Виды делового общения: деловая беседа

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Алтайский государственный технический университет им. И.И. Ползунова»

Реферат

Тема: «Виды делового общения: деловая беседа»

Дисциплина: Культура речи и делового общения

Выполнил студент группы 9М-32:

Разумеев Павел Александрович

№ зачетной книжки: 12441020

Барнаул 2014

Оглавление

Введение

1. Понятие делового общения

2. Виды делового общения

3. Деловая беседа

Заключение

Список литературы

Введение

Деловое общение является необходимой частью человеческой жизни, важнейшим видом отношений с другими людьми. Вечным и одним из главных регуляторов этих отношений выступают этические нормы, в которых выражены наши представления о добре и зле, справедливости и несправедливости, правильности или неправильности поступков людей. И общаясь в деловом сотрудничестве со своим подчиненными, начальником или коллегами, каждый, так или иначе, сознательно или стихийно опирается на эти представления. Но в зависимости от того, как человек понимает моральные нормы, какое содержание в них вкладывает, в какой степени он их вообще учитывает в общении, он может, как облегчить себе деловое общение, сделать его более эффективным, помочь в решении поставленных задач и достижении целей, так и затруднить это общение или даже сделать его невозможным.

Специфика делового общения обусловлена тем, что оно возникает на основе и по поводу определенного вида деятельности, связанной с производством какого-либо продукта или делового эффекта. При этом стороны делового общения выступают в формальных (официальных) статусах, которые определяют необходимые нормы и стандарты (в том числе и этические) поведения людей. Как и всякий вид общения, деловое общение имеет исторический характер, оно проявляется на разных уровнях социальной системы и в различных формах. Его отличительная черта -- оно не имеет самодовлеющего значения, не является самоцелью, а служит средством для достижения каких-либо других целей. В условиях рыночных отношений -- это, прежде всего получение максимальной прибыли.

1. Понятие делового общения

Деловое общение - это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач. Деловое общение -- это самый массовый вид социального общения. Оно представляет сферу коммерческих и административно-правовых отношений, экономико-правовых и дипломатических отношений.

Новые экономические и социальные условия побудили к коммерческой и организаторской деятельности широкие массы населения. Это обстоятельство выдвинуло на первый план необходимость обучения языковым формам делового общения, необходимость повышения лингвистической компетентности лиц, вступающих в социально-правовые отношения, руководящих действиями людей. Лингвистическая компетентность становится в рыночных условиях непременным компонентом общепрофессиональной подготовки менеджеров, муниципальных служащих, референтов, руководителей всех уровней.

Умение успешно вести деловые переговоры, грамотно составить текст документа, умение работать с документами -- важнейшие составляющие профессиональной культуры человека, принимающего решения.

Низкая речевая культура напрямую связана с низкой эффективностью совещаний, переговоров, параличом законов, которые часто составлены так, что их просто нельзя исполнить.

Культура речи является экономической категорией. Высокая речевая культура и развитая экономика в передовых странах неотделимы друг от друга, взаимосвязаны. И наоборот, низкая речевая культура общества определяет соответствующий уровень развития и эффективность экономики.

2. Виды делового общения

Владение общением, средствами вербальной и невербальной коммуникации необходимо для каждого делового человека. От этого умения зависят не только эффективность взаимодействия с другими людьми, конструктивность принимаемых решений, но и карьера специалиста, его профессиональный имидж.

Специалистами по общению подсчитано, что современный деловой человек за день произносит примерно 30 тысяч слов или более 3 тысяч слов в час. Речевое сообщение, как правило, сопровождается несловесным, помогающим осмыслить речевой текст.

Деловое общение представляет собой процесс взаимодействия деловых партнеров, направленный на организацию и оптимизацию того или иного вида предметной деятельности: производственной, научной и т д.

По способу обмена информацией различают устное и письменное деловое общение.

Устные виды делового общения, в свою очередь, разделяются на монологические и диалогические.

К монологическим видам относятся:

· Приветственная речь;

· Торговая речь (реклама);

· Информационная речь;

· Доклад (на заседании, собрании).

Диалогические виды:

· Деловой разговор - кратковременный контакт, преимущественно на одну тему.

· Деловая беседа - продолжительный обмен сведениями, точками зрения, часто сопровождающийся принятием решений.

· Переговоры - обсуждение с целью заключения соглашения по какому - либо вопросу.

· Интервью - разговор с журналистом, предназначенный для печати, радио, телевидения.

· Дискуссия;

· Совещание (собрание);

· Пресс-конференция.

· Контактный деловой разговор - непосредственный, "живой" диалог.

· Телефонный разговор (дистантный), исключающий невербальную коммуникацию.

В прямом контакте и непосредственной беседе наибольшее значение имеют устная и невербальная коммуникации.

Беседа или передача сообщений по телефону являются самыми распространенными формами коммуникаций, их отличает непосредственный контакт и большое разнообразие способов общения, что позволяет без труда сочетать деловую (формальную) и личную (неформальную) части всякого сообщения.

Письменные виды делового общения - это многочисленные служебные документы: деловое письмо, протокол, отчет, справка, докладная и объяснительная записка, акт, заявление, договор, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, указание, приказ, доверенность и др.

деловое общение беседа

3. Деловая беседа

Деловая беседа - система целесообразно подобранных мыслей и слов, посредством которых один или несколько собеседников хотят оказать определенное влияние на другого собеседника или на группу собеседников в целях изменения существующей деловой ситуации, то есть с целью создания новой деловой ситуации или нового делового отношения.

Беседа является благоприятной и часто единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности вашей позиции с тем , чтобы он согласился ней.

Подготовка к проведению деловой беседы

Чем важнее предмет беседы, тем тщательнее следует готовиться. В этом помогает планирование. Цель планирования состоит в нейтрализации, смягчении влияния непредвиденных обстоятельств на ход беседы. Подготовка позволяет предусмотреть возможные неожиданности, снизить эффективность выпадов партнера, повысить результативность беседы.

К деловой беседе предлагается составлять следующие планы:

· Генеральный план (указываются виды деятельности , сроки и исполнители.

· Стратегический план - программа действий и пути достижения намеченных задач.

· Тактический план - перечень способов поэтапного достижения целей, ведущих к решению стратегических задач.

· Оперативный план - программа действий по каждому отдельному пункту беседы.

· План сбора материалов и информации - указываются источники информации, собираемые сведения, исполнители, сроки.

· План систематизации и отбора рабочих материалов - определяет структуру организации собранного материала, критерии его отбора.

· План изложения по времени - время беседы в общих чертах распределяется на фазы, элементы беседы.

· Рабочий план - устанавливает структуру изложения беседы в целом с учетом имеющегося времени.

· План использования вспомогательных средств - предусматривает включение наглядных технических средств в ходе беседы: графики, проекторы, аудио- и видеосистемы, компьютеры и т. п.

· План приспособления к собеседникам и обстановке - учитывает потенциальные требования и намерения партнеров, особенности обстановки, в которой будет проходить беседа.

Важность беседы является фактором, определяющим от какого из предложенных планов можно отказаться

Добиться успеха в деловой беседе позволяют учет и творческое использование следующих качеств, требований и правил:

· Профессиональные знания способствуют высокой объективности, достоверности, глубине изложения.

· Ясность позволяет логично связать факты и детали , избежать путаницы, двусмысленности и недосказанности.

· Наглядность - максимальное использование технических средств, образов, ассоциаций, параллелей - снижает абстрактность изложения.

· Постоянная направленность - нацеленность на основные задачи беседы, частичное ознакомление с гними партнеров.

· Ритм - повышение интенсивности беседы по мере приближения ее к концу, контроль над проработкой ключевых вопросов.

· Повторение позволяет акцентировать внимание на основных положениях и идеях, способствует лучшему усвоению собеседником нашей информации.

· Внезапность - продуманная, но неожиданная и необычная для партнера увязка деталей, фактов и выводов.

· Интенсивность - наличие в ходе беседы «взлетов», когда информация насыщенна и от партнеров требуется максимальная концентрация, и «спадов», используемых для передышки и «закрепления» мыслей и ассоциаций у собеседника.

· Объем передачи информации - оптимальные рамки содержания беседы.

Начало беседы

Собеседники обычно более внимательны именно в начале разговора. Первые три-пять предложений создают внутреннее отношение к беседе, рабочую атмосферу. Цель начальной стадии - вызвать интерес к беседе. Поэтому можно рекомендовать обращение за советом к партнеру, обсуждение проблем, тенденций, актуальных событий в рассматриваемой сфере, демонстрация информированности о потребностях и проблемах партнера, включение в начальную фазу беседы какого-либо профессионального вопроса.

Передача информации

Фаза передачи информации состоит из информирования собеседника, постановки вопросов, слушания собеседника, наблюдения за его реакциями и их учета в деловой беседе. Информация, передаваемая партнеру, должна быть точной, ясной, содержательной, наглядной, профессионально убедительной. Особое внимание следует уделить краткости изложения. Всегда, если это возможно, сообщайте источники информации, подчеркивайте их надежность. Важно демонстрировать, как ваши сведения соотносятся с другой информацией. Придерживайтесь формулы «60-40»: 60% времени слушайте и 40 - говорите. Внимательный слушатель получает возможность узнать мнение и позицию партнера, его проблемы, что облегчает ведение деловой беседы.

Аргументация

Чтобы быть убедительным в своей аргументации, необходимо соблюдать ряд условий:

· Оперируйте простыми, точными, убедительными понятиями.

· Выбирайте способ и темп аргументации, соответствующий особенностям характера собеседника.

· Ведите аргументацию корректно по отношению к партнеру

· Избегайте неделовых выражений и формулировок, затрудняющих аргументирование и понимание.

· Стремитесь как можно нагляднее донести до партнера свои аргументы.

Принятие решений и завершение беседы

Успешно завершить беседу - значит достигнуть заранее намеченных и запланированных целей. Для этого на последнем этапе беседы, в фазе принятия решений необходимо:

· Достижение основной или альтернативной цели.

· Стимулирование собеседника к выполнению намеченных действий

· Обеспечение благоприятной атмосферы.

· Поддержание в случае необходимости дальнейших контактов с партнерами.

Заключительную фазу деловой беседы принятие решений - следует начинать с резюме и сделанных на его основе выводов. Резюме должно быть понятно для всех присутствующих, с четко выраженным выводом. Переводить беседу в завершающую фазу следует не на спаде, а на подъеме, например, когда мы исчерпывающе ответили на замечание собеседника или когда его удовлетворенность ответами очевидна. Важно отделить заключительную часть беседы от других фаз, например с помощью таких выражений как «давайте подведем итоги», «мы подошли к концу нашей беседы» и др. Завершение беседы не должно быть слишком длинным. Поблагодарите собеседника, поздравьте его с удачным решением, заверьте, что он будет доволен своим выбором и удалитесь.

Основным фазам деловой беседы соответствуют пять принципов ее проведения:

1. Привлечь внимание собеседника (начало беседы).

2. Пробудить в собеседнике заинтересованность (передача информации).

3. Детально обосновать свои доводы (аргументация).

4. Устранить сомнения собеседника.

Преобразовать интересы собеседника в решения (принятие решения).

Заключение

Исходя из всего вышесказанного мы можем сделать вывод, что овладение навыками делового общения является необходимым для будущих деловых людей: менеджеров, экономистов и других. Это не просто, как кажется, но и не сложно. Эти навыки в будущем могут сыграть важную роль при заключении сделки или подписании контракта. Поэтому я считаю, что нам всем еще предстоит многому научиться, чтобы в будущем не теряться в нашей профессиональной деятельности.

Деловые разговоры со знанием дела, на уровне начальник-подчиненный и наоборот или между коллегами в течение рабочего времени приносит определенный положительный эффект в работе коллектива, в управлении. Вполне естественно, что общение только лишь с использованием специфической деловой терминологии в течение 100% рабочего дня может просто утомить работника и привести к какой-либо ошибке. Поэтому требуются определенные психологические разгрузочные паузы, как перерыв на кофе и т.д., во время которых можно расслабиться, обменяться шутками. Все это в комплекте принесет ожидаемый положительный результат в работе организации.

Список литературы

1. Митрошенков О.А. Эффективные переговоры. Практическое пособие для деловых людей. - 2-е изд., исправ. - М.:.Издательский дом «ИНФРА-М», Издательство «Весь Мир», 2000г. - 280с.

2. Фишер Р., Юри У.. Путь в согласию, или Переговоры без поражения. - М.:Наука, 1992. - 158с.

3. Дебольский М. Психология делового общения. - М., 1992.

Размещено на Allbest.ru