Особенности деловых коммуникаций в организациях

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования

"Российский экономический университет имени Г.В. Плеханова"

КЕМЕРОВСКИЙ ИНСТИТУТ (ФЕЛИАЛ)

Факультет заочного обучения

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине: ДЕЛОВЫЕ КОММУНИКАЦИИ

Тема: «Особенности деловых коммуникаций в организациях»

Выполнил: студент группы ЭУс-141

Архипов Константин Анатольевич

Кемерово 2015

Содержание

организация коммуникация деловой социальный

Введение

1. Деловое общение

2. Понятие «Организация»

3. Внутренняя и внешняя среда организации

4. Социальная структура коммуникаций в организации

5. Современные коммуникационные технологии в организации

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Общение - сложный процесс взаимодействия между людьми, заключающийся в обмене информацией, а также в восприятии и понимании партнерами друг друга. В принципе общение характерно для любых живых существ, но лишь на уровне человека процесс общения становиться осознанным, связанным вербальными и невербальными актами.

Деловое общение (его также называют ролевым или функционально-ролевым общением) направлено на организацию какой-либо совместной деятельности, того или иного дела. В центре такого общения - интересы дела, функциональные обязанности партнеров, вклад каждого из них в достижение результата, а личностные особенности партнеров: их симпатии или антипатии, чувства, настроение, психическое или физическое состояние как бы отодвигаются на задний план.

Умение вести себя с людьми во время беседы является одним из главнейших факторов, определяющих ваши шансы добиться успеха в бизнесе, служебной или предпринимательской деятельности, поэтому руководителю компании важно знать все техники, приемы и особенности делового общения.

Коммуникации - важнейший элемент обеспечения эффективности управления. Руководитель тратит от 50 до 90% своего времени именно на коммуникации. Не только слово, цифра и другая информация, которая может быть представлена письменно или графически, занимает основное место и является важнейшим в коммуникационном процессе, но и другие элементы (жесты, мимика, паузы) могут быть определяющими с позиций оценки эффективности управления.

Таким образом, от успешности общения и знания делового этикета зависит многое - и успех фирмы, и количество клиентов, и эффективность совместной работы, и продвижение проектов, и карьерный рост, поэтому целью данной курсовой работы является изучение особенностей делового общения в организации.

1. Деловое общение

Деловое общение - это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач. Специфической особенностью названного процесса является регламентированность, т. е. подчинение установленным ограничениям, которые определяются национальными и культурными традициями, профессиональными этическими принципами.

Деловой этикет включает в себя две группы правил:

- нормы, действующие в сфере общения между равными по статусу, членами одного коллектива (горизонтальные);

- наставления, определяющие характер контакта руководителя и подчиненного (вертикальные).

Общим требованием считается приветливое и предупредительное отношение ко всем коллегам по работе, партнерам, независимо от личных симпатий и антипатий.

Регламентированность делового взаимодействия выражается также во внимании к речи. Обязательно соблюдение речевого этикета - разработанных обществом норм языкового поведения, типовых готовых "формул", позволяющих организовать этикетные ситуации приветствия, просьбы, благодарности и т. д. (например, "здравствуйте", "будьте добры", "разрешите принести извинения", "счастлив, познакомиться с Вами"). Эти устойчивые конструкции выбираются с учетом социальных, возрастных, психологических характеристик.

Общение как взаимодействие предполагает, что люди устанавливают контакт друг с другом, обмениваются определенной информацией для того, чтобы строить совместную деятельность, сотрудничество.

Чтобы общение как взаимодействие происходило беспроблемно, оно должно состоять из следующих этапов:

- Установка контакта (знакомство). Предполагает понимание другого человека, представление себя другому человеку;

- Ориентировка в ситуации общения, осмысление происходящего, выдержка паузы;

- Обсуждение интересующей проблемы;

- Решение проблемы.

- Завершение контакта (выход из него).

Служебные контакты должны строиться на партнерских началах, исходить из взаимных запросов и потребностей, из интересов дела. Бесспорно, такое сотрудничество повышает трудовую и творческую активность, является важным фактором технологического процесса производства, бизнеса.

К деловым коммуникациям относятся беседы, совещания, заседания, переговоры, конференции, разнообразные деловые встречи, обеспечивающие эффективность как внутренних, так и внешних взаимодействий.

Особенности каждой формы деловой коммуникации определяются следующими критериями: цель проведения (зачем); участники (кто, с кем, для кого); регламент (как долго); коммуникативные средства реализации намерений (как); организация пространственной среды (где); ожидаемый результат (какой, что на выходе).

2. Понятие «Организация»

В широком смысле понятие «организация» применяется к биологическим, социальным и к техническим объектам. В научных работах понятие «организация» определяется как:

- внутренняя упорядоченность, согласованность, взаимодействие более или менее дифференцированных и автономных частей целого;

- совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого;

- объединение людей, совместно реализующих программу цели действующих на основе определенных правил и процедур.

В этих определениях выделяются три уровня организаций:

структурный, процессуальный и социально-психологический.

Организовывать - значит «строить двойной термальный и социальный организм предприятия».

По мнению М. Мескона, чтобы рассматривать некоторую группу как организацию, необходимо наличие: по крайней мере двух человек, которые считают себя частью этой группы; по крайней мере одной цели (т.е. желаемого конечного состояния или результат которую понимают, как общую все члены данной группы; члены группы, работающих для достижения значимой для всех цели.

Соединив в одно целое эти существенные характерно можно дать следующее определение: организация есть группа, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей.

Представление об организации развивалось в направлении жесткого структурно-функционального подхода М. Вебера, школа человеческих отношений (Э. Мэйо) к школе социальных систем основоположником которой можно считать биолога Людвига Берталанфи. За отправную точку исследования организации принимать уровень социальной системы, объединяющей отдельные элементы.

Ключевыми понятиями школы социальных систем является представления об открытых и закрытых системах.

Система любого типа - это некое целое, состоящее из частей (подсистем), которые функционируют сообща взаимозависим образом с целью осуществления общих задач.

Отрытая система - это система, которая влияет на свое окружение, испытывает влияние с его стороны, и взаимодействует с ним.

Концепции, рассматривающие организацию в качестве открытой системы, акцентируют внимание на взаимосвязи различных компонентов и функций организации и признают взаимную зависимость между организацией и ее внешней средой, являющейся истоком трудовой силы и сырья и реципиентом продукции и услуг организации. С системной точки зрения организация сумеет выжить и преуспеть, если ее различные функции и компоненты функционируют в согласии друг с другом и система как единое целое поддерживает интенсивную связь со своим окружением.

3. Внутренняя и внешняя среда организации

Каждая организация имеет внутреннюю и внешнюю среды, в которых осуществляется операционная деятельность. Внутренняя среда организации - это та часть общей среды, которая находится в рамках организации.

Внутренняя среда организации формируется в соответствии, во-первых, с целями и задачами организации, во-вторых, с ресурсами организации. Внутренняя среда состоит из структур, состояние которых в совокупности определяет тот потенциал и те возможности, которыми располагает организация. Эти структуры реализуют следующие цели и задачи:

- секретариат - структурное подразделение, создаваемое, как правило, для обслуживания руководства организации.

- кадровая структура - взаимодействие менеджеров и рабочих, обучение и продвижение кадров, оценка результатов труда и стимулирование, создание и поддержание отношений между работниками;

- организационная структура - коммуникационные процессы, организационные структуры, нормы, правила, процедуры распределения прав и ответственности, иерархия подчинения;

- производственная структура - изготовление продукции, снабжение и ведение складского хозяйства;

- маркетинговая структура внутренней среды -- стратегия ценообразования, стратегия продвижения продукта на рынках, выбор рынков сбыта и систем распределения;

- финансовая структура включает в себя процессы, связанные с обеспечением эффективного взаимодействия.

Внутренняя среда пронизана организационной культурой, которая может либо способствовать тому, что организация выступает сильной, устойчиво выживающей в конкурентной борьбе структурой, либо ослаблять организацию, не давая ей успешно развиваться даже при высоком уровне технического и финансового потенциала.

Информацию об организационной культуре можно получить из различных публикаций, в которых организация сама себя представляет. Как правило, в своих публикациях организации большое внимание уделяют фирменной философии, пропаганде своих ценностей. Для организации с сильной организационной культурой характерно подчеркивание важности «человеческого фактора», а для организации со слабой организационной культурой характерно стремление говорить в публикациях о формальных организационных и количественных аспектах своей деятельности.

Наблюдения также позволяют сформировать представление об организационной культуре -- как сотрудники трудятся на своих рабочих местах, как они взаимодействуют друг с другом, чему они отдают предпочтение в разговорах.

Для оценки организационной культуры важно знать, какими критериями руководствуются в организации при продвижении работников по службе. Организации, в которых работники продвигаются по службе быстро и по результатам индивидуальных достояний, обладают слабой организационной культурой. Долгосрочный характер продвижения работников по службе в зависимости от умения работать в коллективе служит признаком сильной организационной культуры.

Если сотрудники хорошо осведомлены об истории организации, серьезно и с уважением относятся к правилам, ритуалам и организационным символам, то с высокой степенью вероятности можно предположить, что организация обладает сильной организационной культурой.

Чтобы быть успешной организация должна уметь прогнозировать то, какие трудности могут возникнуть на ее пути в будущем, и то, какие новые возможности могут открыться для нее. Основное внимание следует уделять выяснению того, какие угрозы и какие возможности таит в себе внешняя среда.

Под сложностью внешней среды понимается вариативность факторов, на которые организация обязана реагировать. Подвижность среды - скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Многие исследователи и руководители отмечают, что в современных условиях окружение организаций меняется с нарастающей скоростью, причем есть организации, вокруг которых внешняя среда особенно подвижна. Неопределенность внешней среды является функцией объема информации, которой располагает организация по поводу конкретного фактора, а также уверенностью в надежности этой информации. Если информации мало или есть некоторые неточности, сомнения относительно ее происхождения, то среда становится более неопределенной, чем в ситуации, когда имеется адекватная информация и есть основания считать ее обоснованной, высоконадежной.

Среда прямого воздействия. При рассмотрении влияния внешнего окружения на организацию следует учитывать характеристики взаимосвязанности, сложности, подвижности и неопределенности, которые описывают факторы как прямого, так и косвенного воздействия.

К внешней среде прямого воздействия на организацию относятся:

- поставщики - организации, поставляющие материалы, оборудование, капитал, рабочую силу. Зависимость между организацией и сетью поставщиков - один из наиболее ярких примеров прямого воздействия среды на операции и успешность деятельности организации;

- потребители (клиенты). Для многих, согласно мнению П.Ф. Друкера, единственной подлинной целью бизнеса является создание группы потребителей. Под этим понимается следующее: выживание и существование организации зависят от ее способностей находить потребителей своей продукции и удовлетворять их запросы. Некоммерческие, государственные, правительственные организации также имеют своих потребителей.

Потребители определяют для организации то, что относят к результатам ее деятельности, поскольку они решают, какие товары и услуги и их цена наиболее желательны, а какие нет; партнеры по бизнесу- торговые посредники, распространители продукции и т.д.

- Конкурирующая среда. Очень редко организация является единственной на рынке, чаще всего она окружена конкурентами. В числе общие конкуренты (борьба за размещение денег, в общем все нужды потребителя); конкуренты отрасли (конкуренция в сфере избранных клиентом потребностей); конкуренты организации (соперничество в сфере торговой марки). Руководство любого предприятия четко понимает, что если не удовлетворять потребителей эффективнее конкурентов, то предприятию не выжить, в многих ситуациях не потребители, а именно конкуренты определяют, какого рода результаты деятельности можно продать и по какой цене.

Важно понимать, отмечает М. Мескон, что потребители - единственный объект соперничества организаций. От реакции конкуренции зависят такие внутренние факторы, как условия работы, оплата труда и характер отношений руководителей с подчинёнными.

Общественная среда является фактором большого значения. Уровень развития технологии, технологические нововведения: влияют на эффективность, с которой можно изготавливать продукцию и продавать ее, на скорость устаревания продукта, на то, как можно собирать, хранить и распределять информацию, и т.д. Многие временные технологические нововведения глубоко затронули общество и организации в целом, к ним относятся компьютерная, микроволновая, полупроводниковая технология, спутниковая связь, атомная энергетика, получение синтетических топлив и продуктов питания, генная инженерия и др. Исследователи отмечают, что скорость изменения технологий сохранится и в ближайшем будущем, так как в настоящее время в мире работает больше ученых, чем прежде.

4. Социальная структура коммуникаций в организации

Социально-демографическая структура организации определяется половым, возрастным, этническим составом работников предприятия, уровнем их образования, квалификацией, опытом и стажем работы. Выделяются гомогенные и гетерогенные типы структур. Эта характеристика оказывает существенное влияние как на производственно-экономическую деятельность предприятия, так и на эффективность и социально-психологический характер взаимоотношений.

Гомогенные организации, т.е. ее однородность по таким признакам, как пол, возраст, уровень образования и прочее, является предпосылкой формирования общности интересов, ценность ориентации, норм и стереотипов поведения.

Гетерогенные организации часто распадаются на несколько более или менее гомогенных группировок, и формирование психологического единства и целостности оказывается сложным, а порой недостижимым.

Профессиональная структура основана на разделении труда и необходимости согласования, координации реальных действий всех участников совместной деятельности. Таким образом, возникают четыре типа структурных подразделений:

1. административный персонал - руководители, в обязанности которых входит организация системы производства;

2. производственный персонал - работники, занятые производством продукции;

3. обслуживающий персонал - работники, занятые обеспечением системы производства (маркетинг, снабжение, сбыт, техника безопасности);

4. инженерно-технический персонал - работники, занятые созданием новой техники и технологии, обеспечением бесперебойной работы имеющейся техники.

Неформальная структура организации формируется вследствие личного стремления членов организации к тем или иным контактам в рабочей среде на основе действительных функций, выполняемых каждым работником, и представляет собой сеть фактически сложившихся отношений между членами данной группы. Эта структура возникает и развивается спонтанно по мере того, как ее члены взаимодействуют друг с другом.

Люди вступают в неофициальные отношения, чтобы удовлетворить потребность в общении, привязанности, дружбе, в той или иной информации (профессиональной). Иногда неофициальные контакты устанавливаются из эгоистических побуждений. Привязанность людей друг к другу может быть также следствием сходства в образовании, квалификации, семейном положении, национальной принадлежности и т.п.

Рассматривая особенности взаимодействия в пределах формальной и неформальной организационных структур, можно говорить о формальной и неформальной организациях. Формальная организация представляет собой систему официальных ролей, в то время как неформальная организация есть система ролей неофициальных. Эти системы тесно переплетены между собой и влияют друг на друга. Результатом такого переплетения можно считать создание коммуникативных сетей (структур), обеспечивающих прохождение вертикальных и горизонтальных информационных потоков.

Внутри коммуникативные сети подразделяются на централизованные и децентрализованные. Здесь «звезда» и «веер» примеры централизованных моделей распространения информации, где все потоки замыкаются на руководителя (лидера). Общение работников друг с другом проходит через центральную позицию. Такие сети обеспечивают высокую эффективность при решении относительно простых задач. «Неполная» и «полная» структура обеспечивают общение участников коммуникативного процесса друг с другом. Они эффективны в случае, если производственные задания требуют постоянного обмена информацией относительно их содержания и способов решения.

5. Современные коммуникационные технологии в организации

Достижение современных информационных технологий - управленческие информационные системы; их задача - оптимизация процессов генерации, обработки и передачи информации. Данные системы включают в себя компьютеры, их программное обеспечение, обрабатываемые данные, основной персонал и пользователей.

Многие организации используют новые информационные технологии для совершенствования процесса внутренних коммуникаций. Примером может служить практика применения внутриорганизационных видеоконференций, создание страниц, а Интернете доступных всем работникам, формирование адресной сети электронной почты. Современная система персональных телекоммуникационных услуг использует цифровую компьютерную электронику, как способ передачи данных, графических изображений и видеоматериалов. Современные телекоммуникационные технологии доступны многим современным организациям: определители номера телефонного абонента, электронная почта, голосовые, интеллектуальные автоответчики, электронные доски объявлений и т.п.

Заключение

Исходя из всего вышесказанного, Коммуникация является одним из основных функций управления в любой организации и ее значение трудно переоценить. Это процесс передачи информации, мыслей, идей, мнений и планов между различными подразделениями организации.

Невозможно иметь человеческие отношения без общения. Однако эффективная коммуникация требуется не только для хороших человеческих отношений, но и для различных аспектов организации.

Коммуникации в организациях включают в себя все средства, как формальные, так и неформальные, в которых информация передается вверх, вниз, и через сеть менеджеров и сотрудников в бизнес.

Список использованной литературы

1. Батаршев, А.В. «Организаторские и коммуникативные качества личности» (Для деловых людей) [текст]. Таллин: Центр информационных и социальных технологий «Регалис», 1998.

2. Виханский, О.С., Наумов, А.И. Менеджмент [текст] / М.: «Высшая школа», 2000 г.

3. Жарковская, Е.П. Антикризисное управление. М.: Омега-Л, 2004.

4. Кричевский, Р.Л. «Если Вы руководитель» [текст] / М.: Издательство «ДЕЛО», 1999.

5. Лукичева, Л.И. Управление организацией [текст] /. М. 2004.

6. Мескон, М.Х., Альберт, М., Хедоури, Ф. Основы менеджмента [текст] /. М.: Дело, 1999.

Размещено на Allbest.ru