Основы делового общения в Японии

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Особенности японской культуры

В японском характере выделяют: трудолюбие, сильно развитое эстетическое чувство, приверженность традициям, склонность к заимствованию, дисциплинированность, преданность авторитету, чувство долга, вежливость, аккуратность, самолюбие, бережливость, любознательность, стремление к согласованным действиям в группе. Японцев как нацию, помимо высокой организации, скрупулёзной аккуратности во всём и отсутствия чувства юмора, выделяет ещё одна черта - искренняя самокритичность.

Большое значение в японской культуре придаётся пунктуальности, точности. Договорившись о встрече, японец непременно в срок, вплоть до минуты, появится на месте. Терпение в Японии считается одной из основных добродетелей, а характерной чертой японцев является чувствительность к общественному мнению. Японцы уделяют много внимания развитию личностных отношений. Во время неофициальных встреч они стремятся, по возможности, подробнее узнать человека. Если получено приглашение в традиционный ресторан японской кухни, необходимо обратить внимание на обувь и носки - придётся разуваться. Когда вас угощают спиртным, следует поднять свой бокал, а затем тут же перехватить у японца бутылку и наполнить его бокал. Подарки обычное дело в Японии, особенно в пред- и посленовогодний период, а также в середине лета. Имейте в виду, что получивший подарок, по японским этическим воззрениям, обязан ответить тем же. Не следует открывать полученный подарок в присутствии дарителя, а также не стоит дарить цветы. Неправильный выбор может стать намёком совсем не на те отношения, которые имеет в виду дарящий. Японцы стремятся к совершенству во всем, что они делают. Они отличаются целеустремленностью и способностью жертвовать личными интересами ради общего блага, которое сочетается с необыкновенным трудолюбием. Невнимание к статусу -- это одна из наиболее распространенных ошибок людей западной культуры при общении с японцами. В Японии руководящий работник ожидает, что к нему будут относиться с уважением, которого требует его положение внутри компании, и точно так же ведет себя по отношению к европейцам. Поэтому убедитесь, что на визитных карточках указан наивысший статус, который может вам присвоить ваша организация или компания, и всегда носите их с собой. Невозможно предугадать, в какой момент они вам могут понадобиться. Японская аудитория ожидает искренности, а также более или менее завуалированного сообщения, полного неопределенности и скрытого смысла. Избегайте преувеличений и обязательно предоставляйте подробную информацию, лежащую в основе любого вашего предложения. Подчеркивание японцами духа коллективизма означает, что вы должны обращаться к аудитории в целом. Следите за тем, чтобы не фокусировать внимание на определенной группе слушателей и не выделять кого-либо -- у остальных возникнет ощущение, что их игнорируют. Японская деловая этика неразрывно связана с культурой страны и этнопсихологией японцев. Для тех, кто собирается достичь успеха в бизнесе с Японией, ее изучение абсолютно необходимо. При всем многообразии составляющих японской деловой этики их можно разделить на две группы - твердые правила и аспекты, где компромисс допустим.

2. Правила японской деловой этики

Когда русский бизнесмен вступает в контакт с японцем, нужно помнить о том, что существует три "нет" японской деловой этики:

* нельзя приходить на встречу без визитных карточек;

* нельзя не иметь материалов о своей компании и своем предложении;

* нельзя отклоняться от протокола в одежде и внешнем виде.

Одним из ключевых элементов деловой культуры являются визитные карточки. Для японца они не только несут определенный объем информации. В самой Японии с ее низким уровнем преступности и отсутствием склонности населения к мошенничеству визитка зачастую служит удостоверением личности, а название серьезной компании или организации на ней - свидетельством надежности и кредитоспособности ее владельца. Кроме того, нельзя забывать, что русские имена с трудом воспринимаются японцами на слух. Получив визитку, японцы всегда кладут ее перед собой, чтобы иметь возможность подсмотреть лишний раз имя собеседника. Если на встрече присутствует несколько человек, как правило, визитки разложат в том порядке, как они сидят. И, наконец, всегда следует учитывать, что в японском обществе очень ценится церемониал.

И если в начале знакомства вы не даете визитную карточку в ответ на врученную вам, то ход церемониала оказывается нарушен, ваш японский партнер чувствует дискомфорт. Разумеется, извинения за отсутствие визиток будут приняты, возможно, и с добрым юмором, однако не стоит сомневаться - первое впечатление о вас серьезно смазано. Второй ключевой элемент деловой культуры может звучать как заповедь - "никогда не вступай в контакт с японским бизнесменом, не имея при себе документов и материалов". То есть, когда готовится выход на японскую компанию, начинать надо с себя - приготовить максимум возможной документации. Нужно иметь при себе проспект компании или хотя бы ее описание, подробное изложение предлагаемого проекта или сделки, анализ состояния отрасли и т.д. В тактических целях на первую встречу можно и не готовить конкретные предложения по суммам сделки или проекта, но четкое владение этими вопросами обязательно для тех, кто идет на контакт с японской фирмой. Любая задержка в ответах на финансовые вопросы может серьезно насторожить ваших партнеров. Гарантией провала встречи является часто используемая отечественными бизнесменами тактика "встретимся - расскажем о себе - узнаем, чего они хотят". И, наконец, деловой костюм. Стремление к унификации, желание не выделяться, свойственные японскому национальному характеру, в одежде очень ощутимы. Стиль костюма и внешнего вида в японском деловом мире весьма консервативны. Японское общество очень чувствительно к проявлению статуса, и поэтому уделяет особое внимание одежде. Это означает одежду от известных фирм, которая служит показателем положения в обществе. Избегайте небрежности в одежде. Требования к мужскому деловому костюму в Японии включают в себя строгий костюм и галстук. Вероятно, соответствие определенным правилам в одежде распознается как принадлежность к тому же самому деловому сообществу, кругу людей, с которыми "можно иметь дело". При контакте с японскими бизнесменами костюм и галстук обязательны, однако галстук может быть и самой радикальной расцветки, если костюм строгий - это не вызовет особого удивления. Одежда должна быть чистой, особенно ботинки. В самой Японии 99% сотрудников компаний ходят на работу в черных лакированых ботинках. Однако, если чистая одежда на вас немного помята, в Японии это не вызовет осуждения - значит, вы "горите на работе". Теперь обратимся к тем аспектам делового общения, где возможны компромиссы между западной и японской традициями. И здесь крупнейшим вопросом становится ресторан. В японском деловом мире посещение ресторана не означает празднование прогресса в переговорах или подписания контракта. Ресторан - это место, где деловые контакты продолжаются в дружеской атмосфере, но зачастую в не менее интенсивном темпе. Недаром считается, что важнейшие политические и экономические решения в Японии принимаются на совещаниях политиков или президентов крупных компаний в ресторанах в токийских районах Гиндза и Акасака.

Итак, если японский партнер приглашает вас в ресторан, это важный сигнал того, что ваше предложение интересно, и японцы готовы к продолжению сотрудничества с вами. Соответственно, приглашение на ужин следует расценивать как знак большего доверия, чем просто на ланч. Хорошо, если вы идете в европейский ресторан и обстановка вам знакома. В японском ресторане русский человек сталкивается с необходимостью пройти между Сциллой японских обычаев и Харибдой радушия приглашающего. Первый вопрос - есть или не есть палочками. Ответ на него логически прост. Умеешь - ешь. Японцу будет очень приятно, что вы владеете этим непростым искусством, еще одна льдинка между вами будет растоплена. Не умеешь - не ешь. Не стоит пытаться научиться есть палочками при всех. Дело даже не в том, что сразу это ни у кого не получается и над вами добродушно посмеются. Самое неприятное заключается в том, что вы не сможете поесть как следует. Кроме того, если у нас бутерброд всегда падает маслом вниз, то в Японии падающий из палочек кусочек еды всегда попадает в тарелочку с соевым соусом, брызги которого летят на белую рубашку. Это уже серьезно, поскольку может омрачить вам настроение и всю атмосферу ужина. Японцы всегда с пониманием отнесутся к неумению есть палочками.

Вторая немаловажная сторона встречи в ресторане - деликатесы японской кухни. Сырая рыба, полуживые улитки и некоторые специфические блюда воспринимаются далеко не всеми иностранцами. Однако это очень дорогие кушанья и не попробовать их, означает обидеть хозяев. Третье, о чем нельзя забывать в ресторане с японцами - спиртные напитки. Вечером, как правило, сначала пьют пиво, потом сакэ, затем виски. Японцы и пьют немало, и быстро пьянеют. Но не стоит воспринимать это как норму поведения. Если русский партнер возьмет лишнего, это будет замечено и учтено при дальнейшем ведении дел.

В то же время Япония - часть азиатской культуры. При общении в ресторане всегда следует быть готовым к некоторым ее специфическим проявлениям - сытой икоте, ковырянию зубочисткой в ухе и т.д. Можно идти на компромиссы и в отношении многих других элементов японской культуры, с которыми сталкиваешься при ведении бизнеса в Японии, например, располагаться на циновках татами так, как удобно, а не в классической позе. То же касается и приветствий. Важнейшим элементом правил хорошего тона являются поклоны. Причем, 15, например, поклонов достаточно лишь для тривиального приветствия, чтобы произвести хорошее впечатление, нужно кланяться 45 раз, особое почтение выражают 70 поклонами, а самую уважаемую личность приветствуют, поклонившись 90 раз подряд. Желательно овладеть неглубокой формой поклона, однако для этого стоит хорошо присмотреться к тому, как это делают, дабы не выглядеть смешно. Однако рукопожатие с иностранцем вполне распространено в японском деловом сообществе. Нет ничего страшного и в том, что японец вам поклонится, но не предоставит возможность для рукопожатия. Так же можно подойти и к тому, каким образом вступать в первый контакт с японской компанией. Наименее желателен способ прямого обращения по общедоступному телефону и уж тем более по факсу. Разрабатывая тактику выхода на японскую компанию, лучше всего постараться найти хоть кого-нибудь, кто мог бы представить вас японцам. Японское общество традиционно и личные контакты ценятся в нем особо. Встреча по чьей-либо рекомендации или при наличии общих знакомых пройдет намного плодотворнее, чем прямое обращение. Однако если найти нужного человека невозможно, то надо выходить на компанию напрямую, но при этом следует помнить о двух моментах. Во-первых, очень важно попасть сразу же к тому специалисту, который отвечает за ваше направление, иначе усилия будут потрачены впустую. Во-вторых, во всем мире преувеличивается знание японцами английского языка. Если бизнесмен настроен на серьезную работу с японцами, переводчик необходим. В ходе беседы особого внимания требуют юмор и наши пословицы. Широко принятые в деловом общении у нас, в Европе и США они, как правило, воспринимаются японскими визави неадекватно, даже если и переводимы. Шутить в компании с японскими друзьями - умение, которое приходит постепенно. В настоящее время и в Японии, и в СНГ представителям деловых кругов приходится сталкиваться в основном с четырьмя типами японских бизнесменов. Первая и самая большая группа - сотрудники крупных торговых домов, больших и средних фирм. Специфика работы с людьми из этой группы заключается в понимании того, что они являются частями сложных бюрократических машин. В японской компании даже средних размеров, не говоря уж о крупных конгломератах, существует очень диверсифицированная внутренняя структура, характеризующаяся непрозрачностью потоков информации, размытостью центров принятия решений и общим уклонением от ответственности. Поэтому, настроившись на работу с такой компанией, русский бизнесмен должен отдавать себе отчет в том, что темп контактов будет весьма низким, особенно на начальной стадии. Принятие решения в такой компании потребует большого времени. Как правило, первую встречу проводит рядовой сотрудник, задача которого квалифицированно собрать информацию, обработать ее в соответствии с корпоративными правилами и представить наверх. Следующий уровень - начальник сектора, принимающий решение работать с предложением дальше или завернуть его. При положительном решении вопрос выносится на уровень начальника отдела, затем члена совета директоров, который и делает доклад на совете, где оформляется решение. Но на практике самым важным является уровень начальника отдела. Если он направляет материал наверх, значит, тем самым принимает на себя некоторую долю ответственности за его результативность. Перед советом директоров обязательно проводятся консультации с президентом компании для того, чтобы в целом решение было одобрено заранее. Такая схема приводит к очень важному практическому выводу - всегда нужно стремиться, разумеется, не нарушая установленного этикета, продвинуть свое предложение на как можно более высокий уровень. Вопрос будет рассматриваться совсем по-иному в том случае, если начальник отдела сам принесет полученные от вас материалы и отдаст рядовому сотруднику проработать, по сравнению с обычной практикой, когда предложение идет от рядового сотрудника к члену совета директоров. Не исключено, что в ходе работы произойдет смена курирующего отдела и придется начинать разъяснения с самого начала во второй раз. Однако если проект и сделка подходят к стадии подготовки контракта, работа с большой компанией начнет быстро приносить плоды. К разработке будут подключены лучшие силы разных отделов, а контракт будет подготовлен на самом высоком уровне. Кроме того, при работе с компаниями такого уровня абсолютно исключено мошенничество, невыполнение обязательств или какие-либо иные негативные явления. Ко второй группе примыкают многочисленные сотрудники различных экономических организаций Японии, исследовательских институтов, экономисты, журналисты экономических изданий. Эти люди, как правило, обладают большим объемом информации и общение с ними чрезвычайно полезно для деловых контактов. В отличие от сотрудников компаний они не "зашорены" и обладают широкими связями. Их, безусловно, следует использовать для установления реальных деловых отношений с представителями компаний. Третья категория - самая желанная для представителей отечественного бизнеса, но, к сожалению, отнюдь не самая многочисленная. Это руководители средних и малых компаний, способные самостоятельно принимать решения и обладающие достаточными собственными или привлеченными средствами для осуществления проекта или сделки. В самой Японии эта группа предпринимателей многочисленна, однако лишь немногие из них ведут бизнес в России. Зато в случае обоюдной заинтересованности работа с такими партнерами движется быстро, а решения принимаются оперативно. Четвертая группа - так называемые "вентиляторы". Это слово родилось в русской общине в Токио и означает человека, который, размахивает руками, симулируя бурную активность, но ничего осуществить и произвести не может. Как ни странно, в Японии таких "бизнесменов" много, и Россия притягивает их как место, где можно быстро и легко заработать деньги. "Вентиляторы" - не обязательно мошенники. Скорее, большинство из них искренне верит в то, что собирается совершить, однако эти люди не только не имеют реальных материальных и организационных ресурсов, но и действуют как бы "вне контекста" - в той реальности, которую сами себе создали и в которую уверовали. Многолетний опыт общения с такими людьми приводит к одному-единственному выводу: как бы они ни были приятны в общении и убедительны в рассказах, работы с ними следует избегать. Попытка сделать бизнес с таким партнером в лучшем случае приведет к потере сил и накладным расходам, в худшем - закончится серьезными неприятностями с властями или потерей денег. Однако, решив работать с серьезными представителями японского бизнеса, русский бизнесмен должен учитывать еще одну немаловажную деталь. Японские деловые круги намного более политизированы, чем американские и европейские предприниматели.

В Японии связи бизнесменов с политиками, их секретарями, чиновниками и прочими людьми, близко стоящими к власти, развиты чрезвычайно. Эти реалии переносятся механически и на нашу почву. Таким образом, основное отличие деловой этики японцев заключается во влиянии специфической национальной культуры, которая проявляется как в особых традициях, так и в особой консервативности деловых процедур. Русский бизнесмен, нацеленный на партнерство с японской компанией, должен принять установленные правила игры и мобилизоваться. Слагаемые успеха - четкое следование правилам делового этикета, подготовка документации на высоком уровне, оперативное реагирование на поставленные партнером вопросы. Многие бизнесмены признаются, что работа с японцами дисциплинирует.

3. Основы делового общения в Японии

Поклон -- традиционная форма приветствия в Японии, причем, чем ниже поклон, тем большее высказывается уважение. В последнее время все большее распространение при общении с зарубежными коллегами получает рукопожатие. В целом же следует иметь в виду, что японская культура не предполагает непосредственного контакта, поэтому похлопывание по плечу, широкие объятия и т. п. неуместны. В деловой жизни при знакомстве широко принят обмен визитными карточками.

Обращение по имени к японскому коллеге недопустимо. Так обращаются друг к другу только близкие друзья и родственники.

Японцы пунктуальны. Чтобы не опоздать, японец может появиться даже раньше оговоренного времени. Вся практика делового общения в Японии основана на предельной точности. Японцы с детства воспитываются в духе "групповой солидарности", корпоративности. Они учатся подавлять свои индивидуалистские порывы, сдерживать амбиции, не выпячивать свои сильные качества. Считается, что такое поведение, согласно японским традициям, неизбежно будет вознаграждаться.

Во время переговоров и деловых бесед японцы стремятся избегать столкновения позиций. Для них мало характерны особые подвижки или значительные изменения в тактике переговоров. Отсутствие явного "нет" в деловых отношениях японцев может порождать ряд казусных ситуаций. Так, приехав на короткий срок в Японию и проведя там переговоры, зарубежная делегация может быть практически уверена, что остались лишь некоторые формальности для подписания соглашения. На самом же деле ее предложения были в вежливой форме -- без использования слова "нет" -- просто отклонены.

Слушая собеседника, японец всячески демонстрирует внимание. Часто такое поведение европейцами интерпретируется как выражение согласия с излагаемой точкой зрения. На самом же деле он лишь побуждает собеседника продолжать.

Точность на переговорах, будь то время их начала и окончания, или выполнение обещаний, взятых на себя обязательств, одна из важнейших черт японского переговорного стиля. Механизм принятия решения у японцев предполагает довольно сложный процесс согласования и утверждения тех или иных положений. Это может занимать значительное время.

Японцы склонны к персонализации деловых отношений, т.е. построению их на личной основе. Это может выражаться по-разному. Например, в длительных предварительных обсуждениях, во время которых возможно множество вопросов к собеседнику, мало относящихся к сути дела. В ходе таких разговоров японцы стараются установить личный контакт с партнером и тем самым как бы заручиться его согласием на дальнейшую работу.

Японцы любят развлекать гостей и умеют делать это хорошо. Иногда деловым встречам может предшествовать целая развлекательная программа: рестораны, экскурсии и т.п. Не стоит уклоняться от нее. Для японцев это возможность установить личные контакты.

Подарку в Японии придается очень большое значение. Причем упаковка подарка зачастую более важна, чем сам подарок. Подарок надо принимать обеими руками.

4. Правила делового этикета в Японии

Этика японских бизнесменов существенно отличается от этики представителей Запада. Для того, чтобы действия японской стороны не вызвали недоумение и не были неправильно истолкованы, необходимо учитывать национальные различия и изучать правила, которыми пользуются при ведении переговоров в Японии.

Приветствие

Традиционной формой приветствия является поклон, причем, чем он ниже, тем большее уважение выказывается. Однако при контакте с иностранными коллегами всё большее распространение получает общепринятое рукопожатие. Учитывая это важно не попасть впросак, т.к. очень часто бизнесмены, желая произвести впечатление на своих японских парнёров, кланяются им при встрече, а японец в это самое время протягивает руку для рукопожатия. Потом, осознав комизм ситуации, японец кланяется, а западный бизнесмен протятивает руку. Снова не получилось!:) Итак, лучше остановиться на рукопожатии. Также необходимо помнить, что японская культура не предполагает непосредственного контакта, поэтому похлопывание по плечу и широкие объятия неуместны.

Партнёры

Обязательным способом знакомства с потенциальным парнёром является личная встреча с представителем компании в сочетании с направлением официального предложения о сотрудничестве. Как правило, такая встреча происходит при помощи посредника, хорошо известного как вам самим, так и интересующей вас японской компании. Потенциальный партнёр, к которому вы обратитесь устно или письменно по рекомендации посредника будет считать своим долгом (т.е. гири - по отношению к посреднику) помочь вам. Причем, степень чувства долга будет прямо пропорциональна степени зависимости от посредника. В силу того же гири посредник будет ожидать вознаграждения в той или иной форме, как в виде встречной услуги, так и материально.

Визитные карточки

Любое деловое знакомство с представителями японского бизнеса начинается с обязательного обмена визитками, поэтому их всегда необходимо иметь при себе в достаточном количестве, т.к. если в ответ на предложенную японцем карточку вы не дадите свою, то это может озадачить и даже оскорбить японского бизнесмена. К тому же японцы очень выборочно подходят к тому, кому, как и когда передавать свою визитку. К слову о передаче - принимать визитку (и передавать её) следует двумя руками как бы немного наклоняясь вперёд.

Точность - вежливость королей.. и японцев

Вся практика делового общения в Японии основана на точности. Японцы с детства воспитываются в духе "групповой солидарности" и корпоративности, учатся подавлять свои индивидуалистические порывы, сдерживать амбиции и не выпячивать свои сильные качества. В ряде случаев это не является сильной стороной японских компаний и очень часто создает проблемы. японский этика деловой переговоры

Персонализация отношений

Японцы стремятся построить деловые отношения на личной основе и в ходе переговоров, когда можно задавать собеседнику множество вопросов, не относящихся к сути дела, японцы стараются установить личный контакт с партнёром и тем самым заручиться его согласием на дальнейшую совместную работу. Этой же цели служит организация развлекательной программы для парнёров - японцы любят развлекать своих гостей и умеют делать это хорошо, поэтому ни в коем случае не стоит уклоняться от предложения пройтись по различным любопытным местам города перед переговорами.

Умение дарить подарки

Как известно, в Японии подарку придаётся очень большое значение. Для этого разработан целый этикет, нарушение которого для иностранца в принципе допустимо, но нежелательно, т.к. японец воспримет это как невежливость и свидетельство того, что культура данного иностранца находится на очень низком уровне.

Итак, подарок следует принимать обеими руками.

При разворачивании аккуратнее обращайтесь с упаковкой - ей придаётся чуть ли не большее значение, чем самому подарку, ну и возможно она вам ещё пригодится:).

Любой подарок принимайте с одинаковым выражением глубокой признательности - что пустячок, что дорогую вещь.

От иностранца не ожидают денежных даров. Лучше купить что-нибудь съедобное хорошего качества и в дорогом магазине.

Не стоит ходить в гости с цветами. Их дарят, как правило, больным или семье умершего (да-да, вот так.). Красный цвет (цвет крови) в упаковке недопустим, если вы идете в больницу или на похороны, оставьте его для более благоприятных случаев.

Неприлично дарить что-то партнёру сразу при знакомстве - лучше передать подарок при следующей встрече или при расставании. К тому же подарок не должен быть рекламой вашей фирмы. Наиболее приемлемы подарки в виде бутылки вина, дорогой авторучки, национальных продуктов вашей страны. Они должны быть упакованы таким образом, чтобы упаковка давала понять, что лежит внутри, но не отвлекала от ведения переговоров.

Подарками следует наделять всех членов переговоров, а лицам с высоким положением следует преподнести нечто более ценное, чем всем остальным.

Ответные подарки должны быть примерно той же ценовой категории и быть "фирменными".

Японцы не рассчитывают на то, что все будут соблюдать их обычаи и правила поведения, однако, если вы постараетесь делать так, как принято, вам будут очень благодарны. В то же время достаточно вести себя вежливо и соблюдать правила общения, принятые в вашей собственной стране.

Размещено на Allbest.ru