Планирование расходов на внедрение корпоративной информационной системы

Размещено на http://allbest.ru

Уральский государственный горный университет

Екатерина Григорьевна Шатковская, доктор экономических наук,

доцент, заведующий кафедрой бухгалтерского учета и аудита

Надежда Сергеевна Пионткевич, кандидат экономических наук,

доцент, кафедра финансового менеджмента,

Abstract

Planning of expenses on introduction of corporate information system

Ekaterina G. Shatkovskaya. Doctor habil. (Economics), Associate Professor, Head of the Department of Accounting and Audit, Ural State Mining University, Yekaterinburg, Russia

Nadezhda S. Piontkevich. PhD in Economics, Associate Professor, Associate Professor, Department of Financial Management, Ural State Economic University, Yekaterinburg, Russia

Purchase and introduction of a complex information system - very expensive project demanding adoption of management decisions influencing the size of

capital and operating costs, term of implementation of the project and also its payback and efficiency in general. The article presents author's recommendations about planning and decrease in expenses on introduction of a complex information system, budgeting process, the example of a budget form.

Keywords: expenses of organization, planning, expenses budget, investments, corporate information system.

Введение

Проблема функционирования корпоративных финансов в цифровом экономическом пространстве является весьма актуальной в настоящее время. Уровень информационного обеспечения деятельности организации является одним из основополагающих элементов конкурентоспособности бизнеса. В этом плане все большее значение приобретают информационные системы, используемые в различных бизнес-процессах, в том числе в финансовом менеджменте [3, 4]. Назревает объективная потребность более глубокой теоретической проработки данной темы, в частности предложения алгоритма управления расходами на внедрение и последующее обслуживание корпоративной информационной системы (далее - КИС).

Целью статьи является развитие теоретико-методических подходов к организации планирования расходов на внедрение КИС.

Основными задачами исследования являются следующие:

- обосновать основные статьи расходов на внедрение КИС и предложить пути их минимизации;

- дать характеристику методам и этапам внедрения КИС с описанием сопутствующих им расходов.

Внедрение корпоративной информационной системы является важной этапом повышения эффективности бизнеса, при этом необходимо правильно анализировать взаимосвязь расходов на внедрение КИС и результатов деятельности организации.

Для решения данной задачи, в первую очередь, необходимо сформировать бюджет расходов на внедрение КИС в соответствии с принятыми в организации правилам и регламентам. Его целесообразно разделить на бюджет капитальных вложений и бюджет текущих расходов, при этом структура бюджета конкретной организации зависит от особенностей бизнеса и задач, которые перед ней стоят. С целью формирования достоверного бюджета расходов на внедрение КИС необходимо обосновать основные статьи затрат и разобраться в технических аспектах предстоящих работ. В совокупную величину расходов по внедрению КИС входят следующие статьи затрат:

- расходы на покупку и обновление программного обеспечения;

- расходы на создание инфраструктуры;

- расходы на персонал;

- расходы на поддержку информационной системы.

Рассмотрим последовательно особенности планирования указанных статей расходов на внедрение КИС.

1. Оценка расходов на покупку и обновление программного обеспечения. Расходы на приобретение программного обеспечения - одна из основных статей расходов, чья величина определяется либо по количеству рабочих мест, либо по объему функций. Данная статья расходов включает:

- приобретение лицензии - приобретение программного продукта. Необходимо рассчитать оптимальное количество рабочих мест для работы с КИС;

- покупка вспомогательных программных продуктов (операционные системы для серверов, офисные приложения для рабочих станций, для защиты информации, антивирусов и др.);

- обновление - затраты на обновление программного обеспечения (предоставление новых версий с улучшенным функционалом и устраненными ошибками) составляют порядка 10-20 процентов от его стоимости. Данная статья расходов может не возникнуть в случае, если функционал системы существенно переработан и адаптирован под специфику деятельности организации. В процессе внедрения автоматизации целесообразно учесть возможность перестройки работы подразделений за счет перераспределения обязанностей или сокращения количества рабочих мест. С целью повышения рентабельности использования КИС определяется количество времени, необходимое каждому сотруднику на работу с системой, и обеспечивается максимальная загрузка. Для организаций с разветвленной корпоративной структурой рекомендуется внедрение единой КИС на основе двух и более подсистем. При этом в головной организации устанавливается мощная E RP-система, а в филиалах - программы второго уровня, так называемые «легкие» ERP-системы, выполняющие меньше аналитических функций (бухгалтерские программы). Аналогично с внедряемой программой можно совмещать уже используемые в организации системы, имеющие второстепенное значение (система расчета заработной платы). Как правило, затраты на поддержку таких систем оказываются значительно меньше стоимости дополнительных лицензий «больших» программ.

2. Прогнозирование расходов на создание инфраструктуры. Внедрение КИС требует соответствующей инфраструктуры (серверов, телекоммуникационного оборудования, компьютеров определенной мощности). Оборудование берется в аренду или приобретается в собственность. В первом случае в бюджете планируются денежные средства на ежемесячные арендные платежи; во втором следует включить в него следующие статьи расходов:

- покупка серверов, телекоммуникационного оборудования и т.д. - стоимость оборудования можно определить исходя из максимальной плановой загрузки и мощности системы;

- запасные части и расходные материалы - в бюджет закладывается резерв на эти цели в размере 5 % от стоимости оборудования;

- услуги по монтажу и запуску - в бюджете учитываются дополнительные расходы на персонал при выполнении работ собственными силами, либо расходы на обслуживание специализированными организациями;

- обслуживание и ремонт - расходы планируются исходя из общего количества оборудования, плановых работ и норматива трудозатрат. Текущее обслуживание оборудования проводится либо собственной IT-службой, либо производителем или специализированным сервисным центром. В бюджете закладывается абонентское обслуживание с фиксированной ежемесячной платой;

- аренда каналов связи - расходы на аренду каналов связи определяется их пропускной способностью, которая в свою очередь зависит от характеристик внедряемой КИС. Данная статья расходов является существенной для организаций, имеющих удаленные подразделения (холдинги, имеющие региональные представительства и филиалы).

3. Планирование расходов на персонал. При составлении бюджета расходов на персонал необходимо учесть увеличение штата IT-службы и разработать систему мотивации для проектной команды, включающую координатора и одного специалиста от каждого функционального подразделения:

1) наем дополнительного IT-персонала - бюджет составляется с учетом резерва в размере 20 % от стоимости проекта;

2) мотивация проектной команды - внедрение КИС сопровождается временным повышением нагрузки на специалистов, входящих в проектную команду, поэтому, планируя бюджет на внедрение, нужно предусмотреть бонусы и штрафы для этих сотрудников.

Рассчитывается премиальный фонд для каждой позиции (для сотрудников, привлекаемых для выполнения отдельных поручений и задач, - из расчета 5 % от оклада; для ключевых IT-специалистов - до 200 % заработной платы);

3) обучение персонала - расходы на обучение персонала зависят от того, знакома ли сотрудникам выбранная информационная система. В случае если IT-специалисты уже обладают опытом работы с ней, затраты будут минимальными, а участие внешних консультантов сведется к минимуму. В противном случае внедрение КИС лучше поручить консультантам и выделить следующие статьи расходов:

- обследование и проектирование;

- настройка корпоративной информационной системы;

- доработка программного обеспечения;

- разработка эксплуатационной документации;

- развертывание системы резервного копирования;

- внешний аудит качества проекта.

4. Планирование расходов на поддержку КИС. Расходы на поддержку КИС предусматривают расходы на обновление системы и устранение возникающих в процессе работы сбоев.

Величина расходов данной группы зависит от первоначальной стоимости программного обеспечения и количества приобретенных лицензий. При условии выполнения данной задачи сотрудниками организации необходимо учесть дополнительные расходы на оплату их труда. В случае привлечения внешних консультантов в структуру расходов будут включены следующие:

1) на консультацию пользователей - стоимость консультаций может рассчитываться двумя способами:

- цена одного обращения за консультацией (по телефону либо с выездом в офис компании), умноженная на их количество;

- абонентское обслуживание с фиксированной платой и неограниченным количеством обращений, которое определяет подрядчик на основании плановой оценки трудозатрат;

2) на исправление ошибок - даже если все работы по внедрению КИС были завершены вовремя и без дополнительных затрат, в процессе эксплуатации выявляется множество недочетов, для устранения которых бюджет проекта нужно составлять с учетом страховых резервов;

3) на оптимизацию и развитие функционала системы - на последующее развитие и доработку функционала КИС в бюджете стоит предусмотреть отдельную сумму порядка 20 % от стоимости проекта. Более точный прогноз этих затрат составляется IT-службой, собирающей жалобы пользователей и их пожелания по доработке системы и анализирующей полученные данные для составления графика работ. Это позволит отказаться от некритичных доработок, не влияющих на эффективность бизнес-процессов.

4) В сумму этих расходов могут включаться расходы по перенастройке отдельных модулей.

Итогом планирования расходов по внедрению КИС является формирование бюджета расходов на внедрение КИС (табл. 1).

Таблица 1

Образец формы бюджета расходов на внедрение КИС*

*Составлено автором на основе [1, с.175-187; 2].

Методология

В статье использован комплекс базовых методов исследования, а именно: логического и диалектического методов. Исследование проводится, начиная с описания расходов, необходимых для внедрения КИС, и заканчивая методами внедрения КИС с авторскими предложениями по оптимизации расходов, сопровождающих данный процесс.

Результаты

Для избежания перерасхода при внедрении КИС необходимо учесть специфику деятельности организации и особенности ее бизнес-процессов. Основными статьями перерасхода при внедрении КИС можно считать следующие:

- приобретение лишнего функционала, превышающего потребности организации, либо покупка недостаточного функционала и, как следствие, необходимость доработки и дополнительных затрат;

- почасовая оплата за описание бизнес-процессов и формирование технического задания;

- штрафы за нарушение сроков приема модификаций (предусмотрен недостаточный срок для тестирования);

- написание инструкций, формирование прав доступа, обучение всех пользователей и полная адаптация системы силами подрядчика;

- почасовые консультации вместо абонентского обслуживания;

- затраты на поиск нового программиста.

Следует оценить готова ли организация к масштабному внедрению автоматизированной информационной системы. Для крупной организации со сложными внутренними взаимосвязями может быть оправданна покупка дорогостоящей информационной системы. Если же организация совершает первые шаги от Excel к комплексной автоматизации, то целесообразно начинать с менее затратных продуктов, к примеру, отечественного производства. Когда планируется автоматизация нескольких направлений деятельности, целесообразно сравнить стоимость отдельных продуктов и полнофункциональной системы.

Например, если необходимо автоматизировать бухгалтерский, складской и кадровый учет одновременно, следует сравнить затраты на три специализированные программы и КИС, в которой будут охвачены все эти процессы. Для подбора подходящей организации автоматизированной информационной системы необходимо сформулировать требования к ней, ответив на следующие вопросы:

- информация о каких бизнес-процессах будет отражена в системе;

- количество пользователей постоянно и единовременно;

- сколько времени организация готова потратить на внедрение;

- каково финансовое обеспечение проекта внедрения;

- как планирует развиваться организация в ближайшие три-пять лет.

Если приобретение и внедрение автоматизированной информационной системы - определяющий фактор скорости развития бизнеса, то можно приобрести специализированный продукт для ключевого бизнес-процесса, быстро его автоматизировать и только затем - купить КИС, включить в нее главный процесс и постепенно охватывать второстепенные. Так организация переплатит, но повысит управляемость бизнес-процессами.

Методы внедрения КИС могут быть следующими:

- силами подрядчика;

- с помощью собственной IT-службы;

- смешанный способ.

1. Привлечение стороннего подрядчика. Использовать услуги подрядчика, как правило, дороже, чем привлекать штатных специалистов. Кроме того, его необходимо посвятить во все тонкости организации бизнес-процессов, иначе покупка программы может оказаться пустой тратой средств. К плюсам работы с опытным подрядчиком можно отнести тот факт, что организация будет сотрудничать со специалистами, реализовавшими не один проект, и они предложат простые и быстрые решения.

2. Внедрение силами IT-службы организации - самый экономный способ, но требующий большего количества времени, чем работа с подрядчиком. Прежде всего, профессиональная IT-служба должна уже быть сформирована к началу внедрения КИС. С экономической точки зрения выгодно привлекать собственную IT-службу к внедрению КИС при условии наличия в организации уже автоматизированных отдельных бизнес -процессов (например, бухгалтерия или склад). При этом скорость реализации проекта будет ниже, чем при подряде сторонней организации, т.к. некоторые решения, которые для подрядчика бывают типовыми, специалистам организации придется искать впервые.

3. Смешанный способ - это компромисс между работой с подрядчиком и установкой собственными силами. Организация понесет затраты на услуги сторонней организации, но собственная IT-служба позволит сэкономить на задачах, которые она сможет выполнить самостоятельно. Если организация внедряет систему более сложную, чем бухгалтерская программа, то необходимо нанять программиста для ее сопровождения. Постоянные консультации подрядчика, как правило, значительно дороже штатного специалиста. Для принятия окончательного решения по этому вопросу можно рассчитать стоимость часа работы подрядчика и нового сотрудника, планируемое количество пользователей, проанализировать динамику бизнес-процессов в организации. Если пользователей много и их навыки их работы с КИС невысоки, то обязательно нужен специалист для консультирования. Если требуется перераспределение работ между отделами, изменение схемы документооборота, создание новых подразделений, направлений деятельности, также необходим штатный квалифицированный программист.

Внедрение выбранной КИС включает в себя следующие этапы:

- обследование объекта автоматизации и написание технического задания;

- разработка алгоритмов документооборота;

- адаптация системы к особенностям бизнес-процессов организации;

- определение круга пользователей и их уровней доступа;

- разработка инструкций пользователей;

- опытная эксплуатация объекта и обучение пользователей;

- промышленная эксплуатация объекта;

- адаптация и модификация системы к изменениям бизнес-процессов организации.

На каждом из этих этапов возникают соответствующие расходы, часть из которых поддается предварительной оценке:

- стоимость системы;

- стоимость написания технического задания подрядчиком;

- включение в штат аналитика и программиста, если их не было ранее.

Расходы, которые в меньшей степени можно спланировать:

- стоимость доработки системы для адаптации к особенностям бизнес- процессов организации;

- стоимость определения (программирования) уровней доступа;

- расходы на обучение персонала.

Выплаты за техническую поддержку продукта необходимо перевести в категорию оцененных затрат на этапе принятия решения о приобретении. Эти расходы существенны и могут повлиять на выбор организации.

Очень важно учесть расходы, которые организация непременно понесет при реализации проекта автоматизации:

- стоимость программного обеспечения и оборудования (серверов, маршрутизаторов и т.п.);

- стоимость трафика по обмену информацией;

- расходы на поиск персонала, необходимого для внедрения и сопровождения автоматизированной системы;

- стоимость рабочего времени, непроизводительно расходуемого на начальном этапе работы в информационной системе.

Расходы, связанные с написанием инструкций, определением уровней доступа и обучением, можно минимизировать, проведя все эти мероприятия собственными силами. Аналитик и программист будут необходимы организации и в дальнейшем, и стоимость их услуг будет меньше, чем приглашение подрядчика.

Для избежания нехватки денег на оплату услуг подрядчика и последующих штрафов за просрочку выплат, необходимо составить календарный график внедрения системы и соответствующий ему план финансирования. В договоре с подрядчиком необходимо описать каждый этап и планируемые результаты, а также в какой форме они будут представлены. Это сформирует однозначное понимание итогов работ и стоимость их достижения.

Важно закреплять в договоре сроки реализации всех шагов и предельное время согласования результатов каждого. Если внедрение КИС - принципиальное условие реализации бизнес-проекта, нарушение сроков может повлечь расходы в виде упущенной выгоды (недополученной прибыли). информационный автоматизация финансовый бюджет

Обследование объекта и формирование технического задания. Процедуру лучше проводить силами подрядчика с обязательным участием аналитика проекта. Ошибки в описании могут повлечь перерасход на следующих этапах внедрения. В договоре необходимо закрепить, что описание объекта должно иметь фиксированную стоимость. Если оплата будет зависеть от количества часов, отработанных подрядчиком, может возникнуть перерасход в результате:

- выставления большого количества часов;

- включения в расходы часов, затраченных на согласование документов.

Разработка алгоритмов документооборота. Эта процедура также требует

указания конкретной стоимости и предельных сроков согласования. Некорректно разработанные схемы могут привести к общей неработоспособности системы и, как следствие, повторному мероприятию за дополнительную плату. Ошибки могут возникнуть в следующих случаях:

- будущие пользователи идеализировали бизнес -процессы или же упустили некоторые из вида, что привело к разрыву цепочки операций;

- подрядчик неверно понял процесс.

Адаптация системы к особенностям бизнес-процессов организации. Адаптация системы - самый большой источник расходов, в том числе и нецелесообразных. По результатам предыдущих этапов подрядчик определяет бизнес - процессы, индивидуальные для организации, не имеющие подходящего функционала в КИС. Доработки могут предполагать формирование нетиповых отчетов, документов и их полей.

Важно определиться с максимальным размером расходов на доработки в абсолютной сумме или процентах от стоимости продукта. Все предложенные подрядчиком варианты должны быть проанализированы группой внедрения программы. При необходимости доработки отчетов зачастую проще и дешевле использовать типовые формы.

Изменение логики вводимой и выводимой информации в системе - дорогостоящее и рискованное мероприятие. Организация становится сильно зависимой от подрядчика и программиста, написавшего модификацию. Необходимо оценить, действительно ли уникальность бизнес -процесса служит конкурентным преимуществом организации или же, наоборот, усложнением работы.

Без доработки документов и их полей не может начаться эксплуатация КИС. В то же время реальная необходимость этих процедур будет выявлена только в процессе работы. Для избежания перерасхода можно провести доработки, не вызывающие сомнения, а в процессе опытной эксплуатации принять окончательное решение по спорным вопросам. Возможно, что ряд действий реально выполнить силами IT-службы, что также будет дешевле, чем прибегать к услугам подрядчика. Также источником перерасхода может стать исправление модификаций, если организацию не устраивает результат. Этот риск переплаты сложно контролировать, т.к. техническое задание, как правило, пишет подрядчик, но его участие можно минимизировать.

Определение круга пользователей и уровня их доступа. Данный этап может стать источником бесконечных расходов, если внедрять проект только силами подрядчика. Работу экономнее делать силами IT-службы, т.к. круг пользователей и их обязанности могут меняться, это достаточно динамичный аспект КИС. Опытная эксплуатация объекта и обучение пользователей. Если организация небольшая, то пользователей системы может обучить подрядчик. Если сотрудников много, лучше всего эти функции возложить на аналитика проекта. Возможен смешанный вариант: по одному пользователю от каждого направления обучают у подрядчика, далее они станут наставниками под контролем аналитика проекта.

На этапе опытной эксплуатации могут возникнуть значительные расходы на регулярные консультации, т.к. сотрудники еще недостаточно знают программу. Для экономии можно на 2-3 месяца заключить абонентский договор на эти услуги, что будет дешевле почасовой оплаты. Промышленная эксплуатация и адаптация к изменениям в организации. Этот этап подразумевает постоянную работу пользователей при технической и методологической поддержке аналитика и программиста. Расходы могут быть связаны с приобретением дополнительных лицензий и необходимостью адаптации системы к изменениям бизнес-процессов организации. Чтобы эти издержки не оказались непредвиденными, необходимо заранее обсудить с подрядчиком его опыт работы с аналогичными организациями и постараться заранее оценить возможности для экономии.

К созданию, настройке и перенастройке форм отчетности в КИС удобно и экономно привлечь программиста IT-службы. Заказ новых отчетных форм подрядчику на стадии адаптации системы влечет за собой нерациональное использование средств. В настоящей статье рассмотрены авторские рекомендации по разработке структуры бюджета расходов на внедрение КИС, правила планирования различных статей расходов на информационные технологии. При грамотном управленческом подходе расходы на внедрение КИС по каждой из статей можно оптимизировать, что приведет к сокращению бюджета проекта в целом. Проведение всех описанных мероприятий позволит организации сформировать бюджет расходов на внедрение КИС, сократить период окупаемости вложений на внедрение системы, а, следовательно, увеличить эффективность проекта и деятельности организации в целом.

Список использованной литературы

1. Пионткевич Н.С. Система финансового контроля в управлении организацией: теория и методология [Текст]: монография / Н.С. Пионткевич. - Екатеринбург: Издательство АМБ, 2016. - 188 с.

2. Справочная система «Финансовый директор»: [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.1fd.ru/

3. Иванцов С.В. Актуальные проблемы совершенствования системы мер криминологического предупреждения преступлений экстремистской направленности, совершаемых с использованием информационно-телекоммуникационных сетей. / С.В. Иванцов, С.В. Борисов, Г.И. Узембаева, Т.Л. Музычук, Ю.Ю. Тищенко. // Всероссийский криминологический журнал. 2018. Т. 12. № 6. С. 776-784.

4. Тагаров Б.Ж., Тагаров Ж.З. Особенности информационного неравенства в современной экономике. //Креативная экономика. 2018. Т. 12. № 5. С. 543-554.

Размещено на Allbest.ru