Русский язык и культура речи

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство науки и образования РФ

Федеральное бюджетное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Забайкальский государственный университет» (ЗабГУ)

Заочный факультет

Кафедра теоретической и прикладной лингвистики

Реферат

по дисциплине: «Русский язык и культура речи»

Чита 2013



План

Введение

1. Деловой этикет

1.1 Использование этикета в целях успешной самопрезентации

1.2 Этика деловых отношений

1.3 Этика ведения деловой переписки и телефонных переговоров

1.4 Значимость культуры подарка в деловой жизни

Заключение

Список литературы



Введение

Деловое общение - это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач. Специфической особенностью названного процесса является регламентированность, т. е. подчинение установленным ограничениям, которые определяются национальными и культурными традициями, профессиональными этическими принципами.

Известны "писаные" и "неписаные" нормы поведения в той или иной ситуации официального контакта. Принятый порядок и форма обхождения на службе называется деловым этикетом. Его основная функция - формирование правил, способствующих взаимопониманию людей. Второй по значению является функция удобства, т. е. целесообразность и практичность. Современный отечественный служебный этикет имеет интернациональные признаки, потому что его основы фактически были заложены в 1720 году "Генеральным регламентом" Петра I, в котором были заимствованы зарубежные идеи.

Деловой этикет включает в себя две группы правил:

Нормы, действующие в сфере общения между равными по статусу, членами одного коллектива (горизонтальные);

Наставления, определяющие характер контакта руководителя и подчиненного (вертикальные).

Общим требованием считается приветливое и предупредительное отношение ко всем коллегам по работе, партнерам, независимо от личных симпатий и антипатий.

Регламентированность делового взаимодействия выражается также во внимании к речи. Обязательно соблюдение речевого этикета - разработанных обществом норм языкового поведения, типовых готовых "формул", позволяющих организовать этикетные ситуации приветствия, просьбы, благодарности и т. д. (например, "здравствуйте", "будьте добры", "разрешите принести извинения", "счастлив познакомиться с Вами"). Эти устойчивые конструкции выбираются с учетом социальных, возрастных, психологических характеристик.



1. Деловой этикет

1.1 Использование этикета в целях успешной самопрезентации

Этикет (от франц. etiquette) есть установленный порядок поведения личности на работе, в общественных местах, на приеме, деловых встречах (например, придворный, дипломатический, воинский, гражданский, служебный, бытовой этикет). Невозможно взаимодействовать с людьми, не уважая друг друга, не ограничивая себя определенными нормами, не выполняя правил учтивости, вежливости. В основу этикета заложены правила поведения народов мира с древних времен до настоящего времени. Манеры - это способ действия, особенность поведения, обращения с людьми.

Вместе с тем недостаточно знать правила и нормы этикета, необходимо им следовать. Умение правильно вести себя в обществе, этикет, позволяет достичь успеха в деятельности, в реализации своих способностей, со з-дает благоприятные взаимоотношения в деловом общении, способствует оптимальной самопрезентации. Неприличными манерами считаются: развязность в словах, жестах; употребление кличек, прозвищ; грубость, проявляемая в недоброжелательном отношении к людям, в пренебрежении чужими интересами, в беззастенчивом, наглом навязывании своих желаний, в глумлении над личностью. Некорректные манеры поведения рождают враждебные отношения, агрессию, конфликты в общении людей друг с другом, неприязнь в восприятии имиджа. Манеры регулируются этикетом, основанным на принципах гуманизма. Ничего не стоит так дешево и не ценится так дорого, как вежливость, писал Сервантес. Обязательным источником вежливости является благожелательность ко всем людям.

Речевая грамотность развивает умение приспособить к ситуации речь, использовать обязательные высказывания, строго соответствующие в определенном месте и в определенное время. Так, например, формулируются деловые этикетные предложения:

-- Заходите, если приход к нам соответствует вашим планам.

-- Я не очень вам помешаю?

Это круг обязательных этических высказываний:

-- Спасибо, благодарю вас.

-- Виноват, признаюсь.

-- Не затруднит вас?

А эти обязательные высказывания создают комфортную обстановку, снимают психологическое напряжение, стресс:

-- Позвольте мне не согласиться с вами.

-- По-моему, вы не учитываете одно важное обстоятельство.

-- Я не слишком злоупотребляю вашим временем? (в телефонном

разговоре).

-- Надеюсь, я не слишком превышаю свои полномочия?

-- Я не слишком утомила вас своим рассказом?

-- Не могу отказать себе в удовольствии...

-- Я сожалею, что начал рассказывать эту историю.

-- Я начала вспоминать эту историю и забыла, зачем я это сделала.

Для представления в обществе используются визитные карточки.

Они были модны в прошлом, но сегодня визитные карточки возвращаются. Их вручают в деловом общении, при знакомстве, так как визитная карточка содержит основные сведения о человеке: его фамилию, имя, отчество, ученую степень, должность, место работы, номер телефона.

Деловой этикет формируется под влиянием традиций и определенных сложившихся исторических условий конкретной страны. Деловой этикет - это определенные нормы, регламентирующие стиль работы, манеру общения между фирмами, внешний вид бизнесменов, последовательность и манеру ведения переговоров и т. д.



1.2 Этика деловых отношений

Этика - одна из древнейших теоретических дисциплин, объектом ее изучения является мораль. Для обозначения учения о нравственности термин «этика» был введен еще Аристотелем. Аристотель глубокомысленно заметил, что этика «помогает познать, что следует делать и от чего следует воздержаться». Этика обобщает и систематизирует нравственные принципы и нормы. Для нас этика - прежде всего отрасль знания, особая наука, позволяющая рассматривать и оценивать человеческие отношения, а также поведение людей с точки зрения их соответствия некоторым разумным, общепринятым нормам. Под этикой мы понимаем и практическую реализацию указанных норм, определяя поведение людей либо как этичное, либо как неэтичное. Этика деловых отношений занимается анализом взаимоотношений деловых партнеров с позиции толкования нравственных оценок причин успехов или неудач в какой-либо деятельности, в частности, в коммерческой и управленческой. Организации предпринимают разные меры в целях повышения характеристик этичности поведения руководителей и рядовых работников. К таким мерам относятся разработка этических нормативов, проведение социальных ревизий и обучение этичному поведению. Этические нормативы описывают систему общих ценностей и правила этики, которых, по мнению организации, должны придерживаться ее работники. Этические нормативы разрабатываются для описания целей организации, создания нормальной этической атмосферы и определения этических рекомендаций в процессах принятия решений. Еще один подход, используемый организациями для повышения показателей этичности поведения, - обучение этичному поведению руководителей и рядовых работников. При этом работников знакомят с этикой бизнеса и повышают их восприимчивость к этическим проблемам, которые могут перед ними возникнуть.

Деловое общение - это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Его участники выступают в официальном статусе и ориентированы на достижение цели, конкретных задач. Специфической особенностью названного процесса является регламентированность, т. е. подчинение установленным ограничениям, которые определяются национальными и культурными традициями, профессиональными этическими принципами. Известны «писаные» и «неписаные» нормы поведения в той или иной ситуации официального контакта. Принятый порядок и форма обхождения на службе называется деловым этикетом. Его основная функция - формирование правил, способствующих взаимопониманию людей. Второй по значению является функция удобства, т. е. целесообразность и практичность. Современный отечественный служебный этикет имеет интернациональные признаки, потому что его основы фактически были заложены в 1720 году "Генеральным регламентом" Петра I, в котором были заимствованы зарубежные идеи.

Деловой этикет включает в себя две группы правил:

нормы, действующие в сфере общения между равными по статусу членами одного коллектива (горизонтальные);

наставления, определяющие характер контакта руководителя и подчиненного (вертикальные).

Общим требованием считается приветливое и предупредительное отношение ко всем коллегам по работе, партнерам, независимо от личных симпатий и антипатий. Регламентированность делового взаимодействия выражается также во внимании к речи. Обязательно соблюдение речевого этикета - разработанных обществом норм языкового поведения, типовых готовых "формул", позволяющих организовать этикетные ситуации приветствия, просьбы, благодарности и т. д. (например, "здравствуйте", "будьте добры", "разрешите принести извинения", "счастлив познакомиться с вами"). Эти устойчивые конструкции выбираются с учетом социальных, возрастных, психологических характеристик. Общение как взаимодействие предполагает, что люди устанавливают контакт друг с другом, обмениваются определенной информацией для того, чтобы строить совместную деятельность, сотрудничество. Служебные контакты должны строиться на партнерских началах, исходить из взаимных запросов и потребностей, из интересов дела. Бесспорно, такое сотрудничество повышает трудовую и творческую активность, является важным фактором технологического процесса производства, бизнеса.

Деловая этика - это, прежде всего, этика ведения переговоров с партнерами; этика ведения документации; использование этических методов конкуренции. При сотрудничестве с зарубежными партнерами было бы полезно знать основные моменты конкретного делового национального этикета. Ведь эти знания позволят легче наладить контакт и укрепить взаимовыгодные отношения. Чтобы овладеть навыками корректного поведения, нужно соблюдать:

правила представления и знакомства;

правила проведения деловых контактов;

правила поведения на переговорах;

требования к внешнему облику, манерам, деловой одежде;

требования к речи;

культуру служебных документов.

1.3 Этика ведения деловой переписки и телефонных переговоров

К деловым бумагам можно отнести:

личные документы (заявление, доверенность, автобиография, жалоба, резюме, служебная характеристика);

административно-организационные документы (положение, правило, инструкция, контракт, договор);

распорядительные документы (приказ, выписка из приказа, распоряжение, указание);

информационно-справочные документы (справка, докладная записка, объяснительная записка, служебная записка);

деловые письма (рекомендательное письмо, информационное письмо, письмо-запрос, письмо-ответ на запрос);

протокол.

Письмо - самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов. Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любой организации и имеют множество разновидностей:

сопроводительные;

информационные;

гарантийные;

рекламные;

претензионные;

арбитражные;

письма-подтверждения;

письма-напоминания;

письма-извещения ;

письма-просьбы;

письма-уведомления и т.д.

Письмом выражают поздравление, пожелание, приветствие в торжественных случаях. Письма направляются в знак проявления участия и выражения соболезнования в драматических и трагических ситуациях.

Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документов бланке формата А4 (210х297 мм); если текст не превышает семи строк, возможно использование формата А5 (148х210 мм). Бланк письма включает название вышестоящей организации, полное и сокращенное название данной организации, код организации по ОКПО. Далее размещают почтовый и телеграфный адреса, номера справочного телефона, факса. Эти реквизиты представляют собой блок справочной информации об организации - авторе документа, поэтому они могут быть дополнены номером счета в банке, адресом электронной почты и другими сведениями. В бланке предусмотрено место для проставления номера и даты письма (при его регистрации), а также номера и даты входящего письма, место для заголовка текста и для адресата. Инициативные письма организации-автора имеют один номер (индекс) и дату. В ответных письмах принято давать, кроме того, еще ссылку на номер и дату того письма, на которое отвечают. Датой документа является дата его подписания. Допускается цифровой (01.03.08.) и словесно-цифровой способ оформления даты (1 марта 2008 г.). Возможно оформление даты в следующей последовательности расположения цифр: год, месяц, день месяца (2008.03.01.). Этот способ оформления даты закреплен в стандартах ISO (Международной организации по стандартизации). Существуют несколько способов адресования. При направлении писем в адрес организации фамилия ее руководителя может быть корреспонденту не известна. В таком случае наименование учреждения пишется в именительном падеже. При направлении писем конкретному должностному лиц название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. При адресовании документа физическому лицу в реквизите «адресат» вначале указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес в соответствии с действующими почтовыми правилами. Письма не должны содержать более четырех адресов. Слово "копия" перед вторым и следующими адресатами не проставляются. Почтовый адрес может указываться только на конверте. Заголовок к тексту составляется во всех случаях, когда документ оформлен на бумаге формата А4. Наличие заголовка помогает ориентироваться в содержании документа при его получении, рассмотрении. Заголовок должен быть кратким и точно передавать смысл текста, он должен быть грамматически согласован с названием вида документа. Право подписи писем является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением их обязанностей, установленным правовым актом (уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.); т.к. письма оформляют на бланке, то в реквизит «подпись» входят наименование должности руководителя (без названия организации), личная подпись, инициалы и фамилия. Письма, содержащие финансовые обязательства, подписывают несколько должностных лиц одной организации, их подписи располагают одну под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей. Недопустимо оформление подписи с исправлениями.

Заверение документов печатью организации - особый способ их удостоверения, подтверждения их юридической силы. Оттиск печати проставляется на документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей; на многих организационных документах (положениях, уставах, учредительных договорах, штатных расписаниях и др.). В управленческой практике организаций принято составлять индивидуальный список документов, на которых проставляется печать, он вводится в действие приказом руководителя или является приложением к инструкции по работе с документами.

Гербовая печать (печать организации) проставляется на тех документах, где воспроизведение ее оттиска предусмотрено специальными нормативными актами (например, на трудовых книжках), а в управленческой практике - на документах, удостоверяющих права должностных лиц (например, доверенности), подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей, права юридических и физических лиц, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, справках. Оттиск печати на документах проставляется таким образом , чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ.

На письмах (информационно-справочных документах) должны быть проставлены фамилия исполнителя и номер его телефона. Этот реквизит располагают на лицевой стороне документа после подписи руководителя, отступив от нее 3-4 интервала. Помимо фамилии возможно указание имени и отчества исполнителя.

Независимо от разновидности писем их текст строят в следующем порядке.

1. Введение (мотивы составления письма, ссылки на события, факты и др.).

2. Доказательства (обоснование вопроса, изложенного в письме).

3. Заключение (излагаются выводы, предполагаются решения).

В отдельных случаях письма могут содержать одну заключительную часть текста без пояснения. Письмо должно быть посвящено одному вопросу: это упрощает операции по его обработке и ускоряет исполнение в той организации, куда оно адресовано. По своему объему письмо не должно превышать одну машинописную страницу. К тексту письма предъявляются требования: ясность, четкость, краткость изложения, т.к. цель составления и направления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам. Текст письма должен содержать достаточно обоснованные аргументы и полную информацию, позволяющую адресату принять решения по поднятому в письме вопросу. Служебные письма пишут в доброжелательном тоне, обязательно в вежливой форме. Убедительность служебных писем достигается за счет использования при их составлении сложившихся в управленческой практике языковых формулировок, стандартных оборотов и устоявшихся словосочетаний типа "оплата гарантируется…" и т.д. Письма в настоящее время пересылают не только по почте, но и с использованием аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта). Требования к оформлению при этом не изменяются.

Современную деловую жизнь невозможно представить без телефона. Благодаря ему повышается оперативность решения множества вопросов и проблем, отпадает необходимость посылать письма, телеграммы или совершать поездки в другое учреждение, город для выяснения тех или иных обстоятельств. По телефону можно провести переговоры, отдать распоряжения, изложить просьбу.

Часто первым шагом на пути к заключению делового договора является телефонный разговор. Преимущество телефонного разговора по сравнению с письмом в том, что он обеспечивает непрерывный двусторонний обмен информацией независимо от расстояния. Но к деловому телефонному разговору надо тоже тщательно готовиться. Плохая подготовка, неумение выделить главное, лаконично, емко и грамотно излагать свои мысли приводят к значительным потерям рабочего времени (до 20 - 30%). Среди главных причин потерь времени на первое место ставят телефонные разговоры. Психологи отмечают, что их продолжительность зависит от эмоциональной окраски. Излишняя эмоциональность создает предпосылки для речевой нечеткости, увеличивает время телефонного разговора. При телефонном разговоре наблюдается пресыщение общением. Оно может явиться источником напряженности между сторонами. Поэтому во время разговора надо соблюдать меру. Иначе может потеряться смысл общения и возникнуть конфликт. Признаки пресыщения общением: возникновение и усиление беспричинного недовольства партнером, раздражительность, обидчивость и т.п. Следует вовремя выйти из контакта с партнером, чтобы сохранить деловые отношения и не получить репутацию зануды, так как это подорвет интерес к вам и к вашим деловым предложениям. Для восстановления доброго имени фирмы придется затратить значительно больше усилий, чем при установлении первого делового контакта. Искусство ведения телефонных разговоров состоит в том, чтобы кратко сообщить все что следует и получить ответ.

Основа успешного проведения делового телефонного разговора - компетентность, тактичность, доброжелательность, владение приемами ведения беседы, стремление оперативно и эффективно решить проблему или оказать помощь в ее решении. Важно, чтобы служебный, деловой телефонный разговор велся в спокойном вежливом тоне и вызывал положительные эмоции. Вести разговор в доброжелательном тоне более важно, чем употреблять хорошие слова и располагать их в правильном порядке. В процессе делового телефонного разговора необходимо создать атмосферу взаимного доверия.

По мнению психологов, положительные эмоции тонизируют деятельность головного мозга, способствуют четкому рациональному мышлению. Отрицательные эмоции приводят к нарушению логических связей в словах, аргументации, создают условия для неверной оценки партнера, его предложений. Эффективность делового телефонного общения зависит от эмоционального состояния человека, от его настроения.

Существенное значение имеет также умелое проявление убежденности человека в том, что он говорит, в его заинтересованности в решении рассматриваемых проблем. Во время разговора надо уметь заинтересовать собеседника своим делом. Здесь поможет использование методов внушения и убеждения. Этому помогает просодика: голос, тон, тембр, интонация. Они внимательному слушателю говорят очень многое. По данным психологов, тон, интонация могут донести до 40% информации, нужно обращать внимание на подобные "мелочи". Говорить нужно ровно, сдерживая свои эмоции, не пытаясь перебивать собеседника.

Если ваш собеседник проявляет склонность к спорам, высказывает в резкой форме несправедливые упреки, в его тоне звучит самомнение, то наберитесь терпения и не отвечайте ему тем же. Если есть возможность, переведите разговор на спокойный тон, частично признайте его правоту, постарайтесь понять мотивы его поведения. Постарайтесь кратко и ясно изложить свои аргументы. Ваши доводы должны быть правильны по существу и грамотно изложены по форме. В разговоре не допускайте выражений типа: "идет", "добро", "лады", "пока" и др., нежелательно употреблять профессиональные выражения, непонятные собеседнику.

Надо помнить, что телефон усугубляет недостатки речи; быстрое или замедленное произношение слов затрудняет восприятие. Особенно следите за произношением чисел, имен собственных, согласных букв. Если в разговоре встречаются названия городов, поселков, имена собственные, фамилии и т.п., которые плохо воспринимаются на слух, их нужно произносить по слогам или даже передавать по буквам.

Этикет делового телефонного разговора имеет в своем запасе целый ряд реплик для корректировки общения: Как вы меня слышите? Простите, я не расслышал, что вы сказали, не могли бы вы повторить? Извините, очень плохо слышно! и т.п.

К телефонному разговору тщательно готовятся: заранее подбирают все материалы, документы, необходимые номера телефонов, адреса организаций или нужных лиц, календарь, авторучку, бумагу и др. До того как вы решили набрать номер, следует точно определить цель разговора и тактику его ведения. Составьте план беседы, запишите вопросы, которые хотите решить, или сведения (данные), которые хотите получить, продумайте порядок постановки вопросов. Четко сформулируйте их, чтобы ваш собеседник не мог многозначно толковать вопросы. Первой же фразой старайтесь заинтересовать собеседника. Держите в памяти даты и номера документов, официальных материалов, имеющих отношение к разговору, постарайтесь спрогнозировать контраргументы собеседника и свои ответы ему.

Если обговариваете несколько вопросов, то последовательно заканчивайте обсуждение одного вопроса и переходите к следующему. С помощью стандартных фраз старайтесь отделять один вопрос от другого. Например: Итак, по этому вопросу мы договорились? Могу я считать, что по этому вопросу мы достигли соглашения? Как я вас понял в этом вопросе, мы можем рассчитывать на вашу поддержку?

По окончании делового телефонного разговора потратьте 3-5 минут на анализ содержания и стиля разговора. Проанализируйте свои впечатления. Найдите уязвимые места в разговоре. Постарайтесь понять причину своих ошибок.

Правила ведения делового телефонного разговора в случае, когда звонят вам

Снимать трубку лучше всего после первого звонка. Если вы сидите в комнате один, у вас достаточно времени, чтобы дописать предложение или дочитать абзац в присланном письме. Вполне допустимо снять трубку после второго или третьего звонка.

Если у вас посетитель, вам хватит времени закончить фразу и, сказав собеседнику: "Извините", снять трубку. Итак, во всех случаях, когда звонит телефон, рекомендуется снимать трубку, не выжидая, в течение промежутка времени от окончания первого до начала четвертого звонка.

Самые распространенные варианты первого слова, произносимого в снятую телефонную трубку, - это "да", "алло", "слушаю". Эти слова по своей информативности совершенно одинаковы и безличны и потому никак не характеризуют того, кто снимает телефонную трубку. Поэтому в деловом общении следует отказаться от нейтральных отзывов и заменить их информативными. Сняв трубку, нужно сразу же назвать свое учреждение (а по внутреннему телефону структурное подразделение: отдел, редакция, бухгалтерия и т. п.), а также свою фамилию.

Таким образом, отвечая на звонок, нужно всегда представляться.

Люди хотят знать, с кем они разговаривают. Это, кроме того, создает обстановку доверительности и помогает лучше понять собеседника. Найдите доброжелательную, нравящуюся вам самим формулу (как бы вы сами хотели, чтобы вам отвечали).

Не давайте выхода вашим отрицательным эмоциям. Вашему собеседнику вряд ли будет интересно, что за пару минут до этого вы имели неприятный разговор с шефом или просто встали не с той ноги.

Зазвонил телефон. Вы сняли трубку. Опять - в который раз - просят отсутствующего на месте коллегу. Недовольно поморщившись, вы несколько раз резко отвечаете: "Его нет!" - и тут же кладете трубку. Но давайте задумаемся - не сами ли вы своим ответом провоцируете повторные звонки. Где же выход? Он в вежливом и более подробном ответе на каждый телефонный звонок отсутствующему сотруднику, сколь бы они вас ни раздражали. Оптимальный ответ в данном случае может быть примерно таким: "Его нет, будет тогда-то. Может быть, ему что-то передать?"

Сделайте так, чтобы информация, переданная в чье-либо отсутствие, дошла до адресата. Для того чтобы выяснить, что необходимо передать, задавайте вопросы по анкетному принципу ("Откуда вы звоните?", "Ваша фамилия и номер вашего телефона?" и т. п.).

Ниже приводится краткий перечень того, что следует и чего не следует делать, когда в вашей фирме звонит телефон.

Не следует:

долго не поднимать трубку;

говорить "Привет", "Да" и "Говорите", когда начинается разговор;

вести две беседы сразу;

использовать для заметок клочки бумаги и листки календаря;

передавать трубку по многу раз;

говорить: "Все обедают", "Никого нет", "Пожалуйста, перезвоните".

Рекомендуют:

поднять трубку до четвертого звонка телефона;

говорить: "Доброе утро (день)", представиться и назвать свой отдел;

спрашивать: "Чем я могу вам помочь?";

концентрировать внимание на одной беседе и внимательно слушать;

предложить перезвонить, если это требуется для выяснения деталей;

использовать бланки для записи телефонных разговоров.

Этот список можно продолжать бесконечно. Например, нельзя превращать разговор в допрос, задавать вопросы типа: "С кем я разговариваю?" или "Что вам нужно?" Надо следить за своей дикцией. Если вы говорите с акцентом, постарайтесь говорить отчетливо. Избегайте привычки зажимать микрофон рукой, чтобы что-то сказать коллегам, - собеседник может услышать, для этого есть кнопка "Hold".

Если ваш собеседник высказывает по телефону жалобу, не говорите ему: "Это не моя ошибка", "Я этим не занимаюсь" и т. д. Если вы так скажете, это может отрицательно сказаться на репутации вашей организации и не поможет клиенту в решении его проблем. Поэтому дайте ему выговориться до конца; выразите ему сочувствие, а если виноваты вы, извинитесь; запишите его имя и телефон, номер заказа или другие данные. Если вы обещали ему перезвонить, сделайте это как можно скорее, даже если вам не удалось решить проблему к назначенному сроку.

Выражения, которых следует избегать при телефонных разговорах, чтобы о вашей фирме не сложилось превратного представления:

1. "Я не знаю". Никакой другой ответ не может подорвать доверие к вашей организации так быстро и основательно. Ваша работа заключается в том, чтобы знать, - именно поэтому вы занимаете свое место. Если вы не в состоянии дать ответ вашему собеседнику, лучше сказать: "Разрешите, я уточню это для вас".

2. "Мы не сможем этого сделать". Вместо отказа "с порога" предложите подождать, подумайте, чем можете оказаться полезным, и попытайтесь предложить альтернативное решение. Рекомендуется всегда в первую очередь сосредоточиваться на том, что вы можете сделать, а не на обратном.

3. "Вы должны...". Серьезная ошибка. Ваш клиент вам ничего не должен. Формулировка должна быть мягче: "Для вас имеет смысл..." или "Лучше было бы...".

4. "Подождите секунду, я скоро вернусь". Задумайтесь, вы хоть раз в жизни успевали управиться со своими делами за "секунду"? Вряд ли.

Скажите вашему собеседнику что-то более похожее на правду: "Для того чтобы найти нужную информацию, может потребоваться две-три минуты.

Можете подождать?"

5. "Нет", произнесенное в начале предложения, невольно приводит к тому, что путь к позитивному решению проблемы усложняется. Универсальных рецептов, чтобы избавиться от "отрицательного уклонения", нет. Каждую фразу, содержащую несогласие с собеседником, следует тщательно обдумывать.

Как показывает практика, даже при беглом знакомстве с теорией телефонных переговоров значительно улучшается работа служащих, повышается уровень удовлетворенности собственной работой - с вежливыми людьми приятно разговаривать.

Часто при общении с собеседником мы отдаем предпочтение разговору по телефону. Это не вполне логично. Почему тот, кто позвонил вам по телефону, вправе перебить вашу беседу? Ведь он обратился к вам позднее, чем тот, кто рядом с вами и с кем вы вели беседу.

Пришедший вынужден сидеть и ждать, слушая телефонный диалог, а затем восстанавливать оборванные нити прерванного телефонным звонком разговора, а иногда повторно напоминать, о чем шла речь.

Если разговор с сидящим у вас человеком заканчивается, нужно попросить телефонного собеседника подождать, не вешая трубку. Если вы чувствуете, что разговор продлится еще 10 -15 минут и он достаточно серьезен, попросите позвонить через четверть часа, когда вы освободитесь.

Когда приходит время заканчивать телефонный разговор и прощаться, следуют правилу: кто позвонил, тот и должен его первым заканчивать.

Как надо прощаться с собеседником? Во-первых, поблагодарите еще раз собеседника, если он поздравил вас с чем-то или сообщил приятные сведения. Во-вторых, если считаете нужным, заверьте собеседника, что вы рады его звонку (встрече), или просто попрощайтесь и пожелайте всего хорошего.

Правила ведения делового телефонного разговора в случае, когда звоните вы.

Перед совершением звонка обдумайте его цель и предполагаемое содержание разговора. В ответ на свой звонок вы услышали с другого конца линии: "Алло". После этого рекомендуется назвать свою фамилию и поздороваться, прежде чем начать непосредственный разговор, даже если вы рассчитываете, что вас узнают по голосу.

Наиболее приемлемым вариантом начала разговора можно считать следующий: "Добрый день, вас беспокоит___. (После ответа.) Пригласите, пожалуйста, _____".

После деловой части разговора не пускайтесь в обсуждение политических или бытовых новостей, даже если у вас есть минутка свободного времени и настроение. Уточните, расположен ли вести подобный разговор ваш собеседник, может быть, у него нет для этого ни времени, ни желания.

В заключение отметим, что главными требованиями к телефонному общению являются краткость и содержательность разговора. Умение пользоваться телефоном состоит в том, чтобы максимально реализовать предоставляемые им возможности при минимальном ущербе для другихтрудовых процессов, себя и лиц, с которыми абонент взаимодействует.

1.4 Значимость культуры подарка в деловой жизни

Обмен подарками является частью личностных взаимоотношений и выражает целую вереницу различный идей в нашей культуре. В значительной степени обмен подарками стал обычной процедурой и среди компаний. Тем не менее в большинстве случаев те, кто дарит подарки (далее - дарители), ведут себя далеко не профессионально. Деловые отношения и их совершенствование имеют различные масштабы и направления. На формальном уровне делают предложения, договариваются о цене, продают и доставляют товар. Вдобавок, существует и персональный, неформальный уровень, охватывающий межличностные контакты двух деловых партнеров, вовлеченных в процесс переговоров. Этот личностный уровень включает в себя получение и преподнесение подарков, ставшее по определенным поводам общепринятой традицией (например, подарки к Рождеству). Цели человека, преподносящего подарок в деловой жизни, во многом сходны с целями людей в частной жизни: дарители хотят представить себя (а также свою компанию и продукцию) в наиболее выгодном свете, и в то же время они хотят выразить свое почтение и уважение к получателю подарка. Помимо этого, через подарок становится возможным выразить конкретное, четко определенное сообщение. Подарки можно отнести к невербальной коммуникации. В этом отношении подарки выполняют важную и часто сугубо личностную функцию коммуникации. В совокупности подарки являются утонченной формой коммуникаций компании. Они не делают акцент на рациональном и экономическом аспектах (как, например, поводы, стоимость подарка и прочее); намного более важными оказываются психологические элементы. Какое сообщение должно быть передано посредством подарка? Какими атрибутами подарка это может быть достигнуто? Как и с какими словами должен быть преподнесен подарок?

В соответствии с преследуемыми целями дарителем могут быть выработаны разнообразные критерии выбора подарка. Обе стороны рассматривают личностные предпочтения, индивидуальность и оригинальность, новизну подарка как имеющие решающее значение. Подарок должен иметь личное отношение к получателю, если же это невозможно, он должен быть, по крайней мере, полезен ему. Подозрения во взяточничестве могут возрастать вместе со стоимостью подарка. Естественно, что материальная ценность подарка, так же как и его упаковка играют второстепенную роль для обоих - дарителя и получателя. В следующую важную группу критериев включены ссылки на человека, получающего подарок, на компанию или ее продукцию. Ссылка на компанию может существовать в форме принятия во внимание при выборе подарка культуры этой компании. Ссылка на продукцию может быть достигнута наличием у подарка свойств (структурных, функциональных либо других), аналогичных свойствам продукции компании либо дополняющих ее товаров. Ссылка на получателя достигается, когда подарок отражает его персональные предпочтения, характеристики, опыт и т.д. Этот критерий, рассматриваемый как получателями, так и дарителями в качестве одного из важнейших, требует большого количества информации о получателе, а также вовлеченности и внимательности со стороны дарителя, что не всегда реализуется на практике. Как можно предположить, значимость повода к подарку также является одним из важных критериев отбора. Чем более личностный характер имеет повод, тем более важным критерием он считается. Наметилась новая тенденция дарить приглашения на разного рода специальные события, такие как путешествия, спортивные мероприятия, фестивали. Эта альтернатива обычно хорошо принимается, так как в перечисленных событиях зачастую принимают участие сами дарители. Но приглашения такого рода представляют собой довольно дорогие подарки и потому должны быть тщательно продуманы, так как получатель может усмотреть в них подкуп. Посредством целенаправленных и хорошо спланированных действий культуру подарка можно развить в важный инструмент коммуникации. Искусное поведение в этой сфере может повлиять на личностное положение относительно деловых партнеров, улучшить его и обеспечить безопасную основу длительных и благоприятных деловых отношений. Делать подарки в деловой жизни непросто, прежде всего, с точки зрения их интерпретации другими людьми. Если сразу оставить за скобками те подношения, которые имеют цель подкупить должностное лицо, то остальные формы дарения могут создать атмосферу доброжелательности и доверия, стимулировать деловые связи. В стране традиций - Японии - существует официальный порядок обязательного обмена подарками при заключении сделок. Он называется "осейбо" и сохранился с незапамятных времен до наших дней. Стоимость подарков исчисляется сотнями миллионов долларов ежегодно, а предметы дарения традиционны и представляют собой продукты, такие как чай, кофе, масло, морепродукты. В западных странах институт дарения не закреплен в установившихся формах, но имеет широкое распространение. Повод для дарения может быть любым. Однако во многих компаниях по разным причинам негативно относятся к тем или иным подаркам, особенно от клиентов или фирм, связанных с данной компанией. Некоторые компании административными мерами запрещают дарение. Так, разумеется, дело обстоит далеко не везде. В деловой обстановке часто обмениваются подарками. Спектр предметов весьма широк: ручки, карандаши, фрукты, шоколад, билеты на спортивные состязания, книги, приданое для новорожденного, услуги, как то: консультации, обучение, предоставление информации. Подарком может быть и взнос в какой-нибудь благотворительный фонд.



Заключение

Исходя из всего вышесказанного мы можем сделать вывод, что овладение навыками делового общения является необходимым для будущих деловых людей: менеджеров, экономистов и других. Это не просто, как кажется, но и не сложно. Эти навыки в будущем могут сыграть важную роль при заключении сделки или подписании контракта. Поэтому я считаю, что нам всем еще предстоит многому научиться, чтобы в будущем не теряться в нашей профессиональной деятельности.

деловой общение этикет грамотность



Список литературы

1. Волгин Б. Деловые совещания. - М., 1991.

2. Проведение деловых бесед и переговоров. Как добиться своей цели. - Воронеж, 1991.

3. Дебольский М. Психология делового общения. - М., 1992.

4. Карнеги Д. Как завоевывать друзей и оказывать влияние на людей. - Киев, 1989.

5. Першин Г.В., Альбов А.С., Левтов В.Е. Телефонный разговор с иностранным партнером. П Справочное пособие для успешного делового общения. - С. -Петербург, 1996.

6. Сухарев В.А. Быть деловым человеком. - Симферополь, 1996.

7. Честара Дж. Деловой этикет. - М., 1997.

8. Ягер Д. Деловой этикет: как выжить и преуспеть в мире бизнеса. - М., 1994

9. Браим И.Н. Этика делового общения. - Минск, 1996.

Размещено на Allbest.ru

...