Динамические методы определения численности персонала на основе построения многофакторной матрицы

Размещено на http://www.allbest.ru/

Динамические методы определения численности персонала на основе построения многофакторной матрицы

Гуреева Е. Г. доцент кандидат экономических наук

Гуреев К. А. доцент кандидат экономических наук

Аннотация

персонал моделирование многофакторный матрица

В статье представлен оригинальный метод определения численности ключевых исполнителей, прикладное значение которого заключается в возможности моделирования при разработке управленческих решений. Автором описана последовательность разработки динамической многофакторной матрицы

Ключевые слова: затраты труда, динамическое моделирование, оптимизация затрат, расходы на вознаграждение персонала, факторы влияния

Основная часть

Современные предприятия, подобно «живому организму» постоянно находятся в движении. Это обусловлено изменениями во внешней среде и адаптацией внутренней среды с целью дальнейшего динамического развития. Кризисные условия в экономике, связанные со снижением объёмов продаж и неблагоприятными ценовыми изменениями на продукцию, заставляют предприятия периодически проявлять активность в вопросах оптимизации затрат, в том числе и трудовых. Одноразовые мероприятия в этом случае дают кратковременный и сомнительный для дальнейшего развития результат. Следовательно, системный подход управление затратами в долгосрочном и краткосрочном периодах [1, 2].

Управление численностью персонала тесно взаимосвязано с элементами системы управления современным предприятием. Так выбранная стратегия развития определяет тип и особенности организационной структуры, а значит и численность работников. Текущее управление, а точнее организация системы управления, обеспечивает непрерывность и синхронность деятельности всех звеньев предприятия, направленной на достижение текущих целей. Однако неэффективная координация работы ведет к завышению численности персонала.

Используя современные процессно-ориентированные методы управления, предприятия выводят часть бизнес-процессов на аутсорсинг. Цель таких решений -- повышение эффективности деятельности в целом, поиск возможностей высвободить организационные, финансовые и человеческие ресурсы для развития новых или концентрации усилий на существующих направлениях, требующих повышенного внимания.

Однако не всегда аутсорсинг по различным причинам даёт ожидаемые результаты и тогда, возможно временно, вновь, ранее выделенные процессы и функции, могут быть возвращены в материнскую компанию. Из всего вышесказанного можно отметить, что численность работников предприятия может меняться, как в сторону уменьшения, так и увеличения, что определённо сказывается на всех затратах.

Определение оптимальной нормативной численности персонала представляет большой интерес со стороны динамически развивающихся предприятий. Это обусловлено и сложностью, а зачастую неопределённостью задачи по оптимизации численности специалистов и служащих. В целом поиск и создание новых методологических основ и методик по определению оптимальной численности специалистов и служащих может позволить не только снизить затраты на оплату труда, но и выявить резервы по снижению других затрат, в том числе постоянных [3].

В данной статье описывается опыт решения практических задач, которые выполняются как в рамках самостоятельных исследований, так и на основе заказов предприятий-заказчиков региона. Предприятия, привлекая учёных и специалистов научно-исследовательской организации, получают ряд положительных эффектов. К ним можно отнести независимость, объективность измерений, а также подбор методов, ориентированных на особенности деятельности организации.

Цель одной из выполняемых работ заключалась в определении нормативной численности персонала вновь присоединённого, а ранее находящегося на аутсорсинге подразделения и разработке мероприятий по совершенствованию организации труда. Однако исследователями было принято решение создать в целях моделирования динамическую многофакторную матрицу расчёта численности персонала, которая может использоваться в дальнейшем при принятии решений, направленных на повышение организационно-технического уровня выполняемых работ.

Исследуемое подразделение, в соответствии с внутренним положением предприятия, занимается получением широкой номенклатуры и внутренним ассортиментом товарно-материальных ценностей (ТМЦ) от различных поставщиков, хранением и отгрузкой подразделениям-потребителям. Следует отметить, что закупкой ТМЦ и юридическим её сопровождением занимаются другие специализированные подразделения. Многие функции, такие как погрузо-разгрузочные работы, техническое обслуживание и другие выполняются сторонними организациями.

Анализ деятельности персонала показал, что в структуре подразделений предприятий можно выделить «ключевых исполнителей» (КИ), которые и составляют большую численность. Не следует этот термин рассматривать с точки зрения известных определений в области управления персоналом, таких как «кадровое ядро» или «ключевые специалисты». В контексте данной работы КИ были выделены по следующему признаку: именно от данных исполнителей зависит выполнение основных процессов.

В нашем исследовании КИ была признана многочисленная часть персонала, объединяющая специалистов одного профиля и представителей рабочей профессии, тесно взаимосвязанная общностью деятельности. В выполняемой ими работе можно было выделить повторяющиеся элементы, которые могут быть регламентированы по составу и времени исполнения, хотя труд первых направлен на обработку информации, а вторых -- на физический контроль операций с ТМЦ.

Далее была определена возможность использования матричного подхода к определению численности ключевых исполнителей. Построение расчётной матрицы для определения необходимой численности ключевых исполнителей было основано на соблюдении, принятых при исследовании, следующих базовых принципов:

1. Объективность, как возможность с помощью матрицы рассчитывать и обосновывать реально необходимую численность штатных единиц с приемлемым уровнем отклонения.

2. Универсальность, которая могла бы обеспечить возможность учета специфики работы ключевых исполнителей, ориентированных на совместную деятельность по обеспечению выполнения основных функций.

3. Вариативность подходов к определению трудовых норм, исходя из многообразия видов и содержания работ, определяемых особенностями выполнения функций.

4. Простота применения, обеспечивающая возможность практического применения должностными лицами, имеющими и не имеющими специальных знаний в сфере нормирования труда.

5. Наглядность, предусматривающая расчёт, отображение влияния изменений в объёмах, организации и технологиях выполнения работ на численность персонала.

6. Оптимальность состава и содержания переменных в расчетных формулах, в первую очередь, требующих дополнительных исчислений.

7. Учет действующих законодательных нормативно-правовых актов и внутренних нормативных документов организации в целом, соответствующего подразделения, а также подразделений, непосредственно взаимодействующих с объектом исследования.

В результате была построена многофакторная матрица с использованием Excel, в основе которой содержится ряд вспомогательных матриц, детализация которых представлена далее.

Новизна данного подхода состоит в том, что расчёт оптимальной численности ключевых исполнителей приобретает именно динамический, а не распространённый при определении численности персонала статический характер. По сути, строится динамическая многофакторная модель, имеющая прикладной характер и позволяющая обосновывать ряд управленческих решений. Факторы, выделенные экспертным путём, в дальнейшем могут рассматриваться, как направленно изменяемые и непосредственно влияющие на численность персонала.

Матричный подход позволяет вводить изменения, направленные на любые мероприятия, связанные с повышением организационно-технического уровня выполняемых работ, и определять их влияние на необходимую численность. Это позволяет обосновать и в дальнейшем решать значимые для предприятия проблемы, например:

-- определение наиболее значимых мероприятий, параллельно рассчитывая прочие затраты на их выполнение;

-- обоснование необходимости внутренних перемещений, изменений в содержании и объёме выполняемых работ ключевых исполнителей;

-- расчёт численности, что особенно важно с точки зрения соблюдения ТК и требований коллективного договора предприятия (если таковой имеется) и так далее.

Кроме вышесказанного, данный подход может быть использован в разработке системы стимулирования персонала, ориентированной на достижение цели и задач деятельности подразделений в рамках предприятия.

Исследования потребовали разработки и заполнения вспомогательных расчётных матриц. На рисунке 1 представлен пример матрицы с исходной информацией.

В данной вспомогательной первичной матрице определяется расчётный период сбора информации, как правило, это один год. Если не наблюдается сезонных колебаний в загрузке предприятия или других особенностей, то это может быть день, неделя, месяц. В дальнейшем эти значения могут быть пересчитаны в годовые показатели с необходимой коррекцией. Могут быть использованы статистические данные, собранные в течение предыдущего года (такой учёт, как правило, ведётся или необходимо вести руководителями подразделений).

Рассматриваются стандартные документы. В матрицу 1, они занесены, как вид документа: a1, a2 ... an. Номенклатура и ассортимент могут показаться огромными и даже невозможными для использования в расчётах, однако важно привязывать оценку трудовых затрат к показателям деятельности организации. Поэтому ТМЦ были разбиты на укрупнённые группы в зависимости от наблюдаемых экспертами различий: в документальном оформлении; погрузо-разгрузочных работах; особенностей хранения; в способах доставки и отгрузки потребителям.

В целях упрощения расчётов были выделены основные группы ТМЦ по однородным признакам, например:

-- общезаводские и вспомогательные материалы (ОВМ), куда могут входить материалы для капитального ремонта (МКР) и материалы для капитального строительства (МКС);

-- оборудование, входящее в сметы строек (ОВСС);

-- оборудование, не входящее в сметы строек (ОНСС), что обуславливает ряд сложностей, связанных с постановкой на учёт и, следовательно, увеличение временных затрат на операции с ними связанные и т.д.

Желательно, чтобы количество укрупнённых групп было немногочисленным. В матрицу 1 они занесены, как количество вида документов по укрупнённым группам ТМЦ, как: b1, b2 ... bn.

Рис. 1 Матрица 1 «Исходные данные»

В первичной матрице экспертами выделяются факторы первого уровня, то есть влияющие на все затраты, в том числе, на продолжительность выполнения работ ключевыми исполнителями. Экспертами могут являться не только исследователи, но и руководители, опытные специалисты организации. Единицы измерения факторов могут быть, как абсолютными величинами, так и долевыми. Например, количество складов и открытых площадок для хранения, доли по видам применяемого транспорта, доли соответствия ТМЦ при приёмке и отгрузке и так далее. На предприятиях должен быть организован учёт таких данных. Следует просто сделать запрос и информация может быть применена для расчётов.

Особое внимание необходимо уделять значимым процессам, например, хранению и операциям с ним связанным. Пренебрежение к соблюдению правил хранения, при стремлении увеличить объёмы выполняемых работ в целом, может нанести прямой материальный ущерб организации и другие потери. К ним относятся: контроль состояния ТМЦ, соблюдение правил пожарной безопасности и другие операции.

Исходные данные являются отражением текущей ситуации, но можно вносить изменения в зависимости от достигнутого организационно-технического уровня работ и автоматически получать новую расчётную численность ключевых исполнителей.

Далее необходимо непосредственно измерить единичные, а далее рассчитать суммарные временные затраты на выполняемые операции с учётом их количества. На рис.2 представлен пример вспомогательной матрицы с единичными временными затратами на операции по укрупнённым группам ТМЦ, выполняемым ключевыми исполнителями.

Рис. 2 Фрагмент матрицы 2 «Единичные временные затраты на операции»

Матрица построена на основе измерения единичных временных затрат на двух групп ключевых исполнителей: экономистов по МТС и кладовщиков вне зависимости от географии расположения рабочих мест.

Для построения матрицы, выделяются основные процессы (приёмка, хранение, отгрузка) и последовательно описываются операции, выполняемые каждой группой КИ. Уровень детализации операций определён с ориентацией на выявление потенциала организационно-технических улучшений. Начало и конец операций определяется по сопровождающим их документам. Исходно принято, что, очевидно, любая операция начинается или заканчивается сопровождающим её документом. Данный подход логичен, обоснован на изучении системных и несистемных документов.

В рассматриваемом примере -- это основные операции приёмки, хранения и отгрузки по всем ТМЦ, выполняемые ключевыми исполнителями в отдельности (специалистами по МТС и кладовщиками) в технологической последовательности и с учётом достигнутого организационно-технического уровня. Операциям в разрезе ключевых исполнителей присвоен идентификационный код. Например, код 1Э1, в котором первая цифра может означать наименование процесса -- n, в данном примере: 1 -- приёмка, 2 -- хранение, 3 -- отгрузка. Буквенное обозначение указывает на ключевого исполнителя -- c, например, Э -- экономист (специалист по ТМЦ) и так далее. Последняя цифра (m) -- порядковый номер операции в рамках процесса. Кроме этого, можно выделить операции, зависимые от способа их выполнения, например, использования способа перевозки. Фрагмент описания операций представлен в таблице 1.

Таблица 1

Детализация операций в рамках процессов

На этом этапе изучаются факторы второго уровня, непосредственно влияющие на временные затраты выполнения работ КИ. Эти факторы могут быть улучшены также за счёт повышения организационно-технического уровня работ.

Временные затраты на операции рассматриваются, как универсальные для всех исполнителей и измеряются по обоснованному экспертами выбору сотрудников методом фотохронометража по минимальным, средним и максимальным значениям. Минимальные значения (min) получены во время прямых измерений при наблюдениях без учёта факторов, влияющих на продолжительность операций. Так при заполнении документов рассматривается минимальное количество позиций, выполнение работы КИ с большим опытом работы и т.д. Максимальные значения (max) выставляются на основе учёта опыта работы (экспертной оценки) руководителей и высококвалифицированных специалистов на основе оценки ими факторов, влияющих на временные затраты на выполнение операций. В дальнейшем расчётным методом выведены средние значения (midl).

Акцент сделан на основные операции. Другие работы, фрагментарного характера (служебные записки, решение вопросов разногласий и т.д.) являются необходимыми промежуточными операциями, но они не вносят существенных изменений в расчёты. При необходимости они могут быть учтены введением поправочного коэффициента.

Временные затраты на операции включают в себя перемещения, голосовые нагрузки, особо учитывались работы проводимые на открытом воздухе, что связано с влиянием климатических условий, особенно для кладовщиков. В дальнейшем это позволит разработать мероприятия по исключению или сокращению неблагоприятных факторов второго уровня.

Единичные временные затраты, а затем и суммарные, являются отражением достигнутого организационно-технического уровня выполнения работ. В них могут быть внесены изменения в случае их улучшения. Например, совершенствование программного продукта, позволяющего получать некоторые документы автоматически и организационно-технические решения, сокращающие и даже исключающие временные затраты на операции.

Суммарные временные затраты на выполнение операций в рамках процесса ключевыми исполнителями рассчитывается автоматически после заполнения и введения изменений в предыдущие вспомогательные матрицы. Затем получаем итоговый расчёт численности ключевых исполнителей (рис.3).

Рис. 3 Итоговая матрица «Расчётная численность ключевых исполнителей»

Заключительная матрица демонстрирует окончательный результат и позволяет получить минимальный, максимальный прогнозы оптимальной (нормативной) явочной численности ключевых исполнителей по подразделению или в необходимом разрезе.

Окончательное нормативное значение рекомендуется выбирать по среднему (жёлтая зона) или минимальному (зелёная зона) расчётному показателю, так как на каждом из этапов вычислений происходит округление значений, что вызывает рост накапливаемой погрешности, и увеличивает расчётную численность персонала (на 5-7%). Такой выбор определяется и необходимостью достижения нормальной напряжённости труда, его интенсивностью.

Полученные расчётные значения в часах, затем переведён¬ные с учётом годовой нагрузки в численность ключевых исполнителей являются отражением достигнутого организационно-технического уровня выполнения работ.

Дальнейшие управленческие решения или разработка мероприятий, позволяющих влиять на улучшение многочисленных, заложенных в матрицы, факторы первого и второго уровня, позволят автоматически получить новую расчётную численность ключевых исполнителей. Не будет необходимости проводить дополнительные разовые исследования. Организация получает инструмент, позволяющий моделировать управленческие решения, приобретается их динамика.

Однако в любой системе измерения существуют недостатки. В данном методическом подходе к ним можно отнести: возможные погрешности при занесении данных; укрупнённый учёт факторов, влияющих на продолжительность выполнения операций; неполноту учёта операций и т.д. Недостатки устраняются совершенствованием самой матрицы, применением других методов измерения. Так дальнейшие разработки ведутся в направлении применения интеллектуальных технологий моделирования. [4, 5, 6]

В качестве заключения подчеркнём новизну разработки, которая состоит в следующем:

-- введено понятие «ключевые исполнители», учитывающее значимость определённых групп персонала в выполнении основных процессов, но без учёта деления таковых на специалистов и рабочих;

-- сформулированы базовые принципы измерения численности в подразделениях и предприятиям в целом;

-- детализированы факторы, влияющие на временные затраты и численность ключевых исполнителей. Факторы разделены на факторы первого уровня -- организация работ в целом по предприятию, в целом по подразделению, и второго уровня -- организация труда непосредственно на рабочих местах;

-- использован прямой метод измерения временных затрат с выделением измерений минимальных, оценки максимальных и расчёта средних значений;

-- применён метод привязки к объёму выполняемых работ на основе выделения укрупнённых групп ТМЦ в условиях широкой номенклатуры и ассортимента;

-- обоснована возможность применения многофакторной детализированной динамической матрицы для моделирования -- исследования влияния изменений факторов первого и второго уровней на повышение организационно-технического уровня работ;

-- определены достоинства и недостатки нового методического подхода, а также направления совершенствования, в том числе применение интеллектуальных технологий моделирования.

Литература

1. Бычин В.Б., Новикова Е.В. Нормирование труда в условиях рыночных отношений // Нормирование и оплата труда в промышленности. 2015. №2. С. 13-16.

2. Пиль Э.А. Математическая модель корпорации // Проблемы современной экономики. 2008. № 3 (27).

3. Рофе А.И. Организация и нормирование труда: учебник для вузов. 2-е изд., доп. и перераб. М.: МИК, 2011. 407 с.

4. Гуреев К.А., Гуреева Е.Г Intelligent Technologies in the Process of Business Units Behavior Modelling // Actual Problems of Economics. Kyiv. 2014. № 1(151). С. 496-504.

5. Гуреев К.А., Гуреева Е.Г., Голубева О.С. Интеллектуальные технологии принятия решений в задачах управления трудовыми ресурсами как категорией инвестиционных затрат // Экономика и предпринимательство. 2012. № 6(29). С. 457-463.

6. Харитонов В.А., Белых А.А. Технологии современного менеджмента / ПГТУ. Пермь, 2007. 190 с.

Размещено на Allbest.ru