Науково-методичні засади комплектування державного архіву

Размещено на http://allbest.ru

Державний комітет архівів України

Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства

АВТОРЕФЕРАТ

дисертації на здобуття наукового ступеня кандидата історичних наук

07.00.10 - документознавство, архівознавство

Науково-методичні засади комплектування державного архіву

Виконала Купченко Віра Петрівна

Київ-2004

Анотація

Купченко В.П. Науково-методичні засади комплектування державного архіву. - Рукопис.

Дисертація на здобуття наукового ступеня кандидата історичних наук за спеціальністю 07.00.10 - документознавство, архівознавство. - Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства. - Київ, 2004.

Дисертаційне дослідження присвячене вивченню науково-методичних засад комплектування державного архіву на прикладі роботи Державного архіву м. Києва в 1962-2002 рр. На підставі аналізу історичних джерел та наукової літератури досліджено науково-теоретичні засади комплектування державного архіву, з'ясовано форми і зміст роботи державного архіву з юридичними та фізичними особами - джерелами комплектування. Проаналізовано нормативно-методичну базу роботи державного архіву з комплектування, визначено її концептуальні відмінності під час радянського періоду (1962-1991 рр.) та періоду державної незалежності України (після 1991 р.). Обґрунтовано виокремлення основних етапів у процесі комплектування ДАК. Визначено напрями наукових досліджень та подано практичні рекомендації, спрямовані на удосконалення комплектування державних архівів України.

державний архів історичний

1. Загальна характеристика роботи

Актуальність теми дослідження. Проблема комплектування державного архіву є надзвичайно актуальною на сучасному етапі архівного будівництва, пріоритетним завданням якого є формування Національного архівного фонду України (НАФ) як складової частини культурної спадщини українського народу та інформаційних ресурсів суспільства. Один із важливих компонентів формування НАФ - комплектування державного архіву - спрямований на повноцінне систематичне поповнення його фондів документами НАФ, чим забезпечується вирішення першочергових завдань архівної справи. Необхідність наукового дослідження цього питання зумовлює потребу аналізу історичного досвіду комплектування державних архівів та пошуку нових шляхів формування НАФ. Однак у сучасному українському архівознавстві практично відсутні праці, спеціально присвячені окресленій проблемі. Нагромаджені архівною наукою знання недостатньо висвітлюють наукові та практичні аспекти діяльності місцевих державних архівних установ щодо комплектування.

Дослідження науково-методичних засад комплектування державного архіву на прикладі Державного архіву м. Києва (ДАК) за 1962- 2002 рр. має важливе значення не лише для розв'язання конкретних архівознавчих проблем, але й сприятиме формуванню цілісного розуміння розвитку архівної справи в м. Києві. Актуальність дослідження також зумовлена потребою узагальнення результатів діяльності ДАК у зв'язку з появою нових джерел комплектування та формуванням нових підходів до комплектування державного архіву в столичному місті в сучасних умовах.

Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (дві редакції: 1993, 2001), укази Президента України, розпорядження та постанови Кабінету Міністрів України викристалізували стратегію і тактику архівного будівництва на нових демократичних засадах, зумовили об'єктивну необхідність модернізації змісту, форм і методів, організаційної структури, стилю діяльності місцевих державних архівів.

Отже, актуальність даного дослідження зумовлена значущістю історичного досвіду місцевих державних архівів щодо формування НАФ для збереження історичного надбання та культурної спадщини українського народу, а також недостатньою розробленістю в сучасному архівознавстві наукових і практичних засад комплектування державного архіву.

Зв'язок роботи з науковими програмами, планами, темами. Обраний напрям дослідження відповідає плану науково-дослідної та методичної роботи Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства (1.1 «Загальні методологічні та теоретичні дослідження, історія архівної справи») та напряму наукових досліджень історичного факультету Київського національного університету імені Тараса Шевченка «Історичні та етнічні засади розвитку української нації у XX ст.» (№ 97173). Він також пов'язаний з Програмою розвитку архівної справи у м. Києві на 2002-2007 рр., перспективним планом роботи ДАК з архівними підрозділами підприємств, установ і організацій м. Києва, що є джерелами комплектування Державного архіву м. Києва.

Мета дослідження - охарактеризувати зміни в історичному розвитку та сучасний стан науково-методичних засад комплектування державного архіву на прикладі ДАК та розробити практичні рекомендації, що сприятимуть підвищенню ефективності комплектування державних архівів.

Відповідно до мети дослідження визначено його основні завдання:

- проаналізувати стан дослідження теми у вітчизняній та зарубіжній історіографії, репрезентативність джерельної бази дослідження;

- визначити основні науково-теоретичні засади комплектування державного архіву документами НАФ та перспективні напрями досліджень;

- дослідити процес комплектування ДАК за 1962-2002 р., виокремити й обґрунтувати його основні етапи;

- з'ясувати форми та методи організаційно-методичного керівництва і контролю Державного архіву м. Києва за роботою архівних підрозділів і служб діловодства установ - джерел комплектування;

- проаналізувати нормативно-методичну базу роботи державного архіву з комплектування;

- дослідити форми і зміст методичної роботи ДАК, спрямованої на організацію комплектування;

- розробити практичні рекомендації, які сприятимуть підвищенню ефективності комплектування державних архівів.

Об'єкт дослідження: загальні тенденції та науково-методичні засади комплектування державного архіву як складова формування НАФ, комплекс історіографічних та історичних джерел, пов'язаних із проблемою комплектування державних архівів документами НАФ.

Предмет дослідження: основні напрями діяльності ДАК з комплектування документами НАФ.

Хронологічні межі дослідження охоплюють період від створення в 1962 р. Київського міського державного архіву з постійним складом документів, коли розпочалася його планомірна робота з комплектування, до 2002 р., коли було запроваджено нові форми роботи з джерелами комплектування усіх форм власності.

Методологія дослідження. У ході дослідження використовувались загальнонаукові методи: історичний, порівняльний, проблемно-хронологічний, системно-структурний, статистично-аналітичний, методи логічного аналізу та узагальнення.

Застосування проблемно-хронологічного методу дозволило здійснити фактологічний аналіз емпіричного матеріалу з досліджуваної проблеми. За допомогою порівняльного та історичного методів з'ясовано відмінності в комплектуванні державного архіву за радянського та пострадянського періодів архівного будівництва. Статистично-аналітичний, синхронний та діахронний методи уможливили детальний аналіз джерельної бази дисертаційного дослідження.

Наукова новизна. Вперше в українському архівознавстві комплексно досліджено науково-методичні засади комплектування державного архіву. В дисертації по-новому інтерпретовано особливості комплектування державного архіву та з'ясовано відмінності в проведенні цієї роботи в радянський та пострадянський періоди. Вперше висвітлено основні напрямки діяльності ДАК як державного органу управління архівною справою в м. Києві, який у межах своїх повноважень керує роботою архівних підрозділів і служб діловодства установ - джерел комплектування.

Практичне значення отриманих результатів: На підставі отриманих результатів розроблено та впроваджено в практику роботи рекомендації архівним управлінням (відділам) районних у м. Києві державних адміністрацій, експертним комісіям з проведення експертизи цінності документів, організації комплектування документами НАФ, організаційно-методичні рекомендації щодо правил роботи з архівними підрозділами і службами діловодства установ - джерел комплектування.

Основні положення та висновки дисертації використовуються під час проведення семінарів-практикумів для працівників архівних управлінь (відділів) районних у м. Києві державних адміністрацій, архівних підрозділів і служб діловодства підприємств, установ, організацій, що знаходяться у зоні комплектування ДАК.

Матеріали дисертації склали зміст лекцій, прочитаних дисертанткою в Київському міському центрі перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ і організацій, використовувалися під час проведення практичних занять зі студентами Європейського університету.

2. Основна частина

У вступі обґрунтовано актуальність теми, визначено об'єкт, предмет і хронологічні межі дослідження, сформульовано мету й завдання дисертації, показано новизну дисертаційного дослідження та його практичне значення, подано відомості про апробацію результатів дослідження.

Розділ 1 «Історіографія та джерела дослідження» включає 2 параграфи, в яких висвітлено результати аналізу наукової літератури з проблем комплектування державного архіву, проаналізовано джерельну базу дослідження, доведено її репрезентативність. У § 1 наголошено, що в сучасній історіографії архівознавства теоретичні питання експертизи цінності документів, науково-методичні проблеми комплектування державних архівів, а також організації їх роботи з юридичними і фізичними особами - джерелами комплектування вивчені недостатньо. У науковій літературі переважають публікації, присвячені практичним аспектам проблеми. Помітними у вивченні питань комплектування державних архівів були 1960-1970 рр., коли журнали «Вопросы архивоведения», «Советские архивы», «Архіви України» розгорнули обговорення питань удосконалення організації комплектування державних архівів.

Досвід діяльності архівів УРСР активно пропагував часопис «Архіви України». Практичні аспекти комплектування державних архівів УРСР у цей період розглядали В. Коновалова, Я. Синельников, Л. Свиридова, Г. Рибалко, які обґрунтовували потребу запровадження методів вибіркового приймання документів, пропонували шляхи скорочення кількості установ, включених до списків джерел комплектування державних архівів тощо.

На тлі широкого обговорення архівістами-практиками проблем експертизи цінності та комплектування важливе значення мав теоретичний аналіз цих питань російськими архівістами А. Єлпатьєвським, Т. Коленкіною, В. Цапліним. Вони досить широко розглядали основні напрями комплектування з позицій досягнутого рівня наукового поняття експертизи цінності документів із врахуванням тогочасного розуміння сутності інформаційних процесів і поглядів на документ як джерело й носій інформації. Наукові розробки російських архівознавців на той час помітно впливали на організацію роботи державних архівів УРСР щодо досліджуваних аспектів їхньої діяльності.

Впродовж 1970-х рр. проблема комплектування державних архівів знайшла відображення як у працях практиків, так і науковців. Так, журнал «Архіви України» розгорнув дискусію (А. Ярликова, Л. Пармузіна, В. Жук, Л. Кінзерська, І. Легенький) про відбір на державне зберігання документів закладів народної освіти, результатом якої стали рішення Головного архівного управління при Раді Міністрів УРСР (ГАУ), що стосувалися комплексного обстеження стану діловодства і відомчих архівів системи Міністерства освіти УРСР, затвердження переліку документів, що підлягають прийманню на державне зберігання від установ і організацій Міністерства освіти УРСР.

У середині 1980-х рр. в історіографії архівознавства сформувалася думка про розширення можливостей оптимізації складу ДАФ СРСР (О. Мітюков) шляхом скорочення приймання документів від установ низової ланки, перегляду застарілих Примірних списків установ - джерел комплектування державних архівів. Аналізувалися позитивні форми взаємодії між державними архівами та відомчими архівами (К. Новохатський), досвід організації внутрівідомчого контролю за станом роботи з документами в установах обласної, міської, районної ланок (Г. Портнов). Цей період позначений розвитком теоретичних засад комплектування. Зокрема, йшлося про удосконалення понятійного апарату з комплектування, чітке визначення понять «якість комплектування», «повнота архівного фонду», «якісний склад архівного фонду». Власні концепції визначення якості комплектування запропонували російські учені-архівісти А. Черешня, З. Іноземцева.

Українські дослідники в цей період більше приділяли увагу науково-методичним і практичним питанням комплектування. В контексті цієї проблеми діяльність ДАК вперше висвітлювалася в статтях В. Ткаченко, Б. Курінного, В. Купченко. Проблему оптимізації архівного фонду досліджували В. Шмельов, В. Сендик, актуальні питання експертизи цінності документів - В. Мамонов, В. Лашкевич.

Упродовж 1990-х рр. активізувалася діяльність українських архівістів щодо вивчення науково-методичних засад комплектування державних архівів. Важливу роль у розвитку історіографії архівознавства за доби незалежності відігравав поряд із науково-практичним журналом «Архіви України», створений в другій половині 1990-х рр. науковий щорічник «Студії з архівної справи та документознавства». Розвиток архівознавчої думки щодо проблеми комплектування відбито у підручнику «Архівознавство». Важливою видається зафіксована в ньому думка про те, що від правильності комплектування кожного державного архіву залежить якість формування НАФ України.

Розширенню уявлення про комплектування державного архіву на сучасному етапі сприяла публікація В. Кучмаренко та Л. Яременко, які довели, що якісна повнота фонду прямо залежить від науково обґрунтованої організації документів в установі, формування справ відповідно до номенклатури. На глобальному характері проблеми комплектування у ХХІ ст. наголошено в дискусійній статті І. Студеннікова.

Загалом у сучасній історіографії акцентується увага на завданнях і функціях державних архівів з комплектування, однак багато конкретних аспектів цієї проблеми залишилися поза увагою дослідників.

Другий параграф присвячено аналізу джерельної бази дослідження. До актуалізованої частини її інформації включено такі групи:

а) законодавчі акти та інші нормативні документи, пов'язані з заснуванням і комплектуванням архівів, визначенням їх функцій, профілю і структури, правових засад;

б) публікації у фахових, періодичних та продовжуваних виданнях, серед яких пріоритетними вбачаються матеріали архівної періодики, зокрема науково-практичного журналу «Архіви України», «Вісника Державного комітету архівів України», «Студій з архівної справи та документознавства»;

в) довідково-інформаційні матеріали архівних установ - правила, довідники, переліки документів зі строками зберігання, які містять цінну інформацію щодо технології комплектування;

г) матеріали науково-практичних конференцій, круглих столів, нарад, семінарів;

д) опубліковані добірки документів, першу з яких подано в ювілейному збірнику «Архівіст». Однак загалом актуалізована частина інформації джерельної бази досить еклектична й не є репрезентативною, що зумовило звернення до неактуалізованої частини інформації джерельної бази.

Основний масив документів з теми дослідження відклався у фондах ДАК та ЦДАВО України. Широкий спектр інформації щодо науково-методичних засад комплектування державного архіву містить фонд Р-1 «Виконавчий комітет Київської міської Ради депутатів трудящих», що зберігається у ДАК. Зміст, форми роботи з комплектування, кількісні та якісні показники науково-технічного впорядкування документів, прийому документів на державне зберігання ДАК розкривають документи його фонду Р-45. Важливу інформацію містять справи фондів. Саме в них зберігаються акти про приймання-передавання на державне зберігання до ДАК 65 фондів від Центрального державного історичного архіву УРСР, 282 фондів - від Київського обласного державного архіву.

Джерельну базу дослідження доповнюють документи архівних фондів ЦДАВО України, зокрема, у фонді Ради Міністрів УРСР (ф. 2) виявлено документ, який визначає місце Київського міського державного архіву з постійним складом документів у системі державних архівів УРСР (спр. 4077). Суттєво збагачує джерельну базу фонд ГАУ (ф. 14). Саме тут сконцентровані основні директивні, нормативні, методичні, аналітичні документи з питань розроблення річних та п'ятирічних планів роботи, визначення підходів до таких складових планування, як комплектування, експертиза цінності документів, організаційно-методичне керівництво роботою відомчих архівів.

У розділі 2 «Комплектування державного архіву як складова формування Національного архівного фонду України» розглянуто науково-теоретичні засади комплектування державного архіву та розвиток форм і методів комплектування ДАК упродовж 1962-2002 рр.

У § 1 проаналізовано понятійний апарат об'єкта дослідження. Комплектування державного архіву розглядається як підсистема системи формування НАФ, що включає визначення джерел комплектування архіву відповідно до його профілю, визначення складу документів, що підлягають прийманню на державне зберігання, і приймання документів на державне зберігання. Відтак основні поняття, пов'язані з досліджуваною проблемою, можна умовно розділено на дві групи:

а) загальнотеоретичні;

б) спеціальні.

Як загальнотеоретичне розглядається поняття «експертиза цінності документів». Вказано на актуалізацію в сучасних умовах комплексного (міждисциплінарного) підходу до експертизи цінності, орієнтованого на відбір для державного зберігання документів, що найповніше відображають усі сфери буття суспільства і держави. Відзначено припустимість і доцільність під час комплектування створення резерву інформації задля забезпечення надійності її пошуку в зв'язку з розширенням типо-видового складу документації установ - джерел комплектування. Наголошено, що на сучасному етапі розвитку архівознавства зміст поняття «комплектування» є достатньо розвинутим і пов'язується на рівні «частина - ціле» з поняттям «формування НАФ».

До спеціальних понять належать визначення джерел комплектування відповідно до його профілю та визначення складу документів, що підлягають прийманню. Щодо запровадження понять «джерело формування НАФ», «зона комплектування», «джерело комплектування архіву» наголошено, що з точки зору архівної практики ведення таких списків є доцільним, оскільки дозволяє систематично, цілеспрямовано та планомірно здійснювати комплектування державного архіву, однак запровадження списку юридичних осіб, в діяльності яких не утворюються документи НАФ, не набуло широкого розповсюдження в роботі державних архівів.

У § 2 розглянуто мету, завдання і форми комплектування ДАК в 1962-1990 рр. Цей період умовно названо «радянським». Досліджено, що в той час комплектування відбувалося на підставі союзних нормативних документів та з урахуванням специфіки взаємодії з фондоутворювачами в столичному місті.

Початок систематичного планомірного комплектування архіву та визначення профілю комплектування пов'язано з 1962 р., коли йому було надано право зберігати документи постійного строку зберігання. Пріоритетними завданнями в цьому напрямі роботи архіву стали визначення установ - джерел комплектування, проведення попередньої експертизи цінності їх документів у діловодних та інших структурних підрозділах, надання методичної допомоги співробітниками архіву відповідальним за цю роботу працівникам, контроль за діяльністю архівних підрозділів підприємств, установ та організацій міста.

З метою розгляду питань експертизи наукової та практичної цінності документів, що надходили на державне зберігання, у ДАК було створено ЕПК, основні завдання якої полягали в погодженні списку установ-джерел комплектування та визначенні складу документів, що підлягають прийманню на державне зберігання.

Одним із шляхів поповнення фондів ДАК було приймання на початку 1960-х рр. документів київських установ, організацій та підприємств, що знаходилися на зберіганні в Київському обласному державному архіві та Центральному державному історичному архіву УРСР. Поліпшенню контролю за якістю науково-технічного опрацювання архівних документів сприяло створення 1965 р. при ДАК госпрозрахункової групи з упорядкування архівних документів. До кінця 1965 р. завершився перший етап комплектування ДАК, якому були притаманні командно-адміністративні методи управління процесом комплектування. Прорахунком у комплектуванні названо повне цільове приймання документів від установ, розташованих на території міста, керівництво яких виявляло бажання передати свої документи, зміст значної частини яких мав суто довідковий характер, на державне зберігання.

Протягом 1966-1970 рр. комплектування ДАК відбувалося вже на підставі п'ятирічного плану розвитку архівної справи у м. Києві, який передбачав комплектування архіву документами, що мали історичне значення для розвитку суспільних відносин, культури, науки, паспортизацію відомчих архівів, проведення громадських оглядів стану діловодства та забезпечення збереженості документів, організацію нарад, семінарів, підвищення кваліфікації працівників відомчих архівів. Характерною особливістю діяльності ЕПК у цей період стала тісна співпраця експертних органів різного рівня. Без представників установ не розглядались описи, надані на затвердження ЕПК. Для поліпшення якісного складу документів і складання описів практикувалася обов'язкова перевірка проведення експертизи цінності документів в установі членами створеної при ЕПК архіву комісії з якості. У 1980-1985 рр. у діяльності ДАК збільшується увага до проведення заходів з удосконалення діловодства в установах і організаціях міста, зокрема, на великих промислових підприємствах і об'єднаннях із документообігом понад 100 тис. документів на рік. У другій половині 1980-х рр. у ДАК розпочато систематичне підвищенням кваліфікації працівників архівних та діловодних служб установ міста.

Загалом упродовж 1962-1990 рр. було визначено пріоритетні напрями діяльності ДАК. За цей період було апробовано основні форми роботи державного архіву з комплектування, створено ЕПК і розгорнуто її діяльність, налагоджено співпрацю з установами - джерелами комплектування. Радянському етапові притаманна недостатня розробленість нормативної бази з цього питання та низький рівень самостійності державного архіву у вирішенні проблем комплектування.

У § 3 висвітлюються проблеми комплектування архіву в незалежній Україні. Наголошено на існуванні трьох особливостей, що характеризували ці проблеми впродовж 1990-х років.

Першою особливістю названо оновлення видового складу документів, що надходили на державне зберігання, зокрема, від промислових підприємств, які в період «перебудови» та конверсії «втратили» такі види документів як техпромфінплани, десятирічні економічні плани розвитку підприємств. Водночас з'явилися нові види документів, а саме: бізнес-плани, митні декларації, листування з питань порушення антимонопольного законодавства, договори з брокерами, договори купівлі-продажу нерухомого майна.

Друга особливість полягала в тому, що нормативно-правова база з питань архівної справи не відповідала потребам часу. На часі було вироблення форм і методів співпраці з засновниками комерційних установ, визначення пріоритетних напрямів цієї роботи, вивчення видів та категорій документів, що утворилися в діяльності установ нових форм власності.

Третя особливість комплектування державного архіву полягала в зміні джерел - комплектування. Інтенсивний процес створення нових державних, кооперативних, громадських і виробничих структур, міжгалузевих та акціонерних об'єднань, концернів, спільних підприємств вимагав аналізу потреби включення новоутворених підприємств різних форм власності до списку джерел комплектування. В умовах перебудови економіки та системи господарювання вирішення цього складного завдання потребувало взаємодії з органами державної влади і управління. Відтак одним із основних напрямків роботи з комплектування був перегляд та перескладання списків установ - джерел комплектування. Запроваджувалася нова форма прогнозування шляхів комплектування архіву як створення списків потенційних джерел комплектування.

В період 1991-1994 рр. загострилася проблема передавання документів комерційних структур, що ліквідувались, а саме: документів з особового складу, які не підлягають прийманню на державне зберігання, але мають велике соціально-правове та практичне значення. З метою запобігання втрат документів ДАК ініціював створення при райдержадміністраціях м. Києва архівів для зберігання документів з особового складу установ, що ліквідуються.

Правовим підґрунтям для удосконалення комплектування державних архівів став Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», предметом регулювання в якому були суспільні відносини, що виникають у процесі формування НАФ, обліку, збереження і використання його документів.

Важливим для організації комплектування державних архівів було прийняття постанови Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 р. «Питання діяльності архівних установ України», яка сприяла визначенню принципів і критеріїв цінності документів, встановлювала порядок створення експертних комісій, організації їх діяльності і була першим в незалежній Україні нормативним актом, безпосередньо пов'язаним із проблемами комплектування.

Якісно новий рівень експертизі цінності документів надав «Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств із зазначенням термінів зберігання документів» (1998). Доповнення, які в подальшому вносилися до переліку, відбивали зміни типо-видового складу документів установ недержавної форми власності, а також продовження строків зберігання їх документів аж до ліквідації установи. Піднесенню рівня роботи в архівних підрозділах сприяло видання «Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій» (2001).

Таким чином, комплектування державного архіву за доби незалежності вимагало вирішення методичних питань, пов'язаних із експертизою цінності нових видів документів, встановлення обґрунтованих строків їх зберігання, оновлення форм співпраці з установами - джерелами комплектування. Спираючись на нормативні розробки Держкомархіву України, ДАК інтенсифікував роботу щодо удосконалення форм і методів комплектування архіву, активно розробляв нові методи роботи з установами та організаціями зони комплектування. Суттєвою перешкодою в досягненні повноцінного поповнення фондів архіву була невідповідність його матеріально-технічного забезпечення потребам, нерозуміння керівниками нових установ значущості архівної інформації для суспільного розвитку.

У третьому розділі «Форми та методи роботи державного архіву з джерелами комплектування» в двох параграфах на прикладі діяльності ДАК розглянуто організаційно-методичну роботу державного архіву з установами - джерелами комплектування державної та недержавної форм власності.

У § 1 наголошено, що організаційно-методичне керівництво і контроль за роботою архівних підрозділів і служб діловодства установ - джерел комплектування тісно пов'язані з комплектуванням державного архіву. Водночас визначення складу документів, що підлягають прийманню на державне зберігання, безпосередньо залежить від кількості справ постійного зберігання, які утворюються в установах - джерелах комплектування архіву. З метою вирішення конкретних завдань із комплектування архіву, значна увага в ДАК у період 1962-1990 рр. приділялась роботі з архівними підрозділами підприємств, установ і організацій, документами яких комплектувався архів.

Найприйнятнішою формою співпраці міського архіву з джерелами комплектування на той час стало проведення спеціальних семінарів з підвищення кваліфікації співробітників діловодних служб. Іншим напрямом роботи, орієнтованим на організацію фондів архіву, було прогнозування розвитку зони комплектування. На початку 1970-х рр. уперше було використано нестандартні підходи та форми роботи з установами під час формування фондів, зумовлені вимогою ГАУ УРСР від 15 грудня 1965 р. «Про проведення експериментальної роботи по створенню кількох зразкових установ архівного господарства». Ці заходи передбачали створення мережі об'єднаних відомчих архівів, поширення співпраці з профспілковими, громадськими організаціями. Впроваджувались такі форми діяльності «як створення зразкових архівів» - тобто архівних підрозділів установ, діяльність яких передбачала б проведення на їх базі постійно діючих курсів підвищення кваліфікації працівників діловодного апарату та архівних підрозділів.

Упродовж 1980-х рр. було здійснено паспортизацію установ, підприємств і організацій міста, обліковано їх документи, активізовано роботу з підвищення кваліфікації працівників діловодних служб установ при Київському державному університеті ім. Т.Г. Шевченка. Цей період характеризується також активізацією організаційно-методичної роботи зі створення в м. Києві об'єднаних відомчих архівів, зокрема об'єднаного відомчого архіву при міській раді профспілок.

Нові форми співпраці архіву з установами - джерелами комплектування архів починає застосовувати в 1990-х рр. Позитивне значення мала організація архівом стажування працівників діловодних, експертних служб та архівних підрозділів підприємств, установ, організацій всіх форм власності. З метою попередження недоліків у формуванні документальних фондів установ списку № 1, в установах проводились семінари для працівників структурних підрозділів зі складання індивідуальних номенклатур справ.

У § 2 висвітлюються форми роботи з установами - джерелами комплектування НАФ недержавної форми власності. Наголошено, що зміни, пов'язані з економічними реформами, утворенням нових і ліквідацією колишніх фондоутворювачів, вплинули на форми і методи роботи архіву з ними. Труднощі в роботі з такими організаціями зумовлювалися насамперед проблемою доступу до інформації.

Важливе значення для організації комплектування архіву мало вирішення питання щодо складу та обсягу документів установ недержавної форми власності, які необхідно приймати від них на державне зберігання, адже критерій рівня «управління» в установі недержавної форми власності у даному випадку втрачав сенс. В організації співпраці з такими установами виникали труднощі, пов'язані не лише з формами та напрямами їхньої діяльності, а й психологічною неготовністю керівництва установ передавати документи на державне зберігання. Співпраці з громадськими установами заважали складнощі в з'ясуванні юридичної адреси після припиненя діяльності таких установ, відтак було складно відстежити місцезнаходження документів.

У період 1992-1997 рр. співпраця з установами недержавної форми власності сприяла складанню переліку установ, що в перспективі можуть бути включені до джерел комплектування недержавної форми власності. При включенні організацій до списку потенційних джерел комплектування передусім враховувалася специфіка їх діяльності та ступінь значущості для населення, типо-видовий склад документів, які утворювалися в їхній діяльності, та історичне значення утворюваних документів для відображення подій цього періоду.

Поряд із документами установ недержавної форми власності першочергової ваги набувають документи, які зберігаються у фізичних осіб. У радянський період така робота полягала в комплектуванні архіву документами особового походження й вони не розглядалися як документи недержавної форми власності. Загалом починаючи від 1964 р., коли розпочалося систематичне комплектування ДАК документами особового походження, і до 2002 р. на зберігання надійшло 36 фондів. Набуття практичного досвіду архіву при роботі з документами особового походження стало підґрунтя для організації роботи з власниками документами НАФ - фізичними особами. В період незалежності України робота з документами особового походження для архівістів не є новою, але має свої особливості, а саме: особисті архівні зібрання, що є приватною власністю громадян, охороняються державою, тому пошук власників документів, співпраця з ними потребує здійснення заходів, які б не зачіпали право громадян на власність.

У четвертому розділі «Організаційне та нормативно-методичне забезпечення комплектування державного архіву» розглянуто заходи, спрямовані на повноцінне комплектування державного архіву та нормативно-методичну базу роботи з комплектування державного архіву. У першому параграфі проаналізовано організаційну та методичну роботу ДАК з організації комплектування. До організаційних заходів віднесено планування роботи, підготовку і обговорення питань комплектування на виробничих нарадах, засіданнях дирекції, науково-дорадчих органів. Тісно пов'язана з організаційною методична діяльність архівних установ, яка сприяє покращанню наукового та організаційного рівня всіх виконуваних архівних робіт, поліпшенню їх якості, впровадженню новітніх технологій і методик, узагальненню і використанню набутого досвіду.

Дієвою формою співпраці з установами міста стало надання методичної та практичної допомоги з підвищення кваліфікації осіб, відповідальних за архівні підрозділи, що опосередковано сприяло збільшенню кількості упорядкованих документів в установах.

Поліпшення комплектування забезпечувала діяльність методичної комісії ДАК. Серед розроблених у цей період методичних посібників значна частина стосувалася питань роботи з архівними документами в установах - джерелах комплектування, надання їм практичної допомоги у розробленні інструкцій, номенклатур, складанні описів. Протягом 1992-2002 рр. важливою складовою методичної роботи ДАК стало обговорення та внесення пропозицій до проектів законів України, постанов Кабінету Міністрів України, документів, що регламентують діяльність архівних установ.

З метою удосконалення організації методичної роботи в ДАК у серпні 2002 р. створено науково-методичну раду, компетенція якої поширювалася на визначення основних напрямів наукової та методичної роботи архіву. Ефективними формами методичної роботи було складання номенклатур справ і схем систематизації документів фонду, історичних довідок до фондів, підготовка повідомлень з методичних питань.

У § 2 висвітлено нормативно-методичну базу роботи з комплектування державного архіву. ДАК розпочав діяльність в період перебудови роботи архівних установ у сфері комплектування і експертизи цінності документів. Характерною особливістю цього періоду, по-перше, була активізація досліджень типо-видової структури документів, що утворюються в діяльності установ, підприємств, організацій, окремих осіб, і визначення методів їх відбору на державне зберігання. По-друге, впродовж 1960-1980 рр. чітко визначилася тенденція посилення суспільної значущості державної архівної служби, формування визначального впливу комплектування держархівів на якісні характеристики сукупної архівної спадщини держави: її галузеву структуру, фондовий склад, інформативність, а відтак, і на розвиток всіх інших напрямів архівного будівництва. По-новому розглядався порядок проведення експертизи, суть якої зводилася до методики відбирання документів, що підлягають постійному зберіганню, з акцентом на обов'язковому розгляді й затвердженні ЕПК не відбіркових списків, а описів справ, відібраних для постійного зберігання. Цей аспект експертизи цінності домінував над питаннями виділення документів для знищення.

На засадах оптимізації складу архівних фондів були створені «Перелік документальних матеріалів з строками зберігання до 5 років, що підлягають знищенню без затвердження архівними установами» (М., 1961) та «Методика відбору дублетних документальних матеріалів на державне зберігання» (М., 1969). «Перелік документів, що підлягають прийманню до державних архівів СРСР» (М., 1973) дозволяв виявити цінні документи і забезпечити їх планомірне надходження до державного архіву.

Важливе значення для організації роботи з комплектування мали «Типові норми часу на основні види робіт, що виконуються в державних архівах» (М., 1977) та «Класифікаційний перелік видів робіт, що виконуються державними архівами» (М., 1978). Збірники нормативів слугували для розрахунку виробничих показників перспективних і річних планів роботи архіву, його структурних підрозділів, індивідуальних планів окремих виконавців (за видами робіт), контролю за виконанням планових завдань. Базовим методичним документом упродовж значного періоду часу були «Основні правила роботи державних архівів СРСР» (1984), який узагальнював багаторічний досвід розвитку системи, уніфікував основні методологічні принципи її створення. Суттєво важливими для визначення джерел комплектування були «Примірні списки установ, організацій і підприємств, які є і не є джерелами комплектування державних архівів. Методичні рекомендації з визначення джерел комплектування державних архівів» (М., 1987). Період 1990-х рр. визначався початком формування нових наукових підходів до вирішення багатьох проблем архівної справи. Однак суттєво гальмували поступ архівної науки протиріччя в понятійному апараті, нерозвиненість фахової термінології. Значно активізувало роботу з оптимізації складу документів шляхом проведення цільової комплексної експертизи цінності документів запровадження нормативно-методичних документів, розроблених у другій половині 1990-х рр. УДНДІАСД.

Роботу відомчих архівів регламентують нові «Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій» (2001), у яких висвітлено питання складання номенклатури справ, експертизи цінності документів, підготовки і передачі документів до архіву установи, складання і оформлення описів справ, організації роботи відомчого архіву, забезпечення обліку.

Висновки

1. В історіографії досліджуваної проблеми можна умовно виокремити два періоди: а) радянський (1962-1990 рр.), під час якого переважав аналіз практичних аспектів комплектування державних архівів (Л. Кузнеєцова, Г. Портнов, Л. Яковлєва) і позначений помітним впливом на формування понятійного апарату архівознавства з цієї проблеми праць російських архівознавців (В. Автократова, З. Іноземцевої, Л. Соріної, В. Єремченко); б) пострадянський (після 1991 р.), під час якого помітно зросла увага до теоретико-методичних проблем, з'явилася тенденція до аналізу науково-методичних засад комплектування (К. Новохатський, Г. Портнов, С. Сельченкова, З. Сендик).

Актуалізована частина інформації джерельної бази представлена законодавчими і нормативними актами, організаційно-розпорядчими документами державних органів управління, матеріалами періодики, інструктивними та довідково-інформаційними матеріалами, довідковими виданнями, опублікованими добірками документів. Неактуалізовану частину інформації джерельної бази складає інформація писемних джерел, виявлених у фондах ДАК та ЦДАВО України. Загалом джерельна база є репрезентативною для вивчення науково-методичних засад комплектування державного архіву.

2. Науково-теоретичні засади комплектування державного архіву потребують подальшого удосконалення. До перспективних напрямів досліджень цієї проблеми архівознавства слід віднести удосконалення понятійного апарату, оновлення підходів до критеріїв і принципів експертизи цінності документів під час роботи з джерелами комплектування недержавної форми власності, розроблення методологічних засад приймання на державне зберігання фондів особового походження. Актуального значення у контексті світової тенденції стандартизації архівних технологій є стандартизація основних понять і термінів, застосовуваних у практичній діяльності державних архівних установ.

3. У процесі комплектування ДАК впродовж 1962-2002 р. можна умовно виокремити три основні етапи.

Перший етап (1960-1970-і рр.) На початку 1960-х рр. мета, завдання, зміст і форми роботи з комплектування визначалися директивними вказівками архівних відділів МВС УРСР, з 1961 р. - АУ при РМ УРСР. Архівне управління знаходилося у структурі партійно-бюрократичного апарату і йому відводилися здебільшого контрольно-наглядові та ідеологічні функції. Діяльність ДАК спрямовувалася на забезпечення збереженості документів, фонди яких були сформовані безпосередньо архівом та надходили від установ, організацій і підприємств - джерел комплектування архіву, а також державних архівів, розташованих на території міста, які мали документи зони його комплектування.

Основними рисами комплектування були:

а) облік як діючих установ так і установ, які ліквідуються;

б) комплексне затвердження довідкового апарату до документів установ: номенклатур справ, історичних довідок, описів справ постійного зберігання та описів справ з особового складу;

в) повернення значної частини документів, що мали в основному довідкове значення, діючим установам та установам-правонаступникам;

г) проведення паспортизації справ, що знаходились у архівних підрозділах міста;

д) проведення науково-технічного опрацювання документів, що передавалися від обласного та історичного архівів.

Другий етап (1980-і рр.) позначений поглибленням співпраці ДАК з органами виконавчої влади міста. Свідченням того є систематичне проведення нарад і семінарів для діловодного апарату міськрайвиконкомів, їх відділів та управлінь, підприємств та установ міста, створення об'єднаних архівів систем охорони здоров'я, міськвно, управління побутового обслуговування населення, системи установ міської ради профспілок, головного управління торгівлі, відомчого архіву при міській раді профспілок.

Діяльність ДАК спрямовувалась на вивчення, узагальнення і впровадження кращого досвіду організації архівної справи через проведення оглядів конкурсів на підприємствах однієї галузі, здійснення паспортизації підприємств, установ і організацій, підвищення кваліфікації працівників діловодних та архівних служб шляхом організації та проведення постійнодіючих курсів при Київському державному університеті, Кабінеті діловодства при Головному архівному управлінні.

В цей період у діяльності ДАК чільне місце посідала робота з удосконалення діловодства в установах і організаціях міста, зокрема, на великих промислових підприємствах і об'єднаннях.

Третій етап (1990-2002 рр.) - це діяльність державного архіву в умовах існування України як незалежної держави. Прийняття Закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи» (1993) та пакету нормативно-правових актів зумовили розроблення Положення про Державний архів м. Києва, документів, що регламентували діяльність архіву, експертно-перевірної комісії, порядку надання платних послуг; організацію своєчасного відбору до НАФ і приймання на державне зберігання різноманітних документів. Протягом 1999-2001 рр. ДАК спільно з районними державними адміністраціями проведено організаційну роботу щодо створення у м. Києві архівних відділів у складі районних державних адміністрацій.

4. Форми методичної роботи ДАК, спрямованої на організацію комплектування (складання інструкцій, підготовки переліків документів, які утворювалися в діяльності різних установ, розроблення примірних та індивідуальних номенклатур, методичних посібників, історичних довідок на фонди, пам'яток, методичний контроль за проведенням і підготовкою всіх заходів, спрямованих на підготовку цих видів робіт, обговорення результатів контролю на засіданнях методичної (науково-методичної) комісії і методичних нарадах регламентувалися нормативними актами в галузі архівної справи й були переважно стабільними, однак зміст її за радянського періодів позначений тенденцією до змін. Методична робота сприяла підвищенню рівня професійної компетентності працівників архіву, забезпечувала механізм здійснення комплектування, визначала його форми та методи, окреслювала раціональні підходи до організації роботи, обґрунтовувала та визначала вимоги до якісного комплектування фондів.

5. Вивчення форм і методів співпраці державного архіву з установами - джерелами комплектування державної форми власності та оцінка якісного складу їх документів дає підстави для висновку про те, що повнота складу документів, що будуть прийняті на державне зберігання, залежить від організаційно-методичного керівництва та контролю державного архіву за роботою архівних підрозділів і служб діловодства установ - джерел комплектування. Обов'язковим у цьому напрямі є укладання примірних переліків документів, не включених до типового та галузевих переліків та які потребують оперативного вирішення щодо визначення строків їх зберігання на засіданнях ЕПК державного архіву. Для установ недержавної форми власності необхідним є складання примірних номенклатур справ для визначення видів документів, що утворюють в діяльності комерційних структур.

6. У нормативно-методичній базі комплектування державного архіву, яка склалася упродовж 1962-2002 рр., можна виділити два блоки. Перший блок належить до радянського періоду розвитку архівної справи. Нормативні документи, які він включає, поширювали свою дію на територію колишнього СРСР і були підготовлені переважно в Москві. Методичні рекомендації мали узагальнений характер і не відображали специфіки діяльності українських архівів. Нормативно-методична база періоду державної незалежності України створювалася на національному ґрунті й відбивала потреби державних архівів України, орієнтувала на поліпшення всіх сфер життєдіяльності архівної системи й засвідчувала державну опіку архівною справою.

7. На підставі аналізу нормативної бази, науково-теоретичних засад та практичної діяльності ДАК за 1962-2002 рр. можна рекомендувати для впровадження в діяльність державних архівів України відновлення такої форми співпраці з установами - джерелами комплектування як громадські огляди стану діловодства та архівної справи, розроблення державними архівами перспективних планів підвищення кваліфікації працівників діловодних служб установ - джерел комплектування з метою урегулювання впливу діловодних процесів на комплектування державних архівів. Доцільним є запровадження посади психолога (психологічної служби) задля створення психологічного комфорту в співпраці між архівістами та користувачами архівною інформації. Необхідною є підготовка програм розвитку архівної справи на конкретний період для поступового зміцнення матеріально-технічної бази державних архівів. Слід врахувати в практичній діяльності необхідність посилення роз'яснювальної роботи щодо важливості архівних документів серед установ недержавної форми власності та фізичних осіб - власників архівних колекцій з метою якісного поповнення державного архіву документами НАФ.

Основний зміст дисертації викладено у публікаціях

1. Купченко В. З досвіду роботи Держархіву м. Києва по вдосконаленню діловодства на промислових об'єднаннях і підприємствах міста // Архіви України. - 1985. - № 5. - С. 65-66.

2. Купченко В. Співпраця Державного архіву м. Києва з міськими та районними органами виконавчої влади з питань збереженості документів НАФ України // Архівіст: Ювілейн. збірник. - К., 2002. - С. 27-30.

3. Купченко В. Державний архів м. Києва // Студії з архівної справи та документознавства. - К., 2002. - Т. 8. - С. 274-277.

4. Купченко В. До історії відбудови повоєнного Києва // Пам'ятки: Археогр. щорічник. - К., 2003. - Т. 4. - С. 174-179.

5. Купченко В. Перша світова війна в документальних фондах державного архіву м. Києва (на прикладі фонду «Київський завод «Арсенал») // Архівознавство. Археографія. Джерелознавство: Міжвід. зб. наук. праць. - К., 2003. - Вип. 6. - С. 181-188.

6. Купченко В. Міське планування в Києві у 1920-1930-х роках. // Студії з архівної справи та документознавства. - К., 2003. - Т. 10. - С. 194-198

Размещено на Allbest.ru