Особенности делового письма

Размещено на http://www.allbest.ru/

Особенности делового письма

Ревина Влада Сергеевна, бакалавр, студент

Башкирский государственный аграрный университет

В статье рассматриваются особенности делового письма как формы деловой коммуникации. Основное внимание уделено выполняемым функциям, правилам оформления и стилю изложения делового письма.

Одним из важнейших факторов, определяющих успех делового общения, является умение вести деловую документацию, соблюдение этических норм в сборе, обработке и распространении служебной информации. Сегодня расширение многогранной деятельности любого предприятия, организации или отдельного руководителя невозможно представить без работы с документами. Подсчитано, что на составление служебных документов и работу с ними у некоторых категорий работников аппарата управления тратится от 30 до 70% рабочего времени [1; 2]. В данной статье мы уделим основное внимание деловым письмам и их оформлению.

Деловое письмо - представляет собой вид документа, который менее жестко регламентирован, чем, к примеру, договор или приказ, имеющий юридическую значимость [3].

Деловое письмо выполняет ряд важных функций. Прежде всего, это - информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей.

Письмо обладает организационной функцией. С помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координаты их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма.

Письмо несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений.

Наконец, письмо выполняет воспитательную функцию, поскольку требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации - автора документа [4].

Информация, которую содержит в себе письмо, может быть выражена на любом языке, зафиксирована любым способом и на любом носителе с целью последующего ее обращения (передачу, прием, обработку, хранение, поиск, размножение) в сфере делопроизводства.

Что касается языка, то тексты писем составляются на русском или национальных языках в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и ее субъектов о государственных языках. Переписка в сфере внешнеэкономической деятельности ведется на русском или ином языке, предусмотренном коммерческим договором между деловыми партнерами.

К числу основных средств фиксации деловой информации относятся ручные пишущие средства, пишущие машинки, диктофонная техника и печатающие устройства персональных компьютеров.

В качестве носителей информации находят применение носители на бумажной основе (несветочувствительные), микроносители визуальной и звуковой информации (кино- и фотопленка, CD-диски), носители для записи и хранения компьютерной информации (дискеты, картриджи и CD-диски). Следует подчеркнуть, что основным носителем деловой информации на сегодня является бумага [5].

Общие требования к оформлению и стилю изложения делового письма

Письма оформляют на специально спроектированных для этого вида документов бланках с последующим нанесением на них необходимых информационных элементов - реквизитов. Требования к оформлению писем складываются из требований, оговоренных нормативными документами (стандартами); норм и правил русского языка; учета особенностей делового стиля, сложившегося в сфере управления за последние 100-150 лет, а также норм и правил делового этикета, проявляющегося в форме изложения текста.

Деловые письма оформляют на бланках по ГОСТ Р 6.30-2003, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном органами власти и вышестоящими организациями. Используются бланки формата А4 и А5. Формат А5 используют, если письмо не превышает 7-8 строк [6; 7].

Письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (его называют копией) - печатается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы.

Большое количество документов составлено так, как будто их составители никогда раньше не писали деловых писем, не составляли отчетов, актов, протоколов по соответствующим вопросам. Это конечно, следствие отсутствия разработанных типовых документов.

Вновь создаваемый документ не должен дублировать другой уже стандартизованный.

Какая необходимость в составлении письма, удостоверяющего личность сотрудника в его служебной командировке, если существует форма командировочного удостоверения? Нет никакой нужды вводить письма-удостоверения, когда достаточно ограничиться пропуском или паспортом, а необходимую информацию изложить устно [8; 9].

Не всегда оправдано сопроводительное письмо, особенно в случае отправки одного документа малого формата. В этом случае можно прямо на отсылаемом документе проставить адрес, дату отправки и индекс.

Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное расположение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия приводит к длинным введениям и сложным системам мотивировок. В связи с тем, что в бланке письма отведено специальное место для указания связи между предыдущим и последующим письмом, не следует текст письма начинать с повторения того, что уже трачено в индексах, дате отправления и теме письма. Нет необходимости указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписавшего письмо, поскольку это уже указано на бланке или в прямоугольном штампе, поставленном в верхнем левом углу письма [10; 11].

Несмотря на появление таких современных средств связи, как спутниковая, компьютерная и т.д., переписка занимает до 80% от общего объема документации и является основным средством управленческой коммуникации. При помощи письменного текста сегодня, как и много лет назад, решаются сложные вопросы взаимоотношения, производственные и коммерческие проблемы. Деловое письмо является серьезным орудием экономической политики, обладая мощнейшим рычагом-каналом официально, юридически и процедурно значимого общения [12].

служебный письмо деловой коммуникация

Список литературы

1. Игебаева Ф.А. Служебная переписка как составная часть деловой коммуникации // Информационная среда и ее особенности на современном этапе развития мировой цивилизации. Материалы Международной научно-практической конференции. - В 2-х частях. - Ч 1. - Саратов, Изд-во ЦПМ «Академия бизнеса», 2012. - С.79 - 81.

2. Игебаева Ф.А. Деловая документация в управленческой деятельности Мировая наука и современное общество: актуальные вопросы экономики, социологии и права. Материалы международной научно-практической конференции. - 12 декабря 2014. в 2-х частях, Ч.I. Саратов. Изд-во ЦПМ «Академия бизнеса», 2014. - С.124 - 125.

3. Игебаева Ф.А. Деловые коммуникации: практикум. - Уфа: «Башкирский ГАУ», 2013. - 176 с.

4. Карепина А. Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты// [Текст] А. Карепина/ Издательство: Манн, Иванов и Фербер. - 2012. - 248 с.

5. Кирсанова М.В., Анодина Н.Н., Аксенова Ю.М. Деловая переписка: учебно-практическое пособие // [Текст] учебное пособие/ М.В. Кирсанова, Н.Н.Анодина, Ю.М.Аксенова. - М.: ИНФРА-М. - 2012. - 132 с.

6. Игебаева Ф.А. Документационное обеспечение управленческой деятельности предприятия. //Основные направления повышения эффективности экономики, управления и качества подготовки специалистов. Сб. статей IX Международной научно-практической конференции. - Пенза: Приволжский дом знаний, 2011. С. 30 - 32.

7. Лагутина Т.М., Щуко Л.А. Деловое письмо. Справочник// [Текст] учебное пособие/ Т.М. Лагутина, Л.А. Щуко/ - Издательство: Герда. - 2004. - 480c.

8. Игебаева Ф.А. Роль коммуникаций в системе управления. В сборнике: социальные технологии в менеджменте человеческих ресурсов: российский и зарубежный опыт. Сборник материалов I Международной научно-практической конференции. 2004. С.116 - 119.

9. Игебаева Ф.А. Репликация культуры общества в контексте профессионального образования. Северо-Кавказский федеральный университет. Георгиевск, 2013. Том Книга 2. № 11. С. 59-60.

10. Игебаева Ф.А., Леонтьева М.С. К вопросу о необходимости изучения курса «Деловое общение» в аграрном университете. В сборнике: Проблемы и перспективы развития инновационной деятельности в агропромышленном производстве Материалы Всероссийской научно-практической конференции. 2007. С. 251-254.

11. ИгебаеваФ.А. «Interpersonal communications» in formation of professional and communicative competences of students of agrouniversity. Всборнике: Science and Education materials of the V international research and practice conference. 2014. С. 45-47.

12. Игебаева Ф.А. Некоторые аспекты документационной деятельности в процессе управления предприятием. В сборнике: Инновационные процессы в управлении предприятием и организациями. Сборник статей IX международной научно-практической конференции. Пенза. 2010. С. 36-39.

Размещено на Allbest.ur