Размещено на http: //www. allbest. ru/

Представительство Президента Украины в Автономной Республике Крым ул. Кирова 13, 95000 Симферополь, Автономная Республика Крым

Электронная модель проблемы как ядро информационной системы

М.В. Рогожин

Аннотация

алгоритм сотрудник кластер административный

Проблема является не только наиболее технологичным кластером накопления данных в информационном пространстве, но и чаще всего встречается в технологиях подготовки управленческих решений уже в качестве предмета исследований. Если для моделирования проблемы за основу взять алгоритм выполнения информационной функции «идеального» сотрудника (эксперта) административной системы, то можно создать довольно работоспособную автоматизированную систему сбора, обработки и хранения информации под задачи подготовки и принятия управленческих решений.

Ключевые слова: проблема, информационная функция, система сбора и обработки данных, принятие управленческих решений.

Для исследования сложностей наиболее приемлемым инструментарием может служить моделирование, т.е. исследование каких-либо процессов или систем путем построения и изучения их моделей, использование этих моделей для определения или уточнения характеристик и рационализации способов построения новых объектов. По определению Ч. Лейва и Дж. Марча: «Модель -- это упрощенная картина реального мира, обладающая некоторыми, но не всеми его свойствами. Она представляет собой множество взаимосвязанных предположений о мире. Как и любая картина, модель проще тех явлений, которые по замыслу она отображает» [1].

Именно простота оперирования со слепками реального мира, которые мы называем моделью, приводит нас к распространенной ошибке -- стремлению проектировать системы которые диктуют управленцу то или иное решение в соответствии с алгоритмом рассчитанной проблемы. К сожалению, реальное функционирование подобных «рафинированных» систем сталкивается с массой противоречий. Главными факторами, возмущающими целеустремленные системы, являются сложность определения назначений (целей) системы во временной динамике, а также пресловутый человеческий фактор, поскольку человек, принимающий решение, и человек-исполнитель постоянно привносят свои изменения, которые очень трудно поместить в единообразные рамки, как это делается в механических или химических системах. Прежде всего, это относится к системам принятия решений.

Для упрощения модели информационного воздействия на систему целесообразно упростить ее не только по назначению, но и по принципу построения. С этой целью предлагается в основу построения положить проблему.

Проблема не только является наиболее технологичным кластером накопления данных в информационном пространстве, но и чаще всего встречается в технологиях подготовки управленческих решений уже в качестве предмета исследований.

Следуя хорошо развитым принципам описания объектов в компьютерном программировании, попробуем описать проблему в качестве объекта системы.

Есть много хорошо разработанных теоретических моделей описания проблем как объекта управления, однако, в конкретном случае, нас будет интересовать больше практический опыт информационной работы, причем в той (возможно, искаженной) форме, в какой он культивируется в современных региональных управленческих структурах.

В этом отношении наиболее подходит описание деятельности чиновника -- специалиста по конкретному кругу вопросов. При всей сложности, разнообразии, а порой и абсурдности построения современных управленческих структур, модель деятельности специалиста (консультанта, инспектора, помощника и т.п.) представляет собой автономную и рационально организованную систему, точнее сказать, стереотип. Хотя именно к деятельности чиновника среднего и низшего ранга мы предъявляем больше всего претензий, однако годами отшлифованный рационализм и довольно жесткая мотивация, вполне пригодны для использования в более сложных системах и технологиях.

Итак, эффективность или полезность деятельности преуспевающего (удовлетворяющего структуру) специалиста определяется тем, что он, в отсутствие современных систем сбора, обработки и хранения информации является по своей сути элементарной базой хранения управленческой информации, поскольку обладает следующими знаниями.

1. О порядке функционирования конкретной управленческой структуры, системе распределения ответственности и рисков.

2. Владеет действующей системой информационной коммуникации, а также неписаных правил распределения и ограничения в доступе к информации.

3. В определенной степени имеет общее представление о перечне проблем, подлежащих решению в сфере его ответственности.

4. По каждой проблеме, «беспокоящей» эксперта, он вынужден составить определенное мнение, достаточное для удовлетворения информационного запроса вышестоящего органа.

5. Невозможно быть компетентным по кругу вопросов, связанных с конкретной проблемой, если не владеть информацией о лицах и организациях, вовлеченных в круг ее развития, осложнения или разрешения.

6. Поскольку в реальной обстановке разрешение или трансформация проблем так или иначе связана с длительным промежутком времени, то ее динамика описывается соответствующими событиями. Только внимание заинтересованного специалиста способно «притягивать» и накапливать полезную информацию о событиях, связанных с изучаемой проблемой. Подобного рода информация редко формализуется, документируется, а, следовательно, не накапливается иначе, как в сознании конкретного индивидуума (или заинтересованной группы).

7. Обязательным требованием является знание законодательных и нормативных документов определяющих ограничения, потоки и возможные стратегии в той или иной проблеме.

8. Действительно квалифицированный специалист определяет круг экспертов, способных помочь в подготовке решения по наиболее сложной проблеме.

9. Большинство сложных проблем разрешаются не отдельными управленческими решениями, а последовательностью мер, которые чаще всего представлены тематическими программами и планами. Для качественного мониторинга развития проблемы и оценки тенденций необходима информация о ходе реализации указанных программ и их влиянии на развитие как проблемы в целом, так отдельных ее элементов и связей.

10. Где: в каком документе, в какой папке, сейфе, структурном подразделении или архиве жестких копий находится та или иная информация по проблеме?

11. В конечном итоге, хороший специалист овладевает собственным массивом стандартных действий и стратегий по разрешению проблем, не отличающихся уникальностью.

Итак, мы получили информационную модель почти идеального чиновника среднего и низшего звена. Опытный управленец вполне резонно может возразить: «Где же вы видали такого подчиненного?». Но даже если исключить эмоциональную составляющую, то с чисто научной точки зрения, такая «технология» информационной обработки проблемы, по меньшей мере, неустойчива хотя бы потому, что по законам Л. Питера «Каждый чиновник растет до уровня своей некомпетентности» [2], а, следовательно, зачастую утрачиваются неформализованные, несистематизированные знания, которые «уходят» вместе с естественной текучестью кадров.

Как устранить потери подобного рода? С точки зрения редукционистской логики (что и делают грамотные управленцы среднего уровня) необходимо, во-первых, все вышеперечисленные 11 пунктов вменить в функциональные обязанности подчиненного, а, во-вторых, заставить его накапливать информацию в т.н. «жестких» копиях, оформляя ее документально. Такой подход позволяет значительно повысить эффективность информационной работы в любом подразделении (необязательно в госуправлении).

Однако, как учесть взаимосвязи и взаимовлияние описываемых элементов, тем более их динамику? Это уже задача системного подхода. Для ее решения подходят современные системы электронной обработки и хранения информации. Достаточно из перечисленных элементов построить модель, представить ее в виде инфологической схемы, рассчитать рациональную систему реляционных (или объектно-ориентированных) баз данных, разработать компьютерное приложение в рамках одной из современных СУБД, скомпилировать полученное программное обеспечение и довести его до уровня, пригодного для простого пользователя ЭВМ.

Внешне простая задача, однако, в ходе ее практической реализации в рамках информационно-аналитической службы Представительства Президента Украины в Автономной Республике Крым, пришлось преодолеть массу технических, технологических и организационных проблем, наиболее сложной из которых оказалась проблема методологии информационной обработки.

К сожалению, в Украине отсутствуют необходимые стандарты сбора, обработки, хранения и порядка доступа к информации, связанной с проблемами государственного управления. При этом нельзя сказать, что наиболее прогрессивные и энергичные команды не применяют современных технологий информационной обработки, не используют систем электронных баз и банков данных. Более того, процесс применения современной компьютерной техники для обработки управленческой информации с каждым днем набирает все большие обороты, однако вся эта работа носит разрозненный анархичный характер.

На востоке говорят, если Гора не идет к Магомету, то Магомет идет к Горе. В информационном пространстве Украины и большинства регионов наблюдается именно такая картина.

Подытоживая все вышесказанное, можно построить компьютерную модель проблемы, общая функциональная схема которой представлена на рис. 1. Легко убедиться в том, что она буквально скопирована с модели деятельности «идеального» чиновника (специалиста) низшего звена. Однако, в отличие от организационной модели, ее электронный клон имеет ряд убедительных преимуществ.

1. Компьютерное накопление информации позволяет организовать быстрый доступ к любому объему и глубине информации. Быстрота поиска, конечно, будет зависеть от уровня индексации элементов проблемы, архитектуры построения баз данных, применяемого программного обеспечения. Тем не менее, даже прямой контекстный поиск в электронных текстовых файлах в сотни, а порой и тысячи раз быстрее, чем аналогичная работа, связанная с перебором архивных папок.

2. Электронная модель проблемы позволяет отслеживать не только все связи и зависимости между элементами ее описывающими, но и оценивать динамику их изменения, выявлять тенденции и внешне не доступные для изучения связи.

3. Современные технологии гиперссылок позволяют быстро «перескакивать» от одного информационного массива к другому в соответствии с логикой поиска необходимой информации.

4. С одним и тем же информационным массивом может работать не только один эксперт, но и целая группа, имеющая санкционированный доступ в компьютерную сеть.

5. Наконец, управленец без особого труда может объективно оценить интенсивность, качество и креативность информационной работы каждого подчиненного сотрудника. Более того, при выдвижении и перемещении кадров, информационные массивы не утрачиваются.

Итак, за основу построения модели управленческого воздействия на информационное поле возьмем электронную модель проблемы, которая и станет основным модулем для дальнейшего проектирования более сложной системы.

Модульная конструкция, как известно, обладает свойством расширяемости, т.е. бесконечного экстенсивного расширения системы без нарушения основной парадигмы построения.

Рис. 1 Ядро информационной системы

Прежде чем перейти на более высокий уровень иерархии рассматриваемой модели, следует обратить внимание на основные барьеры, которые не позволяют широко использовать системный подход в социальных системах, а именно:

-- барьер восприятия;

-- сложность обработки уникальных проблем (не охваченных программной логикой);

-- неизбежность конфликтов, связанная с полярностью интересов и мотивов участников информационного процесса.

Все эти барьеры жестко завязаны на проблему т.н. человеческого фактора. Однако, как было отмечено в [3], человеческий фактор из серьезной помехи может превратиться в единственно приемлемое решение, поскольку способен служить «мягким» звеном, объединяющим жесткие элементы структур и организаций, осуществляющих аналитическую проработку той или иной проблемы. Именно человека, как субсистему, современная наука пока не способна не только заменить, но и описать достаточно полно для построения синтетической модели. Именно это обстоятельство и может служить преимуществом в тех условиях, когда присутствие человека как объекта и субъекта регуляторного процесса (конкуренции, политической борьбы) просто обязательно. По мнению Т. Саати [4] «Человек отличается от других систем свойством воспринимать и различать альтернативные направления действия, и главным образом -- задумывать и управлять собственными действиями посредством сознательных усилий. Он устанавливает приоритеты и делает выбор, основываясь на предпочтении, необходимости, капризе или каких-либо других побуждающих силах».

Таким образом, основная слабость социальных систем в предлагаемой модели должна стать основой динамического равновесия и практической эффективности.

Для реализации поставленной задачи предлагается в технологию работы информационной системы заложить возможность формирования трендов проблем, которые будут представлять собой виртуальное сравнение отображения элементов проблемы различными акторами политической системы (см. рис. 2).

Тривиальная логика ставит серьезные ограничения на предложенный тезис, поскольку возникает масса вопросов, связанных с созданием и развитием алгоритма построения результирующего тренда, который был бы способен объективно учесть все предложенные мнения. Выход из тупиковой ситуации, в которую нас «загоняет» редукционизм, подсказывает системная парадигма и современные возможности электронных коммуникаций.

Суть решения заключается в отказе от формирования отдельного равновесного суждения о конкретной проблеме.

В самом деле, стоит ли обеднять информационное поле созданием одного «абсолютно» правильного описания проблемы, вместо возможности оценить богатство фантазии и информационной квалификации всех заинтересованных участников регуляторного процесса. Именно возможность мгновенно получить доступ к описанию проблемы, подготовленной оппонентами (после «открытия» доступа к своей информации), дает большие преимущества не только с технической и информационной точки зрения, но и решает одну из психологических задач политического торга.

Дальнейшее построение системы, с точки зрения общей логики, очень похоже на детскую игру в кубики. Перечни проблем (или их тренды), возмущающие систему и требующие управленческого воздействия, группируются по тематикам, направлениям деятельности, региональным или оргструктурным подразделениям, образуя серверы проблем.

Рис. 2 Формирование тренда проблемы

Литература

1. Марч Джеймс Гарднер (March James Gardner). Введение в социологические модели (совместно с К.Лэйвом). -- 1975.

2. Питер Л.Дж. Принцип Питера, или почему дела идут вкривь и вкось. -- М.: Прогресс, 1990. -- 275 с.

3. Рогожин М.В. Проблемы управленческого воздействия на информационное поле регионального уровня // Реєстрація, зберігання і оброб. даних. -- 2001. -- Т. 3. -- № 1. -- С. 6067.

4. Саати Т., Кернс К. Аналитическое планирование. Организация систем. М.: Радио и связь, 1991. -- 223 с.

Размещено на Allbest.ru