Проблеми удосконалення процесів автоматизації фінансового планування на підприємствах

PROBLEMS OF IMPROVING THE PROCESSES OF AUTOMATION OF FINANCIAL PLANNING AT ENTERPRISES

The article analyzes the impact of digitalization on the system of financial planning and budgeting of modern enterprises, reveals the main reasons for the lack of high-quality financial planning among domestic economic entities. The advantages and disadvantages of digitization processes in the financial and economic activities of enterprises, tasks and possibilities of automation offinancial planning and budgeting processes are formulated. The essence, main characteristics and features of domestic and foreign software products used by business entities in budgeting and financial planning are analyzed. The main stages of the automation process, as well as the problems of increasing the efficiency of the automation processes of financial planning and budgeting at domestic enterprises, are determined.

Keywords: financial planning; budgeting; automation; software product; digitalization; stages of automation.

Постановка проблеми

Складність конкурентних відносин, постійна динаміка внутрішніх процесів підприємств та цифровізація економічного й суспільного середовища створюють нові передумови для інноваційних підходів щодо реалізації системи фінансового планування сучасних суб'єктів господарювання. Автоматизація фінансового планування та бюджетування, використання сучасних розробок у галузі IT, а також новітнього програмного забезпечення у сфері фінансового менеджменту та планування сприятиме підвищенню ефективності фінансово-господарської діяльності вітчизняних суб'єктів економіки. Тому на сьогодні актуальними є дослідження, які спрямовані на вирішення проблем автоматизації фінансового планування на підприємствах в умовах становлення цифрової економіки.

Аналіз останніх досліджень і публікацій

Окремі теоретико-методологічні та організаційні проблеми фінансового планування та бюджетування вивчаються такими вітчизняними та закордонними науковцями, як І. Бланк, Р Брейлі, Ю. Брігхем, А. Бобильова, О. Василик, Г. Висоцький, У Кінг, Т. Момот, В. Опарін, І. Полтьєва, І. Савчук, Дж. Сициліано, О. Терещенко, А. Ткаченко, В. Тропіна, І. Хома, Дж. Шима та ін.

Виділення недосліджених частин загальної проблеми

Незважаючи на вагомий науковий доробок вітчизняних та закордонних учених щодо теоретичних та методологічних основ впровадження фінансового планування на підприємствах, нині потребують більш ґрунтовного дослідження особливості практичного застосування новітніх інформаційних технологій для його реалізації в діяльності сучасних суб'єктів господарювання.

Метою статті є аналіз впливу цифровізації на систему фінансового планування підприємств, виявлення переваг та недоліків процесів диджиталізації у фінансово-господарській діяльності суб'єктів господарювання, а також проблем підвищення ефективності процесів автоматизації фінансового планування на вітчизняних підприємствах.

Виклад основного матеріалу

Останнім часом стрімкими темпами відбувається цифровізація всіх сфер життя суспільства, у тому числі й економічного. Головними цілями реалізації цифрового розвитку економіки є: прискорення економічного зростання; збільшення обсягів залучення інвестицій; технологічна й цифрова модернізація промисловості та створення високотехнологічних виробництв; підвищення конкурентоспроможності секторів економіки; розвиток цифрового підприємництва.

Цифровізація економіки здійснює значний вплив на діяльність господарюючих суб'єктів та істотно змінює підходи до ведення бізнесу, а також вимоги до окремих напрямів господарської діяльності: системи управління підприємством; сфери маркетингу, продажів і сервісу; систем документообігу й управління персоналом; ведення бухгалтерського обліку та побудови облікових систем, бюджетування і фінансового планування.

Фінансове планування має важливе значення у функціонуванні підприємства, а бюджетування є вагомою складовою в управлінні фінансами підприємств. Від ефективної організації та реалізації фінансового планування залежить фінансовий стан підприємства, його платоспроможність та фінансова стійкість, оптимальний розподіл доходів та витрат, а також ефективне залучення фінансових ресурсів у необхідних обсягах.

Фінансове планування відіграє значну роль у реалізації фінансової політики й визначає комплексну характеристику всіх сфер діяльності, пов'язаних із формуванням, розподілом та оптимальним використанням фінансових ресурсів та грошових доходів підприємства. Від того наскільки ефективно та доцільно вони трансформуються в основні та оборотні активи, а також у засоби стимулювання робочої сили, залежить фінансове благополуччя економічного суб'єкта.

У роботі суб'єктів господарювання фінансове планування реалізує певні вагомі завдання та функції, що дозволяють керівництву не тільки встановлювати цілі на довгостроковий та короткостроковий періоди (рис. 1), але й у режимі реального часу отримувати інформацію про поточні показники функціонування підприємства.

Рис. 1 Роль планів у ієрархічній побудові цілей підприємства Джерело: складено авторами

При побудові системи фінансового планування та бюджетування вітчизняні підприємства стикаються з низкою проблем та перешкод. Основними причинами відсутності якісного фінансового планування на підприємствах є:

- високий рівень нестабільності зовнішнього середовища та макроекономічних параметрів;

- недосконалість ґрунтовних методологічних засад стратегічного фінансового планування щодо аналізу та врахування впливу чинників зовнішнього середовища та практичних способів їх реалізації;

- неможливість передбачення часто змінних вимог податкового законодавства;

- неефективність організаційних структур, відсутність належного інформаційного, технічного та програмного забезпечення, сучасних автоматизованих систем обліку, планування та управління підприємством;

- недостатня забезпеченість матеріальними та фінансовими ресурсами суб'єктів господарювання для впровадження у практику ефективних для вітчизняних підприємств систем фінансового планування [1].

Фінансове планування є складовою внутрішньофірмового процесу планування діяльності підприємства, яке виступає важливим елементом управлінського циклу, що здійснюється керівництвом підприємства (рис. 2).

Рис. 2 Управлінський цикл на підприємстві

Джерело: складено авторами

Для утримання провідних позицій суб'єктів господарювання в конкурентному середовищі, зміни в технологіях ведення бізнесу загалом і здійснення фінансового планування зокрема сприяють пошуку дієвих інструментів, що тісно пов'язані з процесами автоматизації.

Застосування новітніх досягнень та розробок в IT-сфері, сучасних інтернет-технологій, а також передового програмного забезпечення в галузі фінансового планування та бюджетування сприятиме ефективній автоматизації бізнес-процесів у бюджетуванні на базі внутрішньої інформаційної системи підприємств, що надасть відчутний імпульс зростанню ефективності фінансового менеджменту суб'єкта господарювання загалом.

Н. Пилипів наголошує на необхідності використання інформаційних систем, які дають змогу створити єдину базу даних і сприяти ефективній організації управлінського обліку витрат, оскільки відбувається розширення його аналітичних можливостей та посилення контрольної функції обліку [4]. Тобто підвищення рівня аналітичності та контрольованості показників відбувається за рахунок застосування новітніх автоматизованих інформаційних систем [5].

В умовах цифровізації концепція автоматизації фінансового планування визначає розв'язання таких завдань:

- адаптація відповідних комп'ютерних програм у сфері бюджетування та планування для різних сфер вітчизняної економіки;

- синхронізація програмних продуктів для фінансового планування та бюджетування з комп'ютерними програмами для автоматизації бухгалтерського та управлінського обліку, фінансового та маркетингового аналізу, діловодства;

- підвищення кваліфікації кадрів, що займаються фінансовим плануванням на підприємствах тощо.

Автоматизована система бюджетування надає такі можливості:

- відображення планових даних на управлінському плані рахунків - можливості чіткого зіставлення планів і облікових даних;

- можливість швидкого формування нової версії планів на підставі базового бюджету;

- визначення пріоритетності витрат, що включаються до бюджетів;

- підвищення ефективності й результативності роботи працівників організації фінансової сфери діяльності;

- можливість сценарного аналізу - розгляду різних варіантів діяльності та вибору найкращого плану;

- скорочення термінів підготовки бюджетів, а також коригування бюджетів та планів організації фінансової сфери діяльності;

- підвищення загального рівня автоматизації процесів управління [5].

В умовах цифровізації економіки існують певні вимоги до підприємств щодо побудови ефективної автоматизованої системи фінансового управління, у тому числі й для здійснення бюджетування та фінансового планування. До них можна віднести володіння відповідними сучасними інформаційними технологіями та їх елементами (ліцензованим програмним забезпеченням, підключення до мережі Інтернет тощо); наявність висококваліфікованих кадрів як в сфері фінансового планування, так і сфері інформаційних технологій; вміння менеджменту підприємства вчасно адаптуватись до змін, які відбуваються галузі, фінансових технологій, автоматизації, програмного забезпечення та ін.

Для автоматизації всіх стадій та процесів фінансового планування та бюджетування на підприємствах, починаючи з етапу проєктування бюджетних моделей і закінчуючи заповненням бюджетів та їх аналізом, на сучасному ринку відповідного програмного забезпечення представлено відповідні вітчизняні та зарубіжні програмні продукти.

Найбільш поширеною та простою в застосуванні для реалізації фінансового планування та бюджетування на національних підприємствах стала програма Microsoft Excel. За допомогою цієї програми можна прописувати будь-які формули та макроси, а зручний інтерфейс електронних таблиць дозволяє легко додавати будь-які додаткові параметри, а також робити наочні звіти з графічною і табличною інформацією.

Водночас бюджетування в Excel має свої недоліки, серед яких: обмеження одночасного доступу кількох співробітників до файлів, неможливість в одному файлі побудувати кілька варіантів розвитку ситуації, відсутність механізму розподілу повноважень доступу до інформації між користувачами з метою захисту окремих даних, що складають внутрішню таємницю. У цієї системи досить низька продуктивність при редагуванні бюджету, тому що треба одночасно відкривати всі пов'язані документи на тривалий час та чекати поки програма виконає всі необхідні перерахунки та оновлення. Тим не менш,

Excel лишається улюбленим інструментом бюджетування українського менеджменту через свою гнучкість у використанні. Водночас розвиток українського бізнесу вимагає більш потужних і сучасних систем управління підприємством [2].

Також достатньо поширеними на сьогодні є системи ERP класу (Enterprise Resource Planning) - планування ресурсів підприємства. Таке програмне забезпечення надає можливість управляти всіма бізнес-процесами загалом, а не окремими частинами та пов'язує фінанси, ланцюги постачання, операції, торгівлю, звітність, виробництво, персонал тощо. Об'єднання цих процесів в одній гнучкій комп'ютерній системі підвищує ефективність обміну інформацією між структурними підрозділами, дозволяє поліпшити аналітику та допомагає оптимізувати процеси по всьому підприємству.

Вибір ERP-рішення - дуже складне комплексне завдання, що вимагає серйозного обстеження організації та чіткого формулювання вимог до корпоративної інформаційної системи. На сьогодні на вітчизняному ринку представлено більшість значущих у світі розроблювачів ERP. Крім того, останнім часом усе голосніше заявляють про себе вітчизняні постачальники цього класу рішень. Конкуренція на ринку зростає, з'являється дедалі більша кількість нових пропозицій, у результаті замовникові пропонується досить різноманітний асортимент продуктів, спрямованих на рішення різного спектра управлінських та фінансових завдань [3].

В Україні набув поширення програмний продукт ERP-класу - «BAS ERP», метою якого є повна автоматизація багатьох робочих процесів на середніх та великих підприємствах з достатньо великою кількістю робочих місць, складним процесом виробництва та з урахуванням особливостей вітчизняного податкового та бухгалтерського обліку. «BAS ERP» дозволяє не тільки здійснювати в єдиній системі управління виробництвом, запасами, фінансами, продажем та персоналом, а також проводити бюджетування, аналіз та моніторинг всіх ключових показників бізнесу.

Прикладами автоматизованої системи управління ERP-класу також є «ERP SAP», «Галактика ERP», «Парус ERP» та інші. ERP SAP включає такі блоки як: управління виробництвом, розподіл ресурсів, фінансовий облік, аналіз роботи підприємства та планування, управління персоналом, оптимізація взаємодії з постачальниками, партнерами, клієнтами. Галактика ERP містить модулі фінансів та фінансової аналітики, які включають управління бюджетом, казначейство, фінансовий аналіз, платіжний календар та управлінську звітність. Також нині серед вітчизняних підприємств значного поширення набули рішення компанії 1С, при цьому лідерство належить програмному продукту «1СERP: Управління підприємством».

Значна частина фінансових моделей, які застосовують фінансисти західних компаній, є імітаційні моделі. Вони дозволяють прогнозувати наслідки майбутніх альтернативних фінансових та інвестиційних стратегій, враховуючи різні вихідні обмеження та припущення очікуваних подій. Прикладом імітаційної моделі виступає програма Project Expert для розробки бізнес-плану.

Сучасними зарубіжними програмами, якими користуються для удосконалення автоматизації системи бюджетування на макрота мікрорівнях є: Neubrain, Vena Solutions, Prophix, Budget Maestro, Idu-Concept, NetSuite (рис. 3). Початковим етапом впровадження автоматизації процесів фінансового планування та бюджетування на будь-якому підприємстві є розробка їх методології, на основі чого обирається інформаційна система та програмне забезпечення для автоматизації бюджетних процесів. Можна виділити такі етапи автоматизації бюджетування на підприємстві:

- визначення завдань побудови системи бюджетування;

- розробка методології бюджетування;

- порівняльний аналіз та вибір програмного продукту для бюджетування;

- впровадження автоматизації фінансового планування та бюджетування;

- навчання користувачів програмного продукту, що впроваджується для бюджетування;

- апробація автоматизованої системи бюджетування в дії.

Рис. 3 Порівняльна характеристика сучасних програмних продуктів, які використовують для бюджетування Джерело: розроблено авторами на основі [5]

При порушенні такої послідовності виникає ймовірність купівлі програмного продукту, який не підходить для цього конкретного бізнесу й не вирішує поставлених завдань або купівлі програмного продукту, що має значно більший функціонал та, відповідно, вищу вартість.

На основі проведених досліджень можна сформулювати певні проблеми, що виникають у процесі автоматизації фінансового планування та бюджетування на сучасних підприємствах:

- розбіжність між бухгалтерською та оперативною управлінською інформацією, яку використовує менеджмент підприємства. Через те, що дані бухгалтерського та управлінського обліків мають різні цілі, у керівництва може виникати питання про достовірність наданих даних, тобто який облік точніше - бухгалтерський або управлінський. Безумовно, найефективнішим варіантом був би симбіоз бухгалтерського та управлінського обліку, проте це вимагає чималих трудових та часових витрат.

- керівник підрозділу, що складає бюджет, який ним же самим і буде виконуватися, навмисно може завищувати витрати та занижувати доходи. Ця проблема дуже часто призводить до прийняття неправильних управлінських рішень, що, в кінцевому рахунку, впливає на ефективність діяльності всього підприємства загалом.

- психологічне несприйняття впровадженої системи бюджетування. До проблем даної групи можна віднести нерозуміння співробітниками підприємства необхідності впровадження системи бюджетування. Більшість працівників та менеджерів нижчої ланки вважають, що планування є виключно обов'язком економістів. Тому керівники структурних підрозділів, які відповідають за ті чи інші ключові показники, повинні брати участь у процесі розробки бюджетів та складання звітів, що має стимулювати підвищення їх відповідальності та мотивацію.

- сприйняття бюджету як інструменту обмеження ініціативи, що пов'язане з контрольною функціє бюджетів. Порівняння фактичних показників з бюджетними виступає основою для оцінки діяльності керівників структурних підрозділів. Якщо контролю надається занадто велике значення, то бюджети можуть розглядатися не як засіб досягнення цілей підприємства, а як інструмент примусу, стримування ділової активності, звуження повноважень та відповідальності співробітників та зменшення їхньої ініціативи, що негативно позначається на мотивації всіх працівників.

Висновки і пропозиції

Таким чином, проведене дослідження показало, що вітчизняні суб'єкти господарювання мають певний досвід використання інформаційних технологій та відповідного програмного забезпечення для фінансової діяльності, а також для здійснення прогнозування та фінансового планування, планово-економічної діяльності та оцінки ефективності планів. Також виявлено, що нині при здійсненні фінансового планування на сучасних підприємствах процедура формування бюджетів та складання фінансових планів є недосконалою і досить трудомісткою. Тому удосконалення процесів застосування сучасних інформаційних технологій у фінансовому плануванні та автоматизація розробки підсумкових форм бюджетів сприятиме підвищенню ефективності господарської діяльності, фінансової стійкості підприємства та виходу суб'єктів господарювання на вищий рівень функціонування та управління.

Список використаних джерел

1. Гонта О. Фінансове планування на підприємствах реального сектору економіки / О. Гонта, О. Кальченко, О. Жук // Проблеми і перспективи економіки та управління: науковий журнал. 2017. № 4(12). С. 128-133.

2. Даниленко О. В. (2012) Сучасні системи автоматизації бюджетування на промислових підприємствах [Електронний ресурс] / О. В. Даниленко // Вісник Хмельницького національного університету. 2012. № 4, т. 3. С. 208-211. Режим доступу: http://joumals.khnu.km.ua/ vestnik/pdf/ekon/2012_4_3/208-211.pdf.

3. Ілляшенко К. В. Інформаційні системи управління в обліку й аналізі аграрних підприємств [Електронний ресурс] / К. В. Ілляшенко // Вісник Чернігівського державного технологічного університету. 2013. № 4(70). С. 440-445. Режим доступу: https://economicvistnic. stu. cn.ua/tmppdf/ 1180.pdf.

4. Пилипів Н. І. Особливості організації внутрішньогосподарського обліку затрат підприємств нафтогазового комплексу в умовах застосування інформаційних систем [Електронний ресурс] / Н. І. Пилипів // Актуальні проблеми розвитку економіки регіону. 2010. № 6, т. І. С. 89-96. Режим доступу: http://base.dnsgb.com.ua/fdes/joumal/Aktualni-problemy-rozvytkuekonomiky-regionu/2010_6_1/15.pdf

5. Ювженко Н. М. Зарубіжний досвід застосування автоматизованих систем бюджетування [Електронний ресурс] / Н. М. Ювженко // Економіка та держава. 2019. № 4. С. 106-111. Режим доступу: http://www.economy.in.ua/pdf/4_2019/21.pdf.

References

1. Honta, O., Kalchenko, O., & Zhuk, O. (2017). Finansove planuvannia na pidpryiemstvakh realnoho sektoru ekonomiky [Financial planning at enterprises of the real sector of the economy]. Problemy i perspektyvy ekonomiky ta upravlinnia: naukovyi zhurnal, - Problems and prospects of economics and management, (4(12)), 128-133.

2. Danylenko O.V. (2012). Suchasni systemy avtomatyzatsii biudzhetuvannia na promyslovykh pidpryiemstvakh [Modern budgeting automation systems at industrial enterprises]. Visnyk Khmelnytskoho natsionalnoho universytetu - Bulletin of the Khmelnytskyi National University, 3(4), 208-211. http://journals.khnu.km.ua/vestnik/pdf/ekon/2012_4_3/208 -211.pdf.

3. Illiashenko, K.V. (2013). Informatsiini systemy upravlinnia v obliku y analizi ahrarnykh pidpryiemstv [Management information systems in accounting and analysis of agrarian enterprises]. Visnyk Chernihivskoho derzhavnoho tekhnolohichnoho universytetu - Bulletin of the Chernihiv State University of Technology, 4(70), 440-445. https://economic-vistnic.stu.cn.ua/tmppdf/1180.pdf.

4. Pylypiv, N.I. (2010). Osoblyvosti orhanizatsii vnutrishnohospodarskoho obliku zatrat pidpryiemstv naftohazovoho kompleksu v umovakh zastosuvannia informatsiinykh system [Peculiarities of the organization of internal accounting of expenses of enterprises of the oil and gas complex in the conditions of the use of information systems]. Aktualni problemy rozvytku ekonomiky rehionu - Actual problems of the development of the economy of the region, 6(I), 89-96. http://base.dnsgb.com.ua/files/journal/Aktualniproblemy-rozvytku-ekonomiky-regionu/2010 6 1/15.pdf.

5. Yuvzhenko, N.M. (2019). Zarubizhnyi dosvid zastosuvannia avtomatyzovanykh system biudzhetuvannia [Foreign experience of using automated budgeting systems]. Ekonomika ta derzhava - Economy and the state, 4, 106-111. http://www.economy.in.ua/pdf/4_2019/21.pdf.

Размещено на Allbest.ru