Деловая письменная речь

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

РЕФЕРАТ

ДЕЛОВАЯ ПИСЬМЕННАЯ РЕЧЬ

План

1. Официально-деловой стиль. Функции официального документа

2. Типы официальных документов

3. Правила деловой переписки

1. Официально-деловой стиль. Функции официального документа

1. Официально-деловой стиль - разновидность русского литературного языка. Это стиль, имеющий свои средства выражения, способы называния предметов и явлений. Так, в разговоре мы можем сказать: «С сегодняшнего дня я в отпуске». В официальном заявлении требуется написать: «Прошу считать меня находящимся в отпуске с такого-то числа». Такова форма написания заявлений. Эта форма целесообразна, оправданна в данной сфере общения. Современный официально-деловой стиль относится к числу книжных стилей и функционирует в форме письменной речи. Официально-деловой стиль обслуживает сугубо официальные сферы человеческих взаимоотношений: отношения между государственной властью и населением, между странами, между предприятиями учреждениями и организациями, между личностью и обществом. В сфере действия официально-деловой речи человек находится на протяжении всей жизни.

К особенностям официально-делового стиля относятся: во-первых, выражаемое данным стилем содержание должно исключать всякую двусмысленность, всякие разночтения; во-вторых, официально-деловой стиль охватывает определенный, более или менее ограниченный круг тем. Эти особенности способствовали закреплению в нем традиционных, устоявшихся средств языкового выражения и выработке определенных форм и приемов построения речи.

Для официально-делового стиля характерны высокая регламентированность речи (твердо установленный набор средств выражения и способов их построения); официальность (строгость изложения: слова обычно употребляются в своих прямых значениях, образность, как правило, отсутствует, тропы очень редки); безличность. В официально-деловом стиле главное - факт, объективное, четкое, без лишних деталей описание, представление фактов, обстоятельств события, дела. И адресанта (создателя, составителя) текста-документа, и адресата интересует только факт - при минимуме необходимых пояснений, неизбежных обобщений, изложенных или сообщаемых обстоятельств. Официально-деловой стиль - самый традиционный и консервативный вариант русского литературного языка. деловой стиль документ служебный

Сфера применения официально-делового стиля может быть представлена как сеть актуальных официально-деловых ситуаций, в которых используются соответствующие документы определенных жанров. Документы - это письменные тексты, имеющие юридическую (правовую) значимость: закон, приказ, заявление, доверенность и т. д. Документирование, или создание документа, представляет собой регламентированный процесс записи информации на бумаге или на ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документирование имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность имеет форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

Любой официальный документ выполняет несколько функций. Выделяют общие и специальные функции документа. К общим функциям относятся:

* информационная (любой документ создается для сохранения информации);

* социальная (любой документ является социально значимым объектом, так как обусловлен той или иной социальной потребностью);

* коммуникативная (документ выступает в качестве средства общения между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями);

* культурная (документ - средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации).

Специальные функции документа:

* управленческая (документ является инструментом управления; этой функцией наделены так называемые управленческие документы, например, организационно-распорядительные);

* правовая (документ - средство закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе, например, законодательные акты);

* функция исторического источника (документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества).

Указанные функции имеют интернациональный характер и определяют общие для разных языковых структур требования к документу. Юридическая сила документа обеспечивается комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления документа. К ним относятся: наименование автора, адресата, подпись, дата, номер документа, печать и т. д. Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе составляют формуляр документа. Формуляр регламентирован стандартами, принятыми в той или иной стране. Например, если письмо адресовано зарубежным партнерам, наименование организации-адресата в документах на иностранном языке не переводится, печатается на бланке латинским шрифтом. В России требования к оформлению организационно-распорядительной документации зафиксированы государственным стандартом.

2. Типы официальных документов

Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с оформлением разного рода документов. Документация разнообразна по выполняемым ею функциям, по назначению, по содержанию, по степени доступности содержащейся в ней информации. Специалисты по переписке делят корреспонденцию на следующие виды:

* торговые соглашения, сделки и другая подобная корреспонденция;

* ответные письма с благодарностью;

* поздравления;

* извинения;

* требования и запросы;

* соболезнования.

По фактору адресации документы подразделяют на внутреннюю и внешнюю переписку. Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, состоящими в отношениях должностного соподчинения, и подразделениями одной организации. Документацию этого типа называют служебной. Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными лицами, состоящими в подчинении по отношению друг к другу. Документацию этого типа называют официальной.

По содержанию и по назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные и другие виды документов.

По фактору доступности информации, содержащейся в документе, они могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа, конфиденциального характера.

Служебные записки тоже делятся на следующие виды:

* распоряжения по кадровым вопросам, внутреннему распорядку учреждения, правила работы;

* благодарности и поздравления;

* напоминания, просьбы, проведение мероприятия.

3. Правила деловой переписки

Служебная переписка - важная часть делового этикета. Каждое деловое письмо должно быть строго индивидуально: на него накладывают отпечаток, прежде всего, адресат, конкретная ситуация, личность и должность пишущего. Подход к решению вопроса, каким должно быть деловое письмо, предполагает определенную долю творчества, но тем не менее существуют и общие правила деловой переписки. Обозначим наиболее существенные моменты этой проблемы.

Переписка -- это общение в миниатюре, овладение ею -- это и труд, порой нелегкий, и искусство. Толковая деловая переписка способствует повышению эффективности работы фирмы, предприятия, организации, улучшению взаимосвязи различных служб, установлению прочных связей с клиентами, партнерами и т.д.

Одно из главных требований к письму -- оно должно быть не длинным. Если хотите, чтобы ваше письмо прочли, постарайтесь уложиться на полутора страничках машинописного текста, а еще лучше -- на одной странице. Хорошее письмо, как и выступление, должно быть четким и ясным. Это второе требование к письму. Старайтесь избегать в деловом письме многосложных, непонятных (иностранных, сугубо специальных) слов и выражений. Это третье правило написания делового письма. Это же правило предполагает и составление писем короткими предложениями, в которых четко и ясно сформулированы основные мысли автора. Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством письменного общения. В письмах не должно быть лишних прилагательных, наречий, что часто делает стиль излишне «цветистым». Таким слогом чаще всего пользуются в странах Востока.

Письмо должно отражать индивидуальность автора, отдела или компании, где он работает. Из письма должно быть ясно, что это за организация, чем она занимается, насколько конкурентоспособна и т.д. Это еще одно требование к служебному письму.

Но даже при таком, казалось бы, стандартном подходе, остается большой простор для творчества. Прежде всего, думайте об адресате, старайтесь узнать его интересы, в свою очередь приложите силы, чтобы заинтересовать его, так донести до него суть вопроса, чтобы ваше письмо запомнили. Поможет вам решить эти и другие проблемы... чувство юмора. Письмо, написанное с чувством юмора, как правило, быстрее читается и прочнее запоминается. Оно поможет завоевать будущего клиента или партнера. Такое письмо показывает получателю, что его готовила личность.

Схема делового письма. Существуют отработанные схемы делового письма или служебной записки. Например, можно предложить такую:

Дата:

Кому:

От кого:

Тема:

Я рад сообщить о том, что... (имя, отчество) способствовал (активно, успешно) развитию нашей фирмы (отдела) с момента его создания. Он является главным разработчиком проекта №3... (имя, отчество), будет и впредь оказывать всемерное содействие созданию и дальнейшему развитию нашей компании.

Подпись.

При деловой переписке надо помнить, что впечатление, производимое письмом на адресата, зависит от таких «мелочей», как конверт, бланк организации, содержание письма. Не пожалейте времени, если даже вам кажется, что письмо написано безупречно, отложите его отправку еще на некоторое время, перечитайте еще раз. Как правило, найдутся неточности, излишне эмоциональные выражения. Исправьте их, а уж потом отправляйте. Особенно важно соблюдение этого правила при ответах на жалобы клиента. Не стремитесь отписаться, отделаться от клиента -- это непростительная ошибка. Недовольство клиента работой фирмы распространяется в 100 раз быстрее, чем добрая слава о ней.

Постарайтесь начинать письмо дружески -- это вызывает у получателя добрые чувства к автору. Личностные штрихи придадут вашему посланию большую значимость. Этому способствует также разговорный стиль письма.

В неформальной деловой переписке допускается использование сокращений, односложных слов и прилагательных: они создают впечатление близкого знакомства, теплоты, взаимной симпатии. Такие прилагательные, как добросердечный, умелый, отзывчивый, изумительный, прекрасный и т.п., сближают автора письма и его адресата. Они передают эмоциональное состояние. Показывают насколько объективен или субъективен автор письма, может быть, он готовил его, руководствуясь лишь эмоциями.

Существует много способов подготовки корреспонденции, но выделим наиболее общие вопросы:

Что нужно потенциальному клиенту?

Каковы его основные заботы?

Какие сомнения его тревожат?

Каковы его финансовые соображения?

Были ли у него какие-либо проблемы, которые беспокоят его до сих пор?

Какие у него цели?

И еще один немалозначащий момент: письмо должно строиться по такой схеме: внимание -- интерес -- просьба -- действие.

Надо только помнить, что формулируя просьбу, предоставьте адресату ограниченный выбор вариантов. Чем меньше вариантов, тем больше вероятность успеха.

Внимание: Уважаемый (ая)

Интерес: Я хочу сообщить Вам нечто интересное (важное). Мы (я) предлагаем Вам то, что может существенноулучшить Вашу жизнь...

Просьба: Нам требуется помощь людей, готовых вложить хотя бы... в благородное, патриотическое дело...

Действие: Мы призываем Вас присоединиться к тысячам добрых людей...

Заявление - внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица (как правило, вышестоящего) информации узкой направленности. В абсолютном большинстве случаев заявление пишется от имени одного лица. Но может быть и коллективное заявление, когда проблема, поднимаемая в документе, затрагивает интересы сразу нескольких человек или всего коллектива. Заявление всегда пишется по конкретному поводу и посвящено, как правило, одному вопросу. Оно пишется на имя одного лица, в компетенции которого находится поднимаемый вопрос. Основные элементы заявления:

* адресат - наименование должности, фамилия, инициалы лица, которому адресовано заявление - в форме дательного падежа; если адресатом является организация, то ее название употребляется в форме винительного падежа;

* адресант (автор документа) - наименование должности адресанта, фамилия, инициалы - в форме родительного падежа без предлога; если заявление пишется от частного лица в организацию, то указывается еще и адрес автора документа;

* наименование документа - слово «заявление», после которого ставится точка;

* текст заявления; дата; подпись;

Образцы заявлений

Декану ГФ УлГТУ

профессору Волкову М. М.

студентки группы ИДР-11

Мироновой М.В.

ЗАЯВЛЕНИЕ.

Прошу освободить меня от занятий с11.09.04. по 15.09.04. в связи с поездкой домой по семейным обстоятельствам.

Письмо от родителей прилагаю.

10.09.04. Подпись

В дирекцию Государственной библиотеки РФ

студентки 1 курса

факультета социологии и политологии

Южного федерального университета

Тихоновой Т.Б.,

проживающей по адресу:

г. Ростов-на-Дону, ул. Гончарова, д. 105, к.27.

ЗАЯВЛЕНИЕ.

Прошу разрешить мне работу в читальном зале библиотеки для подготовки дипломного проекта.

10.01.05. Подпись

Расположение элементов заявления

Наименование адресата и адресанта располагается вверху с отступом в треть листа. Текст размещается по всей ширине листа, на один интервал ниже слова «заявление» с отступом первой строки. После основного текста с красной строки дается указание о наличии приложения (если таковое имеется). Дата указывается слева, подпись ставится справа.

Любой член современного общества, находящийся в активном трудоспособном возрасте неизбежно сталкивается с проблемой трудоустройства. В силу этого необходимым элементом профессиональной компетентности является владение умениями саморекламы, составления письма-рекомендации, или резюме.

Слово «резюме» пришло в русский язык из французского и употребляется в значениях: краткое изложение сути написанного, сказанного, прочитанного; краткий вывод, итог чего-либо. В последнее время термин «резюме» стал употребляться в значении «краткое

письменное изложение биографических данных, характеризующих образовательную подготовку, профессиональную деятельность и личные качества человека, претендующего на ту или иную работу, должность».

Грамотно составленное резюме всегда оказывает благоприятное воздействие на менеджера по персоналу. Поэтому оно должно быть максимально полным, но при этом не перегружено ненужной информацией. Резюме в чем-то сходно со служебной анкетой, но в

отличие от заполнения граф анкеты написание резюме является творческим процессом. Именно поэтому не существует единого стандарта или жестких форм для его написания, но требования к нему определены.

Главная задача при составлении резюме - как можно более выигрышно (и в то же время предельно объективно) представить себя и свою рабочую биографию. Важно уметь выделить из персональной информации ту, которая непосредственно относится к выбранной работе. Рекомендуется не указывать все места работы, а просто подытожить

общий стаж работы в сопоставимых должностях (например, «работал корреспондентом, помощником редактора отдела писем и т. п.»).

Типовое резюме включает:

* персональные данные соискателя (ФИО, дата и место рождения, семейное положение);

* адреса и телефоны соискателя с указанием времени для контактов;

39

* наименование вакансии, на которую претендует автор;

* основной текст, в котором содержится перечень мест работы или учебы в обратном хронологическом порядке (т. е. начиная с самого последнего), с указанием официального наименования организаций, периода времени пребывания в них, наименования занимаемой должности (учебной специальности). Обязательна информация об опыте работы (если опыт есть) и должностных обязанностях;

* дополнительные сведения (опыт внештатной работы, общественная деятельность, профессиональная подготовка, тренинги, курсы), с указанием даты и названия;

* прочие сведения (сопутствующие знания и навыки: знание иностранных языков, заграничные поездки, владение компьютером, вождение автомобиля);

* отличия и награды (раздел не является обязательным);

* интересы, склонности, имеющие отношения к предполагаемой профессиональной деятельности (содержание на усмотрение соискателя);

* личные качества (важные качества: трудолюбие, коммуникабельность, стрессоустойчивость); хобби, интересы;

* дата написания резюме;

* подпись соискателя.

При написании резюме необходимо учитывать:

Слово «резюме» обычно не употребляется в качестве заголовка (хотя это и не воспрещается). Вместо заголовка указываются ФИО, дата и место рождения претендента. Фамилию, имя и отчество рекомендуется печатать заглавными буквами, чтобы легко было прочитать. ФИО размещаются посередине верхней строки листа. Ниже, у левой границы, - домашний адрес, номер телефона, почтовый адрес в Интернете. У правой границы листа - адрес организации (учебного заведения), в которой претендент в данный момент работает (учится) и служебный телефон. Можно указать время, удобное для связи.

Наименование вакансии должно в точности совпадать с приведенным в источнике (объявлении). Размещается через интервал ниже персональных данных о соискателе. Например, программист - разработчик базового программного обеспечения.

Основной текст размещается ниже наименования вакансии. Сведения об образовании, о работе могут быть представлены в виде перечня или таблицы.

При наличии письменных рекомендаций они могут быть приложены к резюме. В другом варианте можно написать: «Рекомендации имеются и при необходимости могут быть представлены».

В последнее время выделяют еще один классификационный признак деловой документации - форма отправления документа. Наряду с традиционной почтовой пересылкой существует широкий набор технических средств, относящихся к классу средств так называемой документальной электронной связи. Этот тип связи предназначен для передачи сообщений, представленных в форме документов. Можно выделить две большие группы таких средств, отличающихся используемыми методами передачи сообщений: с факсимильными и кодовыми методами передачи. Факсимильный метод передачи сообщений предполагает непосредственную передачу изображения документа с помощью специальных аппаратов - телефаксов, или просто факсов. При передаче кодовым методом производится посимвольное кодирование сообщений - как текстов, вводимых в персональный компьютер непосредственно с клавиатуры, так и графических файлов, т. е. соответствующим образом закодированных изображений. В настоящее время невозможно представить себе ни одного серьезного руководителя предприятия или организации, который мог бы обойтись в своей работе без электронной почты.

Электронная почта и телефакс используются, как правило, для решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие большое юридическое значение (договоры, предложения), высылаются обычным почтовым отправлением.

Электронная почта - эффективное средство, с помощью которого сотни тысяч владельцев персональных компьютеров обмениваются информационными сообщениями. В современном мире большинство фирм предпочитают пользоваться услугами электронной почты, принимая во внимание ее преимущества по сравнению с традиционными видами почты. Отправленное письмо может оказаться на другой стороне

земного шара через минуты.

Для деловой электронной переписки с партнерами и клиентами действуют жесткие правила этикета. Официальные и деловые письма пишутся на бланках фирмы, которые должны быть в вашем компьютере в электронном виде. На таком бланке есть логотип, адрес и телефоны вашей организации. При этом используются те же строгая структура и

стиль письма, как если бы писали его на бумаге. Подписывать электронные письма можно, предварительно отсканировав свой автограф и сохранив его изображения в электронном виде. Если вместе с письмом отправляется информация в приложении, требуется указать, на скольких страницах уместились эти файлы. Если это графика, рисунки или фотографии, следует также указать их расширение, формат, количество.

В официальных электронных письмах не допускаются опечатки, использование различных шрифтов, графических изысков, выражение эмоций, а также смешения кириллицы и латинского шрифта. Недопустимо посылать документы в приложении, оставляя при этом пустым само место для письма. Любые высылаемые по электронной почте файлы необходимо сопровождать приветствием и некоторым комментарием.

При получении письма необходимо сразу же дать короткое уведомление о его получении. Более детальный ответ можно выслать позже.

Посылая кому-либо текстовые или графические файлы, нужно заранее удостовериться в том, что они не содержат вирусов.

Многие правила этикета для электронной почты сходны с принятыми в обществе нормами классической почты. Имеющиеся отличия или дополнения обусловлены спецификой данного способа передачи информации и связаны с использованием технических возможностей Интернета.

Факсимильная связь служит для передачи по телефонным каналам непосредственных изображений: писем, фотографий, чертежей, рисунков. Передача сообщения осуществляется обычным набором номера телефакса вызываемого абонента. Адресат получает копию передаваемого документа с сохранением всех деталей изображения.

Удобно пользоваться факсимильной связью для оперативного оформления контрактов, протоколов и другой документации, требующей отображения подписи и печати партнера.

Обычно сообщение, переданное по телефаксу, оформляется в виде делового письма, которое содержит все необходимые реквизиты. При отправлении сообщения по факсу главным требованием является краткость. Наилучший вариант - сообщение, занимающее одну страницу.

Как и электронная почта, телефакс - удобный способ общения. Огромное преимущество его заключается в том, что передача информации осуществляется практически мгновенно, недостаток - качество копии хуже оригинала. Поэтому несрочные деловые письма лучше отправлять по почте.

Литература

1. Психология и этика делового общения: Учебник для вузов /Под ред. проф. В.Н. Лавриненко. -- 4-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005.

2. Этика делового общения : учебное пособие / составитель М. С. Узерина. - Ульяновск : УлГТУ, 2004.

3. Введенская, Л. А. Деловая риторика : учебное пособие для вузов /Л. А. Введенская, Л. Г. Павлова. - Ростов н/Д : Издат. центр«Март», 2000.

4. Кибанов, А. Я. Этика деловых отношений : учебник для вузов /А. Я. Кибанов, Д. К. Захаров, В. Г. Голованова. - М. : ИНФРА-М, 2004.

5. Стернин, И. А. Культура делового общения / И. А. Стернин, М. Е. Новичихина. - Воронеж, 2001.

Размещено на Allbest.ru