Информационное обеспечение фандрейзинга

Размещено на http://www.allbest.ru/

Воздействие рыночных механизмов на формирование и развитие общественных институтов играет все более активное значение, в том числе, и в России. Сфера культуры, представленная в основном некоммерческими организациями, также подвержена сильному влиянию действующих на данный момент законов и принципов рыночных отношений, направленных главным образом на выявление эффективных и ликвидацию неконкурентоспособных участников. Таким образом, вне зависимости от поставленных целей и задач существования той или иной некоммерческой организации, в основе её функционирования всегда находится вопрос о том, каким образом и за счет чего оно будет осуществляться. Другими словами, вопросы выживаемости в условиях острейшей конкуренции, в том числе, в сфере организаций культуры, носят основополагающий характер, оказывая при этом факторное влияние на избранную руководством организации концепцию развития.

Необходимость поиска источников финансирования под определенный проект или их ряд на протяжении долгосрочного периода для некоммерческих организаций - организаций сферы культуры, принято обозначать как фандрайзинг. В целом данное направление деятельности может сочетаться с основным видом деятельности организации, однако, на практике, в том числе, и в нашей стране, поиск заинтересованных партнеров для реализации проектов организаций сферы культуры, является обременительным занятием, отвлекающим от главной цели. В этой связи, применение широкого набора PR услуг, как самостоятельного вида деятельности, при этом, желательно, выставленных на аутсорсинг, становится одним из основных направлений выхода из сложившейся ситуации.

Необходимо отметить следующее: возможности внедрения бизнес-технологий в структуры, носящие некоммерческий характер, то есть, не ставящие перед собой в качестве главной задачи получение максимальной прибыли, на сегодняшний момент считаются недостаточно изученными. Таким образом, потенциальная возможность использования PR технологий в некоммерческой деятельности для привлечения финансовых ресурсов, а также недостаточная степень изученность проблемы.

Сфера культуры как составная часть некоммерческого сектора

Основы функционирования организаций сферы культуры заложены в трактовке понятия "социально-культурная деятельность"

Культурная деятельность - это деятельность, направленная на создание, сохранение, распространение культурных ценностей и приобщение к ним различных слоев населения. Социальная работа - деятельность по оказанию помощи отдельным людям, группам или общностям в реализации их материальных и духовных потребностей, обеспечивающая возможность их полноценного функционирования в обществе в качестве, его субъектов. Тогда социально-культурная деятельность соответственно может быть определена как интегративная многофункциональная сфера деятельности, одна из составляющих социальной работы; ее целью являются организация рационального и содержательного досуга людей, удовлетворение и развитие их культурных потребностей, создание условий для самореализации каждой отдельной личности, раскрытия ее способностей, самосовершенствования и любительского творчества в рамках свободного времени. Сегодня социально-культурная деятельность может рассматриваться как самостоятельная подсистема общей системы социализации, социального воспитания и образования людей. Она является важнейшей функцией государственных и негосударственных структур, сферой приложения усилий многочисленных общественных движений и инициатив, средством использования свободного времени различными группами населения.

Следовательно, организация сферы культуры представляет собой некоммерческую организацию, основанную в форме юридического лица, которая осуществляет социально-культурную деятельность, направленную на удовлетворение и развитие культурных потребностей общества.

В сфере культуры и искусства организации функционируют в области как развития производителей, так и совершенствования вкуса и интереса потребителей и удовлетворения их спроса на интеллектуальную собственность и духовные запросы. В этой сфере, как ни в одной другой, по мере удовлетворения потребностей людей проявляется закон роста и взаимосвязи их интересов, спроса и потребления.

Организации сферы культуры можно различать между собой в зависимости от форм передачи конечного продукта деятельности, то есть создаваемой интеллектуальной собственности:

1. Постоянная (статичная) форма передачи собственности:

а) живопись;

б) литература;

в) газеты;

г) музеи;

д) выставки;

2. Динамичная форма передачи собственности:

а) звуковая (музыка, театр, эстрада, радио, шоу-бизнес);

б) зрительная (театр, телевидение, кинематография);

г) компьютерная (Интернет).

Нормативно-правовое регулирование организаций сферы культуры соответствует законодательному полю, в котором лежит деятельность некоммерческих организаций. Некоммерческая организация (НКО) - организация, не имеющая в качестве основной цели своей деятельности извлечение прибыли и не распределяющая полученную прибыль между участниками. Некоммерческие организации могут создаваться для достижения социальных, благотворительных, культурных, образовательных, научных и управленческих целей, для укрепления охраны здоровья граждан, развития физической культуры и спорта, удовлетворения духовных и иных нематериальных потребностей граждан, защиты прав, законных интересов граждан и организаций, разрешения споров и конфликтов, оказания юридической помощи, а также в иных целях, направленных на достижение общественных благ.

В Российской Федерации существует более тридцати видов/форм некоммерческих организаций. Некоторые из них различаются лишь в названии, имея сходные функции. Основные формы некоммерческих организаций устанавливает Гражданский Кодекс РФ в параграфе 5 главы 4, и Федеральным законом "О некоммерческих организациях" № 7-ФЗ от 12.01.1996 г. (ред. от 29.12.2010 г.). Однако, кроме этих двух актов, существует более двадцати иных законов, регулирующих специфическую деятельность других НКО.

Некоммерческие организации, являясь составной частью гражданского общества, образуют его третий сектор, который характеризуется следующими особенностями:

- негосударственный, неправительственный;

- независимый, так как множественность источников финансирования делает его относительно независимым как от государства, так и от бизнеса;

- некоммерческий, неприбыльный;

- является сектором добровольной активности (волонтерским, добровольческим), поскольку в нем широко используется добровольный труд волонтеров.

- представляется филантропическим, благотворительным, так как существенную часть этого сектора составляют благотворительные организации.

Таким образом, организации сферы культуры являются составной частью национальной экономики, выступающие в форме некоммерческих организаций, финансирование которых, вследствие отсутствия мотива получения прибыли, возложено на общественные институты. Однако специфика функционирования отрасли культуры и искусства, являющейся важнейшей частью социально-культурного сектора сферы услуг, в рыночной среде заключается в том, что экономические модели рыночной экономики, способные эффективно работать в сфере материального производства, в чистом виде непригодны для духовного производства, на котором специализируется сфера культуры.

Фандрайзинг (англ. Fundraising) -- процесс привлечения денежных средств и иных ресурсов организацией (преимущественно некоммерческой) с целью реализации как определённого социального проекта, так и серии проектов, объединенных одной общей идеей или же "вектором движения". Средства могут поступать от частных лиц, коммерческих организаций, фондов, правительственных организаций.

Организация фандрайзинга предполагает поиск потенциальных источников финансирования, обоснование потребности в средствах и увязку с интересами финансовых доноров, формирование, поддержание и развитие связей с финансовыми донорами, формирование общественного мнения в пользу поддержки деятельности организации. К таковым можно отнести благотворительность в форме меценатства и спонсорства.

- фандрайзинг осуществляется в форме денежных средств и иных материальных ресурсов;

- финансирование деятельности организаций культуры происходит за счет нескольких источников: привлеченные, собственные, государственные средства;

- на практике в качестве основного источника финансирования организаций сферы культуры выступают привлеченные средства (до 90 % финансовых фондов организации), то есть пожертвования и спонсорская помощь;

- в фандрайзинге главное не деньги, а цели, достижение которых требует поддержки;

- фандрайзинг чаще является обоюдовыгодной деятельностью, как для спонсора, так и для самой организации.

Фандрайзинг играет для организаций сферы культуры системообразующую роль, представляя собой деятельность по определению и поиску основных потенциальны каналов поступления финансовых ресурсов. Необходимость фандрайзинга в данном случае является принципиальным вопросом нормального функционирования данной организации.

Осуществление деятельности по привлечению и аккумулированию финансовых средств (фандрайзинга) предполагает ее организационное и техническое обеспечение.

Проблема нехватки средств для НКО характерна для множества стран, в том числе, развитых и развивающихся, к числу которых принадлежит Россия. Как показывают социологические исследования, руководители культурной сферы уверены в том, что должное финансовое обеспечение собственной деятельности способно полностью решить все существующие проблемы. Главным условием, обеспечивающим успех фандрейзинга является привлекательность проекта, программы или учреждения культуры в целом. Особенность некоммерческой деятельности в данном случае заключается в том, что денежные средства могут зарабатываться, однако, не используя при этом коммерцию в качестве основного направления, и в то же время исключается случайность возможных заработков. В этой связи на первый план выходит привлекательность конкретного субъекта для потенциального спонсора. Условиями привлекательности могут выступать следующие:

- рекламная, коммерческая или имиджевая привлекательность для нужд рекламы, PR донора;

- престижность, подтверждение или продвижение социального статуса донора.

Фандрейзинг основан на установлении и развитии конкретных отношений с конкретными людьми.

Решение о выделении средств всегда принимают конкретные люди. Сложность заключается в том, что эти люди, принимающие решения, совершенно объективно не имеют обязательств по выделению тех или денежных сумм.

Успех фандрайзинга решающим образом зависит от эффективности PR, являясь индикатором этой эффективности.

Работники культуры - не просители, они должны предлагать интересные другим проекты. В конечном счете, речь идет о социальном партнерстве.

Поэтому фандрайзинг программы, проекта или учреждения культуры неотделимы от их полномасштабных Public Relations, формирования и продвижения их привлекательного имиджа. Это включает в себя не только разработку фирменного стиля, информационного, оформительского дизайна, интерьера, но, самое главное - формирование корпоративной культуры, стиля поведения персонала, включая технический персонал (билетеры, охранники, уборщицы и т.д.).

В случае разовой фандрайзинговой кампании это может быть счет уже существующей организации - компания сбора средств под практически любой проект может быть реализована фактически различными структурами. В случае систематически осуществляемого фандрайзинга, или масштабного длительного проекта, создаются специальные некоммерческие организации - классическим примером таких фирм являются упоминавшиеся фонды.

Фандрайзинг - действительно очень трудоемкая рутинная работа, требующая многих контактов, бесед, не все из которых оказываются результативными. Поэтому, наконец, организационное обеспечение фандрайзинга предполагает квалифицированное и компетентное кадровое обеспечение: руководство планирования и проведения кампании, подготовку исполнителей - как штатных, так и добровольцев (волонтеров, общественников).

Есть, конечно, талантливые артисты, художники, музыканты с организационным даром, умеющие и любящие заниматься саморекламой, самопродвижением.

В последнее время для проведения фандрайзинговой кампании все чаще привлекаются специальные профессионалы или даже организации (некоммерческие общественные организации, фонды) на договорной основе.

Особенно следует подчеркнуть роль компьютера и сети итернет, наличие которых - без преувеличения - можно назвать главным техническим условием осуществления фандрайзинга. Только на базе современного персонального компьютера можно обеспечить единое обеспечение следующих важнейших разнородных технологических условий и задач фандрайзинга:

- порождение и редактирование большого количества текстов: обращений, переписки, организационных документов и т.д. Современные цифровые технологии позволяют легко и быстро получать на основе базовых макетов всех этих материалов их различные модификации;

- использование новейших информационных технологий и средств связи, таких как электронная почта, мультимедиа, которое предполагает наличие хорошей компьютерной базы;

- современная полиграфия, построение различных оригинал-макетов документов и материалов, с использованием различных шрифтов, таблиц, схем и другого иллюстративного материала также возможны только при использовании компьютеров;

- создание и ведение информационных баз данных о реальных и потенциальных донорах, степени и эффективности их втягивания в благотворительную или спонсорскую деятельность, разумеется, можно вести и вручную (в тетрадях, блокнотах, на карточках), но и наглядность, и оперативность работы с ними возрастают на порядки с использованием компьютерной технологии;

- учет и контроль хода сбора средств, архивирование необходимых сведений (особенно - в едином формате и сети с бухгалтерией), анализ результативности и экономичности фандрайзинга - оперативность и эффективность этих операций, с очевидностью, возрастают при использовании персонального компьютера.

Информационное обеспечение фандрайзинговой деятельности включает в себя подготовку информационной базы данных (сведений о донорах, с которыми будет вестись работа), необходимых информационных и рекламных материалов, а также задание системы учета.

Сведения о донорах (информационная база данных) должны содержать необходимую информацию о всех потенциальных донорах и жертвователях, отобранных для работы по основным четырем группам (государственные организации, коммерческие организации, некоммерческие организации и частные лица).

По каждой из четырех групп (категорий) необходимо составить перечни адресатов. А по каждому потенциальному донору иметь, как минимум, следующие сведения:

- полное и сокращенное название организации;

- ее адрес;

- телефон, если имеются - факс, e-mail, Skype;

- фамилии, имена, отчества, социальный статус (должности, звания, степени и проч.) первых должностных лиц, а также лиц, принимающих решения по вопросам спонсорства, благотворительности, патронажа;

- их личные пристрастия в сфере культуры, хобби и т.д.

- сфера (виды) деятельности фирмы, ее потребители, клиенты, товары, партнеры;

- экономическое состояние фирмы;

- географическая зона деятельности фирмы;

- какие сферы и виды деятельности являются для этого донора предпочтительными для оказания поддержки;

- В каких формах и объемах традиционно оказывается поддержка.

"Глубина" информационной базы данных может быть и большей, что зависит от целей, опыта, имеющихся контактов и т.п.

Обычно база данных по каждой категории составляется по территориальному (географическому) признаку. Он является наиболее естественным в плане социальной среды фирмы-донора, в которой формируется ее репутация, имидж, общественное мнение. Хотя все чаще географический фактор оказывается не столь существенным.

Источники сведений о потенциальных донорах могут быть самые различные:

1. Всевозможные справочники (телефонные справочники, издания типа "Кто есть кто" и т.п.). Они необходимы как при работе "с нуля", так и на всю последующую фандрайзинговую деятельность.

2. Списки клубов, ассоциаций, союзов (клубы меценатов, Ротари - клубы, промышленные и банковские союзы, ассоциации и т.д.), объединяющих деловой мир - помимо прочего, сами эти организации могут стать донорами и жертвователями;

3. Интернет - практически все крупные фирмы, благотворительные фонды имеют сейчас свои сайты, серверы, на которых обязательно содержится информация об их спонсорстве, благотворительной деятельности, а также об условиях их оказания.

4. Информация СМИ о деловой жизни (какие банки и фирмы действуют в данном регионе), о поддержке культурной деятельности (кто и как оказывает поддержку);

5. Круг общения учредителей организации - фандрайзера или членов комитета поддержки, личный круг общения фандрайзеров;

6. Информация, которой располагают конкуренты - другие организации - фандрейзеры, и которая может быть предоставлена на паритетных, договорных началах (обмен списками, сотрудничество, распределение сфер деятельности по времени или различным программам).

К информационным и рекламным материалам фандрайзинга относятся все те документы и материалы, которые могут использоваться в работе с потенциальными донорами по привлечению их средств:

- уставные документы организации (устав, положение), ведущей фандрайзинговую кампанию;

- краткое описание организации (ее предыстория, история создания, деятельность, цели, достижения), оформленная в виде буклета или релиза. Оно может дополняться кратким описанием жизненного пути и деятельности первых лиц организации (или организаторов кампании);

- подборка откликов, оценок в прессе и других СМИ, выражающих общественное мнение об организации-фандрайзере и ее деятельности;

- визитные карточки, бейджи фандрайзеров и добровольцев;

- документы и материалы, характеризующие конкретные проекты и программы (описания, тексты предложений, сметы и т.п.). Об этих материалах будет сказано подробнее чуть позже.

Применительно к проведению каждой фандрайзинговой кампании, то есть применительно к каждому конкретному проекту или программе потенциальных доноров следует разделить на две части: так называемые "горячий" и "холодный" списки.

В первом случае речь идет о потенциальных донорах, работа с которыми является первоочередной: то ли отдача от них наиболее вероятна и наиболее масштабна, то ли с ними уже установились прочные отношения. "Холодный" список включает менее вероятных доноров и отдача от которых не так существенна.

Сделать такое разбиение необходимо для оптимального распределения сил и времени. Иногда отдачи от одного донора оказывается достаточно, чтобы решить проблему обеспечения проекта.

В любом проекте всегда оказывается некая основная группа доноров. Кроме того, уже имея существенную поддержку, намного легче добирать другие средства, работать с другими донорами.

Главные первоначальные усилия должны быть сосредоточены на работе по "горячему" списку. "горячий" и "холодный" списки могут меняться в зависимости от проектов и программ: кому-то из доноров интересны одни проекты, а другие - менее интересны.

Важным моментом информационного обеспечения является подготовка так называемой "лифтовой речи".

Лицо, занимающееся фандрайзингом (фандрайзер или первое лицо учреждения культуры) должны быть в состоянии в любой ситуации (например, оказавшись с потенциальным донором в кабине лифта и располагая только временем этого общения) кратко и внятно рассказать о сути своего проекта. Такой спич надо буквально выучить наизусть, чтобы потом не сожалеть, что было что-то забыто и недосказано. Система учета должна содержать сведения о ходе и итогах (промежуточных и окончательных) фандрайзинговой кампании:

- перечень (картотека) доноров-вкладчиков - фактически, основная база данных;

- постоянная переписка - копии всех предложений, писем, ответов (по категориям доноров);

- данные оперативного анализа - копии текущих сведений о встречах, звонках и т.д. После получения средств или отказа эти сведения переходят в основную базу данных;

- сведения о фандрайзинговых действиях - обычно в табличной форме характеризующие ход работы с каждым потенциальным донором (даты и результаты контактов, переписки, содержание обещаний и т.п.);

- сведения о полученных средствах - номера счетов, квитанций, даты перечисления и получения, размер средств, дата отправки благодарственного письма.

Каждый из указанных блоков данных учета может представлять содержание отдельного директория (файла) в единой компьютерной базе данных фандрайзинга конкретной кампании или организации в целом. Всё это играет важнейшую роль в построении эффективной кампании фандрайзинга.

Необходимо осуществлять планомерную работу в области фандрайзинга: фандрайзинг денежный финансирование

Контакты с меценатами;

Переговоры со спонсорами;

Работа с депутатами по плану;

Постановка и проведение выездных поздравлений;

Постановка и проведение эксклюзив - спектаклей.

Планированию проведения конкретной кампании фандрайзинга должна предшествовать разработка собственно содержательной программы или проекта, под которые будут привлекаться средства.

Такую программу организаторы фандрайзинга должны иметь на руках за 4-6 месяцев до начала фандрайзинговой кампании. Это необходимо для тщательной подготовки кампании. Также для оценки перспективности фандрайзинга, определения круга возможных доноров, баланса расходов и возможных поступлений.

Оптимальный срок для начала фандрайзинговой кампании - 6-9 месяцев до главного итогового мероприятия проекта, под который ищутся средства. Начинать их искать за месяц до срока не принесет желаемого результата. Средства под большие масштабные проекты надо начинать искать за год или большие промежутки времени. Определение круга доноров, который совпадает с рассмотренными ранее источниками финансирования учреждений культуры. Отличие заключается лишь в том, что при планировании фандрайзинга эти источники должны быть представлены в виде перечня юридических и физических лиц - адресатов запросов на поддержку.

Баланс расходов и возможных поступлений зависит от масштабов кампании фандрайзинга и круга возможных доноров, с которыми будет вестись работа. При этом следует помнить, что обычно процент реализации ожиданий при работе с возобновляемыми донорами не превышает 90%, а с новыми донорами - 30% от стартового списка.

Таким образом, стоит отметить, что организация франдрайзинговой деятельности в сфере культуры играет основополагающие значение, но при этом руководству организации необходимо осознавать предпочтительность частичной или полной передачи полномочий по осуществлению данной деятельности в целях экономии собственных сил, времени, необходимых для выполнения творческих задач и функций организации.

Организации сферы культуры представлены в подавляющей своей части некоммерческими организациями, вопросы финансирования которых являются принципиальными в современных условиях постепенного ухода государства от осуществления своих функций в данной сфере.

Основными видами поддержки некоммерческих организаций, в том числе сферы культуры, является спонсорская финансовая помощь, хотя в некоторых случаях она может носить и иной материальный характер.

Осуществление фандрайзинговой деятельности лучше выделять в качестве отдельной деятельности, обязанности ведения которой должны быть возложены на сторонних организаторов, профессионально занимающихся данной проблемой. Планирование и подготовку к мероприятиям по фандрайзингу необходимо осуществлять заблаговременно, ранжируя будущие предполагаемые проекты по масштабу и важности.

В нашей стране на сегодняшний момент действует национальная гильдия фандрайзеров, деятельность которой направлена в сторону модернизации и совершенствования действующих правил и принципов построения социально-партнерских отношений.

Таким образом, конечным итогом фандрайзинга должно являться осуществление конкретных проектов, реализуемых организациями сферы культуры, при этом необходимо обозначать стремление к построению обоюдовыгодных отношений со спонсором.

Размещено на Allbest.ru