Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Характеристика предприятия

1.1 Краткая история предприятия

1.2 История создания Пенсионного Фонда Российской Федерации

1.3 Целевые ориентиры

2. Анализ организационной структуры Управления Пенсионного Фонда России г. Белая Калитва Белокаливенского района

2.1 Взаимодействие Пенсионного Фонда с внешней средой

2.2 Организационная структура Управления Пенсионного Фонда России г. Белая Калитва Белокалитвенского района

2.3 Диагностика проблем Управления Пенсионного Фонда России г. Белая Калитва Белокалитвенского района

3. Проектная разработка

3.1 Рекомендации по разрешению проблем в Управлении Пенсионного Фонда России г. Белая Калитва Белокалитвенского района

Заключение

Список использованной литературы



Введение

пенсионный фонд управление

Пенсионный фонд имеет огромное влияние на экономику страны, так как главной целью его является - обеспечить заработанный человеком уровень жизненных благ путем перераспределения средств во времени и в пространстве - где бы человек ни жил, он своим трудом и прошлыми социальными отчислениями гарантирует себе определенный прожиточный уровень в будущем.

Пенсионный фонд своими средствами обеспечивает выплату ежемесячных пособий, пенсий людям которые в силу определенных обстоятельств не могут обеспечить свое проживание, в том числе пенсионеров. Так, средства расходуются на выплаты государственных пенсий, пенсий инвалидам, венным, компенсации пенсионерам, пособий для детей в возрасте от 1,5 до 6 лет и на многие другие социальные цели. Таким образом, определяется его важное социальное значение.

Цель работы на производственной практики заключалась в изучение государственного учреждения - Управления Пенсионного фонда Российской Федерации в городе Белая Калитва.

Задачи:

1) приобрести умения анализировать и понимать основные организационные структуры и процессы; видеть недостатки организации и резервы развития;

2) овладеть навыками проектного подхода к осуществлению эффективных перемен в организации.

Объектом этой работы является государственное учреждение - Управления Пенсионного фонда России в городе Белая Калитва.

Предметом является изучение процессов: приема и ввода индивидуальных сведений на застрахованных лиц о страховом стаже, начисленных и уплаченных страховых взносах; взыскания задолженности; конвертации пенсионных прав застрахованных лиц; приема граждан и представителей работодателя по пенсионным вопросам, подготовкой пенсионных дел, перерасчетом пенсий; работы по обращениям граждан.



1. Исследование Пенсионного Фонда

1.1 Общая характеристика Пенсионного Фонда

Пенсионный Фонд Российской Федерации - один из крупнейших и наиболее значимых социальных институтов России. По масштабу решаемых задач деятельность ПФР не имеет прецедентов в истории России.

Название организации: Управление Пенсионного фонда России города Белая Калитва.

Согласно пункту 1 Положения о Пенсионном фонде Российской Федерации (России), утвержденного постановлением Верховного Совета Российской Федерации от 27.12.91 № 2122-1, Пенсионный фонд Российской Федерации является самостоятельным финансово-кредитным учреждением и создан в целях государственного управления финансами пенсионного обеспечения в Российской Федерации.

Следует отметить, что согласно положениям статьи 5 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации" Пенсионный фонд Российской Федерации является государственным учреждением и осуществляет функции страховщика в системе обязательного пенсионного страхования.

При этом Пенсионный фонд Российской Федерации имеет свой бюджет, ежегодно утверждаемый федеральным законом, средства которого являются федеральной собственностью, не входят в состав других бюджетов и изъятию не подлежат.

Кроме того, вышеуказанным Федеральным законом устанавливается, что Пенсионный фонд Российской Федерации и его территориальные органы составляют единую централизованную систему органов управления средствами обязательного пенсионного страхования в Российской Федерации, в которой нижестоящие органы подотчетным вышестоящим.

В то же время, Положение о Пенсионном фонде Российской Федерации согласно статье 34 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ действует в части, не противоречащей данному Федеральному закону.

Пенсионный фонд Российской Федерации является государственным учреждением, наделенным публично-властными полномочиями и имеющим специальную правоспособность.

Управление обеспечивает:

· выявление, регистрацию и учет страхователей в установленном порядке в соответствии с действующим законодательством;

· ведение государственного банка данных по всем категориям страхователей в том числе физических лиц, добровольно вступивших в правоотношения по обязательному пенсионному страхованию;

· организацию и ведение индивидуального (персонифицированного) учета сведений о всех категориях застрахованных лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования;

· организацию работы по учету средств, поступающих по обязательному пенсионному страхованию;

· организацию работы по целевому использованию средств обязательного пенсионного страхования, а также контролю за их использованием;

· экономический анализ и прогнозирование исполнения доходной и расходной частей бюджета Управления;

· привлечение добровольных взносов физических и юридических лиц в ПФР;

· составление и представление в Отделение в установленном порядке заявок и финансирование выплаты трудовых пенсий, пенсий по государственному пенсионному обеспечению и других выплат, отнесенных законодательством к компетенции ПФР;

· целевое и рациональное использование средств, выделяемых на выплату трудовых пенсий, пенсий по государственному пенсионному обеспечению и других выплат, отнесенных законодательством к компетенции ПФР;

· ведение бухгалтерского учета, составление бухгалтерской и статистической отчетности и предоставление ее в установленном порядке соответствующим органам;

· контроль за перечислением остатков средств ПФР а установленном порядке;

· составление и предоставление в Отделение в установленном порядке доходов а расходов на содержание Управления;

· своевременное назначение (перерасчет) трудовых пенсий на основе данных индивидуального (персонифицированного) учета, пенсий по государственному пенсионному обеспечению и других выплат, отнесенных законодательством к компетенции ПФР, а также их своевременную выплату и доставку;

· контроль за обоснованностью предоставления документов назначения (перерасчета) трудовых пенсий и пенсий по государственному пенсионному обеспечению, в том числе на льготных, условиях, и в связи с особыми условиями труда;

· ведение базы данных по пенсионерам;

· бесплатное консультирование страхователей и застрахованных лиц по вопросам обязательного пенсионного страхования и информирование их о нормативных правовых актах об обязательном пенсионном страховании;

· прием граждан рассмотрение их обращений, заявлений и жалоб по вопросам относящимся к компетенции Управления, принятия по ним соответствующих мер;

· ведение разъяснительной работы среди населения, страхователей по вопросам пенсионного обеспечения, пенсионного страхования и индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования;

· защиту конфиденциальной информации в соответствии с законодательством РФ и указаниями Правления ПФР, Исполнительной дирекции ПФР и Отделения;

· ведение справочно-кодификационной работы по законодательству;

· представительство в суде и арбитражном суде при рассмотрении вопросов пенсионного обеспечения и страхования, взыскания пеней и недоимок по страховым взносам;

· организацию и хранение документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования,

· организацию архивирования документации, связанной с обеспечением и сбором взносов в ПФР;

· выполнение мероприятий по гражданской обороне и мобилизационной подготовке в соответствии с действующим законодательством РФ;

· проверку документов страхователей, связанных с назначением (перерасчетом) и выплатой пенсий, представлением сведений индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц;

· представление интересов застрахованных лиц перед страхователями;

· осуществление взыскания в судебном порядке пеней и недоимок по страховым взносам;

· ведение учета страховых взносов физических лиц, добровольно вступивших в правоотношения по обязательному пенсионному страхованию;

· своевременный учет в соответствующих разделах специальной части индивидуального лицевого счета страховых взносов, поступивших на накопительную часть трудовой пенсии, размера назначенной пенсии и выплат на счет средств пенсионных накоплений.

Для этих целей был создан пенсионный фонд.

1.2 История создания Пенсионного фонда Российской Федерации

Пенсионный фонд Российской Федерации - это один из крупнейших и наиболее значимых социальных институтов в стране. Создание Пенсионного фонда стало вехой в решении одной из важнейших задач по реформированию социальной сферы - перехода от государственного пенсионного обеспечения к обязательному пенсионному страхованию.

На сегодняшний день по масштабу решаемых задач деятельность Пенсионного фонда уникальна и не имеет прецедентов в истории России. Тем самым обращает на себя внимание история образования Пенсионного фонда, его отделения по Кемеровской области и в целом - преобразования пенсионного обеспечения в России.

Государственное пенсионное страхование в России зародилось в начале двадцатого века, что было гораздо позднее, чем в большинстве развитых стран. В своем развитии оно охватило только небольшую часть населения России, только высшие слои населения могли пользоваться им. Но после революции 1917 года оно было практически отменено.

Однако, по прошествии переходного периода экономической нестабильности социалистическое государство начало создавать принципиально новую пенсионную систему, основанную на принципах конституционно гарантированного государством пенсионного обеспечения по старости, которая была введена в 1927 году. Действовавшая в СССР система пенсионного обеспечения функционировала в рамках общей системы социального обеспечения и социального страхования, которая предусматривала не только выплаты пенсий и пособий различных видов, но и различные формы социального, медицинского, санаторно-курортного обслуживания трудящихся, содержание и обслуживание престарелых и нетрудоспособных.

В соответствии с Конституцией СССР все граждане имели право на материальное обеспечение в старости, в случае болезни, полной или частичной утраты нетрудоспособности, а также потери кормильца. Это право реализовывалось путем общего социального обеспечения служащих и колхозников пособиями по временной нетрудоспособности и выплатой за счет государства и колхозов пенсий по возрасту, инвалидности и по случаю потери кормильца, другими формами социального обеспечения.

Хотя данная пенсионная система входила в так называемую систему социального страхования, она не содержит экономических признаков системы государственного пенсионного страхования, которые наиболее наглядно выражаются в базовых принципах государственного пенсионного страхования. Однако, несмотря на многочисленные экономические недостатки, данная система имела одно важное преимущество - она обеспечивала абсолютно всем категориям граждан минимально необходимый прожиточный уровень. Поэтому пенсионная система до 1990 г. носила определение - государственное пенсионное обеспечение. Средства на государственное пенсионное обеспечение, как и другие средства на государственное социальное страхование, аккумулировались в бюджете государственного социального страхования, который в свою очередь, входил в государственный бюджет страны. Таким образом, эта пенсионная система была основана на консолидированной программе финансирования выплаты пенсий и полностью зависела от сбалансированности государственного бюджета страны. Бюджет пенсионного обеспечения являлся составной частью государственного бюджета СССР и был включен в него как по доходам, так и по расходам.

В целях поддержания жизненного уровня пенсионеров и в соответствии со ст.7 Закона РФ “О ПФ РФ создан Постановлением Верховного Совета РФ от 27 декабря 1991 г. № 2122-1 в целях государственного управления финансами пенсионного обеспечения в РФ. ПФ РФ является самостоятельным финансово-кредитным учреждением, осуществляющим свою деятельность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В системе индивидуального (персонифицированного) учета Пенсионного фонда России для целей обязательного пенсионного страхования зарегистрировано более 120 миллионов застрахованных лиц, в том числе работающих граждан, включая самозанятое население, получателей пенсий, безработных граждан, учащуюся молодежь.

Пенсионный фонд России осуществляет пенсионное обеспечение около 40 миллионов пенсионеров, включая трудовые пенсии (по старости, по инвалидности, по случаю потери кормильца), пенсии по государственному пенсионному обеспечению, пенсии военнослужащих и их семей, социальные пенсии, пенсии пострадавшим от техногенных катастроф. А также осуществляет выплату всех видов пенсий гражданам, проживающим в 57 странах мира.

Пенсионный фонд ведет учет пенсионных прав граждан (включая их ежегодную выверку с участием работодателей, налоговых органов, казначейства), осуществляет ежегодное информирование застрахованных лиц о состоянии их лицевых счетов.

С 2000 года Пенсионным фондом финансируются программы адресной социальной помощи пенсионерам и инвалидам.

С 2005 года Пенсионным фондом создан общероссийский регистр федеральных льготников, по которому осуществляется выплата гражданам ежемесячных денежных выплат и реализуется их право на получение государственной социальной помощи в виде набора социальных услуг.

С 2007 года началось формирование нового федерального регистра - регистра семей, претендующих на дополнительную государственную поддержку в связи с рождением или усыновлением второго и последующих детей. На сегодняшний день организована работа по выдаче Сертификата на получение материнского (семейного) капитала.

Пенсионный фонд России в рамках своей компетенции осуществляет межгосударственное и международное сотрудничество в области пенсионного обеспечения, участвует в подготовке и реализации договоров и соглашений с зарубежными партнерскими организациями.

В Управление Пенсионного фонда России г. Белая Калитва Белокалитвенского района работает 20 человек.

На работу Управления Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Белая Калитва Белокалитвенского района влияют только реформы, постановления и законы правительства Российской Федерации, а так же и суды РФ.

1.3 Целевые ориентиры

Пенсионный Фонд РФ запланирован органами власти и управления, и имеет строгую целевую направленность;

денежные средства фонда используются для финансирования государственных расходов, не включенных в бюджет;

формируется в основном за счет обязательных отчислений юридических и физических лиц;

страховые взносы в фонды и взаимоотношения, возникающие при их уплате, имеют налоговую природу, тарифы взносов устанавливаются государством и являются обязательными;

на отношения, связанные с исчислением, уплатой и взысканием взносов в фонд, распространено большинство норм и положений Налогового Кодекса РФ;

денежные ресурсы фонда находятся в государственной собственности, они не входят в состав бюджетов, а также других фондов и не подлежат изъятию на какие-либо цели, прямо не предусмотренные законом;

Расходование средств из фонда осуществляется по распоряжению Правительства или специально уполномоченного органа (Правление фонда).

Руководство Пенсионного фонда России осуществляет Правление и его постоянно действующий орган - Исполнительная дирекция. Дирекции подчиняются отделения в республиках в составе РФ, отделения в национально - государственных и административно-территориальных образованиях. На местах (в городах, районах) имеются уполномоченные Фонда. Отделения обеспечивают организационную работу по сбору взносов на социальное страхование, финансирование органов социального обеспечения, региональных программ социального обеспечения, а также контроль за расходованием средств.



2. Анализ организационной структуры Управления Пенсионного фонда России г.Белая Калитва Белокалитвенского района

2.1 Взаимодействие Пенсионного фонда с внешней средой

Чтобы провести анализ организационной структуры для начала следует проанализировать взаимодействие организации с внешней средой. Именно эффективное функционирование организации во внешней среде обеспечивается через понимание того, какой является внешняя среда обитания организации. С этой целью держится под контролем все происходящие изменения, а для того чтобы хотя бы сохранить организацию управленцы вынуждены реагировать на все происходящие во внешней среде изменения.

Управление Пенсионного фонда России г. Белая Калитва оперативно отслеживает все изменения внешней среды, оценивает их и выбирает наилучшую ответную реакцию, способствующую достижению его целей. Эффективно реагирует на взаимодействие внешней среды.

Принципиальное значение для функционирования Управление Пенсионного фонда России г. Белая Калитва имеет обратную связь. Управление ПФР постоянно получает информацию из внешней среды, тем самым помогает приспособиться и позволяет предпринимать корректировочные действия по исправлению отклонений и параметров системы. Процесс позволяющий получить приток в систему информации и денег.

Пенсионное обеспечение является базовой и одной из самых важных социальных гарантий стабильного развития общества, поскольку непосредственно затрагивает интересы нетрудоспособного населения, а оно обычно составляет свыше 25-30% населения любой страны. Также этот вопрос косвенно касается и всего трудоспособного населения. Для России этот вопрос в данное время является очень актуальным, так как в России проживает в настоящий момент свыше 38,5 миллионов престарелых, инвалидов и членов семей, потерявших кормильца.

По сбору средств пенсионный фонд взаимодействует со всеми организациями в г. Белая Калитва. Взаимодействие с внешней средой схематично представлено на рисунке 2.1.

Рисунок 2.1 Взаимодействие УПФР в г.Белая Калитва с внешней средой

2.2 Организационная структура Управления Пенсионного фонда России г. Белая Калитва Белокалитвенского района

Структура системы управления организацией - упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся между собой в устойчивых отношениях, обеспечивающих их функционирование и развитие как единого целого. Структура системы управления является формой разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой происходит процесс управления, направленный на достижение поставленных целей организации.

Элементами структуры являются отдельные работники, отделы и службы аппарата управления; отношения между ними поддерживаются благодаря связям, которые могут носить линейный и функциональный характер.

Управления Пенсионного фонда России г. Осинники Кемеровской области имеет функциональную структуризацию, которая является наиболее широко распространенной формой организации деятельности и имеет место почти на всех предприятиях на том или ином уровне организационной структуры (рисунок 2.1). В Управление Пенсионного фонда России г. Осинники Кемеровской области присутствует деление на отдельные элементы каждый из которых имеет свою четко определенную, конкретную задачу и обязанности. Весь персонал сгруппирован по широким задачам. В УПФР у каждого отдела существуют свои задачи. Данные сведения представлены в таблице 2.1.

Структуризация Управления Пенсионного фонда России г. Белая Калитва Белокалитвенсокого района направлена на стимулирование качества труда и творческого потенциала работников, обусловленный ростом масштабов услуг. Вместе с тем поддержание взаимодействия между разными функциями - эта задача сложная. Реализация различных функций предполагает разные сроки, цели и принципы, что делает трудными координацию деятельности и ее календарное планирование. Кроме того, функциональная ориентация связана с предпочтением стандартных задач, поощрением узкоограниченных перспектив и ведение отчетности о результатах деятельности.

Рисунок 2.2 Организационная структура ПФР в г. Белая Калитва

Таблица 2.1

Сведения о функциях каждого подразделения

Подразделения	Функции подразделения
Руководство: ? начальник Управления; ? заместитель начальника Управления.	Руководство деятельностью Фонда и несение ответственности, распределение обязанностей между заместителями председателя Фонда и руководителями структурных подразделений центрального аппарата Фонда, издание в пределах своей компетенции приказы, положения, инструкции и другие документы, обязательные для исполнения всеми работниками Фонда и другие задачи, установленные для руководителей.
Юридическая группа: ? ведущий специалист-эксперт (юрисконсульт).	Защита прав и охраняемых законом интересов Управления в арбитражных судах, судах общей юрисдикции, органах государственной власти субъектов и местного самоуправления. Оказание информационно-правовой помощи структурным подразделениям Управления.
Специалист по кадрам	Прием, перевод, увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством.
Специалист 2 разряда	Осуществление работы по организации административно - распорядительной деятельности начальника Управления, обеспечение правильного и единообразного применения Государственного стандарта РФ в делопроизводстве.
Отдел оценки пенсионных прав: ? начальник отдела; ? специалист.	Проведение правовой оценки индивидуальных сведений застрахованных лиц по общему трудовому стажу, стажу на соответствующих видах работ, заработной платы. Проведение работы по оценке пенсионных прав ЗЛ путем конвертации в расчетный пенсионный капитал для дальнейшего назначения им трудовой пенсии.
Отдел назначения и перерасчета пенсий: ? начальник отдела; ? специалист-эксперт; ? специалист 1 разряда.	Назначение и перерасчет пенсий, формирование макетов пенсионных дел на лиц, уходящих на пенсию, ведение базы данных пенсионеров. Осуществляет работу по правильному и единообразному применению пенсионного законодательства при назначении и перерасчете пенсий, а также других выплат отнесенных законодательством к компетенции УПФР.
Клиентская служба: ? руководитель клиентской службы ; ? специалист-эксперт;	Проведение предупредительно-профилактической работы с клиентами, направленной на увеличение собираемости средств на обязательное пенсионное страхование, осуществление мер на погашение задолженностей, проведение разъяснительных работ, консультаций.
Отдел выплаты пенсий: ? начальник отдела; ? ведущий специалист-эксперт;	Реализация Федеральных законов, постановлений и распоряжений Правительства РФ и иных нормативных правовых актов по вопросам своевременного и правильного назначения, перерасчета и индексации Ежемесячной денежной выплаты (ЕДВ).
Отдел персонифицированного учета: ? Начальник отдела; ? Главный специалист-эксперт ? Специалист.	Сбор, проверка достоверности индивидуальных средств о трудовом стаже, заработке, начисленных страховых взносах застрахованных лиц, представляемых страхователями-работодателями и лицами, самостоятельно уплачивающим страховые взносы в виде фиксированного платежа, зарегистрированными в органах ПФР.
Финансово-экономический отдел: ? главный бухгалтер	Формирование полной и достоверной информации о деятельности Управления и его имущественном положении, бухгалтерской отчетности. Учет имущества, обязательств, хозяйственных операций на основе натуральных измерителей в денежном выражении.
Отдел автоматизации: ? начальник отдела; ? специалист-эксперт.	Обеспечение функционирования всех программных комплексов и баз данных, используемых в Управлении, контроль за правильным использованием средств вычислительной техники и оборудования.

Из 20 сотрудников в отделе выделяется начальник и зам. начальник остальные сотрудники подчиняются им, отсюда следует, что в Управлении Пенсионного фонда России г. Белая Калитва иерархический или другими словами бюрократический тип организационной культуры. Для которого характерен акцент на стратегию внутри организации и последовательный образ действий в стабильной окружающей среде. Здесь символы, образцы для подражания и церемонии подчеркивают важность сотрудничества, традиций и соответствия утвержденной политике. Управления Пенсионного фонда России г. Белая Калитва Белокалитвенского района преуспевает благодаря своей хорошей внутренней интеграции и экономичности. Ключевыми ценностями успеха считаются четкой распределение полномочий по принятию решений, стандартизированные правили и процедуры, механизмы и учета контроля.



2.3 Диагностика проблем Управления Пенсионного фонда России г. Белая Калитва Белокалитвенского района

Проанализировав организационную структуру Пенсионного Фонда, можно выделить несколько проблем:

ь Автаркия подразделений;

ь Бессубъектность;

ь Преобладание личных отношений над служебными.

Патологии строения организации:

Автаркия подразделений - замкнутость отделов на собственных задачах сосредоточенность на внутренних проблемах причём в отрыве от целей, интересов смежных подразделений и организации в целом.

Патология в организационных отношениях:

Бессубъектность - сотрудники либо не хотят, либо не могут делать что-то за пределами предписанного.

Преобладание личных отношений над служебными. Возникает при включении в организацию дружеских или родственных отношений.

Отдел персонифицированного учёта мало взаимодействует с другими отделами, так как в этом отделе существует задача, немного отличающаяся от других.

Так как цель наблюдаемого отдела отлична от других, то сотрудники не могут выполнять просьбы коллег с других отделов, это может способствовать конфликтной ситуации между ними.

В каждой организации работают люди, у которых существуют свои личные проблемы и заботы, которые могут "выплескиваться" на окружающих. Это всегда мешает отношениям в коллективе и отражается на работоспособности служащих, приводит к разногласиям. В отделе персонифицированного учёта данная проблема не столь ярко выражена, так как начальник отдела "сглаживает угловатости" в отношениях сотрудников, но все-таки она существует, и в данном работе попробуем предложить решение этой проблемы.

Предложение для решения проблемы, преобладания личных отношений над служебными - полная автоматизация приема граждан.

3. Проектная разработка

3.1 Рекомендации по разрешению проблем в Управления Пенсионного фонда России г. Белая Калитва Белакалитвенского района

В данном проекте стоит задача реализовать такие цели как:

ь Устранить проблему преобладания межличностных отношений над служебными;

ь Упростить процесс принятия и обработки документации;

ь Сократить время приема клиентов;

ь Ускорить документооборот между центром и периферией.

Чтобы добиться этой цели предлагаем полностью автоматизировать процесс принятия, обработки и передачи сведений об индивидуальных предпринимателей.

Для реализации нашего проекта потребуется закупить технику, сократить штат работников, написать программное обеспечение, перепланировать помещение. Со стороны может показаться что проект требует много затрат и вообще создает больше проблем чем решает. Например, проблема сокращения штата сотрудников (сейчас в отделе работает 20 сотрудников, а в соответствии с нашем проектом требуются только 10), она заключается в том, что уволенных сотрудников, во-первых, нужно уволить, а во-вторых, сложность с последующем их трудоустройстве. Что бы избежать эту проблему мы предлагаем реализовать наш проект постепенно в течение трех лет. Проблема решится вследствие того что у сокращаемых работников в течение рассматриваемого периода наступает пенсионный возраст. Теперь расскажем, как лучше реализовать проект с наименьшими потерями и в заявленные выше сроки. Сроки реализации представлены в таблице 3.1.



Таблица 3.1

Сроки реализации

Год	Сокращение работников	Найм работников	Процессы
1	3 сотрудника	3 сотрудника	Закупка необходимого оборудования. Написание программного обеспечения
2	4 сотрудника	Внедрение 4 компьютеров	Тестирование программного обеспечения, выявление и исправление ошибок в программном обеспечение.
3	3 сотрудника	Полная компьютеризация отдела	Перепланировка помещения, полная автоматизация процесса приема сведений, переведение письменного архива в электронный и ликвидация письменного, разделение обязанностей сотрудникам.

1 год три сотрудника уходят на пенсию в связи с пенсионным возрастом. Нанимаем на работу трёх программистов, которые пишут программное обеспечение. Закупаем необходимое оборудования.

2 год четыре сотрудника уходят на пенсию в связи с пенсионным возрастом. На их место внедряется четыре компьютера. Проходят тестирование программного обеспечения. Выявляют и исправляют ошибки программного обеспечения.

3 год три сотрудника уходят на пенсию в связи с пенсионным возрастом. Перепланировка помещения, ломаем перегородку смежных двух кабинетов. Освобождаем один кабинет. Полная компьютеризация отдела. Полная автоматизация процесса приёма сведений от индивидуальных предпринимателей. Перевод письменного архива в электронный и ликвидация письменного архива. Разделение и объединение обязанностей сотрудников, по мере надобности обучение сотрудников. Внедрение разработанных технологий по проекту закончилась - полной автоматизацией отдела.

Как показали расчеты внедрение этого проекта поможет добиться следующих результатов:

1. За счет того, что прием сведений будет полностью автоматизированный сократиться:

ь Время приема клиентов,

ь Упростится процесс составления отчетности.

2. Так как сократится число работников, то:

ь Четко разделится "сфера влияния" каждого работника;

ь Можно будет повысить заработную плату работникам;

ь Финансовых затрат у организации станет меньше;

ь По данному проекту площадь занимаемая отделом сократится;

ь Повысится профессионализм работников.

3. Появится безбумажная технология.

4. Простота прочтения документации.

5. Благодаря автоматизации ускорится документооборот между центром и периферией.

Но данный проект не так идеален. С внедрением компьютерных технологий можно столкнуться со следующими проблемами:

ь Хакерские атаки

ь Вирусы

ь Неполадки в системе.

Однако существует и еще одна проблема - это финансирование. Рассчитали сумму которая понадобиться для реализации нашего проекта. Материальные затраты представлены в таблице 3.2.

Таблица 3.2

Материальная реализация проекта

№	Наименование	Количество	Стоимость 1шт.	Общая стоимость
1	Сервер	1 шт.	50 тыс. руб.	50 тыс. руб.
2	Модем	2 шт.	4 тыс. руб.	8 тыс. руб.
3	Системный блок	4 шт.	11 тыс. руб.	44 тыс. руб.
4	Кабель	34 метра	20 руб.	680 руб.
5	Бесперебойник "Пилот"	12 шт.	5 тыс. руб.	60 тыс. руб.
Итого:	162 680 руб.

Если считать что заработная плата работников составляет 10 тыс. руб. то на заработную плату в месяц на всех работников (20 человек) составит 200 тыс. рублей. Так у нас сократится число работников, то мы можем поднять заработную плату на 5 тысяч рублей. Следовательно, каждый работник будет иметь заработную плату в размере 15 тыс. руб., а сумма в месяц на всех работников (10 человек) составит 150 тыс. руб. Получается экономия в 50 тысяч рублей в месяц.

По расчетам все затраты на реализацию нашего проекта окупятся примерно за 4 месяца: 162680руб. /50000руб. =3,3~ 4 месяца.

Так как в соответствии с проектом планируется сократить штат сотрудников, то следует описать обязанности каждого из планируемых сотрудников.

Обязанности сотрудника №1, 2:

Составление отчетности;

Проведение работы с внутренним и внешним резервом отдела;

Осуществление взаимодействия с внешней средой (прокуратурой, администрацией района, разъяснение пенсионной реформы);

Работа с должниками.

Обязанности сотрудника №3, 4:

Составление отчетности;

Выдача страховых пенсионных свидетельств;

Проводить проверки и выездные рейды по рабочим местам страхователей и застрахованных лиц;

Представлять информацию для подготовки ответов на письменные обращения граждан по вопросам пенсионного страхования;

Проверка достоверности представленных данных.

Обязанности тех. Рабочий №1:

Отвечает за корректную работу машин №1, №4;

Отвечает за программное обеспечение машин №1,№4;

Осуществляет помощь и консультацию по вопросам клиентов.

Обязанности тех. Рабочий №2:

Отвечает за корректную работу машин №2, №3;

Отвечает за программное обеспечение машин №2, №3;

Осуществляет помощь и консультацию по вопросам клиентов.

Обязанности тех. Рабочий № 3:

Отвечает за корректную работу машин №5, №6;

Отвечает за программное обеспечение машин №5, №6;

Осуществляет помощь и консультацию по вопросам клиентов.

Обязанности архиватора:

Отвечает за корректную работу машин №9, №10;

Проведение работы с внутренним резервом отдела;

Отвечает за работу архива.

Заключение

В данном отчете по производственной практике представлен способ решения таких проблем как:

ь преобладание межличностных отношений над служебными;

ь сложный процесс принятия и обработки документации;

ь на прием сведений уходит много времени;

ь низкая заработная плата сотрудников;

ь неэффективный, сложный и длительный по времени процесс документооборота между центром и периферией.

Эти проблемы предложили решить методом автоматизации процесса приема сведений. После внедрения проектной разработки так же решились другие немаловажные проблемы и облегчился процесс приема, обработки и передачи данных в организации.

С компьютеризацией отдела также существуют некоторые риски, ликвидация или сведения, к минимуму которых можно добиться следующими способами:

ь удалять все спамерские послания, не вникая особо в подробности написанного.

ь обновляйте программное обеспечение.

ь всегда иметь на компьютере антивирус и файервол с обновленными базами.

Предлагаемая программа автоматизации требует затрат, которые очень быстро окупятся и в последствии будут приносить прибыль по истечению полугода, что, как мы считаем хороший результат в короткие сроки.

Процесс внедрения компьютеризации отдела по нашим расчетам займет три года, и организация не понесет больших потерь таких как например резкое сокращение штата (вследствие того что у большинства сотрудников пенсионный или предпенсионный возраст).

Этот проект имеет место к реализации еще, потому что в век компьютерных технологий он не займет много средств на его реализацию и в последствии не претерпит больших изменений, если только технические аспекты, так как компьютерные технологии стремительно развиваются и совершенствуются, или совершенствование программного обеспечения.

Поставленные в начале проектной разработки цели соответствуют поставленным задачам и полученным результатам, результаты даже превосходят.

В ходе выполнения проекта выявили проблемы организации, нашли способы их решения, а именно методом введения инновационных технологий. Также освоили основные положения теории организации через изучение государственного учреждения - Управления Пенсионного фонда России города г. Белая Калитва Белокалитвенского района. Приобрели умение анализировать и понимать основные организационные структуры и процессы; видеть недостатки организации и резервы развития. Овладели навыками проектного подхода к осуществлению эффективных перемен (инноваций) в организации.

Список использованной литературы

1. Мильнер Б.З. Тория организации: Учебник. 5-е изд., перераб. и доп. М.: ИНФРА-М, 2006. 720 с.

2. http://www.pfrf.ru/.

3. http://www.crime-research.ru/library/virus. htm.

4. http://security. diwaxx.ru/.

5. Рогожин С.В., Рогожина Т.В. Теория организации: Учебное пособие. 2-е изд., перераб. и доп. М.: Экзамен, 2006 320 с.

6. Смирнов Э.А. Теория организации: Учебник, перераб. и доп. М: ИНФРА-М, 2003. 248 с.

7. Смолкин А.М. Менеджмент: Основы организации: Учебник, перераб. и доп. М.: ИНФРА-М, 2000. 248 с.

8. Латфуллин Г.Р., Райченко А.В. Теория организации: Учебник для вузов: издательство Питер-Юг, 2008. 395 с.

Размещено на Allbest.ru

...