Этика и культура поведения делового человека

Внимание: "Уважаемая (ый) _________________________

Я хочу сообщить Вам нечто важное (интересное)"

Интерес: "Мы (я) предлагаем Вам то, что может существенно улучшить Вашу жизнь..."

Просьба: "Нам требуется помощь людей, готовых вложить хотя бы... в благородное, патриотическое дело..."

Действие: "Мы призываем Вас присоединиться к тысячам добрых людей..."

Помните, что просьбу нужно формулировать так, чтобы у адресата выбор вариантов был ограничен, поскольку чем меньше вариантов, тем больше вероятность успеха. Употребление стандартизированных словесных оборотов не только позволяет исключить ненужный эмоциональный тон письма, но и является выражением деловой вежливости.

Наиболее часто в деловой сфере используются следующие виды деловых писем.

1. Резюме и письмо с просьбой о приеме на работу.

2. Письмо-заявление об уходе.

3. Рекомендательное письмо.

4. Письмо-отказ.

5. Письмо-запрос о ходе исполнения дела (договоренности, сделки и т.п.).

6. Письмо-напоминание.

7. Письмо-уведомление.

8. Письмо-благодарность.

Деловое письмо должно всегда подписываться от руки. Вопрос об отправке письма по факсу или в конверте почтой решается в зависимости от обстоятельств и желания деловых партнеров. На все письма следует обязательно давать ответ, даже если он отрицательный или вызывает затруднения, при этом нужно выдерживать сроки ответа.

Кроме деловой корреспонденции, курсирующей между организациями, существует и внутриорганизационная переписка.

Содержание внутренней переписки может быть различным, но оно должно отвечать некоторым общим правилам:

* письмо должно быть лаконичным;

* обязательно должна проставляться дата;

* письмо не должно содержать клеветнических измышлений;

* должна быть разборчивая подпись.

Вопросы для самопроверки

1. Какие этические требования предъявляются к деловой переписке?

2. Перечислите виды деловых писем.

3. Напишите образец любого, выбранного вами, делового письма (для этого используйте рекомендованную литературу).

1.8 Визитная карточка в деловой жизни

В современных условиях трудно представить деловую жизнь без визитной карточки, которая имеет свою историю. Так, например, в дореволюционной России визитные карточки были весьма распространены.

Визитные карточки бывают следующих видов:

* стандартизированная визитная карточка сотрудника фирмы (организации);

* представительская карточка сотрудника фирмы;

* визитная карточка фирмы;

* семейная визитная карточка;

* прочие визитные карточки.

Типовая визитная карточка сотрудника содержит: фамилию, имя, должность сотрудника, его полномочия, служебный телефон (возможно несколько номеров служебного телефона), название фирмы, ее почтовый адрес, а также телефон секретариата, телефакс и телекс. Иногда для некоторых видов должностей, например для страхового агента, указывается домашний телефон.

Во втором типе визитной карточки указываются только фамилия и имя. Такими карточками обмениваются при первом знакомстве, когда потребность в сведениях о фирме, должности и занятиях владельца карточки еще не возникла.

Визитная карточка фирмы появилась сравнительно недавно и, как правило, используется в рекламных целях. В ней указывается полное официальное название фирмы, ее логотип, почтовый адрес и адрес в Интернете, телефоны секретариата, иногда - отдела по связям с общественностью и рекламного отдела, а также направление деятельности фирмы. Иногда в ней могут размещаться адреса и телефоны филиалов за рубежом. Визитными карточками фирмы обмениваются во время презентации, на выставках-ярмарках.

Семейная визитная карточка также может быть использована в деловой жизни, например при знакомстве глав семей, находящихся на выездной учебе или отдыхе за счет фирмы. Если фирма направляет своих сотрудников с семьями на работу в зарубежные филиалы, то желательно иметь такую карточку. На семейной визитной карточке указываются имя и фамилия главы семьи (без указания занимаемой должности), имя и фамилия его супруги, имена детей, домашний адрес и телефон.

При деловом знакомстве обмен визитными карточками является обязательной частью. Вручают ее так, чтобы текст карточки был сразу прочитан, при этом владельцу визитной карточки следует вслух произнести свою фамилию, чтобы облегчить партнеру ее запоминание. Получивший карточку должен, держа ее в руке, прочитать ее содержание, поблагодарить и убрать в кейс или во внутренний карман пиджака, женщины могут положить ее в сумочку. Нельзя убирать визитную карточку в наружный карман. Вручается и принимается визитная карточка правой рукой. Первым вручает свою визитную карточку младший по должности, если должности равны, то младший по возрасту. Если деловая встреча проходит за рубежом, то первыми вручают визитные карточки "хозяева", т.е. представители принимающей стороны. Чужие визитные карточки нельзя использовать для записи, мять, складывать и вертеть в руках. Это воспринимается как знак неуважения и пренебрежения.

Визитная карточка может выполнять функцию письма, например позволяет выразить благодарность. Для этого посылается карточка с буквами P.R. (от фр. pour remercier- "чтобы поблагодарить"); посылаемые карточки запечатываются в обычный конверт.

В мировой бизнес-практике действуют следующие правила оформления визитных карточек, принятые в светском этикете:

* бумага должна быть плотной, высокого качества, размером приблизительно 5 х 8 см (впрочем, размер и шрифт визитной карточки не регламентируются, они зависят от местной практики и вкуса владельца);

* бумага должна быть белого или светлого цвета;

* текст должен быть простым, легко читаемым, шрифт - черного цвета, без золотых напылений, "украшений" и различных экзотических оттенков. Чем проще карточка, тем больше в ней элегантности и достоинства.

Визитная карточка должна быть отпечатана на русском языке, а на обороте - на английском, французском или языке страны пребывания.

Чрезмерно важное значение имеет процедура обмена визитными карточками в Японии. Визитная карточка представляет "портрет" конкретной личности и поэтому обращаться с ней надлежит аккуратно.

Вопросы для самопроверки

1. Какие типы визитных карточек вам известны?

2. Как следует вручать и получать визитную карточку?

3. Какие правила оформления визитной карточки Вы знаете?

1.9 Деловой протокол

Деловой протокол - это правила, которые регламентируют порядок встреч и проводов, проведение бесед и переговоров, организацию приемов, оформление деловой переписки и т.д.

В предыдущих разделах вы познакомились с правилами проведения бесед (см. разд. 1.6) и оформлением деловой переписки (см. разд. 1.7). В этом разделе мы поговорим об этикете первой встречи деловых людей, от которой зависит возникновение симпатии или антипатии. Ведь вызванные первым впечатлением отрицательные эмоции могут послужить причиной срыва переговоров.

Если вам предстоит встречать деловых партнеров из-за рубежа, старайтесь не упускать даже мелочи. Вначале нужно разместить гостей в автомобиле. Главного гостя следует посадить на заднее сиденье по диагонали от водителя, а рядом с водителем может сидеть встречающий гостей сотрудник. Иногда мужчины предлагают женщине занять место рядом с водителем, подчеркивая этим свое уважение, однако женщина не должна этого делать.

Как следует садиться в машину? Ни мужчине, ни женщине не рекомендуется садиться в машину "с головы". Женщина, подойдя к машине, открывает дверь, садится боком, а потом переносит обе ноги на пол машины. Чтобы выйти из машины, она поворачивается на сиденье, опускает ноги на землю, а затем, держась левой рукой, встает и поднимает весь корпус. Мужской манерой посадки является одновременный перенос себя в машину одной ногой и туловищем (хотя женщине в брюках не возбраняется перенять мужскую посадку).

Прибывшую на место делегацию встречает "хозяин кабинета", который после обмена рукопожатиями приглашает всех за стол переговоров. Руководители двух сторон садятся напротив друг друга, причем справа садятся заместители, слева - переводчики, а остальные участники переговоров садятся произвольно.

Говорить о деле сразу не следует, лучше начать разговор с нескольких светских вопросов: как доехали, как разместились в гостинице, поинтересоваться, есть ли какие просьбы, проблемы и т. п. После этого сторонам необходимо представиться с помощью визитных карточек (см. разд. 1.8), а затем начинать диалог. Первым по завершении встречи (после того как подписан протокол и соблюдены все формальности) встает "хозяин кабинета" и проходит на место, где встречал делегацию. Ответственный за делегацию должен вывести их из кабинета и проводить до следующего места назначения или до машины и отвезти на обед или прием, организованные фирмой.

Деловые приемы имеют более свободную, раскованную атмосферу, чем деловая встреча или деловые переговоры. Они служат для заключения взаимовыгодных договоров и, кроме того, позволяют отпраздновать юбилей фирмы, расширение сферы деятельности, достижение значительных финансовых результатов. Участие сотрудников в деловом приеме - это не просто времяпрепровождение, а исполнение служебных обязанностей.

Различают деловые приемы, проводящиеся с наличием посадочных мест (т.е. участники приема сидят) и без посадочных мест (т.е. участники приема стоят). Деловые приемы по времени проведения подразделяются на дневные (рабочий завтрак, завтрак) и вечерние (коктейль, бокал шампанского, обед).

По правилам этикета на деловые приемы высылаются приглашения, которые печатаются на бумаге хорошего качества, белой или любого светлого оттенка. Необходимо использовать строгий шрифт, текст должен быть отпечатан ясно и четко с соблюдением правил этикета и с использованием обязательных "формул вежливости".

Вопросы для самопроверки

1. Что входит в понятие "деловой протокол"?

2. Подготовьте доклады на следующие темы: "Виды деловых приемов"

"Организация и порядок проведения деловых приемов" (для этого используйте рекомендованную литературу).

1.10 Интерьер рабочего помещения

Интерьер (от фр. interieur - внутренний) - это внутреннее пространство здания или помещения в здании (вестибюль, комната, зал)*. (* Советский энциклопедический словарь. - М., 1983. - С. 497.) Интерьер рабочего помещения относится к области делового этикета, так как знакомство с фирмой начинается с интерьера помещения. Главный и обязательный принцип - чистоплотность (особенно чистота мест общего пользования).

К оформлению офиса нужно отнестись очень серьезно, для этого лучше воспользоваться консультацией специалистов - дизайнеров. При оформлении надо учитывать, что каждый сотрудник, постоянно работающий в фирме, должен иметь собственное рабочее место. В книге "Деловой этикет" Джен Ягер описывает десять важнейших моментов, касающихся интерьера офиса**. (** Ягер Дж. Деловой этикет. Как выжить и преуспеть в мире бизнеса: Пер. с англ. - М., 1994. - С. 121 - 122.)

1. Захламленный стол производит отталкивающее впечатление, поэтому будьте опрятны и никогда не раскладывайте на нем вязание, расчески или косметику.

2. Постарайтесь не обедать за рабочим столом.

3. Если вы привыкли пить кофе за рабочим столом, пользуйтесь чашкой, а не одноразовыми стаканчиками.

4. Попробуйте посмотреть на свое рабочее место глазами постороннего человека, а потом ответьте на вопрос: захотел бы я прийти к человеку, работающему в таком кабинете?

5. Воспринимайте ваш офис как свой дом, продумайте все мелочи с точки зрения хорошего тона.

6. Удостоверьтесь, что любой предмет, даже самый незначительный, в вашем кабинете выбран так, чтобы подчеркнуть ваш имидж.

7. Следите, чтобы в вашем кабинете всегда было чисто и приятно.

8. Если вам для работы обязательно нужны горы бумаг, устройте аккуратную, прибранную приемную для посетителей, а текущую работу делайте в другой комнате.

9. Номера телефонов и документов, которые доверили лично вам, храните так, чтобы их нечаянно не смог прочесть другой работник фирмы или посетитель.

10. По возможности не пользуйтесь телефоном с микрофоном; если вы вынуждены воспользоваться громкоговорителем, объясните вслух, что заставило вас прибегнуть к его помощи.

Создавая удобства для профессиональной деятельности, не забывайте об отдыхе, так как любая работа требует переключения. Отдыхая от работы, постарайтесь восстановить собственный психологический комфорт. Для этого необходимо, чтобы стены офиса, шторы на окнах, цветы, картины или гравюры на стенах создавали соответствующие условия.

Мебель в офисе должна быть удобной, не громоздкой и выдержанной в одном стиле. Кроме того, при художественном оформлении рабочего помещения не следует забывать о психологическом влиянии "цветового климата" на человека.

Однако главным украшением фирмы, создающим ее профессиональный имидж, являются люди, умеющие так организовать общение с клиентами и партнерами, что оно становится приятным и радостным.

Вопросы для самопроверки

1. Докажите, что интерьер помещения - лицо фирмы.

2. На какие детали вы обратили бы большее внимание при оформлении своего рабочего места?

1.11 Особенности национальной этики

В чужой монастырь со своим уставом не ходят.

Народная мудрость

В последнее десятилетие расширяется объем контактов с зарубежными странами. Поэтому, собираясь в туристическую поездку или заграничную командировку, рекомендуется обратить внимание на права и обычаи той страны, которую решили посетить. Находясь в той или иной стране в качестве иностранного гостя, в случае нарушения местных законов, традиций, обычаев вам не удастся избежать наказания. Вот почему по прибытию за границу необходимо сразу ознакомиться с местными порядками, правилами торговли и проезда в общественном транспорте.

Несмотря на различия, обусловленные национально-психологическими особенностями каждого народа, в международном этикете существует несколько общих правил и принципов. К основному принципу относят "золотое правило нравственности" (см. разд. 1.1), другими важнейшими принципами являются уважение к старшим и женщинам.

К принципам культуры поведения относятся вежливость, корректность, тактичность, деликатность, скромность (см. разд. 1.1 и 1.2).

Главное не упускать из вида, что западный этикет требует от человека улыбки на лице, так как мрачное, недовольное выражение лица портит настроение окружающим и мешает делу. Специалисты по международному этикету советуют научиться правильно делать четыре основные вещи: произносить имена людей, есть, одеваться, разговаривать.

Знание этикета разных народов поможет в общении и значительно снизит уровень дискомфорта в непривычных условиях.

Американцы - это люди дела с демократичным этикетом без церемоний, не любящие чопорность. Они допускают крепкое рукопожатие и употребление сокращенных имен, но не рекомендуется обмениваться рукопожатием при каждой встрече. Они практичны, хорошо знают свое дело, предприимчивы. Американцы легко сходятся с людьми. Они понимают и ценят юмор, умеют посмеяться над собой. Американский этикет предлагает: "Улыбайтесь, улыбайтесь: вы - американец!" Надо всегда улыбаться и делать вид, что все хорошо.

Мужчины приходят на службу в костюмах, женщины - в деловых платьях (реже в костюмах). За столом не рекомендуется полностью съедать содержимое тарелки.

Английский этикет официален и традиционен; англичане очень вежливы, к партнеру по общению выражают предупредительно-корректное отношение. В конфликтных ситуациях англичанин ведет себя сдержанно, спокойно.

Три особенности характеризуют англичан: "мой дом - моя крепость", "соблюдение распорядка дня" и "юмор". Английская семья достаточно закрыта, семейные дела держат подальше от посторонних глаз. Строгое соблюдение распорядка дня проявляется в организации рабочего времени и времени приема пищи, особые правила характерны для чайного ритуала. Манера держаться за столом также очень важна для англичан. Пунктуальность в Великобритании является жестким правилом для всех.

Британцы строго соблюдают процедуру знакомств: важное значение имеет, чье имя будет названо первым. Обмен рукопожатиями принят только на первой встрече. Одежда деловых людей очень строга.

Немецкий этикет основан на порядке, пунктуальности, дисциплине. Немцы убеждены, что инструкции, распоряжения нужно выполнять безоговорочно. Они сдержаны, предупредительны и внимательны, а также бережливы и расчетливы. Одеваются строго.

Главный прием пищи - обед. Не рекомендуется убирать руки со стола - оба запястья должны касаться края стола.

Французский этикет отличается галантным отношением мужчины к женщине. Во Франции большое внимание уделяют правилам хорошего тона, умению говорить в обществе. Также высоко ценится умение сказать приветствие, произнести тост и выразить слова благодарности.

В деловых вопросах французы проявляют осторожность. Дела решаются во время еды. Деловой обед может длиться часа два, деловые увеселения чаще проводятся в ресторанах, а не на дому.

Японцы трудолюбивы, с большим вниманием относятся к традициям; они дисциплинированны, преданы авторитету и чувству долга.

Кроме того, японцы очень вежливы, обладают высокой терпеливостью и самообладанием при общении; внутри трудового коллектива высоко ценят психологический микроклимат.

В японских фирмах ни один мужчина не подчиняется женщине, если женщина начальник - у нее в подчинении только женщины.

Большое значение в японском деловом этикете придается процедуре обмена визитными карточками; рукопожатие в Японии не принято. Важнейшим элементом правил хорошего тона являются поклоны.

Арабские страны. Большое значение в арабском мире имеют исламские традиции. В мусульманском мире иностранец не может обратиться с вопросом или просьбой к женщине. Арабское приветствие - это целая процедура, оно сопровождается расспросами о здоровье, о делах. Речь арабского собеседника сопровождается частыми обращениями к Аллаху. При первом знакомстве арабский собеседник выражает радушие и любезность. Это не притворство, а дань традиции.

Как видно из примеров, в поведении людей, в соблюдении правил этикета присутствует национальный колорит, хотя в последнее время наблюдается значительное сближение правил этикета. Но в любом случае специалисты по международному этикету советуют одеваться согласно общепринятым стандартам, не пытаться поучать и вести себя спокойно, "не вызывающе".

Вопросы для самопроверки

1. Для чего необходимы знания национального этикета?

2. Какие общие принципы культуры поведения вы знаете?

3. Подготовьте доклад о традициях и особенностях той страны, которую вы хотели бы посетить.

Размещено на Allbest.ru