Денежные средства

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Деньги всегда привлекали к себе внимание, и не только со стороны ученых-экономистов, юристов, исследователей, но и со стороны правителей, не чистых на руку предпринимателей, фальшивомонетчиков и просто искателей приключений на свою голову. По всей видимости, такая притягательность денег - показатель их универсальности. Деньги не пахнут и за них можно все купить - в этом есть доля истины. Деньги - символ успеха и благополучия как отдельно взятой личности или семьи, так и целых государств. Казалось бы - что может быть проще денег.

Деньги - категория экономическая, и в экономической литературе деньги определяются как особый товар, служащий всеобщим эквивалентом. Однако нельзя не признать, что это экономическое явление весьма значимо и в плане юридическом, при этом вряд ли можно назвать такую отрасль права, которой не касаются вопросы денежного обращения. Именно поэтому вопросы государственного регулирования денежного обращения и учета операций с денежными средствами занимает весьма важное место в системе государственного регулирования экономики в целом.

Все предприятия, осуществляя производственную и хозяйственную деятельность, вступают во взаимоотношения с другими предприятиями, организациями, учреждениями, работниками предприятия и отдельными лицами. Эти взаимоотношения основаны на различных денежных расчетах в процессе заготовления, производства и реализации продукции, работ или услуг.

Все расчеты по выполнению обязательств и предъявлению требований осуществляются через учреждения банков. Расчеты наличными деньгами между предприятиями носят ограниченный характер и строго регламентированный.

В условиях рыночной экономики следует исходить из принципа, что умелое использование денежных средств может приносить предприятию дополнительный доход, и, следовательно, необходимо постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения дополнительной прибыли.

Постоянно совершающийся кругооборот хозяйственных средств вызывает непрерывное возобновление многообразных расчётов. Правильная организация расчетных операций обеспечивает устойчивость оборачиваемости средств организации, укрепление в ней договорной и расчетной дисциплины и улучшение ее финансового состояния.

Денежные средства - это финансовые ресурсы организации, самые высоко ликвидные активы, возможные обеспечить выполнение обязательств любого уровня и вида. От их наличия зависит своевременность погашения кредиторской задолженности предприятия.

При кажущейся простоте учета денежных расчетов и, в частности, кассовых операций, тем не менее, многие практические работники допускают грубые нарушения действующих правил учета и расчетов наличными деньгами. Это порой оборачивается для предприятия значительными финансовыми потерями в виде штрафных санкций. При проведении расчетных операций банки контролируют соблюдение предприятиями платежной и договорной дисциплины, а также содействуют применению наиболее целесообразных форм расчетов.

Несомненно то, что банковская система играет особую роль в обеспечении стабильности всей экономики государства в целом. И немаловажным показателем в этой ее роли является то, насколько эффективно эта система координирует потоки денежных средств, как наличных, так и безналичных. А эффективное управление денежными средствами невозможно без непрерывного и строго учета и анализа операций с ними.

Объектом настоящей работы являются денежные операции. Предметом - их учет в кассах и на счетах в банках и их анализ.

Цель настоящего исследования - изучение современного состояния учета и анализа операций с денежными средствами в коммерческих организациях и анализ эффективности существующей системы учета и анализа.

В соответствии с целью работы были поставлены следующие задачи:

Рассмотрение теоретических основ организации учета операций с денежными средствами, характеристика денежного обращения и его видов, а также характеристика нормативного регулирования операций с денежными средствами.

Изучение и анализ учета операций с денежными средствами в кассах и на счетах в банках, рассмотрение общих принципов и правил учета кассовых операций в организациях, а также анализа и аудита кассовых операций.

Изучение и анализ учета и анализа операций с денежными средствами на счетах организаций в банках.

В соответствии с целью и задачами работы были изучены как нормативно-правовые, так и научные источники.

Структура работы также определена ее задачами. Работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы.



1. Теоретические основы организации учета операций с денежными средствами

1.1 Денежное обращение: понятие и виды

Денежное обращение - движение денег в наличной и безналичной формах, обслуживающее кругооборот товаров, а так же нетоварные платежи и расчеты.

Имеется два вида денежного обращения.

Во-первых, это наличное денежное обращение (НДО), т. е. денежных знаков (банкнот и монет). Средством платежа в данном случае являются реальные денежные знаки, передаваемые одним субъектом другому за товары, работы и услуги или в других предусмотренных законодательством случаях (например, штрафы).

Во-вторых, это безналичное денежное обращение (БДО) - изменение остатков денежных средств на банковских счетах, которое происходит в результате выполнения банком распоряжений владельца счета в виде чеков, пластиковых карточек и других расчетных документов, принятых в банковской практике. Наличные денежные знаки как средство платежа в БДО отсутствуют.

Между НДО и БДО существует тесная взаимосвязь: деньги постоянно переходят из одной сферы обращения в другую. Поэтому БДО неотделимо от НДО и вместе они образуют единый денежный оборот страны, в котором функционируют единые деньги одного наименования. Подчеркивая теснейшую их связь, законодательство оперирует категорией «денежная масса». Денежная масса - это денежные знаки, находящиеся в обращении; денежные средства на счетах и во вкладах юридических лиц и граждан; другие безусловные денежные обязательства банков.

При безналичном денежном обращении реальные денежные знаки как средство платежа между субъектами соответствующих отношений отсутствуют, а используются своего рода символы, т. е. цифровые записи об обращающейся массе. При безналичных расчетах деньги утрачивают свою функцию средства обращения, однако полностью сохраняют функцию средства платежа и средства накопления. В системе безналичных расчетов в настоящее время используются электронные устройства, позволяющие в минимально короткие сроки передавать соответствующую информацию не только в пределах одного населенного пункта, но и в масштабах всей страны и даже на межгосударственном уровне. Любое государство заинтересовано в широком использовании безналичного денежного обращения, поскольку наличные деньги подвержены естественному процессу износа и изношенные денежные знаки приходится изымать из обращения и заменять новыми. Каждая банкнота и монета имеют определенную себестоимость, причем себестоимость денежного знака более низкого достоинства относительно дороже (по сравнению с номиналом), чем себестоимость банкнот и монет более высокого достоинства. К тому же для пересчета, инкассирования, перевозки, хранения, модификации наличных денег требуются дополнительные расходы. Безналичные деньги лишены этих недостатков. Себестоимость одного безналичного расчета ничтожна. Поэтому государство стимулирует безналичные расчеты, используя в необходимых случаях и прямые запреты на совершение некоторых финансовых действий с использованием наличных денег. Однако о полном замещении наличного обращения безналичным еще рано, т.к. у безналичных денег есть ряд недостатков. Так, риски потери, кражи, подделок для электронных денег в ряде случаев не менее высоки, чем у наличных денег, поэтому обеспечение их безопасности выливается в серьезную проблему. Следует также учитывать, что в отличие от наличных денег их электронные аналоги не обладают официальным статусом законного платежного средства на территории государства, а это значит, что любой продавец или получатель средств может отказаться от безналичных расчетов. Необходимо отметить еще одно важное отличие наличных денег - их анонимность. Также нельзя забывать, что стоимость расходов по обеспечению безопасности, функциональность системы, скорость обработки и надежность взаимосвязаны. Более высокая защита влечет за собой меньшую доходность, меньше удобств и гибкости для пользователя, более высокую себестоимость операций. В силу этого за будущее наличных денег можно быть спокойным.

В нашей стране безналичный оборот в достаточной степени обособился от наличного. Таким образом, можно говорить о наступлении следующего этапа развития денежного обращения, где записи на банковских счетах превращаются в самостоятельную форму денег, достаточно автономную от наличных. Вместе с тем нельзя отрицать, что между обеими формами денег существует тесная внутренняя связь. Известно, что в общий объем денежной эмиссии любого центрального банка включаются как наличные, так и безналичные деньги. Кроме того, наличные деньги могут при определенных обстоятельствах превращаться в безналичные и наоборот.

Основу денежного обращения любой страны составляет ее денежная система, которая представляет собой установленную государством форму организации денежного обращения. Она включает в себя официальную денежную единицу, порядок эмиссии наличных денег, организацию и регулирование денежного обращения.

Официальной денежной единицей РФ является рубль, состоящий из 100 копеек. Введение на территории РФ других денежных единиц и выпуск денежных суррогатов запрещаются.

Говоря «наличные деньги», мы, как правило, представляем себе денежные билеты, изготовленные на бумажной основе, и металлическую монету. Однако не всегда деньги имели такую привычную для нас форму. Например, красивая раковина каури на протяжении многих столетий служила денежной единицей на островах Индийского океана, в Южной Азии и Африке.

В более поздние времена в качестве денег стали использоваться слитки из драгоценных металлов и меди определенной массы. Однако при расчетах такими слитками требовалась проверка их веса и пробы, и вскоре постепенно они стали вытесняться монетами. Основным их отличием от весовых денег являлось то, что изготовление монет осуществлялось институтами верховной государственной власти или под их контролем. Чеканщики и монетные дворы гарантировали пробу и массу драгоценного металла в монете путем нанесения на нее своего клейма.

Впервые монеты упоминаются около 700 г. до н.э. в Лидии и ионических городах Малой Азии. Есть также сведения, что самые первые монеты появились в Китае в середине 2-го тысячелетия до н.э. Распространение монетного дела на обширной территории в античности приходится на период наибольшего могущества Римской империи.

Древнерусское государство поначалу не имело собственной монеты - население обходилось иностранными. Первые собственно русские монеты - златники и сребреники - появились в конце X в., при князе Владимире Святославиче.

В результате денежной реформы, проведенной Петром I в 1698-1718 гг., утвердилась система, опирающаяся на национальный денежный счет (1:100) и сохранившая традиционные названия единиц. Новая русская денежная система вписалась в общеевропейскую: рубль по весу был приравнен к талеру с его системой взаимоотношений крупных и разменных единиц. В России, как и в Европе, стали использовать три металла: золото, серебро и медь. Номинальный ряд новых российских монет не претерпевал каких-либо значительных изменений до начала 20-х гг. XX века.

Известно, что бумажные деньги появились в Китае в VIII в. н. э. Однако в тот период эти деньги не получили широкого распространения. Начиная со второй половины XVII в. бумажные деньги вводятся в обращение в странах Старого и Нового Света. Поначалу бумажные деньги представляли собой расписки (векселя) банков, в которых содержалось обязательство выплатить владельцу обозначенную на них сумму металлической монетой. Размен банкнот на монеты из драгоценных металлов был отменен в большинстве стран к 1914 г., а после мирового экономического кризиса в 1929-1933 гг. прекращен практически повсеместно.

Впервые проект выпуска бумажных денег в России рассматривался в 1744 г. и был отвергнут сенатом на том основании, что бумажные деньги хуже медных, поскольку «никакой внутренней доброты не содержат». Первые русские бумажные деньги - ассигнации - появились только в 1769 г., в период правления Екатерины II.

После первой мировой войны золотые монеты практически повсеместно вышли из обращения. Ямайская валютная система, введенная в 1976-1978 гг. отменила официальную цену золота и золотое содержание денежных единиц стран-участниц Международного валютного фонда. С 1992 г. в России не предусматривается официального соотношения рубля и золота. Таким образом, в настоящее время завершился процесс демонетизации золота, т. е. утрата им функций денег. Однако дальнейшее развитие денежного обращения на этом не остановилось. Параллельно шел процесс «обезналичивания» бумажных денег. И сегодняшнее состояние денег не является завершающей и окончательной стадией. Деньги - историческая категория, развивающаяся вместе с товарным производством и наполняющаяся новым содержанием, которое усложняется с изменением условий производства.

На соответствующей стадии товарного производства, когда повсеместное распространение получает купля-продажа с рассрочкой платежа, появляются кредитные деньги. Современная наука исходит из того, что кредитные деньги прошли несколько этапов развития: вексель, акцептованный вексель, банкнота, чек, электронные деньги, кредитные карточки. К понятию кредитных денег относят также находящиеся в банках вклады до востребования. Однако последние приобрели функции денег только на соответствующем уровне развития безналичных расчетов, который был достигнут лишь к середине XX в.

Безналичное денежное обращение в России организовано в соответствии с рядом принципов. Е.Ю. Грачева выделяет следующие:

Предприятия всех форм собственности обязаны хранить свои средства на счетах в банках.

Основная часть безналичных расчетов должна осуществляться через банк.

Требование платежа должно выставляться или перед отгрузкой товаров (выполнением работ, предоставлением услуг), или непосредственно после этого.

Оплата клиентом банка полученных товаров и услуг осуществляется банком только с согласия клиента.

Формы безналичных расчетов платежей выбираются организацией по своему усмотрению в соответствии с требованиями законодательства.

Существует три основные разновидности безналичного денежного обращения.

Первую можно назвать «классической». Она состоит в поручении лица, даваемом банку другой кредитной организации, списать со счета данного лица в данном банке определенную сумму и записать ее на счет другого лица в этом или ином банке. Формой расчетов в этом случае является кредитовый перевод, который можно определить как серию связанных между собой сделок, направленных на выполнение поручения плательщика обслуживающему банку о выплате получателю платежа соответствующей суммы денежных средств.

Вторая разновидность безналичного денежного обращения - это расчеты с помощью векселей и подобных им безусловных денежных обязательств. Формой их является дебетовый перевод - безусловный перевод средств, осуществляемый по инициативе получателя платежа. Аналогом дебетового перевода по российскому законодательству являются расчеты в порядке инкассо. Поручение клиента банку о получении причитающегося ему платежа и\или акцепта называется инкассовым поручением. Согласно российскому законодательству инкассовое поручение может быть оформлено как с помощью различных расчетных документов (платежное требование, инкассовое поручение), так и иным способом (чек, вексель). Соответственно механизм осуществления инкассовой операции будет иметь особенности.

Помимо безусловных обязательств расчеты возможны также в форме аккредитивов - условных денежных обязательств.

Третья разновидность безналичного денежного обращения - это пластиковые карты банков. Они технически исполняются таким образом, что при помещении их в специальные считывающие устройства обеспечивают мгновенную связь с банком, в котором находится счет владельца карточки. Законодательных актов о банковских картах в РФ пока нет, а нормативной базой для расчетов с их помощью являются нормативные акты банков, их выпускающих и договоры банков с предприятиями, осуществляющими торговлю, бытовое и иное обслуживание населения.

Существуют следующие формы безналичных расчетов:

Расчеты платежными поручениями. Платежным поручением является распоряжение владельца счета (плательщика) обслуживающему его банку, оформленное расчетным документом, перевести определенную денежную сумму на счет получателя средств, открытый в этом или другом банке. Платежное поручение исполняется банком в срок, предусмотренный законодательством, или в более короткий срок, установленный договором банковского счета либо определяемый применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота.

Расчеты по аккредитиву. Следует отметить, что расчеты по аккредитиву как форма расчетов более выгодны для получателя денежных средств. Данная форма расчетов гарантирует поставщику оплату продукции и значительно сближает момент платежа с моментом отгрузки продукции. Чаще всего расчеты по аккредитиву применяются между не доверяющими в полной мере друг другу плательщиком и получателем средств Банками могут открываться следующие виды аккредитивов:

- покрытые (депонированные) и непокрытые (гарантированные);

- отзывные и безотзывные (могут быть подтвержденными).

Расчеты чеками и векселями. Чек - это ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю. Чекодателем является юридическое лицо, имеющее денежные средства в банке, которыми он вправе распоряжаться путем выставления чеков, чекодержателем - юридическое лицо, в пользу которого выдан чек, плательщиком - банк, в котором находятся денежные средства чекодателя. Порядок и условия использования чеков в платежном обороте регулируются частью второй ГК РФ, а в части, им не урегулированной, - другими законами и устанавливаемыми в соответствии с ними банковскими правилами. Вексель - это ценная бумага, в которой содержится безусловное, абстрактное и строго формальное обязательство или предложение уплатить определенную денежную сумму.

Расчеты по инкассо. Расчеты по инкассо представляют собой банковскую операцию, посредством которой банк (далее - банк-эмитент) по поручению и за счет клиента на основании расчетных документов осуществляет действия по получению от плательщика платежа. Для осуществления расчетов по инкассо банк-эмитент вправе привлекать другой банк (далее - исполняющий банк). Расчеты по инкассо осуществляются на основании платежных требований, оплата которых может производиться по распоряжению плательщика (с акцептом) или без его распоряжения (в безакцептном порядке), и инкассовых поручений, оплата которых производится без распоряжения плательщика (в бесспорном порядке).

Расчеты с помощью банковских карт. Банковские карты позволяют осуществлять две основные операции - оплату товаров и услуг и получение наличных денег через банкоматы или кассы кредитных организаций. Банковские карты бывают двух основных типов: кредитные и дебетовые. Последние используются эмитентами для осуществления операций в пределах остатков средств на банковских счетах, тогда как кредитные карты позволяют осуществлять операции вне этих пределах, т. е. предоставлять кредит.

1.2 Нормативное регулирование операций с денежными средствами в РФ

Регулирование наличного денежного обращения является одной из важнейших задач ЦБ РФ, осуществляющего в соответствие с Законом «О Центральном банке Российской федерации (Банке России)» необходимые мероприятия для обеспечения устойчивости и надежности национальной валюты. Банк России учитывает действующие объективные факторы в современной России, определяющие ее потребности в наличных деньгах. Такими факторами являются обычаи и привычки, наличие пределов в реализации идей научно-технического прогресса в области организации денежных расчетов, наличие значительного объема мелких операций в розничной торговле товарами и услугами, специфика ведения дел в мелком бизнесе, преобладание в стране людей с низкими доходами.

Нормативному регулированию наличного денежного обращения Банк России придает особо важное значение. Основным документом, принятым ЦБ РФ, регулирующими данную сферу, является Положение «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской федерации» от 5 января 1998г. № 14-П. Оно является центральным по своей значимости и обязательно для выполнения территориальными учреждениями Банка России, расчетно-кассовыми центрами, кредитными организациями, а также предприятиями, организациями и учреждениями на территории РФ.

Ограничений на расчеты наличными деньгами между физическими лицами, а также физическими и юридическими лицами не имеется. Ограничиваются расчеты в наличной форме между юридическими лицами: с 6 февраля 2002 года указанием ЦБ РФ «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке» № 1050 от 14 ноября 2001 года предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке установлен в размере 60 тысяч рублей.

Помимо названных актов во исполнение своей функции регулирования кассовых операций (совокупности материально-технических процедур, заключающихся в приеме, хранении и выдаче наличных денег) на территории РФ, Банк России также принимает ряд нормативных актов, основными среди которых являются:

Положение «О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской федерации» от 9 октября 2002 г. № 199-П;

Положение по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением», утверждено Постановлением Правительства РФ от 30 июля 1993г г. № 745.

В целях организации НДО на территории России на Банк России возлагаются следующие функции: прогнозирование и организация производства, перевозки и хранения банкнот и монеты, создание их резервных фондов; установление правил хранения, перевозки и инкассации наличных денег для кредитных организаций; установление признаков платежеспособности денежных знаком и порядка замены поврежденных банкнот и монеты, а так же их уничтожения; определение порядка ведения кассовых операций.

В настоящее время нормативной базой для регулирования безналичных расчетов являются ГК РФ, ФЗ «О банках и банковской деятельности», ФЗ «О ЦБ РФ», Положение ЦБ РФ о безналичных расчетах в РФ от 3 октября 2002 года № 2-П, а также Положение ЦБР от 1 апреля 2003 г. N 222-П "О порядке осуществления безналичных расчетов физическими лицами в Российской Федерации". Организационно-технические и технико-юридические аспекты безналичных расчетов устанавливаются Банком России.



2. Учет операций с денежными средствами в кассах и их анализ

2.1 Общие принципы и правила учета кассовых операций в РФ

Предприятия, организации и учреждения (в дальнейшем - предприятия) независимо от организационно - правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждения банков (далее - банках).

Предприятия производят расчеты по своим обязательствам с другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Банком России в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Понятие кассы включает в себя наличные деньги, имеющиеся у предприятия, а также специально оборудованное помещение для приема, хранения и выдачи денег и других средств, хранящихся в кассе.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.

Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководством предприятий.

При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются.

Предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками.

Наличные деньги могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассатором и в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк, а также предприятиям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров.

Предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать её на оплату труда и выплату социально- трудовых льгот (в последующем - оплата труда), закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения.

Выдача денег из выручки одних предприятий, имеющих постоянную денежную выручку, на нужды других допускается в отдаленных местностях, где нет банков, на основе договора между предприятиями по согласованию с банками, обслуживающими эти предприятия.

Предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги, сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3-х рабочих дней ( для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям, - до 5 дней). Включая день получения денег в банке.

Выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий.

Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации:

1. Приходные кассовые ордера - форма № КО-1;

2. Расходные кассовые ордера - форма№ КО-2;

3. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров - формы № КО-3 и КО-3а;

4. Кассовая книга - форма № КО-4.

При приёме денежных билетов и монет в платежи кассиры обязаны руководствоваться установленными Центральным банком Российской Федерации признаками и правилами определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России.

Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам. Подписанным главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия.

О приёме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверена печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платёжным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, его подпись на расходных кассовых документах не обязательна.

Заготовительные организации могут производить выдачу наличных денег сдатчикам сельскохозяйственной продукции и сырья, с последующим составлением по окончании рабочего дня общего расходного кассового ордера на все выданные за день суммы по заготовительным квитанциям.

В централизованных бухгалтериях на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно-платёжной) ведомости.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документах , удостоверяющих личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.

На предприятии выдача денег производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

Выдачу денег кассир, производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Выдача денег по доверенности производится в соответствии с требованиями. Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платёжной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это уполномоченных.

В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходные, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производится, как правило, по расходным кассовым ордерам.

По истечению сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;

б) составить реестр депонированных сумм;

в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

г) записать в кассовую книгу, фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер №_».

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассирами в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления, и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производится только в день их составления.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц на это уполномоченных;

б) правильность оформления документов;

в) наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платёжных (расчетно-платёжных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей регистрируются после их выдачи.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

Перед открытием помещения кассы кассир обязан проверить сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей. В случае повреждений, снятия печатей и других поломок кассир обязан немедленно сообщить об этом руководителю предприятия, который ставит в известность ОВД. После получения разрешения ОВД руководитель предприятия и кассир могут войти в кассу и провести проверку денежных и других средств, хранящихся в кассе. Проверка оформляется актом, который составляется в 4 экземплярах (по 1 экземпляру получают страховая компания, вышестоящая организация, ОВД и само предприятие). Предприятие обязано обеспечивать сохранность денег как в помещении кассы, так и при транспортировке. Если по вине руководителя предприятия не были созданы необходимые условия безопасности, то ответственность лежит на руководителе.

Наличные денежные средства на предприятии должны храниться в несгораемых шкафах, сейфах. Материальную ответственность за сохранность наличных денежных средств в кассе несет кассир.

Кассир - должностное лицо, непосредственно выполняющее кассовые операции. При назначении кассира на работу руководитель предприятия знакомит кассира с правилами ведения кассовых операций и заключает с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности за сохранность денег в кассе. Кассир несет ответственность за всякий ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и из-за неосторожности. Кассиру запрещается передавать выполнение своих обязанностей другим лицам. В случае болезни и других случаев, когда кассир не может выполнять свои обязанности, исполнение обязанностей кассира по письменному распоряжению руководителя возлагается на другого работника. Бухгалтера и другие работники, которые пользуются правом подписи финансовых документов, не могут исполнять обязанности кассира(23, с.251)

Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе организации, а также денежных документов (почтовых марок, вексельных марок, путевок, оплаченных авиабилетов и пр.) предназначен счет 50 «Касса».

К счету 50 «Касса» могут быть открыты следующие субсчета: 50-1 «Касса организации»

50-2 «Операционная касса»

50-3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

По дебету отражаются операции, связанные с поступлением денег, а по кредиту - с расходованием наличных денег.

В случае если предприятие не имеет валютного счета, оно может для командировки приобрести наличную валюту в уполномоченных банках. Банк России телеграммой от 6 мая 1997 года № 445 «О покупке валюты для командировочных расходов» определил, что юридические лица - резиденты вправе без ограничений и без специальных разрешений Банка России покупать иностранную валюту за рубли на внутреннем валютном рынке РФ для оплаты расходов, связанных с командированием сотрудников указанных юридических лиц - резидентов в иностранные государства, с обязательным зачислением приобретенной иностранной валюты на их текущие валютные счета в уполномоченных банках.

В том случае, если у организации не имеется валютного счета, к счету 50 «Касса» открывается специальный субсчет «Валютная касса».

Все операции по дебету счета "Касса" при журнально-ордерной форме бухгалтерского учета учитываются ведомости №1 на основе проверенных отчетов кассира за один или несколько дней с группировкой по корреспондирующим счетам.

Выдача наличных денег - кредит счета "Касса".

Все такие операции при журнально-ордерной форме учета отражаются в журнале-ордере №1; записи также производятся на основании отчетов кассира с соответствующей группировкой.

По окончании месяца в журнале-ордере подсчитываются обороты и выводятся сальдо на начало следующего месяца. Сальдо сверяются с остатком кассовой книги и Главной книги.

Контроль за ценностями осуществляется с помощью ревизий, ревизии могут проводиться руководителем предприятия, при смене кассира, также может быть проведена ведомственная/судебная ревизия.

При ревизии производится полный пересчет денег и ценностей в кассе. Результаты ревизии оформляются актом. Недостача подлежит возмещению кассиром. Если обнаружены излишки, то их зачисляют в доход бюджета.

2.2 Анализ и аудит кассовых операций

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ, утв. решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. № 40 и Положением Банка России от 05.01.98 г. № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации», утв. ЦБР 19.12.97г. все предприятия, объединения, организации и учреждения независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков.

Предприятия производят расчеты по своим обязательствам с другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Банком России в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Прием наличных денег предприятиями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

Движение денежных средств отражается в бухгалтерских регистрах и финансовой отчетности организации:

журнал-ордер № 1 и ведомость № 1 по учету кассовых операций;

Главная книга;

баланс предприятия (ф. № 1), 2-й раздел актива;

Отчет о движении денежных средств (ф. № 4).

В целях проведения анализа и аудиторской проверки кассовых операций необходимо проверить и проанализировать следующие документы:

Кассовая книга;

Отчеты кассира;

Приходные и расходные кассовые ордера (ПКО, РКО);

Авансовые отчеты. Список подотчетных лиц;

Выписки банка;

Справка банка об установленном лимите остатка денег в кассе;

Чековые книжки;

Хозяйственные договоры (в том числе с банками);

Договоры о материальной ответственности;

Документы по ККМ;

Книги кассира-операциониста;

Журнал (книга) регистрации ПКО и РКО;

Журнал (книга) регистрации выданных доверенностей;

Журнал (книга) регистрации депонированных сумм;

Журнал (книга) регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей;

Приказы руководящего органа;

Акты ревизии кассы, акты инвентаризации;

Учетная политика в части документооборота.

В первую очередь, надо проверить наличие с кассиром договора о полной материальной ответственности в соответствии с п.32 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утв. решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. № 40, в котором сказано, что после издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в РФ, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.

Если штатным расписанием организации не предусмотрена должность кассира, его обязанности могут быть возложены на другого штатного работника с его согласия и при обязательном заключении с ним договора о полной индивидуальной материальной ответственности.

Также следует установить, вся ли первичная учетная документация по учету кассовых операций составляется по унифицированным формам, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

Для эффективности анализа и аудита необходимо провести инвентаризацию денежных средств, хранящихся в кассе. Ее проводят в присутствии кассира и главного бухгалтера организации.

При наличии нескольких касс они опечатываются, чтобы нельзя было покрыть недостачу денег из других источников, изменить остаток денег, выведенный в кассовой книге. Кассир предоставляет для проверки последний кассовый отчет и документы по операциям последнего дня, а также дает расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет не оприходованных или несписанных в расход денег.

Результаты инвентаризации оформляют актом, составленным по унифицированной форме, который подписывают кассир и главный бухгалтер организации. При проведении инвентаризации в рамках аудита акт является письменным аудиторским доказательством, и его данные необходимы аудитору для дальнейшей проверки.

Одновременно с инвентаризацией проводится проверка условий хранения денежных средств, в ходе которой необходимо выяснить:

- обеспечена ли сохранность денег при доставке из банка и во время выдачи заработной платы;

- имеется ли для хранения денег и других ценностей в кассе сейф или несгораемый шкаф;

- застрахована ли касса организации;

- соблюдаются ли правила хранения ключей от сейфа (несгораемого шкафа). Так, в Порядке ведения кассовых операций установлено, что ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте;

- соблюдается ли установленный лимит хранения денежной наличности по отдельным датам.

Согласно п. 2.5 Положения Банка России от 05.01.98 г. № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ» (утв. ЦБР 19 декабря 1997 г.) в кассе предприятий могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями этих предприятий. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.

К аудиторской проверке должна быть представлена справка банка об установлении лимита остатка наличных денежных средств в кассе.

По представительствам, филиалам и другим обособленным подразделениям предприятия, расположенным вне места его нахождения, составляющим отдельный баланс и имеющим счета в учреждениях банков, лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается обслуживающими учреждениями банков по месту открытия соответствующих счетов структурных подразделений.

При наличии у предприятия нескольких счетов в различных учреждениях банков предприятие по своему усмотрению обращается в одно из обслуживающих учреждений банков с расчетом на установление лимита остатка наличных денег в кассе.

После установления лимита остатка кассы в одном из учреждений банка предприятие направляет уведомление об определенном ему лимите остатка кассы в другие учреждения банков, в которых открыты ему соответствующие счета.

Если организация не предоставляет расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная предприятием в учреждения банков денежная наличность - сверхлимитной.

В соответствии с гл. 15 Кодекса РФ об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. № 195-ФЗ «Административные правонарушения в области финансов, налогов и сборов, рынка ценных бумаг» за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от сорока до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц - от четырехсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда. За невыполнение обязанностей по контролю за соблюдением правил ведения кассовых операций должностным лицом учреждения банка обязанностей по контролю за выполнением организациями или их объединениями правил ведения кассовых операций влечет наложение административного штрафа в размере от двадцати до тридцати минимальных размеров оплаты труда.

Для проверки соблюдения лимита остатка денежных средств в кассе предприятия, установленного банком, необходимо провести сплошную проверку кассовых отчетов и выявить отклонения от лимита.

Особое внимание необходимо уделить правильному, всесторонне грамотному заполнению первичных документов, наличие и подлинность подписей получателей денег на расходных кассовых ордерах.

В соответствии с п. 27 Порядка ведения кассовых операций выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

Проводки:

Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - К-т 50 «Касса»;

Д-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;

Д-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» - К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишками кассы и зачисляются в доход предприятия.

Проводка: Д-т 50 «Касса» - К-т 91 «Прочие доходы и расходы».

В соответствии с Указание ЦБР от 14 ноября 2001 г. № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке» установлен в Российской Федерации предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 60 тысяч рублей. Пытаясь обойти запреты, отдельные предприятия разбивают сумму платежа и проводят ее по разным ордерам.

Фирме (предприятию, организации), предпочитающей расплачиваться наличными деньгами, необходимо оплачивать сделку в течение нескольких дней с расчетом, чтобы сумма платежа в один день не превышала установленного предела.

Таким образом, выявляя нарушения кассовой дисциплины, можно оценить величину финансовых санкций, которые могут быть наложены на предприятие в целом в случае его проверки, и сопоставить ее с финансовым результатом деятельности предприятия.

Следовательно, анализ и аудит кассовых операций проводится с целью установить, совершаются ли на предприятии расчеты с другими юридическими лицами суммами, превышающими установленную предельную величину. Для этого применяется метод сплошной проверки (просмотра) расходных кассовых ордеров, а также отчетов кассира, кассовых книг, договоров с юридическими лицами.

...