Адміністрування розрахунків з дебіторами: контрольно-аналітичний аспект

Постановка проблеми

дебіторський заборгованість оборотний капітал

У сучасних умовах господарювання перед суб'єктами економічних відносин надзвичайно гострим постає питання ефективного управління господарською діяльністю та максимально ефективного використання наявних фінансових ресурсів. Дебіторська заборгованість, як відомо, є складовою оборотного капіталу і представляє собою вимоги до фізичних чи юридичних осіб щодо оплати товарів, продукції, послуг. Збільшення дебіторської заборгованості означає вилучення коштів з обороту, що, у свою чергу, вимагає додаткового фінансування. Найбільш питому вагу займає дебіторська заборгованість за відвантажену продукцію. Тому управління дебіторською заборгованістю на підприємстві, у першу чергу, пов'язано з оптимізацією і забезпеченням інкасації дебіторської заборгованості по розрахунках за реалізовану продукцію. Також одним з важливих і суперечливих питань діяльності підприємств є організація внутрішнього контролю дебіторської заборгованості, що пов'язане з існуванням проблем недостатньої організації обліку в структурі господарюючого суб'єкта.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Проблемами теорії і практики бухгалтерського обліку дебіторської заборгованості, його організації, становлення контролю на підприємстві та аналізу займались видатні зарубіжні та вітчизняні учені-економісти: П. Буряк [1], П. Гарасим [3], Ф. Бутенець [2], Н. Глушков [5], С. Мочерний [6], А. Загородній, О. Сліпушко [7], Г. Вознюк, Т. Словженко, О. Лишеленко [8], М. Пушкар [10], Є. Романів, А. Шот [11], М. Гарасим [3], М. Костишина, О. Бандурка, М. Коробов [12], П. Орлов, К. Петрова та інші. Віддаючи належне науковим напрацюванням вітчизняних та зарубіжних вчених у дослідженні означеної проблематики та високо оцінюючи їх внесок, варто все-таки зауважити, що на сьогодні проблеми вдосконалення організації обліку дебіторської заборгованості та внутрішнього контролю розрахунків з дебіторами не знайшли свого повного вирішення та залишаються актуальними.

Постановка завдання. Метою даної статті є теоретичний аналіз організації обліку та аналізу дебіторської заборгованості підприємств та виокремлення ефективних методологічних підходів до побудови внутрішнього контролю розрахунків з дебіторами.

Виклад основного матеріалу

На сьогодні в економічній науці все ще відсутні узгоджені підходи до визначення поняття дебіторської заборгованості, про що свідчить значна кількість концепцій, які пропонуються вченими (табл. 1).

Таблиця 1 Визначення дебіторської заборгованості в наукових працях

Як бачимо з наведених визначень, що різні автори по - різному трактують визначення дебіторської заборгованості, але при цьому не змінюється її суть. Дебіторська заборгованість визначається авторами як сума боргу підприємству від інших дебіторів, яка утворюється в процесі господарської діяльності.

Тобто для виникнення дебіторської заборгованості необхідно щоб підприємство здійснювало господарську діяльність, а також здійснювало розрахунки з іншими підприємствами або фізичними особами. Тож, підсумовуючи вищесказане, нами запропоновано уточнити тлумачення поняття «дебіторська заборгованість», а саме надати у такій редакції: дебіторська заборгованість - сума заборгованості дебіторів підприємству на певну дату, що виникла в результаті минулих подій, яку кредитор має право вимагати відшкодувати.

Підсумовуючи різні підходи до економічної сутності «дебіторської заборгованості», необхідно відмітити, що дебіторська заборгованість виступає важливою складовою оборотного капіталу, і від цього показника залежить рівень ліквідності активів та фінансова платоспроможність підприємств.

Основними показниками, що характеризують стан дебіторської заборгованості є: оборотність дебіторської заборгованості; період погашеннядебіторської заборгованості; частка дебіторської заборгованості в загальному обсязі поточних активів; відношення середньої величини дебіторської заборгованості до виручки від реалізації; частка сумнівної дебіторської заборгованості у загальному обсязі заборгованості; оборотність кредиторської заборгованості; тривалість оборотів кредиторської заборгованості.

Основними завданнями аналізу дебіторської заборгованості є:

- аналіз складу і структури дебіторської заборгованості;

- впливу зміни складу і структури дебіторської заборгованості на показники фінансового стану підприємства;

- оцінка якості та ліквідності дебіторської заборгованості;

- виявлення причин виникнення кожного виду заборгованості, виходячи з конкретної виробничої ситуації на підприємстві;

- розробка заходів для регулювання дебіторської заборгованості, особливо тих їх складових, які негативно впливають на діяльність підприємства.

Основними джерелами інформації для зовнішнього аналізу дебіторської заборгованості є фінансова та статистична звітність. Для внутрішнього аналізу дебіторської заборгованості застосовують також дані аналітичного обліку: журнали-ордери, відомості, первинні документи, контракти та договори. Джерела інформації для аналізу дебіторської заборгованості підприємства поділяються за напрямами їх виникнення або отримання, видами дебіторської заборгованості, ступеня дотримання термінів платежів та іншими підставами.

За даними бухгалтерського балансу можна судити про ступінь забезпечення зобов'язань і платежів підприємства, про наявність на початок і кінець звітного періоду окремих видів дебіторської заборгованості.

Аналіз дебіторської заборгованості проводиться з метою виявлення розмірів і динаміки невиправданої заборгованості, причин її виникнення або росту.

Загальна сума дебіторської заборгованості за операціями, пов'язаними з реалізацією продукції, товарів і послуг, залежить від двох основних чинників: обсягу продажів у кредит, тобто без попередньої або негайної оплати, та середньої тривалості часу між відпусткою (відвантаженням) та пред'явленням документів для оплати. Величина цього часу визначається кредитною та обліковою політикою підприємства, до складу якої входить:

• визначення рівня прийнятного ризику відпуску товарів в борг;

• розрахунок величини кредитного періоду, тобто тривалості часу наступної оплати виставлених рахунків;

• стимулювання дострокового платежу шляхом надання цінових знижок;

• політика інкасації,застосовувана підприємством для оплати прострочених рахунків.

Слід зауважити, що кожне джерело інформації володіє реальною продуктивною можливістю розкрити досить повно і об'єктивно певні сторони фінансового становища господарюючих суб'єктів. Проблеми можуть складатися не у відсутності інформації про фінансове становище організації, не скупості її, а в тому, що на її збір та обробку витрачаються часом великі людські, матеріальні та фінансові ресурси. У зв'язку з цим підприємство зазнає значних витрат, не отримуючи в результаті вигоди: не узагальнюються результати аналізу; не завжди грамотно вони інтерпретуються виходячи зі сформованих можливостей і обставин роботи організації в сучасних ринкових умовах. Тому стає очевидним необхідність застосування правильного підходу до проведення аналізу наявної інформації, використання обґрунтованої методики.

У найзагальнішому вигляді зміни в обсязі дебіторської заборгованості за звітний період можуть бути охарактеризовані даними горизонтального та вертикального аналізу балансу.

Дослідження основних показників і підходів до аналізу дебіторської заборгованості дозволило дійти висновку щодо необхідності поєднання традиційного економічного аналізу основних показників та інструментів обліку в системі управління підприємством (рис. 1).

Методика комплексного аналізу дебіторської заборгованості, що включає основні елементи традиційного та управлінського аналізу підприємства, зміцнити його фінансовий стан, збільшити стійкість та ефективно контролювати грошові надходження в погашення дебіторської заборгованості обліку дасть змогу виявити нереалізовані вигоди.

Крім того, використання методик управлінського обліку сприятиме збереженню власного капіталу підприємства.

Пропонуємо проведення комплексного аналізу дебіторської заборгованості в системі управління підприємства (рис. 2).

Рис. 2. Схема проведення комплексного аналізу дебіторської заборгованості Джерело: розроблено автором.

Комплексний аналіз дебіторської заборгованості в системі управління підприємством слід проводити за такими етапами:

1. Вибір політики кредитування покупців (агресивна, помірна, лояльна).

2. Розрахунок відволікання активів у дебіторську заборгованість, який передбачає застосування кількох методик:

а)методики оцінки граничного розміру дебіторської заборгованості;

б) методикитрадиційного економічного аналізу дебіторської заборгованості;

в)модифікованої методики аналізу приросту дебіторської заборгованості.

На другому етапі проводиться моніторинг дебіторської заборгованості за видами продукції (товарів, робіт, послуг), обсягами заборгованості, термінами погашення, що пов'язано з необхідністю поліпшення стану дебіторської заборгованості. У разі наявності необхідності рекомендовано перейти до етапу «вибір шляхів поліпшення стану дебіторської заборгованості», який передбачає:

а)рефінансування дебіторської заборгованості;

б)розроблення і впровадження положення про заохочення дебіторів та розрахунок знижок для дисциплінованих покупців і штрафних санкцій для недисциплінованих;

в)створення схеми організації роботи з дебіторами та її впровадження.

Використання запропонованої методики сприятиме посиленню

економічного ефекту від реалізації продукції (товарів, робіт, послуг) і прискоренню отримання грошових коштів від дебіторів.

Одним із завдань організації обліку на підприємстві є створення належних умов для організації та повного відображення в обліку операцій, пов'язаних з обліком коштів і дебіторської заборгованості.

Основними завданнями організації обліку дебіторської заборгованості є:

• визначення з критеріями класифікації дебіторської заборгованості;

• вибір методу визначення резерву сумнівних боргів;

• розробка графіку документообігу для документів, що підтверджують виникнення дебіторської заборгованості, та доведення цієї інформації до виконавців;

• вибір облікових регістрів, в яких відображається дебіторська заборгованість, та доведення цієї інформації до конкретних виконавців;

• організація передачі інформації з облікових регістрів до центральної бухгалтерії (головному бухгалтеру) для її відображення в звітності.

Організація обліку розрахунків з дебіторами на практиці стикається з певними труднощами, які можуть бути спровоковані як суб'єктивними внутрішніми причинами, так і зовнішніми. Внутрішні причини визначаються діями чи їх відсутністю працівників підприємства, наприклад, бухгалтерського чи менеджерського складу, зовнішні зумовлені діями чи бездіяльністю контрагентів підприємства. Також необхідно розрізняти:

• дебіторську заборгованість за відвантажені товари, надані роботи, послуги - це заборгованість, що утворилась в результаті розрахунків з покупцями і замовниками, яким товари, роботи чи послуги було відвантажено; оплата на рахунки підприємства-постачальника від них ще не надійшла (залишок по дебету 36 рахунка); бухгалтерія підприємства повинна контролювати оплату відвантаженої продукції;

• дебіторську заборгованість за перерахованою передплатою - це заборгованість, що утворилась в результаті розрахунків з постачальниками та підрядниками, яким було перераховано аванс за товари, роботи чи послуги; відвантаження чи підписання акту наданих послуг ще не відбулось (залишок по дебету 37 рахунка); бухгалтерія підприємства повинна контролювати надходження документів щодо погашення авансу за рахунок наступних поставок.

Контроль за надходженням документів є важливим елементом організації обліку. Документ - це закодоване певним чином і зафіксоване на спеціальному носії інформаційне повідомлення (свідоцтво), яке засвідчує, що факт господарського життя існує або здійснюється. Без належним чином оформленого первинного документу неможливе відображення операцій на рахунках бухгалтерського обліку. Отже, відсутність документів за деякими операціями може спостерігатися з різних причин, зумовлених, головним чином, відсутністю контролю чи його недостатністю за надходженням первинної документації чи безвідповідальним відношенням працівників підприємства до своїх функціональних обов'язків. Всі ці причини залежать від наявної системи організації бухгалтерського обліку на підприємстві. Саме тому, на підприємстві внутрішній контроль повинен проводитися за такими етапами:

1) визначається обліковою обробкою первинної документації безпосередньо в бухгалтерії підприємства. Контроль проводиться бухгалтером і включає такі дії: отримання первинного документу відповідальною особою; оформлення обов'язкових реквізитів документу; надходження документу до відділу бухгалтерії; здійснення формальної перевірки первинного документу; обробка документу (кодування, таксування, групування); облікове погашення документу; передача первинного документу на зберігання;

2) визначається здійсненням внутрішнього контролю. Контроль проводиться бухгалтером-аналітиком і включає такі дії: формування поточної відомості розрахунків з дебіторами; огляд та контроль найбільш значних сум відносно відомості; визначення разових, нових, непостійних контрагентів та контроль розрахунків з ними; перевірка наявності підстави здійснення авансового платежу на предмет відповідності його реєстрації суті господарської операції, що була здійснена;

3) визначається здійсненням аудиту. Контроль проводиться внутрішнім аудитором і включає такі дії: перевірка реальності дебіторської заборгованості наявної на кінець місяця; виявлення винних осіб в порушенні встановлених принципів обліку та вживання відповідних заходів (доведення до відома керівництва); перевірка правильності і відображення доходів та витрат згідно податкового законодавства.

Висновки і перспективи подальших розвідок у даному напрямі