Групповые формы ведения деловых переговоров

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Основные групповые формы делового общения

2. Деловые переговоры между группами

Заключение

Словарь основных терминов

Список использованной литературы

Введение

Давно известно, насколько большую роль играет умение вести деловые переговоры в современном бизнесе. Многочисленные исследования показывают, что успех человека, работающего в сфере постоянного делового взаимодействия, на 80-85% зависит от его навыков ведения переговоров и только на 15-20% определяется уровнем его профессиональной подготовки.

Слово за столом переговоров имеет исключительную силу - здесь несколькими фразами можно добиться того, что в других ситуациях могло бы потребовать многих лет упорного труда. Поэтому человек, умеющий вести переговоры, - ценнейший кадр для любой компании. Стратегии и тактике переговоров посвящаются многие тома социопсихологических исследований, подготовка менеджеров любого звена начинается и заканчивается этой наукой. Вот несколько важных принципов искусства переговоров, которые стоит знать каждому, кто периодически вынужден их вести.

Вести переговоры, особенно в сфере деловых отношений, нелегко. В наиболее сложной ситуации находятся Компании и сотрудники, которые стремятся быть лидерами - в процессе переговоров они сталкиваются с наиболее искусными и жесткими оппонентами, которые достаточно сильны в данной сфере и также стремятся к лидерству. Успеха добивается тот, кто лучше владеет этим сложным и увлекательным искусством, тот, в чьем арсенале содержится больше средств, позволяющих достичь желаемого результата.

Цель работы - исследование групповых форм ведения деловых переговоров.

1. Основные групповые формы делового общения

Наряду с диалоговым общением, существуют различные формы группового обсуждения деловых (служебных) вопросов. Наиболее распространенными формами являются совещания и собрания.

Теория менеджмента предлагает такую наиболее общую классификацию собраний и совещаний по их назначению.

Информативное собеседование. Каждый участник кратко докладывает о положении дел начальнику, что позволяет избежать подачи письменных отчетов и дает возможность каждому участнику получить представление о состоянии дел в учреждении.

Совещание с целью принятия решения. Координация мнений участников, представляющих разные отделы, подразделения организации, для принятия решения по конкретной проблеме.

Творческое совещание. Использование новых идей, разработка перспективных направлений деятельности.

Существует и ряд других классификаций совещаний, в том числе по сфере применения: в науке - конференции, семинары, симпозиумы, заседания ученых советов; в политике - съезды партий, пленумы, митинги. По тематике различают совещания технические, кадровые, административные, финансовые и т.д.

Исходя из этико-организационных подходов, американские исследователи выделяют совещания диктаторские, автократические, сегрегативные, дискуссионные и свободные.

На диктаторском совещании руководитель обычно сообщает присутствующим свое решение по определенным вопросам или знакомит с позицией или распоряжением вышестоящей организации. Дискуссии не проводятся. Участники только задают вопросы.

Автократическое совещание - разновидность диктаторского. Руководитель задает поочередно вопросы участникам и выслушивает их ответы. Приглашенные не имеют права высказывать мнения относительно позиций других участников.

Сегрегативное совещание (сегрегация - лат. отделение, удаление) состоит из доклада руководителя или назначенного им лица. Участники выступают в прениях по указанию (выбору) председательствующего.

Демократический характер имеет дискуссионное совещание. Происходит свободный обмен мнениями, после которого решение принимается общим голосованием с последующим утверждением руководителем или принимается руководителем без голосования, с учетом высказанных мнений и предложений.

Свободные заседания проводятся без четко сформулированной повестки дня. К совещаниям предъявляется ряд этических требований, регулирующих взаимоотношения как между начальниками и подчиненными, так и между его участниками. Так, этически оправданным со стороны начальника будет приглашение участников на совещание, на котором планируется рассмотрение важного вопроса, не по телефону через секретаршу, а письменно или в личном общении. Уважение к аудитории проявляется в создании хотя бы минимума комфорта (подбор помещения в соответствии с количеством участников, необходимое освещение, проветриваемость помещения, обеспечение возможности записать необходимую информацию и т.д.).

Основной элемент собрания или совещания - дискуссия по решаемым вопросам, главная цель которой - поиск истины. Дискуссия эффективна только в том случае, если она проводится с соблюдением этически ориентированных норм поведения людей в процессе делового общения. Так, И. Браим отмечает, что:

- в дискуссии необходимо уважительное отношение к чужому мнению, даже если оно на первый взгляд кажется абсурдным. Для того, чтобы понять чужое мнение, в первую очередь, необходимо набраться терпения, мобилизовать внимание и выслушать его;

- необходимо придерживаться одного предмета спора. Не допускать ситуации, выраженной в поговорке: "Один про Фому, другой про Ерему";

- нельзя превращать дискуссию в конфликт. В споре нужно искать точки сближения мнений и суждений, стремиться к поиску общих решений. Это не означает отказа от своего мнения при уверенности в своей правоте, однако подвергать сомнению правоту своей позиции полезно;

- в любой самой острой дискуссии нельзя использовать бранные слова и безапелляционные заявления (это неверно, это ерунда, глупости говорите и т.д.), а ирония и сарказм, хотя и допускаются, но должны употребляться, не оскорбляя и не унижая оппонентов;

- главное оружие в дискуссии - факты и их добросовестная интерпретация;

- признавайте свою неправоту; - проявляйте благородство: если оппоненты потерпели поражение в дискуссии, дайте им возможность спасти свою репутацию, не злорадствуйте по поводу их поражения.

деловой совещание групповой собеседование

2. Деловые переговоры между группами

От уровня организации деловых переговоров во многом зависит успех в достижении поставленных целей, впечатление о серьезности фирмы, т. е. ее имидж в деловых кругах.

Для ведения деловых переговоров на средних по величине фирмах создается протокольная группа из 2--3 сотрудников, в крупных компаниях образуют специальные протокольные отделы, на мелких фирмах подобные функции часто поручаются помощнику и секретарю генерального директора фирмы. Для деловых встреч выделяется специальное просторное, хорошо обставленное помещение с большим круглым или овальным столом для одновременного ведения переговоров группой партнеров численностью до 10 человек. На крупных фирмах целесообразно иметь несколько переговорных помещений для различных по численности групп.

Переговорные помещения должны быть оборудованы внутрифирменной связью, факсимильным аппаратом, позволяющим выйти на международные линии связи, и терминалом компьютерной сети фирмы. Рядом с переговорными желательно иметь отдельные помещения с холодильником для напитков и электроприборы для приготовления чая и кофе.

Сейчас не принято принимать гостей в кабинетах руководства, а восседать во главе стола буквой «Т» вообще считается верхом неприличия. Для протокольного приема гостей в рабочих кабинетах может быть установлен угловой диван с низким столиком. На время встречи все телефоны внутренней и внешней связи должны быть заблокированы.

Большое число участников может создать у контрагента неблагоприятное впечатление о том, что:

* ведущий переговоры или плохо к ним подготовлен или некомпетентен в смежных вопросах права, финансовых расчетов, ценовой политики фирмы, потребительских свойств товара и т. д.;

* руководители и оперативный состав фирмы имеют низкую коммерческую подготовку или их работа плохо скоординирована;

* руководство фирмы не дорожит рабочим временем своих сотрудников и, в конечном счете, затратами фирмы, особенно при выезде на переговоры за рубеж.

Другая крайность, когда переговоры с контрагентом ведет один руководитель, указывает или на слишком авторитарный стиль руководства, который сам по себе неудобен для деловых отношений, или на желание руководителя извлечь из переговоров личный интерес.

Когда человек продает крупные партии товара или проекты, он часто должен проводить деловые встречи, в которых участвует целая группа. Разговор с людьми, которые настроены критически, может смутить даже опытного консультанта. Переговорные технологии в группе требуют особого мастерства.

Переговоры могут пойти по непредсказуемому варианту потому, что корпоративные цели - многоуровневые. Кроме них у каждого участника есть еще личные «подцели». Иногда они неосознанны и не проявлены, особенно если разговор происходит в обществе коллег, руководства, подчиненных. Поэтому поначалу группа держится более закрыто и официально, чем один переговорщик.

Отчасти их отстраненность объясняется тем, что корпоративных целей может быть много и большинство членов группы ждут команды главного, но отчасти причиной может быть и то, что установки компании нередко вступают в противоречия с тайными целями отдельных участников переговоров.

На различных тренингах по переговорам участники учатся формировать свою команду и распределять роли - кто должен начинать, а кто критиковать, высказывать сомнение, торговаться, давать добро и подводить итоги. Не менее важен и обратный аспект - понять распределение этих ролей в компании противоположной стороны.

У человека может быть навязанная ему группой или руководством роль, которая ему чужда. Например, представителю покупающей стороны поручили рассмотреть ваше предложение и разработать план совместных мероприятий, а это уставшая женщина, которой не хочется лишней работы.

Как работать с незаинтересованными и негативно настроенными участниками группы? Если бросить все усилия на то, чтобы убедить лицо, возглавляющее противоположную группу, принять ваше предложение, вы навяжете его остальным членам команды, но в этом случае получите сильного врага, и не одного, а слаженный коллектив, который будет умело саботировать вашу договоренность. Поэтому нужно не давить, а показывать многосторонние выгоды для всех участников, и в том числе «уставших героев» фирмы, что ваш приход означает облегчение, а не увеличение объема работы. Важно показать каждому участнику, что его личные цели будут также достигнуты в полном согласии с корпоративными.

Очень важно еще до встречи собрать максимум информации о расстановке сил и личных особенностях каждого потенциального участника переговоров. Никакая информация не будет лишней - возраст, пол, образование, прошлый опыт, стиль работы на нынешнем месте, специализация и уровень компетенции.

Если первая встреча проходит по инициативе ваших партнеров по переговорам, то важно понять, что именно их привлекло: успешный опыт сотрудничества с другими компаниями или особые условия, предлагаемые вами.

Нужно узнать, какой сотрудник этой организации стал первым инициатором обращения к вам и каковы причины, побудившие его сделать это. Нужно начать предварительные сепаративные переговоры с вашим тайным доброжелателем и узнать подробности о расстановке сил «в стане противника» и о его цели для того, чтобы помочь ему укрепить позиции.

Анализируя переписку и телефонные разговоры, предваряющие встречу, нужно понять, в каком качестве представляют вас себе эти люди и чего они ждут от вашего потенциального сотрудничества. Если вы идете с одной презентацией, а они ожидают другую - это мелкий конфликт, который будет изначально мешать налаживанию отношений. Для того чтобы соответствовать ожиданиям, нужно подготовить несколько пакетов предложений и презентаций, чтобы, сориентировавшись на месте, использовать ту или иную заготовку.

Есть правило: если не знаешь, как одеваться для мероприятия, выбирай консервативный костюм. Это обязательное правило для встречи с группой, где один человек может воспринять с раздражением ваш излишне стильный вид и своей негативной реакцией повлиять на других членов своей команды.

Когда модно и ярко одетая дама приходит на переговоры в группу, где есть женщины, она вызывает у них «аллергическую» реакцию.

Психологи называют красный цвет вибрирующим, он может вызывать неоднозначные реакции и даже агрессию. Как ни странно, и черный цвет тоже. Поэтому выбирайте неяркие нейтральные расцветки и лучше всего классические фасоны. В идеальном случае собеседники вообще не должны запомнить, в чем вы были одеты.

Не бросаться в глаза, а внушать доверие - правило номер один в переговорах.

По тому, как члены группы, пришедшей на переговоры, рассаживаются и обмениваются репликами, можно понять корпоративные правила игры (в этом смысле переговоры с группой вести легче, чем с одним человеком). В зависимости от стиля, который угадывается с первых же секунд переговоров, выбирается и заготовка презентации: ведь с партнерами лучше говорить на их языке.

Важно обратить внимание на то, как будут рассаживаться члены чужой команды: соберутся ли они вместе или кто-то сядет с вашей стороны, обозначив тем самым расположенность к вашей фирме. Посмотрите, кто окажется в центре и кто по краям, какие они примут позы. Есть разные предпочтения дистанций, в которых нельзя ошибиться. Если сядешь близко - сочтут навязчивым, далеко - холодным. Групповой портрет наглядно покажет, какие манеры приняты у ваших партнеров по переговорам.

Представление участников переговоров проявляет намерения противоположной стороны: присутствие главы компании демонстрирует стратегический интерес к сотрудничеству, главбуха - что вопрос о покупке почти решен, но будут обсуждаться условия оплаты и расценки, а появление специалистов показывает, что фирма еще будет рассматривать характеристики качества выставленного на продажу продукта.

И тут нужен прием, ломающий лед, изменяющий атмосферу так, чтобы установился эмоциональный контакт: возможно, инструментом для этого станут добродушная шутка или небольшой яркий буклет, которые привлекут внимание противоположной стороны и позволят снять первое напряжение. Большой документ, требующий внимания, лучше давать позже, когда основные позиции сторон прояснены. Особенно хорошо нейтрализовать с его помощью человека, который проявил свое негативное отношение и откровенно высказывает критику. Таким образом, вы выведете его на некоторое время из игры, пока он углубляется в бумаги.

А пока на начальном этапе главное - это понять расстановку сил. Групповые и личные интересы могут различаться. При этом они не обязательно находятся в прямой зависимости от ролей, изначально заданных в группе. Личные интересы проявляются в поведении.

Предположим, человеку поручили быть «адвокатом дьявола» и сбивать вас, а для него лично выгоден контракт с вашей фирмой, поэтому он будет отпускать язвительные реплики, позволяющие вам представить свое предложение в выгодном свете.

При всем декларируемом равенстве полов существуют различия, мужчины и женщины проводят переговоры по-разному. Если перед вами несколько представительниц слабого пола и тем более одна из них руководитель, берегитесь! Вывод психологов: они принимают на переговорах более агрессивное решение, чем многие мужчины, потому что считают, что в мире бизнеса им нужно активно пробиваться и доказывать свою деловую хватку. Но это вовсе не означает враждебности лично к вам.

И мужчины, и женщины могут встретить открытой агрессией, но конфронтация не является целью собеседников. Мой многолетний опыт участия в деловых переговорах показывает, что практически всегда стороны участвуют с позитивными намерениями, а выпады чаще всего служат для проверки самооценки и способности сторон отстаивать свои позиции. Со слабым партнером не будут договариваться, слабому будут диктовать свои условия. Отразить нападение ответной агрессией? Хлопнуть дверью и уйти с обидой? Это будет ошибкой. Нужно сохранять спокойный уверенный вид и отшучиваться (тут пригодятся домашние заготовки). А пока противоположная сторона пытается произвести на вас впечатление и прощупать слабые места, нужно думать о том, как провести презентацию. Однако не начинайте сразу длинный монолог.

Длинные фразы воспринимаются группой дробно, каждый слышит какую-то свою часть. Поэтому стоит повторять ключевые положения в разных формулировках. При этом можно возвращать реплики собеседников, пересказывая их почти дословно, но немного меняя в свою пользу. У группы всегда есть так называемый эффект доваривания - решение может созреть позже, во время обсуждения переговоров. И тогда вслед вам полетит еще одно приглашение - на этот раз для того, чтобы заключить сделку.

Заключение

Итак, наряду с диалоговым общением, существуют различные формы группового обсуждения деловых (служебных) вопросов. Наиболее распространенными формами являются совещания и собрания. Теория менеджмента предлагает такую наиболее общую классификацию собраний и совещаний по их назначению. Информативное собеседование. Совещание с целью принятия решения. Творческое совещание. Существует и ряд других классификаций совещаний, в том числе по сфере применения: в науке - конференции, семинары, симпозиумы, заседания ученых советов; в политике - съезды партий, пленумы, митинги. По тематике различают совещания технические, кадровые, административные, финансовые и т.д. Исходя из этико-организационных подходов, американские исследователи выделяют совещания диктаторские, автократические, сегрегативные, дискуссионные и свободные.

Для ведения деловых переговоров на средних по величине фирмах создается протокольная группа из 2--3 сотрудников, в крупных компаниях образуют специальные протокольные отделы, на мелких фирмах подобные функции часто поручаются помощнику и секретарю генерального директора фирмы. Для деловых встреч выделяется специальное просторное, хорошо обставленное помещение с большим круглым или овальным столом для одновременного ведения переговоров группой партнеров численностью до 10 человек. На крупных фирмах целесообразно иметь несколько переговорных помещений для различных по численности групп.

Словарь основных терминов

Переговоры - это процесс, в котором вырабатываются взаимоприемлемые позиции сторон.

Группа - это четко ограниченная в размерах совокупность людей, которая вычленяется из широкого социума как некая отдельная психологически самоценная общность, объединенная в логике каких-либо значимых оснований: специфика заданной и реализуемой деятельности, социально оцениваемая принадлежность к определенной категории людей, входящих в группу, структурно-композиционная объединенность и т. д.

Совещание - это заседание, посвященное обсуждению вопросов, действий, мер.

Собрание - это совместное присутствие граждан в специально отведенном или приспособленном для этого месте для коллективного обсуждения каких-либо общественно значимых вопросов.

Дискуссия - это публичное обсуждение какого-либо спорного вопроса, проблемы; спор.

Команда - это группа людей, призванная выполнять определенную работу, задание.

Презентация - это официальное представление вновь созданного предприятия, фирмы, проекта, продукции, товара кругу приглашенных лиц.

Список использованной литературы

1. Бройниг Г. Руководство по ведению переговоров. / Пер. с англ. - М.: Инфра-М, 2015. - 248с.

2. Ботовина Р.Н. Этика деловых отношений. М.: Финансы и статистика, 2015. - 208с.

3. Дятлов А.Н. Современный менеджмент. М.: ИМПиЭ, 2012. - 246с.

4. Шейнов В.П. Психология и этика делового контакта. Мн.: Амалфея, 2014. - 384с.

Размещено на Allbest.ru