Сучасне планування фінансових ресурсів підприємства за допомогою ERP-cиcтеми (Enterprise Resource Planning System)

Размещено на http://www.allbest.ru/

Національний університет харчових технологій

Сучасне планування фінансових ресурсів підприємства за допомогою ERP-cиcтеми (Enterprise Resource Planning System)

Ситник І.П., Шмельова М.О.

Анотація

Проаналізовано впровадження ERP-системи для управління фінансовими ресурсами на підприємстві, виявлено проблеми, які стосуються того, що окремо розробляється методика управління і проектується інформаційна система. Розглянуто найважливіші задачі, які постають перед впровадженням ERP-системи. Дано пропозиції щодо їх вирішення. Визначено ERP одним з найперспективніших напрямів інноваційного розвитку управління фінансовими ресурсами.

Ключові слова: фінансові ресурси, інноваційний розвиток, ERP-системи, автоматизація управління.

В сучасних умовах конкурентного ринку дуже важливо зменшувати витрати для підтримки норми прибутку, а також для того, щоб пропонувати клієнтам продукцію за доступною ціною. Отже, компанії впроваджують ERP-системи для визначення джерел підвищення ефективності та налагодження всіх процесів.

Разом із збільшенням компанії, найчастіше відбувається і збільшення кількості підрозділів, процесів і фінансових ресурсів, що неминуче збільшує витрати і створює необхідність додаткового контролю. Такі компанії виконують більше замовлень, ніж раніше, і повинні працювати відповідно до тих стандартів, які зробили компанію успішною. Особливо, таке зростання може викликати проблеми, пов'язані із управлінням фінансових ресурсів, що також збільшуються в обсягах.

Питанню ефективного управління фінансами приділяють увагу багато економістів. Серед них Князева І., Рузаєва Е., Ковтун С., Чаадаєв В., Броннікова Т. та інші. На думку Князева І. та Рузаєва Е., проблеми з контролем і плануванням фінансів в даний час здатні поставити підприємство на межу розорення.

Ядром інтегрованої інформаційної системи управління сучасною компанією може в більшості випадків використовуватися ERP-система.

Enterprise Resource Planning System -- система планування ресурсів підприємства) -- корпоративна інформаційна система, яка призначена для автоматизації обліку та управління. ERP-системи, як правило, будуються за модульним принципом та охоплюють майже всі ключові процеси діяльності підприємства. Головне призначення даної системи є пошук взаємозв'язків між всіма відділами підприємства, а також створення інформаційного центру даних, який акумулює та надає всю необхідну інформацію про діяльність підприємства в цілому та розрізі структурних підрозділів [5].

Основна перевага ERP-систем полягає в тому, що вони дозволяють здійснювати управління повним операційним циклом компанії, що охоплює фази планування, виконання, контролю і аналізу всієї діяльності. Це дозволяє отримувати фактичні дані про діяльність компанії з високим ступенем достовірності. При цьому, однак, потрібно мати на увазі, що ERP реалізує методи управління, закладені розробниками, тому, впроваджуючи її, користувач змушений певною мірою змінювати систему управління компанією [6]. фінансовий управління інноваційний інформаційний

В основному ERP-системи впроваджуються саме для вирішення завдань фінансового управління, так як для успішного вирішення завдань в інших областях доцільніше впроваджувати кращі в своєму класі спеціалізовані системи. Але тільки ERP-система здійснює ефективне управління фінансами компанії, тому що вона дозволяє отримати в фінансових категоріях відображення всіх господарських операцій.

На сьогоднішній день в практиці впровадження ERP переважають підходи, коли окремо розробляється методика управління і окремо проектується інформаційна система. Це, як правило, призводить до збільшення термінів реалізації проекту, перевищення бюджету і в підсумку -- до недосягнення поставлених цілей. На наш погляд, до задачі впровадження ERP слід підходити комплексно і об'єднати всі пов'язані з нею питання в один проект. Такий проект повинен складатися з наступних етапів [2]: 1) аналіз організації управління компанією; 2) розробка концепції управління компанією; 3) розробка методик реалізації концепції в ERP-системі; 4) впровадження ERP-системи; 5) цілісна реалізація концепції управління.

Такі етапи проходять з деяким перекриттям, а реалізація концепції управління відбувається паралельно з впровадженням ERP, але триває і після завершення впровадження.

Методики впровадження ERP, рекомендовані їх виробниками, відносяться до 3-му і 4-му етапів проекту. Можна привести приклад одного з підходів, що дозволяє формалізувати вимоги завдань управління фінансами до ERP-системі на етапах 1 і 2 та забезпечити їх перенесення на етап 3 [5].

Постановка цілей і завдань проекту починається з аналізу бізнесу і побудови його бізнес моделі. Основу цієї моделі повинна скласти функціональна модель діяльності компанії. Функціональну модель легше зіставити з функціональністю ERP-системи. В основі функціональної моделі управління підприємством, закладеної в ERP-системі, знаходиться операційний цикл обороту грошових коштів і ресурсів підприємства, пов'язаний зі здійсненням основної виробничої діяльності. У ERP-системі взаємозв'язок функцій здійснюються через основні об'єкти, якими виступають товарно-матеріальні ресурси, замовлення, клієнти, постачальники, робітничі центри, банки, персонал і т.д. [4].

Для кожної функції визначаються показники, необхідні для цілей управління, і такі, що використовуються зараз. Показники повинні бути описані з необхідним рівнем аналітичних даних, наприклад: обсяг продажів (в розрахунку за продуктами); запаси (в розрахунку за групами матеріалів і складів); опис фінансової моделі [3].

Управління фінансами є важливою функцією підприємства, яка багато в чому забезпечує успішне виконання інших основних функцій. Навіть при ідеально налагоджених бізнес-процесах бізнес може бути збитковим. З іншого боку, гарне управління фінансами теж не гарантує успіху, якщо воно не пов'язане з економікою підприємства і якщо фінансові показники не мають тісного зв'язку з бізнес-функціями. Фінансова функція підприємства включає в себе ведення фінансового обліку, управлінського обліку, здійснення бюджетного планування і контролю. Для формалізації вимог фінансового управління до інформаційної системи розробляється фінансова модель компанії. В основі моделі лежить операційний цикл бізнесу, відбитий в фінансових показниках і фінансових потоках. Фоном виділені модулі ERP, пов'язані з генеруванням даних фінансових операцій і показників.

Фінансові показники формуються на основі принципів фінансового обліку і відображають активи, пасиви, доходи, витрати, капітал із зазначенням необхідної для цілей управління аналітики. У бухгалтерському обліку вони зіставляються з основними об'єктами (рахунками) створюваної системи управлінського обліку. Для кожного фінансового показника визначаються необхідні для цілей управління аналітичні вимірювання.

Фінансові потоки відображають рух активів, пасивів, доходів і витрат всередині підприємства. Фінансові потоки зіставляються з фінансово господарськими операціями. Вони відображають рух ресурсів в процесі операційного циклу і безпосередньо пов'язані з функціями ERP-системи.

При побудові моделі потрібно користуватися правилом «суттєвості» і виключити незначні фінансові потоки, так як кількість фінансових операцій на підприємстві достатньо велика, і це в подальшому ускладнить аналіз моделі і вибір системи.

Система управлінського обліку повинна забезпечити аналіз інформації по кожному фінансовому показнику і операції. З цією метою для фінансових показників необхідно ввести ряд обов'язкових аналітичних вимірювань, а саме: позиції (матеріали, продукція, напівфабрикати, деякі види витрат); центри фінансової відповідальності; статті витрат; статті калькуляції; статті доходів і витрат; проекти; елементи витрат; групи постачальників; групи клієнтів; ринки; склади; види грошових коштів; групи основних засобів [5].

Такі складові дозволяють здійснювати безперервний аналіз руху ресурсів і перехід їх з однієї категорії до іншої протягом операційного циклу. Дана методика побудови фінансової моделі дозволяє проконтролювати повноту і замкнутість руху фінансових ресурсів підприємства в процесі виконання основного операційного циклу.

На основі створеної моделі проводиться визначення цілей фінансового управління підприємством. Після того як цілі і завдання сформовані, можна приступати до вибору конкретної ERP-системи.

Питання вибору системи є критично важливим, і в більшості випадків головна помилка в проекті допускається саме тут. В результаті цієї помилки ви можете почати впроваджувати систему, яка не підходить для вашого бізнесу. Основне завдання даного етапу -- це зіставлення бажаної моделі управління з можливостями ERP. При цьому здійснюється зв'язок фінансових потоків моделі з функціями ERP-системи. Для здійснення зв'язку з цим слід визначити: модулі -- джерела фінансових операцій; об'єкти ERP-системи -- джерела аналітичних вимірів [2].

При цьому важливо розуміти, що фінансово-господарська діяльність в ERP-системі представляється у вигляді потоків взаємопов'язаних замовлень, що відображають рух і перетворення ресурсів в процесі операційної діяльності компанії. Це замовлення на купівлю, переміщення, продаж, виробництво тощо [6]. Як правило, кожен тип замовлень пов'язаний з певною функціональністю ERP-системи. Так, наприклад, замовлення на переміщення товарів пов'язані з функціональністю модуля «Управління запасами», а випуск і надходження товарів з виробництва адресовані до функціональності модуля «Виробництво.» У процесі виконання замовлень народжуються фінансові операції. Таким чином, робота функціональних модулів ERP-системи інтегрована з функціями управління фінансами.

У ERP-системі здійснюються також фінансові операції, наприклад пов'язані з рухом грошових коштів і зобов'язань. Для цих операцій основним об'єктом обліку є документ. Ділянки обліку, не охоплені функціональністю ERP-системи, можуть бути реалізовані через реєстрацію фінансових операцій, що вводяться самостійно в основних фінансових модулях [7].

Як правило, функціональність ERP не може охопити всі поставлені завдання управління, і в процесі її впровадження постає питання про інтеграцію з іншими інформаційними системами підприємства. Якщо цього не зробити, є ризик отримати ізольовані або не пов'язані між собою системи формування бюджетних показників і збору фактичних даних, втративши при цьому оперативність отримання інформації, необхідної для управління.

В ERP-системі реалізовані певні бізнес-правила, тому можливості відображення ряду фінансових операцій обмежені. При аналізі на причину розбіжностей слід звернути особливу увагу на такі питання, як формування собівартості, вибір функціональної валюти, організаційна структура, правила обліку мультивалютних операцій [3].

Таким чином, використання фінансової моделі дозволяє визначити: цільові фінансові показники; необхідну функціональність ERP-системи; основні відмінності у вимогах і функціональності ERP і методи їх усунення. Тільки після того, як ці завдання вирішені, можна приступати до впровадження ERP-системи.

Перевагою такого підходу є отримання можливості здійснювати контроль проекту через сформовані завдання фінансового управління, а не мати справу з незрозумілими для фінансистів назвами модулів і функцій ERP, починаючи використовувати універсальну фінансову модель власного бізнесу, що дозволяє вирішувати різні завдання фінансового управління (від етапу планування до планово-фактичного аналізу).

На заключному етапі повинні бути досягнуті планові показники. Фактично повномасштабна реалізація концепції управління підприємством охоплює досить тривалий період, що починається з впровадженням ERP і триває після його завершення. У цей період відбувається практична перевірка ідей і рішень, закладених в концепції управління, вносяться необхідні корективи і визначаються нові показники. Саме при виникненні потреби внести зміни в концепцію або діючі процеси, проявляється основна перевага ERP-систем, що містять в собі світовий досвід сучасного ведення бізнесу. В ході проведення таких удосконалень ви будете виявляти, що багато нові методи управління можуть бути реалізовані з використанням великих можливостей ERP.

Відзначимо, що система підтримки прийняття рішень орієнтована, перш за все, на задоволення потреб обліково-аналітичною інформацією саме вищого адміністративного персоналу підприємства і, на жаль, її застосування потребує додаткових матеріальних затрат, постійних консультацій, підвищення інтелектуального рівня відповідальних осіб, що приймають рішення. На нашу думку, в підприємствах торгівлі найбільш привабливою для ефективного управління фінансовими результатами діяльності є ERP-система.

Запропоновані на ринку ERP-системи для автоматизації підприємств різноманітні, та задовольняють потреби керівників оптової, оптово-роздрібної та роздрібної торгівлі. Вони забезпечують, з одного боку, гнучке налаштування, а з іншого -- безапеляційну фіксацію бізнес-процесів, неможливість скасування транзакцій, які були виконані та зафіксовані в протоколі, що підвищує прозорість торгових операцій та скорочує втрати, пов'язані з помилками та шахрайством персоналу [7].

Висновки

Можемо зробити висновок, що підвищення ефективності використання фінансових ресурсів підприємства можливе тільки в тому випадку, якщо управління фінансовими процесами на всіх ієрархічних рівнях буде узгоджене. Планування та управління фінансами системи ERP містить надійні і гнучкі засоби автоматизації управління фінансовими ресурсами компанії, що підтримують класичний управлінський цикл: планування фінансово-економічної діяльності компанії, оперативний фінансовий менеджмент, фінансовий аналіз.

У модулі планування та управління фінансами системи ERP реалізовані всі функції, необхідні для ефективного менеджменту. Впровадження ERP-систем є одним з найперспективніших напрямів переходу вітчизняного виробництва на інноваційний шлях розвитку.

Список літератури

1. Гужва В. М. Інформаційні системи і технології на підприємствах: [навчальний посібник] / В. М. Гужва. К.: КНЕУ, 2001. 400 с.

2. Деніел О'Лірі ЕИР-системи: вибір, впровадження, експлуатація. Сучасне планування і управління ресурсами підприємства. М.: Вершина, 2009. 232 с.

3. Івахненков С. Класифікація програмного забезпечення обліку і контролю 2012. № 7. С. 140.

4. Пацай Б. Д. Роль інформаційних технологій в управлінні фінансовими ресурсами підприємств. Фінанси України. № 8 2012. С. 180.

5. Терещенко Л. О. Інформаційні системи і технології в обліку: [навч. посіб.] / Л. О. Терещенко, І. І. Матієнко Зубенко. К.: КНЕУ, 2004. 187 с.

6. ЕИР-опііпє [Електронний ресурс]. Режим доступу: http://www.erp-online.ru

7. ЕИР-системи [Електронний ресурс]. Режим доступу: http://www. tadviser.ru/index.php/ Статья:ЕИР-системы

Размещено на Allbest.ru