Визитная карточка: практика применения

Размещено на http://www.allbest.ru/

Доклад

по курсу: “Государственный деловой протокол”

тема: “Визитная карточка: практика применения”

1. ВИЗИТНАЯ КАРТОЧКА

1.1 ИЗ ИСТОРИИ ВИЗИТНОЙ КАРТОЧКИ

Во времена первобытнообщинного строя древний человек клал камень перед входом в чужую пещеру, когда намеревался нанести визит ее хозяину. Если камень забирали внутрь, то это означало, что гостя готовы принять. Неизвестно, использовал древний человек один и тот же камень или каждый раз брал новый, но так или иначе обычай предупреждать о визите и передавать информацию о себе возник еще в те времена.

Считается, что визитные карточки в их современном виде впервые появились в Китае еще во времена изобретения пороха. Галлы оспаривают эту точку зрения и утверждают, что визитные карточки появились на их землях в XVII веке. Однако наиболее ранний образец визитной карточки, датируемый 1786 годом, был найден в Германии.

Широкое распространение визитные карточки получили, по одним сведениям, к концу XVII века, по другим - к середине XVIII. В это время появились этикетные правила их использования - не менее сложные, чем правила столового этикета. Так, например, левый нижний уголок визитной карточки, передаваемой через слугу, загибался в том случае, если гость был намерен справиться о здоровье хозяев. Визитные карточки использовали в то время только знатные люди c титулами, званиями и землями. Их изготовлением занимались целые поколения художников.

На смену «золотому веку» в истории визитных карточек пришел период, когда в их качестве стали использовать оборотную сторону обычных игральных карт. Необходимую информацию записывали просто от руки карандашом или ручкой. Так, на карточке, найденной при реконструкции одного из домов на Дин Стрит в лондонском районе Сохо, значилось имя Исаака Ньютона.

В России первые визитки появились при Екатерине II, то есть во второй половине XVIII века, и были одним из веяний французской моды. Визитные билеты (а именно так их называли) тех времен были достаточно вычурны в своей роскошности, разукрашены цветочным орнаментом и замысловатыми узорами. Каждая из визиток была произведением искусства. Иметь их могли не все состоятельные люди, а только лица благородных кровей, то есть дворянского происхождения. На визитках располагали фамильные гербы и прочую информацию, подтверждающую статус обладателя карточки.

С течением времени карточки становились скромнее, проще и в эпоху минимализма состояли только из одной строки - фамилии ее хозяина, к примеру «Пушкинъ».

После революции 1917 года визитки стали считаться пережитком буржуазии и буквально ушли в подполье до 50-х годов прошлого века. В советский период визитки разрешалось иметь политикам и некоторым деятелям культуры, а также дипломатам. Так, Большая Советская Энциклопедия дает следующее определение визитки: «Визитная карточка - документ, уведомляющий о посещении (визите); широко применяется в протокольной дипломатической практике».

Советские визитки были горизонтальными (в то время как на Западе помимо горизонтальных визиток были распространены уже и вертикальные), очень строгими по своему внешнему виду, содержащими только фамилию, имя, отчество ее обладателя, должность и контактную информацию. Причем фамилия шла перед именем - это была отличительная черта именно советских визиток, которая постоянно вызывала некоторое замешательство и путаницу.

В 1960-е годы, в период активного развития советской экономики, визитки начинают пользоваться спросом, их заказывают в типографиях, а также пишут от руки, начинают выделяться стили визиток.

С завершением советского периода и постепенной демократизацией общества визитки стали входить в жизнь российского общества. Постепенно начинает вырабатываться общий корпоративный стиль визиток сотрудников компаний.

1.2 ВИДЫ ВИЗИТНЫХ КАРТОЧЕК

Различают персональные (деловые), корпоративные и именные визитные карточки.

Персональная (деловая) визитная карточка представляет ее владельца лично - на ней указываются его фамилия, имя, должность, название компании, в которой он работает, номера рабочих телефонов, факса, официальный или персональный сайт и адрес электронной почты.

Если в организации меняется номер телефона, то допускается аккуратно вписать новый номер, зачеркнув старый. Зачеркивать наименование старой должности и вписывать новую считается дурным тоном, поэтому при смене должности следует как можно быстрее заказать новые визитные карточки.

У сотрудников организации, имеющей несколько филиалов, на деловых визитных карточках может быть указано несколько адресов.

Корпоративная визитная карточка представляет фирму, услугу или товар. Поэтому личные данные человека, который пользуется визиткой, на ней не указываются. Вся дополнительная информация записывается в момент знакомства на оборотной стороне.

Такими карточками пользуются агенты, продавцы, сотрудники, работающие на сдельной основе, а также руководители компании, которые ценят каждый новый контакт, но предпочитают не давать всем новым знакомым свои прямые координаты.

Именная визитная карточка содержит только фамилию, имя и отчество, название компании на ней не указывается. Именная карточка может содержать сведения о звании или ученой степени, которые печатаются под именем: профессор, доктор, кандидат технических наук, генерал и т.п.

Такие визитки обычно имеют люди свободных профессий - адвокаты, журналисты, актеры. Но часто ее используют и те, кто занимается бизнесом, например предприниматели, которые ведут несколько различных направлений в бизнесе, имеют несколько компаний с разными сферами деятельности. Вся дополнительная информация записывается на оборотной стороне.

Семейная визитная карточка представляет собой разновидность именной. Она используется при знакомствах, отправке поздравлений друзьям семьи, прилагается к подаркам. Необходимо помнить, что имя жены на такой визитной карточке ставится перед именем мужа. Адрес на семейной визитке можно не указывать.

Иногда встречаются комбинированные визитные карточки - разновидность деловой и именной визитных карточек, где наряду со служебным адресом (в левом нижнем углу) указывается и домашний адрес (в правом нижнем углу). Такие визитные карточки подходят для сотрудников, которые много работают дома. Женщины, как правило, не указывают на таких карточках свой домашний адрес, ограничиваясь номером телефона.

Сейчас принято иметь визитки разных видов для использования в разных ситуациях. Например, одна карточка предназначена для бизнес-контактов, другая - для личных и т.д.

1.3 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ВИЗИТНОЙ КАРТОЧКИ

Размер. Строгих правил, касающихся размеров визитных карточек, не существует. Стандартный размер - 90х50 мм. Визитные карточки женщин (в качестве супруги) чаще всего меньше по размеру - 80х40 мм (однако в Великобритании визитные карточки женщин, наоборот, больше). Визитная карточка молодой девушки может быть еще меньше - как правило, это 70х35 мм. В последнее время визитки других размеров выходят из обращения в связи с тем, что появились специальные альбомы для хранения карточек. Указанные размеры карточек являются стандартными, общепризнанными, однако и здесь есть исключения. Например, менеджеры высшего звена могут иметь визитки размером 100Ч60 мм.

Обязательные реквизиты и дизайн. Реквизиты визитной карточки определяются ее видом. На визитной карточке указываются фамилия, имя, отчество, название организации, занимаемая должность, адрес, контактные телефоны, сайт, адрес электронной почты.

Чтобы выделить фамилию, имя, отчество, их зрительно отделяют от названия компании. Самый простой способ - больший или, наоборот, меньший размер шрифта или полужирное начертание. Избегайте аббревиатур - с полными наименованиями визитная карточка будет смотреться более респектабельно.

При указании номера телефона основной контактный телефон выделяют из списка всех корпоративных номеров. Лучше не ставить номер факса-автомата сразу же за основным номером телефона.

При указании адреса электронной почты и web-страницы в целях экономии места можно не писать слова «e-mail» и «URL» - это и так очевидно.

Не рекомендуется использовать сложные готические или декоративные шрифты.

Будьте осторожны с курсивом, особенно если фамилия редкая или труднопроизносимая или же карточка печатается на иностранном языке.

Если организация сотрудничает с иностранными партнерами, то могут потребоваться визитки на двух языках (как правило, на русском и на английском). Вариант визитки для иностранцев некоторые располагают на оборотной стороне «русской», что не совсем верно, поскольку оборотная сторона визиток должна оставаться пустой для записей и замечаний. Поэтому, если есть возможность, лучше заказать второй вариант карточек на иностранном языке.

Составляя «иностранный» вариант визитки, следует помнить о цветовой гамме русского аналога и всех шрифтах. В английском языке вначале пишется имя, затем фамилия. Отчество не пишется совсем либо обозначается только заглавной буквой.

Для наглядности и повышения узнаваемости на визитки помещают логотипы, графические изображения или рисунки. Наиболее предпочтительно помещать логотип, так как он является частью корпоративной культуры компании. Однако стоит помнить, что логотип - это та составляющая визитки, которую будет проблематично изменить в дальнейшем. Логотип допускается сопровождать небольшим слоганом, отражающим кредо фирмы.

Стоит ли помещать на визитке фотографию? Большинство специалистов сходятся во мнении, что делать этого не нужно, ведь на визитке главное - координаты и род деятельности, а не визуализация образа. Однако преуспевающий психиатр, адвокат, риелтор или другой специалист, чья работа строится на личных отношениях с клиентами, может поместить на визитку свою фотографию. Фотография также может помочь в общении с деловыми партнерами из других стран. Как правило, у иностранцев возникают трудности с идентификацией человека по имени.

Согласно протокольным требованиям изображения государственного герба и флага наносят только на визитки государственных деятелей (чиновников).

Некоторые специалисты считают, что наиболее важная информация располагается в левой стороне карточки. При этом левый нижний угол обязательно нужно оставлять свободным: он предназначен для записей, которые делаются карандашом на визитке, если она куда-нибудь отправляется. Кроме того, текст нужно располагать так, чтобы его можно было читать, держа визитку за уголок.

Теперь о выборе цвета фона визитки. Существует мнение, что оригинальный цвет поможет карточке не потеряться в огромных коллекциях визиток, да и результаты психологических исследований свидетельствуют о том, что цвет имеет немаловажное значение. Каждый цвет на ассоциативном уровне имеет привязку к абстрактным идеям или конкретным объектам. Цвет вашей визитной карточки способен придать информации определенное настроение, вызвать ассоциации (желательные и не очень, предсказуемые и не всегда). Но надо быть осторожным: например, визитная карточка, отпечатанная на розовой бумаге, когда-то означала приглашение в будуар.

Если вы все же решились использовать цветной фон, то сначала убедитесь, что выбранный цвет сочетается с цветом логотипа фирмы, цветом шрифта и других элементов дизайна и что текст будет хорошо читаться. Шрифт белого цвета на цветном фоне (выворотка) очень неудобен для чтения. Помните также о том, что надписи, сделанные, например, голубыми чернилами на синей карточке, будут трудноразличимыми.

Визитная карточка специалистов отдельных сфер деятельности (дизайн, реклама, полиграфия, туризм и т.д.) может быть выполнена в необычном стиле (хай-тек, ретро, супрематизм, минимализм и т.д.), ее реквизиты могут располагаться не традиционно горизонтально, а вертикально, по диагонали и т.д. Для работников остальных компаний предпочтителен классический, строгий дизайн, и визитки должны быть разработаны в соответствии с корпоративным дизайном организации.

Бумага для изготовления визиток должна быть очень плотной и качественной. Будьте уверены: ваши потенциальные партнеры и клиенты не оставят это без внимания. Не забывайте о тактильных ощущениях - текстурированную, тисненую бумагу просто приятно держать в руках.

Изготовители визиток иногда предлагают их ламинировать - дескать, это улучшает внешний вид и защищает от грязи и влаги. Однако, на мой взгляд, карточки не стоит ламинировать или делать глянцевыми, потому что в этом случае на них будет очень трудно записать дополнительную информацию.

Изюминкой визитки может стать небольшой образец продукции, прикрепленный к ней. Например, на лицевой стороне визитки руководителя текстильной фабрики может быть приклеен небольшой кусочек ткани. Такие карточки необязательно печатать большим тиражом. Они могут понадобиться, например, когда вы участвуете в выставке, где кроме вашей фабрики представлены еще 200 конкурирующих фирм, - уникальная карточка поможет вам выделиться среди них.

Сколько требуется визитных карточек? Это зависит от того, насколько деловая жизнь человека насыщена встречами с новыми людьми. Например, руководителю, ведущему активную деловую жизнь, может ежемесячно требоваться по 30-50 новых визиток.

А рядовой менеджер по продажам, который постоянно находится в поиске новых клиентов, опустошает свою визитницу в два-три раза быстрее. Много визиток нужно при посещении выставок и конференций, поэтому стоит заранее позаботиться о том, чтобы их было достаточное количество. Кроме того, заказывая комплект визиток, стоит помнить, что себестоимость визитки при большом тираже ниже.

1.4 ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ВИЗИТНОЙ КАРТОЧКИ В ДЕЛОВОЙ СФЕРЕ

Этикет визитных карточек. Обмен визитными карточками часто является частью ритуала приветствия и представления в деловом мире. При использовании и обмене визитками необходимо соблюдать определенные правила.

Не следует носить карточки в карманах брюк - это место предназначено для личных вещей. Нагрудный карман также не годится ни для ручек, ни для визиток, в нем должен храниться только платок. Нехорошо доставать визитку из внутреннего кармана пиджака. Идеальным местом хранения визиток является визитница, и лучше, если она будет сделана на заказ, из качественных материалов. Также можно достать визитку из блокнота или бокового кармана портмоне или сумки. Женщинам следует положить визитки в боковой карман сумочки, потому что какой бы миниатюрной ни была дамская сумка, найти в ней крохотную визитную карточку быстро будет практически невозможно. При себе рекомендуется иметь не менее десяти карточек.

Визитная карточка вручается собеседнику в начале встречи. Передача визитки после окончания делового разговора свидетельствует о том, что изначально интерес к встрече был невелик. Если у вас нет желания продолжать общение с этим человеком, то в ответ можно протянуть корпоративную визитку, не содержащую информацию лично о вас.

Обмен визитками начинается со старшего по профессиональному статусу. При особо значимых переговорах рекомендуется заранее узнать должности всех собеседников. При равенстве чинов нужно равняться на возрастной показатель, а также на пол собеседника - женщинам в таких случаях отдается преимущество. Если встреча проходит на чьей-то территории (собственный дом, кабинет), визитку протягивает хозяин, принимающее лицо. визитный карточка персональный этикет

Давать свою визитную карточку любому, кто ее возьмет, - плохая идея. Через некоторое время вы можете пожалеть, что сообщили незнакомым людям свое имя, адрес, номера телефонов.

Подавать визитку собеседнику нужно стороной, удобной для прочтения текста, содержащегося на ней.

Не предлагайте свою визитку во время еды.

Никогда не давайте грязную, измятую или устаревшую карточку. Если с собой нет презентабельной визитки, извинитесь и напишите сведения о себе на чистом листе бумаги.

Получив визитку, нужно внимательно изучить ее, прежде чем положить в карман, - это дополнительный знак уважения к собеседнику.

Во время переговоров визитку собеседника можно положить перед собой - при необходимости вы сможете на нее взглянуть, чтобы не допустить ошибок в имени или должности.

Допускается делать надписи на оборотной стороне карточки при получении ее от постороннего человека. Именно поэтому оборотную сторону рекомендуют оставлять пустой. Но надпись может быть сделана на визитке после ее вручения и ни в коем случае не до этого.

Визитные карточки можно вкладывать в письма, которые отправляются потенциальным партнерам по почте. В последнее время стало традицией вкладывать визитную карточку в поздравительные открытки, что особенно распространено в сферах, где действуют правила официального этикета.

На официальных приемах существует традиция класть визитную карточку по прибытии на специально приготовленный поднос или стеклянную посуду.

Принято, не застав хозяев дома, оставлять визитную карточку, при этом левый верхний уголок визитки загибается вверх. Это правило также действует, если вы пришли на переговоры, но не дождались своего собеседника.

Выразить свое почтение (соболезнование или поздравление) можно, передав все ту же визитную карточку через курьера. Тогда в левом нижнем углу полагается сделать соответствующую надпись (?Выражение благодарности?, ?Поздравления по случаю праздника?, ?Примите мои соболезнования?). Такой ненавязчивый способ оказания внимания всегда располагает к себе и вызывает положительные эмоции.

При сотрудничестве с иностранными партнерами необходимо учитывать традиции каждой страны. Так, в Японии принято подавать визитку двумя руками с поклоном, причем чем выше статус собеседника, тем ниже должен быть поклон. Немаловажным для жителей страны Восходящего Солнца является и внешний вид визитки, хотя, пожалуй, получить потрепанную, старую визитку будет неприятно представителю любой нации. Принимать визитку вышестоящему чину от нижестоящего следует одной рукой, в то время как нижестоящие чины от вышестоящих принимают визитные карточки двумя руками. В Индии и некоторых странах Азии визитку, как и пищу, принято протягивать правой рукой, что является показателем благих намерений и чистых помыслов.

Сокращения на визитных карточках. Существуют принятые во всем мире сокращения, которые помещаются на посылаемых визитках, - они пишутся в левом нижнем углу карандашом, а не ручкой. Сокращения эти заимствованы из французского языка, и каждое из них имеет свое значение, несет определенную информацию.

Вот самые распространенные из них:

a.c. (avec compliment) - приветствие, в случае посылки подарка или букета цветов;

p.r. (pour remercier) - выражение благодарности;

p.f. (pour fete или pour feliciter) - выражение наилучших пожеланий, например, по случаю дня рождения или именин;

p.r. p.f. - объединенные вместе два предыдущих сокращения;

p.f.N.A. (pour feliciter Nouvelle Anee) - поздравление с Новым годом;

p.c. (pour condoleances) или p.p.p. (pour prendre part) - выражение соболезнования.

Размещено на Allbest.ru