Единицей учета основных средств является отдельный инвентарный объект, под которым понимают законченное устройство, предмет или комплекс предметов со всеми приспособлениями и принадлежностями, выполняющими вместе одну функцию.

По отдельным классификационным группам основных средств инвентарным объектом считаются:

1. По зданиям - каждое отдельно стоящее здание с его внутренними устройствами (система отопления, водо-, газопровод, канализация, вентиляционные устройства) и надворные постройки (сарай, забор и др.);

2. По сооружениям - каждое обособленное сооружение с устройствами, составляющими с ним органическое целое (мост вместе с опорами, фермами, подъездами и подходами к нему);

3. По передаточным устройствам - каждое самостоятельное устройство, не являющееся составной частью здания или сооружения;

4. По силовым машинам и оборудованию - каждая силовая машина с фундаментом и всеми приспособлениями к ней и принадлежностями, приборами и индивидуальным ограждением; каждый станок или аппарат, включая в его состав приспособления, принадлежности и приборы, ограждение, а также фундамент, на котором смонтирован инвентарный объект;

5. По транспортным средствам - каждый объект транспортных средств с включением относящихся к нему приспособлений и принадлежностей (автомобиль грузовой, включая запасные колеса с камерой и покрышкой и комплект инструмента);

6. По инструментам и инвентарю - каждый предмет, который имеет самостоятельное значение и не является составной частью какого-либо инвентарного объекта (машины, станка, аппарата и т.п.).

Каждому инвентарному объекту присваивают определенный инвентарный номер, который сохраняется за данным объектом на все время его нахождения в эксплуатации, запасе или консервации. Инвентарный номер прикрепляется или обозначается на учитываемом предмете и обязательно указывается в документах, связанных с движением основных средств.

Инвентарные номера выбывших объектов могут присваиваться другим, вновь поступившим основным средствам не ранее, чем через 5 лет после выбытия.

Арендуемые основные средства значатся у арендатора под инвентарными номерами, присвоенными им арендодателем.

Основным регистром аналитического учета основных средств являются инвентарные карточки учета объекта основных средств (ф. ОС-6).

Оборотная сторона инвентарной карточки предназначена для краткой индивидуальной характеристики объекта.

Инвентарные карточки ф. ОС-6 составляют в бухгалтерии на каждый инвентарный номер в одном экземпляре.

В организациях, имеющих небольшое количество основных средств, пообъектный учет может быть организован в инвентарной книге учета объектов основных средств (ф. № ОС-6б).

Инвентарные карточки (книги) заполняют на основании первичных документов (актов приемки-передачи основных средств, технических паспортов и др.), которые передают затем под расписку в соответствующий отдел предприятия.

Переоцененные объекты основных средств записываются по восстановительной стоимости в разделе "Достройка, дооборудование, реконструкция, модернизация объекта (бухгалтерская запись)" карточки (ф. № ОС-10). Сумма амортизации, установленная при переоценке, указывается в соответствующем разделе карточки.

С целью контроля за сохранностью инвентарных карточек их регистрируют в описи инвентарных карточек по учету объектов основных средств (ф. № ОС-10), с указанием в них номера карточки, инвентарного номера объекта и его названия. Организации, учитывающие основные средства в инвентарной книге, описи не составляют.

В бухгалтерии инвентарные карточки формируют в инвентарную картотеку, построенную по видам основных средств.

Инвентарные карточки на поступившие, выбывшие и перемещенные внутри организации основные средства после соответствующих записей до конца месяца не раскладываются, а хранятся отдельно. Это необходимо, потому что на основе некоторых из них ежемесячно составляется расчет амортизации основных средств. Кроме того, по окончании месяца карточки с записями за данный месяц группируются по классификационным видам основных средств, суммируются обороты по поступлению и выбытию по каждому виду и записываются в карточку учета движения основных средств.

Карточки учета движения объектов основных средств (ф. ОС-12) открывают в начале января на текущий год. Сначала в них указывают наличие основных средств по видам на 1 января. Затем ежемесячно после записи оборотов за месяц определяют и записывают наличие основных средств на 1-е число следующего месяца. По их данным составляют оборотную ведомость движения основных средств, итоги которой, сверенные с итогами Главной книги, служат основанием для составления отчетности о наличии и движении основных средств (ф. № 1 и 5 годовой отчетности).

Под влиянием времени, воздействием сил природы и в процессе эксплуатации основные средства постепенно утрачивают свои первоначальные свойства, физические качества - изнашиваются.

Износ - это процесс потери физических и моральных характеристик объектов основных средств.

Предприятия обязаны ежемесячно начислять износ. Суммы износа, начисленного по собственным и долгосрочно арендуемым основным средствам, согласно установленным нормам включают в издержки производства. Различают два вида износа: физический и моральный.

Амортизация основных средств представляет собой денежное выражение возмещения затрат путем перенесения стоимости основных средств на себестоимость продукции (работ, услуг), а по объектам непроизводственного назначения - на собственные источники.

Если материалы и сырье переносятся на себестоимость по мере списания в производство в полной сумме, то основные средства - частями. Во-первых, это связано с тем, что объекты основных средств не переносятся непосредственно на продукцию (работы, услуги). Во-вторых, срок эксплуатации основных средств превышает один год. В-третьих, стоимость основных средств, как правило, высока и включение ее сразу в себестоимость вызовет нежелательные финансовые последствия.

Амортизация, объектов основных средств, производится одним из следующих способов начисления амортизационных начислений: линейный способ; способ уменьшаемого остатка; способ списания стоимости по сумме чисел лет срока полезного использования; способ списания стоимости пропорционально объему продукции (работ).

Один из способов применяется к группе однородных объектов основных средств в течение всего срока их полезного использования.

Срок полезного использования объекта основных средств определяется организацией при принятии объекта к бухгалтерскому учету.

В течение срока полезного использования объекта основных средств начисление амортизационных отчислений не приостанавливается, кроме случаев нахождения объекта на реконструкции и модернизации по решению руководителя организации и перевода его на консервацию на срок более трех месяцев.

Не подлежат амортизации объекты основных средств, потребительские свойства которых с течением времени не изменяются (земельные участки и объекты природопользования).

Объекты основных средств, стоимостью не более 10 000 руб. за единицу, а также приобретенные книги, брошюры и другие издания разрешается списывать на затраты на производство (расходы на продажу) по мере их отпуска в производство или эксплуатацию

Годовая сумма начисления амортизационных отчислений определяется:

при линейном способе - исходя из первоначальной стоимости объекта основных средств и нормы амортизации, исчисленной исходя из срока полезного использования этого объекта;

при способе уменьшаемого остатка - исходя из остаточной стоимости объекта основных средств на начало отчетного года и нормы амортизации, исчисленной

исходя из срока полезного использования этого объекта и коэффициента ускорения, установленного в соответствии с законодательством РФ;

при способе списания стоимости по сумме чисел лет срока полезного использования - исходя из первоначальной стоимости объекта основных средств и годового соотношения, где в числителе - число лет, остающихся до конца срока службы объекта, а в знаменателе - сумма чисел лет, срока службы объекта;

при способе списания стоимости пропорционально объекту продукции (работ) - исходя из натурального показателя объема продукции (работ) в отчетном периоде и соотношения первоначальной стоимости объекта основных средств и предполагаемого объема продукции (работ) за весь срок полезного использования объекта основных средств.

В течение отчетного года амортизационные отчисления по объектам основных средств начисляются ежемесячно независимо от применяемого способа начисления в размере 1/12 годовой суммы.

Ремонт основных средств необходим для поддержания их в рабочем состоянии. Своевременно произведенный ремонт обеспечивает ритмичность работы предприятия, сокращает простои, увеличивает срок службы основных средств.

По объему и характеру производимых ремонтных работ различают текущий, средний и капитальный ремонты основных средств. Они отличаются сложностью, объемом и сроками выполнения.

Текущий ремонт состоит в ежедневном техническом обслуживании машин и оборудования с целью их постоянного поддержания в рабочем состоянии. Объем работ по текущему ремонту предусматривает смазку и регулировку отдельных узлов и деталей, замену некоторых из них, новыми, но без разборки агрегата. Для других видов основных средств (зданий, сооружений) устанавливают другие сроки и другой характер ремонта (побелка, покраска).

Средний ремонт - ремонт, производимый с периодичностью свыше одного года, более объемный и более сложный по сравнению с текущим. При этом виде ремонта производится частичная разборка агрегата, замена и восстановление изношенных деталей.

Под капитальным ремонтом понимают:

для оборудования и транспортных средств - полная разборка агрегата, ремонт базовых и корпусных деталей и узлов, замена или восстановление всех изношенных деталей и узлов на новые и более современные, сборка, регулирование и испытание агрегата;

для зданий и сооружений - смена изношенных конструкций и деталей или замена их на более прочные и экономичные, улучшающие эксплуатационные возможности реконструируемых объектов, за исключением полной замены основных конструкций, срок службы которых в данном объекте является наибольшим (каменные и бетонные фундаменты зданий, трубы подземных сетей, опоры мостов).

Если капитальный ремонт выполняется хозяйственным способом, то на основании ведомости дефектов в отделе главного механика выписывают наряд-заказы. Расходы по ремонту основных средств относятся на затраты продукции того периода, в котором они возникли.

Фактические расходы, связанные с проведение или оплатой работ по ремонту основных средств, организации могут относить прямо на счета издержек производства и обращения с кредита соответствующих материальных, денежных и расчетных счетов (10 "Материалы", 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и другие). На счетах издержек производства и обращения расходы по ремонту основных средств будут отражаться по соответствующим элементам затрат.

Организации, особенно организации с сезонным производством, могут создавать ремонтный фонд для накапливания средств на осуществление ремонтных работ. Для учета ремонтного фонда целесообразно открывать субсчет "Ремонтный фонд" по пассивному счету 96 "Резервы предстоящих расходов".

Отчисления в ремонтный фонд должны производиться на основе плановой сметы затрат на все виды ремонта.

Отчисления в ремонтный фонд оформляются следующей бухгалтерской записью:

Дебет счета 25 "Общепроизводственные расходы" (и других счетов производственных затрат);

Кредит счета 96 "Резервы предстоящих расходов".

При образовании ремонтного фонда операции по учету ремонта основных средств, осуществляемого хозяйственным способом, отражают, как правило, предварительно на активном синтетическом счете 23 "Вспомогательные производства". По дебету этого счета учитывают фактические затраты по проведенному капитальному и текущему ремонтам собственных основных средств, а с кредита фактическую себестоимость ремонтных работ списывают на счет ремонтного фонда.

Сальдо по счету 23 дебетовое и показывает затраты по незаконченному капитальному или текущему ремонту основных средств. В балансе эти затраты отражаются по статье "Незавершенное производство".

Списание фактической себестоимости ремонта, осуществленного хозяйственным способом с использованием счета 23, оформляет следующей записью:

Дебет счета 96 "Резервы предстоящих расходов";

Кредит счета 23 "Вспомогательные производства".

На капитальный ремонт, осуществляемый подрядным способом, организация заключает договор с подрядчиком. Приемка законченного капитального ремонта оформляется актом приемки-сдачи. Законченные капитальные работы оплачиваются подрядчику из расчета сметной стоимости их фактического объема. На стоимость законченных капитальных работ подрядчики представляют заказчику счета, акцепт которых оформляется следующей записью:

Дебет счета 96 "Резервы предстоящих расходов", субсчет "Ремонтных фонд";

Кредит счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

Затраты по капитальному ремонту, осуществляемому подрядным способом, могут быть списаны с кредита счета 60 в дебет счетов издержек производства и обращения.

Оплата счетов производится с расчетного или другого счета и оформляется следующей бухгалтерской записью:

Дебет счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками";

Кредит счета 51 "Расчетный счет" или других счетов.

По окончании отчетного года затраты на ремонт основных средств должны быть списаны на издержки производства или обращения в сумме фактически произведенных затрат.

Сальдо по субсчету "Ремонтный фонд" счета 96 "Резервы предстоящих расходов", как правило, должно соответствовать затратам по незаконченному ремонту сложных объектов.

Организации могут затраты по ремонту основных средств вначале учитывать по дебету счета 97 "Расходы будущих периодов" (с кредита материальных, расчетных и других счетов или счета 23), а с этого счета в течение года, как правило, равномерно списывать на счета издержек производства (обращения). Ремонт и содержание основных средств непроизводственного назначения осуществляют за счет прибыли организации. Фактически расходы по ремонту указанных объектов списывают в дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы" с кредита материальных денежных и расчетных счетов 10, 70, 69, 60, 76.

1.3 Учет наличия и поступления основных средств