Моделирование и оптимизация административного организационного процесса "Организация сессии и аттестационных мероприятий"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Моделирование и оптимизация административного организационного процесса "Организация сессии и аттестационных мероприятий"

Ерёмин Александр Юрьевич

Жирных Евгений Олегович

Дальневосточный федеральный университет

Аннотация

Данная статья посвящена разработке моделей административного бизнес-процесса отдела по работе с аспирантами. Построенные модели позволяют продемонстрировать логику исполнения процесса, участников, маршруты движения документов, а также выполнить анализ временных затрат. Также представлена модель бизнес-процессов после предполагаемой оптимизации.

Ключевые слова: бизнес-процесс, моделирование, оптимизация, процессный подход

Abstract

This paper focuses on the modelling of administrative business process of the Department on work with graduate students. The constructed models allow to demonstrate the logic of the process execution, the participants, the routes of movement of documents, and to perform analysis time consuming. Also presents a model of business processes after the proposed optimization.

Keywords: BPMN, business-process, modeling, optimization, process approach

административный бизнес процесс аспирант

На сегодняшний день в условиях нестабильности экономической ситуации в стране повышается необходимость повышения эффективности управления ВУЗами, а также сокращение раздутого штата административно-управленческого персонала что, в свою очередь, обусловливает актуальность глубокого исследования протекающих внутри них процессов.

Описание предметной области

В Школе экономики и менеджмента существует отдел подготовки научно-педагогических кадров. Отдел работает с аспирантами, докторантами и лицами, прикрепленными для сдачи кандидатских экзаменов и/или подготовки диссертации. В отделе работает трое сотрудников: начальник, ведущий специалист и специалист по учебно-методической работе. Одним из направлений деятельности отдела является организация сессии и аттестационных мероприятий. Которая заключается в планировании аттестационных мероприятий, подготовке и учете экзаменационно-зачетных ведомостей, рассылке, сборе, прикреплении в личное дело подписанных аттестационных листов, подготовке кандидатского экзамена, занесении результатов сессии в Excel, а также подготовке проектов различных приказов, отправка их на согласование в отдел подготовки научно-педагогических кадров департамента научно-исследовательской деятельности ДВФУ, написании отчета по итогам аттестационных мероприятий.

Бизнес-процесс - совокупность действий, продуцирующих результат, имеющий ценность для потребителя. Потребителем может быть, как внешний заказчик, так и другое подразделение компании [1]. Организация сессии и аттестационных мероприятий является бизнес-процессом так как это нетривиальный, предсказуемый, повторяемый и разворачивающийся во времени процесс, который имеет ценность для потребителя.

Выбор метода моделирования бизнес-процессов

Сегодня существует множество методов моделирования бизнес-процессов (например, методы методологии SADT, методы методологии ARIS, нотация BPMN и др.) [2]. Для выбора метода моделирования проведем сравнительный анализ методов SADT и BPMN.

С точки зрения SADT элементы системы являются функциями или объектами, связи отображают ресурсы, информационные потоки и управление. В классическом своем понимании SADT не отражает процессов и в большей степени ориентирована на анализ функций и ресурсов необходимых для их выполнения. Элементы модели являются черными ящиками. Основными недостатками SADT является сложность восприятия, а также трудность увязки нескольких процессов [3].

BPMN предназначен для разработки моделей, отражающих выполнение бизнес-процессов, включая участников процессов, последовательность выполнения подпроцессов, функций, операций. Нотация универсальна для понимания, а также позволяет отразить сценарий выполнения «Если-то-иначе», компенсации, события, и т.п. Одним из недостатков BPMN является невозможность отобразить материальные потоки [4]. В данной работе в качестве метода моделирования бизнес-процессов выбрана нотация BPMN.

Моделирование и анализ текущего состояния

Первым этапом совершенствования является построение модели текущего состояния предприятия AS-IS. Модель AS-IS является отправной точкой для анализа потребностей предприятия, выявления проблем и разработки проекта совершенствования процессов [5].

Результат моделирования процесса организации сессии и аттестационных мероприятий представлен на рисунке А.1.

В подпроцессе подготовки к кандидатскому экзамену отдел получает с кафедры списки допущенных к экзамену обучаемых. Далее поток управления распараллеливается на три ветки. По первой ветке ведущий специалист начинает вручную на основе уже имеющегося шаблона формировать проект приказа о допуске к кандидатскому экзамену. Далее с помощью электронной почты отправляет проект приказа на согласование в отдел подготовки научно-педагогических кадров департамента по научно-исследовательской деятельности (ОПНПК ДНИД). Далее согласованный приказ берется из системы Directum для формирования твердых копий и подкрепления в личное дело. По второй ветке специалист по УМР готовит оценочные листы. Оценочный лист - это документ, в котором содержится дисциплина, имена обучаемых, а также промежуточная и итоговая оценка. Каждый член комиссии имеет свой оценочный лист, который подписывается им. По третьей ветке специалист по УМР готовит протоколы для экзамена. Протокол сдачи кандидатского экзамена - это документ, в котором фиксируется состав комиссии, вопросы, которые были заданы обучаемому, результат сдачи, а также подписи всех членов комиссии. Результат моделирования данного подпроцесса представлен на рисунке А.2.

В подпроцессе подготовки проектов приказов участвует ведущий специалист. Изначально студентов, имеющих академические задолженности, уведомляют о необходимости написания заявления о продлении сессии. Далее вручную формируется приказ о продлении сессии. Если у студентов нет академических задолженностей либо вручную формирует представление о назначении стипендии, либо с помощью системы УПИ/ИС автоматически формирует проект приказа о переводе на следующий курс. Далее проекты с помощью электронной почты отправляются на согласование в ОПНПК ДНИД. Согласованные проекты скачиваются из системы Directum для изготовления твердых копий и подкрепления в личное дело. Результат моделирования данного подпроцесса представлен на рисунке А.3.

Основными реально контролируемыми параметрами являются затраты времени, затраты ресурсов и издержки. Данные показатели отражают реальную эффективность исполнения бизнес-процесса. Очевидно, что не всегда нужно управлять одновременно затратами ресурсов, затратами времени, издержками. Т.к. основной проблемой является дублирование работы, а также раздувание административно-управленческого персонала, необходимо осуществить оптимизацию затрат времени.

В данной работе в качестве метода анализа временных затрат выбран сетевой график. Сетевой график - это графическая модель процесса, отражающая технологическую зависимость и последовательность выполнения комплекса работ, увязывающая их свершение во времени [6].

Для подпроцесса подготовка к кандидатскому экзамену выделим основные события:

· информация о допущенных получена;

· протоколы подготовлены;

· оценочные листы подготовлены;

· приказ о допуске сформирован и отправлен на согласование;

· твердые копии согласованного приказа сделаны и подкреплены к личному делу.

Сетевой график для подпроцесса подготовка к кандидатскому экзамену представлен на рисунке 1.

Рисунок 1 - Сетевой график для подпроцесса подготовка к кандидатскому экзамену

Длина критического пути для данного сетевого графика - 6 часов.

Для подпроцесса подготовка проектов приказов выделим основные события:

· начало;

· студенты с академическими долгами отобраны;

· студенты должники уведомлены;

· проект приказа на продление сессии сформирован;

· проект приказа о переводе на следующий курс сформирован;

· представление о назначении стипендии сформировано;

· проекты отправлены на согласование;

· твердые копии согласованных приказов сформированы.

Сетевой график для подпроцесса подготовки проектов приказов представлен на рисунке 2.

Рисунок 2 - Сетевой график для подпроцесса подготовка проектов приказов

Длина критического пути для данного сетевого графика - 5,25 часов.

Для бизнес-процесса организации сессии и аттестационных мероприятий выделим основные события:

1. аттестационные мероприятия спланированы;

2. ведомости подготовлены и переданы преподавателями;

3. работа с аттестационными листами завершена;

4. подготовка к кандидатскому экзамену завершена;

5. данные собраны и консолидированы;

6. данные занесены в эксель;

7. работа с приказами завершена.

Сетевой график для подпроцесса подготовки проектов приказов представлен на рисунке 3.

Рисунок 3 - Сетевой график для бизнес-процесса организация и проведение аттестационных мероприятий

Таким образом, на выполнение бизнес процесса организация и проведение аттестационных мероприятий затрачивается 25,2 часов.

Выбор метода оптимизации

Существует несколько подходов к улучшению бизнес-процессов. Харрингтон выделяет четыре основных похода [7]:

· методика быстрого анализа решения FAST;

· бенчмаркинг процесса;

· перепроектирование процессов;

· реинжиниринг процессов.

Сравнение подходов к улучшению процессов представлено в таблице 1.

Таблица 1 - Сравнение подходов

Т.к. существующие процессы ОПНПК достаточно успешны, и коренным образом нельзя изменить логику процессов, т.к. отдел является лишь структурным подразделением, предлагается использовать перепроектирование в качестве метода улучшения бизнес-процесса.

Моделирование процессов после оптимизации

В ходе анализа деятельности отдела было выявлено, что в связи с наличием нескольких информационных систем происходит дублирование некоторых работ. Т.к. ОПНПК ШЭМ является структурным подразделением, он не может отказаться от системы электронного документооборота Directum, хотя и использует ее только для маршрутизации и хранения приказов. Помимо Directum сотрудники отдела работают с УПИ/ИС, которая позволяет выполнять некоторые действия автоматизировано (например, формировать приказ о переводе на следующий курс). Тем не менее в УПИ/ИС не достигнут необходимый уровень автоматизации: система не позволяет формировать остальные приказы, журнал ведомостей, также система не позволяет хранить информацию из ведомостей, аттестационных листов и др.

Для оптимизации бизнес-процессов предлагается совершенствование автоматизированной информационной системы, которая позволит еще в большей степени разгрузить сотрудников отдела. Также предлагается упразднение должности специалист по УМР. Также предлагается для согласования каких-либо приказов маршрутизировать их через систему Directum.

Результат моделирование процесса после предполагаемой оптимизации представлен на рисунках Б.1, Б.2, Б.3.

Для оценки эффективности оптимизации бизнес процессов необходимо произвести оценку временных затрат в модели TO BE.

Сетевые графики не существенно не изменили своего вида, однако за счет внедрения дополнительных функций информационной системы возникает экономия времени, что можно отследить на сетевом графике основного процесса (события те же, что и в модели AS-IS). Сетевой график для подпроцесса подготовки проектов приказов представлен на рисунке 4.

Рисунок 4 - Сетевой график для бизнес-процесса организация и проведение аттестационных мероприятий

Таким образом, на выполнение улучшенного бизнес процесса Организации сессии и аттестационных мероприятий затрачивается 15,65 часов.

Сравнение времени выполнения Организации сессии и аттестационных мероприятий в модели AS-IS и TO-BE представлены в таблице 2.

Таблица 2 - Время выполнения в моделях AS-IS и TO-BE

Таким образом можно говорить, что перепроектирование бизнес-процесса организации сессии и аттестационных мероприятий позволит сократить время работы сотрудников на 9,55 часов.

В современном университете, в котором числится большое количество студентов оптимизация деятельности управленческого персонала выходит на первое место. Для сопровождения образовательного процесса необходимо выполнение большого числа рутинных операций, на которые уходит большое количество времени. Перепроектирование процесса и доработка существующих информационных систем позволит добиться внушительной экономии времени, что позволит исключить специалиста по УМР из данного процесса и загрузить его иными видами работы.

Библиографический список

1. Калянов Г.Н. Моделирование, анализ, реорганизация и автоматизация бизнес-процессов / Г.Н. Калянов - М. : Финансы и статистика, 2006. - 240 с.

2. Калянов Г.Н. CASE-технологии. Консалтинг в автоматизации бизнес- процессов / Г.Н.Калянов - М. : Горячая линия-Телеком, 2000. - 320 с .

3. Харрингон Д., Эсселинг К., Ван Нимвеген Х. Оптимизация бизнес-процессов : документирование, анализ, управление. / Д. Харрингтон. - СПб. : Азбука, 2002. - 336 с.

Приложение А

Рисунок А.1 - Сопровождение образовательного процесса AS-IS

Рисунок А.2 - Подготовка кандидатского экзамена AS-IS

Рисунок А.3 - Подготовка проектов приказов AS-IS

Приложение Б

Рисунок Б.1 - Сопровождение образовательного процесса TO-BE

Рисунок Б.2 - Подготовка кандидатского экзамена TO-BE

Рисунок Б.3 - Подготовка проектов приказов TO-BE

Размещено на Allbest.ru