Особенности организации светского раута

Размещено на http://www.allbest.ru/

Кубанский Государственный Университет физической культуры, спорта и туризма

Кафедра: «Социально-культурного сервиса и туризма»

Контрольная работа

На тему: Особенности организации светского раута.

Выполнила студентка группы 11з11 Доценко С.С.

Проверил старший преподаватель Юрченко А.А.

Краснодар 2012



План

Введение

1.1 Поводы, для организации светского приема

1.2 Организация светского мероприятия

2.1 Светский этикет

Заключение

Список используемой литературы



Введение

Светские рауты объединяют успешных представителей различных сфер, создают уникальную атмосферу для общения.

Светский прием - тонкое дипломатическое мероприятие, требующее особого подхода к организации. Стиль, чувство меры и безупречное соблюдение этикета - вот те три кита, которые лежат в основе организации светского раута.

В планировании светского приема не может быть мелочей.

Важно все - от цвета салфеток на столах и формы одежды обслуживающего персонала до места проведения и времени начала мероприятия.

Как и в организации любого мероприятия, в планировании светского приема важно заранее четко определиться с целями и задачами. Решить, что именно вы ожидаете от этого приема, кого ходите пригласить и какое количество гостей вы готовы принять.

У каждого человека свое понимание "светской жизни". Для кого-то день рождения, юбилей, или просто веселая вечеринка в кругу друзей - уже грандиозное событие. А для кого-то в это понятие вписываются только мероприятия, связанные с громкими именами. В любом случае, все это надо, чтобы украшать свою жизнь, заполнять ее чем-то приятным, чтобы было потом, о чем вспомнить.



1.1 Поводы, для организации светского приема

По какому поводу может быть устроен светский прием?

День рождения, юбилей, встреча друзей, семейные торжества, помолвка, свадьба, государственные или религиозные праздники, театральная премьера, открытие выставки, нового ресторана, сезона в оперном театре и пр.

Деловой приём.

Деловой прием отличается от вечеринки приблизительно так же, как ужин в дорогом и престижном ресторане от пикника на траве.

При организации делового приема количество затрат времени, средств и знаний, зависит от того с какой целью устраивается приём:

с рекламной целью (пусть все видят, что в нашей фирме все хорошо и с нами можно иметь дело);

с целью представить почетного гостя (например, известного итальянского режиссера, приехавшего на кинофестиваль);

с целью завязать новые знакомства, расширить существующие сферы влияния;

с целью получить в неофициальной обстановке деловую информацию, выяснить мнение известных людей по интересующим вас вопросам.

Иными словами, посещение приема -- это продолжение профессиональной деятельности.

По каким поводам уместнее устроить деловой прием?

Обычно деловые приемы устраивают по случаю годовщины значимого в данной стране или в данной фирме события. Другой вариант -- по поводу события, произошедшего в стране, из которой прибыли почетные гости, специально приглашенные на прием.

Прием может быть организован по случаю открытия очередного филиала фирмы.

Если нужно презентовать товары.

По случаю конференции или симпозиума.

Фирма может устроить и светский прием, на котором будут решаться те же вопросы, что и на деловом, только повод для устройства приема будет более «личным».

Официальные и светские приемы отличаются тем, что на официальный прием могут попасть люди только в силу своего служебного положения. Например, собираются директора крупных магазинов одежды и смежники, с которыми они работают.

На светские приемы могут быть приглашены не только деловые партнеры, но и друзья, родственники и соседи. (Даже если директора двух фирм решили поженить своих детей, на свадьбу явно придут не только клерки, работающие на родителей, но и личные друзья самих врачующихся; кроме того, нагрянут родственники.)

Винтажная одежда и украшения стали новым веянием на светских раутах - коктейльные наряды 50-х годов и аксессуары - 30-х. Тем не менее, все должно быть выдержано в строгой цветовой гамме. Также соответствовать должен фасон одежды: строгие линии, юбки и платья не выше колена.

Классические платья, обувь на шпильке, клатч - актуальны для светских раутов во все времена. Бижутерию рекомендуется заменить неброскими ювелирными украшениями. Светский раут предполагает некую креативность в прическах.

1.2 Организация светского мероприятия

Светским мероприятием может быть любое события, будь то вечеринка, день рождения, свадьба или корпоративный праздник(возьмем в пример).Один из основных факторов успеха корпоративного праздника - формулирование цели проведения мероприятия. Праздник должен укреплять корпоративный дух компании, сплачивать группу работающих людей в коллектив, в команду единомышленников. Повод для организации торжества может быть любым.

Иногда на корпоративную вечеринку приглашаются члены семей работников и гостей. «Рядовую» дату основания компании рекомендуется отмечать «в тесном кругу» сотрудников, иначе «размывается» цель - сплочение коллектива.

Определив аудиторию мероприятия, нужно установить его конкретную дату, составить сметы и бюджет в целом, выбрать место проведения праздника. Целесообразно организовывать торжества в конце рабочей недели: в пятницу вечером или в субботу. Даже если в компании отмечается фиксированная дата - Новый год, 23 февраля, 8 Марта и т. п. праздник уместно проводить накануне, за один - два дня. Новогоднее мероприятие лучше организовать за неделю до календарной даты, поскольку на это время у всех людей приходятся личные хлопоты, многие уезжают. Остальные праздники компании можно отмечать и в будний день - конечно, если отсутствовать на рабочих местах разрешено всему коллективу.

Формируя статьи расходов, исходите из своих возможностей. Обратитесь за помощью в ивент-агентства, расспросите знакомых, в компаниях которых проводились успешные корпоративные вечеринки, соберите частные объявления ведущих, продюсеров, организаторов шоу (обязательно обращайте внимание на их портфолио и рекомендации).

На чем допустимо экономить, если бюджет корпоративного праздника весьма скромен? Можно:

· Самостоятельно украсить место, где проходит торжество.

· Не приглашать известных артистов и шоуменов.

· Отказаться от дорогих фейерверков и спецэффектов.

· Выбрать место проведения праздника рядом с удачной транспортной развязкой (например, возле станции метро), чтобы сэкономить на транспортных расходах.

· Не закупать пригласительных открыток (достаточно оповестить сотрудников в устной форме и повесить объявление о дате и месте проведения праздника).

· Не проводить фото- и видеосъемку.

· Вместо оркестра или группы музыкантов пригласить диджея с подходящей музыкальной программой.

· Выбрать ресторан с хорошей репутацией, но не в центре города.

· Написать сценарий праздника, провести конкурсы и игры своими силами.

· Последний пункт «экономии» потребует от HR-подразделения серьезных усилий, но в любом случае на мероприятии должен быть ведущий, иначе за банкетным столом гарантированы скука и злоупотребление спиртным.

· Возьмите на заметку: лучше назначить на должность ведущего собственного креативного и коммуникабельного сотрудника (и изыскать средства для его премирования, поскольку это тяжелая работа), чем нанять очень дешевого «тамаду» со стороны. Стиль ведения корпоративной вечеринки существенно отличается от «бытовых» свадебных или юбилейных торжеств.

Не стоит экономить на…

· хорошей кухне;

· качественных спиртных напитках;

· достаточном количестве и удобстве мест для расположения сотрудников в помещении, в котором проходит праздник (1,5-2 м на человека);

· хорошем ведущем;

· качественном звуке (микрофонах, акустической системе для усиления или воспроизведения звука);

· оригинальной музыкальной программе;

· символических подарках, сувенирах, призах для победителей конкурсов.

· Если ресторан, где планируется торжество, находится вдали от транспортных развязок, на развозке сотрудников экономить нельзя! В таком случае рекомендуется заказать автобус, который доставит их от ресторана к метро или к крупным транспортным магистралям.

Чтобы у сотрудников остались хорошие воспоминания о корпоративном празднике, следует обратить внимание на ряд важных моментов в организации этого мероприятия.

Место проведения.

Это может быть любое помещение, где комфортно разместится весь коллектив: ресторан, кафе, бар, клуб, база отдыха, дворец или дом культуры, театр, теплоход, парк, спортивный комплекс, стадион (для организации соревнований), остров в зоне отдыха и пр. Место проведения зависит от цели торжества, числа приглашенных и, конечно же, от бюджета.

Эйчар должен позаботиться о том, чтобы на празднике было достаточное количество обслуживающего персонала (официантов, барменов, уборщиков), чтобы помещение хорошо освещалось, работал гардероб. Если речь идет о фуршете или барбекю (либо об особо ответственном мероприятии с большим количеством VIP-гостей), штат официантов и барменов необходимо удвоить.

Музыка.

Музыка должна соответствовать цели мероприятия и гармонировать с его настроем. Для празднования 8 Марта вряд ли подойдет уголовный шансон, а для юбилея управляющего крупной компанией - тяжелый рок или хип-хоп.

Меню.

В среднем на человека требуется около 1 кг пищи и 700 г спиртных напитков. В меню должны преобладать мясные и рыбные блюда, одно горячее (можно на выбор), овощи. Спиртные напитки - шампанское, вино, водка/коньяк/виски. Классическое соотношение: 1/4/2 (100 г шампанского, 400 г вина и 200 г крепких спиртных напитков на человека). Вино, как правило, предпочтительнее сухое. Безалкогольных напитков и воды нужно не менее 1,5 л на гостя. Десерт не обязателен (либо может быть минимальным: фрукты и/или торт из расчета 100 г на человека).

Администрация многих ресторанов разрешает привозить на корпоративные праздники спиртное, таким образом можно уменьшить затраты. В этом случае напитки необходимо доставить заранее, чтобы персонал ресторана подобрал посуду и закуски.

Затраты на банкет не должны составлять менее 40-50 долл. на человека, иначе люди уйдут голодными. Если же компания планирует легкий фуршет (например, во время презентации нового структурного подразделения или продукта/услуги, организации спортивного мероприятия или концерта/спектакля), соотношение меню/прочие расходы на праздник может быть в пропорции 30/70. Меню для фуршета - это легкие закуски, «одноразовые» порции (бутерброды-канапе); спиртного потребуется вдвое меньше, чем для классического банкета, однако желательно предложить более разнообразный десерт или более изысканный торт.

Если корпоративный праздник организован на природе, не допускается использовать скоропортящиеся продукты. При транспортировке продовольствия необходимо соблюдать санитарные нормы. Кроме того, количество обслуживающего персонала должно быть, как минимум, вдвое больше, чем в ресторане. Мебель для банкета/фуршета на природе можно взять в аренду (либо купить и потом использовать для последующих праздников, если в компании есть возможность ее складировать). Существует даже надувная мебель для таких мероприятий. На природе допускается использование одноразовой посуды (исключение представляет банкет/фуршет с приглашением VIP-гостей). В любом случае, этот вопрос необходимо обговорить с персоналом ресторана, помогающим компании провести торжество.

Украшение места праздника.

Воздушные шары - наиболее удобны и красочны. Из них легко сделать тематические украшения, составить логотип компании. Привлекательно и нарядно смотрятся фигуры из четырех-пяти шаров или гирлянды (цепочки). Для праздника, на который приглашены 100 человек, в среднем понадобится 200-300 шариков. Надувают их самостоятельно или с помощью компрессора (его можно взять в аренду). Украшать помещение шарами рекомендуется не ранее чем за два часа до начала торжества. Советуем придерживаться корпоративных цветов; как вариант можно нанести на шары логотип компании. Шести - восьми человекам на украшение воздушными шарами помещения, где планируется разместить 100 человек, потребуется не менее часа.

В первую очередь, позаботьтесь об украшении входа к месту проведения праздника (именно здесь начинается торжественное мероприятие, это своего рода его визитная карточка); проходов, сцены (или трибуны, за которой пройдут выступления); места для конкурсов.

Помимо шариков можно использовать другие аксессуары: цветы и композиции из них (в том числе из сухих или искусственных), экзотические растения, подвесные панели с различными украшениями и рисунками, декоративные ширмы, стеклянные или ледяные скульптуры, фонтаны, световое оформление, мыльные пузыри - все зависит от размера бюджета и фантазии организаторов.

Не стоит забывать о том, что параллельно с украшением помещения идет другая подготовительная работа по организации праздника. Стоит обговорить время и очередность работ с организаторами, чтобы избежать излишней суеты в этот ответственный период.

Приглашения.

Элегантно оформленное приглашение - это и «визитка» корпоративного праздника, и своеобразное начало торжества; оно должно мотивировать принять участие. Если мероприятие проходит в VIP-формате, рассылка приглашений обязательна. Каких-либо строгих требований к их форме и содержанию нет, главное - четко указать день, время и место проведения события. Нередко в пригласительных открытках обозначается дресс-код, продолжительность мероприятия, количество приглашенных (с указанием VIP-персон), возможность присутствия на вечере супруга или близкого друга, краткое содержание праздника. Это помогает разгрузить организаторов от необходимости отвечать на стандартные вопросы.

Приглашения вручаются (рассылаются) не позже, чем за две недели до торжественной даты. Имя приглашенного необходимо вписывать в стандартный бланк от руки, это же требование относится и к подписи. Однако допускается факсимиле синими или фиолетовыми чернилами, имитирующее подпись пером «от руки».

Открытка может быть как стандартной формы, так и оригинальной, в зависимости от профиля компании и фантазии организаторов; тематической - например, открытка в виде автомобиля (если мероприятие устраивает автомобильная компания), бутылки (производитель спиртных напитков); снежинки (производитель холодильного оборудования) и т.д. или фантазийной - в виде музыкальной шкатулки, маленькой тубы со свитком, оригинальной символической монеты компании. Нужно проявить креативность, чтобы приглашение создавало праздничное настроение уже одним своим видом.

Если праздник проводится исключительно для коллектива компании, можно использовать пригласительные открытки для розыгрышей всевозможных призов.

Сценарий.

Сюжетную линию корпоративного праздника необходимо тщательно продумать «от и до». Обязательные элементы - поздравления (спичи), «озвучивающие» идею торжественного собрания, а также игры и конкурсы, которыми нужно охватить как можно больше людей, включая и активных болельщиков. Сценическая и культмассовая часть праздника организуется так, чтобы все участники почувствовали себя не просто работниками одной компании, а и друзьями (приложение 1).

Как правило, открывает торжество небольшая, но емкая речь руководителя. После чего слово передается топ-менеджерам и VIP-гостям. Однако возможен и такой вариант, когда приветствия следуют не друг за другом, а прерываются концертными номерами или конкурсами. После торжественной части уместно провести награждение работников компании.

Привлекательной является целостная программа сценария, посвященного определенной теме (например, «Остров сокровищ», «Али-Баба и сорок разбойников, «Песня года», «Восточные игры», «Бал Снежной Королевы», «Танцы года» и пр. - см. приложение 2). В этом случае нужны стильные декорации, костюмы и действующие лица театрализованного представления (если это сотрудники вашей компании, их нужно поощрить - на празднике они будут работать, а не отдыхать).

Если на торжество приглашены VIP-гости или более 300-400 человек, конкурсы проводить не рекомендуется. Элемент соревновательности на таких мероприятиях допустим лишь в том случае, когда конкурс организован по принципу элитарного клуба-казино с очень дорогими призами. Рекомендуется привлечение профессиональных ведущих, известных артистов. Своими силами компания вряд ли сможет выдержать все требования к подобным шоу, желательно прибегнуть к услугам ивент-агентства.

Ведущий.

Вечеринка, на которую собрались только сотрудники компании, может сопровождаться конферансом одного из них. Этот человек должен уметь привлекать к себе внимание, четко излагать свои мысли, быть остроумным, открытым, с хорошей дикцией. Если на праздник приглашены VIP-гости и конкуренты, следует нанять ведущего-профессионала. Варианты выбора в этом случае:

· известный телеведущий (однако услуги такого специалиста весьма дороги);

· клубный ведущий (достаточно качественно работает с отдельными группами людей, но не всегда может уловить и транслировать корпоративный дух компании);

· конферансье (незаменим при ведении официальной части, но редко бывает хорошим организатором шуточных конкурсов);

· тамада (его приглашение целесообразно только в том случае, если у этого человека есть значительный опыт проведения корпоративных торжеств);

· ди-джей (уместен только в молодежном коллективе);

· спортивный комментатор (полезен, если не менее одной трети праздника занимают спортивные игры).

Лучший вариант - так называемые игровые ведущие, услуги которых предоставляют ивент-агентства.

Банкет.

Не рекомендуется удерживать участников за столом более 1,5 ч. Прием пищи и потребление напитков не должны быть самоцелью праздника! В то же время конкурсы, игры и соревнования не следует проводить менее чем через полчаса после того, как приглашенные приступили к трапезе - гостям нужно дать возможность продегустировать блюда и напитки.

После праздника. На следующий день после праздника (или на протяжении трех - четырех дней, если приглашенных было очень много) необходимо поблагодарить VIP-гостей за участие в нем (обязательно в письменной форме).

Завершающим аккордом торжества внутри компании станет корпоративная газета с «отчетом» о празднике (или видеофильм, файлы с фотографиями на сервере компании). Если съемки проводились сотрудниками самостоятельно, хорошим тоном в работе эйчара будет организация конкурса на самый удачный (веселый, курьезный) снимок.

Подготовительные работы к корпоративной вечеринке следует начинать не менее чем за два месяца до даты ее проведения. Заказ услуг «под ключ» в ивент-компании также нужно направлять заблаговременно - не менее чем за месяц до планируемого торжества. Хорошо организованное мероприятие надолго останется в памяти сотрудников как свидетельство заботы о них со стороны руководства, послужит стимулом к добросовестной коллективной работе и проявлению творчества, а также заметно повысит имидж компании.



2.1 Светский этикет

На светскую вечеринку люди идут с совершенно различными намерениями и желаниями, но в большинстве случаев им хочется пообщаться. Неважно почему - кто-то мечтает там встретить старых знакомых, кто-то приобрести новых, а кто-то просто приятно провести вечер и узнать все свежие сплетни. Но очень часто получается так, что вы в растерянности смотрите на окружающих, стоящих маленькими кучками, и не знаете к кому обратиться или наоборот весь раут пытаетесь избавиться от надоедливого собеседника. Как же себя правильно вести, чтобы и самому получить удовольствие от общения, и доставить его окружающим?

Светский этикет - это не только культура общения, но и определенные правила в одежде. Как правило, в приглашении на торжественный прием указывается время прибытия и форма одежды. Светский этикет предусматривает три вида пригласительных билетов. Первый указывает точное время прибытия, то есть опоздания здесь неприемлемы. Второй позволяет задержаться на пять минут, и третий на пятнадцать, так называемое академическое опоздание. светский раут этикет прием

Светский этикет в плане поведения отличается своей сдержанностью. Начало любого общения - это приветствие. Здороваясь с уже знакомыми людьми, дамы протягивают руку мужчинам для легкого рукопожатия, поцелуй в ручку сегодня считается редкостью и не всегда является допустимым. Руку женщина должна протягивать таким образом, чтобы ее ладонь была снизу, а мужская сверху. При общении, если приглашенные девушки знакомы, возможен легкий поцелуй в щеку, но не дотрагиваясь губами до самой щеки. Данное приветствие говорит о давнем знакомстве женщин, а не контактность поцелуя, это давно зародившаяся традиция. Если женщины представлены друг другу впервые, то приветствие ограничивается рукопожатием, или фразой «очень приятно познакомиться».

Для мужчин светский этикет в плане приветствия несколько проще. В любом случае мужчины протягивают руку для рукопожатия. Но ладони должны быть расположены одинаково, то есть не как в случае приветствия женщины. Эта традиция зародилась очень давно, у мужчин она означает уважение к новому знакомому, а у женщин показывает, что мужчина главнее и женщина его превосходство уважает.

Светский этикет в одежде также довольно строг. Внешнему виду вообще придается большое значение. Обычно форма одежды указывается в письменном приглашении на прием. Если в приглашении указана форма одежды, то военнослужащие посещают прием в парадной форме, а гражданские лица -- в вечернем костюме. Для мужчин это - фрак, смокинг или строгий костюм, для женщины -- вечернее или коктейльное платье. Светский этикет для женщин в одежде намного более подробный, по причине разнообразия моделей вечерних и коктейльных платьев. На приемы рекомендуется надевать одежду строгих, скромных линий и умеренных тонов.

На завтрак, чай, коктейль рекомендуется надевать обычной длины платье, платье-костюм или костюм, небольшую шляпу из фетра, шелка или другого вида материи, причем шляпа во время приема не снимается. На приемы, начинающиеся после семи часов вечера, рекомендуется надевать вечерние платья. Эти платья могут быть более открытые и торжественные. Но чувство меры должно присутствовать во всем. С вечерним платьем шляпу не надевают. На приемы, начинающиеся до семи часов, можно надевать шелковые, матерчатые, лайковые перчатки.

Во время завтрака, обеда, ужина перчатки снимают, но если речь идет о приемах, где подают только напитки, перчатки можно не снимать. Длина перчаток зависит от длины рукава платья, чем короче рукав платья, тем длиннее перчатки, и наоборот. Светский этикет в плане украшений менее строг. Тут главное соблюдать меру и сочетание фасона платья и ткани, из которой они сшито, с украшением. К черным длинным вечерним платьям можно надень нитку жемчуга, это беспроигрышный вариант. Если платье более современное, то украшение в классическом стиле к нему не подойдут, лучше подбирать дизайн платья и все аксессуары к нему в одном стиле.

Во время посещения подобных мероприятий, не забывайте, зачем вы пришли. Если для общения, то не «зависайте» долго возле одного гостя. Если для заведения связей, то не забывайте брать визитки. Если же для встречи со старыми знакомыми, то договоритесь пообщаться с ними в другом месте и в другое время, чтобы не превращаться в «назойливого собеседника».



Заключение

Светские мероприятия относятся к общественным мероприятиям и начинаются с приема гостей и их идентификации. Условно всех гостей можно поделить на три типа. К первому типу относятся особенные гости, или как их еще называют VIP (Very Important Person - очень важная персона). Второй тип включает в себя как правило большинство обычных гостей, приглашенных на светскую вечеринку. К третьему типу относятся незваные гости. После встречи всех приглашенных гостей, собственно, и начинается основная часть светского раута.

В особенности светского мероприятия входят правила, по которым следует устраивать прием на более высоком уровне, нежели дружеская вечеринка дома. Отличие заключается в том, что приглашенные гости пользуются правилами этикета, а окружающая обстановка соответствует высокому уровню.



Список использованных источников

1. А.Н. Романцов Event-маркетинг. Сущность и особенности организац. М., 2009.

2. А.Н. Чумиков., М.П. Бочаров «Связи с общественностью: теория и практика. М., 2008.

3. В.А. Хохлов Сценарии корпоративных вечеринок: Практическое руководство. М., 2007.

4. Горкина М., Мамонтов А., Манн И. PR на 100%. Как стать хорошим менеджером по PR. М., 2009.

5. Горкина М. Пять шагов от менеджера до PR- директора. М.: Альпина Бизнес Букс, 2006.

6. Джи Б. Имидж фирмы: Планирование, формирование, продвижение. СПБ., 2000.

7. Маркони Дж. PR: полное руководство. М., 2007.

8. Марк Сандер. Ивент-менеджмент. Организация развлекательных мероприятий. Техники, идеи, стратегии, методы. Event Entertaiment and Production. М., 2006.

9. Шумович А., Бернов А.. Смешать, но не взбалтывать. Рецепты организации мероприятий. М., 2009.

10. Шумович А.. Великолепные мероприятия. Технология и практика event menegement. М., 2007.

11. www.stolichniy.ru.

12. www.artkupag.ru.

13. www.ubo.ru/articles/?.

14. www.niabis.ru/show-business/665.htm/.

15. www.speka.com.ua/god_korporativ.htm/.

16. www.calend.ru/holidays/do/16/.

Размещено на Allbest.ru

...