Этика телефонного разговора

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Этикет телефонного разговора

Пермь, 2016

Содержание

Введение

Глава 1. Правила телефонного этикета

Глава 2. Холодные звонки

Глава 3 Деловой этикет телефонного разговора

Заключение

Список литературы

Введение

Можно ли представить нашу современную жизнь без средств связи и телефонов в том числе? Вопрос, конечно, риторический и совершенно не требует ответа, потому что он очевиден. С помощью телефонов мы не только обмениваемся информацией с родителями, друзьями, знакомыми, но и порой ведем важные переговоры, договариваемся о встречах и решаем серьезные вопросы по телефону. Отдельным пунктом можно рассмотреть такие телефонные разговоры, как деловые. Деловая беседа по телефону - это самый быстрый деловой контакт и особое уменье. Значение телефонного общения трудно переоценить, так как это самый простой способ установления контакта; телексы, телетайпы, факсы, лишь дополняют его. Умение деловых людей вести телефонные коммуникации влияет на их личный авторитет и на реноме фирмы, организации которую они представляют.

Большинство людей в крупных организациях, которые принимают звонки, даже не имеют представления как правильно строить деловой разговор с человеком по ту сторону трубки. Этикет телефонного разговора - это целое искусство, которым должен владеть не только человек, работающий с серьезными людьми в крупной компании, но и любой уважающий себя человек.

Вы когда-нибудь прислушивались к тому, как разговаривают дети по телефону, особенно со своими одноклассниками? Иногда довольно сложно понять их общение. Они забывают представиться, вместо «спасибо» за полученную информацию говорят «хорошо». Говоря, «перезвони мне», забывают спросить, а знает ли человек номер его телефона? Это подобно присутствию на археологических раскопках в степях информации -- ищешь, но неуверен, что найдешь.

Интересен тот факт, что многие люди, в особенности пожилые, предпочитают кричать в трубку, думав при этом, что его не слышит собеседник, сам не подозревая того, что шум порождает он сам. Актуальность выбранной темы заключается в том, что каждый человек, имеющий телефон даже не подозревает о существовании этики телефонного разговора, и порой показывает себя не с лучшей стороны, даже не видя своего собеседника.

Глава 1. Правила телефонного этикета

Довольно часто люди, чья деятельность неизбежно связана с разговорами по телефону сталкиваются с разного рода заблуждениями. Например, такими, что раз собеседник их не видит, то вести беседу можно в свободной и непринужденной форме. Однако если вы представляете какую-либо компанию или свои услуги в качестве частного лица, стоит помнить, что имидж компании напрямую зависит от того, в какой манере вы будете говорить с потенциальным клиентом. Если в реальной жизни встречают «по одежке», то в общении по телефону той самой «одежкой» как раз будет являться ваша манера разговора. Именно ваша речь позволит произвести положительное впечатление на собеседника или, наоборот, заставит его отказаться от сотрудничества с вами. Так в чем же заключаются правила делового разговора по телефону?

Этикет телефонного общения - это навык, который приобретается путем постоянных тренировок. На свете очень мало людей, которым от природы дано умение убеждать собеседника, находясь по разные стороны одного города, региона, страны и даже зарубежья. И прежде чем вы снимете трубку для очередной беседы, учитесь говорить так, как этого требует телефонный этикет:

Приветствие. Характер будущего разговора очень сильно зависит от того, как пройдет процедура приветствия. Если позвонили вам, ни в коем случае не стоит уподобляться тем, кто привык здороваться фразами «Слушаю» или «У аппарата». Лучшим вариантом будет назвать компанию и сразу представиться. Если клиенту звоните вы, также старайтесь избежать «коронной» фразы, которой грешат практически все: «Вас беспокоит такой-то» или «Вас тревожит такая-то компания». Такие слова могут заранее настроить человека на негатив. Лучше всего представиться, назвать свою компанию и уточнить, как обращаться к собеседнику и есть ли у него время на беседу. Чем чаще вы будете называть его по имени отчеству, тем более доверительной получится беседа.

После приветствия старайтесь сразу перейти к предмету разговора. Исключением могут стать лишь постоянные клиенты, с которыми за долгое время общения уже сложились приятельские отношения.

Интонация и тембр речи. Известно, что тон голоса имеет большее воздействие на человека, нежели слова. Ваш голос должен быть низким, отчетливым и достаточно громким. С другой стороны, важным правилом при общении с человеком на том конце провода должна быть улыбка. Пусть ваш собеседник ее не увидит, но он обязательно ощутит дружелюбную интонацию, которая поднимет его настроение и направит разговор в позитивное русло.

Скорость речи. Если вы привыкли говорить быстро, то в телефонном разговоре темп речи лучше сменить на медленный, ровный и уверенный голос. Быстрая речь создаст впечатление, что вы нервничаете или неуверенны в себе. Также немаловажно подстроиться под темп речи собеседника.

Вежливость - еще один залог правильного телефонного этикета. Фразы «будьте добры», «Если вас не затруднит», «Благодарю вас за то, что смогли уделить время», никогда не будут лишними.

Если вам звонит агрессивный или требовательный клиент, важно выслушать собеседника, установить с ним контакт (выразить свое сожаление или согласиться с его мнением) и предложить план выхода из ситуации. Примером ответа на агрессивные выпады собеседника может стать такая фраза: «Я пониманию вашу проблему. Давайте поступим следующим образом…». Ваш голос при этом должен быть решительным и уверенным.

Если звонящий спрашивает вашего коллегу, который отсутствует, не стоит обрывать разговор фразой о том, что человека нет на месте. Лучше уточните, по какому вопросу звонит собеседник и что передать отсутствующему. Возможно, клиент укажет, куда и во сколько ему перезвонить.

Заканчивая разговор с клиентом, не забывайте попрощаться. Очень часто, узнав необходимую информацию, люди просто бросают трубку. При этом у второго собеседника сразу же исчезает любое желание общаться с таким человеком еще раз.

Не извиняйтесь за то, что отняли время у собеседника. Этим вы настроите его на мысли о том, что вы действительно помешали его делам. Лучше всего поблагодарить его за то, что он это время для вас выделил.

Это лишь некоторые рекомендации, которые важно знать каждому, кто так или иначе связан узами телефонного общения. Не обязательно учить их наизусть. Достаточно относиться к своим собеседникам так же, как вы относитесь к самим себе.

Глава 2. Холодные звонки

телефонный этикет деловой холодный

Все чаще можно встретиться с таким понятием, как холодные звонки. Холодные звонки- это рекламные телефонные звонки или визиты, которые делают различные торговые компании с целью привлечь потенциальных покупателей или клиентов. В основном, данное понятие создано для сферы продаж или предоставления услуг. Но если только изучить схему по которой действуют операторы исходящих вызовов, можно понять, что они изучали свой план не день и не два. Ведь звонить незнакомому человеку без заранее составленной схемы очень сложно. Ведь важно не просто позвонить, а сделать так, чтоб разговор состоялся.

Примерная схема такого звонка заключается в следующем:

Обязательно завладеть вниманием человека.

Четко и грамотно представить себя и компанию, чья продукция предлагается.

Понятно объяснить, в чем причина звонка.

В разговоре должно прозвучать оценочное или вопросительное утверждение.

Должна быть назначена деловая встреча.

Конечно, стандартным сценарием можно и не пользоваться, а работая в этом направлении, разработать свой, индивидуальный. Ведь все, что приходит с практикой, намного быстрее приносит успех. Вот идет по телевизору шоу, и видно, что все свои диалоги актеры пропускают через себя. Ни о каком сценарии речи не идет.

Также и успешный торговый агент,  подготовленный заранее текст холодного звонка, обязан пропустить через себя. Вот тогда слова прозвучат естественно и убедительно. Или же преподаватель, много лет работающий по одной программе. Он досконально знает основу, но может вносить изменения, исходя из обстоятельств.

Подробный алгоритм холодного звонка по пунктам

Обязательно завладеть вниманием человека

Начинать разговор необходимо с фразы, цель которой - завладеть вниманием невидимого собеседника. Последующий ответ зависит именно от нее. А вот каким он будет, положительным или отрицательным, будет зависеть от грамотного вопроса, который прозвучит в начале разговора.

Именно поэтому, торговый агент обязан помнить истину: каков вопрос - таков и ответ. Предположим, схема холодного звонка начинается, примерно, вот с такой фразы: «Вас бы заинтересовало предложение сэкономить для себя триллион долларов?». Ясно, что предложение невыполнимо, оно звучит глупо и ответ будет таким же глупым.

Отсюда следует вывод: начинать разговор необходимо с разумных предложений, на которые можно получить разумный ответ. Вот и просматривается утверждение, каков вопрос - таков ответ. Необходимо уметь пользоваться возможностью получения информации и умением воспользоваться ею.

Предлагая свои услуги по телефону, торговый агент должен уметь разговаривать, то есть не просто молчаливо слушать несогласие и отказ, а уметь обходить подводные камни, которые поджидают чаще всего в начале беседы (вопрос будет обязательно рассмотрен отдельно).

А вот возьмет собеседник трубку или нет - это уже другой вопрос. Большинство очень долго не могут понять, что первый разговор особого значения не имеет, это случай. Куда более важно, приготовить сценарии холодных звонков последующих за первым.

Назначая деловую встречу агент не должен прибегать к хитростям и уловкам, пытаясь обманом вытянуть собеседника на встречу. А ведь некоторые так и делают, представляясь врачом из поликлиники или сообщая о выигранном призе. Такие методы недостойны внимания и вызовут только раздражение.

Если проанализировать некоторые разговоры по телефону, можно понять, что концентрировать внимание торговый агент должен на ответе собеседника и направлении разговора после ответа. Для того чтоб разговор продолжился, необходимо уметь использовать ответ в своих целях.

Поэтому  алгоритм холодных звонков на начальном этапе разговора строится так, чтоб ответ мог привести собеседника к желаемому результату. И простая фраза: «Доброе утро…» обязательно даст этот необходимый результат.

Уже самые первые слова должны заставить собеседника дать ответ. Агент должен предвидеть варианты продолжения разговора после любого ответа и провести его так, чтоб итогом стала назначенная встреча. Но это не самый важный момент, ведь чтобы не было сказано, ответ все равно прозвучит, и к нему можно подготовиться.

А вот настоящий важный момент разговора - положительный тон. Ведь на него реагируют чаще всего. И если агент разговаривает интеллигентно, вежливо и спокойно, ему отвечают тем же. Если же после вопроса торгового агента, собеседник бросает трубку - это повод задуматься, в чем причина.

Но это тоже своеобразный ответ. Воспользовавшись советами данной статьи, агент научиться составлять сценарии холодных звонков ничего лишнего не применяя. Таким образом, трубку бросать будут все меньше и меньше.

Четко и грамотно представить себя и компанию, чья продукция предлагается

Раздается звонок, человек снимает трубку и слышит: «Доброе утро, господин Иванов. Это Дмитрий Петров из компании «Мир чудес». Наверняка, он не поймет, кто звонит и что это за компания. Значит, задача агента - более подробно представить себя и услуги компании.

Разговор должен звучать примерно так: «Доброе утро, господин Иванов. Это Дмитрий Петров из компании «Мир чудес», которая находится здесь, в городе. Наша компания является крупной корпорацией по предоставлению любых услуг. Мы сотрудничаем более чем с 200 другими компаниями» и так далее. Намного понятней и вероятность заинтересовать клиента повышается.

Понятно объяснить, в чем причина звонка.

Третий, важный пункт, который предусматривает схема холодных звонков - это обоснование звонков, большая часть которых делается с целью назначения деловой встречи. Позвонив большому количеству людей с предложением назначить встречу, агент, наверняка, договорится о ней, и не в одном случае. А вот если причина звонка не будет озвучена, то и встреча не будет назначена. Торговый представитель обязан предусмотреть целостную картину от всего разговора. Для этого он указывает причины, по которым звонит, и цель его звонка не в своем представлении, не в вопросах, которые он может задать, не в конкретно озвученной просьбе и даже не в заключение самой сделки. Его цель - назначить встречу и все. Крайне важно это понимать.

В разговоре должно прозвучать оценочное или вопросительное утверждение

Немаловажную роль при разговоре сыграют оценочные или вопросительные утверждения. Оно должно плавно вытекать из начальных фраз разговора и одновременно логично продолжить все уже сказанное. При этом агент не должен допустить никаких намеков на манипулирование своим собеседником.

Должна быть назначена деловая встреча

Не бойтесь конкретики. Допустим, что прозвучал утвердительный ответ. Клиент готов назначить деловую встречу. Сделать это необходимо следующим образом: «Отлично, господин Иванов, тогда нам просто необходимо встретиться. Вас устроит среда, в четыре часа дня?»

Иными словами, фраза должна прозвучать кратко и конкретно, с обязательным указанием времени. Только тогда все получится. Если агент начинает предлагать варианты, это не приведет к хорошим результатам. Очень многие допускают серьезную ошибку, боясь произнести напрямую  конкретную просьбу о встрече. Только так, четко, прямо и конкретно можно получить пользу от своих действий. И опять напрашивается утверждение: каков вопрос, таков и ответ.

Глава 3. Деловой этикет телефонного разговора

Деловой этикет телефонного разговора значительно упрощает жизнь. На сегодняшний день существует очень много фирм. Некоторые фирмы становятся банкротами не потому что у них дела идут как то не так а от того что их сотрудники не знают правила телефонного разговора с клиентами. Сегодня мне бы хотелось рассказать вам о том, как правильно вести деловые переговоры. Если вы хотите чтобы от вас не отворачивались клиенты, выучите деловой этикет телефонного разговора. Это поможет выглядеть профессионально в глазах партнеров.

1. Следите за своей интонацией. Во время общения люди передают друг другу информацию при помощи трех способов: «язык жестов» (55%), интонация (38%) и слова (7%).При общении по телефону мы стараемся передать собеседнику смысл наших сообщений при помощи интонации и слов. Интонация -- 86%; Слова -- 14%. Ваша интонация и голос помогают понять вашему собеседнику, что вы за человек. При общении по телефону не стоит разваливаться на стуле и класть ноги на стол. Если человек лежит или полусидит, меняется тембр его голоса, это происходит, потому что изменяется угол его диафрагмы. Поэтому человек, даже не видя вас, узнает, что вы лежите.

2. Обязательно здороваетесь с дозвонившимся. Если вы приветствуете звонящего, это дает ему понять что его звонок важен для вас. При ответе на звонок не стоит говорить: алло, слушаю, и так далее.

3. Всегда стараетесь представиться по телефону. После приветствия обязательно представьтесь, и скажите название фирмы. При приеме внешних звонков используются два способа, так называемые «минимум» и «максимум»: Способ «минимум»: Приветствие + название организации. «максимум»: «минимум» + имя человека, снявшего трубку.

4. На звонки стараетесь отвечать после 3-го звонка. Если вы снимаете телефон после 1-гозвонка, то у дозвонившегося человека может возникнуть мнение, что у вас нет дел. Если телефон звонит более 4 раз, то, звонящий начнет нервничать.

5. При звонке не стоить говорить «Вас беспокоит...» или «Вас тревожит...». Просто скажите: «Доброе утро, вам звонит Марина из журнала «Огонек».

6. Позвонив, поинтересуетесь, есть ли у человека время выслушать вас. Представившись, не начинайте сразу говорить о делах, для начала узнайте есть ли у собеседника время разговаривать с вами. Существует два способа, чтобы использовать эти советы: Представиться + спросить о свободном времени + сказать цель звонка. Представиться + сказать цель звонка + спросить о свободном времени.

7. Старайтесь переходить к самому главному как можно быстрее. Представьтесь и попросите время для беседы, не тратьте время на бессмысленные вопросы, типа: Ну и как вам эта погода? При общении по телефону, занятые клиенты не любят отклоняться от темы. Конечно, есть небольшое исключение из этого правила, если за годы совместного сотрудничества у вас возникли хорошие взаимоотношения.

8. Использование функции «hold». Эта функция позволяет при необходимости удерживать клиента. Эта функция создана для того чтобы: распечатать необходимый документ; подозвать к телефону нужного человека; либо попросить помощи у коллеги. Если вы хотите перевести человека в режим удерживание, спросите, есть ли у собеседника время немного подождать, обязательно объясните причину ожидания. К примеру: «Можете ли вы подождать, чтобы помочь мне нужно связаться с бухгалтерией?» После решения вопроса поблагодарите ждавшего человека. Если вы знаете, что придется ждать долго, тогда не стоит оставлять человека на «удержании». Извинитесь и скажите, что перезвоните после решения его проблемы.

9. Если спрашивают человека, которого сейчас нет на рабочем месте, не кладите трубку сразу. При отсутствии нужного человека предложите свою помощь. Если человек не соглашается на ваше предложение, тогда попросите оставить сообщение. Например, так: Что мне передать коллеге? Это называется этика телефонного разговора.

10. При окончании диалога, попрощайтесь с собеседником. Прежде чем попрощаться с человеком, поинтересуйтесь: «Могу ли я помочь вам чем-то еще?», и только получив отрицательный ответ, попрощайтесь.

11. Старайтесь подстраиваться под скорость речи собеседника. Не думайте, что чем быстрее вы будете говорить, тем быстрее ваш собеседник помет вас. Напротив, не успевая за вашей речью, люди упустят ход ваших мыслей и совсем запутаются. Старайтесь менять скорость своей речи.

12. Правила этикета по телефону советуют вам. Общаясь по телефону, не отвлекаетесь: не пейте, не ешьте и не курите. Это очень хорошо слышно по телефону и очень раздражает.

13. Не стоит извиняться перед собеседником за то, что потратили его время. Этот совет относится и к деловым встречам. Если вы думаете, что отвлекли собеседника от важных дел, то не говорите ему об этом вслух Просто скажите «извините, наша беседа несколько затянулась, я, наверное, отнял у вас много времени». Вместо того чтобы извиниться просто поблагодарите собеседника. Звучит это примерно так: Я понимаю вашу занятость, благодарю вас за время, потраченное на нашу беседу.

14. Этика телефонного разговора рекомендует остерегаться Использование громкой связи (спикерфона). Не стоит пользоваться громкой связью без крайней нужды и без предупреждения собеседника. Если клиент услышит, что вы используете спикерфон, без его согласия он может, насторожится. Тем более он может сделать определенные выводы. У того человека помимо общения со мной есть более важные дела, или скорей всего нас кто-то подслушивает.

15. Общение с секретарями. Если по ходу вашей работы вы общаетесь с секретарями. Вы должны прислушиваться к их мнению. Вот несколько правил телефонного разговора с секретарями. Не считайте себя выше них. Не стоит оскорблять и унижать их. Как правило, эти люди имеют большую властью на некоторые решения начальников. Секретари могут стать либо вашими союзниками, либо врагами, все зависит от вас. При желании они могут преподнести информацию от вас как очередную выходку навязчиво идиота. Они в состоянии сделать так, что ваша почта никогда не дойдёт до директора предприятия. Используя этикет делового разговора по телефону, при общении с секретарем вы получаете верного помощника. Пытайтесь строить дружеские отношения с секретарем. Вот и все что следует знать о деловом этикете телефонного разговора.

Заключение

Человечество пользуется телефоном уже более века. Казалось бы, времени вполне достаточно для того, чтобы научиться разумно пользоваться этим техническим средством, но умение говорить по телефону по наследству не ?ередается. Искусством общения при помощи этого аппарата овладевает не каждый. Хорошо если есть толковые наставники или удачные субъекты для подражания, у кото?ы? можно научиться правильному разговору по телефону. Соответствующие курсы, различные методические пособия по этой теме широко распространены в различных странах мира. В этой работе изложена часть рекомендаций, которые необходимы для ус?ешного ведения деловых ?ереговоров по телефону.

У телефонного разговора по сравнению с письмом есть одно важное преимущество: он обес?ечивает непрерывный двухсторонний обмен информацией независимо от расстояния. Но как видно, к деловому телефонному разговору необходимо тоже тщательно готовиться. Плохая подготовка, неумение выделить в нем главное, лаконично, емко и грамотно излагать свои мысли приводит к значительным потерям рабочего времени. Среди главных причин потерь рабочего времени бизнесменом, менеджером, в числе ?ервых мест стоят телефонные разговоры.

Итак, владение этикетом и культурой делового общения по телефону - ключ к вашему ус?еху в сфере предпринимательства, в деловой карьере.

Список литературы

1. Русский язык делового общения / Под ред. И.А. Стернина. - Воронеж: Изд-во ВГУ, 1994.

2. Гольдим В.Е. Речь и этикет. - М.: 1983.

3. http://kak-bog.ru/telefonnyy-etiket

4. http://bbcont.ru/psychologies/delovoi-etiket-telefonnogo-razgovora.html

Размещено на Allbest.ru