Размещено на http://www.allbest.ru/

Реферат на тему: Мистецтво писати листи

Підготувала студентка

групи А-41

Крусь Тетяна

Сарни, 2016



План

Вступ

Розділ 1. Історія ділового листування

Розділ 2. Класифікація ділових листів

Розділ 3. Правила оформлення ділового листа та його будова

3.1 Правила складання ділового листа

3.2 Правила етикету у листуванні

3.3 Етикет службового листування

Розділ 4. Електронна пошта . Загальні правила.

Розділ 5. Типові помилки в мові і стилі ділової кореспонденції

Висновки

Список використаної літератури

Додатки



Вступ

Чи стало написання листів втраченим мистецтвом в сьогоднішньому столітті комп'ютерів та електронної пошти? Сподіваюся, що ні. Особисто мені подобається отримувати листи в поштовому ящику, неважливо, чи буде це вітальна листівка, листівка з побажанням здоров'я, листівка з вдячністю, або просто лист з привітом. Це завжди змушує мене відчувати себе добре, знаючи, що хтось думає про мене і витрачає свій час, щоб вибрати для мене листівку або написати записку, і відправити їх мені. 

Я майже впевнена, що я не єдина, хто так себе почуває. Однак я не маю нічого проти електронної пошти, я користуюся цією зручною послугою, тому що вона є необхідною в наш час. Просто здається, що багато людей сьогодні забули про силу отримання реальних листів. Уявіть, як приємно отримати лист тому , хто хворий, або підбадьорливу листівку тому, у кого поганий настрій чи листівочку привітання зі святом. Це дійсно створює нам хороший настрій, повертає нас в далеке минуле, коли листування було важливим способом спілкування. Ось чому мистецтво написання і відправлення листівок не має канути в лету. Якщо ми, дорослі, продовжимо мистецтво написання листів і навчимо цього дітей, тоді, швидше за все, написання та отримання листівок і листів не зникне в майбутньому. 

Лист - це поширений вид документації, один з способів обміну інформацією. Службові листи належать до основних засобів встановлення інформаційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами.

Листування - важлива частина ділового етикету, узагальнююча форма ділових контактів. Це спілкування в мініатюрі. Оволодіння ним - це ціле мистецтво і часто нелегка праця.



Розділ 1. Історія ділового листування

З найдавніших часів людина веде листування з собі подібними. Написи і малюнки на стінах, глиняні таблички, берестяні грамоти, листи на пергаменті. Неважливо на чому, але людина намагалася висловити свої думки та сподівання за допомогою листа. Напевно вже тоді існували ділові листи, за допомогою яких людина здійснювала обмін інформацією, робила пропозиції і вела переговори.

Приступаючи до складання офіційного листа, ми ніколи не замислюємося про те, що ця практика сходить ще до сивої давнини. Мовні формули, види, різновиди офіційної кореспонденції, формуляри, способи оформлення і роботи з нею створювалися і шліфувалися століттями. Багато видів листів мають тисячолітню історію.

Ще на початку 18 століття, в Росії почали видаватися збірники зразків документів, так звані «письмовники», «формулярники». Ранні письмовники були своєрідними підручними збірниками, «абетками-прописами»для писарів. Вони містили зразки побудови документів за визначеною схемою, шаблонні набори фраз і виразів, які були невід'ємною частиною формулярного етикету і відбивали офіційні відносини. Інший вид ранніх письмовників - «титулярники», що містили відомості про те, як записувати повний царський титул. Сферу приватних відносин і приватного листування ранні письмовники не регламентовані.

Для актів, угод і прохань зазвичай використовували гербовий папір зі штучними клеймами і з зображенням державного герба. Деякі документи дозволялося писати на простому папері звичайного формату. Листи відправляли в конвертах, а конверти запечатували облатками або сургучем,

облатки були різнокольорові, тоді як сургуч здебільшого червоний. Якщо людина знаходилася в жалобі, то запечатували лист тільки чорним сургучем.

Вимоги до почерку були досить високі: він повинен був бути чітким, чистим і красивим. Колір паперу, який міг бути синій, помаранчевий та інший, автори письмовників радили вибирати обережно, щоб не піддатися докору в браку смаку.

У радянський час термін «письмовник» був підданий осміянню як «Пережиток буржуазного минулого». Приватна переписка могла піддаватися огляду поштової цензури, уміння писати листи втрачалося, значення ділової кореспонденції недооцінювалася. За відсутності конкуренції, вільного підприємництва, не потрібні ні красномовство, ні вміння переконати партнера у співпраці, мало хто звертав увагу на епістолярний етикет.



Розділ 2. Класифікація ділових листів

Ділові листи являють собою офіційну кореспонденцію і застосовуються для вирішення численних оперативних питань, що виникають в управлінській і комерційній діяльності.

За функціональними ознаками службові листи поділяються на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.

До листів, що потребують відповіді належать:лист-прохання; лист-звертання; лист-пропозиція; листи-запити; листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді, належать: листи-попередження;листи-підтвердження; листи-відмови; супровідні листи; гарантійні листи; листи-повідомлення; листи-розпорядження.

За кількістю адресатів розрізняють: звичайні, циркулярні й колективні листи.

Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції.

Циркулярний лист - цілі низці установ. Колективний лист - на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ. |

Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу. діловий листування етикет кореспонденція

Ініціативні листи містять прохання, пропозицію, звернення чи запит до адресата.

Листи-відповіді за змістом залежні від ініціативних листів, оскільки їх мета і характер були вже задані запитом. Головні умови, що висуваються до змісту листа-відповіді, полягає у чіткості формулювань щодо попередніх прохань (запитів ), міри чи ступеня, часу та якості їх виконання.

Супровідний лист - документ, що інформує адресата про раніше надіслані документи, товари чи інші матеріальні цінності. Листи такого виду можуть надсилатися разом із комерційними документами.

Договірний лист - різновид супровідного листа, що вказує на факт відправлення попередньо укладеного договору, угоди між адресом і адресатом.

Лист-запрошення містить інформацію про дату, характер, місце, час провадження заходу. Цей документ деталізує умови участі адресата у заході, умови проїзду, перебування, конкретизує порядок денний робочого часу та культурної програми тощо.

Інформаційний лист та лист повідомлення близькі до листа-запрошення.

Гарантійний лист - документ, що є юридичним гарантом виконання викладених у ньому зобовязань. Укладається з метою підтвердження певних угод, умов або фінансово-розрахункових зобовязань і має підвищену правову функцію.

Рекламний лист - це різновид інформаційного листа, що містить докладний опис рекламованих послуг чи товарів, пропагує діяльність закладу чи установи.

Лист-нагадування - це документ, який містить вказівку про наближення чи закінчення визначеного терміну завчасно обумовлених зобовязань або проведення заходу.

Лист-підтвердження - містить повідомлення про отримання певного відправлення, прибуття певної особи чи групи осіб, виконання певних заходів дій.

Рекламаційний лист - це документ, який обґрунтовано доводить про виявлення певних недоліків або дефектів у виконаній роботі, виробленій продукції чи наданій послузі.

Лист-претензія - документ, близький до рекламаційного листа, але менш категоричним за змістом. Цей лист скоріше тактовне нагадування чи коректне висловлення незадоволення, що повинно передувати накладанню штрафних санкцій і позову до арбітражного суду, які містяться у рекламаційному листі.

Контрольний лист - це специфічний документ-талон для індивідуальної реєстрації документів, який містить резолюцію на конкретний документ та його стислий зміст.

Рекомендаційний лист - документ, близький до характеристики, але не обовязковий. Незважаючи на вільний виклад, у ньому слід зазначити термін роботи працівника у даній організації. Інформація повинна бути об'єктивною і виваженою.

Лист-вітання - це зовсім не обовязковий офіційний набір заяложених та безликих висловів-штампів до державних свят. Доцільними будуть поздоровлення з подіями, ювілеями чи успіхами локального характеру.

Комерційний лист - специфічний вид ділового спілкування, прийнятого як у внутрішньодержавній, так і міжнародній практиці. Цей лист може містити комерційну інформацію про зміни цін, видів і способів платежів, умови купівлі продажу чи страхування.



Розділ 3. Правила оформлення ділового листа та його будова

3.1 Правила складання ділового листа

Написання тексту листа є трудомістким процесом. Важливе завдання при складанні листа - його інформаційне насичення, тобто включення в нього необхідної кількості інформації.

Оформлення листа

Загальні протокольні вимоги до офіційного листування, метою якого є засвідчення адресатові поваги з урахуванням рангів. Ґрунтується на принципах рівності, коректності, взаємоповаги..

Обов'язкові реквізити листів:

Дата має вказувати день місяця, рік і місце написання листа. Ці дані не пишуть у скороченому вигляді. Вгорі праворуч слід писати дату написання листа. Раніше в ділових листах дату ставили на початку листа, а в приватних -- наприкінці. Тепер прийнято з неї починати в будь-якому випадку.

Звертання - вказує на офіційний та почесний титул адресата, наприклад: Сер, Шановний пане Посол, Ваша Ясновельможносте тощо.

Комплімент - це засвідчення ввічливості, яким обовязково починається або закінчується лист, приклад: 3 глибокою повагою, Цілком щиро ваш , Щиро ваш тощо.

Підпис засвідчує цей документ. Прізвище особи, уповноваженої поставити свій підпис, звичайно зазначене у кінці документа.

Адреса - повністю призвіще, титул та адреса. Розміщують угорі або у низу першої сторінки документа залежно від його характеру та повторюють на конверті.

Писати лист прийнято лише з одного боку аркуша паперу, зворотна його сторона повинна залишатися чистою. Не слід відправляти листа, написаний через копіюючий папір. Правила ввічливості вимагають відповісти на одержаний лист протягом 7-10 днів. Отримавши лист-запит, що потребує докладного розгляду, слід упродовж трьох днів повідомити, що лист одержано, й дати остаточну відповідь протягом 30 днів. Не слід відповідати на листа нашвидкоруч, зопалу, одразу після одержання прикрих, вражаючих відомостей. Неодмінно заспокойтеся, подумки чітко сформуйте, що саме ви маєте написати, й лише потім викладайте думку на папір.

Структура ділового листа

Діловий лист складається з заголовка, дати, найменування й адреси одержувача листа, вступного звертання, вказівки на загальний зміст листа, основного тексту, заключної формули ввічливості, підпису. Структура листа дозволяє також включати посилання на конкретних осіб, дані про наявність копій.

3.2 Правила етикету у листуванні

не торкатися проблем особистого характеру, не розповідати про себе, коли вирішуєш ділові питання;

Дискусія - це мистецтво. Треба обстоювати власну позицію, вдаючись винятково до обґєктивних фактів. Нетактовно казати: "Ти тугодум", "Егоїст", "Цинік" - це епітети, а не аргументи, до того ж найчастіше спірні. Аргументом не може також слугувати підвищений або іронічний тон. У будь-якій дискусії слід уникати узагальнень;

Недоречні й образливі зауваження на зразок: "Як примітивно ти міркуєш!" (це може стати початком сварки);

Згідно з нормами і правилами етикету службових взаємин не можна:

• - обговорювати зовнішній вигляд співробітника;

• - починати розмову про те, що може залишитися незрозумілим бодай одному із листувальників.

• - розповідати сенсаційні, але поки недостовірні новини;

• - дізнаватися, хто скільки заробляє;

• - висловлювати побажання співробітниці будь-якого віку "взяти шлюб".

• - жадати пояснень, якщо хтось, посилаючись на зайнятість, відмовляється від участі в незапланованих заходах;

• - те, що довелося почути випадково, піддавати подальшому обговоренню;

• - говорити про свої успіхи або таланти - нехай це зроблять інші.

3.3 Етикет службового листування

1 Правила яких потрібно дотримуватись під час написання листа.

Фахівці з проблем ділового мовлення пропонують під час написання листа дотримуватися таких правил:

Починати листа потрібно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості. Найпоширенішими є такі звертання:

• Шановний ( імя та по батькові)!

• Шановні панове!

• Шановні колеги!

• Вельмишановний добродію!

У листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати його професію:

• Високоповажаний міністре!

• Вельмишановний професоре!

• Шановний директоре!

• Шановний суддя!

• Пане Президенте!

• Високоповажний Пане Президент!

Зазвичай звертання до службової особи завершують знаком оклику і перше слово тексту листа пишуть з великої літери і з абзацу.

Відсутність звертання може бути витлумачено як зневагу до адресата і порушення етикету ділового листування..

Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати.

Якщо цей лист - відповідь на запрошення, запит, подяка то вже у першому реченні буде доречним ввічливо висловити вдячність.

• Висловлюємо свою найщирішу вдячність за...

• Насамперед дозвольте подякувати Вам подякувати за...

У листах-підтвердження варто скористатися такими початковими фразами:

• Офіційно підтверджуємо свою згоду на...

• Підтверджуємо отримання Вашої телеграми...

• У листах-нагадування, що належать до психологічно складних. Такі листи варто розпочинати так:

• Бажаємо за свій обовязок нагадати Вам про...

• Нам дуже незручно, що змушені нагадати Вам про...

До категорії складних належать листи-відмови. Якщо ви не маєте можливості. відповісти позитивно, то сказати "ні" слід аргументовано, коректно доброзичливо. За умови дотримання цих порад адресат зрозуміє, що у вас не було іншого виходу. Сформуйте відповідь так:

• На жаль, ми не можемо прийняти Вашої пропозиції...

• Вибачте але ми не можемо надати ( погодитись)....

Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа.

Так, можна повторити подяку, висловлену на початку, чи просто подякувати за допомогу, приділену увагу:

• Дозвольте ще раз подякувати Вам....

• Висловлюємо ще раз вдячність...

• Дякуємо за допомогу...

• Щиро вдячні за...

Доречним на прикінці листа запевнення адресата в тому, про що йшлося в тексті:

• Запевняємо, що Ви цілковито можете розраховувати на нашу підтримку.

• Будемо раді співпрацювати з Вами.

• Будемо раді встановленню взаємовигідних контактів із Вашою фірмою.

• На при кінці листа можна висловити сподівання:

• Сподіваємось що наша пропозиція зацікавить Вас.

• Сподіваємося, що Ви правильно зрозумієте нас.

• Наприкінці листа можна також вибачитися за турботу :

• Щиро просимо вибачення за...

• Ще раз перепрошуємо за цю прикру помилку..Не слід забувати про прощальну фразу. Найчастіше в листах уживаються такі форми:

• З повагою.

• З повагою і найкращими побажаннями.

• З удячністю і повагою.

• З найщирішою до Вас повагою.

• Із вдячністю і правдивою пошаною.

• Бажаємо успіхів.

Після прощальної формули ввічливості розділовий знак не ставиться..

Якщо ви бажаєте досягти успіху, обовязково слід подбати про те, щоб лист був бездоганним у всіх відношеннях, адже навіть незначне недотримання правил призведе до спотворення його змісту, зміни тону..

Діловий лист не повинен бути надто довгим. Викладати свої міркування слід чітко, лаконічно, по суті, тоді вся запропонована інформація буде доречною.

Дотримання правил етикету листування є свідченням нашої поваги до адресата, ввічливості, вихованості і сприяє налагодженню добрих стосунків між колегами, партнерами.

Розділ 4. Електронна пошта. Загальні правила

Електронна пошта - абсолютно особливий вид комунікацій, що дозволяє при бажанні спілкуватися в діалоговому режимі, в режимі телеконференцій і т.п. і представляє як величезні можливості, так і великі труднощі через специфіку ведення електронного листування.

З одного боку, електронні листи майже нічим не відрізняються від своїх звичайних попередників - паперових листів. В електронного листа є адресу одержувача і адресу відправника, в системних повідомленнях "зашиті" дата та час відправлення і отримання повідомлення, текст листа і підпис відправника, зберігається рядок "Subject" або тема повідомлення, є можливість надіслати копію, прикладений файл виконує функції команди Додаток . Проте виникають всякого роду нові, вельми специфічні особливості листування, яких не було раніше при переписці на папері. 

Спілкування всякого роду та електронна ділова переписка, зокрема, виявляє те, що називається "culture" або "cultural differences". Під цим маються на увазі культура і ще більше традиції, притаманні даному народу, соціальному рівню і навіть області бізнесу. Будьте готові до того, що американець може досить швидко перейти на майже неформальний рівень спілкування, що ніяк не говорить на користь того, що Ваш бізнес для нього є пріоритетним, просто у них "так прийнято". Європейці ж, крім італійців, навпаки, будуть тримати дистанцію просто "до останнього", і теж з тієї ж причини. Вони не гірші і не кращі, вони всі різні і в кожного народу існує свій час встановлення неформальних відносин. 

Слід особливо підкреслити, що Ваше електронне повідомлення, перш ніж потрапити в поштову скриньку адресата, подорожує по безлічі серверах і доступне увазі багатьох людей і навіть спецслужб різних країн. Тому при роботі з електронною поштою буде корисно наступне 

Золоте правило 

Ваш електронний лист ні за яких обставин не має компрометувати ні Вас, ні Вашу компанію, ні Вашого адресата. Пишіть обачно, щоб Ваш лист не могло бути використано проти Вас! 



Розділ 5. Типові помилки в мові і стилі ділової кореспонденції

На жаль, укладачі ділових листів часто допускають масу помилок. Їх можна поділити на такі види: структурні, синтаксичні, морфологічні, лексичні, стилістичні, технічні.

Структурні помилки.

Джерелом структурних помилок є неправильне побудова ділового листа, невідповідний стан його частин. Важливо, щоб кожен аспект змісту займав певне місце в логічній структурі ділового листа і не збігався з іншим аспектом.

Синтаксичні помилки.

- Помилки, пов'язані з неправильним порядком слів у реченні.

- Порушення специфіки вживання дієприкметникових зворотів.

- Невиправдано ускладнені синтаксичні побудови повинні спрощуватися. Це можна зробити і шляхом прямого скорочення тексту, і шляхом його переробки, наприклад розподілом складного тексту на окремі, прості за складом і побудові фрази.

Морфологічні помилки.

- Помилки при вживанні повної та короткої форм прикметників.

Слід враховувати, що короткі форми прикметників більш уживані в офіційно-ділового мовленні. Повні імена прикметників в подібних текстах виявляються недоречними, відчуваються як розмовні і навіть просторічні.

Лексичні помилки.

- Неправильне використання слів і термінів.

- Недоречне або невиправдане використання іноземних слів.

Запозичення іноземних слів - закономірний шлях збагачення мови. Немає сенсу використовувати іноземне слово, якщо є українській мові є термін, що позначає дане поняття. Вживання іноземної лексики має бути обумовлено трьома обставинами: необхідністю, доречністю і точністю слововживання.

- Тавтологія. Смислові повтори, що виникають у тих випадках, коли в реченні є однокореневі слова. Тавтологічні повтори роблять фразу немилозвучною. Крім того, вони ускладнюють її сприйняття, оскільки привертають до себе увагу.

- Помилки у вживанні слів-синонімів. Помилки у вживанні слів-синонімів нерідко відбуваються від того, що багатозначне слово може бути синонімом іншого тільки в одному зі своїх значень.

Стилістичні перешкоди.

- Штучне подовження мови. Фахівці радять: «Не викладайте в листі того, що ви не сказали б усно» . Проте в нашій сучасній офіційній переписці часто зустрічаються приклади штучного подовження мови.

Технічні перешкоди.

До цих перешкод відносяться описки, помилки, механічні пошкодження цілісності тексту (надриви, склеювання з конвертом і т.д.). основна причина виникнення технічних перешкод - недбалість при складанні ділового листа.



Висновок

- Листування відіграє важливу роль в нашому житті. Для людини необхідно знати головні принципи листування. В якій би сфері ми не працювали, нам обов'язково ці знання стануть в пригоді.

- Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами. Мета їх, пояснити, переконати, проінформувати і спонукати адресата до певної дії.

- Не слід відповідати на листа нашвидкоруч, зопалу, одразу після одержання прикрих, вражаючих відомостей. Неодмінно заспокойтеся, подумки чітко сформуйте, що саме ви маєте написати, й лише потім викладайте думку на папір.

- Вміння правильно за всіма критеріями написати службового листа - це справжнє мистецтво, для того щоб осягнути всі тонкощі і таємниці потрібно прикласти багато зусиль.

- Не можна навчитися писати ділові листи правильно і переконливо не практикуючись і не навчаючись цьому нелегкому мистецтву, не знаючи особливостей офіційно-ділового та публіцистичного стилів мови. Сьогодні збільшується число жанрових різновидів ділової кореспонденції і приводів для складання та відправлення ділових листів. Все це вимагає сьогодні більшої мовної підготовки, ніж скажімо, десять років тому, в епоху царювання типових і трафаретних текстів. Уміння самостійно мислити і формулювати свої думки, компетентно вести письмовий діалог цінується в ділових колах все більше.

Сьогодні важливо не розгубити ці скарби наших предків, які століттями відшліфували форму і стиль ділового листа, але і не забувати про сучасний розвивиток вітчизняних традицій листування.



Список використаної літератури

http://bibliofond.ru/view.aspx?id=605392

http://www.refine.org.ua/pageid-5811-1.html

http://ukrlit.org/slovnyk

http://bibliofond.ru/view.aspx/id

http://ua-referat.com/Як_оволодіти_мистецтвом_ділового_листа

Размещено на Allbest.ru

...