Особенности деловых приемов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

деловой прием партнерство

При словах «прием», «банкет», «ужин» обычно возникают ассоциации, связанные с отдыхом, развлечениями и тому подобными приятными вещами, не требующими напряжения и мобилизации сил, профессиональной компетентности, умения следить за собой.

Однако прием в деловой сфере - это, прежде всего служебные обязанности, причем не только для организации-хозяйки, принимающей гостей, но и для организаций, выполняющих роль гостей.

Деловые приемы хотя и имеют более свободную, раскованную атмосферу, нежели деловая встреча или деловые переговоры, однако преследуют ту же самую цель: заключение взаимовыгодных сделок.

Полуофициальная обстановка приемов позволяет присутствующим завязать полезные знакомства, обсудить в целом будущие выгодные для участвующих партнеров контракты, расширить и углубить уже имеющиеся контакты, обменяться взглядами и мнениями, позволяющими лучше узнать экономические, финансовые и прочие позиции и притязания будущих партнеров, их особенности в организации дела. Кроме того, для опытного бизнесмена наблюдение за поведением, поступками приглашенных на прием может быть источником информации, которая в свою очередь послужит одной из базовых составляющих при принятии решений о заключаемой сделке.

Очевидная польза от организации приема состоит ещё и в следующем: иногда переговоры между двумя фирмами затягиваются, возникает тупиковая ситуация, когда ни одна, ни другая сторона не хочет (или не может) уступить, пойти на компромисс и в то же время не желает прекратить переговоры, поскольку есть вполне реальная возможность получения выгоды. Многоразовые встречи и обсуждения не приводят к ликвидации тупиковой ситуации, безрезультатная дискуссия продолжается. В таком случае часто организация приема - завтрака, ужина, обеда - помогает создать непринужденную атмосферу, ближе узнать партнёров, облегчает проведение переговоров и способствует заключению контрактов.

Итак, цель любого делового приёма - способствовать заключению взаимовыгодных договоров.

Кроме этой цели есть и другая: отпраздновать юбилей фирмы, достижение значительных финансовых результатов, расширение сферы деятельности фирмы, поскольку это даёт повод провести время в непринуждённой, радостной обстановке.

На выставках, ярмарках и других торговых мероприятиях, как правило, также устраиваются деловые приемы с целью создания благоприятных неформальных условий для развития партнёрства.

Однако стоит напомнить, что участие сотрудников приглашенной организации в деловом приёме - это не просто приятное времяпровождение, а исполнение служебных обязанностей. Менеджер (или рядовой сотрудник), приглашенный на приём, прежде всего, должен постараться поговорить с интересующими его фирму людьми, лучше узнать склонности, привычки, а следовательно, и характер предполагаемых партнёров, упрочить знакомство, завязать беседу на важную для него и его фирмы тему.

Если же менеджер принадлежит к работающим на фирме, проводящей приём, его обязанности усложняются - на протяжении всего приёма он должен следить за его ходом и проводить представление приглашённых друг другу, организовывать многочисленные встречи и беседы отдельных групп гостей, следить за тем, чтобы никакой гость не оказался в одиночестве, поскольку это может подействовать на него угнетающе и испортить впечатление от приёма. Кроме того, сотрудники фирмы-хозяйки должны на протяжении всего приёма осуществлять контроль за обслуживающим персоналом, чтобы не допустить сбоев и ошибок в обслуживании.

1.Приёмы и их сущность

Приёмы - как дипломатические, так и деловые - одна из важнейших форм внешнеполитической, деловой, культурной и другой деятельности правительств, государственных ведомств, деловых людей, общественных и других организаций и лиц. Они могут проводится по торжественным случаям (в честь государственных визитов, национальных праздников и т.д.) и иметь политическое значение, носить чисто протокольный характер (в связи с деловыми визитами, открытием выставок) или же использоваться в порядке повседневной деятельности (в ходе переговоров и другие).

Важно чётко представлять, что основным содержанием приёмов является не приём пищи или дегустация напитков, а решение деловых проблем к чему надо тщательно готовиться заранее. Для большинства участников приёмы - это сосредоточенная, целенаправленная работа, а отнюдь не поверхностная «скучная пустота», внешность которой почти два века назад созерцал Байрон. Приёмы могут способствовать установлению, поддержанию и развитию контактов между сторонами и отдельными лицами, сообщению и разъяснению своей позиции, сбору информации, обмену мнениями, наконец - обсуждению и согласованию позиций и решению имеющихся вопросов в неофициальной обстановке. Традиции проведения приёмов уходят своими корнями в глубокую древность. Гостеприимство было и остаётся существенным показателем чести и достоинства народа и государства, их доброжелательности. Поэтому страны бережно хранят исторические традиции приёма гостей как символы миролюбия и добросердечности. Традиции русского гостеприимства и поныне отмечают иностранные гости.

Приёмы подразделяются по времени на дневные (до 19 часов) и вечерние, а по размещению гостей - на приёмы с рассадкой и без рассадки.

2.Классификация приемов

Официальные приемы

Прием считается официальным, если на нем присутствуют исключительно официальные должностные лица. Мужчины -- без жен, а приглашенные в силу занимаемого ими официального положения женщины -- без мужей. Как официальные могут рассматриваться и приемы, где главы дипломатических представительств присутствуют вместе с супругами, на которых распространяется их официальный статус.

Послеобеденные официальные приемы проводятся по случаю национальных праздников, в честь высокопоставленных гостей, по поводу завершения работы конгресса или конференции, годовщины фирмы, заключения важного договора и т.п. Официальные торжественные ужины устраиваются в честь высокопоставленных государственных, правительственных и дипломатических чиновников, а также в честь высокой делегации, по случаю завершения переговоров, начала программы сотрудничества и т.п.

При проведении официальных приемов необходимо помнить о следующем:

всем официальным должностным лицам должно быть оказано соответствующее внимание;

уважаемым особам (представителям церкви, интеллектуальной элиты, знати), не относящимся к числу официальных представителей, должны быть оказаны знаки особого внимания;

к каждому из присутствующих следует обращаться, называя его должность или титул.

Неофициальные приемы

Прием, на который супружеские пары приглашаются вместе, считается неофициальным вне зависимости от числа приглашенных и повода его проведения. Неофициальные приемы отличаются более свободной атмосферой, хотя и на этих мероприятиях часто решаются рабочие и деловые вопросы. Особенно это удобно на больших приемах, когда гостей не рассаживают за столом. Если вы приглашены с супругой, например, на дружеский ужин, то будет невежливо, сидя за столом, начинать обсуждать с кем-то служебные проблемы. Если вам все же необходимо с кем-то переговорить, то выбирайте для этого подходящее время и место, где вы не будете мешать другим гостям, например, в холлах или в местах, отведенных для курения.

Дневные приемы

Дневные приемы ("бокал шампанского", "бокал вина", завтраки) проводятся в промежуток времени между 12.00 и 18.00 часами, они длятся не более часа. Предлагаются легкие напитки и закуски. При проведении завтрака могут подаваться горячие блюда. Завтрак продолжается обычно полтора часа, из которых около часа гости проводят за столом и примерно тридцать минут -- за кофе или чаем, которые могут быть поданы за тем же столом или в гостиной. Дневные приемы -- это рабочие приемы, поэтому в приглашении форма одежды, как правило, не указывается, и гости обычно приходят в повседневной одежде. Дневные приемы проводятся по случаю национальных праздников, знаменательных дат, прибытия или отъезда высокопоставленных особ.

Вечерние приемы

Вечерние приемы ("коктейль", ужин и др.) обычно начинаются с 18.00. Это наиболее торжественные мероприятия. В приглашении указывается форма одежды. Продолжительность вечерних приемов обычно не превышает 2-2,5 часов.

Основное различие между дневными и вечерними приемами состоит в том, что "вечером" сервируют стол, а "днем" обычно нет. На дневных приемах гостям предлагаются бокал хорошего шампанского или вина, коктейль, иногда пиво, а также легкие закуски. На вечерних приемах выбор блюд и закусок более изыскан и разнообразен. Помимо легких напитков и соков, предлагаются также и крепкие алкогольные напитки.

Разнообразие форм приемов обусловливается традициями разных стран, поводом проведения приема, личными предпочтениями его организаторов, характером взаимоотношений между приглашенными и т.п.

Знание о нижеприводимых видах приемов особенно полезно для людей, постоянно работающих с зарубежными партнерами и много путешествующих. Приводимый список, естественно, не полон, но дает достаточное представление о классических формах проведения приемов, что поможет вам удачно ориентироваться на любых торжественных мероприятиях.

3.Виды приемов

"Бокал шампанского " ("Бокал вина")

Прием проводится в свободной форме между 12 и 15 часами. Это неофициальный прием, без сервированного стола, стоя. Выбор места проведения произвольный (ресторан, резиденция, зал для приемов и т.д.). Прием устраивается по случаю прибытия делегации, завершения переговоров, подписания договора или других, не столь значимых событий. Гостям предлагаются коктейли, шампанское, вино и крепкие напитки. В качестве закуски -- маленькие бутерброды, печенье, орешки, фрукты. Как правило, приглашения на этот прием не рассылаются. Приглашенных гостей лишь оповещают о его проведении.

"Коктейль"

"Коктейль" аналогичен "бокалу шампанского", но проводится позже -- между 17 и 19 часами и длится примерно два часа. "Коктейль" проводят стоя. Обычно стол сервируется холодными закусками. Предлагаются различные алкогольные напитки и коктейли. Господствует форма свободного общения, поэтому этот тип приема особенно удобен для знакомств, установления контактов и обмена информацией. Помимо деловых партнеров, на "коктейль" принято приглашать представителей местной администрации, деятелей культуры, ученых, дипломатов, журналистов и т.д. Благодаря свободной форме общения между гостями, "коктейль" очень популярен в среде дипломатического корпуса.

Разновидностью "коктейля" является прием "Dejeuner a la four-chette", или просто "Fourchette", что в дословном переводе с французского означает "вилка", поскольку гости едят холодные закуски при помощи маленьких вилочек.

Ближе к окончанию приема гостям предлагают кофе, коньяк, ликер или шампанское. В начале или в середине приема можно организовать небольшой камерный концерт.

«Завтрак»

По форме «завтрак» мало чем отличается от обеда, но проводится раньше - между 10 и 12 часами, при этом гостей рассаживают за столом. По традиции, гости приглашаются без супругов. Продолжительность - час-полтора. Меню - обычное. По завершении завтрака гостям предлагают шампанское, кофе или чай, которые, по возможности, подают в другом помещении.

«Обед»

Чаще всего обед связан с повседневной работой, поэтому на него не приглашают супругов. О проведении обеда его участники извещаются за 2-3 дня. Часто обеды проводятся спонтанно, например, после утренних переговоров. Обед - удобное место для неофициального продолжения переговоров и достижения договоренностей. Обычное время проведения обеда - между 12 и 15 часами. Помимо деловых и официальных обедов, существуют следующие разновидности:

Торжественный обед (ужин) проводится по особо значительным поводам между 19 и 21 часами. Как правило, гостей приглашают с супругами. На приглашении указывается форма одежды (фрак, смокинг или темный костюм). На столе перед каждым местом ставят карточку с именем и фамилией гостя, кладут меню. По завершении обеда за столом гостям предлагают кофе и коньяк, по возможности, в другом помещении, например, в гостиной.

«Buffet» («обед - буфет») очень похож на так называемый «шведский стол» и относится к разряду торжественно-демократичных обедов. В дипломатической практике это наиболее распространенный тип приемов. «Обед-буфет» предполагает свободное расположение присутствующих за небольшими столиками по четыре- шесть человек. На столах сервированы холодные закуски с напитками. Гости сами накладывают на тарелку закуски и садятся за столики по своему усмотрению. На такой прием можно приглашать до двухсот гостей. Необходимо создать атмосферу свободного, непринужденного общения. Для этого обычно приглашают музыкантов. По возможности, подобный прием можно проводить на открытом воздухе, например, в саду.

"Послеобеденный бридж"