестрельным оружием, средствами связи, средствами индивидуальной защиты и имеет в распоряжении служебный автомобиль.

· Охранники-физики - штат сотрудников, осуществляющих охрану непосредственно на объекте; производят периодический плановый обход объекта, управление и контроль локальными средствами технической охраны. В случае возникновения на объекте нештатных ситуаций, обязаны в рамках своих должностных инструкций выполнить исследование объекта и, если требуется, осуществить задержание подозреваемых в совершении правонарушений лиц. Оснащены специальными средствами связи и оружием.

Стоит отметить, что охранники-физики периодически (в соответствии со штатным расписанием) выполняют должностные обязанности группы быстрого реагирования, то есть состав ГБР и штат охранников-физиков взаимозаменяем.

Таким образом, мы видим тесную связь дежурных офицеров с диспетчерами, охранниками-физиками и сотрудниками группы быстрого реагирования.

Нужно заметить, что в работе всех вышеперечисленных подразделений время от времени имеют место такие нюансы как отпуск сотрудника, временная нетрудоспособность сотрудника по состоянию здоровья. Учет этих факторов крайне важно отметить в требованиях к системе составления штатного расписания.

Совокупность связанных между собой функций сотрудников пункта централизованного наблюдения, группы быстрого управления, штата охранников-физиков и задач управления дежурных офицеров, с помощью которых осуществляется охранная деятельность подконтрольных объектов, а также все нюансы работы этих сотрудников - есть предметная область исследования. Именно в этой предметной области функционирует штатное расписание, целью которого является оптимизация работы и эффективное взаимодействие подразделений отдела физической охраны.

2.3 Описание текущего метода составления рабочего графика в ЧОО «Альянс-С»

Существующий рабочий график на предприятии носит формальный характер. Рабочий график на предприятии составляется заместителем директора отдела технической охраны. Составление графика неавтоматизированное и осуществляется полностью вручную с использованием средств пакета Microsoft Office.

Данный метод учитывает такие параметры как:

· Сотрудник;

· Подразделение;

· Дата;

· Время;

· Объект;

Данный метод не подразумевает учёт таких параметров как:

· отпуск сотрудника;

· временная нетрудоспособность сотрудника по состоянию здоровья;

· загруженность рабочего графика отдельных сотрудников;

· равномерность занятости сотрудников в течение различных временных отрезков (сутки, неделя, месяц);

· равномерность выездов на объекты для планового осмотра;

· быстрая корректировка рабочего графика.

Более того, сотрудники не сообщают о незапланированных подменах и

других нюансах ежедневной работы. Нет тесной связи между штатным расписанием и реальным рабочим графиком. Таким образом, можно выделить еще одну важнейшую проблему - рекомендательный характер расписания.

Учёт вышеизложенных параметров очень важен, с помощью учёта ясно видна реальная картина ежедневной работы сотрудников. Учитывая особенности рабочего процесса каждого подчиненного, отмечая эти особенности и анализируя, руководитель может и должен оптимизировать рабочий график для эффективной работы подразделения.

2.4 Разработка требований к функционалу проектируемой системы составления графика

На основе выявленных преимуществ существующей на предприятии ЧОО «Альянс-С» методологии составления графика, а также на основе выявленных в ней недостатков, сформированы требования к проектируемой системе составления рабочего графика.

1. Система должна содержать карточки сотрудников, в которые вносятся такие параметры как:

· ФИО сотрудника;

· Возраст сотрудника;

· Категория сотрудника (внутренние категории на предприятии, определяющие допуск сотрудника для работы на объектах, требующих определенной психологической устойчивости);

· Должность сотрудника;

· Номер телефона сотрудника;

· Дата выхода в отпуск (в т. ч. по состоянию здоровья);

· Дата выхода из отпуска (в т. ч. по состоянию здоровья).

2. Система должна содержать карточки клиентов (организаций), в которые вносятся такие параметры как:

· ФИО клиента (наименование организации);

· Телефон клиента (организации);

· Адрес охраняемого объекта;

· Дата начала охраны объекта;

· Дата окончания охраны объекта;

· Количество необходимых охранников-физиков;

· Количество необходимых техников;

· Количество ежегодных ТО;

· Время ежедневного начала охраны объекта (в соответствии с договором);

· Время ежедневного окончания охраны объекта (в соответствии с договором).

3. Система должна анализировать введенные данные о сотрудниках (должность, возраст, категория, дата последнего выхода в отпуск (в т. ч. по состоянию здоровья)) и сопоставлять их с введенными данными о предприятии (количество необходимых охранников-физиков, количество необходимых техников, количество ежегодных ТО, время ежедневного начала охраны объекта, время ежедневного окончания охраны объекта).

4. Система должна на основании проанализированных введенных данных сформировывать сбалансированное расписание работ, при этом:

· Время с последнего выхода из отпуска сотрудников одной должности должно учитываться для более равномерной загруженности рабочего графика каждого сотрудника;

· Количество ежегодных ТО объекта должно распределяться равномерно в течение года;

· Система должна напоминать о скором окончании срока охраны объекта (в соответствии с договором);

· Система должна учитывать ежедневное время начала и окончания охраны объекта для более равномерного распределения нагрузки сотрудников.

2.5 Описание существующих методов составления расписания

Проведя исследование по поиску систем составления рабочего графика для охранного предприятия, можно сделать вывод, что таких узконаправленных систем в свободном доступе не существует.

Если же рассматривать более общие системы, то можно их разделить на несколько групп:

1. Системы составления графиков работ для производственных предприятий;

2. Системы составления расписаний для учебных заведений;

3. Системы составления расписаний режимных объектов.

Рассматривая первую группу систем в контексте этой работы, можно сделать вывод о том, что данные системы не могут быть применены к разработке графиков работ в частной охранной организации, так как на производственных предприятиях редко встречается взаимозаменяемость сотрудников (характерная для рассматриваемой ЧОО), также значительно отличаются принципы взаимодействия процессов.

Рассматривая вторую группу систем, можно заметить, что род деятельности в учебных заведениях сильно отличается от деятельности частных охранных организаций, однако заметна сходства логики взаимодействия процессов:

· Охранники - преподаватели;

· Объекты охраны - аудитории;

· Категории сотрудников - предметы;

· Должность сотрудника - ученое звание преподавателя;

· Время охраны - время занятий.

Рассматривая третью группу, можно сделать вывод, что эта категория систем является закрытой из-за специфики их применения, поэтому в рамках данной работы её рассмотрение нецелесообразно.

2.6 Разработка модели процесса создания рабочего графика «как есть»

2.6.1 Выбор методологии

Моделирование бизнес-процессов осуществлено с помощью методологии IDEF.

IDEF -- методологии семейства ICAM (Integrated Computer-Aided Manufacturing) для решения задач моделирования сложных систем, позволяет отображать и анализировать модели деятельности широкого спектра сложных систем в различных разрезах. При этом широта и глубина обследования процессов в системе определяется самим разработчиком, что позволяет не перегружать создаваемую модель излишними данными [5].

Для достижения нужной полноты и степени подробности итогов моделирования использованы стандарты методологии IDEF0 и IDEF3.

IDEF0 (Function Modeling) - методология функционального моделирования. С помощью наглядного графического языка IDEF0 изучаемая система предстает перед разработчиками и аналитиками в виде набора взаимосвязанных функций (функциональных блоков -- в терминах IDEF0), таких как на рисунке 2. Как правило, моделирование средствами IDEF0 является первым этапом изучения любой системы. Методологию IDEF0 можно считать следующим этапом развития хорошо известного графического языка описания функциональных систем SADT (Structured Analysis and Design Technique) [6].

Рисунок 2 Блок-функция моделирования IDEF0

IDEF3 (Process Description Capture (Документирование технологических процессов)) -- методология документирования процессов, происходящих в системе (например, на предприятии), описываются сценарий и последовательность операций для каждого процесса. IDEF3 имеет прямую взаимосвязь с методологией IDEF0 -- каждая функция (функциональный блок) может быть представлена в виде отдельного процесса средствами IDEF3.

Моделирование бизнес-процессов в методологиях IDEF0 и IDEF3 было решено в программном продукте BPWIN.



2.6.2 Описание хода разработки модели процесса создания рабочего графика «как есть»

Жизненный цикл оказания услуг охранного предприятия, представленный на рисунке 3, можно свести к 5 операциям:

1. Принятие заявки;

2. Анализ объекта;

3. Оформление проекта;

4. Монтаж;

5. Оказание охранных услуг.

Рисунок 3 Уровень А1

Интересующим процессом моделирования является пункт 5, именно на этом этапе функционирует отдел физической охраны и создается график работ. Декомпозиция процесса оказания охранных услуг, представленная на рисунке 4, состоит из следующих функций:

· Ведение графика работ;

· Охрана объекта.



Рисунок 4 Уровень А1.5

Итак, ведение графика работ является наиболее важным этапом для моделирования, поэтому необходимо подробно его рассмотреть, для этого произведена декомпозиция по методологии IDEF3. Декомпозиция до процессного уровня IDEF3 позволяет провести глубокий анализ процедуры создания и ведения графика работ. Этот процесс представлен на рисунке 5 и выглядит следующим образом: диспетчер из проекта берет сведения о режиме охраны объекта, проверяет существующий график на возможность включения в него нового объекта (в том смысле, можно ли включить данный объект в график без каких-либо смещений в текущем расписании). Так как практически после включения нового объекта в график всегда требуется его переработка, то следующими процессами являются корректировка текущего графика для внесения объекта в новое расписание (фактически - смещение рабочего графика сотрудников охраны).

Параллельно этому процессу происходит проверка оператором текущих договоров на предмет окончания сроков их деятельности, в случае их окончания оператор оповещает об этом клиента. После корректировки текущего графика происходит включение нового объекта в график работ (фактически завершением этого процесса является распечатка нового графика), далее - передача его в отделы охраны.

Рисунок 5 Уровень А1.5.1

Декомпозиция блока «Охрана объекта» представлена на рисунке 6 и состоит из следующих функций:

· Оказание физической охраны;

· Оказание технической охраны;

· Проведение планового технического обслуживания средств технической охраны.



Рисунок 6 Уровень А1.5.2

Стоит отметить, что график работ составляется для отделов технической и физической охраны, важно знать как работают эти отделы и как используют график. Именно поэтому нужна подробная декомпозиция процессов их функционирования по методологии IDEF3 для последующего анализа.

Оказание физической охраны, проиллюстрированное на рисунке 7, состоит из параллельных процессов периодического визуального осмотра объекта охранниками-физиками и периодического налаживания теле- или радиосвязи с ними для проверки нахождения их на месте. В случае возникновения нештатных ситуаций охранник-физик обязан (в соответствии с должностными инструкциями) вызвать группу быстрого реагирования для предотвращения осуществления правонарушений в отношении собственности клиента.



Рисунок 7 Уровень А1.5.2.1

Оказание технической охраны, продемонстрированное на рисунке 8, состоит из линейных процессов включения средств технической охраны и мониторинга показаний средств технической охраны из операторской. В случае возникновения нештатных ситуаций оператор, обнаруживший отклонение от нормы показаний датчиков или наличие посторонних лиц на показаниях камер видеонаблюдения обязан (в соответствии с должностными инструкциями) вызвать группу быстрого реагирования для предотвращения осуществления правонарушений в отношении собственности клиента.

Рисунок 8 Уровень А1.5.2.2



Проведение планового технического обслуживания средств технической охраны состоит из следующих процессов, представленных на рисунке 9: техники получают график проведения плановых технических осмотров, копию проекта, руководство по эксплуатации средств технической охраны, производят работы в соответствии с руководством по эксплуатации (фактически производится чистка датчиков и камер, если требуется, то производится перенастройка). В случае обнаружения неисправности средств технической охраны производится их замена (в соответствии с проектом), по окончании работ производится запись в журнале.

Рисунок 9 Уровень А1.5.2.3

2.6.3 Анализ процесса создания рабочего графика ЧОО «Альянс-С»

По итогам проведенного моделирования процессов на ЧОО, видно, что модель включает в себя один объект уровня А0 («оказание охранных услуг»), 5 объектов уровня А1 («прием заявки», «анализ объекта», «создание проекта», «монтаж технических средств», «охрана объекта»).

Как видно из декомпозиции уровня А1, в существующей модели практически отсутствуют обратные связи, отсутствует электронный документооборот, какая-либо единая база клиентов, объектов. В современном прогрессивном мире данные решения играют значимую роль в ведении эффективного бизнеса.

В соответствии с целью работы наибольший интерес представляет собой процесс «оказание охранных услуг», так как именно в этом блоке осуществляется внесение каждого нового объекта охраны в график работ, функционирование отдела физической охраны и отдела технической охраны.

Декомпозиция блока «оказание охранных услуг» показывает, что на этом этапе осуществляется две функции: ведение графика работ и охрана объекта. Как видно, данная модель предполагает линейный процесс передачи созданного графика работ в отделы охраны, отсутствуют какие-либо автоматизированные системы и обратные связи. Это серьезный недостаток существующей структуры.

Декомпозиция блока «ведение графика работ» показывает явные недостатки такой модели: линейность, отсутствие автоматизации процессов, вследствие чего растет время выполнения операций, трудоёмкость.

Декомпозиция блока «охрана объекта» демонстрирует уже известные на предыдущих уровнях проблемы отсутствия электронного документооборота и обратных связей между блоками.

Декомпозиция блока «оказание физической охраны», «оказание технической охраны» и «проведение планового технического обслуживания средств технической охраны» существенных недостатков не выявляет, процессы протекают достаточно чётко и согласованно. Однако стоит отметить, что соблюдение графика работ на данных этапах происходит в весьма вольной форме.

Таким образом, проведя детальный анализ бизнес-процессов ЧОО «Альянс-С», касающихся в особенности составления графика работ и работ отделов физической и технической охраны, выявлен ряд недостатков модели «как есть», а именно:

· Отсутствие единой электронной базы клиентов, охраняемых объектов;

· Отсутствие электронного документооборота;

· Отсутствие автоматизации некоторых процессов (особенно нуждается в автоматизации процесс составления графика);

· Отсутствие обратных связей между блоками.

2.6.4 Предлагаемое решение проблем процесса создания рабочего графика на ЧОО «Альянс-С»

Исследовав предметную область и промоделировав бизнес-процессы ЧОО «Альянс-С», можно сделать вывод о том, что подход к решению возникающих в процессе деятельности организации проблем должен быть системным, существующая модель производственного процесса устарела и нуждается в значительной переработке.

Все исследованные проблемы можно свести к двум основополагающим решениям:

· Чтобы автоматизировать процесс создания графика работ, нужно внедрить на предприятие АСУ «ЧОО», предназначенную именно для решения этой задачи. АСУ «ЧОО» на основе введенных в ее начальные параметры сотрудника (таких как ФИО, должность, категория и т. д.) и охраняемого объекта (таких как название, адрес, время начала охраны, время окончания охраны и др.) должна автоматически создавать электронный файл графика работ, в котором сопоставляются сотрудники и охраняемые объекты в сбалансированных временных промежутках (режимах охраны). АСУ «ЧОО» при подтверждении правильности созданного ей графика сохраняет его в CRM «ЧОО» и/или предоставляет электронный файл документа для распечатки.

· Чтобы ввести электронный документооборот, электронную базу клиентов и охраняемых объектов, предприятию достаточно внедрить CRM-систему, хранящую карточки клиентов, карточки объектов, электронные файлы проектов, электронные файлы текущего графика работ, которыми могут пользоваться сотрудники охранной организации при надобности. Например, монтажная группа перед установкой средств технической охраны может сделать запрос на проект CRM-системе, и уже из проекта взять нужные для корректной установки оборудования планы объекта, планы электросетей и др.

В соответствии с поставленными изначально задачами в рамках данной выпускной квалификационной работы рассмотрено решение по внедрению АСУ «ЧОО», подробное внедрение CRM «ЧОО» рассмотрено не будет, так как в задачи не входило. Однако следует понимать, что для решения текущих проблем предприятию требуется комплексное переосмысление всех бизнес-процессов, поэтому в последующем построении модели «как должно быть» будет отображена и работа CRM-системы, но лишь в обзорном варианте.

2.7 Разработка модели процесса создания рабочего графика «как должно быть»

Разработка модели «как должно быть» должна осуществляться в строгом соответствии с моделью «как есть», поэтому разработана также с помощью методологий IDEF0 и IDEF3 в программном продукте BPWIN.

В модели «как должно быть» (приложение) отображено взаимодействие всех существующих блоков (принятие заявки, анализ объекта, формирование проекта, монтаж, оказание охранных услуг) с новым - работа с CRM «ЧОО». В CRM «ЧОО» хранятся карточки клиентов, объектов, сотрудников, проекты, текущий график работ. К этой системе могут обращаться диспетчер, руководитель проектов, монтажная группа, охранники-физики, техники посредством персонального компьютера и получать интересующие сведения. С введением нового блока появились новые должностные инструкции сотрудников, осуществляющих работу с CRM «ЧОО», а также управляющие воздействия руководства пользователя CRM «ЧОО».

Декомпозиция, отображенная на рисунке 10, интересующего в контексте данной работы блока «оказание охранных услуг» показывает, что его новые функции значительно отличаются от первоначальных и составляют:

· Получение сведений об охране объекта из CRM «ЧОО» (посредством запроса на проект);

· Создание графика в АСУ «ЧОО»;

· Охрана объекта.

Рисунок 10 Уровень А1.5

Рисунок 11 Уровень А1.5.1

Декомпозиция блока «получение сведений об охране объекта из CRM «ЧОО» произведена по методологии IDEF3 и представлена на рисунке 11. Диспетчер запрашивает в CRM «ЧОО» проект, получает его, в проекте находит сведения о режиме охраны объекта и передает их в АСУ «ЧОО».

Декомпозиция блока «создание графика в АСУ «ЧОО» представленная на рисунке 12, состоит из следующих функций:

· Введение данных в АСУ «ЧОО» об объекте;

· Введение данных в АСУ «ЧОО» о сотрудниках;

· Получение нового графика.

Рисунок 12 А1.5.2

Декомпозиция этих трёх блоков крайне важна, так как она достаточно полно отражает функционал АСУ «ЧОО», поэтому требуется использовать на этом этапе методологию IDEF3.

Процессный уровень блока «введение данных в АСУ «ЧОО» об объекте» представлен на рисунке 13. Диспетчер получает сведения о режиме охраны объекта из CRM «ЧОО», находит карточку клиента в АСУ «ЧОО» (если карточку не удаётся найти, то создаёт новую, внося последовательно личные данные клиента, адрес объекта и телефон клиента). Далее происходит ввод количества ежегодного ТО, количества необходимых охранников-физиков, количества необходимых техников. Также вносится дата начала и дата окончания охраны объекта (на практике - срок действия договора), время начала охраны объекта в течение суток и время окончания охраны объекта в течение суток. Затем происходит сохранение данных об объекте в АСУ «ЧОО» для последующей обработки.

Рисунок 13 Уровень А1.5.2.1

Процессный уровень блока «введение данных в АСУ «ЧОО» о сотрудниках» представлен на рисунке 14. Диспетчер находит карточку сотрудника (если же сотрудник впервые принят на работу, то происходит ввод его ФИО, номера телефона, должности и категории), отмечает, работоспособен ли сотрудник в данное время, отмечает дату выхода в отпуск (больничный) и дату выхода из отпуска (больничного). Затем происходит сохранение данных об объекте в АСУ «ЧОО» для последующей обработки.



Рисунок 14 Уровень А1.5.2.2

Процессный уровень блока «получение нового графика» представлен на рисунке 15. Этот уровень отображает автоматические действия АСУ «ЧОО» и логику составления нового графика. АСУ «ЧОО» получает сохраненные данные о сотрудниках и об объектах, сравнивает текущую загруженность рабочего графика каждого сотрудника, сравнивает давность последнего выхода с больничного каждого сотрудника, сравнивает давность последнего выхода из отпуска каждого сотрудника, сравнивает возраст, должность и категорию каждого сотрудник. На основе этих данных АСУ «ЧОО» выбирает сотрудников, чей текущий график наименее загруженный, дата последнего выхода с отпуска (больничного) наиболее ранняя, возраст средний, при этом учитывает должность и категорию доступа. Далее АСУ «ЧОО» создает списки сотрудников, распределенных по объектам в соответствии с введёнными ранее временными промежутками охраны объектов (что и является новым графиком работ). Затем происходит сохранение нового графика в CRM «ЧОО».



Рисунок 15 Уровень А1.5.2.3

2.8 Анализ модели процесса создания рабочего графика «как должно быть»

Создание модели «как должно быть» наглядно демонстрирует, как можно переосмыслить бизнес-процессы в ЧОО «Альянс-С».

На уровне А1 введен новый блок - работа с CRM «ЧОО». Этот блок взаимосвязан со всеми остальными блоками, он не только хранит информацию, но и управляет другими блоками. К этому блоку может обратиться любой сотрудник на любой стадии жизненного цикла оказания охранных услуг (конечно, в рамках своих должностных инструкций). Как можно заметить, после введения блока CRM «ЧОО» количество управляющих и обратных связей значительно увеличилось. Это положительный момент, так как такая структура исключает появление ошибочных действий в конечном результате.

На уровне А1.5 кардинально изменилась работа по созданию нового расписания, так как блок «ведение графика работ» заменен двумя новыми - «получение сведений об охране объекта из CRM «ЧОО» и «создание нового графика в АСУ «ЧОО».

Стоит отметить, что в работе с АСУ «ЧОО» задействован только один сотрудник - диспетчер. Это сделано намеренно, чтобы исключить дублирование полномочий нескольких сотрудников, а также минимизировать количество сотрудников, которым требуется переобучение.

В работе с АСУ «ЧОО» количество обратных связей не увеличилось потому, что система автоматизирована и предполагается отсутствие ошибок в ее работе.

На уровне А1.5.2 и при его декомпозиции достаточно детально проработана логика заполнения форм АСУ «ЧОО» и их обработки. Такая структура проста, удобна, для её понимания не нужно каких-либо особых знаний или большого опыта работы с компьютером и автоматизированными системами управления: интерфейс, состоящий из двух форм, в которые вносятся данные, и кнопка запуска составления системой нового графика.

2.9 Ожидаемые эффекты от внедрения нового метода создания рабочего графика на ЧОО «Альянс-С»

С внедрением АСУ «ЧОО» изменение процесса составления нового графика влечет за собой ряд положительных эффектов.

1. Время составления нового графика с введением одного нового объекта охраны сократится с 3 часов до 10 минут.

2. Время составления нового графика с введением трех новых объектов охраны сократится с 12-16 часов до 15 минут.

3. Время составления нового графика с введением одного нового сотрудника сократится с 1 часа до 10 минут.

4. Время составления нового графика с введением трех новых сотрудников сократится с 2 часов до 15 минут.



2.10 Выводы по разделу 2

По итогам создания модели «как должно быть» был сделан вывод о том, что при работе с АСУ «ЧОО» достаточно одного сотрудника. Исходя из текущей кадровой ситуации в ЧОО «Альянс-С» возможен вариант с вменением новых дополнительных полномочий по работе с АСУ «ЧОО» на диспетчера, либо привлечение на предприятие нового сотрудника со средним специальным или высшим образованием, базовым знанием английского языка и работы с ПК. Стоит отметить, что в рамках данной выпускной квалификационной работы рекомендовано еще и внедрение CRM «ЧОО» для введения электронного документооборота, хранения информации о клиентах, проектах и текущих рабочих графиков, что подразумевает переобучение сотрудников таких должностей как диспетчер, руководитель проектов, дежурный офицер для работы с CRM «ЧОО».

Для достижения минимальных затрат на создание АСУ «ЧОО» возможен вариант перепрограммирования уже существующих АСУ для создания расписания в учебных заведениях (например, АСУ «ВУЗ»). В таком случае с учетом затрат на заработную плату программисту и лицензионные соглашения общая сумма затрат варьируется в пределах 150-250 тыс. рублей.



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Целью данной выпускной квалификационной работы была разработка модели бизнес-процессов системы составления графика работ сотрудников отдела физической охраны ЧОО «Альянс-С».

В результате работы был выполнен ряд задач:

1) Рассмотрена деятельность и структура ЧОО «Альянс-С»;

2) Проанализированы проблемы данного предприятия, связанные с составлением графика работ сотрудников отдела физической охраны, обоснован выбор темы для исследования;

3) Исследованы существующие методы составления графика работ;

4) Определены требования к системе составления графика работ сотрудников отдела физической охраны ЧОО «Альянс-С»;

5) Построена модель «как есть» процессов предприятия ЧОО «Альянс-С»;

6) Проанализирован процесс создания графика работ по модели «как есть» в ЧОО «Альянс-С»;

7) Построена модель процессов предприятия ЧОО «Альянс-С» «как должно быть»;

8) Проанализирован процесс создания графика работ по модели «как должно быть»;

9) Выявлены ожидаемые эффекты от внедрения нового метода составления графика работ в ЧОО «Альянс-С».

Рекомендованы разработка и внедрение автоматизированной системы управления по созданию рабочего графика, для которой указаны требования и алгоритмы работы, а также разработка и внедрение CRM-системы для электронного документооборота и более комплексного решения существующих проблем на ЧОО «Альянс-С».



СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Частное охранное предприятие [Электронный ресурс]. - URL: rubrikator.info (дата обращения 29.03.2014).

2. Частная охранная деятельность: справочник. [Текст] / ред. В.В. Черников, Л.В. Веденов. М., ТК Велби - Проспект, 2005.

3. В.В. Волков.: Силовое предпринимательство. [Текст] - СПб., ЕУСПб, 2002.

4. Настольная книга частного охранника (учебно-справочное пособие) [Текст] / Овчаров А. В., Кудрявцев В. В. - М., 2005.

5. Нефинансовое моделирование [Электронный ресурс]. - URL: http://www.finmodeling.ru/ (дата обращения 14.04.2014).

6. Описание стандарта IDEF0 [Электронный ресурс]. - URL: http://www.insapov.ru/ (дата обращения 15.04.2014).

7. Александров А. И.: Развитие института частной правоохраны. // Мир безопасности [Текст] - 2002. № 1

8. Солнышкова О.В.: Специальная правоспособность субъектов частной детективной и охранной деятельности //"Журнал российского права" [Текст] - 2001, № 5.

9. Правоохранительные органы: Учебное пособие. 2-е изд., испр. и доп. [Текст] / Миронов А.Н., Павинский Н.М. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2006

10. Авдонкин В.С.: Правоохранительные органы в схемах с комментариями: учебное пособие - 5-е изд., перераб. и доп. [Текст] - М.: Эксмо, 2010

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Размещено на Allbest.ru

...