Устная деловая публичная коммуникация

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Публичная коммуникация

1.1 Виды и формы публичной коммуникации

1.2 Жанры публичной коммуникации

2. Устная деловая публичная коммуникация

2.1 Функции, особенности и культура устной деловой коммуникации

2.2 Публичная речь

2.2 Этикетные речи

Заключение

Список литературы

Введение

Самый массовый вид общения людей в социуме (обществе) - деловое общение. Без него не обойтись в сфере экономических, правовых, дипломатических, коммерческих, административных отношений. Сегодня рамки делового общения расширяются. Реклама, светское общение становятся неотъемлемой составляющей делового общения. Успех предприятия, дела сегодня во многом зависит от умения представить свои позиции в наиболее выгодном свете, заинтересовать потенциального партнера, создать благоприятное впечатление. Поэтому, помимо "читаемой" монологической речи, в практику делового общения все активнее входит подготовленная, но "нечитаемая" монологическая речь (презентационная речь, торжественная речь, вступительное слово на различных встречах).

Актуальность исследования устного официально-делового стиля связана с широким использованием деловой речи у деловых людей и специалистов в различных сферах.

Целью работы было ознакомиться с устной деловой публичной коммуникацией, ее функциями, целями и задачами.

В первой части работы раскрываются основные понятия публичной коммуникации, формы и жанры.

Во второй части рассматриваются основные особенности и требования к устно-речевому стилю делового общения.

1. Публичная коммуникация

Прежде всего, дадим определение коммуникации. Коммуникация - это носящее специальный характер взаимодействие людей друг с другом, выраженное в контактах и общении. Речевая коммуникация рассматривается как непрерывный поток мыслей и разговора. Никакой разговор не происходит изолированно, а отдельные слова или группа ещё не составляют коммуникацию. Любая произносимая фраза опосредована влиянием прошлого и оказывает воздействие на будущее.

Под публичной коммуникацией обычно понимают вид устного общения, при котором информация в обстановке официальности передается значительному числу слушателей. Для публичных коммуникаций характерна передача информации, затрагивающей общественный интерес, с одновременным приданием ей публичного статуса. Публичный статус подразумевает сообщение информации лицом, обладающим определенным социальным статусом, т.е. формально установленным или молчаливо признаваемым местом индивида в иерархии социальной группы. Кроме того, статус публичности связан с официальностью обстановки общения, которая предполагает своевременное оповещение аудитории о теме сообщения и статусе выступающего и приглашение ее в определенное место и время. Официальное общение подчиняется определенному регламенту.

При публичном общении слушатели должны находиться в поле зрения говорящего, т.е. это контактное общение в отличие от дистантного массового общения, осуществляемого через СМИ. В целом слушатели, как правило, -- это специально организованная аудитория, и ее параметры должны быть известны говорящему (численность аудитории, возраст, профессия, пол и т.д.). Слушатели являются в определенной степени заинтересованной аудиторией, специально пришедшей послушать выступающего в силу своей социальной роли (например, работники организации, студенты, прихожане, сторонники политической партии и т.д.). Публичное общение относится к институциональному (статусно ориентированному) общению в отличие от персонального (личностно ориентированного). Статусно ориентированное общение имеет множество разновидностей, выделяемых в том или ином обществе в соответствии с принятыми в нем сферами общения и сложившимися социальными институтами: политическими, деловыми, научными, педагогическими, медицинскими, военными, спортивными, религиозными, юридическими и т.д.

Специфической особенностью делового общения является его регламентированность, т.е. подчиненность установленным правилам и ограничениям. Эти правила определяются типом делового общения, формой, степенью официальности, конкретными целями и задачами, которые стоят перед общающимися, а также национально-культурными традициями и общественными нормами поведения.

Они фиксируются, оформляются в виде протокола (делового, дипломатического), существуют в виде общепринятых норм социального поведения, в виде этикетных требований, ограничений временных рамок общения.

1.1 Виды и формы публичной коммуникации

деловой публичный коммуникация этикетный

Формы публичной коммуникации развивались в соответствии с потребностями общества. Публичная коммуникация существовала еще в дописьменном обществе, ее прообразом можно считать синкретичные ритуальные формы общения шамана и племени. С возникновением государства и формированием литературного языка выделились отдельные виды публичной коммуникации в соответствии с государственными институтами. Они были описаны Аристотелем в трактате «Риторика» и получили название речей: речь показательная (на торжественном собрании), речь судебная (в народном суде), речь совещательная (в народном собрании). Целью таких речей было объединение людей, установление справедливости в споре, обеспечение будущей безопасности.

С появлением письменности, особенно книгопечатания, устная публичная речь стала делить свои функции с письменными текстами, а в сфере управления государством была оттеснена письменной речью. Однако, все виды публичной речи, выработанные еще в античности, сохранились и в наши дни, объединившись с письменными текстами в определенные сценарии взаимодействия. Так, каждое собрание сопровождается ведением протокола и заканчивается принятием решений, зафиксированных в письменном виде; обсуждение законов в парламенте опирается на письменный вариант закона, копия которого имеется у каждого парламентария; даже на торжественном собрании поздравление юбиляра сопровождается вручением ему адреса. Таким образом, в современном обществе наблюдаются взаимодействие и взаимодополнение устной и письменной форм речи.

Сохранению высокого статуса устной публичной речи способствовали ее некоторые несомненные преимущества перед письменной речью. Во-первых, в устной речи больше каналов передач информации; помимо слов большую долю информации несут жесты и интонация. Во-вторых, контактная устная форма коммуникации обеспечивает непосредственную обратную связь с адресатом, что позволяет вносить коррекцию в речевое сообщение не только на этапе планирования и контроля, но и в момент непосредственного произнесения речи. В-третьих, оратор с помощью специальных приемов может непосредственно внушить мысль контактно расположенной аудитории, заразить ее своими эмоциями.

С появлением средств трансляции устной речи на устную публичную коммуникацию стала оказывать влияние массовая коммуникация. Она сделала возможным устное дистантное общение, разделила производителя и получателя речи в пространстве и времени. Лишившись (в большинстве случаев) обратной связи, массовая коммуникация стала втягивать в свою орбиту традиционные формы устной публичной речи - публичный диалог и публичный полилог, под которым понимается разговор при слушателях. Так построены многочисленные телевизионные ток-шоу, объединившие формы устной публичной и массовой коммуникации. Они представляют собой диалоги с двойным адресатом: публичный адресат находится непосредственно в студии, а массовый - у экранов телевизоров. Включение форм публичной коммуникации в формы массовой коммуникации делает их более эффективными.

В настоящее время возросла роль и традиционного публичного монолога, что связано с увеличением количества ситуаций, в которых необходимо вступать в общение и убеждать людей, будь то предвыборная кампания или реклама товаров и услуг. В XX веке появились новые коммуникативные технологии и профессионалы, специализирующиеся на воздействии на индивидуальное и массовое сознание: РК-менеджеры, имиджмейкеры, спиндокторы, переговорщики, кризисники, спичрайтеры, специалисты по слухам, пресс-секретари, рекламисты. В этих профессиях формы публичной коммуникации являются составной частью коммуникативных технологий.

Таким образом, история развития публичной коммуникации показывает, что ее самостоятельная роль в обществе постепенно снижается, однако ее формы продолжают активно использоваться в сложных информационных системах.

1.2 Жанры публичной коммуникации

Устная публичная речь носит достаточно стереотипный характер, закрепленный в определенных жанровых формах - типичном речевом поведении в типических ситуациях социального взаимодействия людей. Жанры публичной коммуникации являются вторичными жанрами по отношению к жанрам бытовой сферы общения, их называют риторическими жанрами. Этим жанрам необходимо специально учиться, они предполагают наличие у человека осознанных умений и навыков в области языкового оформления высказывания в соответствии с ситуацией общения. Владение риторическими жанрами предполагает не только знание норм литературного языка, но и следование этическим нормам речевого поведения, прежде всего нормам кооперативного общения.

Общество выработало свои правила поведения в определенных социально значимых ситуациях общения. Как правило, они связаны с регламентацией речевого поведения в конфликтных (а иногда просто асимметричных) ситуациях общения, например в судебном заседании или парламентском выступлении. Однако даже такая неконфликтная, на первый взгляд, сфера, как учебная, с ее жанровыми формами объяснения на уроке и лекцией требует достаточно жесткой регламентации и выполнения участниками общения своей социальной роли, под которой понимается одобряемый обществом образец поведения, соответствующий конкретной ситуации общения и социальному статусу личности. Так, ученику или студенту предписывается молчать, слушать и фиксировать информацию, сообщаемую учителем или преподавателем на уроке или лекции. Здесь не одобряются возгласы или вопросы с места (особенно на уроке) и т.д. Невыполнение социальной роли осуждается, например ученику в дневник записывается замечание «Разговаривал на уроке», депутата могут лишить права голоса на какой-либо срок за употребление непарламентских выражений. Таким образом, регламентируется не только речевое поведение, но и весь комплекс невербального поведения, включая внешний вид, одежду, дистанцию общения и т.д. Человек постепенно овладевает поведением в разных жанрах публичного общения, причем сами ситуации публичного общения служат ему образцом, поэтому так важно, чтобы социализация человека проходила на нормативных образцах.

Даже школьник младших классов может отличить в меру своей социализации нормативное поведение учителя и своих одноклассников на уроке от ненормативного, сравнивая образцы поведения. Невладение нормами вербального и невербального поведения в социально значимой ситуации общения может привести к коммуникативной неудаче, поставив под сомнение вообще соответствие говорящего социальному статусу, на который он претендует.

Итак, человек овладевает жанрами публичной речи в процессе социализации. Жанры речи присутствуют в сознании языковой личности в виде готовых образцов (фреймов), влияющих на процесс развертывания мысли в речи. Этими готовыми образцами языковая личность овладевает постепенно в ходе своего социального становления. Чем шире круг освоенных речевых жанров, тем выше уровень коммуникативной компетенции человека. Это положение актуально и для говорящего, и для слушающего. Сформированность жанрового мышления, т.е. знание того, как говорят и ведут себя в той или иной социально значимой ситуации общения, увеличивает предсказуемость речевого сообщения, что существенно улучшает его понимание.

Для современного человека, обладающего высоким уровнем коммуникативной компетенции, необходимо знание жанров публичного общения, функционирующих в разных сферах.

Так, в учебной сфере деятельности к жанрам публичного общения относятся объяснение учителя на уроке, педагогический диалог учителя и учеников в ситуации опроса, лекция, семинар, защита курсовой, дипломной работ. Основная цель учебного публичного общения - передача знаний и контроль за уровнем знаний.

В научной сфере основными жанрами публичного общения являются научный доклад, научное сообщение на конференции, круглый стол (при наличии слушателей), защита кандидатских и докторских диссертаций на ученом совете (при наличии приглашенных гостей). Основная функция устного научного публичного общения - нахождение научной истины или признание найденной научной истины истиной.

В деловой сфере можно выделить жанры общения, общие для всех субъектов деятельности независимо от сферы трудовой деятельности (завод, театр, школа и т.д.) - собрание, банкет, юбилей, панихида, цель которых - обеспечить функционирование трудового коллектива как единого организма.

Существуют и специальные жанры делового публичного общения, специфические для таких трудовых сфер, как парламентская, судебная деятельность - парламентские дебаты, судебное заседание (открытое), представляющие собой комплекс жанров публичной деловой речи. Цель специальных жанров устной публичной деловой речи - обеспечение функционирования государства, обеспечение безопасности граждан, вынесение наказания.

Среди общих жанров публичного делового общения выделяют жанры, служащие для создания позитивной известности организации, например, пресс-конференция и презентация выполняют, с одной стороны, функцию информирования общественности, т.е. донесения до общественности точки зрения организации по актуальным вопроса, а с другой - функцию убеждения, заключающуюся в формировании у общественности с помощью текста положительного отношения к организации.

В общественно-политической и социально-культурной сферах устная публицистическая речь представлена жанрами политического выступления на митинге, публичными телевизионными интервью и дискуссиями (при наличии зрителей в студии). Функцией этих жанров является воздействие на сознание слушающих с целью привлечения внимания к общественно значимым проблемам и создания общественного мнения.

Для религиозной сферы общения характерен такой жанр публичного общения, как проповедь, направленная на формирование нравственных ценностей и общий духовный рост прихожан.

Таким образом, публичная коммуникация дает человеку возможность:

- осуществлять совместную деятельность с другими по успешному решению жизненных задач;

- получать знания о мире;

- формировать образцы и модели своего поведения;

- организовывать мышление, развивать способность к анализу и оценке, создавать образ мира.

Публичное общение, как никакой другой вид общения, требует толерантного поведения по отношению к адресату, так как призвано достигать согласия в группе людей на уровне общего знания (научная и учебная публичная речь), общего мнения (публицистическая речь) или осуществления совместных действий (деловая речь).

2. Устная деловая публичная коммуникация

2.1 Функции, особенности и культура устной деловой публичной коммуникации

Общепринятыми формами устной деловой публичной коммуникации являются совещания, собрания, переговоры, конференции, разнообразные деловые встречи. Развитие рыночных отношений, интенсификация, наблюдающаяся на всех уровнях предпринимательской, политической, культурной и хозяйственной деятельности вследствие эволюции в сфере информатики, порождают необходимость быстрого и беспрепятственного распространения деловой информации, а значит организации и проведения инновационных форм делового общения, таких, как презентации, "круглые столы", пресс-конференции, собрания акционеров, брифинги, выставки и ярмарки новых товаров.

В традиционных жанрах деловой коммуникации (публичные речи, интервью, комментарий, консультация) в новых условиях реализуются коммуникативные стратегии фирм или деловых партнеров, которые требуют не только умения самопрезентации, но и умения пропаганды философии компании, организационных ценностей, корпоративной культуры, а также знаний потребительского рынка, финансового рынка, контактных аудиторий, структур власти и т. п. Многоцелевой характер этих жанров требует своих коммуникативных стратегий, технологий, процедур и операций.

Устная деловая публичная речь обслуживает разные субъекты деловой сферы - от индивидуальных субъектов (фирмы, организации) до институциональных (суды, парламент).

Деловое общение - процесс взаимодействия деловых партнеров, направленный на организацию и оптимизацию того или иного вида предметной деятельности: производственной, научной, педагогической и пр. В целом деловое общение может проходить в форме межличностного (например, деловая беседа), группового (совещание, переговоры) или коллективного общения (собрание).

Психологи различают общение в малой и большой группе. В малой группе сохраняется возможность использования межличностных форм общения (прямого диалога). В большой группе (например, собрание трудового коллектива) личный контакт более ограничен, развиты формы публичного общения. Малую группу обычно составляют 6-10 человеке в зависимости от форм групповой работы. Так, на совещание рекомендуется приглашать 6-7 человек. Группа более 10 человек считается уже большой группой, общение с которой имеет свои особенности. И малая, и большая группы представляют собой социальную группу, т.е. тип социальной общности людей, объединенных в процессе совместной деятельности. Каждая социальная группа имеет свою социальную структуру, в которую входят статусно-ролевые отношения, профессионально-квалификационные характеристики, половозрастной состав.

Общие жанры устной деловой публичной коммуникации выполняют важные функции:

- информирования, доведения до каждого члена коллектива руководящих установок (собрание);

- функцию объединения людей в единый рабочий организм, в котором важны не только распределение рабочих функций, но и удовлетворение потребностей человека в одобрении, включенности в социальные группы, самоутверждении (юбилеи, банкеты, торжественные собрания);

- функцию создания положительного общественного мнения вокруг организации (пресс-конференция, презентация).

Особенности каждой формы устной деловой коммуникации включают следующие критерии:

- цель проведения (зачем?);

- контингент участников (кто?, с кем?, для кого?);

- регламент (как долго?);

- коммуникативные средства реализации намерений (как?);

- организация пространственной среды (где?);

- ожидаемый результат (какой?, что "на выходе"?).

Собрание - устное коммуникативное взаимодействие коллектива, которое организуется руководителем организации для обмена определенной деловой информацией, связанной с жизнью коллектива.

Проведение собрания всегда связано с одной из функций управления -- функцией планирования, организации, мотивации или контроля.

На этапе планирования и организации оно служит для решения следующих задач: найти коллективное решение проблемы (собрание -- поиск решения); отобрать и принять конструктивные решения (собрание -- поиск решения, собрание -- принятие решения); проинформировать коллектив о поисках в решении проблемы, о новом опыте и возможности его внедрения (информативный тип собрания).

На этапе контроля и мотивации собрание проводится с целью скоординировать усилия подразделений организации по выполнению работы; выяснить, проанализировать состояние дела; отметить наиболее удачный опыт подразделений или отдельных работников при выполнении задачи.

Основными особенностями собрания как публичного делового жанра общения являются следующие:

подготовленный характер общения, т.е. наличие заранее объявленной повестки дня (обсуждаемых вопросов и основных докладчиков);

- наличие ведущего -- председателя собрания, который следит за соблюдением процедуры собрания;

- наличие регламента, временная протяженность всего собрания не более 2 часов 10 минут;

- чередование монологических, диалогических и полилогических форм общения, обычно - основное сообщение, вопросы, выступления с мест в виде дискуссии;

- ведение протокола собрания;

- принятие решений по итогам собрания на основе голосования;

- групповой характер общения со всеми вытекающими отсюда последствиями.

Остановимся на процедуре собрания. Собрание - это групповое общение, где у каждого есть право голоса. Однако воспользоваться этим правом можно в соответствии с процедурой собрания: либо заранее записавшись в прения, либо после поднятия руки и предоставления слова председателем собрания. В начале собрания обычно устанавливается его регламент, т.е. продолжительность основных докладов, а также выступлений с места. В зависимости от количества обсуждаемых вопросов: продолжительность основного доклада 10-20 минут, выступления с места - до 5 минут.

Сценарий собрания чаще всего строится следующим образом.

Сначала ведущий (обычно руководитель организации, если он не является основным докладчиком) во вступительном слове объявляет тему собрания, основные задачи собрания, регламент или ставит этот вопрос на голосование, предоставляет слово первому докладчику.

Основная часть собрания состоит в обсуждении поставленных на повестку дня вопросов. Здесь в идеале должен состояться конструктивный обмен мнениями между участниками собрания. В задачу ведущего входит создание атмосферы заинтересованности, доброжелательности, конструктивного обсуждения. Поэтому именно ему в первую очередь нужно следить за корректностью высказываний собравшихся, за соблюдением регламента, обобщать высказанные суждения, особо выделять конструктивные предложения.

Если в повестку дня внесен конфликтный вопрос, требующий, коллективного решения, то в начале дискуссии ведущий должен четко сформулировать суть спорного вопроса, четко обозначить разногласия сторон.

При ведении собрания ведущий должен постоянно следить за реакцией аудитории, особенное внимание обращать на лидеров неформальных групп, с которыми целесообразно заранее обсудить вопросы, поднимаемые на собрании.

На собрании ведущему приходится иметь дело с разными психологическими моделями поведения людей. Типология участников деловой беседы в какой-то степени может характеризовать и участников собрания. Приведем эту типологию.

Вздорный человек, «нигилист» - склонен все предложения отвергать, ничего не предлагая, нетерпелив, возбужден. По отношению к нему лучше использовать тактику «группового давления», т.е. дать высказаться по этому вопросу другим участникам собрания.

Позитивный человек - доброжелателен, стремится к сотрудничеству, вносит конструктивные предложения. Ему следует дать слово в критической ситуации, когда нужен трезвый взгляд на проблему.

Всезнайка - уверен, что знает все лучше всех, постоянно требует слова. Хорошо использовать эти качества при переходе к резюмированию, формулировке промежуточных заключений.

Болтун - пространно высказывается, отклоняется от темы, уводит ход дискуссии в сторону.

Чтобы остановить его, стоит воспользоваться регламентом, применяя для этого резюмирующее высказывание: «Спасибо. Ваша точка зрения ясна».

Трусишка - неуверен в себе, боится показаться глупым, смешным. Он нуждается в ободрении: «Всем было бы интересно услышать Ваше мнение»; реплики-поддержки - «Да? Очень интересно»; задавать уточняющие вопросы.

Хладнокровный, неприступный - держится отчужденно, не включается в обсуждение, так как это кажется ему недостойным его внимания и усилий. Если его мнение необходимо для принятия коллективного решения, примените тактику отражения чувств: «Кажется, Вы не удовлетворены ходом дискуссии. Почему?»

Незаинтересованный - тема собрания его вообще не интересует. Если необходимо привлечь его к обсуждению, попросите его высказать мнение по вопросу, в котором он наиболее компетентен.

Важная птица - считает себя выше остальных, выражает скептическое отношение ко всему сказанному. До определенного времени соглашайтесь с ним, чтобы уменьшить его желание противоречить, а затем задайте уточняющий вопрос: «Вы совершенно правы. Учли ли Вы то, что...?»

Почемучка - любит задавать вопросы по любому поводу. Переадресуйте вопрос ему самому: «А что Вы сами думаете по этому поводу?» На вопросы информационного характера отвечайте сразу. Если не можете дать нужный ему ответ, признайте его правоту.

Чтобы собрание не приняло хаотичный характер, необходимо его контролировать в зависимости от стратегической задачи - нужно либо привести группу к заранее продуманному решению, либо найти коллективное решение проблемы. Рассмотрим второй случай. Председатель собрания должен придерживаться тактики нейтралитета, т.е. не высказывать первым свою точку зрения, не принимать чью-либо сторону до подведения итогов. Для активизации работы всех участников собрания ведущий должен использовать тактику поддержания равноправия, т.е. должен дать возможность высказаться всем желающим, не оставлять без внимания даже самые незначительные предложения.

Для фокусирования внимания на предмете обсуждения ведущий прибегает к тактикам соблюдения корректности, которая сводится к конструктивности критики, т.е. не только отрицание предложения, но и внесение своего; недопущению негативных эмоциональных выступлений, резких выпадов в чей-либо адрес; приведению доказательств своей точки зрения. По ходу собрания ведущий должен отмечать конструктивные выступления, пресекать отклонение от темы обсуждения, задавать уточняющие вопросы выступающим, вносящим конструктивные предложения, выделять то общее, что есть в высказываниях собравшихся, т.е. использовать тактику приведения к согласию.

В заключительной части собрания ведущий подводит итоги обсуждения и в зависимости от результатов обсуждения ставит вопрос о принятии решения по обсуждаемым вопросам на голосование. Если проект решения требует более тщательной подготовки, то его голосование переносится на другой час или день; для подготовки проекта решения выделяется специальная комиссия из участников собрания, внесших конструктивные предложения. В случае собрания, проводящегося с целью подведения коллектива к заранее известному решению, проект решения готовится заранее и раздается всем участникам в конце собрания, для того чтобы они могли внести свои предложения в проект решения. Затем проект решения ставится на голосование.

Деловое совещание. Одним из организующих моментов делового совещания является правильно составленная повестка совещания. Это, как правило, письменный документ, рассылаемый заранее участникам и содержащий следующую информацию: тема совещания; цель совещания;

перечень обсуждаемых вопросов; время начала и окончания совещания;

место, где оно будет проходить; фамилии и должности докладчиков, выступающих по основной информации людей и ответственных за подготовку вопросов; время, отведенное на каждый вопрос; место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу.

Когда участники совещания информированы заранее о предмете обсуждения, тогда они могут не только предварительно ознакомиться с материалами, но и продумать конструктивные предложения по решению проблем. В тех случаях, когда люди не информированы, на совещаниях высказывают мнения, точки зрения, что провоцирует дискуссию и не способствует принятию эффективного решения. Целесообразно проводить деловые совещания в определенный день недели (за исключением внеплановых, экстренных заседаний), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине.

Длительность совещания не должна превышать полутора-двух часов.

Руководителю делового совещания важно: начать его вовремя; сообщить о регламенте; согласовать правила работы, уточнить повестку дня; назначить ответственного за регламент и протокол; предупредить о "снятии" выступлений не по существу вопроса, например эмоциональные оценки людей и событий, мнения вместо конструктивных предложений, сообщение по поводу... и т. п.;

если используется критика, то требовать ее конструктивности: называть конкретные факты и их причины, не переходить на личность, а высказываться по поводу действий и ошибок, предлагать пути решения проблемы, устранения просчета, недостатка; жестко вести совещание по пути к намеченным целям, для этого обеспечить отдачу от каждого участника и придать конструктивный характер обсуждению в целом; регулировать направленность и деловитость выступлений, для этого следует не допускать затягивания выступлений, стимулируя конкретность, наличие содержательного анализа, реальных предложений, решений, идей; соблюдать корректность дискуссии;

использовать разнообразные приемы для активизации внимания участников совещания; подводя итоги совещания, обобщить все сказанное, сформулировать выводы, определить задачи на будущее; завершить точно в назначенное время.

Пресс-конференция - это встреча официальных лиц (руководителей, политических деятелей, представителей государственной власти, специалистов по связям с общественностью, бизнесменов и т. п.) с представителями прессы, телевидения, радио с целью информирования общественности по актуальным вопросам. Это общепринятое и эффективное средство предоставления прессе такой информации, которая работает на паблисити фирмы, организации, личности и на поддержание необходимого уровня паблик рилейшнз. Пресс-конференцию никогда не следует собирать только для того, чтобы обнародовать документ или информацию, которую с таким же успехом можно передать с помощью пресс-релиза. Она является также эффективным средством выдачи информации, "не для протокола", когда ее не стоит распространять в печати и когда предпочтительнее личные информационные контакты журналистов с официальными лицами. Инициаторами пресс-конференций обычно выступают органы власти, организации, "важные" персоны, но они могут проводиться и по инициативе самих журналистов, заинтересованных в профессиональных комментариях тех или иных событий. Таким образом, цель пресс-конференции - это информационно-управленческая направленность, то есть представление точки зрения фирмы (организации) на некоторую общественно значимую проблему в контексте стратегической коммуникативной политики, а также для поддержки имиджевых и рекламных целей.

Пресс-конференцию рекомендуется проводить в специальном помещении: в комнате для встреч, заседаний, совещаний, но не в чьем-либо офисе или в большом актовом зале, где все будут смотреть в спину друг другу либо разбредутся по всему огромному помещению, что создаст неудобства для коммуникации. Для выступающих должны быть подготовлены карточки с их именами и фамилиями, написанными так, чтобы можно было прочесть с самого дальнего ряда в зале. Все члены ПР-команды, если такая есть, должны иметь значки со своими именами для более эффективной коммуникации с ними. Специалисты рекомендуют проводить пресс-конференцию в течение не более 60 минут. Ее длительность должна быть объявлена заранее - чтобы журналисты знали, сколько у них будет времени для вопросов и как долго они будут заняты. Незадолго до завершения конференции следует дать знать аудитории об этом, например, объявив, что следующий вопрос будет последним.

Структура пресс-конференции:

вводная часть (продолжительность 3-4 минуты);

приветствие;

объяснение причин проведения;

программа;

представление выступающих;

информация о материалах, представляемых прессе (пресс-кит).

Выступления (выступающих должно быть не более двух, с максимальной продолжительностью доклада или сообщения 10 минут для каждого выступающего).

Правила проведения пресс-конференции. Для любой пресс-конференции существуют определенные правила проведения. Вот некоторые из них:

- докладчик обычно зачитывает текст краткого заявления, в котором говорится о причинах проведения такого мероприятия;

- репортеров приглашают задавать вопросы докладчику (рядом находятся один или два эксперта, которые могут понадобиться ему для ответа на специальные вопросы);

- вопросы задаются по очереди;

- профессиональные стандарты предполагают, что репортеры будут придерживаться объявленной темы.

Ведущий пресс-конференции должен:

Не допускать преувеличений, называя вещи своими именами.

Проявлять уважение к своим конкурентам, политическим противникам, недоброжелателям.

Не стремиться убедить других в том, что успех - ваше личное достижение, помнить о своей команде и всех тех, кто работал на успех.

Избегать вступать в споры, а также давать односложные ответы типа "ДА", "НЕТ".

Не касаться тем, освещение которых в прессе для вас нежелательно.

Не проявлять пристрастия или неприязни к кому-либо из ваших гостей.

Стараться замедлять темп задаваемых вопросов, давая более обстоятельные ответы на некоторые из них.

Отказаться от втягивания в спор или дебаты.

Деловая дискуссия - это обмен мнениями по вопросу в соответствии с более или менее определенными правилами процедуры и с участием всех или отдельных ее участников. Почти каждое предприятие или фирма обсуждают деловые вопросы на заседаниях групп или комиссий. Многие деловые собрания и совещания также проводятся в виде дискуссий. При массовой дискуссии все участники, за исключением председателя, находятся в равном положении. Специально подготовленные докладчики не назначаются, в то же время все присутствуют не только в качестве слушателей. Специальный вопрос обсуждается в определенном порядке, обычно в соответствии со строгим регламентом и под председательством должностного лица.

Групповая дискуссия отличается тем, что специально подготовленная группа обсуждает вопрос, дискутирует перед аудиторией. Целью такой дискуссии является представление возможных решений проблемы, обсуждений противоположных точек зрения по спорным вопросам, презентация новой информации. Как правило, такого рода дискуссии спора не разрешают и не склоняют аудиторию к какому-либо единообразию действий. В групповой дискуссии в качестве оппонентов могут участвовать от трех до восьми-десяти человек, не считая ведущего. Основное коммуникативное средство - диалог, который каждый раз ведут только два участника. Число участников групповой дискуссии может меняться в ту или другую сторону в зависимости от запаса времени, сложности и актуальности проблемы и наличия компетентных специалистов, которые могут участвовать в обсуждении.

Приглашенные для дискуссии специалисты сидят полукругом, лицом к аудитории, а ведущий - в центре. Такая организация пространственной среды позволяет каждому участнику групповой дискуссии видеть и слышать друг друга как можно лучше.

Очень важно, чтобы участники дискуссии были хорошо подготовлены, имели при себе статистические данные, необходимые материалы. Большое значение имеет также их манера говорения, культура речевой коммуникации, а также стиль ее демонстрации: непринужденно, в оживленной манере, точно формулируя вопросы и лаконично комментируя ответы или краткие замечания. Целесообразно, чтобы участники называли друг друга по имени и отчеству. Аудитория, наблюдающая дискуссию, должна быть постоянно в центре внимания выступающих, с нею необходимо поддерживать не только невербальный, но и вербальный контакт. Ведущий дискуссию регулирует ее ход, все процедуры, представляет тему и выступающих, следит за регламентом, руководит обменом мнений, произносит заключительное слово.

2.2 Публичная речь

Публичная речь - одна из форм делового взаимодействия и искусства, по поводу которого сказано: "Хороших ораторов мало, но много ли на свете людей, способных их слушать" (Ж. Лабрюйер); "В речи слово - выражение мысли... и потому слово должно соответствовать тому, что оно выражает" (Л. Н. Толстой).

Публичная речь как компонент делового общения должна обладать качествами хорошего собеседования и при этом быть не только убедительной, но и красноречивой, доказательной, логичной, продуманной, красивой.

Требования к публичной речи.

Речь должна быть с начала и до конца захватывающе интересной и полезной. Французская поговорка гласит: "Хороший оратор должен иметь голову, а не только глотку!" Слушатели намного чаще, чем думают иные, точно чувствуют, на самом ли деле мельница речи перемалывает зерно, или она трещит так громко лишь оттого, что внутри пусто.

Она должна быть составлена правильно в композиционном отношении и содержать вступление, основную часть и заключение.

Публичная речь требует даже от опытных ораторов тщательной подготовки, а для начинающих деловых людей это обязательное требование. Подготовка речи является творческой работой, доставляющей ее автору радость и импровизационный азарт. К такой подготовке относится, прежде всего, обдуманная последовательность всех этапов работы.

Античный риторический канон выделял 5 этапов подготовки и произнесения речи:

- инвенция, или "нахождение", "изобретение". На этом этапе собирают и систематизируют необходимый для будущей речи материал.

- диспозиция, или "расположение". Автор будущей речи обдумывает материал, структурирует его, связывает детали, готовит комментарии к материалу.

- элокуция, или "словесное оформление мысли". В этой части осуществляется первая редакция ключевых слов, стилистическое оформление главной части, формулирование выступления и заключения, окончательная редакция текста.

- меморио, запоминание. На этом этапе необходимо мысленно освоить написанный текст, может быть даже выучить его наизусть и попробовать освоить риторически, то есть выделить места, где необходимы паузы, модуляции голоса, невербальная поддержка текста и другие проявления индивидуального ораторского стиля. "Стиль является физиономией духа, вернее телесной оболочкой", - замечает Шопенгауэр.

Для эффективного выступления с речью деловому человеку недостаточно только выбрать ее тему, необходимо подумать и о назначении речи.

Советы для начинающих ораторов.

Поль Л. Сопер в книге "Основы искусства речи. Книга о науке убеждать" дает следующие советы начинающим ораторам:

Выбирайте тему, соответствующую вашим познаниям и интересам. Выбирайте круг вопросов, подготовка по которым может дать вам больше знаний, чем обладают ваши потенциальные слушатели, или тему из такой области, в которой у вас по крайней мере не меньший опыт, чем у слушателей. Выступающий должен иметь общественные интересы и широкий кругозор. Подбирайте уместную тему. Выбор темы зависит от места, времени и настроения публики, от актуальности конкретного момента. Официальный повод следует иногда использовать как исходный пункт для развития выбранной вами темы, которая, в свою очередь, может стать интересней и важней. Выбирайте тему, соответствующую аудитории. Тема должна быть интересна, важна и понятна для слушателя. Это зависит, главным образом, от следующих факторов: основных интересов аудитории; групповых интересов; злободневных интересов; конкретных интересов; новизны темы; заложенных в теме полярных мнении.

При выборе темы для речи необходимо:

1) Проверить, вызовет ли тема достаточный интерес у слушателя. Самая трудная аудитория для побуждающих речей - это индифферентная аудитория. Поэтому очень важно, как и в речах, описанных выше, выбрать волнующую слушателей тему, задевающую их интересы, провоцирующую потребность поддержать оратора. Это зависит, в свою очередь, от того, способен ли выступающий дать почувствовать слушателю, что вопрос идет о срочных, полезных и желательных действиях.

2) Выяснить, способны ли слушатели к действию. Для ответа на этот вопрос необходимо соотнести не только интересы аудитории, но и ее особенности, например, какой смысл, предлагать слушателям приобрести что-либо, если у них нет средств или они уже сделали то, о чем их просят?

3) Пользоваться логически безупречной аргументацией, учитывая при этом эмоциональную культуру слушателей и их убеждения.

2.3 Этикетные речи

Этикетные речи относятся к публичному деловому ритуальному общению, цели которого сводятся к закреплению и поддержанию отношений в социальной группе или между социальными группами, обеспечению регуляции социальной психики в больших и малых группах людей, созданию и сохранению ритуальных традиций.

Ритуальное общение характерно для проведения в организации праздников (например, коллективное празднование национальных праздников -- Нового года, 8 марта, 23 февраля, а также профессиональных праздников, например, Дня филолога), посвящений (например, посвящение в профессию, как у подводников), чествований (юбилеев сотрудников) или панихид (в случае смерти сотрудника), торжественных собраний, связанных с юбилеями организации.

Ритуальное общение осуществляется в форме этикетных речей, среди которых выделяют протокольные (рамочные) речи, траурные речи, торжественные речи, речи в дружеском кругу. Человек, обладающий высоким социальным статусом, должен владеть всеми этими жанрами ритуального общения.

К протокольным (рамочным) речам относят те, которые не являются центром мероприятия, но обрамляют событие, берут его в рамку (речи по поводу открытия и закрытия торжественного мероприятия, приветственные и благодарственные речи).

Приветственная речь должна содержать следующие композиционные части:

- обращение («Уважаемые/дорогие коллеги Уважаемые дамы и госпо-да»);

- сообщение о поводе, по которому собрались («Сегодня мы отмечаем; «Мы собрались здесь, чтобы поздравить...»), а в особо торжественных случаях объявление об открытии торжественного собрания, заседания, съезда и т.д. («Позвольте мне открыть собрание, посвященное...»);

- сообщение о чувствах, которые испытывает говорящий («Мне очень приятно снова находиться в этих родных стенах»);

- пожелания участникам собрания, съезда, конференции.

Поздравительная речь по случаю юбилея содержит следующие компоненты:

- обращение;

- сообщение о поводе для произнесения речи;

- сообщение о чувствах, которые говорящий испытывает к юбиляру;

- краткая характеристика юбиляра с акцентом на его положительных качествах, подтвержденных примерами из его жизни;

- оценка того вклада, который внес юбиляр в общее дело;

- высказывание добрых пожеланий на будущее.

К речам в дружеском кругу (или развлекательным речам) относят тосты на банкетах, рассказ анекдота, смешного случая из жизни.

Публичный тост - это застольное пожелание, т.е. небольшое выступление, которое завершается предложением выпить вина в честь кого-либо или чего-либо. Тост должен быть:

- коротким, не более одной минуты;

- содержать в себе предложение («Я предлагаю поднять бокалы за...», «Я хочу предложить выпить за... »);

- связан с предыдущими тостами («Здесь у же поднимали тост за...», «Я хотел бы добавить к предыдущему тосту...»);

- содержать в себе какой-то драматический элемент (короткую историю, анекдот, афоризм) с неожиданной развязкой;

- возбуждать чувство единения.

Различают тосты конкретные -- в честь определенного человека или события, и абстрактные за общечеловеческие ценности (любовь, дружбу, мирное небо, хорошее настроение, детей и т.д.). Конкретные тосты обычно предшествуют абстрактным. В конце мероприятия обычно пьют за всех присутствующих, что означает окончание банкета. Этот тост произносит обычно хозяин застолья руководитель организации. В русской культуре не принято пить без тоста, тост объединяет сидящих за столом. Обязательным элементом является и чоканье бокалами. Обычно кто-то из уважаемых лиц берет на себя роль тамады, т.е. функцию распорядителя, который предоставляет слово для тоста гостям, представляет гостя в случае необходимости, а также заполняет паузы.

Заключение

В моей работе я описала процесс и основы устной деловой публичной коммуникации. Кроме того, были указаны основные требования к устной деловой коммуникации, следование которым позволит соответствовать имиджу делового человека и достичь желаемых результатов в той или иной деятельности. В процессе работы пришла к следующим выводам:

1. Деловое общение всегда целесообразно. Это значит, что сама организация делового общения, выбор коммуникативных стратегий и тактик, использование языковых средств в деловой речи четко подчинены цели достижения позитивного результата в решении конкретной проблемы.

2. В настоящее время официально-деловая устная коммуникация является неотъемлемой частью работы практически каждого человека, занимающего ту или иную должность.

3. Умение четко и ясно выразить свои мысли, говорить грамотно, умение не только привлечь внимание своей речью, но и воздействовать на слушателей, владение культурой речи - своеобразная характеристика профессиональной пригодности для людей самых разных профессий.

4. Для достижения высокой результативности практически в любом виде деятельности необходимо владеть определенным набором сведений, знаний, представлений о правилах, формах и методах делового общения и делового публичного выступления.

Список литературы

1. Лавриненко В.Н. Психология и этика делового общения. - М.: Юнити, 2009г.

2. Волкова Е.Г. Этика делового общения. - М.: МГУП, 2008.

3. Снелл Ф. Искусство делового общения. - М.: Прогресс, 2009г.

4. Шеламова Г.М. Деловая культура и психология общения. -М.:Академия ИЦ, 2009г.

5. Сопер П. Основы искусства речи. М.: Прогресс, 1992.

6. Стернин И.А. Практическая риторика. Воронеж, 1993.

7. Кузин Ф.А. Культура делового общения.: Практическое пособие для бизнесменов. - 3-е изд. - М.-1999.- 240 с.

8. Барышева А.Д., Матюхина Ю.А., Шредер Н.Г. Этика и психология делового общения (сфера сервиса).- М:Инфра-М, 2006. - 256 с.

Для подготовки данной работы были использованы материалы с сайта http://websites.pfu.edu.ru/IDO/ffec/

Размещено на Allbest.ru

...