Автоматизація процесу бюджетування на підприємствах

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Відокремлений структурний підрозділ

«Фаховий коледж інженерії та управління

Національного авіаційного університету»

РЕФЕРАТ

на тему «Автоматизація процесу бюджетування на підприємствах»

Київ

2021

План

1. Основні принципи автоматизації системи бюджетування на підприємстві

2. Системи автоматизації бюджетування на підприємстві

Список використаної літератури

1. Основні принципи автоматизації системи бюджетування на підприємстві

Процес бюджетування розглядається як процес складання фінансових планів і кошторисів, і як управлінська технологія, призначена для вироблення і підвищення фінансової обґрунтованості прийнятих управлінських рішень, з іншого боку.

Жорстка конкурентна боротьба за споживача, динамічно мінливі умови ринку вимагають особливо ефективного процесу управління підприємством, що неможливе без повноцінного стратегічного і оперативного планування, аналізу, контролю та регулювання діяльності.

Одним з основних інструментів, які дозволяють правильно розподілити ресурси відповідно до стратегічного плану, ув'язати чисельно виражені стратегічні цілі підприємства з оперативними планами і показниками, виявити роль і вага факторів, що впливають на досягнення цілей підприємства, є бюджетне планування, фінансовий облік, контроль, фінансовий аналіз і регулювання.

Система бюджетів дозволяє керівнику заздалегідь оцінити ефективність управлінських рішень, оптимальним чином розподілити ресурси між підрозділами, намітити шляхи розвитку персоналу і уникнути кризової ситуації.

Складання бюджетів переслідує такі цілі:

? Розробка концепції ведення бізнесу;

? Планування фінансово-господарської діяльності підприємства на певний період;

? Оптимізація витрат і прибутку підприємства.

Регулювання - узгодження діяльності різних підрозділів підприємства.

Комунікація - доведення планів до відома керівників різних рівнів.

Мотивація керівників на місцях на досягнення цілей організації.

Контроль та оцінка ефективності роботи керівників на місцях шляхом порівняння фактичних витрат з нормативом.

Виявлення потреб у грошових ресурсах і оптимізація фінансових потоків.

Від успішної автоматизації бюджетування залежить, наскільки точну і оперативну фінансову інформацію отримуватимуть менеджери і власники підприємства.

Автоматизація бюджетування можлива тільки тоді, коли є що автоматизувати, тобто на підприємстві прийнятий порядок складання та затвердження бюджетів і ведеться управлінський облік для отримання фактичних даних про виконання бюджету. Проект автоматизації бюджетування незалежно від того, здійснюється він в Excel або в спеціалізованій системі, будується за тими ж правилами, що і проект впровадження будь-якої автоматизованої системи. Він вимагає чіткого формулювання цілей, визначення ресурсів, за допомогою яких проект може бути реалізований, встановлення термінів і результатів виконаної роботи.

Комп'ютерні програми з бюджетування повинні:

- Адаптуватися до специфіки організації, перебудовуватися з часом і зі зміною цілей і стратегій;

- Адаптуватися до фінансової структурі компанії, а також до можливих її змін;

- Мати рухливі регламенти, що дозволяють здійснювати систему ковзаючого бюджетування (безперервної коригування бюджетів);

- Володіти звичним інтерфейсом, орієнтуватися на масові, а не унікальні програмні рішення і платформи.

Для подальшого вдосконалення бюджетування в компанії необхідно:

Розроблення методології складання, контролю та аналізу зведених бюджетів та подбюджетов

Формування облікового блоку, що включає в себе систему бухгалтерського та оперативного обліку, наближення бухгалтерських звітних форматів в плановим (бюджетним), використання міжнародних стандартів фінансового обліку.

Постійне навчання фахівців організації різним підходам буджетірованія для активізації інтелектуального потенціалу персоналу та їх включення в роботу, пов'язану не тільки з механічним заповненням бюджетних форм, але і з розробкою конкретних пропозицій щодо впровадження системи бюджетування в організації.

Створення організаційного блоку процесу, що включає в себе:

- Організаційну структуру,

- Систему управління бюджетуванням - це регламент взаємодії служб апарату управління і структурних підрозділів, а також системи матеріального структурування на основі бюджетування.

Організація достатнього програмного забезпечення і забезпечення технічними засобами для реалізації процесу бюджетування.

Всі ці вимоги необхідно мати на увазі, як при виборі програмного забезпечення, так і при його впровадженні (див. Рис.1).

Автоматизація бюджетування марна, якщо повноцінного бюджетування (як методології та управлінської технології) на підприємстві немає. Тому перш ніж думати про те, який комп'ютерній програмі віддати перевагу, варто розібратися з організацією бюджетування як управлінської технологією.

Мал.1. Система внутрішньофірмового бюджетування і його автоматизація

Вибір комп'ютерної програми - зазвичай завершальний етап при постановці бюджетування, але часто багато керівників саме з неї всі починають. Особливо, коли мова йде про так званому ковзному плануванні, що передбачає щомісячну, а то й щотижневу коригування раніше складених бюджетів на півроку - рік, а в перспективі і на три роки вперед з щомісячною, а то й подекадної розбивкою бюджетного проекту. А специфіка кожного бізнесу диктує свою власну фінансову структуру, свої власні, неповторні бюджетні формати, свої режими консолідації бюджетів структурних підрозділів до зведених бюджетів компанії, свої бюджетні регламенти і т. П. Доводиться займатися довгої та кропіткої доопрацюванням стандартизованих програмних продуктів.

На ринку програмних продуктів, призначених для бюджетування та управління фінансами компаній можна виділити три цінові діапазони по вартості системи:

- Дешеві програмні системи (до 1000 $ США);

- Продукти середньої вартості (від 1 до 10 000 $ США);

- Дорогі системи (понад 10000 $ США).

Під вартість продукту при цьому розуміється середня вартість закуповуваних ліцензій системи типовою компанією - клієнтом. Характеристики ряду програмних продуктів бюджетування представлений в табл. №.1

Таблиця 1. Характеристика систем бюджетування

2. Системи автоматизації бюджетування на підприємстві

автоматизація бюджетування фінансовий

Більшість цих систем є або настільними (для одного співробітника), або розподіленими (для локальних обчислювальних мереж). Деякі з них відрізняються високою адаптивністю, т. Е. Пристосуванням до умов бюджетування в конкретних компаніях. В огляді розглядаються можливості наступних програмних продуктів:

1. BPlan.

2. «Червоний Директор».

3. PlanDesigner.

4. «Інталев: Управління фінансами».

5. «Інталев: Бюджетне управління».

6. «ІНТАЛЄВ: Корпоративні фінанси».

7. «Контур Корпорація. Бюджет ».

8. «КІС: Бюджетування».

BPlan

Ця система знаходиться в нижчому ціновому сегменті - до 1000 дол. США.

Робота в BPlan будується шляхом моделювання довільної системи бюджетів у вигляді сукупності багатовимірних таблиць. На відміну від інших систем, в BPlan роздільно поняття «планована стаття бюджету» і «напрямок аналітики».

Аналітичні напрямки (наприклад, час, продукти, версії) використовуються як довідники - класифікатори з внутрішньою ієрархією. Це дозволяє автоматично консолідувати або розносити значення статей бюджетів по рівнях, без створення відповідних формул. Тобто, для того, щоб розрахувати квартальні дані за 3 місяці

- консолідацію (або рознесення) автоматично виконає сама програма, спираючись на раніше створену ієрархію періодів часу.

Гідності. Простота в освоєнні і використанні.

Можливість швидко розробляти бюджетну модель і, в міру необхідності, вносити до неї зміни, а також ефективно аналізувати дані в бюджетах.

Недоліки. Перша версія програми являє собою персональний інструмент фінансового менеджера і не дозволяє працювати декільком співробітникам одночасно, а також не містить інструментарію для узгодження і затвердження бюджетів.

Рекомендації. BPlan підійде відносно невеликим компаніям. Його також можуть використовувати більш великі підприємства, тільки початківці займатися бюджетуванням або для бюджетування в рамках одного підрозділу або бізнес - напрямки. Система BPlan зручніше програми Excel: вручну вводиться лише невелика кількість формул. Дуже зручні функції автоматичного підсумовування значень бюджетних статей за рівнями ієрархій довідників та їх аналізу в розрізі необхідних напрямків аналітики. Продукт дуже швидко освоюється. Проте є у нього і недоліки. Приміром, якщо в системі працюють чотири людини, то вносити зміни в поточні файли вони можуть тільки по черзі.

Дані управлінського обліку в BPlan надходять з файлів Excel, оскільки поки ця програма не інтегрована безпосередньо з бухгалтерськими системами.

Червоний Директор

Має мінімальну вартість з усіх представлених в огляді систем - одне робоче місце обійдеться в суму від 330 дол. США. Строго кажучи, ця система не є повноцінною системою бюджетування, оскільки в ній реалізований тільки платіжний календар, а також ряд переднастроєних звітів (звіт по платежах, звіт по надходженнях, рух коштів за касовими рахунками, список прострочених платежів), коректування яких не передбачена. Таким чином, цей продукт не дає можливості розрахувати, наприклад, бюджет доходів і витрат, дозволяючи працювати лише з інформацією про надходження та платежі.

Надходження і платежі можна вводити і аналізувати в розрізі обмеженого ряду ознак, не доступних для коригування, а саме: платники / одержувачі, відділи / підрозділи, відповідальні виконавці, проекти, каси і рахунки фірми.

Гідності. Є можливість обліку фактичних операцій (в багатьох інших системах дані про фактичне виконання бюджету потрібно експортувати з облікових систем або файлів Excel). «Червоний Директор» досить просто освоїти за допомогою спеціального путівника, що проводить користувача по кроках роботи з програмою.

Недоліки. Формування планової операції нічим не відрізняється від обліку її фактичного проходження (потрібно вказати конкретну дату майбутньої операції), що вкрай незручно для планування. Великим «мінусом» є жорстка бюджетна модель.

Рекомендації. Програма буде корисна компаніям, які потребують інструменті для оперативного планування та обліку грошових потоків.

Достатня проста в освоєнні, дає розуміння бюджетного процесу. Однак у міру того, як це розуміння приходить. З'являються потреби у більш повному аналізі інформації, ніж дозволяє система. Наприклад, «Червоний Директор» починає «виснути» при спробі завантажити дані за рік. Тому доводиться формувати помісячні звіти, вивантажувати їх в Excel, і аналізувати вже за допомогою вбудованих в нього інструментів.

BusinessBuilder PlanDesigner

PlanDesigner є гідним конкурентом не тільки російським, але і зарубіжним системам бюджетування для середніх і навіть великих компаній. Вона підтримує процес формування і узгодження бюджетів за участю безлічі співробітників.

Гідності. Дозволяє вносити зміни до вже побудовану бюджетну модель. Має зручні засоби графічного відображення бюджетної моделі і взаємозв'язків між бюджетами (показує у вигляді малюнків). Повною мірою підтримується всебічний аналіз даних, як за допомогою деталізації звітів (наприклад, з комірки із загальною сумою амортизації можна отримати доступ в таблицю з даними по кожному типу обладнання), так і «по зв'язках» між бюджетами (з квартального бюджету руху грошових коштів можна потрапити в помісячний). Базові можливості PlanDesigner з моделювання бюджетів та роботі з ними досить просто освоїти.

Недоліки. Налаштування, необхідні для підтримки процесу бюджетування з залученням декількох менеджерів в більшості випадків вимагають залучення технічних фахівців.

Рекомендації. PlanDesigner можна рекомендувати як середнім, так і великим компаніям. При цьому вартість його впровадження буде швидше за все нижче, ніж при установці західного продукту з аналогічними можливостями.

При впровадженні потрібно тільки підготувати дані облікових систем до вивантаження, інше виробляють фахівці постачальника. Поточну настройку може зробити звичайний користувач.

У процесі експлуатації система дуже зручна в якості аналітичного інструменту. Можливості для цього є - програма без затримок переробляє докладну інформацію про діяльність компанії.

«Інталев: Управління фінансами»

«Управління фінансами» є найдешевшою системою серед всього пакету програм «Інталев». Крім того, це єдиний з пропонованих компанією Інталев продуктів, використання якого не вимагає впровадження обліку на програмі «1C: Підприємство».

Гідності. Велике число впроваджень, яке підтверджує якість продукту. Складати планові бюджети можна як на агрегованому рівні (наприклад, призначивши плановий обсяг продажів продукту за місяць), так і шляхом прогнозування конкретних операцій на конкретну дату.

Недоліки. Число аналітичних напрямків бюджетування обмежена. Це може бути планування в розрізі контрагентів, рахунків, контрактів і складів, плюс ще одна вільна аналітика, яку можна використовувати на свій розсуд. Основні форми звітності також фіксовані; щоб розробити додатковий звіт, потрібна програма «Генератор звітів» (вона коштує близько 500 дол. США) і навички програмування.

Рекомендації. «Управління фінансами» має сенс використовувати невеликим компаніям, структура бюджетів яких збігається з використовуваною в системі.

Інталев: Бюджетне управління

«Інталев: Бюджетне управління» і «ІНТАЛЄВ: Корпоративні фінанси», фактично є модулями бюджетування для облікових систем на платформі «1C».

Основною відмінною рисою «Бюджетного управління» і «Корпоративних фінансів» є транзакційний підхід, який застосовується як для реєстрацій операцій в обліковій системі, так і для складання планових бюджетів. Тобто, для того, щоб запланувати продаж товару на 100 рублів, доведеться скласти проводку на конкретну дату в майбутньому, яка відображатиме цей план як конкретну господарську операцію.

«Інталев: Бюджетне управління»

У даному продукті доступна тільки одна модель бюджетів без можливостей коректування.

Гідності. «Бюджетне управління» відноситься до розряду дешевих програмних продуктів. У системі реалізована підтримка процесу управління фінансами на основі платіжного календаря. Автоматизоване складання та затвердження заявок на платежі, а також формування реєстру платежів як наказів на оплату.

Недоліки. «Жорстка» бюджетна модель, планування «від проводки».

Рекомендації. «Інталев: Бюджетне управління» можна рекомендувати компаніям, що використовують бухгалтерську програму «1С», для яких принципове значення має тісна інтеграція з урахуванням, наприклад, середнім торговельним компаніям.

«ІНТАЛЄВ: Корпоративні фінанси»

«ІНТАЛЄВ: Корпоративні фінанси» більш багатофункціональний, ніж «Бюджетне управління», і, відповідно, коштує дорожче.

Гідності. Продукт дозволяє створювати власні бюджети, звіти; налаштовувати алгоритми розрахунку показників управлінського обліку і т. д., в тому числі і для різнорідних видів бізнесу. Зокрема, можна налаштувати спеціальні форми та операції для обліку внутрішньохолдингових операцій. Такі операції можуть потрапляти в звітність дочірніх компаній, але виключатися з звітності головної компанії, щоб уникнути подвійного обліку.

Недоліки. Пов'язані, в основному, з необхідністю планування «від проводки». При формуванні бюджетів потрібна значна деталізація, яка, найчастіше, не потрібна. Крім того, «бухгалтерська ідеологія» програми представляє додаткові труднощі в роботі з системами для персоналу, що не знайомого з цією специфікою.

Рекомендації. Продукт може бути цікавий компаніям, які ведуть облік в «1С», яким важливо оперативне отримання фактичних даних, мінімізація витрат на налаштування інтеграції з обліковою системою і можливість гнучко налаштовувати модель бюджетування.

«Контур Корпорація. Бюджет »

Гідності. Високий технологічний рівень. Система побудована на основі технології «сховище даних». Це дозволяє аналізувати більший обсяг інформації, ніж в інших аналітичних системах: так, для розрахунку як планових, так і фактичних значень бюджетних статей можна використовувати бюджетні документи, заявки, договори, рахунки і т. Д. - Тобто дані, зібрані з самих різних джерел. У системі є можливість розносити загальнофірмові витрати по підрозділах (бізнес - напрямками) за заздалегідь заданими напрямками, у тому числі можливо і багаторівневе рознесення.

Недоліки. У «Контур Корпорація. Бюджет »дуже мало функцій для підтримки бюджетування на підприємствах небанківської сфери. І поки версія системи для холдингів ще не налагоджена, для впровадження існуючій версії буде потрібно досить великий обсяг програмування.

Рекомендації. «Контур Корпорація. Бюджет »є найкращим рішенням для банків та інших фінансових інститутів. Налагоджена система того ж рівня для холдингів, особливо що використовують різні облікові системи і бази даних у різних підрозділах, за прогнозами автора з'явиться через півроку - рік.

КІС: Бюджетування

На відміну від «Контур Корпорація. Бюджет », в цю систему закладена бюджетна модель промислового підприємства. Вона базується на аналізі можливостей підприємства з виробництва продукції з урахуванням наявних виробничих потужностей, графіків капітальних ремонтів та забезпечення виробництва необхідними покупними компонентами і напівфабрикатами власного виготовлення.

Гідності. Існує детально пророблена і документально оформлена процедура впровадження системи, яка апробована на ряді підприємств. Використання цієї процедури дозволяє впровадити систему власними силами за 3-4 місяці, що значно знижує витрати.

Недоліки. Для невиробничих компаній «КІС: Бюджетування» може виявитися недостатньо гнучкою.

Рекомендації. Система підходить для середніх і великих виробничих компаній, бізнес яких не розподілений географічно

Вибір системи автоматизації бюджетування залежить в першу чергу від розміру компанії, рівня розвитку бюджетування, необхідного масштабу та адаптивності майбутньої системи, а також бюджету, який компанія може виділити на проект впровадження продукту. Розвиток компанії і вдосконалення процесу бюджетного управління з часом призводить до збільшення числа менеджерів, залучених в цей процес, обсягу та складності аналізу інформації. Як наслідок, вимоги до програми зростають. Тому потрібно мати на увазі, що «термін життя» більшості російських систем автоматизації бюджетування за умови динамічного розвитку компанії становить 3-5 років, після чого їх необхідно замінювати програмами більш високого рівня.

Список використаної літератури

1. ГОСТ 34.601-90 Автоматизовані системи. Стадії створення.

2. ГОСТ 34.602-89 Технічне завдання на створення автоматизованої системи.

3. ГОСТ 34.603-92 Види випробувань автоматизованих систем.

4. Автоматизовані інформаційні технології в економіці / Під ред. Г.А. Титоренко. - М.: Комп'ютер, ЮНИТИ, 2008.

5. Автоматизовані системи керування підприємством класу ERP: ідеї, рішення, проблеми // Комп'ютерні вести. - 2009. - № 44.

Размещено на Allbest.ru