Деловое совещание

Размещено на http://www.allbest.ru/

Деловое совещание



Деловое совещание - это распространенная форма управления для выработки оптимальных решений, что позволяет использовать коллективный разум и знания для решения сложных актуальных проблем, организовать обмен информацией, мнениями и накопленным опытом между отдельными работниками, структурными подразделениями предприятия.

Функции совещаний:

1. Объединение знаний и опыта участников

2. Озвучивание претензий и жалоб

3. Сбор информации

4. Оценка текущего состояния дел

5. Предоставление информации

6. Выяснение последствий осуществляемых или предполагаемых изменений

7. Принятие решений

8. Распределение ресурсов

9. Помощь в принятии стратегических решений

10. Помощь в решении стратегических проблем

11. Усиление кооперации и преданности работников

12. Распределение обязанностей

13. Согласование действий.

Достоинства совещаний:

1.У персонала укрепляется чувство сопричастности и ответственности за реализацию принятых решений

2.Укрепляется демократический стиль управления

3.У персонала развиваются навыки общения, ведения переговоров и принятия решений

4.Повышается удовлетворение от работы

5.Облегчается общение

6.Открываются возможности для контактов работников разного уровня

7.Младшему персоналу облегчается доступ к руководству и к принятию управленческих решений

8.Благодаря учёту разных точек зрения повышается качество принимаемых решений

Недостатки совещаний:

1.Занимают время, отвлекают людей от важной работы, в частности от контактов с клиентами и потребителями

2.Затратность - чем больше людей участвует в совещании, тем дороже для организации обходится принятие решений

3.Низкая оперативность - принятие решений может занять слишком много времени, решения могут запоздать, а благоприятные возможности могут быть упущены

4.Ослабляется индивидуальная ответственность и инициатива, если работа контролируется централизованно или коллегиально, т.е на совещаниях

5.Менеджеры могут почувствовать себя отстраненными от управления, может ослабиться удовлетворение от работы

6.Возможны принятие некачественных решений или задержки с принятием решений, особенно если требуется консенсус

Классификация совещаний:

1) по назначению:

- вырабатывающие и принимающие решения;

- разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;

- подводящие итоги выполнения решений и дающие оценку его результатов;

- оперативные.

2) по периодичности (частоте) проведения:

- разовые;

- регулярные;

- периодические.

3) по количеству участников:

- узкий состав (до 5 чел.);

- расширенные (до 20чел.);

- представительные (свыше 20чел.).

4) по степени стабильности состава участников совещания:

- с фиксированным составом;

- с приглашаемыми по списку, составленному для каждого совещания;

- комбинированные.

5) по принадлежности:

- партийные (и других общественных организаций);

- административные;

- научные и научно-технические;

- объединенные.

По стилю проведения совещания делят на четыре вида:

1. Автократические. Правом голоса пользуется в основном начальник. Он, как правило, доводит до сведения участников принятые им или вышестоящим руководством решения и иную информацию. Остальные своими вопросами лишь уточняют детали.

2. Свободные -- без повестки дня, а иногда и без председателя. Они сводятся к обмену мнениями, проходят в форме беседы, без принятия формальных решений. Возникают стихийно и проходят где и когда угодно: в перерыве, на товарищеских встречах и т.д. Для стимуляции таких неформальных совещаний в обучающихся организациях создают специальные условия -- например, ставят кофейные автоматы и столики. Такого рода совещания способствуют обмену знаниями и опытом между сотрудниками.

3. Творческие. Проводятся в форме дискуссии с целью поиска вариантов решения какой-то проблемы. Их эффективность определяется тем, что идея, высказанная одним участником совещания, порождает у других новые идеи, в результате чего поток идей увеличивается (возникает «цепная реакция»).

4. Сегрегативные. На них создается видимость конструктивной дискуссии, а фактически руководитель манипулирует коллективом для принятия нужных ему решений, которые было бы затруднительно получить открытым путем, стремится обеспечить отсутствие тех, кто может высказать иное мнение, проголосовать «против». На совещании руководитель или кто-то по его поручению делает соответствующий доклад, затем проводятся прения, слово в которых дается заранее определенным сотрудникам; для них предварительно определяется канва или готовый текст выступления, а ход прений направляется в нужное русло.

Председатель, ведущий собрание, должен:

- заранее подготовиться к своей роли (ознакомиться с повесткой, просмотреть список выступающих и проект постановления);

- быть пунктуальным;

- начинать собрание в строго назначенное время;

- проследить за тем, чтобы были соблюдены все формальности (ведение протокола и т.д.);

- контролировать соблюдение порядка в зале;

- работать и вести собрание исключительно по повестке;

- представлять ораторов, если в этом есть необходимость;

- следить за регламентом выступлений;

- вести и направлять ход дискуссии, при необходимости задавать уточняющие вопросы выступающему;

- следить за тем, чтобы могли высказаться все желающие;

- уметь охладить эмоции как ораторов, так и аудитории;

- пресекать посторонние разговоры, лишать слова грубиянов или болтунов, вышедших за рамки регламента;

- выступить с заключительным словом, подводя итоги работы собрания, напомнить дату проведения следующего мероприятия;

- быть внимательным к своим словам или репликам, никого не обидеть и не сделать объектом насмешки.

Сотрудник, ответственный за подготовку мероприятия, прежде всего должен выяснить:

-цель совещания;

-основные вопросы для обсуждения;

-состав участников;

-место, время и форму проведения.

При проведении совещаний полезно знать и учитывать, что их участники могут быть условно распределены по нескольким характерным группам, требующим специфического подхода со стороны ведущего.

«Спорщик»

Поведение председателя совещания:

Сохранять спокойствие и деловитость. Дать участникам возможность отклонить его утверждения

«Негативист»

Поведение председателя совещания:

Признать, оценить его знания и опыт

«Позитивист»

Поведение председателя совещания:

Предложить ему подвести итоги, сознательно втянуть в дискуссию

«Всезнайка»

Поведение председателя совещания:

Призвать участников принять определенную позицию по отношению к его утверждениям

"Словоохотливый»

Поведение председателя совещания:

Тактично прерывать, напоминать о регламенте

«Застенчивый»

Поведение председателя совещания:

Ставить нетрудные вопросы, укреплять его уверенность в своих силах

«Незаинтересованный, пассивный»

Поведение председателя совещания:

Поинтересоваться его работой, привести примеры из его сферы интересов

«Склонный к расспросам»

Поведение председателя совещания:

Адресовать его вопросы к участникам

«Большая шишка»

Поведение председателя совещания:

Избегать прямой критики, применить технику "да, но"

Время и место проведения совещания

Очень важно, когда Вы проводите совещание. Допустим, Вы приурочили планерку к концу рабочего дня. Все пришли уставшие, обсуждение протекало вяло, и результат от такого совещания низкий. Еще хуже назначить совещание перед обедом. Люди начинают нервничать, все время поглядывают на часы. Все торопятся побыстрее “закруглиться”, чтобы успеть перекусить; и снова Вы имеете тот же результат. Никогда не устраивайте собрания утром в понедельник и во второй половине дня в пятницу. Для людей это не самое продуктивное время.

Пожалуй, самое благоприятное время для деловых совещаний - утро, где-нибудь с 9 до 11. Впрочем, многое зависит от режима работы Вашего предприятия, от характера бизнеса, от графика работы участников совещания

Следите за тем, чтобы все совещания начинались строго в назначенное время. Нельзя допускать, чтобы участники совещания десять минут рассаживались по местам, потом еще десять минут ждали опоздавших, потом пять минут выслушивали их объяснения, потом начинали пить кофе и т.д.

Вначале это покажется Вам трудным, почти невозможным, но стоит лишь проявить твердость, не расслабляться, и очень скоро все усвоят, что приходить на совещания следует вовремя.

Начиная совещание, заранее сообщите время его окончания. Ни в коем случае нельзя затягивать обсуждение даже самого важного вопроса сверх установленного срока! По ходу ведения собрания помогают фразы типа: “У нас осталось не более 10 минут до конца дискуссии. Прошу высказываться только по существу вопроса!”

Основные требования к помещению для совещания

— Быть удобным, иметь достаточно места, чтобы участник совещания не упирался локтем в бок соседа, а коленями в стоящий впереди стул. Однако положение полулежа в мягком кресле тоже нежелательно - клонит в сон. Удобство предполагает также хорошее освещение, нормальную температуру, свежий воздух, ибо духота способна разморить любую, даже самую стойкую, аудиторию.

— Ничто не должно отвлекать внимание участников: ни телефонные звонки, ни шум городского транспорта, ни слишком зрелищный пейзаж за окном.

— Помещение нужно проветрить или за несколько часов включить систему кондиционирования.

— Стулья следует аккуратно расставить, а их количество должно быть на 1-2 больше, чем запланированное число участников и приглашенных. Ведь во время обсуждения может срочно понадобиться пригласить кого-либо из сотрудников. Тогда им будет куда сесть.

— На столах должны быть письменные принадлежности (ручки, карандаши и листы бумаги формата А4 или удобные блокноты А5 либо большего формата). Приветствуется использование канцтоваров с фирменной символикой.

— На столах размещается минеральная вода и стаканы, которые ставятся вверх дном на салфетки, а их количество должно быть на 1-2 больше, чем присутствующих.

— Если для наглядности используются маркерные доски, необходимо предусмотреть наличие нескольких разноцветных маркеров, а также заранее пропитать так называемую «стерку» специальной жидкостью.

— В случае использования технических средств их необходимо установить заранее, ознакомиться с правилами эксплуатации и проверить работоспособность, обязательно следует предусмотреть возможность подключения ноутбуков. При использовании слайдов необходимо обеспечить их наличие на совещании, разместить проекционный экран таким образом, чтобы его было видно всем присутствующим.

В некоторых компаниях в целях безопасности не разрешается приносить на совещания мобильные телефоны. В этом случае следует предусмотреть возможность их хранения у секретаря руководителя.

Успех совещания на 90% зависит от качества его подготовки. Любое, даже самое короткое совещание, от предварительной проработки только выиграет.

Подготовка документов для проведения совещания (доклады, информационные материалы)

Перед рассылкой участникам материалов, которые будут обсуждаться на совещании, следует обратить внимание на их оформление.

Так, 10-15 страниц сплошного текста, набранного мелким шрифтом, никто читать не будет. Поэтому не экономьте на своих сотрудниках и используйте оптимальный размер шрифта -- 12. Более мелкий текст можно использовать, например, для постраничных сносок.

Выступления участников могут подкрепляться письменными докладами. Отметим, что доклад является одним из самых длинных деловых документов. Его написание относится к навыкам, необходимым для успешной карьеры. Он должен быть:

-кратким, насколько позволяет содержание и цель;

-понятным (простым, а не запутанным);

-логичным;

-структурированным.

Самое важное начинается как раз после проведения совещания. Ведь именно от выполнения принятых решений будет зависеть его эффективность. Для этого необходимо составлять протокол, в котором письменно фиксируются решения с указанием ответственных исполнителей и сроков выполнения задания. Как правило, в конце совещания председатель подводит итоги обсуждения и кратко объявляет, какие действия должны быть предприняты, кем и когда. Именно протокол документально подтверждает достигнутые договоренности и указывает направления предстоящей работы.

В зависимости от вида совещания и других факторов могут составляться следующие формы протокола:

- полный протокол, который содержит запись всех выступлений на заседании (в нем фиксируются обсуждавшиеся вопросы и принятые решения, выступления участников, вопросы, замечания и т.д.);

- краткий протокол, который содержит фамилии выступивших и краткие записи о теме выступления, принятых решениях (без подробностей хода обсуждения).

Всем участникам совещания необходимо разослать копию протокола, а ответственным исполнителям по конкретным вопросам, не присутствовавшим на совещании, выписку из протокола, которая включала бы лишь необходимую для выполнения поручения информацию.



Начало совещания

Совещание должно начинаться в указанное время. Руководителю необходимо сказать вступительную речь, в которой будет описана тема планерки, этапы проведения совещания и поставленные цели и задачи. Нужно убедить работников в важности обозначенных проблем, так создается стимул для обсуждения. Можно сразу поставить проблемные вопросы, о которых пойдет речь. Для повышения мотивации необходимо заинтересовать слушателей в обсуждении, установить связь конечного результата с интересами работников. Так можно убедить участвовать в дискуссии даже тех, кому изначально совещание казалось бесполезным.

Организация дискуссии

Существует несколько вариантов организации обсуждения. Для эффективной и результативной дискуссии необходимо создать непринужденную и дружественную атмосферу. Точка зрения руководителя не должна являться аксиомой для сотрудников, иначе плодотворного обсуждения не получится. Нужно выслушивать и учитывать мнение каждого присутствующего по любой из поставленных проблем. Методика проведения совещаний не рекомендует использовать категоричные фразы вроде «вы совершенно неправы», ведь это не только негативно сказывается на самооценке подчиненного, но и демотивирует его к принятию решений и к участию в дальнейшем обсуждении.

Есть несколько правил грамотной полемики, которые стоит использовать во время совещаний



Завершение совещания

— В конце любого обсуждения руководитель должен подытожить результаты дискуссии и определить, что будет делаться для выполнения принятого предложения.

— Сценарий проведения совещания должен заканчиваться в позитивном ключе. Так участники обсуждения смогут осознать, что их участие в дискуссии было ненапрасным, что совещание достигло определенного прогресса.

Проанализируйте подготовку, проведение, итоги совещания.

Задайтесь такими вопросами:

— Были ли достаточно понятны тема и цель совещания?

— Все ли участники получили вовремя повестку дня и необходимые материалы?

— Вовремя ли началось заседание?

— Соблюдались ли повестка дня и регламент?

— Была ли достигнута цель совещания?

— Были ли распределены задания и установлены сроки?

Сколько времени было использовано неэффективно?

13 Причин, делающих совещания неэффективными

— Неясные или ложные цели;

— Неподготовленность;

— Отсутствие или несоблюдение регламента;

— Избыточное число участников;

— Отсутствие повестки дня;

— Отсутствие протокола;

— Отсутствие контроля за исполнением принятых решений;

— Слабое руководство;

— Необязательность присутствия;

— Плохая тактика;

— Неэффективное общение;

— Отсутствие уверенности;

— Игнорирование установленных процедур.

Типичные ошибки при проведении совещаний

деловой совещание дискуссия управление

Ситуация: “У нас принято назначать совещания на 10 или 11 часов утра. Очень многие сотрудники регулярно опаздывают. Как я только с этим не боролся…”

Ошибка: Возможно, Вы сами приучили сотрудников к тому, что совещание никогда не начинается вовремя. Не исключено, что Вы регулярно предлагаете пришедшим вовремя подождать опоздавших, чтобы потом не прерываться. Попробуйте начинать совещания строго в установленное время, не прерываясь при появлении каждого опоздавшего, а лишь кивком показывая ему, что его извинения приняты. Попробуйте также не назначать начало совещаний на строго конкретный час. Исследования показали, что люди более пунктуальны, если время начала совещания указано часом с минутами. Например, на совещание, запланированное на 10 часов утра, опоздает большее число людей, чем на совещание, начинающееся в 10 часов 10 минут. Чем это объясняется - непонятно, но компании, начинающие совещания в час с минутами, сообщают о росте пунктуальности.

Ситуация: “За период между двумя совещаниями обычно накапливается много мелких вопросов, которые мы включаем в повестку дня как “Разное”. Однако иногда обсуждение этого пункта затягивается на несколько часов…”

Ошибка: Никогда не включайте в повестку дня раздел “разное”. Люди не будут ставить вас в известность о том, что они захотят обсуждать. Следовательно, вы не будете знать, сколько времени продлится обсуждение таких вопросов.

Если избежать этого невозможно, вынесите “Разное” на обсуждение в первую очередь. Перед тем, как приступить к рассмотрению других пунктов, спросите о наличии соответствующих вопросов и решите сразу, будете ли вы включать их в повестку дня собрания, и если да, то в какую его часть.

Если Вы все-таки включили раздел “Разное” в конец повестки дня, то сразу же установите время, которое Вы выделяете на “разное”. Решительно пресекайте тех ораторов, которые взяли слово для различных провокационных заявлений и требований, не имеющих отношение к основной повестке.

Ситуация: “Иногда на совещаниях возникает всеобщее воодушевление, все горячо поддерживают какую-либо новую идею, но на этом все и заканчивается…”

Ошибка: Причин тому может быть несколько. Одна из основных - отсутствие системы контроля за исполнением решений. Также возможно, что решения совещания не были достаточно конкретными, т.е. не были назначены ответственные, не были определены конкретные мероприятия и т.п.

Кроме того, как показали исследования психолога Дж. А. Стоунера, на совещаниях люди более склонны предлагать рискованную политику и принимать смелые решения, чем каждый из них в отдельности. Одна из причин этого явления - рассеивание ответственности, позволяющее каждому из присутствующих обвинить кого-нибудь другого в допущенных ошибках. Часто участвующие в совещаниях люди также склонны путать обсуждение с принятием решений - это характерная ошибка бюрократов, равнодушных к реалиям бизнеса.

Ну и, наконец, многие принятые на совещаниях решения никогда не выполняются из-за того, что люди с неохотой принимают перемены. После вспышки интереса, следующей непосредственно за совещанием, заинтересованные в том, чтобы все оставалось как прежде, быстро восстанавливают статус-кво.

Ситуация: “Иногда, бывает, сидишь на совещании и ловишь себя на мысли: что мы здесь обсуждаем?…”

Ошибка: Возможно, причина кроется в плохой подготовке совещания. Люди приходят на него, в действительности не представляя, зачем, и не зная, что от них требуется. Бороться с этим можно путем тщательной подготовки.

Быть может, такие мысли посещают Вас на регулярных совещаниях, проводимых скорее по привычке, чем с какой-либо ясной целью. В этом случае стоит пересмотреть график совещаний.

Ну и, наконец, особое внимание следует уделять эффективному обмену информацией до, во время и после совещания. Иначе - увы! - многие совещания так и будут оставаться пустой тратой времени.

Памятка руководителю, проводящему собрание:

— убедитесь, что собрание -- лучший способ достижения поставленной цели.

— тщательно готовьте собрание, не забывайте о мелочах.

— приглашайте людей на собрание только в том случае, когда их присутствие действительно необходимо.

— составьте точную повестку дня с регламентом.

— начинайте и заканчивайте собрание строго в установленное время.

— контролируйте ход и регламент проведения собрания -- это ваша ответственность как председателя.

— подведите итоги собрания, контролируйте результаты.

Таким образом, совещание - одна из важнейших форм управленческой деятельности, во время которой происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения. Как видим, совещание - процесс сложный и при его проведении необходимо учитывать огромное количество психологических закономерностей и правил подготовки и проведения.

Размещено на Allbest.ru

...