Порядок комплектования и использования документов Архивного фонда РФ

2.2 Использование документов архива

Документы Архивного фонда РФ и справочники к ним предоставляются для использования всем юридическим и физическим лицам. Использование архива или архивного документа, находящегося в собственности общественных и религиозных объединений и организаций или в частной собственности осуществляется только с согласия собственника. Альбрехт Б.В. Архивы коммерческих организаций. М.: МЦФЭР, 2002. - 192 с. Порядок использования документов Архивного фонда РФ установлен Федеральным архивным агентством в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом РФ „О государственной тайне“, другими федеральными законами и нормативными актами Президента и Правительства РФ, касающиеся информации, информационного обеспечения и обмена, а также законами и нормативными актами субъектов РФ. Основными формами использования документов являются: - информационное обеспечение органов государственной власти и местного самоуправления, государственных, негосударственных и общественных организаций, объединений, граждан в соответствии с их запросами; - инициативное информирование органов государственной власти и местного самоуправления, государственных, негосударственных и общественных организаций, объединений; - исполнение запросов в целях обеспечения прав и законных интересов граждан; - предоставление документов пользователям для исследований в читальном зале; - организация и проведение информационных мероприятий в научных и культурно-просветительских целях; - использование документов в средствах массовой информации; - выдача подлинных документов и дел во временное пользование; - публикация документов в различных формах. Основными принципами использования документов Архивного фонда РФ являются общедоступность и открытость, обеспечение информационных потребностей государства, общества и личности, законность поиска, получения и использовании информации пользователем. Пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы. Доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, а также подлинников и (или) копий необходимых ему документов. В соответствии со ст. 26 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом. Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук обеспечивают пользователю архивными документами условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации. Государственные и муниципальные (за исключением структурных подразделений органов местного самоуправления) архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук, а также государственные и муниципальные организации в соответствии с законодательством Российской Федерации могут на основе имеющихся у них архивных документов и справочно-поисковых средств оказывать пользователю архивными документами платные информационные услуги, заключать с ним договоры об использовании архивных документов и справочно-поисковых средств. Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук, архивы государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций предоставляют государственным органам и органам местного самоуправления необходимые для осуществления ими своих полномочий архивную информацию и копии архивных документов, публикуют и экспонируют архивные документы, готовят справочно-информационные издания о составе и содержании хранящихся в них документов. Архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с законодательством Российской Федерации, подлежат возврату собственнику или владельцу архивных документов.

Ограничивается доступ к архивным документам независимо от их форм собственности, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, а также к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных документов, и документам Архивного фонда Российской Федерации, признанным находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии. Отмена ограничения на доступ к архивным документам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации Перечень сведений, отнесенный к государственной тайне, утвержденный Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 года № 1203. (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, № 49, ст. 4775; 2006, № 8, ст. 892; 2007, № 53, ст. 6550; 2008, № 15, ст. 1525; № 18, ст. 2007; № 31, ст. 3702; № 37, ст. 4182; 2009, № 21, ст. 2547; № 24, ст. 2919; № 40, ст. 4684; 2010, № 50, ст. 6655; 2011, № 15, ст. 2083). Использование документов Архивного фонда РФ, содержащих государственную или иную охраняемую законом тайну, разрешается по истечении 30 лет со времени их создания, если иное не установлено законодательством. Увеличение указанного срока в отношении отдельных архивных документов устанавливается постановлением Государственной Думы РФ по представлению Федеральным архивным агентством России. Использование документов Архивного фонда РФ, содержащих секретные сведения, разрешается органами и учреждениями Федерального архивного агентства России совместно с соответствующими центральными органами исполнительной власти РФ, учреждениями, организациями и предприятиями до истечения 30 лет со времени их создания, по мере утраты секретности этих сведений. Ограничения в использовании архивных документов, содержащих сведения о личной жизни граждан (об их здоровье, семейных и интимных отношениях, имущественном положении), а также создающие угрозу для их жизни и безопасности жилища, устанавливается на срок 75 лет со времени создания документов. С письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения наследников данного гражданина ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, может быть отменено ранее, чем через 75 лет со дня создания указанных документов.

Граждане, учреждения, организации и предприятия, а также общественные и религиозные объединения и организации имеют право получать заверенные копии из архивных документов и выписки из архивных документов, хранящихся в государственных архивах или архивах учреждений, организаций, предприятий, или самостоятельно изготавливать копии этих документов и делать выписки из них, если это не угрожает физической сохранности документов. Таким образом, применение пользователями и архивами архивных документов в управлениях, в научных, политических, экономических, социально-культурных целях направлены на укрепление российской государственности и информационных потребностей общества, а также для обеспечения законных прав и интересов граждан. Алексеева, Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация работы архива / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина. - Секретарское дело. - 2003. - № 8. - С.60-68.

Заключение

Цель курсовой работы достигнута путём реализации поставленных задач. В результате проведённого исследования по теме "Классификация документов Архивного фонда РФ" можно сделать ряд выводов: 1. Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению. 2. Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации” создал единое архивное пространство, в котором должны действовать все юридические лица, в т. ч. и коммерческие организации, в деятельности которых образуются архивные документы. В ряде статей закона четко прописаны обязанности всех юридических лиц по обеспечению сохранности архивных документов и их использованию. 3. Федеральный закон значительно повысил правовой статус архивов организаций. Возрастает понимание роли архивов как важного источника информации, а это понимание так необходимо сегодня руководству коммерческих организаций. Также происходит процесс самоорганизации архивов коммерческих структур. В систему Федерального архивного агентства России входят государственные архивы с постоянным хранением документов. Часть из них (РГАДА, РГИА, РГВИА) хранит документы дореволюционного периода и не комплектуется (не считая редких случайных поступлений). Архивы (АФ РФ, РГАЭ, РГВА, РГАВМФ, РГАЛИ, РГАКФД, РГАФД, РГНТА) комплектуются документами действующих учреждений, организаций и предприятий, а также фондами личного происхождения, хотя некоторые из них хранят документы и до советской эпохи (РГАВМФ, РГАЛИ, РГАКФД, ЦГАФД). Классификация документов Архивного фонда РФ предполагает их научную группировку с целью правильного распределения по государственным архивам. Комплектование архива - это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда РФ в соответствии с его профилем. Документы Архивного фонда Российской Федерации учитываются по архивным фондам, архивным коллекциям, единицам хранения. Применения пользователями и архивами архивных документов в управлении, в научных, политических, экономических, социально-культурных целях, направлены на укрепление российской государственности и информационных потребностей общества, а также для обеспечения законных прав и интересов граждан. Методология организации архивного хранения электронных документов только начинает складываться. Здесь важен учет мнений и опыта всех заинтересованных сторон: архивистов (в архивах организаций и государственных архивах), делопроизводителей, ИТ-специалистов, управленцев, менеджеров, историков, других пользователей электронными информационными ресурсами. От этого зависит, что станется с накопленным информационным богатством страны, с каким интеллектуальным багажом мы окажемся среди других "путешественников" к открытому информационному обществу.

Список использованной литературы

Нормативно-методическая база

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 2002. - 58 с.

ГОСТ 7.48-2000. Основные термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 2005. - 71 с.

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Госстандарт, 2003. - 89 с.

Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации / Росархив. ВНИИДАД. - М.: Российская политическая энциклопедия (РОССПЭН), 2002. - 304 с.

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 01.10.2004 №125-ФЗ (с изменениями от 4 декабря 2006г., 1 декабря 2007г., 13 мая 2008 г., 8 мая, 27 июля 2010г.).

Периодическая литература

Алексеева, Е.В. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Е.В. Алексеева, Л.А. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. - М.: ПрофОбрИздат, 2002. - 272 с.

Алексеева, Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация работы архива / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина. - Секретарское дело. - 2003. - № 8. - С.60-68.

Алексеева, Е.В. Опись - важнейший архивный справочник (история и методика составления) / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина. - Делопроизводство. - 2004. - № 2. - С.98-101.

Альбрехт Б.В. Архивы коммерческих организаций. М.: МЦФЭР, 2002. - 192 с.

Булюлина Е. В. Архивоведение: учебно-методическое пособие. - Волгоград: Издательство ВолГУ, 2001.- 96 с.

Размещено на Allbest.ru