Стратегії поведінки під час ділової бесіди

Размещено на http://www.allbest.ru/

Національний університет кораблебудування ім. адмірала Макарова

Реферат

Стратегії поведінки під час ділової бесіди

Студентки группи 2161

Алдабаєвої Валентини

Миколаїв 2014

Вступ

Ділове спілкування - це складний багатоплановий процес розвитку контактів між людьми в службовій сфері.

Його учасники виступають в офіційних статусах і орієнтовані на досягнення мети, конкретних завдань. Специфічною особливістю названого процесу є підпорядкування встановленим обмеженням, які визначаються національними і культурними традиціями, професійними етичними принципами.

Спілкування властиве усім вищим живим істотам, але на рівні людини воно придбаває найдосконаліші форми, стає усвідомленим і опосередкованим, тобто мовою. У житті людини немає навіть самого нетривалого періоду часу, коли б він знаходився поза цим процесом життєдіяльності, поза взаємодією з іншими об'єктами суспільства. Ділове спілкування зазвичай включене як приватний момент в яку-небудь спільну продуктивну діяльність людей і служить засобом підвищення якості цієї діяльності, інформативним супроводом його. Його змістом є те, чим зайняті люди, а не ті проблеми, які зачіпають їх внутрішній світ, на відміну від особового спілкування між близькими людьми, друзями, родичами.

Уміння поводитися з людьми під час бесіди є одним з найголовніших чинників, що визначають ваші шанси добитися успіху в бізнесі, службовій або підприємницькій діяльності. Успіхи людини в його справах навіть в технічній сфері або науковій сфері тільки відсотків на п'ятнадцять залежать від його професійних знань і на відсотків на вісімдесят п'ять - від його уміння спілкуватися з людьми з якими він працює.

Ділове спілкування - це процес при якому відбувається обмін діловою інформацією і досвідом роботи, що припускає досягнення певного результату в спільній роботі, рішення конкретної задачі або реалізацію певної поставленої мети. Ділове спілкування умовно ділиться на пряме (безпосередній контакт) і непряме (коли під час спілкування існує деяка просторово-часова дистанція, тобто листи, телефонні розмови, ділові записки і так далі).

Пряме спілкування має більшу результативність, силу емоційної дії і навіювання, непряме ж не має такого сильного результату, в нім безпосередньо діє деякі соціально-психологічні механізми. В цілому ділове спілкування відрізняється від неформального тим, що в його процесі ставляться конкретні завдання і конкретні цілі, які вимагають певного дозволу. Це не дозволяє нам припинити процес переговорів з партнером або партнерами по переговорах у будь-який момент (принаймні, без певних втрат в отриманні інформації для обох сторін). У звичайному дружньому ж найчастіше не піднімаються такі питання, як конкретні завдання і цілі, тому таке спілкування можна припинити (за бажанням обох сторін) у будь-який момент без побоювання втратити можливість відновити процес спілкування наново.

1. Підготовка до бесіди

діловий спілкування бесіда

Якщо ви на бесіду прийшли вперше, то необхідно, увійти і назвати себе. Якщо відвідувач прийшов до вас і представився, потрібно постаратися відразу запам'ятати його ім'я і по батькові. Зустрівши відвідувача, потрібно встати з-за столу і запросити співбесідника сісти навпроти. Добре вийти йому назустріч: цей жест дає співбесідникові зрозуміти, що ви його поважаєте і готові до розмови на рівних. У разі, коли ви зустрічаєтеся для бесіди з своїм товаришем по службі або просто із знайомим вам людиною, вітаючи його і називаючи при цьому на ім'я та по батькові, цілком досить встати з-за столу. Перед початком бесіди з незнайомою людиною рекомендується попереджати співбесідника про час, який ви маєте в своєму розпорядженні для бесіди. Бесіда (це основний етап). Менеджер повинен зрозуміти, як його співбесідник оцінює ситуацію. Необхідно постаратися представити повну картину всіх подій або обстановку, орієнтуватися тільки на словах співбесідника. Потрібно уміти слухати і правильно ставити уточнюючі і навідні питання, які допоможуть розкрити думки співбесідника.

Після дотримання вказаних вимог можна переконливо і детально висловлювати свою точку зору. Треба робити так, щоб співбесідник побачив обстановку з іншого боку і міг критично переглянути свої погляди виходячи з повнішого знання цієї обстановки. Бесіда може не завжди проходити гладко. Причину невдачі потрібно знаходити в самому собі, в своєму виразі обличчя, тоні, увазі, а не в співбесіднику, потрібно знаходити точний підбір фраз. Якщо з вашого боку сиплються стрічні питання - контртвердження, це може привести до суперечки із співбесідником. Причиною контртверджень часто виявляється невміння швидко оцінити ситуацію. Згубною для бесіди виявляється нестримна категоричність думок, яка може знищити доброзичливість співбесідника. В процесі бесіди треба послідовно проводити основну думку, потрібно навчитися слухати, вибирати правильні моменти для зауважень і робити їх в тактовній формі, ненав'язливо аргументувати свої установки, проявляти самокритичність при обґрунтованих стрічних зауваженнях, терпляче вислуховувати співбесідника і його заперечення.

Випадки, коли доводиться відповідати на заперечення:

Потрібно дати співбесідникові самому відповісти на свої власні заперечення і спростувати їх. Для цього непотрібно суперечити відкрито, вислухавши зауваження, треба спробувати відкинути його побічно; умовно погодитися з тим або іншим запереченням; постаратися вислухати декілька заперечень, щоб уловити головне і відразу відповісти; різкі заперечення слід повторити спокійним тоном.

Свою реакцію на слова співбесідника потрібно виразити кивком голови «чекаючим поглядом», короткими схвалюючими зауваженнями, повторенням останніх слів, сказаних співбесідником, показуючи, що думка зрозуміла.

Бувають випадки, коли співбесідник має яскраво виражену зарозумілість і схильність до спору. В цьому випадку потрібно дати йому виговоритися, потім повернутися до цього питання, або чекати поки ваш співбесідник не зайде в безвихідь.

Також потрібно звертати увагу на темп бесіди і паузи. Це має велике значення, оскільки допомагає виділити головне. Мова співбесідників повинна бути виразна і гранично ясна. Не варто говорити дуже голосно або дуже тихо. Перше - нетактовно, друге - може примусити вашого співбесідника багато разів ставити одне і те ж питання.

Рішення завжди повинне слідувати за переконанням, оскільки в іншому випадку співбесідник замість викладу своїх ідей почне критикувати вас або буде байдуже зі всім погоджуватися.

Закінчення бесіди. Як тільки точки зору співбесідника стають ясні, можна бесіду завершувати.

Ділова бесіда, як правило, складається з наступних етапів: ознайомлення з розв'язуються питанням і його виклад; уточнення впливають на вибір рішення чинників; вибір рішення; прийняття рішення і доведення його до співрозмовника. Запорука успіху ділової бесіди - компетентність, тактовність і доброзичливість її учасників.

Важливим елементом як діловий, так і світської бесіди є вміння слухати співрозмовника. "Спілкування - це вулиця з двостороннім рухом. Щоб спілкуватися, ми повинні висловлювати наші ідеї, наші думки і наші почуття тим, з ким ми вступаємо у спілкування, але ми повинні дозволити нашим співрозмовникам також висловити свої ідеї, думки і почуття."

Регламентаторамі бесіди є питання. Для з'ясування проблеми доцільно ставити питання відкритого типу: що? де? коли? як? навіщо? - На які неможливовідповісти "так" чи "ні", а потрібно розгорнуту відповідь з викладенням необхідних деталей. Якщо виникає необхідність конкретизувати бесіду і звузити тему обговорення, то ставлять запитання закритого типу: чи повинен? чи був? чи є? чи буде? Такі питання припускають однозначну відповідь.

Існують певні загальні правила, яких доцільно дотримуватися при веденні бесід у діловій та неформальній обстановці. Серед них можна виділити наступні найбільш важливі. Говорити треба так, щоб кожен учасник бесіди мав можливість легко вступити в розмову і висловити свою думку.

Неприпустимо нападати пристрасно і з нетерпінням на чужу точку зору. Висловлюючи свою думку, не можна відстоювати його, гарячачись і підвищуючи голос: спокій і твердість у інтонаціях діють більш переконливо. Витонченість в розмові досягається через ясність, точність і стислість висловлюваних доводів і міркувань. Під час бесіди необхідно зберігати самовладання, хороший настрій і доброзичливість. Серйозна полеміка, навіть при впевненості у своїй правоті, негативно позначається на взаімополезних контактах та ділових відносинах. Необхідно пам'ятати, що за спором йде сварка, за сваркою - ворожнеча, за ворожнечею - програш обох протиборчих сторін. Ні за яких обставин не можна перебивати мовця. Лише в крайніх випадках можна зробити зауваження з усілякими формами ввічливості. Вихована людина, перервавши бесіду, коли до кімнати увійшов новий відвідувач, не продовжить розмову, перш ніж не ознайомить коротко прийшов з тим, що було сказано до його приходу. Недопустимо в бесідах злословити або підтримувати лихослів'я на адресу відсутніх. Не можна вступати в обговорення питань, про які немає достатньо чіткого уявлення. Згадуючи у розмові третіх осіб, необхідно називати їх по імені-по батькові, а не на прізвище. Жінка ніколи не повинна називати чоловіків на прізвище.

Необхідно суворо стежити за тим, щоб не допускати нетактовних висловлювань (критика релігійних поглядів, національних особливостей і т.п.).

Вважається нечемним змушувати співрозмовника повторювати сказане під тим приводом, що ви не розчули якихось деталей. Якщо інша людина заговорить одночасно з вами, надайте право спочатку висловитися йому. І останнє, освіченого і вихованого людини дізнаються із скромності. Він уникає хвалитися своїми знаннями і знайомствами з людьми, які займають високе становище.

Ділова бесіда включає обмін думками та інформацією і не передбачає укладення договорів або вироблення обов'язкових для виконання рішень. Вона може мати самостійний характер, випереджати переговори або бути їх складовою частиною.

2. Переговори

Переговори мають більш офіційний, конкретний характер і, як правило, передбачають підписання документів, що визначають взаємні зобов'язання сторін (договорів, контрактів і т.д.). Основні елементи підготовки до переговорів: визначення предмета (проблем) переговорів, пошук партнерів для їх вирішення, з'ясування своїх інтересів та інтересів партнерів, розробка плану і програми переговорів, підбір фахівців до складу делегації, рішення організаційних питань і оформлення необхідних матеріалів - документи, креслення, таблиць, діаграм, зразків пропонованих виробів і т.д. Хід переговорів укладається в наступну схему: початок розмови - обмін інформацією - аргументація і контраргументації - вироблення і прийняття рішень - завершення переговорів.

Першим етапом переговорного процесу може бути ознайомлювальна зустріч (бесіда), у процесі якої уточнюється предмет переговорів, вирішуються організаційні питання, або зустріч експертів, випереджає переговори за участю керівників і членів делегацій. Успіх переговорів у цілому багато в чому залежить від результатів таких попередніх контактів. Заслуговують на увагу шість основних правил налагодження відносин між партнерами на попередніх переговорах і рекомендації щодо їх реалізації, пропоновані американськими фахівцями. Ці правила, до речі, зберігають своє значення і в ході ведення переговорів.

1. Раціональність. Необхідно вести себе стримано. Неконтрольовані емоції негативно позначаються на переговорному процесі і здатності прийняття розумних рішень.

2. Розуміння. Неуважність до точки зору партнера обмежує можливості вироблення взаємоприйнятих рішень.

3. Спілкування. Якщо ваші партнери не виявляють великої зацікавленості, усе-таки постарайтеся провести з ними консультації. Це дозволить зберегти і поліпшити відносини.

4. Достовірність. Помилкова інформація послабляє силу аргументації, а також несприятливо впливає на репутацію.

5. Уникайте менторського тону. Неприпустимо повчати партнера. Основний метод - переконання.

6. Прийняття. Постарайтеся прийняти іншу сторону і будьте відкриті для того, щоб дізнатися щось нове від партнера.

Найбільш оптимальними днями для переговорів є вівторок, середа, четвер. Самий сприятливий час дня - через півгодини - годину після обіду, коли думки про їжу не відволікають від рішення ділових питань. Сприятливе середовище для переговорів може бути створена, у залежності від обставин, у вашому офісі, представництві партнера або на нейтральній території (конференц-зал, пристосовані для переговорів номер готелю, зал ресторану і т.д.). Успіх переговорів багато в чому визначається умінням задавати питання й одержувати вичерпні відповіді на них. Питання служать для керування ходом переговорів і з'ясування точки зору опонента. Правильна постановка питань сприяє прийняттю потрібного вам рішення. Існують наступні види питань. Інформаційні питання призначені для збору відомостей, які необхідні для складання уявлення про що-небудь.

Контрольні питання важливо використовувати під час будь-якої розмови, щоб з'ясувати, чи розуміє вас партнер. Приклади контрольних питань: "Що ви про це думаєте?", "Чи вважаєте ви також, як і я?". Напрямні питання необхідні тоді, коли ви не хочете дозволити співрозмовникові нав'язати вам небажаний напрямок бесіди. За допомогою таких питань ви можете взяти у свої руки управління ходом переговорів і направити їх у необхідне вам русло.

Провокаційні питання дозволяють встановити, чого насправді хоче ваш партнер і чи вірно він розуміє положення справ. Провокувати - значить кидати виклик, підбурювати. Ці питання можна починати так: "Ви впевнені, що зможете ...?", "Ви дійсно вважаєте, що ...?"

Альтернативні питання представляють співрозмовникові можливість вибору. Число варіантів, однак, не повинно перевищувати трьох. Такі питання припускають швидку відповідь. При цьому слово "або" найчастіше є основним компонентом питання: "Який термін обговорення підходить вам більше всього - понеділок, середа або четвер?".

Підтверджуючі питання задають, щоб вийти на взаєморозуміння. Якщо ваш партнер п'ять раз погодився з вами, то на вирішальний шосте питання він також дасть позитивну відповідь. Приклади: "Ви дотримуєтеся тієї ж думки, що ...?", " Напевно ви раді тому, що ...?" Зустрічні питання спрямовані на поступове звуження розмови і підводять партнера по переговорам до остаточного рішення. Вважається нечемним відповідати питанням на питання, однак зустрічне питання є майстерним психологічним прийомом, правильне використання якого може дати значні переваги. Ознайомлювальні питання призначені для виявлення думки співрозмовника з даного питання. Це відкриті питання, що вимагають розгорнутої відповіді. Наприклад: "На який ефект ви розраховуєте при прийнятті цього рішення?".

Питання для орієнтації задаються, щоб встановити, чи продовжує ваш партнер дотримуватися висловленого раніше думки. Наприклад: "Яка ваша думка з цього пункту?", "До яких висновків ви при цьому прийшли?".

Однополюсні питання - мають на увазі повторення співрозмовником вашого питання в знак того, що він зрозумів, про що йде мова. При цьому ви переконуєтеся, що питання зрозумілий правильно, а відповідальний отримує час для обдумування відповіді. Питання, що відкривають переговори, дуже важливі для ефективного і зацікавленого обговорення. У партнерів по переговорам відразу ж виникає стан позитивного чекання. Наприклад: "Якщо я запропоную вам спосіб, за допомогою якого можна швидко вирішити проблему ..., нічим при цьому не ризикуючи, зацікавить вас це?".

Укладають питання спрямовані на якнайшвидше позитивне завершення переговорів. При цьому найкраще спочатку задати один-два підтверджують питання, супроводивши їх неодмінно дружньою посмішкою: "Чи зміг я переконати вас у вигоді цієї пропозиції?", "Переконалися ви, наскільки просто все вирішується?". А потім без додаткового переходу можна поставити запитання, що укладає переговори: "Який час реалізації цієї пропозиції вас більше влаштовує - травень або червень?" Успішне ведення ділових бесід і переговорів багато в чому залежить від дотримання партнерами таких етичних норм і принципів, як точність, чесність, коректність і такт, вміння вислухати (увага до чужої думки), конкретність.

Точність. Одна з найважливіших етичних норм, властивих діловій людині. Термін домовленості необхідно дотримувати з точністю до хвилини. Будь-яке запізнення свідчить про вашу ненадійність у справах.

Чесність. Включає не тільки вірність прийнятим зобов'язанням, але і відкритість у спілкуванні з партнером, прямі ділові відповіді на його питання.

Коректність і такт. Не виключає наполегливості й енергійності у веденні переговорів при дотриманні коректності. Слід уникати факторів, що заважають ходу бесіди: роздратування, взаємних випадів, некоректних висловлювань та т.д.

Уміння вислухати. Уважно і зосереджено слухайте. Не перебивайте що говорить. Конкретність. Бесіда повинна бути конкретної, а не абстрактній, і включати факти, цифрові дані і необхідні подробиці. Поняття і категорії повинні бути погоджені і зрозумілі партнерам. Мова повинна підкріплюватися схемами і документами.

І останнє, негативний результат ділової бесіди або переговорів не є підставою для різкості або холодності при завершенні переговорного процесу. Прощання повинне бути таким, щоб у розрахунку на майбутнє дозволило зберегти контакт і ділові зв'язки.

Висновки

Ділове спілкування є необхідною частиною людського життя, найважливішим видом стосунків з іншими людьми. Вічним і одним з головних регулювальників цих стосунків виступають етичні норми, в яких виражені наші уявлення про добро і зло, справедливість і несправедливість, правильність або неправильність вчинків людей. І спілкуючись в діловій співпраці зі своїм підлеглими, начальником або колегами, кожен так чи інакше, свідомо або стихійно спирається на ці представлення. Але залежно від того, як людина розуміє моральні норми, який зміст в них вкладає, в якій мірі він їх взагалі враховує в спілкуванні, він може як полегшити собі ділове спілкування, зробити його ефективнішим, допомогти в рішенні поставлених завдань і досягненні цілей, так і утруднити це спілкування або навіть зробити його неможливим.

Етика - вчення про мораль, моральність. Термін "етика" уперше спожив Арістотель для позначення практичної філософії, яка повинна дати відповідь на питання, що ми повинні робити, щоб здійснювати правильні, моральні вчинки.

Мораль) - це система етичних цінностей, які визнаються людиною. Мораль - найважливіший спосіб нормативної регуляції громадських стосунків, спілкування і поведінка людей в самих різних сферах громадського життя - сім'ї, побуті, політиці, науці, праці і так далі.

Норми моралі отримують своє ідейне вираження в загальних уявленнях, заповідях, принципах про те, як повинно поводитися. Мораль завжди припускає наявність певного морального ідеалу, зразка для наслідування, зміст і сенс якого міняються в історичному часі і соціальному просторі, тобто в різні історичні епохи і у різних народів. Проте в моралі належне далеко не завжди співпадає із з у щ і м, з реально існуючою моральною реальністю фактичними нормами поведінки людей. Більше того, на всьому протязі розвитку моральної свідомості внутрішнім стержнем і структурою його зміни являється" суперечливо-напружене співвідношення понять сущого і належного".

У цьому протиріччі між належним і сущим ув'язнена і суперечлива суть мотивації спілкування (у тому числі і ділового спілкування і поведінки людини). З одного боку, він прагне поводитися морально належним чином, а з іншою, - йому необхідно задовольнити свої потреби, реалізація яких дуже часто пов'язана з порушенням моральних норм.

Цей внутрішній конфлікт між піднесеним ідеалом і практичним розрахунком, моральним боргом і безпосереднім бажанням існує завжди і в усіх сферах життя. Але особливо напружено він проявляється в етиці ділового спілкування, тому що саме в цьому виді спілкування основний предмет, з приводу якого воно утворюється, є зовнішнім для індивідів.

Спілкування - процес взаємодії громадських суб'єктів: соціальних груп, спільностей або осіб, в якому відбувається обмін інформацією, досвідом, здібностями і результатами діяльності. Спілкування виступає як спосіб буття суспільства і людини. Саме в процесі спілкування відбуваються соціалізація особи і її самореалізація. На думку Арістотеля, здатність вступати в спілкування відрізняє людину від "недорозвинених в моральному сенсі істот" і від "надлюдини".

Специфіка ділового спілкування обумовлена тим, що воно виникає на основі і з приводу певного виду діяльності, пов'язаної з виробництвом якого-небудь продукту або ділового ефекту. При цьому сторони ділового спілкування виступають у формальних (офіційних) статусах, які визначають необхідні норми і стандарти (у тому числі і етичні) поведінки людей. Як і всякий вид спілкування, ділове спілкування має історичний характер воно проявляється на різних рівнях соціальної системи і в різних формах. Його відмінна риса - воно не має велике значення, не є самоціллю, а служить засобом для досягнення яких-небудь інших цілей. В умовах ринкових стосунків - це передусім отримання максимального прибутку.

З урахуванням усього сказаного етику ділового спілкування можна визначити як сукупність моральних норм, правил і представлень, регулюючих поведінку і стосунки людей в процесі їх виробничої діяльності. Вона є окремим випадком етики взагалі і містить в собі її основні характеристики.

Етику ділового спілкування слід враховувати в різних її проявах: у відносинах між підприємством і соціальним середовищем; між підприємствами; усередині одного підприємства; між керівником і підлеглими, між підлеглим і керівником, між людьми одного статусу. Між сторонами того або іншого виду ділового спілкування існує своя специфіка. Завдання і полягає в тому, щоб сформулювати такі принципи ділового спілкування, які не лише відповідали б кожному виду ділового спілкування але і не суперечили загальним моральним принципам поведінки людей. В той же час вони повинні служити надійним інструментом координації діяльності людей, залучених в ділове спілкування.

Стосовно ділового спілкування основний етичний принцип можна сформулювати таким чином: в діловому спілкуванні при ухваленні рішення про те, які цінності слід віддати перевазі в цій ситуації, поступай так, щоб максима твоєї волі була сумісна з моральними цінностями інших сторін, що беруть участь в спілкуванні, і допускала координацію інтересів усіх сторін.

Більшість розбіжностей і конфліктів в міжособових стосунках ділових партнерів пов'язана з індивідуальними особливостями їх психіки. Ці особливості обумовлені не лише генетичними, але і соціально-культурними впливами.

Зміна і чергування емоційних переживань, афектних реакцій, різноманітних інстинктів, мотивацій і установок дозволяє психіці особи адаптуватися до складних життєвих ситуацій. Такі ситуації частенько виникають в діловому спілкуванні.

Список використовуваної літератури

1. Андрєєв И.А. Етика ділових відносин. Видавництво “Вектор” Санкт-Петербург 2005 рік.

2. Мері Мітчелл Джон Корр. Діловий Етикет “Крок за кроком”.

3. И.Н. Курочкіна “Етикет для дітей і дорослих”.

4. Ломов Б.Ф. Проведення ділових бесід і переговорів. М., 1991.

5. Вахрін М.Н. Етика ділового спілкування. Мінськ, 1996.

6. Сорокін А.М. Психологія ділового спілкування. М., 1991.

Размещено на Allbest.ru