Деловая переписка

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Деловое письмо - важнейшее средство ведения деловой переписки. Существуют определённые правила его написания. Современное деловое письмо - это послание в виде официального документа. Как и в ведении переговоров по телефону, ведении деловой беседы, при ведении деловой переписки есть свои правила написания писем:

· деловые письма пишутся на бланке с эмблемой фирмы, её названием, адресом и телефонами;

· письма печатаются на компьютере;

· при ведении деловой переписки, все страницы письма нумеруются арабскими цифрами, кроме первой;

· ширина поля письма с левой стороны должна быть не менее 2 см.;

· в правом верхнем углу под адресом отправляющей организации ставится дата отправления письма (дата пишется полностью без сокращений, месяц - словами);

· адрес, куда отправляется письмо, пишется на левой его стороне;

· ниже адреса и наименования адресата пишется вежливое обращение;

· при ведении деловой переписки письмо заканчивается словами благодарности за сотрудничество и выражением надежды на его продолжение;

· подпись ставится на правой стороне под заключительной строкой вежливости.

Таковы основные правила деловой переписки. Этим умением должен обладать любой человек, начинающий создание собственного бизнеса. Самое главное, чтобы деловое письмо было убедительным! А для этого необходимо предварительно провести постановку целей, чтобы знать, какую мысль выразить при ведении деловой переписки в деловом письме.

Деловая переписка (служебная переписка, деловая корреспонденция) - понятие собирательное. К деловой переписке относятся различные виды официальных документов, входящих в систему информационно-справочной документации и используемых для обмена информацией в деловой деятельности организаций и граждан. Ведение деловой переписки регулируется комплексом законодательных и иных нормативных правовых актов, в основном - в области связи, информации и документации. Рассмотрим основные из них.

телеграмма письмо почтовый связь

1. Законодательство в области связи

Правовые основы деятельности в области связи устанавливают Федеральные законы от 07.07.2003 № 126-ФЗ “О связи”, от 17.07.1999 № 176-ФЗ “О почтовой связи”, от 17.12.1994 № 67-ФЗ “О федеральной фельдъегерской связи”. Законы определяют полномочия органов государственной власти в области связи и почтовой связи, а также права и обязанности лиц, участвующих в указанных видах деятельности или пользующихся услугами связи. Федеральный закон “О связи” устанавливает, что взаимоотношения операторов связи с пользователями, возникающие при оказании услуг связи на территории Российской Федерации, осуществляются на русском языке. На русском языке оформляются адреса отправителей и получателей телеграмм, почтовых отправлений и почтовых отправлений денежных средств, пересылаемых в пределах Российской Федерации, а при пересылке почтовых отправлений - в пределах территорий республик, находящихся в составе Российской Федерации.

Адреса отправителей и получателей могут оформляться на государственных языках соответствующих республик при условии дублирования адресов отправителей и получателей на русском языке. Международные сообщения, передаваемые по сетям электросвязи и сетям почтовой связи, обрабатываются на языках, определяемых международными договорами Российской Федерации. Законом “О связи” также установлено, что в пределах территории Российской Федерации операторами электросвязи и операторами почтовой связи применяется единое учетно-отчетное время - московское. Положения, важные для ведения деловой переписки, содержатся и в Федеральном законе “О почтовой связи”. Закон направлен на обеспечение конституционных прав каждого гражданина свободно получать, передавать и распространять информацию, закон устанавливает меры, обеспечивающие тайну переписки, почтовых, телеграфных и иных сообщений, устанавливает систему правовых гарантий формирования и эффективного функционирования почтовой связи на территории Российской Федерации. Закон “О почтовой связи” дает определения ряда понятий, важных для ведения переписки. Это понятия почтовой связи и ее видов - почтовой связи общего пользования и международной почтовой связи, а также понятий почтовые отправления, письменная корреспонденция, адресные данные пользователей услуг почтовой связи, адресат. Доставка корреспонденции особой важности осуществляется Государственной фельдъегерской службой Российской Федерации. Фельдъегерской связью направляются документы органов государственной власти, членов и депутатов законодательных органов, органов военного управления, администраций промышленных и военных объектов. Для пересылки деловой корреспонденции, как правило, используются почтовая связь и электросвязь.

2. Почтовая связь

В соответствии с законодательством в Российской Федерации действуют следующие виды почтовой связи:

* почтовая связь общего пользования;

* специальная связь федерального органа исполнительной власти, управляющего деятельностью в области связи;

* федеральная фельдъегерская связь;

* фельдъегерско-почтовая связь федерального органа исполнительной власти в области обороны. Почтовая связь действует в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221 (далее - Правила). Этот нормативный акт регулирует взаимоотношения пользователей услугами почтовой связи и операторов почтовой связи, а также устанавливает права и обязанности операторов почтовой связи и пользователей. Правилами установлены категории и виды почтовых отправлений, виды почтовых услуг, порядок их оказания, а также порядок написания почтового адреса на почтовых отправлениях. В управленческой деятельности используются такие виды почтовых отправлений, как письмо и почтовая карточка. Правила определяют эти понятия следующим образом:

* письмо - почтовое отправление с письменным сообщением, а также иным вложением, размеры и вес которого определяются Правилами;

* почтовая карточка - почтовое отправление в виде письменного сообщения на специальном бланке, пересылаемое в открытом виде. В соответствии с Правилами вес письма не должен превышать 100 г, а допустимыми размерами являются: максимальный - 229Ч324 мм, минимальный - 110Ч220 мм или 114Ч162 мм. При подготовке и отправке делового письма адрес корреспондента указывается не только на почтовом конверте, но также является реквизитом делового письма, если письмо пересылается по каналам почтовой связи.

Правила оказания услуг почтовой связи фактически повторяют положения Федерального закона “О связи”, касающиеся языков, используемых при оформлении адреса отправителя и получателя в почтовых отправлениях, пересылаемых в пределах территории Российской Федерации. Но Правила дополнены положением о том, что на международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.

Адрес адресата пишется в правой нижней части почтового отправления, а адрес отправителя - в левой верхней части. Реквизиты адреса на почтовых отправлениях пишутся в следующем порядке:

а) для юридического лица - полное или краткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество;

б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);

в) название улицы, номер дома, номер квартиры;

г) название населенного пункта (города, поселка и т. п.);

д) название района;

е) название республики, края, области, автономного округа (области);

ж) название страны (для международных почтовых отправлений);

з) почтовый индекс. Постановлением Правительства РФ от 24.03.2006 № 160* установлены нормативы частоты сбора из почтовых ящиков, обмена, перевозки и доставки письменной корреспонденции, а также контрольные сроки пересылки письменной корреспонденции.

Постановление Правительства РФ от 24.03.2006 № 160 “Об утверждении нормативов частоты сбора из почтовых ящиков, обмена, перевозки и доставки письменной корреспонденции, а также контрольных сроков пересылки письменной корреспонденции”. Контрольные сроки пересылки письменной корреспонденции между городами федерального значения, административными центрами субъектов Российской Федерации установлены в приложении к постановлению и составляют от 3 до 11 дней. На внутригородской территории городов федерального значения, на территории административных центров субъектов Российской Федерации они составляют 2 дня; между административным центром субъекта Российской Федерации и административными центрами муниципальных районов на территории субъекта Российской Федерации - 2 дня; между административным центром муниципального района и поселениями, расположенными на территории муниципального района, - 3 дня.

3. Электросвязь

Кроме почтовой связи для пересылки деловой корреспонденции используются различные виды электросвязи. Электросвязь - это, в соответствии с Федеральным законом “О связи”, любые излучение, передача или прием знаков, сигналов, голосовой информации, письменного текста, изображений, звуков или сообщений любого рода по радиосистеме, проводной, оптической и другим электромагнитным системам. С помощью электросвязи осуществляется телефонная, телеграфная, факсимильная связь, передаются сообщения электронной почты. Порядок оказания услуг в сфере электросвязи также регулируется нормативными правовыми актами. Правилами оказания услуг телеграфной связи (в управленческой деятельности телеграфная связь используется для передачи такого вида деловой переписки, как телеграммы) установлены виды и категории телеграмм, сроки их прохождения, правила составления и оформления, порядок приема и передачи. Правила устанавливают, что услугами телеграфной связи являются два вида услуг:

- Постановление Правительства РФ от 15.04.2005 № 222 “Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи” (с изм. от 16 февраля, 3 июня 2008 г., 10 марта 2009 г.).

- услуга "телеграмма" - деятельность по приему, передаче, обработке, хранению и доставке адресату телеграмм;

- услуга "телекс" - деятельность по установлению временного соединения для приема и передачи текстовых сообщений телеграфной связи между пользовательским (оконечным) оборудованием в сети Телекс. Телекс - сеть абонентского телеграфирования, в которой прием и передача текстовых сообщений осуществляются организацией-пользователем с телеграфного аппарата, имеющего свой индивидуальный абонентский номер. Телексная связь представляет собой более оперативный способ доставки информации по сравнению с телеграфом, поскольку адресат получает сообщение на своей абонентской установке практически в тот же момент, когда оно посылается отправителем. Телекс обеспечивает возможность круглосуточного получения информации.

Правила оказания услуг телеграфной связи устанавливают категории и виды телеграмм, порядок оформления телеграмм, требования к языку телеграммы, а также порядок оплаты телеграмм и сроки их доставки получателям.

Размещено на Allbest.ru