Основні принципи підготовки ділових паперів

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Вступ

Усі слова мають силу, при цьому написані слова мають силу, яка відчувається довше. Якщо ви написали щось на папері, ви не можете забрати це назад.

Хоч ця книга не є книгою про письмо, існує етикет письма, про який важливо пам'ятати, кожен раз збираючись щось написати. Зрозуміло і очевидно, що ви не хочете нікого образити написаним. Так само ви не бажаєте надати будь-кому докази вашої неорганізованості або ж неповаги до часу адресата (людини, якій ви направляєте, адресуєте написане).

Вдало використовуючи слова, ви можете створити у інших позитивне враження про себе, посилити свій професійний імідж. Розуміння моменту, коли необхідно писати; знання того, як саме скласти діловий лист; коли направляти лист-подяку -- усі ці вміння та навички є абсолютно необхідними у роботі будь-якого бізнесмена.

Вам необхідно, щоб написане вами було простим, чітко і ясно сформульованим і, як результат, легкозрозумілим. Вживання неадекватних слів та виразів (надто простих або ж непотрібно "високих"), відсутність чіткої структури в написаному, неохайний вигляд документа вважаються поганими манерами і є виявом низького професіоналізму.

Навіть, якщо адресат не згоден з викладеними вами думками і запропонованими ідеями, він безумовно оцінить ваше вміння чітко, ввічливо спілкуватися. Дуже обережно вибирайте слова, приділяйте максимальну увагу тому, що пишете, використовуйте при цьому усе своє вміння та майстерність -- це принесе безсумнівну користь вашій професійній репутації.

1. Коли писати

Навіть надзвичайно швидкий розвиток технологій, які допомагають спілкуватися, -- факсів, комп'ютерів і т.ін. -- не може звільнити нас від нескінченного потоку паперів. Очевидно, існує безліч ситуацій, коли письмове спілкування не тільки можливе, а й необхідне. Викладення певних положень на папері робить їх офіційними і постійними/незмінними. Маючи написаний документ, ви можете простежити розвиток подій за тривалий період (підготовка проекту/контракту; розробка тих чи інших пропозицій і т.ін.).

Кожна компанія має свій власний протокол щодо того, коли саме писати документи. У деяких організаціях практично нічого не робиться без написаної документації, в інших -- інформація викладається на папері у рідкісних випадках. Не усвідомлення існуючих правил відносно того, коли саме слід писати, може призвести до небажаних ситуацій. Так, якщо у певній організації немає правила викладати на папері основні положення, що стосуються тих чи інших аспектів її діяльності, підготовка подібного документа може бути розцінена співробітниками як певного роду загроза, надзвичайно формальна, а може така, що має юридичну силу. З іншого боку, якщо не викласти на папері певну інформацію, яка у даній конкретній компанії, як правило, фіксується у документах, співробітники можуть розцінити її як таку, що не варта уваги, і тому не діяти відповідно до неї.

Ви повинні знати правила вашої компанії/фірми/установи щодо письмового спілкування та дотримуватися їх.

2. Основи будь-якого письмового повідомлення

Незалежно від того, який саме документ ви готуєте, необхідно завжди дотримуватися основних принципів етикету ділового письма:

· Писати лише тоді, коли цього вимагає ситуація. Якщо певне питання можна вирішити по телефону, очевидно, варто так і зробити.

Однак існують певні ситуації, які вимагають письмового спілкування:

- висловлення вдячності/подяки;

- підтвердження телефонної розмови (щоб уникнути можливих непорозумінь);

- уточнення тих чи інших ділових моментів, наприклад, при підготовці контракту або при аналізі певних проблем.

Писати рекомендується у ситуаціях, коли люди потребують часу, а також у тих випадках, коли необхідно вивчити ситуацію/питання/обставини перед тим, як прийняти рішення чи розпочати дії.

· Намагатися, щоб написане було максимально зрозумілим. Завжди надавайте реальну інформацію; використовуйте позитивний тон і подавайте документ у максимально вигідній зовнішній формі. Короткі документи є найкращими. Однієї сторінки, як правило, абсолютно достатньо для більшості ділових листів.

· Поважати час адресата. Непродуманий, неорганізований документ принесе більше шкоди, ніж користі. Перед відправкою обов'язково відредагуйте написане -- викиньте непотрібне, зведіть увесь матеріал у логічну структуру, виділіть, де необхідно, основні, найбільш важливі положення.

3. Підготовка до написання документа

Значна частина, якщо не більшість, роботи щодо написання будь-якого матеріалу чи документа насправді відбувається до того, як ви берете ручку чи сідаєте за комп'ютер. Цей етап у підготовці можна визначити як "час до написання". Багато людей намагаються уникнути цього етапу. Деякі не планують, що саме вони будуть писати, вважаючи, що це занадто складно або ж забирає багато часу. Інші -- тому, що поспішають розпочати роботу (написання) і скоріше побачити результати. Є і такі, що просто не знають, як саме продумувати, готувати документ.

Дійсність свідчить, що без попереднього обдумування важко написати щось логічно і зв'язано. Важко викласти ідею, яку ви не продумали до кінця і не обдумали з усіх боків. Як правило, неорганізоване письмо є результатом неорганізованих думок. Ніякі слова не можуть заховати безлад мислення.

Для того, щоб розпочати і швидко організувати свої думки, насамперед з'ясуйте: а) кому ви пишете; б) що ви хочете сказати. Також визначте, який ви бажаєте побачити результат від написаного вами.

Запишіть основну тему на папері, а потім дайте вашим думкам вільно опрацьовувати її, записуючи усі ідеї, які з'являтимуться. Не оцінюйте їх на цьому етапі, головне зараз -- нічого не пропустити. Для такого обдумування варто відвести конкретний час, щоб не перетворити цей процес у безкінечний. До того ж, очевидно, ви будете мати конкретну дату, до якої маєте закінчити написання. Після того, як усі положення і пункти будуть записані, уважно прочитайте їх і оцініть (що ви будете вносити в документ/матеріал, а що просто відкинете). Оцінивши всі елементи, розмістіть їх у логічній послідовності, враховуючи структуру документа.

4. Пишемо документ

Тепер, коли ви знаєте, що писати, ви можете брати ручку чи сідати за комп'ютер.

Відведіть собі конкретний час для написання. Вам необхідно мати свіжу голову та якомога менше відволікаючих факторів. Впевніться у наявності потрібних вам матеріалів, щоб не перериватися на їх діставання з шафи чи пошуки. Якщо ви готуєте відповідь на чийсь лист або звіт, майте його перед собою.

Завжди пам'ятайте, хто саме читатиме написане вами. Виходьте з того, на інформацію якого типу і як саме подану ця людина відреагує найкращим чином. Чим більше ви знаєте про вашого адресата, тим легшим може бути процес написання.

Запишіть перший драфт. При цьому використовуйте ваші нотатки, зроблені під час продумування документа. Не виправляйте написане у ході процесу, нічого не викреслюйте, пишіть, поки пишеться. На цьому етапі ви не повинні видати ідеальний варіант. Пишіть так, як ви говорите, коли слова виходять легко і природно. Вам необхідно, щоб адресату було легко вас зрозуміти.

Після закінчення першого драфту, відредагуйте написане. Перечитайте текст і за необхідності змініть логічну послідовність окремих положень, абзаців. При цьому впевніться, що все написано у ввічливому, коректному тоні. Оцініть довжину речень та абзаців, вони не повинні бути дуже довгими. Перевірте орфографію та пунктуацію.

Завжди визначайте точний час, до якого вам необхідно підготувати матеріал, лист і т.ін. У цьому випадку така обмеженість часу може допомогти вам організуватися. До того ж, даючи відповідь без затягувань, ви можете заробити репутацію ввічливого організованого співробітника -- професіонала.

5. Мова та стиль ділового документа

Добре підготовлений документ означає правильне написання слів та побудову речень відповідно до правил, достатньо широкий запас слів, ясність та чіткість викладу.

Вдало зроблений документ полегшує процес письмового спілкування. Готуючи ділові листи, як і будь-які документи, необхідно пам'ятати про основні принципи та закономірності їх мови та стилю:

· Пишіть з позиції читача (адресата). Запитуйте себе: "Чому я повинен звернути увагу на написане?" або "Що тут стосується мене?" -- те, що запитає себе адресат. Ставте найважливішу інформацію на початку -- таким чином читач навряд чи пропустить її, навіть припинивши читати через пару абзаців. Намагайтеся відповісти на всі зауваження та заперечення, які, на ваш погляд, можуть виникнути в адресата.

· Пишіть так, як ви говорите. Викладайте думку чітко і зрозуміло. Навіть маючи визначену, стандартну структуру, діловий лист має бути написаний у розмовному тоні. Це не означає вживання простих слів, які не відповідають діловому стилю, як і не передбачає наявність помилок (ми завжди повинні говорити і писати правильно). Мова вашого листа має бути чіткою, простою і ясною, адже ваше основне завдання -- бути зрозумілим. Тому намагайтеся писати конкретно, без зайвих деталей. Без відволікань та затягувань переходьте до справи, щоб читач зразу (з першого прочитання) міг зрозуміти, про що йдеться. Ретельно підбирайте слова, щоб ваш лист не звучав дуже формально, або ж, навпаки, абсолютно не по-діловому. Допустимо вживання "51". У принципі, відчуття особи, яка готувала/писала лист, краще, ніж абсолютна заформалізованість. "Я направляю інформацію, яка Вас зацікавила" звучить значно краще, ніж "Необхідна інформація вкладена".

Коли ви перечитуєте вже написаний лист, звертайте увагу, як він звучить. Якщо вам не подобається його загальний тон, швидше за все, і читач не буде сприймати його так, як вам хотілося б.

· Дуже обережно використовуйте гумор. Часто хочеться "освіжити" свій лист елементом гумору особливо у тому випадку, коли ви добре знаєте читача. Навіть якщо вам здається, що жарт звучить невинно, краще додержуватися золотого правила: промовчати. Причини для цього очевидні і прості (але вагомі):

- Читач не матиме невербальних виразів жарту (міміка, жести, поза), як і не чутиме тону голосу та інтонації, які допомогли б йому адекватно сприйняти жарт, якби він чув його безпосередньо від вас або ж навіть і по телефону.

- Навіть якщо ви відправите лист у прекрасному настрої, адресат може отримати його у напружений чи важкий для себе час, коли і найкращий жарт не спрацює. До того ж, читач може просто поспішати, і тому не сприйняти написане адекватно.

- Написане слово можна інтерпретувати по-різному, і кількість таких варіантів значна. При цьому автор не має можливості контролювати цей процес. Крім того, жарт може бути перечитаний кілька разів і кожен наступний раз він буде сприйматися по-іншому (як не такий влучний і вдалий).

- Навіть якщо ви відправите лист одній особі, на яку і буде розрахований ваш жарт, можливо, колеги адресата прочитають (звичайно, з дозволу) або почують його від цієї особи і смішне для вас розцінять як абсолютно неприйнятне при діловому спілкуванні.

· Уникайте непотрібних додаткових слів, які заважають швидкому розумінню написаного. Навіщо писати: "Глибоко вдячний Вам за Ваше надзвичайно уважне ставлення до запропонованої ідеї", коли навіть просте "Дякую" може бути проявом ваших емоцій та почуттів. Наведемо деякі інші приклади поширених "перевантажених" виразів та їх можливі мовні заміни.

· Використовуйте щоденно вживані слова. Чим більший ваш словниковий запас, тим більш точною може бути ваша мова. Але якщо ви використовуєте слова, які можна знайти лише в словниках, підручниках чи кросвордах, ви не полегшуєте розуміння написаного вами. Високі, вичурні слова не завжди справляють враження на людей. Часто вони можуть викликати у читача відчуття приниженості або заставити його думати, що ви -- сноб. У будь-якому разі це прояв поганих манер. Навіть якщо читач знає значення слова, він може втратити певний час, думаючи про нього, і при цьому відволіктися від головного у вашому листі. Слід використовувати прості, часто вживані слова, які чітко і адекватно передають вашу думку. Уникайте розмовних, застарілих, а також різного роду жаргонних слів.

· Уникайте монотонності, затягнутості висловлення.

· Не використовуйте занадто довгих речень. Читаючи їх, адресат може загубити початок вашої думки десь посередині. Те саме стосується і довжини абзацу. Не варто робити абзаци розміром у пів сторінки. Як правило, читач не вчитується в них, а лише проглядає, при цьому, зрозуміло, гублячи певну частину інформації і гаючи час.

· Використовуйте активний, дієвий тон. Ваш лист має бути свідченням вашої готовності розглядати поставлені питання, вирішувати існуючі проблеми, а отже, діяти. Для цього слід використовувати не лише іменники з відповідним смислом, а й активні дієслова. Робоча група розгляне запропоновані пропозиції на наступному засіданні" звучить з більшою часткою активності і більш по-діловому, ніж: "Представлені пропозиції будуть розглянуті найближчим часом".

· Викладайте думки у логічній послідовності. Це допоможе читачу повністю зрозуміти написане вами, заощадить його час. Дотримуйтесь логічної послідовності не лише частин тексту (початок, основна частина, висновок), a й окремих абзаців та речень в них.

· Обов'язково відредагуйте написане. Скоротіть усе зайве, перевірте правильність написання слів, граматичних конструкцій та пунктуацію (всі коми, двокрапки, тире та інші знаки мають бути на своїх місцях). Наявність помилок у листі може бути свідченням ваших незнань, що аж ніяк не додасть позитивних рис до вашого іміджу. До того ж наявність помилок у вашому листі може мати ще більш вагомий негативний наслідок. Адресат може думати, що ви писали, поспішаючи, без належної уваги і не знайшли часу перевірити результати вашої роботи. Такий висновок у свою чергу поставить питання про загальний рівень вашої відповідальності за будь-яку справу, а також про ваше ставлення (повагу) до інших співробітників, ділових партнерів або клієнтів.

· Будьте ввічливим. Написане може здаватися більш грубим, агресивним та звинувачувальним, аніж сказане, тому що у тексті відсутні жести, міміка, які можуть пом'якшити враження від слів. "Не затримуйте звіт", очевидно, звучатиме грубо порівняно з: "Прохання надіслати звіт у визначені строки"/"Просимо надіслати звіт у визначені строки", хоча всі речення передають однаковий смисл. Будь-яку інформацію можна передати двома способами -- ввічливо і поважливо та навпаки. Сказане у ввічливій, позитивній манері більш імовірно досягне мети (підштовхне адресата до бажаних вами дій, рішень і т.ін.), а також створить дружнє враження.

· Подайте написане у зовнішньо привабливому вигляді. Не перевантажуйте сторінку словами, залишайте досить вільного місця між реченнями, абзацами, параграфами і т. ін. Звичайно, за допомогою сучасної техніки ви зможете вмістити значну кількість інформації на одній сторінці, якщо будете використовувати найдрібніший шрифт. Але хто стане читати написане подібним чином? Чи захочете ви гаяти час на подібний документ? Використовуйте нумерацію, виділяйте основні положення. Варіюйте довжину речень та абзаців. Це буде свідченням того, що ви приділили належну увагу підготовці справді професійного документа.

Література

письмовий офіційний етикет

1. Ботавина Р.Н. Этика деловых отношений: Учебное пособие для студентов обучающихся по экономическим специальностям. - М.: “Финансы и статистика”, 2010. - 208с.

2. Гах Й.М. Етика ділового спілкування: Навч. посібник. - К.: Центр навчальної літератури, 2012. - 160с.

3. Герасимчук А.А., Тимошенко О.І. Етика та етикет. - К.: ЄУ. - 2011. - 350с.

4. Герчикова И.Н. Деловая этика и регулирование международной коммерческой практики: Учебн. пособие - М.: Консалтбанкир, 2012. -576с.

5. Дерлоу Дес. Ключові управлінські рішення. Технологія прийняття рішень: Пер. з англ. - К.: Наукова думка, 2011. - 242с.

6. Зусін В.Я. Етика та етикет ділового спілкування: Навч. посібник. -2-е вид., перероб. і доп. - К.: Центр навчальної літератури, 2012. - 224с.

7. Кубрак О.В. Етика ділового та повсякденного спілкування: Навч. посібник. - Суми: ВДТ “Університетська книга”, 2010. - 288с.

8. Малахов В.Г. Етика: Курс лекцій. - К.: Либідь, 2010. - 304с.

9. Мартыненко Н.М. Основы менеджмента: Учебник. - К.: Каравелла, 2013. - 496с.

10. Палеха Ю.І. Ділова етика: Навчально-методичний посібник. - К.: ЄУФІМБ, 2012.- 250с.

11. Палеха Ю.І. Етика ділових відносин: Навч. Посібник. - К.: Кондор, 2010. - 356с.

12. Сердюк О.Д. Теорія та практика менеджменту: Навч. посібник. - К.: Професіонал, 2014. - 432с.

13. Статінова Н.П., Радченко С.Г. Етика бізнесу: Навч. посібник. - К.: КНТЕУ, 2010. - 280с.

Размещено на Allbest.ru